EMERGENCIES PREPARING FOR - FINANCIAL INFORMATION - CAUBO
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PREPARING FOR
Emergencies
Highlights
CAUBO Report on
FINANCIAL
INFORMATION
of Universities and Colleges
PM #40065075
After more than 130 years, we’ve learned a lot about managing
college bookstores. And even more about the institutions we
serve.
Canada Office U.S. Office
381 Kent Street, Suite 327 1818 Swift Drive
Ottawa, Ontario K2P 2A8 Oak Brook, IL 60523
613.230.6148 800.323.4506, ext. 7029
The Canadian Association of University Business Officers and L’Association canadienne du personnel administratif universitaire et
our host, the University of Manitoba, are pleased to invite you notre hôte, l’Université du Manitoba, sont heureux de vous inviter
to Winnipeg from June 14-17, 2008 for the 65th Annual CAUBO à Winnipeg, du 14 au 17 juin 2008, à l’occasion du 65e congrès
Conference. The CAUBO conference provides university lead- annuel de l’ACPAU. Le congrès de l’ACPAU fournit aux adminis-
ers an opportunity to meet one another, share ideas and make trateurs universitaires l’occasion de se rencontrer, de partager des
connections to better prepare themselves for the challenges of idées et de tisser des liens afin de mieux se préparer aux enjeux qui
the future. les attendent.
Whether you are a vice president, director or manager Que vous soyez vice-président, directeur ou gestionnaire, vous
in higher education, you face the challenge of balancing the devez relever le défi de répondre aux exigences d’un milieu de travail
demands of today’s fast paced work environment and the en effervescence tout en réalisant la mission de votre établissement.
unique mission of your institution. Tackling this challenge Pour relever pareil défi, vous devez développer et maintenir des
requires you to develop and maintain cutting-edge professional connaissances et des habiletés professionnelles à la fine pointe. Une
knowledge and skills, and one way to accomplish this is through bonne façon d’y parvenir est de rencontrer des collègues, de partager
meeting with peers, sharing experiences, and learning one-on- vos expériences et d’apprendre par contact personnel dans un envi-
one in a focused setting. CAUBO places great emphasis on the ronnement approprié. L’ACPAU accorde beaucoup d’importance aux
face-to-face meeting experience and on offering opportunities rencontres en personne et aux occasions de réseauter avec ses pairs.
to network with your peers. Nous vous invitons à partager cette formidable expérience d’ap-
We invite you to share in this great interactive learn- prentissage interactif que constitue le congrès ACPAU 2008, qui
ing experience at CAUBO 2008 in Winnipeg. Among aura lieu à Winnipeg. Venez entendre les nombreux conférenciers et
many other dynamic and educational speakers and panélistes aussi dynamiques qu’instructifs, notamment le conférencier
panellists, come enjoy our opening keynote speaker, principal, le Dr Stephen Lewis, qui donnera la conférence d’ouverture,
Dr. Stephen Lewis on Sunday, June 14, 2008, as well as plenary le dimanche 14 juin 2008, ainsi que les conférenciers des plénières,
sessions by Michael Wesch, Leroy Littlebear and the thought- messieurs Michael Wesch et Leroy Littlebear; ne ratez pas le panel
provoking president’s panel. Wrap up the conference at the des recteurs, qui incite toujours à la réflexion. À la fin du congrès,
Evening taking place at the historic and vibrant Forks. Here passez une soirée agréable dans le magnifique lieu historique de La
you will enjoy a taste of Winnipeg with great local fare, live Fourche. Vous pourrez y découvrir Winnipeg grâce aux mets locaux,
entertainment and guided walking tours of the area. au spectacle sur scène et aux visités guidées des environs.
Winnipeg, located at the heart of the country where the east Winnipeg, située au cœur du pays, là où l’est rejoint l’ouest, au
meets the west, and at the junction of the Red and Assiniboine confluent des rivières Rouge et Assiniboine, est un endroit idéal
rivers, is an ideal setting for the 2008 conference. Winnipeg’s pour le congrès 2008. Le nouveau pont de Winnipeg, l’Esplanade
newest bridge, the Esplanade Riel, represented in the conference Riel, qui est représenté dans le logo du congrès, est une construction
logo, is an impressive landmark that was designed specifically impressionnante conçue expressément pour faciliter les déplace-
for the movement of people and serves as an important connec- ments des gens et établir un lien important entre la communauté
tion between the community and the Forks, an historic meeting et La Fourche, lieu de rencontre historique. C’est un symbole qui
place. It is truly a fitting symbol for the theme of CAUBO 2008 convient parfaitement pour représenter le thème du congrès ACPAU
- Making Connections. 2008 – « Tisser des liens ».
For more information, please visit the CAUBO web Pour plus d’information, consultez www.acpau.ca.
site at www.caubo.ca. Please note that the preliminary Veuillez notez que les détails concernant le programme
program will be posted mid-February 2008. préliminaire seront disponibles en février 2008.
June 14-17, 2008 Du 14 au 17 juin 2008 -
– make a note of these dates in your agenda! à noter à son agenda!
See you in Winnipeg! Au plaisir de vous voir a Winnipeg!
Editor
Craig Kelman
Art Production
Jackie Vitug
17 23
Advertising Sales
Linda Johnson
Publications Mail Agreement #40065075
Return undeliverable Canadian addresses to:
Canadian Association of University Business Officers
Features
VOLUME 16 • NUMBER 1
320-350 Albert Street, Ottawa, ON K1R 1B1
email: info@caubo.ca
Published four times a year on behalf of
Articles
VOLUME 16 • NUMÉRO 1
the Canadian Association of University
Business Officers (CAUBO) by
Publié quatre fois par année pour
l’Association canadienne du personnel
administratif universitaire (ACPAU) par
Third Floor - 2020 Portage Avenue
Winnipeg, Manitoba R3J 0K4
Tel: 866-985-9780
27 31
Fax: 866-985-9799
www.kelman.ca
17 University of Winnipeg shooting threat
info@kelman.ca emphasizes need for emergency preparation
23 Lakehead turns to Google for email solution
27 Food for thought at UPEI
Canadian Association of University 31 Highlights of the CAUBO Report
Business Officers
Association canadienne du personnel on Financial Information of Universities and Colleges
administratif universitaire
320 – 350 rue Albert Street
Ottawa, Ontario K1R 1B1
Tel./Tél.: (613) 230-6760
Fax/Téléc.: (613) 563-7739
info@caubo.ca/info@acpau.ca 43 Points saillants de l’ACPAU l’enquête
Executive Director/Directrice générale Information financière des universités et collèges
Carole Workman
Editorial Board/Comité de rédaction
Chair/Président: Lucie Mercier-Gauthier,
University of Ottawa
Members/Membres:
Sharon Cochran,
University of Northern BC 6 Executive 13 Working for you
Pat Hibbitts,
Simon Fraser University
Kevin McCormick,
Departments Director’s Message
• Message de la
directrice générale
• À votre service
50 Procurement
• Approvisionnement
Huntington University
Joe Weinberg,
University of Toronto
Chroniques 9 People Moves
• En mouvement
54 Advertiser
Information Centre
10 Meet our Volunteers
The views expressed in this publication are the responsibility • Rencontrez nos
of the publisher and do not necessarily reflect the views
of the officers or members of the Canadian Association
bénévoles
of University Business Officers.
Les opinions exorimées dans cette publication sont la
responsabilité de l’éditeur et ne reflètent pas nécessairement
The CAUBO web site / Le site internet de l'ACPAU
celles des dirigeants ou des membres de l’Association
canadienne du personnel administratif universitaire.
© 2006 Craig Kelman & Associates Ltd. All rights reserved. The contents
of this publication may not be reproduced by any means, in whole or in
part, without the prior written consent of the publisher.
© Craig Kelman & Associates Ltd., 2006. Tous droits réservés. Cette
www.caubo.ca www.acpau.ca
publication ne peut être reproduite, en tout ou en partie, par quelque
moyen que ce soit, sans autorisation écrite préalable de l’éditeur.
Executive Director's Message Message de la directrice générale
CAUBO programs Les programmes
exist for your participation de l’ACPAU sont là pour vous
It is hard to believe that another academic Il est difficile de croire que l’année universitaire est déjà à
Canadian Association year is already half over. As always, there are moitié écoulée. Comme toujours, il y a trop à faire et pas
of University Business Officers too many things to do and not enough time. assez de temps pour tout faire. Les questions entourant
Association canadienne du Issues of work-life balance and of employee la conciliation travail-vie personnelle et l’engagement du
personnel administratif universitaire engagement are high on the agenda of uni- personnel se trouvent au premier rang des priorités des
versity administrators, as finan- administrateurs universitaires, à l’heure
Board of Directors cial concerns mount in a number où les préoccupations d’ordre financier
Conseil d’administration
of jurisdictions and difficulties in s’accentuent dans un certain nombre de
Gabrielle Morrison
recruiting experienced profession- provinces et qu’il devient de plus en plus
President/Présidente
Saint Mary’s University als are increasingly reported. difficile de recruter des professionnels
(902) 420-5409 Fax/Téléc. (902) 420-5566 In this issue, you will notice d’expérience.
gabe.morrison@smu.ca more aggressive advertising of Dans ce numéro, vous noterez que
CAUBO programs, programs nous publicisons davantage les divers
Sheila Brown
Past-President/Présidente sortante which I believe must be encour- programmes de l’ACPAU; à mon avis, il
University of Toronto aged, as they provide an invaluable faut en encourager l’utilisation, puisqu’ils
(416) 978-2065 Fax/Telec. (416) 978-5572 service to you in dealing with the rendent des services inestimables pour ce
sheila.brown@utoronto.ca
demands for change and the pace Carole Workman qui est de répondre aux nouvelles exigen-
Michael McAdam of change. ces et de s’adapter au rythme auquel les
Vice-President/Vice-président The Q&P Awards celebrated 20 years in changements surviennent.
University of Calgary 2007. This program provides you with access Le programme des prix de la qualité et de la produc-
(403) 220-7231 Fax/Téléc. (403) 289-6800
to best practices from across the country tivité a passé le cap des 20 ans en 2007. Ce programme
mcadam@ucalgary.ca
– take an idea, leave an idea! Take a few vous donne accès à des pratiques d’excellence utilisées
André Racette minutes to share these ideas with others by dans les divers établissements au pays – puisez une idée,
Secretary-Treasurer/Secrétaire-trésorièr submitting a proposal. As well as serving versez-en une! Prenez quelques minutes pour partager
Université de Montréal
for the Q&P Awards program, the proposals vos bonnes idées avec vos collègues en soumettant un
(514) 343-7153 Fax/Téléc. (514) 343-2282
andre.racette@umontreal.ca provide an invaluable source of best practices dossier de candidature. Les propositions, en plus d’être
to be shared with the broader university com- étudiées dans le cadre de l’attribution de prix, constituent
Gary Brewer munity. In addition to being directly acces- une précieuse source de pratiques d’excellence à la dis-
Secretary-Treasurer Elect/Sec.-trésorier désigné
sible to you on the CAUBO website, the Q&P position de l’ensemble de la communauté universitaire.
York University
(416) 736-5160 Fax/Téléc. (416) 736-5421 submissions also serve as a source of ideas or Non seulement elles sont directement accessibles à partir
brewerg@yorku.ca interviewees for University Manager magazine du site Web de l’ACPAU, mais encore elles servent de
and for conference track sessions. pistes pour des articles de la revue Gestion universitaire
Carole Workman
The criteria for the Recognition Awards ou des séances du congrès.
Executive Director/Directrice générale
(613) 563-3961 x268 Fax/Téléc. (613) 563-7739 have been modified to include work done Les critères qui s’appliquent au programme de recon-
cworkman@caubo.ca at any level of higher education administra- naissance ont été modifiés afin d’inclure tous les paliers
tion. News travels fast among universities. de l’administration de l’enseignement supérieur. Les
Patricia Hibbitts
Regardless of the origin, local or regional con- nouvelles se propagent vite parmi les universités. Quelle
Simon Fraser University
(604) 291-3381 Fax/Téléc. (604) 291-4009 tributions to higher education administration que soit leur origine, les contributions locales ou régio-
pat_hibbitts@sfu.ca are quickly spread to all universities across nales à l’administration de l’enseignement supérieur se
the country. The process of nomination is very transmettent d’une université à l’autre, partout au pays.
Lucie Mercier-Gauthier
simple – take a few minutes to acknowledge Le processus de nomination est très simple – il suffit de
University of Ottawa
(613) 562-5740 Fax/Téléc. (613) 562-5107 one of your colleagues. prendre quelques minutes pour rendre hommage à l’un
luciemg@uottawa.ca As the recruitment of professionals de vos collègues.
becomes more difficult or common, a recruit- Puisque le recrutement de professionnels devient plus
Gary Bradshaw
ment site dedicated to the higher education difficile et généralisé, l’existence d’un site de recrutement
University of Prince Edward Island
(902) 566-0350 Fax/Téléc. (902) 566-0742 administration sector will be increasingly dédié au secteur de administration de l’enseignement
gbradshaw@upei.ca important. CAUBO has launched such a site. supérieur s’avère de plus en plus importante. L’AC-
www.HighEdJobs.ca is a new and improved PAU a lancé un tel site : www.EnploisEnsSup.ca est un
Guy Breton
service available to regular and affiliate mem- nouveau service enrichi offert aux membres réguliers
Université de Montréal
(514) 343-7475 Fax/Téléc. (514) 343-7590 bers. We will be contacting your Human et aux membres affiliés. Nous communiquerons bientôt
guy.breton@umontreal.ca Resources specialists soon. avec les spécialistes des ressources humaines de votre
Finally, we are announcing a follow-up établissement.
Dave Button
to last year’s successful pandemic planning Enfin, nous annonçons une suite à l’atelier de l’an-
University of Regina
(306) 585-4635 Fax/Téléc. (306) 585-5064 workshop. CAUBO’s workshop entitled née dernière sur la planification en cas de pandémie,
dave.button@uregina.ca Emergency Preparedness of Canadian Campuses: qui a connu un vif succès. L’atelier de l’ACPAU sur la :
An executive perspective brings together admin- Préparation des campus canadiens aux situations d’urgence
Kent Decker
istrators from across the organization to dis- : perspective de la direction réunira des administrateurs
Memorial University of Newfoundland
(709) 737-8217 Fax/Téléc. (709) 737-8028 cuss emergency preparedness on Canadian de tous les secteurs des universités afin d’échanger sur
kdecker@mun.ca campuses. For more details, and to register, les préparatifs d’urgence mis en place dans les campus
please visit our website at www.caubo.ca. canadiens. Pour obtenir plus de détails et vous inscrire,
Nathalie Laporte
I encourage you to participate in some veuillez consulter notre site Web, à l’adresse acpau.ca.
Concordia University
(514) 848-2424 x4937 Fax/Téléc. (514) 848-2626 or all of the CAUBO programs, either as Je vous encourage tous à participer à l’un ou l’autre
nlaport@alcor.concordia.ca contributors, participants, or information des programmes de l’ACPAU de différentes façons :
seekers. Let us know what you think of the vous pouvez y contribuer, y avoir recours ou chercher de
services – we welcome any comments. We can l’information pour les alimenter. Laissez-nous savoir ce
only improve with your feedback. que vous pensez des différents services; les commentaires
sont toujours les bienvenus. C’est grâce à vos réactions
que nous pouvons vraiment améliorer nos services.
Pourquoi n’y avons-nous pas pensé?
Prix de QP & Awards
Why didn’t we think of that?
C S
ertaines idées sont tellement simples ome ideas seem so elementary that we
qu’on se demande souvent pourquoi on often wonder why we had not thought of
ne les a pas eues. Il s’agit fréquemment them. It is often these simple concepts
de concepts élémentaires qui aboutissent that yield substantial results. Everyday,
à des résultats étonnants. Tous les jours, des new and innovative programs and processes are
programmes et processus innovateurs sont mis en beingimplemented on Canadian campuses that
place dans les campus au Canada et améliorent la improve the quality and reduce the cost of higher
qualité tout en réduisant les coûts des programmes et education programs and services.
services de l’enseignement supérieur.
Vous avez une brillante idée à Got a bright idea to share?
communiquer? Has your institution recently initiated something
new that is worth highlighting? If so, why not earn
Votre établissement a-t-il récemment mis en place national recognition and share your idea with
quelque chose qu’il vaut la peine de souligner? Si c’est your colleagues across the country? Submissions
le cas, pourquoi ne pas transmettre votre idée à vos are being accepted NOW for the CAUBO 2008
collègues de tout le pays et gagner l’appréciation de tous? Quality and Productivity Awards Program. Cash
Les propositions sont acceptées MAINTENANT pour le prizes are awarded to the national and regional
Programme des prix de la qualité et de la productivité 2008 award winners, but, more importantly, all of
de l’ACPAU. Des prix en argent sont remis aux gagnants du prix the submissions obtain visibility so that other
national et des prix régionaux, mais – plus important encore – institutions can learn about the innovative
toutes les propositions transmises font l’objet d’une large diffusion; initiatives taking place on campuses across
ainsi, les autres établissements peuvent être mis au courant des Canada.
innovations qui voient le jour sur les campus canadiens.
For a complete description of the Q&P Awards,
Pour obtenir une description complète des prix de la qualité et details regarding previous submissions, and
de la productivité, des détails sur les propositions précédentes ou to obtain the application form, please visit
le formulaire d’envoi, veuillez consulter le site www.acpau.ca ou www.caubo.ca or contact Amanda Brazeau at
communiquer avec Amanda Brazeau à abrazeau@caubo.ca. abrazeau@caubo.ca.
Présentez votre proposition avant Submit an application
Photo: © Ilse Joostens; Dreamstime.com
le 15 février 2008. before February 15, 2008.
Consultez www.acpau.ca Visit www.caubo.ca
People Moves En mouvement
Deborah Collis was appointed the new
Director of Financial and Administrative People Moves
Services at Memorial University. In every issue of University Manager, we announce changes
in the administrative positions of CAUBO members.
Colin Tennent was named the new Asso- Please send information regarding appointments,
ciate VP of Facilities Management at the retirements, etc. to the CAUBO office.
University Saskatchewan.
En mouvement
Noel Seaman, Man- Dans chaque numéro de la revue Gestion Universitaire nous annoncerons
ager of Risk Manage- les changements aux fonctions administratives des membres de l’ACPAU.
ment and Insurance Veuillez faire parvenir toute information sur les nominations,
Services at Univer- les retraites, etc. au bureau de l’ACPAU.
sity of Saskatchewan,
has been awarded
the Donald M. Stuart
Award by the Risk and
Insurance Manage-
ment Society of Canada for his contribu-
tions to the Canadian risk management
community.
Carleton University has appointed Suzanne
Blanchard as the new Associate VP of Stu-
dent Support Services.
Suzanne Patfield was appointed the new
Director of Finance and Accounting at St.
Jerome’s University.
Mary MacVicar has replaced Joan Master-
son as the new Vice-President Finance and
Treasurer at the University of Acadia.
Brock University has appointed Iain Glass
as the new Managing Director of Dining
Services.
Dr. Errol Aspevig, Provost and Vice Presi-
dent Academic at Ryerson University has
now retired. She has been replaced by Dr.
Alan Shepard, Provost and Vice President
Academic.
Jean Lavoie a été nommé le nouveau Vice-
président à l’administration à Université
du Québec. Il remplace Monsieur Louis
Gendreau.
Heather Stadel has been named the new
director of Human Ressources at Royal
Roads University.
Pamela Connell has been named the new
Controller at Acadia Divinity College.
Deborah Hunt has resigned from her
position as Director of Financial Services
at Royal Roads University and has been
replaced by Marlene Kowalski.
UNIVERSITY MANAGER • Winter 2008 
Meet our Volunteers
T I
wo years ago, when Julie Nielsen l y a deux ans, lorsque Julie Nielsen est devenue
became Manager, Contract & Project directrice des services de gestion des contrats et
Management Services at Interuniver- des projets chez ISI (Interuniversity Services Inc.),
sity Services Inc. (ISI), she also assumed her elle a également assumé le poste de bénévolat de son
predecessor’s voluntary position as a Con- prédécesseur à titre de responsable de contrat auprès de
tract Administrator with CAUBO, responsible l’ACPAU, plus précisément de responsable du contrat
for administering its national moving and de déménagement et de relogement. « Mon premier
relocation contract. “Putting the contract out projet a consisté à proposer un contrat sur le marché et
to market and having it finalized was my first à le finaliser », raconte-t-elle.
project for CAUBO,” she recalls. Chez ISI, Julie a la responsabilité de concevoir et
At ISI, Julie is responsible for develop-
ing and implementing supply strategies on Julie de mener à bien des stratégies d’approvisionnement
pour des contrats collectifs et des projets au nom de 17
group agreements and projects for 17 Atlantic
universities and two community colleges. Her
Nielsen universités et 2 collèges communautaires des provinces
de l’Atlantique. Son poste l’amène aussi à diriger et
position also involves leading and/or facilitat- à réunir des équipes interfonctionnelles qui œuvrent
ing cross-functional teams involved in such dans des domaines où l’on passe des contrats, comme
contract areas as facilities management, library la gestion des installations, les services bibliothécaires
services and student residence supplies. The et les fournitures des résidences d’étudiants. L’objectif
goal is to help member universities achieve “More public consiste à aider les universités membres à faire des
cost savings while acquiring value-added and para-public économies tout en obtenant des services à valeur ajou-
services. “We try to make arrangements that tée. « Nous essayons de conclure des ententes qui
will best meet their needs, obtain results and organizations répondent le mieux possible à leurs besoins, donnent
provide good value for their money,” explains are realizing des résultats et constituent une bonne valeur par rap-
Julie. “Saving money on procurement goes port aux sommes investies, explique Julie. Les écono-
directly to the bottom line.” that what is mies au chapitre de l’approvisionnement contribuent
It is an approach she has always espoused, happening with directement au résultat net. »
during seven years in property management C’est une approche qu’elle a toujours préconisée au
followed by time as a private consultant in
the bottom line cours des sept années passées en gestion immobilière,
procurement management. Initially hired is as critical for puis de la période où elle a exercé comme consultante
on contract by ISI, it was her first experi- privée en gestion de l’approvisionnement. Lorsqu’elle est
them as for the
ence in the public sector. “More public and a commencé à travailler pour ISI, d’abord à contrat, c’était
para-public organizations are realizing that private sector.” sa première expérience dans le secteur public. « De plus
what is happening with the bottom line is en plus d’organismes publics et parapublics se rendent
as critical for them as for the private sector,” compte que les résultats financiers sont aussi vitaux pour
she notes. eux que dans le secteur privé », fait-elle observer.
Indeed, such avoidable costs as Adminis- En effet, certains coûts évitables, comme les sanctions
trative Monetary Penalties (AMPs) can affect administratives pécuniaires (SAP), peuvent affecter les
the bottom line in any sector. As Chair of résultats dans tous les secteurs d’activité. À titre de
CAUBO’s Customs Tax Force, Julie is involved présidente du groupe de travail spécial sur les douanes
in having a customs user guide developed in de l’ACPAU, Julie participe au projet de préparation
partnership with KPMG. The Task Force was d’un guide sur les douanes en partenariat avec KPMG.
struck a year ago in response to a need for « De plus en Le groupe de travail spécial sur les douanes a été con-
universities to better appreciate the impact plus d’organismes stitué il y a un an pour faire en sorte que les universités
of changes in custom regulations. “There comprennent mieux les répercussions de changements
are risks associated with not understanding
publics et apportés dans la réglementation douanière. « Il y a des
your roles and responsibilities,” she says. parapublics se risques à ne pas comprendre vos rôles et responsabilités,
“Having a customs broker working for you explique-t-elle. Le fait d’avoir un courtier en douane ne
rendent compte
is not enough.” suffit pas. »
At the last CAUBO Annual Conference, que les résultats Au dernier congrès annuel de l’ACPAU, Julie a
Julie gave an update on Task Force activities financiers sont présenté un compte rendu des activités du groupe de
during the pre-conference seminar. That same travail au cours d’un séminaire précongrès. Le même
month, she also became a member of the aussi vitaux pour mois, elle est devenue membre du Comité national des
National Procurement Committee. eux que dans le approvisionnements.
Besides her involvement with CAUBO, Julie n’a pas fait de bénévolat exclusivement auprès
Julie holds a CPP and is a member of the Pur- secteur privé. » de l’ACPAU : elle porte le titre d’a.p.a. (approvisionneur
chasing Management Association of Canada professionnel agréé) et est membre de l’Association
(PMAC), where she served as National Direc- canadienne de gestion des achats (ACGA), dont elle a
tor from 1998-2004. She also spent many years occupé un poste d’administratrice nationale de 1998 à
in a variety of roles with the Nova Scotia 2004. Au fil des ans, elle a assumé divers rôles au sein de
Institute of PMAC. la Corporation de la Nouvelle-Écosse de l’ACGA.
10 UNIVERSITY MANAGER • Winter 2008Recontrez nos bénévoles
G G
ary Schmeisser brings a wealth of ary Schmeisser met sa riche expérience au ser-
experience to CAUBO’s Facilities Man- vice du Comité de gestion des installations de
agement Committee. During his nine l’ACPAU. Au cours des neuf années pendant
years as Director of Facilities Management at lesquelles il a été directeur de la gestion des installa-
Saint Mary’s University (SMU), the campus tions à l’Université Saint Mary’s (SMU), les résidences
has undergone a $25 million residence reno- du campus ont été l’objet de rénovations s’élevant à
vation as well as a $25 million expansion and 25 millions de dollars, et le pavillon des sciences a été
renovation of its science building. agrandi et rénové dans le cadre d’un projet de 25 mil-
Gary has been a key consultant in the lions de dollars.
development of the university’s first campus Gary a agi comme consultant clé au moment de
master plan and a strong proponent of the
campus renewal fund, which generates $2 Gary l’élaboration du premier plan directeur du campus
de l’université et est un fervent défenseur du fonds
million towards deferred maintenance. But,
what he views as his greatest accomplish-
Schmeisser de renouvellement du campus, qui génère 2 millions
de dollars réservés à l’entretien différé. Mais ce qu’il
ment is the development of a strong team considère comme sa plus grande réalisation, c’est
of managers and staff that takes pride in the d’avoir constitué une équipe solide de directeurs et de
appearance and maintenance of the univer- membres du personnel qui sont fiers de l’apparence et
sity’s facilities. du bon état des installations de l’université.
Meanwhile, he has also been involved “Our goal is to Il a également travaillé activement à promouvoir
in promoting data analysis on the Facili- collect credible l’analyse de données au sein du Comité de gestion
ties Management Committee, most recently des installations et, plus récemment, au lancement de
through the launching of APPA’s Facilities information l’enquête de l’APPA sur les indicateurs de rendement
Performance Indicators Survey. “Our goal is on deferred des installations. « Notre objectif consiste à recueillir de
to collect credible information on deferred l’information sur l’entretien différé qui pourra justifier
maintenance as well as on benchmarks maintenance l’octroi de crédits ainsi que des données de référence
in facilities management across Canada,” as well as on sur la gestion des installations dans tout le Canada »,
explains Gary. explique Gary.
He adds that, before CAUBO’s Facilities
benchmarks Il ajoute que, avant la création du Comité de ges-
Management Committee, there was nobody to in facilities tion des installations de l’ACPAU, aucune instance ne
connect university facility managers across the regroupait les gestionnaires des installations universi-
management
country. In fact, his prior volunteer experience taires de l’ensemble du pays. Avant de participer à ce
was with APPA (formerly known as Associa- across Canada.” comité, il avait été bénévole auprès de l’APPA (connue
tion of Physical Plant Administrators). During auparavant sous l’appellation Association of Physical
his five years as president of the APPA Atlantic Plant Administrators). Au cours des cinq années au
Provinces Chapter, he worked on revitalizing cours desquelles il a été président de la section des
and reorganizing the chapter. This included provinces de l’Atlantique de l’APPA, il a travaillé à
incorporating a stronger educational focus for la revitalisation et à la réorganisation de cette section.
both managers and directors. Notamment, il a mis l’accent sur le renforcement de la
Gary sees education as an integral part of formation des gestionnaires et des directeurs.
« Notre objectif
his volunteer activities as well as his work with Gary est d’avis que la formation fait partie intégrante
SMU’s sustainability initiatives. “Professors consiste à de ses activités de bénévolat et de son travail auprès
came to us to do presentations on operations des initiatives de SMU en matière de durabilité. « Les
recueillir de
and resource usage in facilities management,” professeurs nous ont demandé de donner des présen-
he explains, adding that managers took stu- l’information tations sur les activités de gestion des installations et
dents on tours of areas involved with water sur l’entretien sur l’utilisation des ressources », explique-t-il, ajoutant
management, energy conservation, green que les gestionnaires ont amené les étudiants visiter
cleaning, recycling and sustainable project différé qui pourra des secteurs liés à la gestion de l’eau, à la conservation
design/construction. “We are also working justifier l’octroi de l’énergie, au nettoyage vert, au recyclage ainsi qu’à
with the Clean Nova Scotia Climate Change la conception et à la construction de projets durables.
group to better inform students what part they de crédits ainsi « Nous travaillons également avec le groupe Clean
can play in all of this.” que des données Nova Scotia Climate Change afin de mieux renseigner
Because these initiatives require available les étudiants sur le rôle qu’ils peuvent jouer. »
and dedicated personnel, Gary is concerned
de référence sur Étant donné que ces initiatives exigent du personnel
about how future labour shortages might affect la gestion des disponible et dévoué, Gary s’inquiète des répercus-
the role of facilities management. At the same sions que la pénurie de main-d’œuvre pourrait avoir
installations dans
time, he sees the presentation of the campus sur la fonction de gestion des installations. Par ailleurs,
and continued development of university tout le Canada. » il estime que l’allure du campus et l’évolution con-
facilities as a key component of attracting stante de la gestion des installations sont des facteurs
future students, faculty and staff. essentiels pour attirer de futurs étudiants, professeurs
et employés.
UNIVERSITY MANAGER • Winter 2008 11Working for you – À votre service
New national committee National Procurement Committee
The Board of CAUBO has approved the creation of a new national CAUBO went to market for two different contracts over the last
committee to oversee and provide input into the plethora of new six months. The first, led by Frank Lee, University of Calgary, was
legislation around chemicals and biohazard materials, to assist for courier services. The contract was awarded to Purolator and
universities with their implementation, and to provide input into DHL Worldwide Express, effective the beginning of January. The
related policies arising from national research council or other second RFP, led by Ray Williamson, University of Western Ontario,
national agencies. The first chair of the committee is Michael covered customs brokerage services and is still under review.
Histed of the University of Ottawa. The Customs Task Force retained the services of KPMG to
develop the CAUBO Customs Guide, the completion of which is
Nouveau comité national planned for the spring of 2008.
Le conseil d’administration de l’ACPAU a approuvé la création
d’un nouveau comité national chargé d’examiner l’abondante Comité national des approvisionnements
nouvelle législation relative aux produits chimiques et au matériel L’ACPAU a remis deux contrats sur le marché au cours des six
qui présente un danger biologique afin d’aider les universités à derniers mois. Le premier, sous la direction de Frank Lee, Univer-
appliquer cette législation et de donner des conseils en ce qui a trait sity of Calgary, portait sur les services de messagerie. Ce contrat a
aux politiques connexes émises par le Conseil national de recher- été accordé à Purolator et DHL Worldwide Express, date d’entrée
ches ou d’autres organismes nationaux. Le premier président de en vigueur : début janvier. L’autre appel d’offres, dirigé par Ray
ce comité est Michael Histed, de l’Université d’Ottawa. Williamson, University of Western Ontario, porte sur les services
de courtage en douane et est encore à l’étude.
Finance Committee Le groupe de travail spécial sur les douanes a retenu les services
The Board has approved a significantly-expanded scope for this de KPMG pour rédiger le Guide de l’ACPAU sur les douanes, qui
particular committee to include financial reporting, research devrait être terminé au printemps 2008.
accounting, and financial management. Additional volunteers
will be asked to join the committee. The committee has dedicated Human Resources Committee
a number of meetings to the CICA exposure draft for not-for- The committee met in Toronto and approved the development of
profit organizations. It advised CICA by letter in November that a relatively brief survey on matters such as turnover rates, time
a majority of Canadian university finance officers supported the to fill positions, and training in Canadian universities. The plan
proposed changes. is to distribute the survey in the new year and have the results
available for the June Conference. The committee is also looking
Comité des finances to significantly expand the contents of the CAUBO HR website to
Le conseil a donné son approbation pour que ce comité élargisse include more links to legislative and university relevant sites.
considérablement son champ d’activité; il englobera désormais la
préparation des rapports financiers, la comptabilité de la recherche Comité des ressources humaines
et la gestion financière. Nous inviterons d’autres bénévoles à se Le comité s’est réuni à Toronto et a approuvé la préparation d’un
joindre au comité. Le comité a consacré de nombreuses réunions sondage relativement court sur des questions comme le taux de
à l’exposé-sondage de l’ICCA sur les organismes sans but lucratif. rotation du personnel, le temps qu’il faut pour pourvoir à des
En novembre, il a transmis une lettre à l’ICCA indiquant que la postes et la formation dans les universités canadiennes. Il est prévu
majorité des chefs des finances des universités canadiennes sont de distribuer le sondage au début de la prochaine année et de com-
en faveur des changements proposés. muniquer les résultats à l’occasion du congrès de juin. Le comité
cherche également à enrichir de façon significative la page Web
de l’ACPAU consacrée aux RH afin d’y inclure plus de liens vers
la législation et d’autre sujets qui intéressent les universités.
UNIVERSITY MANAGER • Winter 2008 13www.HighEdJobs.ca Comité de gestion des installations
A fully-interactive recruitment site for higher education admin- Le comité s’est réuni à Ottawa. Ses membres continuent de favoriser
istrators will be launched early in the new year. CAUBO will la participation à l’enquête de l’APPA sur les indicateurs de rende-
be contacting each university to advise them of this new and ment des installations. Parmi les activités qui se sont déroulées au
improved service. Check your inbox for more information. cours de la dernière année, mentionnons la traduction en français
des portions clés de cette enquête. En plus de constituer un outil de
www.EmploisEnsSup.ca référence performant, cette enquête fournit, avec d’autres sources, de
Un site de recrutement pleinement interactif s’adressant aux l’information à jour sur l’état de l’entretien différé accumulé dans les
administrateurs du domaine de l’enseignement supérieur sera établissements d’enseignement postsecondaires canadiens.
lancé au début de la prochaine année. L’ACPAU communiquera
avec chaque université pour lui faire connaître ce nouveau service Training and development
bonifié. Consultez votre courriel, vous recevrez de l’information A workshop entitled Emergency Preparedness of Canadian Campuses:
à ce sujet. An Executive Perspective was announced for March 27-28, 2008 (see
advertisement on page 21).
Facilities Management Committee
The committee met in Ottawa. The members continue to sup- Formation et perfectionnement
port participation in the APPA Facilities Performance Indicators Nous avons annoncé un atelier intitulé Préparation aux situations
Survey. Activities this year included translating key portions of d’urgence sur les campus canadiens : perspective de la direction, qui aura
the survey into French. As well as providing a powerful bench- lieu les 27 et 28 mars 2008 (voir l’annonce à la page 21).
marking tool, data from this survey and other sources will be
used to maintain an up-to-date summary of the state of deferred Taxes Committee
maintenance at Canadian post-secondary institutions. With completion of the CAUBO Income Tax Guide, the committee has
undertaken a marketing of the guide to universities. The Guide is
provided free of charge and provides universities with an up-to-date
interpretation of tax legislation. The Guide was presented to three
of the regions this fall and will form the foundation for a series of
web-based training sessions to be announced in the new year. The
GST Guide is expected to be completed in December.
Comité sur les taxes et impôts
Maintenant que le Guide de l’impôt sur le revenu de l’ACPAU est
terminé, le comité a entrepris d’en faire la promotion auprès des
universités. Le Guide, distribué gratuitement, propose aux univer-
sités une interprétation tout à fait à jour de la législation fiscale. Le
Guide a été présenté dans trois régions cet automne; il servira de base
à une série de séances de formation Web, qui seront annoncées au
cours de l’année qui vient. Le Guide de la TPS devrait être terminé
en décembre.
Investment and Treasury Committee
Following last year’s redevelopment of the annual University Invest-
ment Survey, the committee is refining the online survey instrument
to reflect user feedback, and is planning further improvements to the
report to ensure that it effectively meets members’ needs.
Comité de trésorerie et de placement
À la suite de la refonte du sondage annuel sur les placements des
universités, l’année dernière, le comité s’affaire maintenant à raf-
finer l’instrument qui permet de répondre au sondage en ligne en
fonction des commentaires reçus des utilisateurs et prévoit amélio-
rer le rapport encore davantage afin de répondre efficacement aux
besoins des membres.
New office staff
The CAUBO website
www.caubo.ca
Susan Xiong has joined the CAUBO staff in the position of Net-
work/Applications Specialist.
Le site internet de l’ACPAU Nouveau membre du personnel
www.acpau.ca Susan Xiong s’ajoute à l’équipe du bureau national de l’ACPAU à
titre de spécialiste en réseau et en applications.
14 UNIVERSITY MANAGER • Winter 2008University of Winnipeg
shooting threat
emphasizes need for proper emergency preparation
By Christine Hanlon
A dramatic increase in campus shoot- “Every time there is a major incident months later, a shooting incident at Virginia
ings over the past few years has prompted in North America, we review our plans,” Technical College in the US generated addi-
many universities to revisit their emer- says Director of Security David Mauro, tional discussions and reviews. On July 23,
gency response plans. The University of referring to Montreal’s Dawson College 2007, the U of W announced a series of new
Winnipeg (U of W) is no exception. Even shootings in September 2006. “Emer- initiatives reflecting the institution’s proac-
before the institution faced its own threat gency preparedness protocols are living tive approach to campus safety. The plans
of violence last September, university documents in constant need of revision. included creation of the university’s own
administrators were busy putting new The president and the executive have taken security force, the installation of a cutting
security measures in place and examining a leadership role in this regard.” edge electronic access control system, inves-
the policies and procedures that frame On January 1, 2007, the university’s tigations into a potential video security
the institution’s response to a variety of updated emergency planning and response system, and the establishment of an Emer-
potential emergency situations. policy came into effect. Two and a half gency Preparedness Coordinator position.
UNIVERSITY MANAGER • Winter 2008 17you have to make an assessment of the
level of safety,” says Hurley. “You have to
be pragmatic about it. We felt very strongly
that, with the security measures we had
put in place, the university was a safe place
for people to attend. That was the feedback
we were getting from our students, faculty
and staff. The police provided that assess-
ment as well.”
“Fundamentally, we felt strongly that
the university had to continue with its
business as a place of learning,” continues
Hurley. “In this sense, it is similar to an
airport or any other public institution.”
Nevertheless, the university also rec-
ognized that certain members of the staff,
faculty and student population might
not feel comfortable being on campus on
September 26, the day of the threatened
incident. “…the university respects those
who make that decision and places no
judgement on those who make that deci-
sion,” read a September 21 news release.
Individuals were asked to indicate their
Key developments throughout the process were delivered by U of W President, Dr. Lloyd Axworthy. intentions to their respective professors,
students, and supervisors in order to facili-
While important, these measures are out that, when organizing the team, flex- tate organization.
only effective because they build on key ibility is essential. “The same people may “The key was for us to maintain our
features of established policies and pro- not have the same role in every event,” normal policies for class cancellation,
cedures. These key features are narrowly he explains. missed classes or a missed day of work,”
tied to the goals (in order of priority) of the However, certain constituents are integral says Hurley. “Students were expected
emergency response plan: regardless of the situation. These include to make arrangements with professors
• minimizing personal injury, human representatives from relevant municipal and to make up assignments or exams at a
trauma and property damage; provincial authorities, in this case, the police. later date. For faculty, it would be like
• maintaining academic programs; and “Our emergency plans have to dovetail with any other day when you cancel a class
• keeping the university and the public the emergency planning of the city and the for any number of reasons.” As with all
informed about the emergency. province,” stresses Mauro. key developments of the situation, these
Addressing the first objective begins Thanks to their considerable connections instructions were delivered to the campus
with the development of an Emergency and influence, members of the executive population by university President, Dr.
Preparedness Team. Although the univer- played a key role in the liaison with police Lloyd Axworthy.
sity had planned to add an Emergency and in mobilizing other external supports During daily meetings, the Emergency
Preparedness Coordinator to the team, such as additional security personal from Management Team explored such ques-
this had not yet been implemented when, the University of Manitoba, sports venues tions as to what extent to inform the com-
on September 19, 2007, a student noti- and shopping malls. At the same time, munity and how to communicate with
fied Security Services that he had found the Vice President of Finance and Admin- the public. “You need to have one single
a threatening message on a washroom istration was on hand to assign internal voice speaking from the administrative
wall. The message warned that shootings resources to emergency response efforts. point of view,” says Hurley, adding that
would occur on campus Wednesday of the Other key members of the team the university worked closely to ensure its
following week. included the Directors of Security, Physi- information was consistent with the needs
After contacting the police, the first cal Plant, the Technology Solutions Centre, of the police. “With a single spokesperson
order of business was to analyze and define and Communications. “We also consulted doing the regular updates, you then bring
the situation. Senior executives quickly with selected faculty members as well in the head of the organization when you
came together to discuss the message and as the Board of Regents and leaders of have a key development to report and to
determine the course of action. “We have the student association,” says Hurley. He provide assurances about the steps you
plans for situations such as fire, environ- adds that the university established a com- are taking.”
mental disasters and violence,” says Dan mand centre where the team met on a However, unlike a corporation or an
Hurley, Director, Government, External daily basis. airport, the role of a post-secondary educa-
and Alumni Affairs. “This was unique Among the items discussed were plans tional institution is generally to encourage
because it was not imminent. But, it still fell for security measures leading up to the day the expression of a variety of views. The
under the category of security threat.” of the threatened shootings, how to best request that all constituents centralize their
The executive then assembled an emer- manage the day itself, and how to ensure response through communications has to
gency management team. Mauro points business continuance. “In any situation, be carefully balanced with a respect for
18 UNIVERSITY MANAGER • Winter 2008academic freedom. “We have the double faculty, staff and students. This challenge As to the Emergency Response Team,
reality of having people on campus who confirmed the urgency of the university’s the university is planning on hiring more
have expertise in criminology,” says plans (announced in April 2007) to install staff security officers to create an in-house
Hurley. “We felt it was important to allow a SALTO electronic door locking system security force. “The longer term effect of
experts to assess the situation from their with a remote, centralized control. Plans that is having more security personnel
perspective. It is important to show that to install additional security cameras are who understand the university and its
you are being transparent and, at the same also being expedited. footprint,” says Hurley. “Hopefully, this
time, that there are people on campus who Other lessons learned involved such can improve your capacity.”
have the freedom to express their own issues as the composition of the Emergency During the recent emergency situation,
views without recrimination.” Management Team. “Until you actually the U of W experienced a shortage of secu-
On the other hand, the Emergency Man- do it, you do not realize who you need rity staff available to perform such duties
agement Team was concerned that having around the table,” says Hurley. “It is really as inspecting bags that people brought
a large number of cameras and media on important to have representatives from to campus. As a result, some of the secu-
campus might add to the sense of tension. administration, staff and students. I think rity checkpoints were supplemented with
To address this issue, Communications that is critical for any future plans.” staff volunteers from across the institution.
tried to accommodate media requests in
a controlled way. The key, says Hurley,
was to provide updates regularly and to
give media information as soon as it was
available.
This was also important because the
university was depending on the media,
in part, to communicate information to
the community. It also set up temporary
video message boards to provide updates
on class cancellations and to disseminate
numbers and email addresses both for
Security Services and for an anonymous
tip line. Anticipating a deluge of hits on
the web site, Technical Support removed
a number of links to prevent the system
from crashing.
What the university did not foresee
was how useful student leaders would be
in communicating information to the stu-
dent population. The student association
took a strong leadership role, distributing
information by hand as well as through its
web site and email contact list.
Capitalizing on the potential for stu-
dents to assist in an emergency was one of
the lessons learned by the U of W during
the recent situation. “We learned a lot
about emergency planning at our facility
during this experience,” confirms Mauro.
In October, he led a series of debriefing
sessions with Winnipeg Police and sev-
eral members of the campus community.
Seminars were also held with faculty and
staff both before and after the day of the
threatened incident.
One of the many insights gained
involved an assessment of mechanical
and electronic systems for implementing
procedures needed to address security
issues. Doors are mechanical and can
only be locked with a key, making rapid
lockdown impractical. To overcome this
inability to effectively provide ‘shelter in
place,’ the university pre-locked all doors
and then installed wooden door jams to
ensure rooms remained open for use by
UNIVERSITY MANAGER • Winter 2008 19Vous pouvez aussi lire
