Explications relatives au contrôle des heures de travail 2021

Peter Seehafer
Bereichsleiter Malergewerbe
Technische Dienste Maler
T: 043 233 49 62, F: 043 233 49 61
p.seehafer@smgv.ch

Explications relatives au
contrôle des heures de travail 2021
Contenu

A. Préparation du PC                                                     2
B. Copier le fichier de base                                             2
C. Informations relatives à la feuille de travail                        2
D. Préparation du fichier de base des collaborateurs                     3
E. Remplir correctement les feuilles de contrôle des heures de travail   5
F. Aperçu des codes                                                      7

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A. Préparation

Activez les macros (voir l'instruction activer macros PDF).
Créez sur votre PC un nouveau dossier intitulé «Contrôle des heures de travail 2021».

B. Copier le fichier de base

Copier le fichier à partir du CD-ROM

1. Insérez le CD-ROM dans votre PC (en général, le CD-ROM est lu automatiquement et un
menu de lecture automatique s’affiche).
2. Cliquez avec la touche droite de la souris sur Ouvrir (si la lecture du CD-ROM ne se fait pas
automatiquement, sélectionnez dans l’Explorateur de Windows le lecteur de CD-ROM).
3. Double-cliquez sur le nom du fichier «Fichier de base Contrôle des heures de travail 2021»
avec la touche gauche de la souris ou cliquez une fois avec la touche droite de la souris sur le
nom du fichier et sélectionnez le point «Ouvrir» dans le menu qui apparaît.
4. Le fichier s’ouvre. Cliquez alors sur le champ «Activer le traitement», puis continuez avec le
point 4.

Enregistrer un fichier provenant d’un e-mail

1. Ouvrez l’e-mail.
2. Cliquez avec la touche gauche de la souris sur le fichier et dans la prochaine fenêtre qui
s’ouvre sur Enregistrer les pièces jointes.
3. Une nouvelle fenêtre Enregistrer toutes les pièces jointes s’ouvre. Cliquez sur OK.
4. Recherchez le nouveau dossier Contrôle des heures de travail 2021 que vous avez créé
sur votre PC et sélectionnez-le (touche gauche de la souris).
5. Enregistrez le fichier de base avec la commande Enregistrer dans le dossier Contrôle des
heures de travail 2021.
6. Fermez l’e-mail.
7. Ouvrez le dossier Contrôle des heures de travail 2021.
8. Double-cliquez sur le nom du fichier «Fichier de base Contrôle des heures de travail 2021»
avec la touche gauche de la souris ou cliquez une fois avec la touche droite de la souris sur le
nom du fichier et sélectionnez dans le menu qui s’ouvre le point «Ouvrir».
9. Le fichier s’ouvre. Cliquez alors sur le champ «Activer le traitement», puis continuez avec le
point 4.

C. Informations relatives à la feuille de travail

Protection des données
Les cases non marquées en jaune ainsi que les formules sont protégées par un mot de passe
et ne peuvent pas être modifiées. Toute modification de ces cases et formules se fait aux
propres risques et périls de l’utilisateur.

Saisie des valeurs numériques
Les heures doivent être saisies en décimales. Important: Saisissez les décimales avec un
point, exemple 8 heures et 30 minutes = 8.50

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D. Préparation du fichier de base des collaborateurs
Remarque: la version 2021 fonctionne à nouveau comme les anciennes feuilles de contrôle des heures
de travail, c.-à-d. la feuille de travail «Contrôle» doit être copiée pour chaque collaborateur dans le fi-
chier. Désormais, il existe la feuille de travail COLLABORATEUR.

1. Ouvrez le fichier de base.

2. Cliquez sur la feuille de travail Explications.

3. Marquez dans le calendrier les jours fériés indemnisés dans votre région de la lettre minus-
cule x.
Remarque: les jours fériés donnant droit à une indemnité sont fixés par les Commissions profession-
nelles paritaires régionales. Liste des adresses: http://www.zpbk.ch/rpbk_adressliste.php Les jours fé-
riés indemnisés, qui tombent sur une période de vacances, ne peuvent pas être pris en compte comme
vacances.

4. Ouvrez la feuille de travail COLLABORATEUR, saisissez le collaborateur et imprimez la
feuille de travail.

5. Cliquez avec la touche gauche de la souris sur l’onglet du tableau CONTRÔLE et mainte-
nez la touche appuyée. Appuyez sur la touche Ctrl et déplacez-vous avec la touche gauche
de la souris maintenue enfoncée vers la droite, puis relâchez les deux touches pour créer une
copie de la feuille de travail intitulée CONTRÔLE (2).

6. Attribuez les noms de vos collaborateurs aux nouvelles feuilles de travail ainsi créées. Cli-
quez avec la touche droite de la souris sur l’onglet du tableau CONTRÔLE (x), ensuite cliquez
sur Renommer.
Remarque: pour que la barre des onglets de tableau reste visible et que vous n’ayez pas besoin de
faire défiler l’écran, vous avez la possibilité de numéroter les feuilles de travail CONTRÔLE comme
pour la feuille de travail COLLABORATEUR.

7. Saisissez dans les nouvelles feuilles de travail dans la case à droite à côté de Collabora-
teur/-trice le nom et le prénom de la personne faisant l’objet du contrôle des heures de travail.
Les nom et prénom seront alors automatiquement reportés sur les feuilles de contrôle Février
jusqu’au résumé.

8. Indiquez les heures supplémentaires de la personne concernée de l’année précédente à la
rubrique Solde des heures de l’année précédente (+) dans la feuille de contrôle Jan (ligne 4).

9. Indiquez les heures non effectuées de l’année précédente à la rubrique Solde des heures
de l’année précédente (-) dans la feuille de contrôle Jan (ligne 5) avec le signe «moins».
Remarque: les heures non effectuées de l’année précédente et reprises dans le contrôle des heures de
la nouvelle année (donc pas décomptées à la fin de l’année) doivent être rattrapées et sont rajoutées
au solde annuel.

10. Indiquez l’éventuel avoir de vacances de l’année précédente à la rubrique Avoir de va-
cances année précédente dans la feuille de contrôle Jan (ligne 4).

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11. Indiquez l’avoir de vacances de la nouvelle année à la rubrique Avoir de vacances année
en cours dans la feuille de contrôle Jan (ligne 5).

12. En cas de début ou de fin de contrat de travail au cours de l'année, les mois pendant les-
quels le rapport de travail n'existait pas, sont à fixer à 0%.

13. Après avoir saisi tous les collaborateurs/-trices, enregistrez ce contrôle des heures de tra-
vail sous un autre nom de fichier (Fichier→Enregistrer sous→Nom de fichier : Contrôle des
heures de travail 2021) sur votre PC. Ainsi, vous disposerez toujours d’un fichier de base in-
tact. Il est fortement recommandé d’effectuer périodiquement une copie de sécurité de toutes
les données de votre PC.

Important !
Afin que le fichier contrôle des heures de travail fonctionne parfaitement, il est recom-
mandé de ne pas ouvrir plus que 10 feuilles de contrôle.
Si vous avez plus que 10 collaborateurs, veuillez établir dans la feuille de travail COLLABO-
RATEUR une liste des collaborateurs et copiez le fichier conformément (fichier 1-10, fichier
11-20, fichier 21-30 etc.)
Pour étiqueter les feuilles de travail individuelles, il est maintenant possible de reprendre sim-
plement les numéros de la liste des employés.

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E. Remplir correctement les feuilles de contrôle des heures de travail

Principe
Seules les cases jaunes sont destinées à la saisie des données. Toutes les autres cases sont
protégées et ne peuvent pas être modifiées.

Saisie des heures de travail productives
La saisie des heures de travail productives se fait dans les trois lignes suivantes:
        00h00 – 06h00
        06h00 – 20h00
        20h00 – 24h00
Les heures doivent être saisies en décimales. Important: Saisissez les décimales avec un
point, exemple 8 heures et 30 minutes = 8.50

Suppléments de temps
Les suppléments de temps selon la CCT sont calculés automatiquement.

Saisie du temps de travail non productif (absences)
Pour que vous puissiez saisir plusieurs types d'absences par jour, vous pouvez maintenant
saisir les absences dans un tableau séparé.

Pour cela, cliquez sur la case "absence" du mois concerné.

Le temps de travail non productif doit être saisi dans la ligne concernée. Des entrées multiples
sont possibles, mais le total de 8 heures par jour ne peut pas être dépassé.

Exception: les jours fériés donnant droit à une indemnité sont à saisir via le calendrier (voir
point D. 3).

Paiement des heures du solde de l’année passée
Si des heures du solde de l’année passée seront payées, il faut les saisir dans la case corres-
pondante sur la feuille de contrôle en bas à droite. Ces heures seront déduites du solde.

Paiement des heures supplémentaires de l’année en cours
Si les heures supplémentaires effectuées pendant l’année en cours seront payées, ces
heures seront déduites du solde de l’année en cours.
Veuillez-vous référer au nouveau règlement de la CCT article 8.4.2.

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Résumé
Le résumé du temps de travail productif et non productif ainsi que les absences par rapport
aux heures théoriques est visible sur chaque feuille mensuelle.

Si une seule absence par jour est saisie, le type d'absence est affiché dans la ligne de code.
Si plusieurs types d'absences sont saisis par jour, il apparaitra dans la ligne de code "div".

L’état actuel du temps de travail productif et non productif par rapport aux heures théoriques
est visible sous «Total (majorations inclus) « et "Comparaison des heures".

Impression de la feuille mensuelle

Chaque feuille mensuelle peut être imprimée. Cliquez pour cela sur le bouton en dessous du
mois concerné.

Un aperçu avant impression apparait et vous pouvez imprimer la feuille.

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F. Aperçu des codes

Code Nature de l’absence

va    Vacances selon l’art. 12.1 CCT
jf    Jours fériés selon l’art. 12.2 CCT
ab    Absences et courtes absences inévitables selon l’art. 11 CCT
ma    Maladie selon l’art. 13 CCT
ac    Accident selon l’art. 14 CCT
gm    Grossesse et maternité selon l’art. 15 CCT
mi    Service militaire, service d’avancement et protection civile selon l’art. 16 CCT
ch    Chômage partiel, perte de travail pour cause d’intempéries
ep    Ecole professionnelle
co    Cours

cp    Compensation du solde de l’année précédente
      (l’état actuel apparaît dans le résumé dans une case séparée)

cc    Compensation du solde de l’année en cours
      (l’état actuel apparaît dans le résumé dans une ligne séparée)

hm    Heures manquées