Extranet Entreprises Adaptées EA2
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Extranet Entreprises Adaptées EA2 WEBINAIRE MODIFICATION DES DONNEES SALARIE ET CONTRAT Si vous rencontrez des problèmes de son, merci de vous déconnecter puis de vous reconnecter à Teams. Si le problème persiste, vous pouvez rejoindre l’audio de la conférence via le numéro suivant : 01 73 24 03 90, code 588 295 627#
Bienvenue à ce Webinaire et
Merci pour votre présence
2
Pour commencer…
N’hésitez pas à poser vos questions dans la barre de discussion tout au long du Webinaire.
Nous récupérons toutes les questions / remarques pendant le Webinaire.
Nous répondrons à quelques questions en fin de Webinaire.
En revanche, toutes les questions posées alimenteront la Foire aux Questions disponible sur
l’extranet.
3
Programme du Webinaire
01 Introduction
02 Les modifications possibles
03 Le processus de correction des données
04 Le traitement d’un avenant contractuel
05 Qui contacter en cas de problème
06 Session Questions / Réponses
01 Introduction
Quelques rappels essentiels
Connexion à l’extranet EA2
• Le lien de connexion est https://ea2.asp-public.fr/ea2/
• Votre identifiant de connexion est au format prenom.nom
• Vous pouvez accéder à l’ancien extranet à partir d’EA2 (bouton en haut à droite de l’écran d’accueil)
• En cas de problème de connexion ou de défaut d’habilitation, merci de vous adresser en 1ère intention à votre administrateur
EA2 qui vous donnera les accès adaptés
Coexistence des 2 extranets
• Les modifications et consultations sur les exercices antérieurs à 2021 se font dans l’ancien extranet EA1
(https://ea.travail.gouv.fr/apea/login)
• Depuis janvier 2021, les créations, modifications et consultations pour les exercices postérieurs au 1er janvier 2021 se
font dans EA2
• EA1 restera accessible 4 ans, puis disparaîtra progressivement pour respecter les délais de recours quadriennaux des
Avenants Financiers
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Accéder aux ressources mises à disposition
L’espace « Actualités »
1
Depuis la page
d’accueil
2
Accéder à l’espace
Actualités
7
Accéder à l’aide en ligne
Tout au long de votre navigation
Accéder à l’aide en ligne :
Accompagnement à l'usage au travers
d'une assistance systématique à la saisie
et à la navigation, accessible directement
sur l’outil sur chacun des écrans.
Exemple ici avec la recherche de DM
8 Elle est mise à jour régulièrement, n’hésitez pas à la consulter à chaque fois que le besoin se présente
Rappel des aides mises à disposition
Pour doper votre appropriation et être autonome dans la prise en main de l’outil
Aide en ligne Manuel utilisateur Replay des webinaires
Assistance systématique à la saisie et à la Compilation des informations de l’aide en Enregistrements des webinaires réalisés
navigation accessible directement sur chacun ligne (écran par écran) dans un document PDF fin 2020
des écrans de l’outil. unique. Accessibles sur le site de la DGEFP
Accessible dans l’espace Actualités.
Fiches thématiques Vidéos thématiques Foire Aux Questions
Compilation des questions et réponses
Fiches pratiques expliquant pas à pas une Enregistrements vidéo explicatifs sur une
posées par les utilisateurs lors des webinaires.
fonctionnalité sous forme de cas d’usage. fonctionnalité sous forme de cas d’usage.
Accessibles dans l’espace Actualité. Accessibles sur le Actualités. Accessible dans l’espace Actualités.
9
Si vous ne trouvez pas de réponse, vous pouvez contacter le support utilisateurs EA2 pole-support-ea2@asp-public.fr
02 Les modifications possibles
Des évolutions ont été livrées en mai 2021
Pour répondre aux besoins de modifications/corrections d’informations dans EA2
Dans EA2, les modifications peuvent être de 2 natures :
La correction d’erreurs L’évolution des conditions contractuelles initiales
Qui ne fait pas suite à la signature d’un avenant au Qui fait suite à la signature d’un avenant au contrat entre
contrat initial… l’employeur et le salarié…
…mais peut potentiellement impacter les déclarations …donc entraîne la clôture du contrat de travail en cours et
mensuelles renseignées précédemment et les paiements la création d’un nouveau contrat dans EA2 pour rester
déjà reçus cohérent avec la réalité contractuelle
11Je constate une erreur…
…sur une donnée qui impacte les DM et paiements …sur une donnée qui n’impacte pas les DM et
antérieurs paiements antérieurs
Date de naissance (cas AAP classique) N° Sécurité Sociale (NIR/NIA/NTT)
Eligibilité à l’aide au poste Civilité
Dates de début et fin de RQTH Nom (usage et naissance)
Dates de début et fin de contrat Prénom
Période de MAD (dates début et fin de MAD) Pays de naissance
Durée mensuelle contractuelle Commune et Département de naissance
Salaire brut mensuel
Code ROME
1. Passer toutes les DM impactées au statut
« Brouillon »
2. Réaliser les corrections dans la fiche salarié 1. Réaliser les corrections dans la fiche salarié
ou le contrat ou le contrat
3. Repasser sur toutes les DM impactées pour
relancer les calculs d’aide
Cas particulier : Si une erreur est constatée sur la nature du contrat, il faut clore le contrat actuel et en créer un nouveau avec
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la bonne nature de contrat.Les conditions contractuelles évoluent, un avenant a été
signé entre le salarié et l’employeur, je dois donc créer un
nouveau contrat dans EA2…
…mais j’ai déjà saisi des DM sur la période …et je n’ai pas encore saisi de DM sur la période
couverte par le nouveau contrat avant de l’avoir couverte par le nouveau contrat
créé
Nature du contrat
Nature du contrat Durée mensuelle contractuelle
Durée mensuelle contractuelle
1. Passer toutes les DM impactées au statut 1. Clore le contrat en cours
« Brouillon » 2. Créer le nouveau contrat
2. Clore le contrat en cours
3. Créer un nouveau contrat
4. Repasser sur toutes les DM impactées pour
relancer les calculs d’aide
1303 Le processus de correction des données
Rappel sur la Fiche Salarié
Elément central du nouvel extranet
Etat civil
• Remplace la consultation de la fiche
via le bordereau (EA1) • Centralise :
Les contrats de travail avec les
Contrat de travail du salarié
périodes de mise à disposition
auprès d’autres employeurs
• Doit être saisie pour chacun des Les formations réalisées
salariés de l’EA (TH et non TH) en Situation du salarié à [à venir]
amont des déclarations mensuelles Création en l’embauche Les périodes de mise en situation
5 étapes* en milieu professionnel (PMSMP)
[à venir]
• Doit être actualisée à chaque Reconnaissance de
changement de situation sur un travailleur handicapé
salarié en amont de la saisie des DM
Synthèse
* Si le salarié est déclaré éligible aux aides. Sinon, la création se fait en 3 étapes.
Les informations de chaque salarié sont reprises automatiquement dans les déclarations mensuelles
15Etapes de correction des données qui impactent les DM et
paiements antérieurs
Toute correction intervenant sur les données suivantes impactera les exercices antérieurs qui s’appuyaient sur ces
données et donc le calcul des aides :
Date de naissance (AAP classique) Dates de début et fin de MAD
Eligibilité à l’aide au poste Dates de début et fin de contrat
Dates de début et fin de RQTH Durée mensuelle contractuelle
Afin que les corrections impactent les exercices antérieurs, il est nécessaire de respecter les étapes suivantes :
01
Passer toutes les DM
impactées au statut
« Brouillon »
[le gestionnaire EA corrige] 02 03 04 05
01’ Corriger la/les données Actualiser et terminer la Editer le bordereau, le Indiquer la date de
dans la fiche salarié et/ou saisie des DM impactées signer et l’envoyer à l’ASP signature du bordereau
ses contrats de travail dans EA2
Passer toutes les DM-Etb
impactées au statut « En
cours »
[le gestionnaire étab corrige]
Cette manipulation est lourde, nous vous conseillons de préparer la liste complète des salariés pour lesquels une modification
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est à apporter afin d’intervenir en une seule fois.Passer une DM au statut « Brouillon »
Cas 1 : la DM est au statut « Définitif »
Le Gestionnaire EA est autonome pour libérer la DM et la passer au statut « Brouillon »
1 • Menu dispositif EA > Gérer les Déclarations Mensuelles
• Cliquer sur « Rechercher les Déclarations mensuelles »
2 • Sélectionner le numéro de CPOM dans le menu déroulant et si nécessaire l’année
des déclarations mensuelles à rechercher
3 • Sélectionner l’année puis le mois concerné
• Cliquer sur Actions > Libérer la déclaration mensuelle
Vous devez faire cette action pour chaque DM concernée
17Passer une DM au statut « Brouillon »
Cas 2 : la DM est au statut « Signé » ou « Validé » non payée
Le Gestionnaire EA n’est pas autonome et doit contacter la DR ASP par mail pour reprendre la main et
intervenir
1 • Idem cas 1 : Menu dispositif EA > Gérer les Déclarations Mensuelles, cliquer sur « Rechercher les Déclarations
mensuelles », sélectionner le numéro de CPOM dans le menu déroulant et si nécessaire l’année des déclarations
mensuelles à rechercher
2 • Si la DM était signée, la DR l’a rejetée, le gestionnaire EA va la
corriger pour qu’elle passe au statut « Brouillon » :
o Sélectionner l’année puis le mois concerné
o Cliquer sur Actions > Corriger la déclaration mensuelle.
o Quitter la DM via le bouton Retour
3 • Si la DM était validée non payée, la DR a déjà régressé la DM au statut « Brouillon ». Aucune action n’est
nécessaire par le gestionnaire EA
Vous devez faire cette action pour chaque DM concernée
18Passer une DM au statut « Brouillon »
Cas 3 : la DM est au statut « Validé » payée
Le Gestionnaire EA est autonome pour régulariser la DM et la passer au statut « Brouillon »
1 • Idem cas 1 : Menu dispositif EA > Gérer les Déclarations Mensuelles, cliquer sur « Rechercher les Déclarations
mensuelles », sélectionner le numéro de CPOM dans le menu déroulant et si nécessaire l’année des
déclarations mensuelles à rechercher
2 • Sélectionner l’année puis le mois concerné
• Cliquer sur Actions > Régulariser la déclaration mensuelle
• La DM de régularisation est au statut « Brouillon », la DM
antérieure passe au statut « Historisé »
Vous devez faire cette action pour chaque DM concernée
19Passer une DM-Etb au statut « En cours »
La DM-Etb est au statut « Soumis »
Le Gestionnaire Etablissement, s’il est en charge de la correction, doit contacter son Gestionnaire EA pour
débloquer la DM-Etb et la passer au statut « En cours »
1 • Idem cas 1 : Menu dispositif EA > Gérer les Déclarations Mensuelles, cliquer sur « Rechercher les Déclarations
mensuelles », sélectionner le numéro de CPOM dans le menu déroulant et si nécessaire l’année des
déclarations mensuelles à rechercher
• Sur la DM du mois concerné > Actions > cliquer sur
2 « Suivre les déclaration mensuelles établissement »
• Sur la DM au statut Soumis
3
• Cliquer sur Actions > Débloquer la déclaration
mensuelle
• Cette étape est optionnelle, et dépend de votre organisation au sein de l’EA.
20
• Au préalable, le gestionnaire EA devra passer la DM au statut « Brouillon ».Démonstration : Passer une DM au statut « Brouillon »
Je suis gestionnaire EA et je veux passer une DM au statut « Brouillon » avant d’apporter des
corrections/ modifications sur des données salarié ou contrat
Démonstration avec le profil Gestionnaire EA
21Corriger les données
Cas 1 : je souhaite corriger les données d’un salarié
1 • Menu dispositif EA > Gérer les salariés et leurs contrats Données concernées
• Cliquer sur « Rechercher les salariés et leurs contrats » N° Sécurité Sociale (NIR/NIA/NTT)
Civilité
Nom (usage et naissance)
• Au besoin, sélectionner l’établissement de rattachement Prénom
2 Date de naissance (AAP classique) *
• Sélectionner le salarié Pays de naissance
• Cliquer sur Actions > Modifier Commune et Département de naissance
(*) Données impactant les DM
22Corriger les données
Cas 2 : je souhaite corriger la RQTH d’un salarié
1 • Menu dispositif EA > Gérer les salariés et leurs contrats Données concernées
• Cliquer sur « Rechercher les salariés et leurs contrats » Date de début de RQTH *
Date de fin de RQTH *
• Au besoin, sélectionner l’établissement de rattachement
2 (*) Données impactant les DM
• Sélectionner le salarié
• Cliquer sur Actions > Gérer RQTH
• Si vous n’avez pas la possibilité de gérer la RQTH d’un salarié, c’est qu’il n’a pas été déclaré comme éligible. S’il l’est, vous
23
devez modifier son éligibilité aux aides.Corriger les données
Cas 3 : je souhaite corriger la période de MAD d’un salarié
1 • Menu dispositif EA > Gérer les salariés et leurs contrats Données concernées
• Cliquer sur « Rechercher les salariés et leurs contrats » Date de début de MAD *
Date de fin de MAD *
2 • Au besoin, sélectionner l’établissement de rattachement
• Cliquer sur la ligne du salarié pour déplier les contrats qui lui sont associés
• Sur la ligne du contrat concerné, cliquer sur Actions > Gérer les MAD
(*) Données impactant les DM
• Si vous n’avez pas la possibilité de gérer les MAD d’un salarié, c’est qu’il n’a pas été déclaré comme éligible. S’il l’est, vous
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devez modifier son éligibilité aux aides.Corriger les données
Cas 4 : je souhaite corriger les données d’un contrat
1 • Menu dispositif EA > Gérer les salariés et leurs contrats
• Cliquer sur « Rechercher les salariés et leurs contrats » Données concernées
Date de début de contrat *
Date de fin de contrat *
2 • Au besoin, sélectionner l’établissement de rattachement Durée mensuelle contractuelle *
Salaire brut mensuel
• Cliquer sur la ligne du salarié pour déplier les contrats qui lui sont associés
Eligibilité à l’aide au poste *
• Sur la ligne du contrat à corriger, cliquer sur Actions > Modifier Code ROME
(*) Données impactant les DM
Cas particulier : en cas de correction sur la date de début de contrat, sur la DM du mois de début du contrat en cours, il faudra
mettre à 0 : le nombre d’heures effectives travaillées, le nombre de jours MAD/maladie/heures de carence et le montant du
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salaire brut chargé (et salaire brut si c’est un contrat d’alternance)Démonstration : Corriger l’éligibilité aux aides
Je suis gestionnaire EA, je constate une erreur sur l’éligibilité d’un salarié et je souhaite la
corriger.
Cette correction a un impact sur les DM antérieures couvrant l’intégralité du contrat.
Démonstration avec le profil Gestionnaire EA
26Démonstration : Corriger la date de début de contrat
Je suis gestionnaire EA, je constate une erreur sur la date de début d’un contrat de travail et
je souhaite la corriger.
Si j’interviens dans EA2 jusqu’au 02 Août 2021: je dois passer toutes les DM couvertes par
le contrat au statut Brouillon. Dans l’exemple qui suit: les DM de Janvier à juin.
Si j’interviens dans EA2 à partir du 03 Août 2021: je n’ai besoin de passer au statut
Brouillon que la ou les DM impactées par la modification de date de début de contrat.
Dans l’exemple qui suit: les DM de janvier (nouvelle date de début de contrat correcte) et
Février (ancienne date de début de contrat erronée)
27Démonstration : Corriger la date de début de contrat
Je suis gestionnaire EA, je constate une erreur sur la date de début d’un contrat de travail et
je souhaite la corriger.
A noter, 2 vidéos sont à votre disposition:
Sur la DM du mois de début du contrat en
cours, il faudra mettre à 0 : le nombre
• Une vidéo vous indiquant comment d’heures effectives travaillées, le nombre de
intervenir dans EA2 si l’intervention se jours MAD/maladie/heures de carence et le
fait jusqu’au 02 août 2021 montant du salaire brut chargé (et salaire
brut si c’est un contrat d’alternance)
• Une vidéo vous indiquant comment
intervenir dans EA2 si l’intervention se
fait à partir du 03 août 2021
Démonstration avec le profil Gestionnaire EA
28Actualiser et terminer la saisie des DM impactées
1 • Menu dispositif EA > Gérer les Déclarations Mensuelles
• Cliquer sur « Rechercher les Déclarations mensuelles »
2 • Sélectionner le numéro de CPOM dans le menu déroulant et si nécessaire l’année
des déclarations mensuelles à rechercher
• Sélectionner l’année puis le mois concerné
3
• Cliquer sur Actions > Saisir la déclaration
• Finaliser les DM, vérifier que les calculs se font sur les
salariés modifiés
• Terminer la saisie des DM impactées
Vous devez faire cette action pour chaque DM concernée
29Editer le bordereau, le signer et l’envoyer à l’ASP
1 • Menu dispositif EA > Gérer les Déclarations Mensuelles
• Cliquer sur « Rechercher les Déclarations mensuelles »
2 • Sélectionner le numéro de CPOM dans le menu déroulant et si nécessaire l’année
des déclarations mensuelles à rechercher
3 • Sélectionner l’année puis le mois concerné
• Cliquer sur Actions > Imprimer la déclaration
4 • Signer chaque bordereau impacté par les modifications
• Les envoyer à la DR ASP
Vous devez faire cette action pour chaque DM concernée
30Indiquer la date de signature du bordereau dans EA2
1 • Menu dispositif EA > Gérer les Déclarations Mensuelles
• Cliquer sur « Rechercher les Déclarations mensuelles »
2 • Sélectionner le numéro de CPOM dans le menu déroulant et si nécessaire l’année
des déclarations mensuelles à rechercher
3 • Sélectionner l’année puis le mois concerné
• Cliquer sur Actions > Signer la déclaration
4 • Renseigner le lieu et la date de signature de la DM
• Cliquer sur Enregistrer
La DM passe au statut « Signé »
L’ASP ne traite les DM qu’une fois le bordereau signé reçu par courrier ET le lieu et la date de signature renseignés et
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enregistrés dans EA204 Le traitement d’un avenant contractuel
Démonstration : Augmenter la durée contractuelle
Je suis gestionnaire EA, un des salariés de l’EA a signé un avenant contractuel lié à
l’augmentation de son temps de travail mensuel.
Je dois clore le contrat actuel dans EA2 et en créer un nouveau.
Démonstration avec le profil Gestionnaire EA
33Prolonger un CDD : étapes à respecter (1/2)
• Menu dispositif EA > Gérer les salariés et leurs contrats
1
• Cliquer sur « Rechercher les salariés et leurs contrats »
• Au besoin, sélectionner l’établissement de
2 rattachement
• Cliquer sur la ligne du salarié pour déplier les
contrats qui lui sont associés
• Sur la ligne du contrat à prolonger, cliquer sur
Actions > Prolonger
Avenant de prolongation
Contrat initial
Un CDD, ne peut être prolongé que si la nature du contrat CDD, l’établissement de rattachement, l’éligibilité (ou non
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éligibilité) du salarié et la durée mensuelle contractuelle sont identiques au contrat initialProlonger un CDD : étapes à respecter (2/2)
3 • Lorsque vous ouvrirez la DM du mois de la signature de l’avenant, les 2 lignes de contrats apparaîtront
Avenant de prolongation :
• La date de fin est accessible à la
saisie dès le 1er mois de la
prolongation
• L’ensemble des données sera
accessible à la saisie sur les DM
suivantes
Contrat initial :
• Toutes les données du mois
sont à saisir sur cette ligne
• Date de fin et motif sortie
grisés
• Cette ligne disparaîtra sur les
DM suivantes
Attention : si vous travaillez en parallèle sur 2 fenêtres différentes, après avoir prolonger le contrat, n’oubliez pas de rafraîchir
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la fenêtre de DM pour que les nouvelles informations sur les contrats soient bien intégrées et visibles sur les DMFiches pratiques sur les modifications/corrections de données Des fiches pratiques et spécifiques sont mises à votre disposition Dans l’espace « Actualités », vous trouverez différentes fiches thématiques pour vous aider selon votre situation et votre besoin. Quelques exemples : 36
05 Qui contacter en cas de problème
Plusieurs contacts pour vous aider Concernant des événements antérieurs à 2021, devant être saisis dans EA1 pole-support-ea@asp-public.fr En cas de problème technique, incompréhension d’utilisation ou pour connaitre les évolutions à venir dans EA2 pole-support-ea2@asp-public.fr Ex : message d’erreur, incompréhension liée au calcul, « bug », utilisation des formulaires, …. Pour le suivi de vos Déclarations Mensuelles (statut de la validation, paiement, demandes d’interventions) ea@asp-public.fr (centre de gestion DR ASP) Pour toute question réglementaire, ou pour suggérer une évolution dans EA2 Contacter votre DREETS qui pourra prendre contact avec la DGEFP 38
06 Session Questions / Réponses
Session Questions / Réponses
N’hésitez pas à poser vos questions dans la barre de discussion.
Nous récupérons toutes les questions / remarques.
Toutes les questions posées alimenteront la Foire aux Questions qui sera disponible sur le nouvel
Extranet.
Si vous avez d’autres questions / remarques d’ici les prochains jours, n’hésitez pas à les
communiquer au pôle support EA2 de l’ASP : pole-support-ea2@asp-public.fr
40Conclusion Forms Nous vous invitons à cliquer sur le lien Forms envoyé dans la barre de discussion pour nous permettre de comprendre votre ressenti et capter vos éventuels commentaires, suggestions, questions sur ce qui vient de vous être présenté 41
Merci. 42
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