GAEL - Notice utilisateurs Gestion des stages d'habilitation - Janvier 2022 - Notice utilisateurs Gestion des stages d'habilitation
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SOMMAIRE URL : https://gael.france-education-international.fr 5. Paramétrer le programme du stage Introduction: Présentation de GAEL 5.1. Modifier le programme Icônes, boutons et actions courantes dans GAEL 5.2. Modules obligatoires pour un Stage de première habilitation 1. Rechercher et visualiser des stages 5.3. Modules obligatoires pour un Stage de renouvellement avec formation 1.1. Rechercher un stage existant 5.4. Modules obligatoires pour un Stage de renouvellement sans formation 1.2. Consulter le détail d’un stage existant 5.5. Modules obligatoires pour un Stage hybride du DELF scolaire en France 5.6. Valider le programme et modifier les commentaires de module 2. Ouvrir un stage 5.7. Visualiser et télécharger le programme de formation 2.1. Ajouter une demande de stage 2.2. Sélectionner la nature de la formation 6. Inscrire les stagiaires 2.3. Valider la demande de stage 6.1. Consulter la liste des participants 2.4. Rappel des différents types de stages 6.2. Gérer la liste des participants 6.3. Rechercher un stagiaire existant dans GAEL 3. Modifier les données du stage 6.4. Ajouter un stagiaire existant dans GAEL 3.1. Renseigner les données du stage 6.5. Créer un nouveau stagiaire 3.2. Consulter et modifier les données du stage 6.6. Recevoir un message de confirmation d’inscription 3.3. Particularités des stages hybrides (réservés au DELF scolaire en France) 7. Valider les résultats 4. Ajouter des formateurs 7.1. Modifier les résultats du stage 4.1. Rechercher un formateur existant 7.2. Valider les niveaux et renseigner les absences 4.2. Sélectionner les niveaux pris en charge par le formateur 7.3. Signer l'émargement 4.3. Modifier les niveaux pris en charge par un formateur 7.4. Télécharger la feuille d’émargement définitive 7.5. Télécharger son attestation d’habilitation 7.6. Valider des résultats (stage hybride) Page 2 • Janvier 2022
Introduction : Présentation de GAEL Icônes, boutons et actions courantes dans GAEL Page 3 • Janvier 2022
Introduction : Présentation de GAEL URL : https://gael.france-education-international.fr Icônes et boutons 1/3 Permet d’effectuer une recherche Bouton navigation Bouton éditer temporelle - avancer Passage en mode modification Bouton consulter Bouton navigation temporelle - reculer Annule et ne prend pas en compte les modifications effectuées. Permet Bouton modifier un également le retour en mode Bouton télécharger interlocuteur déjà consultation renseigné Permet d’enregistrer une modification Bouton éditer - date Bouton supprimer d’examen Lorsqu’il y a un astérisque rouge en mode modification, cela signifie qu’il est Bouton activer ou Bouton ajouter obligatoire de remplir la case pour désactiver enregistrer les modifications. La case ne peut être laissée vide. Page 4 • Janvier 2022
Introduction : Présentation de GAEL URL : https://gael.france-education-international.fr Icônes et boutons 2/3 Utilisateurs GAEL Cartouche vert: toutes les coordonnées ont été Cartouche jaune: renseignées, le profil est complet la personne a été invitée à se connecter à GAEL mais n'a pas encore créé son profil. Lorsqu'elle l'aura fait, le cartouche passera en vert. Cartouche rouge: il faut renseigner le courriel de l'utilisateur (pour lui permettre de créer son compte) Page 5 • Janvier 2022
Introduction : Présentation de GAEL URL : https://gael.france‐education‐international.fr Icônes et boutons 3/3 Lorsque vous cliquez sur les modules du menu supérieur, vous avez accès aux différentes pages. Dans le cas d'une liste, le fonctionnement est commun à tout GAEL. Exemple pour un pays de la liste " pays/territoire" : Clic sur la ligne : redirection sur Clic sur le pictogramme : redirection la page du pays/territoire en sur la page du pays/territoire en mode mode consultation modification Page 6 • Janvier 2022
Introduction : Présentation de GAEL URL : https://gael.france-education-international.fr Point de vigilance : période d'inactivité Passé une période d’inactivité de 20 minutes, vous serez déconnecté-e de GAEL et invité-e à vous reconnecter. Pensez à enregistrer les informations saisies ! Symboles utilisés dans cette notice : Page 7 • Janvier 2022
1. Rechercher et visualiser les stages 1.1. Rechercher un stage existant 1.2. Consulter le détail d’un stage existant Page 8 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 1. Rechercher et visualiser les stages 1.1 Rechercher un stage existant (1/3) 1 Cliquez sur Stages dans le CV menu latéral gauche Page 9 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 1. Rechercher et visualiser les stages 3 Sélectionnez le centre 1.1 Rechercher un stage existant (2/3) organisateur du stage. Ce champCV est accessible une fois le territoire sélectionné. 1 Avant de lancer une recherche, CVau remplissez minimum 1 des critères proposés. 4 Après avoir rempli 1 ou plusieurs critères de La recherche peut se CV recherche, faire avec 1 ou cliquez sur plusieurs critères. Rechercher. Les résultats seront limités au périmètre de chaque utilisateur. Renseignez une 2 CV période qui englobe le premier jour du stage recherché. Page 10 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 1. Rechercher et visualiser les stages 1.1 Rechercher un stage existant (3/3) Chaque « statut du stage » correspond à une étape spécifique décrite ci-dessous. Les étapes en vert ne concernent que les stages hybrides. Statut de la demande Signification Demande non soumise Le stage n’a pas encore été déclaré. Demande en cours de GAEL attend une réponse de FEI+ (cela peut prendre quelques minutes). soumission Demande soumise Le stage est bien soumis dans GAEL (pour les stages hybrides : FEI+ a répondu positivement). Demande en cours de Les modifications faites dans GAEL sont en cours sur FEI+. mise à jour Demande en cours de La suppression faite dans GAEL est en cours sur FEI+. suppression Résultats à valider Les résultats sont en attente de validation par FEI. Résultats validés Les résultats ont été validés par FEI. Le stage n'est plus modifiable. Page 11 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 1. Page d’accueil des stages 1.2. Consulter le détail d’un stage existant 1 2 Une fois la recherche Une coche verte indique que lancée, la liste des la demande est bien soumise. CV stages s’affiche. Une croix rougeCV indique que Cliquez sur un critère le stage n’a pas encore été pour effectuer un tri. déclaré. 3 Cliquez sur CV pour télécharger le programme de stage au format pdf. CHAUVEAU Baptiste Par défaut, les stages 4 PETIT sont triés par ordre Florian Cliquez sur CV sur alphabétique selon la pour effectuer des ville du stage. modifications DANGEON le stage. Emilie Page 12 • Janvier 2022
2. Ouvrir un stage 2.1. Ajouter une demande de stage 2.2. Sélectionner la nature de la formation 2.3. Valider la demande de stage 2.4. Rappel des différents types de stages Page 13 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 2. Ouvrir un stage 2.1. Ajouter une demande de stage Les demandes de stage doivent être soumises au plus tard 14 jours avant le début du stage. Pensez à anticiper ! 1 Pour ouvrir une demande de stage d’habilitation, CVAjouter cliquez sur une demande de stage. Page 14 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 2. Ouvrir un stage 2.1. Ajouter une demande de stage Une fois que vous avez cliqué sur Ajouter une demande de stage, la fenêtre suivante s’ouvre. Les champs avec un * sont obligatoires. Les demandes de 1 stage doivent être Sélectionnez la soumises au plus tard nature deCVla 14 jours avant le début formation. du stage. Renseignez la 3 2 CV date de début et la date de fin de Sélectionnez le stage. Territoire de CV rattachement puis le Centre organisateur. Page 15 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 2. Ouvrir un stage 2.2. Sélectionner la nature de la formation 1 Les trois premiers CV 2 types de stages sont disponibles pour tous les pays. Ce type de stage est réservé aux centres CV en DELF scolaire France. Page 16 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 2. Ouvrir un stage 2.3. Valider la demande de stage Une fois la demande validée, la nature de la formation n’est plus modifiable. Vérifiez bien les informations avant de continuer. 1 2 Cliquez sur Annuler Cliquez sur Valider CV pour revenir à CVune pour ouvrir l’écran de recherche demande de stage. des stages. Page 17 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 2. Ouvrir un stage 2.4. Rappel des différents types de stages Stage de première Stage de renouvellement Stage de renouvellement Stage hybride du DELF habilitation avec formation sans formation scolaire en France Statut de Aucune habilitation ou expirée Habilitation encore valide ou Habilitation encore valide ou Identique à un stage de l’habilitation depuis plus d’un an. arrivée à échéance depuis arrivée à échéance depuis première habilitation. moins d’un an. moins d’un an. Conditions Respecter les prérequis listés Avoir participé à une session Avoir participé à au moins une Identique à un stage de d’accès dans le protocole des au moins durant la validité de session par an durant la première habilitation + habilitations (cf. espace l’habilitation. validité de l’habilitation. Travailler dans un CASNAV en professionnel du DELF-DALF) France. Formation Formation en présence ou en Formation en présence ou en Formation en présence ou en Formation en autonomie sur visioconférence. visioconférence. visioconférence. FEI+ (15h) avec une journée en présence à la suite. Niveaux Du A1.1 au C2 Du A1.1 au C2 Du A1.1 au C2 Du A1 au B1 uniquement. Tests Un test par grand niveau traité Un test par niveau renouvelé. Un test par niveau renouvelé. Un test par grand niveau (A et dans le stage (A, B, C) B). Stagiaires 2 stagiaires minimum 2 stagiaires minimum 1 stagiaire minimum 2 stagiaires minimum 25 stagiaires maximum 25 stagiaires maximum 25 stagiaires maximum 25 stagiaires maximum (14 maximum en ligne) (14 maximum en ligne) (14 maximumPageen18ligne) • Janvier 2022
3. Modifier les données du stage 3.1. Renseigner les données du stage 3.2. Consulter et modifier les données du stage 3.3. Particularités des stages hybrides (réservés au DELF scolaire en France) Page 19 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 3. Modifier les données du stages 3.1. Renseigner les données du stage Après avoir cliqué sur « Valider », vous êtes redirigé-e vers cette page que vous devez compléter. Renseignez les 2 heures de début CV et de fin du stage (entre 5h et 23h). 3 Sélectionnez les niveaux du stage. Une coche verte CV le s’affiche lorsque 1 niveau est choisi. Les dates du Les niveaux doivent stage, le territoire être consécutifs. et le centre sont CVselon préremplis les informations Cliquez sur 4 déjà renseignées. valider lesCV Enregistrer pour données renseignées. Page 20 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 3. Modifier les données du stages 3.2. Consulter et modifier les données du stage 3 La confirmation des modifications Cliquez ici pour 1 s’afficheCV en haut revenir à la liste à droite de l’écran. CV des demandes de stage. Les données saisies 4 sont enregistrées. Le bandeau récapitulatif des données du stage 2 permanenceCV s’affichera en Naviguez entre les jusqu’à la onglets en cliquant sur fin de la déclaration de Données du stage, stage. CVL’onglet Formateurs ou Programme. actuel (ici Données du stage) s’affiche en rouge. Quand vous avez vérifié ces Tant que la demande 5 informations, cliquez ensuite sur l’onglet « Formateurs » pour n’est pas soumise, vous attribuer un ou plusieurs CV les pouvez modifier formateurs au stage. données du stage en cliquant sur Modifier. Page 21 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 3. Modifier les données du stages 3.3. Particularités des stages hybrides (réservés au DELF scolaire en France) Les stages hybrides se déclarent comme les autres stages, avec les spécificités suivantes : 1 Pour les stages hybrides, le commanditaire remplira également les dates de début et de fin en ligne. Le commanditaire comptera une période de 30 jours entre la date de début et la date de fin en ligne. La formation en présence se déroulera entre 2 et 15 jours après la fin de la formation en ligne. 2 Toute autre configuration sera Pour ce type de stage, il est invalidée par FEI. impératif de sélectionner uniquement les niveaux A1, A2 et B1 (ni plus, ni moins). Page 22 • Janvier 2022
4. Ajouter des formateurs 4.1. Rechercher un formateur existant 4.2. Sélectionner les niveaux pris en charge par le formateur 4.3. Modifier les niveaux pris en charge par un formateur Page 23 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 4. Ajouter des formateurs 4.1. Rechercher un formateur existant (1/3) 2 Cliquez sur 1 Ajouter un Naviguez entre les formateurCV au onglets en cliquant stage pour ajouter un formateur. CV du sur Données stage, Formateurs ou Programme. Page 24 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 4. Ajouter des formateurs 4.1. Rechercher un formateur existant (2/3) 1 Pour retrouver un formateur, remplissez : - Soit N° d’habilité + Nom CV - Soit Nom + Prénom + Date de naissance Le territoire de 2 rattachement n’est pas Cliquez sur lancer laCV nécessaire. Rechercher pour recherche. Page 25 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 4. Ajouter des formateurs 4.1. Rechercher un formateur existant (3/3) Pour ajouter plusieurs formateurs au stage, restez sur cet écran et renouvelez la procédure. 3 Les niveaux en vert sont ceux pour lesquels le formateur a une 1 habilitation de formateur valide. CV Le bandeau Au survol de la souris, la une foisCV suivant s’affiche la date de fin de recherche lancée. l’habilitation est indiquée. Cliquez sur 4 pour ajouter le 2 formateur au stage. Cliquez sur le N° CV de Un message confirmation CVpour d’habilité apparaît en haut à consulter le profil droite de l’écran. du formateur. Page 26 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 4. Ajouter des formateurs 4 4.2. Sélectionner les niveaux pris en charge par le formateur Les niveaux attribués au CVsont formateur signalés par une coche 1 Après avoir ajouté vos formateurs, cliquez sur 5 l’onglet CV Indique si la délégation des Formateurs pour leur attribuer des CV a été inscriptions niveaux. accordée. 2 Cliquez sur 6 CV pour consulter le profil du Cliquez sur Modifier pour modifier les 3 formateurCV formateur. niveaux du Cliquez sur ou lui donner la délégation CV pour supprimer le formateur du des inscriptions. stage. Page 27 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 4. Ajouter des formateurs 3 4.3. Modifier les niveaux pris en charge par un formateur Cliquez ici pour sélectionner les niveaux àCVattribuer à ce formateur. Après avoir cliqué sur Modifier, les données sont désormais modifiables : 4 Cliquez ici pour décider d’attribuer ou non la délégation des inscriptions. Un seul formateur peut recevoir la délégation. Si vous déléguez les inscriptions, le formateur pourra 2 effectuer toutes les actions des parties 6. Cliquez pour Annuler CV vos et 7. de ce document. ou Enregistrer Page 28 • Janvier 2022 modifications.
5. Paramétrer le programme du stage 5.1. Modifier le programme 5.2. Modules obligatoires pour un Stage de première habilitation 5.3. Modules obligatoires pour un Stage de renouvellement avec formation 5.4. Modules obligatoires pour un Stage de renouvellement sans formation 5.5. Modules obligatoires pour un Stage hybride du DELF scolaire en France 5.6. Valider le programme et modifier les commentaires de module 5.7. Visualiser et télécharger le programme de formation Page 29 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 5. Paramétrer le programme du stage 5.1. Modifier le programme (1/2) 3 Cliquez ici pour soumettre la 1 Cliquez ici pour CV demande après avoir correctement visualiser le rempli le programme,CV une programme. fois les modules renseignés. Par défaut, les 2 modules sont vides. Un cartouche existe 4 du stage CV pour chaque niveau + un Pour remplir le CV sur cartouche pour les programme du modules stage, cliquez transverses. Modifiez. Page 30 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 5. Paramétrer le programme du stage 5.1. Modifier le programme (2/2) Indiquez les dates et horaires 3 de chaque module et sélectionnez le formateur (il 2 doit s’agir d’unCV formateur à qui ce niveau a été attribué dans Pour chaque niveau, l’onglet « Formateurs »). sélectionnez le module àCVplacer dans le programme. 1 Cliquez CVun pour ajouter 4 module. Les modules transverses n’ont 5 CVd’être pas besoin Cliquez sur associés à un formateur. CV pour supprimer un module. 6 Pour chaque type de stage, Cliquez sur CV vérifiez les modules Enregistrer pour obligatoires et leur durée valider vos minimum, sinon le modifications. programme sera refusé. Page 31 • Janvier 2022
5. Paramétrer le programme du stage 5.2. Modules obligatoires pour un stage de première habilitation Modules obligatoires Durée minimum D’autres modules Modules non- Durée peuvent apparaître Dispositif DELF-DALF / CECRL 3 heures obligatoires minimum dans les listes déroulantes. DELF A1.1 3 heures Test A1.1 15 min. Merci de ne pas les sélectionner et de ne DELF A1 3 heures Test A1 15 min. pas en tenir compte. DELF A2 3 heures 30 minutes Test A2 20 min. 1 DELF B1 4 heures Test B1 25 min. Les modules « tests » peuvent être réalisés à la DELF B2 4 heures Test B2 35 min. maison. Ils ne sont donc pas toujours visibles dans DALF C1 5 heures Test C1 45 min. Toutefois, leCV le programme. formateur DALF C2 5 heures Test C2 1 heure prévoira obligatoirement un test par grand niveau Rôle de l’examinateur-correcteur 1 heure Pause Ø (A, B, C), en alternant PO et PE. Bilan de formation, 15 minutes Autre Ø questionnaires Page 32 • Janvier 2022
5. Paramétrer le programme du stage 5.3. Modules obligatoires pour un stage de renouvellement avec formation Modules obligatoires Durée minimum FEI et rappel du dispositif DELF- 30 minutes 1 D’autres modules DALF Le formateur prévoira peuvent apparaître obligatoirement un test pour chaqueCV dans les listes Formation 1 heure niveau déroulantes. Merci de couvert par le stage, en ne pas les Test A1.1 15 minutes alternant PO et PE. sélectionner et de ne pas en tenir compte. Test A1 15 minutes Test A2 20 minutes Modules non- Durée Test B1 25 minutes obligatoires minimum Test B2 35 minutes Pause Ø Test C1 45 minutes Autre Ø Test C2 1 heure Bilan de formation, questionnaires 15 minutes Page 33 • Janvier 2022
5. Paramétrer le programme du stage 5.4. Modules obligatoires pour un stage de renouvellement sans formation Modules obligatoires Durée minimum 1 Test A1.1 15 minutes Le formateur prévoira D’autres modules peuvent apparaître obligatoirement un test Test A1 15 minutes pour chaqueCV niveau dans les listes déroulantes. Merci de couvert par le stage, en Test A2 20 minutes alternant PO et PE. ne pas les sélectionner et de ne Test B1 25 minutes pas en tenir compte. Test B2 35 minutes Modules non- Durée Test C1 45 minutes obligatoires minimum Test C2 1 heure Pause Ø Bilan de formation, questionnaires 15 minutes Autre Ø Page 34 • Janvier 2022
5. Paramétrer le programme du stage 5.5. Modules obligatoires pour un Stage hybride du DELF scolaire en France Modules obligatoires Durée minimum Modules non- Durée Ouverture du stage 30 minutes obligatoires minimum D’autres modules peuvent apparaître Dispositif DELF-DALF / CECRL 20 minutes Test A1 15 min. dans les listes déroulantes. Merci de DELF A1 1 heure 10 minutes Test A2 20 min. ne pas les sélectionner et de ne DELF A2 1 heure 15 minutes Test B1 25 min. pas en tenir compte. DELF B1 1 heure 15 minutes Pause Ø 1 Les modules « tests » Bilan de formation, questionnaires 15 minutes Autre Ø peuvent être réalisés à la maison. Ils ne sont donc pas obligatoires dans le Toutefois, leCV programme. Pour rappel : afin de pouvoir être validé par FEI et pour formateur permettre à la plateforme FEI+ d’envoyer les résultats des prévoira obligatoirement stagiaires, la journée en présence pourra se tenir au plus tôt un test par grand niveau deux jours après la fin de la formation en ligne. (A et B), en alternant PO et PE. Page 35 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 5. Paramétrer le programme du stage 5.6. Valider le programme et modifier les commentaires de module 1 La demande de stage peut être soumise si tous CV les modules obligatoires (avec leur durée minimum) ont été respectés. Une fois la demande soumise, les 3 premiers onglets ne sont plus modifiables. 2 Les libellés de chaque module sont modifiables par la personne CVqui ouvre le stage et par le formateur. Soumettre le stage ouvre automatiquement La validation d’un stage hybride les accès au matériel de peut prendre plusieurs minutes. formation pour les formateurs. Page 36 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 5. Paramétrer le programme du stage 5.7. Visualiser et télécharger le programme de formation Dans le détail de la demande de stage, le programme peut être téléchargé au format pdf en cliquant sur Visualiser le planning. Page 37 • Janvier 2022
6. Inscrire les stagiaires 6.1. Consulter la liste des participants 6.2. Gérer la liste des participants 6.3. Rechercher un stagiaire existant dans GAEL 6.4. Ajouter un stagiaire existant dans GAEL 6.5. Créer un nouveau stagiaire 6.6. Recevoir un message de confirmation d’inscription Page 38 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 6. Inscrire les stagiaires 6.1. Consulter la liste des participants 3 Une fois la demande soumise, les onglets « Inscription » et « Résultat » deviennent disponibles : Une coche verte indique chaque niveau pour lequel le stagiaire est inscrit. 1 Cliquez sur Inscription(s) ou 4 CV pour Résultat(s) Cliquez sur naviguer entre les pour modifier onglets. l’inscription d’un CV participant. Cliquez sur 2 pour supprimer un Cliquez sur le N° participant du stage. d’habilité pour consulterCVle profil 5 de chaque Cliquez sur participant. Ajouter un CV pour participant ajouter des stagiaires. Page 39 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 6. Inscrire les stagiaires 6.2. Gérer la liste des participants Deux cas de figure sont possibles : Avant de rechercher - le stagiaire existe déjà dans GAEL car il a été habilité après le 1er janvier 2015. un stagiaire existant, assurez-vous qu’il a - le stagiaire n’existe pas dans GAEL car il n’a pas été habilité depuis le 1er janvier 2015. mis à jour ses données dans GAEL ! Cliquez sur 3 Créer un stagiaire pour ajouter un 1 participant qui Pour retrouver un n’existe pas encore stagiaire existant, dans GAEL. remplissez : - Soit N° d’habilité + Nom - Soit Nom + CV+ Date de 2 Prénom naissance Cliquez sur Rechercher pour rechercher un Le territoire de CV stagiaire existant rattachement n’est (après avoir remplir les pas nécessaire. critères). Page 40 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 6. Inscrire les stagiaires 6.3. Rechercher un stagiaire existant dans GAEL Si le participant existe déjà dans GAEL, vous devez le retrouver pour l’inscrire au stage. 2 Cliquez sur pour ajouter le CV et participant revenir à la liste de inscrits. 1 Le ou les stagiaires CV à correspondant la recherche sont listés ici. 3 La couleur des niveaux change selon la validité de l’habilitation du stagiaire (valide / non valide). Page 41 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 6. Inscrire les stagiaires 6.4. Ajouter un stagiaire existant dans GAEL Lorsque vous ajoutez un participant déjà existant dans GAEL, cette fenêtre s’ouvre : 2 1 Sélectionnez les niveaux pour Indiquez ici si vous lesquels le souhaitez rattacher stagiaire doit être CVau centre ce stagiaire inscrit. CV organisateur du Son inscription est stage. facultative pour les niveaux qu’il possède déjà. 3 Cliquez sur Valider 4 Si le stagiaire n’a pour finaliser aucun niveau valide, son inscription à tous CVdu l’inscription stagiaire à la les niveaux du stage formation. est obligatoire. « Oui » est alors sélectionné par défaut. Page 42 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 6. Inscrire les stagiaires 6.5. Créer un nouveau stagiaire Incitez les stagiaires à vous donner des adresses Si le participant n’existe pas dans GAEL, vous devez remplir les informations pour l’inscrire : pérennes. Les adresses professionnelle et/ou temporaires comme direction.af@gmail.com sont à proscrire. Renseignez les 1 informations du stagiaire avec le Les stagiaires 2 plus grand soin. nouvellement créés L’état civil et le doivent s’inscrire par courriel ne seront défaut à tous les plus modifiables niveaux du stage. par la suite. Le courriel servira au stagiaire pour la création de son compte dans GAEL. Cliquez sur 3 Enregistrer pour ajouter le stagiaire à la liste des inscrits. Page 43 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 6. Inscrire les stagiaires 6.6. Recevoir un message de confirmation d’inscription Un message s’affiche en haut à droite de l’écran pour confirmer l’inscription de chaque stagiaire à un stage. Les nouveaux inscrits reçoivent ce 2 1 message sur leur boîte électronique Ce message pour les inviter à se connecter à GAEL : confirme l’ajout d’un nouveau participant dans GAEL. 3 Ce message confirme l’ajout d’un participant GAEL. CV déjà existant dans Ce stagiaire ne reçoit pas de nouveau courriel. Dans le cas des stages hybrides, l’inscription des stagiaires sur GAEL entraîne également leur inscription immédiate sur Page 44 • Janvier 2022 le parcours FEI+.
7. Valider les résultats 7.1. Modifier les résultats du stage 7.2. Valider les niveaux et renseigner les absences 7.3. Signer l'émargement 7.4. Télécharger la feuille d’émargement définitive 7.5. Télécharger son attestation d’habilitation 7.6. Valider des résultats (stage hybride) Page 45 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 7. Valider les résultats 7.1. Modifier les résultats du stage 1 Cliquez sur l’onglet Résultat(s) CV pour renseigner les résultats du stage. 2 Les niveaux validés par les stagiaires sont indiqués avec une CVnon Les niveaux validés avec une Par défaut, aucun niveau n’est validé. 3 4 Cliquez sur Si toutes les pour modifier les informations sont niveaux acquis ou correctement non acquis par remplies, cliquez sur chaque stagiaire. Signer l’émargement pour ouvrir la feuille d’émargement. Page 46 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 7. Valider les résultats 7.2. Valider les niveaux et renseigner les absences 1 Cliquez pour indiquer si le stagiaire a acquis ces niveaux ou non. CV Par défaut, le Dans cet exemple, stagiaire ne valide Elton John a été aucun niveau. absent le dernier jour du stage et il est 2 habilité pour les Cliquez ici si le niveaux A1 et A2 stagiaire a été absent uniquement. à ces dates. Par défaut,CVle stagiaire est indiqué présent pour tous les jours du stage. 3 Cliquez sur CV Enregistrer pour valider vos modifications. Page 47 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 7. Valider les résultats 7.3. Signer l'émargement Après avoir cliqué sur 1 Attention, une fois le stage Signer l’émargement, une validé, les niveaux et les fenêtre de confirmation absences ne pourront plus s’ouvre. Cliquez sur 2 être modifiés. Valider. Vérifier si les Le bureau DELF-DALF ne informations sont pourra pas non plus intervenir correctes. pour les modifier. 3 En signant l’émargement, vous validez définitivement les résultats du stage. 4 Si vous constatez une erreur, cliquez sur Annuler pour Page 48 • Janvier 2022 revenir aux résultats.
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 7. Valider les résultats 1 7.4. Télécharger la feuille d’émargement définitive La confirmation de signature de CV l’émargement s’affiche en haut à droite de la page. 3 Les résultats ont été transmis à France Éducation international. Le bureau CV DELF- Cliquez sur 2 DALF validera les résultats du stage pour visionner dans les 7 jours l’émargement ou ouvrés. sur pour le télécharger au format pdf. Page 49 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 7. Valider les résultats 7.5. Télécharger son attestation d’habilitation Une fois les résultats du stage validés par FEI, chaque stagiaire peut se rendre sur GAEL, sur sa page Profil pour télécharger son attestation d’habilitation. Page 50 • Janvier 2022
Responsable Gestionnaire coordination Responsable de centre peuvent : Sur cette page, les profils suivants : GC d'examen académique 7. Valider les résultats 7.6. Valider des résultats (stage hybride) La validation des résultats se déroule de la même manière qu’un stage classique. Le tableau « Formation FEI+ » récapitule, en plus des résultats, les personnes qui ont validé leur parcours en ligne. Les deux conditions sont nécessaires pour qu’un stagiaire soit habilité. 3 Le formateur n’acceptera pas en formation un stagiaire qui aurait une ou plusieurs dans le tableau « Formation FEI+ » (exemple : Obélix ASTERIX) 1 Les résultats 2 Les stagiaires n’ayant d’achèvement des pas fini leurs activités sur parcours sont indiqués FEI+ ne pourront pas une fois le stage en participer à la journée en ligne terminé. Il n’est présence ni être habilités. plus possible ensuite de Il n’est pas possible de modifier ces résultats. réaliser partiellement le parcours. Page 51 • Janvier 2022
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