Guide 2020 du Chercheur invité Guide 2020 for the Guest researcher Annexes - Appendix
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International Relations Office Page 1/11
Contact : Sophie LESPINASSE
sophie.lespinasse@univ-paris-diderot.fr
visiteuretranger@univ-paris-diderot.fr
Guide 2020 du Chercheur invité p. 2
Guide 2020 for the Guest researcher p. 5
Annexes – Appendix p. 8
85 boulevard Saint Germain, 75006 Paris, FranceBureau des Relations Internationales Invitations 2020 > Guide
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Guide 2020 du Chercheur invité
Felicitations ! Vous avez été sélectionné/e pour le programme d’invitations de chercheurs
2020. Vous trouverez, ci-après, les principales consignes pour préparer votre visite.
1 – Enregistrez-vous en ligne comme “Invité/e”
Remplissez et soumettez le formulaire en ligne entre le 1er Septembre et le 31 octobre 2019.
Le lien vous a été transmis dans votre lettre personnelle de notification d’invitation.
Il vous sera demandé de communiquer de simples informations administratives et de fournir une copie de votre
pièce d’identité. Nous vous conseillons d’anticiper d’éventuels problèmes dans votre dossier financier en nous
envoyant dès que possible le formulaire financier (en annexe).
Les dates de votre visite doivent être incluses dans l’une des deux périodes suivantes :
Du 2 janvier au 23 juillet 2020 = SEMESTRE 2 de l’année universitaire 2019-2020
Du 16 août au 4 décembre 2020 = SEMESTRE 1 de l’année universitaire 2020-2021
Toute visite prévue en dehors de ces deux périodes nécessite l’accord de votre invitant et de la Direction du BRI.
2 – Estimez le montant de votre allocation de recherche
Le statut official “Invité/e” vous permet de recevoir une allocation de recherche qui vise à
couvrir une partie de vos frais de transport et de vos dépenses quotidiennes.
Règles de base pour calculer le montant de votre allocation :
Vos factures de transport seront remboursées sous le plafond fixé selon la distance
entre Paris et le pays dans lequel vous travaillez. Si vous partagez votre invitation en
deux séjours, seul un trajet aller-retour sera remboursé.
Pays Européens (frontaliers) 200€
Pays Européens (non frontaliers et Royaume-Uni) 300€
Russie, Maghreb et Moyen-Orient 500€
Afrique sub-saharienne, Amérique du Nord et Amérique Centrale 800€
Amérique du Sud, Asie et Océanie 1000€
Vous recevrez un per diem dont le montant est indiqué dans votre letter personnelle
de notification d’invitation (130€ ou 180€ par jour), qui sera verse selon le nombre
exact de nuitées correspondant à votre séjour et dans la limite du plafond fixé par
votre invitation, même si vous restez plus longtemps. Le montant de ce per diem est
indépendant du montant que vous aurez dépensé.
Vous devrez fournir une facture d’hébergement indiquant votre nom et les dates de votre séjour. En
l’absence de facture, le per diem sera de 30,50€ par jour. Dans tous les cas, aucune facture de repas ne vous
sera demandée.Bureau des Relations Internationales Invitations 2020 > Guide International Relations Office Page 3/11 3 – Réservez votre transport et votre hébergement Le BRI peut réserver directement vos billets, si le prix du trajet que vous avez choisi est inférieur au plafond autorisé. Si vous prévoyez de voyager en voiture, vous devrez remplir un formulaire spécifique (en annexe). Si vous le désirez, le BRI peut vous aider dans votre recherche d’hébergement à Paris en vous mettant en relation avec des résidences pour un devis. Quatre options vous sont proposées, selon les disponibilités (Tarifs 2019) : Villa Louis Pasteur http://www.villa-louis-pasteur.com/ 3 rue des Ursulines, 75005 PARIS A partir de 1.110 € pour un mois, 750 € pour deux semaines, 590 € pour une semaine. Les enfants ne sont pas acceptés. Cité Internationale Universitaire de Paris – CIUP http://www.ciup.fr/ 17 boulevard Jourdan, 75014 PARIS Par mois complet, du 1er au 31 : 990€ pour un studio 1.515€ pour un double studio et services Résidence Internationale Les Recollets http://www.centre-les-recollets.com/ 150/154 rue du Faubourg Saint Martin, 75010 PARIS Pour un mois minimum : de 920 € à 2.310 €, selon la taille de l’appartement. Appart’City https://www.appartcity.com/fr/destinations/ile-de-france/paris-1/paris-grande-bibliotheque.html 70 avenue de France, 75013 PARIS 100-150 €/nuit, selon la durée du séjour et la taille du studio. Vous pouvez aussi réserver toute autre chambre d’hôtel, appartement ou chambre d’hôte. Bien que le montant de votre per diem soit indépendant du montant réellement payé, vous devrez nous transmettre la facture d’hébergement incluant votre nom et les dates de votre séjour. Si vous êtes hébergé/e à titre gratuit, contactez- nous pour connaître la procédure spécifique de remboursement. 4 – Vérifiez la complétude de votre dossier : liste récapitulative Before you arrive (by email) / Avant votre venue (par email) : □ MoveOn online Form / Formulaire en ligne □ ID passport or card / pièce d’identité □ Picture / Photo □ Resume / CV □ Fourmulaire financier (en annexe) + RIB-IBAN ou SWIFT (fichier unique, de préférence PDF) □ Assurance responsabilité civile □ Assurance santé □ Assurance rapatriement □ Facture* de transport
Bureau des Relations Internationales Invitations 2020 > Guide International Relations Office Page 4/11 Juste avant votre venue, merci de bien vouloir confirmer vos dates de séjour et de prendre un rendez-vous au BRI. A votre arrivée : □ Billet ou carte d’embarquement Aller (original) □ Facture* d’hébergement (ou pendant votre séjour, par email) A votre retour (par email) : □ Billet ou carte d’embarquement Retour (par email) □ Evaluation conjointe avec votre invitant (par email, pas de modèle spécifique) Quels sont les bénéfices et les résultats (à venir) de votre collaboration scientifique ? (< 1500 caractères espaces compris). Vos remarques concernant les points positifs du dispositif administratif et vos suggestions d’amélioration sont également les bienvenues. L’évaluation scientifique et administrative est un outil qui vous permettra d’encourager les bonnes pratiques et de nous aider à améliorer notre programme d’invitations scientifiques afin qu’il réponde au mieux à son objectif d’internalisation de notre université. * Facture : elle doit indiquer la confirmation du paiement total avec votre nom et les dates de votre séjour (pas de ticket de carte). 5 – Demandez le paiement de votre allocation Le virement sera effectué sous un à deux mois après votre retour (sous réserve que votre dossier soit complet). Si vous avez obtenu l’accord pour effectuer votre séjour en dehors des périodes officielles, prévoyez un délai de paiement de deux mois. Vous avez la possibilité de demander une avance sur allocation équivalent à 70% du montant total et que vous recevrez par virement au moment de votre arrivée à Paris. Cette avance doit être demandée au minimum 1 mois et demi avant votre venue (sous réserve que votre dossier financier soit complet). Aucune avance ne pourra être effectuée pendant les mois de janvier, février, août et décembre. Dans l’attente de vous rencontrer à l’Université de Paris – Paris Diderot en 2020, n’hésitez pas à nous contacter pour toute question ou information complémentaire : Sophie LESPINASSE sophie.lespinasse@univ-paris-diderot.fr ou visiteuretranger@univ-paris-diderot.fr.
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Guide 2020 for Guest researcher
Congratulations! You have been selected for our Guest researchers faculty program 2020.
You will find, below, the main guidelines to prepare your visit.
1 – Register online as a “Guest”
Fill out and submit the online form between September 1st and October 31st, 2019.
The link has been sent to you in your personal invitation notification letter.
You will have to give simple administrative data and to provide a copy of your passport. We advise you to
anticipate potential issues in your financial file by sending us as soon as possible the financial form (appendix).
Dates of your visit must be included in one of those two periods:
January 2nd -> July 23rd, 2020 = SEMESTER 2 of 2019-2020
August 16th -> December 4th, 2020 = SEMESTER 1 of 2020-2021
If you plan your visit out of these periods, you need to get the approval of your host and the Director of the IRO.
2 – Estimate your research allowance
The official “Guest” researcher status allows you will to receive a research allowance which
aims at covering your travel expenses and your daily expenses.
Basic rules to calculate your research allowance:
Your travel invoices will be reimbursed in the following upper limits, depending on the
distance from country you work in to Paris. If you split your invitation into two visits,
only one trip will be reimbursed.
European countries (frontier) 200 €
European countries (non-frontier et United Kingdom) 300 €
Russia, Maghreb and Middle East 500 €
Afrique sub-Saharan, North America and Central America 800 €
South America, Asia and Oceania 1000 €
You will receive a per diem. The amount is mentioned in your personal invitation
notification letter (130€ or 180€ per day) for the precise number of days of your stay,
in the upper limit of the period of your official invitation, even if you choose to stay
longer. This daily allowance does not depend on the amount you spend.
You need to provide a lodging invoice with your name and the dates of your stay. If you do not provide this
invoice, the per diem will be reduced to 30,50€ per day. In any case, no meal receipt will be asked for.Bureau des Relations Internationales Invitations 2020 > Guide
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3 – Book your transport and your accommodation
The IRO can book your plane or train ticket, as long as the price is below the upper limit
mentioned above, depending on the distance from the country you work in to Paris.
If you plan to come in car, you need to fill out a specific form (in the appendix).
If you wish, the IRO can help you to find a place to stay in Paris by putting you in contact with
residencies to receive an estimation. You have four options, depending on availabilities:
(Rates 2019)
Villa Louis Pasteur http://www.villa-louis-pasteur.com/
3 rue des Ursulines, 75005 PARIS
From 1.110 € for one month, 750 € for two weeks, 590 € for one week. No children allowed.
Cité Internationale Universitaire de Paris – CIUP http://www.ciup.fr/
17 boulevard Jourdan, 75014 PARIS
For complete months, from the 1st until the 30th/31st: 990 € for a single studio – 1.515 € for a
double studio with services.
Résidence Internationale Les Recollets http://www.centre-les-recollets.com/
150/154 rue du Faubourg Saint Martin, 75010 PARIS
For one month minimum: from 920 € to 2.310 € depending on the size of the apartment.
Appart’City https://www.appartcity.com/fr/destinations/ile-de-france/paris-1/paris-grande-bibliotheque.html
70 avenue de France, 75013 PARIS
100-150 €/night depending on the stay length and the size of the studio.
You can also book by yourself any hotel, apartment or B&B. Although the amount of the daily allowance is not
linked to the price you pay, you will need to provide an invoice with your name and the dates of your stay. If you
are staying for free at some place, please contact us for further information.
4 – Check that your file is complete: check-list
Before you arrive (by email):
□ Online Form
□ ID passport or card
□ ID picture
□ Resum
□ Financial form (in appendix) + RIB-IBAN or SWIFT (in one file, preferably PDF)
□ Liability insurance
□ Health insurance
□ Repatriation insurance
□ Transport invoice*
Just before you leave, please confirm your dates and make an appointment with the IROBureau des Relations Internationales Invitations 2020 > Guide International Relations Office Page 7/11 When you arrive: □ Outward ticket or boarding pass (original) □ Lodging invoice (or during your stay, by email)* When you return (by email): □ Return ticket or boarding pass (by email) □ Joint evaluation with your host (by email, no specific template) Tell us about the benefits and the (prospective) results of your academic work together at Paris Diderot (< 1500 characters with spaces). Your comments about what to maintain and to improve in our administrative process are also mostly welcome. The academic and administrative evaluation is also a good way to encourage good practices and to help us improve the Guest Faculty program which aims to develop the internationalization of our University. * Invoice: must contain the confirmation of the complete payment with your name and the dates (not the card receipt). 5 – Ask for the payment of the research allowance The wire transfer will be proceeded within one or two months after you return (assuming that your whole file is complete). In the case you got the authorization to plan your visit out of the two official periods, expect a payment within two months. There is the possibility to set up a financial advance to receive 70% of the grant by wire transfer just as you arrive in Paris. This advance must be requested minimum 1.5 month before your arrival, assuming that your financial file is complete. No advance can be done during the months of January, February, August and December. Looking forward to welcoming you at the Université de Paris – Paris Diderot in 2020! For any question or query, feel free to contact Sophie LESPINASSE : sophie.lespinasse@ univ-paris-diderot.fr or generic email: visiteuretranger@univ-paris-diderot.fr.
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ANNEXES – APPENDIX
Formulaire financier / Financial form
Attestation d’utilisation du véhicule personne / Use of personal vehicule certificateAGENCE COMPTABLE (ACCOUNTING AGENCY)
FORMULAIRE FINANCER CREATION FOURNISSEUR (Financial form)
L’agence comptable n’effectuera le virement que sur votre compte personnel.
The accounting agency only wires money to your own personal bank account.
Nom, Prénom (name, first name) :
Adresse (address):
Code Postal, Ville (zip-code, city) :
Pays (country):
Téléphone (phone-number) :
Fax (fax-number) :
E-mail (e-mail address) :
COORDONNEES BANCAIRES (Banking information)
JOINDRE impérativement un RIB pour les comptes en France ou un document officiel
équivalent de la banque pour les pays étrangers à ce formulaire (en un fichier PDF unique).
Please attach in the same PDF (with this form), an official document from your bank, with the
information required.
Nom du bénéficiaire (name of the account shareholder) :
ABA/Routing – Code banque (routing number) :
BANQUE
A Code SWIFT (SWIFT code) :
L’ETRANGER N° de compte (account number) :
DETAILS IBAN (IBAN):
FOR BANKS Nom de la banque (name of the bank) :
OUT OF
Adresse de la banque (address of the bank) :
FRANCE
Données complémentaires obligatoires
(for French people only):
SIRET, URSSAF, INSEE (sec. Soc.), n° étudiant,
RNA Professions libérales, autres…
Fiche à envoyer en PDF en un fichier unique avec le RIB/IBAN (voir page 2/2) à :
(once filled in, send the document back to, in one PDF file with the IBAN official bank
document, see page 2/2) : sophie.lespinasse@univ-paris-diderot.fr
Date, signature
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Formulaire financier / Financial FormINSERER ICI LE DOCUMENT OFFICIEL DE VOTRE BANQUE
RIB/IBAN/SWIFT
PASTE HERE THE OFFICIAL DOCUMENT FROM YOUR BANK
RIB/IBAN/SWIFT
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Formulaire financier / Financial FormUSE OF A PERSONAL VEHICLE CERTIFCATE
ATTESTATION D’UTILISATION D’UN VEHICULE PERSONNEL
Join your insurance notification and your valid car registration document, a licence and your invoices (highway…)
Joindre la photocopie de la carte grise et de l’attestation d’assurance valide, votre permis et vos reçus (péage…)
Exact dates of your trip – City and Country of departure
Dates précises de vos trajets – Ville et pays de départ
First name and last name
Prénom et nom
Trip’s aim GUEST RESEARCHER FACULTY PROGRAM
Motif du déplacement CAMPAGNE D’INVITATION DE CHERCHEURS
Why do you decide to use your personal vehicle for this
trip instead of public transportations?
Pourquoi choisissez-vous d’utiliser votre véhicule
personnel plutôt que les transports publics ?
Highway YES NO
Utilisation de l’autoroute OUI NON
INFORMATION REGARDING YOUR VEHICLE
RENSEIGNEMENTS CONCERNANT VOTRE VEHICULE
Brand / Marque
Registration number (license plate) / N° d’immatriculation
Horsepower / Puissance fiscale
Insurance Company / Compagnie d’assurance
Insurance policy number / N° de police d’assurance
DECLARATION OF THE AGENT USING HIS OWN VEHICLE
DECLARATION A SOUSCRIRE PAR L’AGENT UTILISANT SON VEHICULE PERSONNEL
I swear I have suscribed an insurance policy that includes contentious insurance and that covers my personal
and civil liability (including regarding people I will drive with). The administration won’t grant any
compensation for any damages on my vehicle (theft, fire, diverse damages…)
Je déclare avoir souscrit une police d’assurance comportant une assurance contentieuse et garantissant de
manière illimitée ma responsabilité personnelle – ainsi que celle de l’Etat – vis-à-vis des tiers, y compris le cas
où celle-ci est engagée vis-à-vis des personnes transportées.
Aucune indemnité ne me sera accordée par l’administration pour les dommages subis par mon véhicule
(vol, incendie, dégâts divers, privation de jouissance).
Paris, ……/……/…….
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