GUIDE DE L'UTILISATEUR - Portail informationnel Santé et Services sociaux
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
Portail informationnel
Santé et Services sociaux
GUIDE DE L’UTILISATEUR
Ministère de la Santé et des Services sociaux
Direction générale de la coordination, du financement, des immobilisations et du budget
Direction de la gestion intégrée de l’information
Service de l’administration des banques de données
Version 2.1 [juillet 2011]
NOTE AUX UTILISATEURS Ce guide est destiné aux utilisateurs du Portail informationnel Santé et Services sociaux. Il présente la structure générale et les principes de fonctionnement du Portail. Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 ii
TABLE DES MATIÈRES
NOTE AUX UTILISATEURS ......................................................................................................................... ii
1. Structure du Portail ................................................................................................................................. 5
1.1. Page d’accueil............................................................................................................................... 5
1.1.1. Programme d’identification visuelle (PIV) ........................................................................... 6
1.1.2. Menu de la page d’accueil .................................................................................................. 6
1.1.3. Icônes.................................................................................................................................. 6
1.1.4. Veille informationnelle......................................................................................................... 6
1.1.5. Recherche........................................................................................................................... 7
1.1.6. La santé en chiffres............................................................................................................. 7
1.1.7. Dernières mises à jour ........................................................................................................ 7
1.1.8. Outils ................................................................................................................................... 7
1.1.9. Thèmes mobilisateurs......................................................................................................... 7
1.1.10. Top 5 ................................................................................................................................... 8
1.1.11. Bas de la page d’accueil ..................................................................................................... 8
1.2. Élément générique........................................................................................................................ 9
1.3. Aperçu d’un thème...................................................................................................................... 10
1.3.1. Fil d’Ariane ........................................................................................................................ 11
1.3.2. Description du thème ou contexte .................................................................................... 11
1.3.3. Sommaire.......................................................................................................................... 11
1.3.4. Références, regroupements et sources de données associés au thème......................... 11
1.3.5. Documents de travail ........................................................................................................ 11
1.3.6. Autres thèmes mobilisateurs............................................................................................. 11
1.4. Aperçu d’une référence .............................................................................................................. 12
1.4.1. Fil d’Ariane ........................................................................................................................ 13
1.4.2. Titre d’une référence ......................................................................................................... 13
1.4.3. Vignette ............................................................................................................................. 13
1.4.4. Descriptif ........................................................................................................................... 13
1.4.5. Date de publication et contact........................................................................................... 13
1.4.6. Références connexes ....................................................................................................... 13
1.4.7. Thèmes du Portail ............................................................................................................. 13
1.4.8. Thèmes associés .............................................................................................................. 13
1.5. Aperçu d’une source de données ............................................................................................... 14
1.5.1. Onglet 1 : Description ....................................................................................................... 15
1.5.2. Onglet 2 : Support aux utilisateurs.................................................................................... 16
1.5.3. Onglet 3 : Accès aux données unitaires ........................................................................... 16
1.5.4. Onglet 4 : Outils pour les pilotes ....................................................................................... 16
1.5.5. Onglet 5 : Modélisation ..................................................................................................... 17
1.5.6. Onglet 6 : Autres références ............................................................................................. 17
1.6. Aperçu d’un regroupement ......................................................................................................... 18
1.6.1. Fil d’Ariane ........................................................................................................................ 19
1.6.2. Titre d’un regroupement.................................................................................................... 19
1.6.3. Descriptif ........................................................................................................................... 19
1.6.4. Références........................................................................................................................ 19
1.6.5. Thèmes du Portail ............................................................................................................. 19
1.6.6. Thèmes associés .............................................................................................................. 19
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 3
2. Concepts clés du Portail....................................................................................................................... 20
2.1. Liaisons....................................................................................................................................... 20
2.2. Références.................................................................................................................................. 20
2.2.1. Qu’est-ce qu’une référence ?............................................................................................ 20
2.2.2. Principes directeurs reliés à la définition des références.................................................. 20
2.2.2.1. Titre d’une référence ............................................................................................... 20
2.2.2.2. Documents approuvés vs documents de travail ..................................................... 21
2.2.2.3. Une référence est au moins liée à 2 thèmes ou sous-thèmes et aux sources
de données.............................................................................................................. 21
2.2.2.4. Une et une seule référence..................................................................................... 21
2.2.2.5. Extensions acceptées vs non acceptées pour les documents de type
« téléchargement ».................................................................................................. 21
2.3. Regroupements .......................................................................................................................... 21
2.3.1. Qu’est-ce qu’un regroupement ? ...................................................................................... 21
2.3.2. Principes directeurs reliés à la définition des regroupements .......................................... 22
2.3.2.1. Nombre de références ou de sources de données................................................. 22
2.3.2.2. Pourquoi créer un regroupement ? ......................................................................... 22
2.4. Sources de données................................................................................................................... 22
2.4.1. Qu’est-ce qu’une source de données ? ............................................................................ 22
2.4.2. Principes directeurs reliés à la définition des sources de données .................................. 22
2.4.2.1. Nom d’une source de données ............................................................................... 22
2.4.2.2. Sources de données disponibles vs sources de données en développement ....... 22
2.4.2.3. Une source de données est au moins liée à 2 thèmes ou sous-thèmes et aux
références ............................................................................................................... 22
2.4.2.4. Une nouvelle source de données............................................................................ 23
2.5. Thèmes mobilisateurs................................................................................................................. 23
2.5.1. Qu’est-ce qu’un thème mobilisateur ? .............................................................................. 23
2.5.2. Principes directeurs reliés à la définition des thèmes....................................................... 23
2.5.2.1. Valeur ajoutée d’un thème ...................................................................................... 23
2.5.2.2. Délimitation d’un thème........................................................................................... 23
2.5.2.3. Responsabilité d’un administrateur de thème......................................................... 23
2.5.2.4. Modification et évolution d’un thème....................................................................... 23
2.5.2.5. Niveaux d’un thème et nombre de sous-thèmes .................................................... 23
2.5.2.6. Quantité de références............................................................................................ 23
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 4
1. Structure du Portail
Ce chapitre décrit en détail les pages types du Portail informationnel Santé et Services sociaux (ou Portail),
telles que la page d’accueil, l’aperçu d’un thème mobilisateur, d’une référence, d’un regroupement et d’une
source de données.
1.1. Page d’accueil
On distingue sur l’extrait suivant de la page d’accueil 9 des 11 sections qui la composent :
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 5
1.1.1. Programme d’identification visuelle (PIV)
Le programme d’identification visuelle ou PIV (bandeau bleu) est obligatoire pour tous les sites
gouvernementaux et comporte les options de menu suivantes :
Accueil : pointe sur la page d’accueil du Portail ;
Plan du site : liste les différentes sections du Portail et permet d’y accéder ;
Nous joindre : permet d’envoyer directement des commentaires aux administrateurs du Portail via
une adresse courriel ou un formulaire ;
Portail Québec : mène vers le Portail du gouvernement du Québec (http://www.gouv.qc.ca) ;
Recherche : permet, grâce au moteur de recherche du Portail, de saisir un critère de recherche
puis de lancer celle-ci.
1.1.2. Menu de la page d’accueil
Le bandeau comporte les options de menu suivantes :
A-Z index : permet d’accéder rapidement à l’ensemble des références du Portail regroupées par
ordre alphabétique. À noter qu’il est important que le début du titre d’une référence représente son
contenu pour que l’utilisateur puisse retrouver rapidement l’information désirée sous une lettre
donnée ;
Sigles et acronymes : liste en ordre alphabétique quelque 750 sigles et acronymes du domaine de
la santé et des services sociaux ;
Guide de l’utilisateur : ce guide ;
Foire aux questions : affiche un ensemble de questions et de réponses concernant le Portail ;
Accès réservé : mène à une section réservée aux administrateurs du Portail.
1.1.3. Icônes
Différentes icônes voisinent la partie droite du menu de la page d’accueil et offrent des fonctionnalités
présentes quelle que soit la page. La plupart de ces icônes ont leur équivalent textuel sur la première ligne
du menu de bas de page du Portail :
Ajouter aux favoris : permet d’ajouter le Portail à la liste des sites Web favoris de votre
navigateur ;
Souscrire au fil RSS : indique l’adresse qui doit être copiée dans un agrégateur de contenu afin
de souscrire au Portail ;
Suivez-nous sur Twitter : permet de diffuser l’adresse du Portail sur l’outil de réseau social et
de microblogging Twitter. L’icône est cliquable sur le site public uniquement ;
Aimez-nous sur Facebook : permet de diffuser l’adresse du Portail sur l’outil de réseau social
et de microblogging Facebook. L’icône est cliquable sur le site public uniquement ;
Envoyer à un ami : crée un message contenant l’adresse du Portail avec votre application de
messagerie par défaut ;
Changer la taille du texte : permet de changer la taille du texte des pages Web affichées sur
le navigateur ;
Nous joindre : mène à une page qui permet de transmettre un message au webmestre du
Portail directement ou en passant par l’adresse courriel du Portail ;
Imprimer la page : permet d’imprimer la page Web courante.
1.1.4. Veille informationnelle
Cette section est destinée à toute information sur des événements, des colloques, des formations à venir,
etc. que vous aimeriez annoncer aux membres du réseau. Contacter directement le webmestre
(portail.info.sss@msss.gouv.qc.ca) en lui fournissant tous les détails nécessaires afin qu’il puisse la
diffuser.
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 61.1.5. Recherche
Le champ « Recherche » permet de retrouver très rapidement à l’aide du moteur de recherche du Portail,
un thème, une référence, une source de données, etc. Le moteur de recherche effectue sa recherche dans
les noms et descriptifs des éléments d’information du Portail, mais aussi dans le contenu des sites Web et
des documents référencés. Une fois les résultats affichés, la recherche peut être affinée selon le type
d’information et les thèmes mobilisateurs associés.
1.1.6. La santé en chiffres
Cette section rassemble les outils interactifs qui permettent de manipuler les données sociosanitaires à
travers des outils de requêtes paramétrées. À noter que les résultats produits par les outils de requêtes
paramétrées ne contiennent aucun renseignement personnel permettant d’identifier une personne. On y
retrouve des outils comme : Explorateur APR-DRG, GESTRED, Éco-Santé, BDSO, Santéscope, etc.
La section possède une option qui s’intitule « Voir plus de chiffres » et qui permet d’accéder, lorsque
l’on clique dessus, au reste des outils interactifs proposés ici.
1.1.7. Dernières mises à jour
La section des dernières mises à jour présente les références qui ont été créées ou changées récemment.
Cette section liste, dans l’ordre décroissant de la date de modification d’une référence, les cinq dernières
références crées ou modifiées substantiellement par un administrateur.
Une option titrée « Voir plus de mises à jour » présente un supplément de vingt-cinq références ayant
les mêmes caractéristiques de mise à jour.
1.1.8. Outils
Cette section regroupe un ensemble d’outils utiles à tout utilisateur du Portail. On y retrouve une matrice de
produits informationnels agrégés regroupant l’ensemble des produits informationnels recensés pour
chacune des banques de données ministérielles, une auto-évaluation de l’accès aux produits
informationnels, les coordonnées des pilotes de banques de données ministérielles, les sigles et
acronymes, ce guide, etc. Une section, intitulée « Spécial graphes » est consacrée à une représentation
visuelle schématique de certains thèmes du portail ainsi que de l’Atlas de la santé et des services sociaux.
D’autres outils utiles à l’ensemble de la clientèle du Portail peuvent être ajoutés en vous adressant au
webmestre.
Une option intitulée « Voir plus d’outils » mène à une page proposant d’autres outils que ceux de la
page d’accueil.
1.1.9. Thèmes mobilisateurs
Au cœur du Portail, on retrouve une série de thèmes mobilisateurs décomposables en trois niveaux. Les
premier et deuxième niveaux (ou sous-thèmes) sont présentés directement sur la page d’accueil. Pour
apercevoir les thèmes de troisième niveau, il faut lancer l’aperçu d’un thème en cliquant sur un des thèmes
ou sous-thèmes de la page d’accueil.
Les thèmes sont répartis verticalement dans les trois catégories suivantes :
Statistiques de gestion : regroupe les thèmes en rapport avec les grandes fonctions de gestion du
ministère, à savoir : Planification stratégique et rapports annuels de gestion; Entente de gestion et
d’imputabilité; Programmes-services; Programmes-soutien; Allocation des ressources; Recherche,
innovation et transfert des connaissances et Évaluation. Trois thèmes connexes s’y retrouvent :
Urgence; Services médicaux et Connaissances d’action.
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 7 Statistiques générales : regroupe les thèmes de statistiques générales, à savoir : Produits
informationnels agrégés, Ressources financières, Ressources institutionnelles; Ressources
humaines; Production et utilisation des services; Données populationnelles; Bulletins d’information;
etc.
Sources de données ministérielles : regroupe les thèmes traitant directement des données, à
savoir : Sources de données; Accès et utilisation des données; Métadonnées; Architecture des
données; Découpage territorial et Cartographie.
Chaque bande de thèmes verticale possède une option nommée « Voir plus de thèmes » qui affiche,
dans une page différente, l’ensemble des thèmes et sous-thèmes du Portail.
On distingue sur l’image suivante les 2 sections restantes composant le Portail :
1.1.10. Top 5
Cette section affiche les références qui ont été les plus consultées au cours des dernières 24 heures, de la
dernière semaine ou du dernier trimestre. Plus une référence est consultée, plus elle se retrouve en haut de
la liste par ordre décroissant de consultation. Une option intitulée « Top 20 » permet d’afficher, dans une
page différente, les 20 références suivantes les plus consultées dépendamment de la période de temps
sélectionnée.
1.1.11. Bas de la page d’accueil
Le menu du bas de la page d’accueil comporte des liens cliquables répartis sur 2 lignes. La première ligne
comprend les éléments suivants qui existent pour la plupart sous forme d’icône (voir 1.1.3 Icônes) :
Ajouter aux favoris : permet d’ajouter le Portail à la liste des sites Web favoris de votre navigateur ;
Envoyer à un ami : crée un message avec votre application de messagerie par défaut contenant
l’adresse du Portail ;
Souscrire au fil RSS : indique l’adresse qui doit être copiée dans un agrégateur de contenu afin de
souscrire au Portail ;
M’abonner au site : permet de souscrire à un envoi bihebdomadaire des nouvelles références ou
mises à jour dans le domaine des données sociosanitaires quantitatives ;
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 8 Suivez-nous sur Twitter : permet de diffuser l’adresse du Portail sur l’outil de réseau social et de
microblogging Twitter. Le texte est cliquable sur le site public uniquement ;
Aimez-nous sur Facebook : permet de diffuser l’adresse du Portail sur l’outil de réseau social et de
microblogging Facebook. Le texte est cliquable sur le site public uniquement.
La deuxième ligne comprend ces autres éléments :
Aide à la navigation : option menant vers une page qui donne de l’aide technique à la navigation et
qui explique sommairement la structure de la page d’accueil ;
Déclaration de services aux citoyens : mène vers la déclaration du site Web du ministère de la
Santé et des Services sociaux (MSSS) ;
Politique linguistique : mène vers la politique linguistique de « Portail Québec ».
Politique de confidentialité : mène vers une page qui définit les critères de confidentialité que le
Portail respecte ;
À propos de ce site : mène vers une page qui mentionne le nom des personnes et des structures
internes et externes qui ont contribué activement à la réalisation de ce Portail.
1.2. Élément générique
Dans les fenêtres comportant une liste de références (thème mobilisateur et A-Z Index), un raccourci
permet d’ouvrir directement le document ou la page référencée sans passer par l’aperçu. Cette
fonctionnalité diminue le temps d’accès à l’information lorsque l’on souhaite visualiser rapidement une
référence dont on connaît la teneur.
Le passage de la souris au dessus de l’icône de la référence indique qu’en cliquant dessus on accède
directement au document ou à la page référencée (voir les figures suivantes).
L’accès à l’aperçu de la référence se fait toujours en cliquant sur le titre de celle-ci.
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 91.3. Aperçu d’un thème La figure fictive suivante présente l’aperçu d’un thème et ses 6 sections : Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 10
1.3.1. Fil d’Ariane
Le fil d’Ariane indique le chemin parcouru avant d’accéder à l’aperçu d’un thème et permet de revenir à une
section précédente en cliquant sur son libellé.
1.3.2. Description du thème ou contexte
Un descriptif présente le thème dont c’est l’aperçu afin d’en préciser l’usage.
1.3.3. Sommaire
Le sommaire répertorie l’ensemble des thèmes qui compose, le cas échéant, le thème dont c’est l’aperçu.
Chaque thème présente entre parenthèses la somme des éléments d’information qu’il englobe.
1.3.4. Références, regroupements et sources de données associés au thème
Cette section présente les références, les regroupements et les sources de données associés au thème. Le
libellé du thème est suivi du nombre de références et d’éléments d’information associés, lesquels sont listés
dans la zone principale ou dans une zone à part nommée « document(s) de travail ».
Pour chaque référence et élément d’information, on visualise un nom ou un titre avec, à sa gauche et sous
forme de logo, le type du document parmi les exemples suivants :
Document Word (.doc)
Document Excel (.xls)
Document Powerpoint (.ppt)
Document Texte (.txt)
Document Adobe (.pdf)
Document Image (.png, .gif, .jpg, .bmp)
Document Archive (.zip, .rar)
Document Internet (.html, .php, .asp…)
Autres documents (.mrd, .sms, .hlp…)
Banque de données ministérielle active
Banque de données ministérielle en développement
Regroupement de références
Lorsque l’on clique sur un élément d’information de type « référence » ou « source de données », on
accède à un aperçu de l’élément sélectionné et lorsque l’on clique sur un regroupement, on accède à la
liste des éléments qui en font partie.
1.3.5. Documents de travail
La section « Document(s) de travail » est réservée aux références qui sont pertinentes pour le thème
présenté, mais qui sont en cours de validation ou non approuvées formellement par l’organisation. Lorsque
vous créez ce type de référence dans le Portail, assurez vous que le document joint comporte la mention
« Document de travail », « Version préliminaire » ou « Document en cours d’approbation », etc. Ce type de
référence n’apparaît pas sur le site public du Portail.
1.3.6. Autres thèmes mobilisateurs
Cette section permet de maximiser la navigation en accédant aux autres thèmes du Portail sans retourner à
la page d’accueil. Les 3 grandes catégories de thèmes sont présentes et peuvent être éclatées pour laisser
voir les sous-thèmes. Tous les thèmes sont cliquables et mènent à un autre aperçu. Dans certains cas les
thèmes se déploient, dépendamment du sous-thème sur lequel ont est positionné, offrant un accès direct
aux autres sous-thèmes d’un même ensemble.
Note : Le thème « Sources de données » est une bonification ainsi qu’un prolongement de l’« Inventaire
des sources de données du réseau sociosanitaire » (ISDRS, version préliminaire du Portail).
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 111.4. Aperçu d’une référence On distingue sur l’image suivante les 8 sections principales de l’aperçu d’une référence : Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 12
1.4.1. Fil d’Ariane
Le fil d’Ariane indique le chemin parcouru avant d’accéder à l’aperçu d’une référence et permet de revenir à
une section précédente en cliquant sur son libellé.
1.4.2. Titre d’une référence
Cette section donne le titre de la référence dont c’est l’aperçu et permet, par un simple clic, d’accéder à son
contenu.
1.4.3. Vignette
La vignette est une représentation visuelle miniature de la première page de la référence, que ce soit une
page Web ou un document téléchargeable. On peut accéder par un clic au contenu de la référence.
1.4.4. Descriptif
Le descriptif est un texte qui résume le contenu du document référencé.
1.4.5. Date de publication et contact
Lorsque la référence est un document téléchargeable, la date de publication et le contact peuvent être
indiqués s’ils sont disponibles.
1.4.6. Références connexes
Cette section intitulée « Les internautes ayant consulté cette référence ont également consulté » présente
d’autres références consultées par les internautes intéressés par la référence dont c’est l’aperçu. On peut,
par un simple clic, accéder au contenu d’une référence.
1.4.7. Thèmes du Portail
Cette section permet de maximiser la navigation en accédant aux thèmes du Portail sans retourner à la
page d’accueil. Elle est identique à celle que l’on retrouve dans l’aperçu d’un thème.
1.4.8. Thèmes associés
Les thèmes directement associés à la référence sont listés dans cette section. On y accède par un clic.
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 131.5. Aperçu d’une source de données On distingue sur l’image suivante les 6 sections principales de l’aperçu d’une source de données. Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 14
À partir de l’aperçu d’une source de données, un utilisateur peut consulter toute la documentation relative à
son exploitation et à son utilisation, à l'accès et à la diffusion, à l'architecture des données ainsi qu’accéder
aux produits informationnels agrégés disponibles. Tous les renseignements liés à une banque de données
ministérielles se regroupent dans six onglets ou dans quatre onglets, selon que celle-ci est disponible ou en
développement, respectivement. Les onglets « Support aux utilisateurs » et « Accès aux données
unitaires » sont absents de l’aperçu des banques de données en développement.
1.5.1. Onglet 1 : Description
Cette section regroupe des informations générales sur la banque de données, sur sa gestion et sa
diffusion. On y retrouve les éléments d’information suivants :
Organisme propriétaire : désigne l’organisme propriétaire et la direction ou l’unité administrative
dont dépend la banque de données. Les banques de données listées dans le Portail sont
majoritairement des banques de données ministérielles appartenant au ministre de la Santé et des
Services sociaux ;
Gestionnaire(s) de la banque : précise le ou les gestionnaires de la banque de données. Il arrive,
mais rarement, qu’une banque soit sous la responsabilité de deux gestionnaires (par ex. la banque
de données sur le suicide) ;
Lieu d’entreposage : indique l’endroit où est entreposée la banque de données dépendamment des
ententes d’impartition (prise en charge de la gestion opérationnelle) : Institut de la statistique du
Québec, Institut national de santé publique du Québec, Ministère de la santé et des services
sociaux, Régie de l’assurance maladie du Québec, Société de gestion informatique ;
Description : donne un bref aperçu de l’usage et du contenu de la banque ;
Domaine de données : précise si la vocation de la banque de données selon qu’elle contient des
données populationnelles, des données administratives et financières, des données clinico-
administratives, des données cliniques ou des données de répertoire ;
Finalités – Fonction(s) de gestion : précise l’usage de la banque de données selon les grandes
fonctions de gestion du ministère : gouvernance, planification stratégique, entente de gestion et
d’imputabilité, allocation des ressources, suivi de programme et rapports annuels de gestion ;
Finalités – Programme(s)-service(s)/soutien : associe la banque de données à un où plusieurs
programmes-services ou programmes-soutien ;
Source(s) d’alimentation en données : indique les systèmes et les sources d’information à l’origine
de la constitution de la banque de données ;
Périodicité d’alimentation : précise la périodicité d’alimentation de la banque de données allant du
temps réel au quinquennal, à moins que ce ne soit selon la disponibilité des données, 1 fois
seulement ou qu’elle soit archivée, à défaut d’être à déterminer ;
Cadre(s) normatif(s) : donne accès à des documents de référence décrivant en détail le contenu de
la banque de données ;
Pilote(s) d’orientation : donne le nom et les coordonnées de la personne chargée de statuer sur
l’évolution du contenu de la banque de données et du système d’information à sa source dans une
perspective d’intégration des systèmes et des banques de données, en collaboration avec les
différents partenaires. Deux pilotes peuvent être entrés ;
Pilote(s) d’opération : donne le nom et les coordonnées de la personne dont le rôle consiste à gérer
les processus d’alimentation en données de la banque, à veiller à l’application du cadre normatif et
à jouer un rôle-conseil auprès du pilote d’orientation. Le pilote opérationnel prend également en
charge les problèmes rencontrés avec les producteurs de données (établissements). Deux pilotes
peuvent être entrés ;
Pilote de système : donne le nom et les coordonnées de la personne qui contrôle les décisions
concernant le choix de la solution d'entreprise à livrer. Il fournit les connaissances d'affaires qui
orientent l'architecture de la solution. Il évalue aussi l'impact du changement sur l'organisation et,
en collaboration avec le chef de projet, il élabore les stratégies et les plans visant à assurer le
succès de l'implantation de la solution ;
Années disponibles : indique les années pour lesquelles des données sont disponibles ;
Période(s) de diffusion : précise la ou les périodes de diffusion des données ;
Calendrier de fermeture et de diffusion : indique, pour chaque année de référence, la date de
fermeture de la banque de données, la date de diffusion provisoire et la date de diffusion prévue ;
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 15 Produit(s) disponible(s) : mène vers la matrice de produits informationnels agrégés qui permet de
sélectionner les produits disponibles pour la banque de données ;
Demande Ad hoc : donne les coordonnées, numéro de téléphone et courriel, du service à contacter
en cas de demande Ad hoc concernant la banque de données.
Lorsque certaines informations n’existent pas, notamment lorsque la banque de données est en
développement, le libellé n’est pas affiché.
1.5.2. Onglet 2 : Support aux utilisateurs
Cette section regroupe des informations en lien avec les métadonnées, c’est-à-dire des informations qui
décrivent le contenu de la banque de données. On reconnaît à la métadonnée plusieurs usages fort utiles
lors du développement de systèmes d’information ou lors de la création et de l’utilisation de bases de
données. Elle permet de décrire la nature des données, de classer l’information, d’identifier les données par
mots-clés ou par catégories, par nomenclatures et par domaines de valeurs et permet finalement
l’interopérabilité entre les systèmes et les fichiers, les bases ou les banques de données. Les informations
(références, regroupements, etc.) sont affichées si elles sont en lien avec les thèmes suivants (la liste des
thèmes peut varier dans le temps) :
Cadres normatifs
Classifications, normes et standards
Dictionnaires et catalogues
Indicateurs – méthodologies
Certaines banques de données en développement ne diffusent pas ces informations qui sont encore
rudimentaires.
1.5.3. Onglet 3 : Accès aux données unitaires
Cette section regroupe des renseignements ainsi que des directives et des procédures qui encadrent
l’accès, l’utilisation et la diffusion d’une banque données. On y trouve également la documentation portant
sur la protection des renseignements personnels et sur la sécurité de l’information des banques de
données. Les informations (références, regroupements, etc.) sont affichées si elles sont en lien avec les
thèmes suivants (la liste des thèmes peut varier dans le temps) :
Accès aux données
Diffusion
Inventaire des fichiers de renseignements personnels
Registre des communications
Les banques de données en développement ne diffusent pas non plus ces informations qui sont encore
sommaires.
P.S. : Le portail n’offre aucun accès aux données unitaires et il faut se référer à chaque détenteur de
banque pour obtenir l’autorisation d’y accéder.
1.5.4. Onglet 4 : Outils pour les pilotes
Cette section regroupe des processus, des procédures, des guides, des modèles de pratique et d’autres
documentations scientifiques traitant de la protection des renseignements personnels. Elle renferme
également une foule d’informations pertinentes pour un pilote de banque de données, c’est-à-dire de la
documentation et des outils orienteurs et structurants pour le soutenir dans ses rôles, ses responsabilités et
ses fonctions. Elle rassemble aussi la documentation utile et pertinente à tout acteur concerné par le
processus de création d’une banque de données sociosanitaires. Les informations (références,
regroupements, etc.) sont affichées si elles sont en lien avec les thèmes suivants (la liste des thèmes peut
varier dans le temps) :
Protection des renseignements personnels
Coffre à outils
Création d’une banque de données
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 161.5.5. Onglet 5 : Modélisation
Cette section regroupe des informations concernant l'architecture de données, laquelle assure que le
fonctionnement d’un système d'information contribue à ce que l'organisation fasse bon usage de ses
différentes ressources pour réaliser sa mission. L’architecture de données ou l’architecture de l’information
est un ensemble de principes et de techniques d’organisation, d’agencement et de structuration de
données.
Les informations (références, regroupements, etc.) sont affichées si elles sont en lien avec les thèmes
suivants (la liste des thèmes peut varier dans le temps) :
Actions terrain
Identifiant unique anonyme
Modèle conceptuel des données
Modèle corporatif conceptuel de données
Modèle de raccordement
Modèle logique des données
Modèle de données
1.5.6. Onglet 6 : Autres références
Cette section regroupe des informations en provenance de la plupart des thèmes du Portail. Sont exclues
les informations liées aux produits informationnels agrégés et aux systèmes d’information que l’on retrouve
dans le premier onglet.
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 171.6. Aperçu d’un regroupement On distingue sur l’image suivante les 6 sections principales de l’aperçu d’un regroupement. Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 18
1.6.1. Fil d’Ariane
Le fil d’Ariane indique le chemin parcouru avant d’accéder à l’aperçu d’un regroupement et permet de
revenir à une section précédente en cliquant sur son libellé.
1.6.2. Titre d’un regroupement
Cette section donne le titre du regroupement dont c’est l’aperçu.
1.6.3. Descriptif
Le descriptif est un texte qui résume le contenu du regroupement.
1.6.4. Références
Cette section liste les références réunies dans le regroupement dont c’est l’aperçu. On peut, par un simple
clic, accéder au contenu d’une référence.
1.6.5. Thèmes du Portail
Cette section permet de maximiser la navigation en accédant aux thèmes du Portail sans retourner à la
page d’accueil. Elle est identique à celle que l’on retrouve dans l’aperçu d’un thème.
1.6.6. Thèmes associés
Les thèmes directement associés au regroupement sont listés dans cette section. On y accède par un clic.
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 192. Concepts clés du Portail
Les références, les sources de données, les regroupements et les thèmes constituent les concepts clés du
Portail informationnel. Cette section permet aux utilisateurs d’en comprendre la structure et la définition des
concepts clés.
2.1. Liaisons
La philosophie du Portail est de permettre de retrouver une information pertinente (ex. : une référence) à
plus d’un endroit dans le Portail pour qu’elle puisse être repérée plus rapidement et facilement. Le Portail
dépasse la notion « statique » du simple dépôt de documents ou d’un hyperlien vers un autre site, en
faisant des liens appropriés avec les autres informations présentées dans le Portail.
Les liaisons permettent d’associer des éléments d’informations disparates (de part leur nature) mais
connexes (de part leur sens), de porter ces relations à la connaissance de l’utilisateur et de l’outiller d’une
multitude d’accès à ces relations. Les liaisons permettent à l’utilisateur du Portail de repérer plus
rapidement l’information puisque celle-ci ne se retrouve pas nécessairement à un seul endroit.
La richesse informationnelle du Portail dépend beaucoup des liaisons entre les 4 catégories d’éléments que
l’on y retrouve : référence, source de données, regroupement, thème mobilisateur.
2.2. Références
2.2.1. Qu’est-ce qu’une référence ?
Le plus petit élément informatif du Portail est la référence, laquelle pointe sur une information interne ou
externe au Portail. Cette information prend divers aspects :
Un document électronique conservé sur le Portail
Un document électronique à l’extérieur du Portail
Un lien sur un site Web interne au Ministère ou au réseau sociosanitaire
Un lien sur un site Web public
Les références se retrouvent dans la plupart des sections du Portail, que ce soit dans les thèmes ou les
sous-thèmes, dans le Top 5 ou dans les dernières mises à jour, par exemple.
Une référence est minimalement associée à une source de données, à un regroupement ou à un thème
mobilisateur. Lorsque cela est pertinent, elle peut être liée avec plusieurs de ces catégories. La disponibilité
et les liaisons de chaque référence sont sous la responsabilité des administrateurs de la direction dont le
domaine d’expertise est en rapport avec celle-ci
2.2.2. Principes directeurs reliés à la définition des références
2.2.2.1. Titre d’une référence
Le titre d'une référence comporte généralement un premier mot le plus près possible d'un mot-clé afin de
faciliter le repérage de l’information recherchée.
Ex. 1 : Assurance-salaire : Mise à jour des données statistiques - juin 2009
au lieu de : Mise à jour des données statistiques sur l'assurance-salaire - juin 2009
Ex. 2 : Divorce - Nombre biannuel de divorces et indice synthétique bisannuel de divortialité, 1970…
au lieu de : Nombre biannuel de divorces et indice synthétique bisannuel de divortialité, 1970…
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 20Il n’y a généralement pas d’article au début du titre
Ex. 1 : L'évaluation dans le domaine de la santé : concepts et méthodes
Ainsi, ce titre devrait commencer par : Évaluation dans, etc.
Ex. 2 : Les données du recensement de Statistique Canada
Ainsi, ce titre devrait commencer par : Données du recensement, etc.
P.S. : Il peut y avoir des exceptions. Parfois, on retrouve des titres commençant par un article lorsque la
référence est un « classique ».
Ces 2 consignes permettront, entre autres :
de retracer plus rapidement l'information, notamment dans l'index A-Z ;
de repérer plus rapidement l’information recherchée dans chaque thème et sous-thème.
2.2.2.2. Documents approuvés vs documents de travail
Les documents en rapport avec un thème doivent être pertinents, fiables et légitimes. Cependant, il se peut
que certains documents en cours de rédaction ou en cours de réalisation (travaux, rapports, études etc.),
soient pertinents dans le cadre de certaines fonctions, prises de décision, ou dans l’élaboration de travaux.
De facto, ces derniers pourront, avec l’aval des directions et personnes-ressources concernées, être
diffusés et devront être clairement identifiés comme « document de travail » ou « version préliminaire »
dans le document diffusé sur le Portail.
Néanmoins, dans l’ensemble, la quantité d’informations officielles disponibles pour un thème est
significativement plus importante que celle des informations en cours d’approbation ou en cours de
réalisation. Soulignons qu’aucun document de travail n’est diffusé dans la version publique du portail.
2.2.2.3. Une référence est au moins liée à 2 thèmes ou sous-thèmes et aux
sources de données
Les thèmes du Portail touchent 3 volets du domaine informationnel qui sont : l’organisation des données,
l’information statistique et la connaissance d’action. Une référence est liée à au moins 2 des thèmes.
Une référence de type produit informationnel (rapport statistique périodique, indicateur, requête paramétrée
ou tableau de bord) est également liée aux sources de données qui l’alimentent.
2.2.2.4. Une et une seule référence
Une même référence n’est enregistrée qu’une seule fois même si elle apparaît dans plusieurs thèmes ou
sous-thèmes. Lorsqu’il s’agit d’un document qui paraît à fréquence régulière (ex. : rapports annuels de
gestion 2006 et 2007), chaque document constitue une référence.
2.2.2.5. Extensions acceptées vs non acceptées pour les documents de type
« téléchargement »
Bien que les fichiers Word (.doc) et Excel (.xls) soient disponibles, la plupart des documents n’autorisant
pas les manipulations par l’utilisateur sont convertis au format Adobe (.pdf). Pour des raisons de sécurité
aucun fichier exécutable (.exe) n’est permis.
2.3. Regroupements
2.3.1. Qu’est-ce qu’un regroupement ?
Un regroupement n’est autre qu’un ensemble de références ou de sources de données réunies sous un
même vocable dans le but de simplifier l’affichage des aperçus de thème.
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 212.3.2. Principes directeurs reliés à la définition des regroupements
2.3.2.1. Nombre de références ou de sources de données
Pour qu’il prenne tout son sens, un regroupement est constitué d’un minimum de 8 à 10 références ou
sources de données.
2.3.2.2. Pourquoi créer un regroupement ?
Les raisons pour créer un regroupement sont les suivantes :
Pour regrouper des éléments d’information qui, une fois réunis, forment un document. Ex. : Les
rapports statistiques annuels (AS-471, AS-478, etc.) comportant plusieurs annexes.
Pour regrouper des éléments d’information en tenant compte d’un facteur temporel. Ex. : regrouper
un ensemble d’indicateurs de la santé publique utilisé dans les ententes de gestion de 2002 à
2005.
Pour regrouper des éléments d’information autour d’un sujet particulier en tenant compte de
l’espace géographique. Ex. : regrouper des données par région.
Parce que le regroupement peut être une alternative à la nécessité d’un thème de 4e niveau.
2.4. Sources de données
2.4.1. Qu’est-ce qu’une source de données ?
Une source de données est un ensemble de données structurées autour d’un même sujet. Elle est
représentée dans le Portail sous la forme d’une fiche d’information.
Les sources de données sont regroupées à l’aide de regroupements ou de thèmes mobilisateurs. Elles sont
gérées par les administrateurs de sources de données ou de thèmes provenant du MSSS et du réseau.
Il est à noter qu’aucune donnée unitaire n’est accessible via le portail. Veuillez vous référer à chaque
détenteur de ces actifs informationnels.
2.4.2. Principes directeurs reliés à la définition des sources de données
2.4.2.1. Nom d’une source de données
Le nom d’une source de données a généralement été établi par son concepteur et suit la règle suivante : le
nom au complet suivi de l’acronyme entre parenthèses suivi, le cas échéant, du numéro d’inscription au
Technocentre entre parenthèses également.
2.4.2.2. Sources de données disponibles vs sources de données en
développement
Les sources de données actuellement en usage apparaissent comme étant disponibles dans le Portail. Par
contre, lorsqu’une source de données est à l’état d’ébauche, d’analyse préliminaire, de test ou de pré-
déploiement, elle est inscrite comme étant en développement.
2.4.2.3. Une source de données est au moins liée à 2 thèmes ou sous-thèmes et
aux références
Par défaut, une source de données est liée lors de son enregistrement à un domaine de données dont le
thème existe. Elle peut également être liée à une ou des références ainsi qu’à d’autres thèmes
mobilisateurs.
Une source de données est minimalement liée à une des fonctions de gestion, à un des programmes-
services ou à un des programmes-soutien.
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 222.4.2.4. Une nouvelle source de données
L’ajout d’une nouvelle source de données fait l’objet d’un processus rigoureux et n’est réalisable que par le
webmestre.
2.5. Thèmes mobilisateurs
2.5.1. Qu’est-ce qu’un thème mobilisateur ?
Le thème mobilisateur est une notion d’intégration qui donne à l’utilisateur des pistes variées pour accéder
plus rapidement à ce qui l’intéresse. La notion de thème mobilisateur est transversale et s’applique à
l’ensemble de l’information produite dans le réseau : elle permet de regrouper les références et les sources
de données, peu importe le producteur ou le diffuseur.
2.5.2. Principes directeurs reliés à la définition des thèmes
2.5.2.1. Valeur ajoutée d’un thème
Le contenu informationnel relatif à chaque thème apporte une valeur ajoutée par rapport à ce qui existe
déjà.
2.5.2.2. Délimitation d’un thème
Chaque thème est circonscrit. Sa portée et son étendue sont clairement définies afin de garantir que
l’information qui lui est associée soit en lien direct avec sa thématique. Un texte d’introduction permet aux
utilisateurs de clarifier la portée d’un thème consulté.
2.5.2.3. Responsabilité d’un administrateur de thème
Chaque thème ou sous-thème est assigné à un administrateur de thème qui en a la responsabilité. Cet
administrateur est chargé d’alimenter en contenu son thème et les sous-thèmes qui le composent. Étant le
responsable d’un thème, il décide du contenu apte à être diffusé et en assume la responsabilité.
2.5.2.4. Modification et évolution d’un thème
Afin de répondre au mieux aux besoins informationnels du réseau, un thème peut être modifié par l’ajout ou
la suppression de sous-thèmes ou par la redéfinition de sa portée.
Le webmestre du Portail informationnel s’assure que la modification ou l’ajout du thème ne complique pas
la compréhension globale du Portail et est en harmonie avec les thèmes déjà définis.
2.5.2.5. Niveaux d’un thème et nombre de sous-thèmes
Chaque thème peut comprendre un maximum de six sous-thèmes. Ce principe est respecté autant que
possible afin que les utilisateurs du Portail informationnel retrouvent plus facilement et plus rapidement
l’information désirée. En effet, des études ont démontré que « les capacités cognitives humaines de
traitement de l'information sont limitées à sept, plus ou moins deux » .
De plus, dans le même ordre d’idée, chaque thème a au maximum trois niveaux (thème, sous-thème et
sous-sous-thème).
2.5.2.6. Quantité de références
La quantité de références associées à un thème ou à un sous-thème est suffisamment consistante pour
justifier la présence du thème dans le Portail. Il n’y a pas de limites quant au nombre de références que l’on
peut saisir pour un thème ou un sous-thème donné.
Ministère de la Santé et des Services sociaux, juillet 2011 23Vous pouvez aussi lire
