GUIDE POUR LA PRÉSENTATION D'UNE DEMANDE AU PROGRAMME D'AIDE À LA PROMOTION ET À LA DIFFUSION - VOLET 4 - AIDE AUX FESTIVALS DE FILMS ...
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GUIDE POUR LA PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE
AU PROGRAMME D’AIDE À LA PROMOTION ET À LA DIFFUSION
30-25-08 – VOLET 4 – AIDE AUX FESTIVALS DE FILMS 2020-2021
Présentation d’une demande d’aide financière
Veuillez constituer un document de présentation respectant l’ordre des parties listées dans le présent document. Chacune
des parties dresse une liste non exhaustive de l’information requise. La présentation d’une demande peut varier en
fonction de la nature de l’activité ou de l’événement et sa capacité à générer l’information demandée.
Des documents spécifiques à la demande doivent être transmis à la SODEC. Vous devez télécharger ces documents dans
les tâches de téléchargement avant de soumettre votre demande. Veuillez noter que les documents dont le titre est
précédé d’un astérisque sont obligatoires.
Les demandes des entreprises requérantes doivent être soumises par le biais du portail SOD@ccès entre :
le 20 décembre 2019 et le 31 janvier 2020 à 23 h 59 (pour les festivals se déroulant entre le 1er juillet et 31 décembre
2020)
le 28 juillet et le 28 août 2020 à 23 h 59 (pour les festivals se déroulant entre le 1er janvier et 30 juin 2021)
Pour toute question relative au programme d’aide à la promotion et à la diffusion, veuillez communiquer avec :
promotion.diffusion@sodec.gouv.qc.ca
1GUIDE POUR LA PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE AU PROGRAMME D’AIDE À LA PROMOTION ET À LA DIFFUSION
VOLET 4 – AIDE AUX FESTIVALS DE FILMS 2020-2021
Présentation de la demande
Présentation d’une demande d’aide financière ---------------------------------------------------------------------------------------1
Présentation de la demande ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------2
*Formulaire SOD@ccès -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4
*Déclaration de l’entreprise requérante -------------------------------------------------------------------------------------------------4
*Présentation de l’organisme et de l’événement -------------------------------------------------------------------------------------4
Mandat et mission --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4
Historique de l’événement ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4
Contexte de développement -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4
*Programmation et activités -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------5
Orientations en matière de programmation ------------------------------------------------------------------------------------------------5
Sélection des films -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5
Activités connexes -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5
*Stratégie de promotion ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5
La stratégie de promotion ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5
Les partenariats de promotion ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------5
*Fréquentation et rayonnement ------------------------------------------------------------------------------------------------------------6
Fréquentation --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------6
Salles et sites prévus ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------6
Rayonnement régional, national et international ------------------------------------------------------------------------------------------6
Orientations et objectifs en matière de rayonnement national et international ---------------------------------------------------7
*Gouvernance ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7
Structure organisationnelle ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7
Orientations en matière de gouvernance ---------------------------------------------------------------------------------------------------7
Projet spécial -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7
*Prévisions budgétaires ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8
Structure financière détaillée ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8
Budget prévisionnel ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8
*États financiers ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8
.*Planification stratégique -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8
Bilan de la dernière édition ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9
*Synthèse ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9
*Films présentés ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9
*Rapport d'activités ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9
*Rapport(s) de billetterie officiel(s) --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
Revue de presse ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
2GUIDE POUR LA PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE AU PROGRAMME D’AIDE À LA PROMOTION ET À LA DIFFUSION
VOLET 4 – AIDE AUX FESTIVALS DE FILMS 2020-2021
*Catalogue et grille horaire ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
*Structure financière détaillée --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
*Rapport de coûts ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 11
Documents à joindre à la demande ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 12
Dossier maître ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12
Documents à télécharger --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12
3GUIDE POUR LA PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE AU PROGRAMME D’AIDE À LA PROMOTION ET À LA DIFFUSION
VOLET 4 – AIDE AUX FESTIVALS DE FILMS 2020-2021
La présentation d’une demande et les documents associés peuvent varier en fonction du type de demande (par
exemple : nouvelle entreprise requérante,demande antérieure ou actuelle pluriannuelle,…)
*Formulaire SOD@ccès
Remplissez le formulaire principal du programme dans l’application SOD@ccès. Le numéro du programme dans
SOD@ccès est le 30-25-08.
*Déclaration de l’entreprise requérante
Utilisez le gabarit SODEC Déclaration de l’entreprise requérante.
Cette déclaration doit être signée par le président ou la personne autorisée.
Seul le format PDF est autorisé
*Présentation de l’organisme et de l’événement
Seul le format PDF est autorisé.
Veuillez inclure les éléments suivants :
Mandat et mission
Résumez le mandat et la mission de l’organisme et de l’événement qu’il réalise.
Historique de l’événement
Présentez l’historique de l’événement sous forme de synthèse, en vous référant aux faits marquants qui ont jalonné son
évolution.
Contexte de développement
Décrivez le contexte culturel, économique et artistique de l’événement à travers ce qui le distingue de l’offre existante aux
niveaux local et régional.
Rôle et retombées de l’événement
Indiquez brièvement le rôle et la place que l’événement occupe dans le développement du secteur du cinéma au Québec
(relève, industrie, etc.) ou, plus largement, au plan international. Présentez les retombées de la réalisation de l’événement
(économiques, sociales, culturelles, touristiques, etc.). N’hésitez pas à donner des exemples de ce qui le différencie ou de
ce qui le lie à d’autres événements.
Objectifs de développement
Décrivez les objectifs de développement de l’événement ainsi que les enjeux auxquels il devra faire face à moyen terme
(horizon de trois ans).
4GUIDE POUR LA PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE AU PROGRAMME D’AIDE À LA PROMOTION ET À LA DIFFUSION
VOLET 4 – AIDE AUX FESTIVALS DE FILMS 2020-2021
Identification des besoins
Indiquez brièvement les besoins que vous avez identifiés pour le maintien et le développement de votre événement à
moyen terme (horizon de trois ans).
*Programmation et activités
Seul le format PDF est autorisé.
Veuillez inclure les éléments suivants :
Orientations en matière de programmation
Expliquez la ligne éditoriale et artistique qui guide l’élaboration de votre programmation. Indiquez également de quelle
façon votre programmation contribue à la qualité et la diversité de l’offre cinématographique au Québec.
Décrivez les différentes sections de la programmation précisant les sections compétitives, les sections non compétitives,
les rétrospectives, les hommages, les invités potentiels et le nombre de films envisagé par section.
Sélection des films
Détaillez la procédure et les critères de sélection des films et de la mise à jour des règlements du festival, s’il y a lieu.
Activités connexes
Décrivez les activités complémentaires, tant publiques que professionnelles, présentées lors de votre événement.
Précisez, le cas échéant, les partenariats établis, les objectifs, les résultats attendus.
*Stratégie de promotion
Seul le format PDF est autorisé.
Veuillez inclure les éléments suivants :
La stratégie de promotion
Déclinez votre stratégie de promotion et son échéancier. Indiquez les expertises externes ou internes utilisées et les
marchés convoités (Québec, Canada ou international). Détaillez les outils de promotion élaborés, les activités proposées
et les publics visés. Détaillez toute nouvelle forme de promotion développée.
Les partenariats de promotion
Détaillez vos principaux partenariats de promotion et de mise en marché, en précisant la nature des commandites offertes
et la contrepartie donnée par le festival.
5GUIDE POUR LA PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE AU PROGRAMME D’AIDE À LA PROMOTION ET À LA DIFFUSION
VOLET 4 – AIDE AUX FESTIVALS DE FILMS 2020-2021
*Fréquentation et rayonnement
Seul le format PDF est autorisé.
Veuillez inclure les éléments suivants :
Fréquentation
La fréquentation
Présentez les données relatives à l’achalandage avec la ventilation appropriée (achalandage total, visiteurs uniques,
professionnels, spectacles en salle ou extérieurs, billets de faveur, etc.). Inclure à votre demande les dernières données de
fréquentation. Ventilez la fréquentation gratuite et payante.
Si pertinent, décrivez l’évolution de la fréquentation de votre événement. Expliquez toute variation importante par rapport
aux trois années précédentes. Expliquez la méthode utilisée pour calculer la fréquentation gratuite en salle ou en extérieur,
lorsque des rapports de billetterie ne permettent pas de la détailler.
Le public du festival
Décrivez le profil de votre clientèle (spécialisée, jeunesse, issue de la diversité, etc.) et sa provenance et expliquez la
méthode utilisée pour l’évaluer, s’il y a lieu.
L’implication des instances locales et de la communauté
Détaillez l’implication des instances locales ou régionales et de la communauté dans la réalisation de l’événement. Donnez
des exemples concrets de cette implication et de son apport en termes d’élargissement des auditoires et d’augmentation
potentielle de revenus.
Salles et sites prévus
Détaillez la liste de salles prévues pour les projections et la liste des sites prévus pour les activités et l’accueil.
Rayonnement régional, national et international
Dérivez la stratégie déployée afin d’accentuer le rayonnement de l’événement dans les médias locaux ou régionaux et
pour assurer la présence de journalistes accrédités.
L’implication et la participation des professionnels de l’industrie
Détaillez l’implication et la participation des professionnels de l’industrie québécoise à l’événement. Donnez des exemples
concrets de cette implication et de son apport pour le festival en matière de rayonnement et de développement.
La présence de professionnels hors Québec invités par le festival
Indiquez le nombre de professionnels hors Québec invités et mentionnez si leur présence fait également l’objet d’une
demande de soutien à la SODEC dans le cadre du Programme d’aide à l’exportation et au rayonnement culturel. Précisez
le plan des activités prévues pour ces derniers.
6GUIDE POUR LA PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE AU PROGRAMME D’AIDE À LA PROMOTION ET À LA DIFFUSION
VOLET 4 – AIDE AUX FESTIVALS DE FILMS 2020-2021
La couverture de presse internationale
Dressez la liste des journalistes et des médias étrangers (hors Québec) invités, en précisant le nom du média, la ville de
sa place d’affaires et son pays d’origine.
Les collaborations avec des partenaires étrangers
Détaillez les événements ou organismes étrangers avec lesquels vous réalisez des ententes de partenariat (échanges de
visibilité, missions conjointes, etc.) et précisez la teneur de ces collaborations.
Orientations et objectifs
en matière de rayonnement national et international
Présentez les orientations que vous comptez prendre en matière de rayonnement national et international pour les
prochaines années.
*Gouvernance
Seul le format PDF est autorisé.
Veuillez inclure les éléments suivants :
Structure organisationnelle
Présentez la liste des postes du personnel du festival (permanents, temporaires, contractuels et bénévoles). De plus,
décrivez en quelques lignes l’expertise de l’équipe de direction et celle de l’équipe de programmation.
Orientations en matière de gouvernance
Donnez, dans les grandes lignes, les orientations que vous comptez prendre pour la prochaine année en matière de
gouvernance. Détaillez ici tout changement fondamental anticipé, que ce soit au niveau du mandat, de la mission, de la
vision artistique, de la structure organisationnelle et décisionnelle, des règlements internes et des règlements généraux de
votre organisme.
Projet spécial
Dans le cadre d’une demande annuelle ou pluriannuelle, l’organisme peut déposer une demande d’aide pour un projet
spécial.
Le cas échéant, la description du projet doit être détaillée, incluant le budget et le financement.
Seul le format PDF est autorisé.
7GUIDE POUR LA PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE AU PROGRAMME D’AIDE À LA PROMOTION ET À LA DIFFUSION
VOLET 4 – AIDE AUX FESTIVALS DE FILMS 2020-2021
*Prévisions budgétaires
Les entreprises requérantes faisant une demande d’aide pluriannuelle pour les trois prochaines années doivent présenter les
documents suivants pour les trois éditions à venir (2020-2021, 2021-2022 et 2022-2023).
Structure financière détaillée
Identifiez le financement acquis et pressenti, avec distinction entre les commandites en argent et les commandites en
services.
Seuls les formats XLS et XLSX sont autorisés.
Budget prévisionnel
Détaillez les postes budgétaires.
Seuls les formats XLS et XLSX sont autorisés.
*États financiers
Les états financiers des deux dernières années de l'entreprise ou de l'organisme (bilan, états des résultats) et des
entreprises liées, si pertinent, dûment approuvés et signés par les administrateurs doivent être fournis.
Dans le cas d’une première demande, l’entreprise doit fournir les états financiers (bilan, état des résultats) – dûment
approuvés et signés par les administrateurs – et des sociétés apparentées, si pertinents. Pour les demandes
subséquentes, ces états financiers doivent être :
• « maison » ou « mission de compilation » si le total du soutien financier accordé par la SODEC pour
l’exercice visé est de 15 000 $ ou moins;
• « commentés » ou « mission d’examen » si le total du soutien financier accordé par la SODEC pour
l’exercice visé se situe entre 15 000 $ et 100 000 $;
• « vérifiés » si le total du soutien financier accordé par la SODEC pour l’exercice visé est de 100 000 $ ou
plus.
La SODEC peut exiger des états financiers et des informations conformes à ses besoins.
Seul le format PDF est autorisé.
*Planification stratégique
.
Une planification stratégique pour les trois éditions à venir (2020-2021, 2021-2022 et 2022-2023) ne doit être déposée que
si le festival demande une aide pluriannuelle.
Le positionnement stratégique du festival et de l'organisme doit préciser les points suivants :
• mandat, mission, historique et vision artistique;
• son rôle distinctif dans le circuit national des festivals de films, ainsi qu'à l'échelle internationale;
8GUIDE POUR LA PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE AU PROGRAMME D’AIDE À LA PROMOTION ET À LA DIFFUSION
VOLET 4 – AIDE AUX FESTIVALS DE FILMS 2020-2021
• le contexte dans lequel le festival évolue;
• une analyse réaliste de ses forces et de ses faiblesses;
• une analyse réaliste des occasions qui se présentent et des enjeux (menaces éventuelles) auxquels il doit
ou devra faire face;
• les besoins cernés pour le maintien de sa tenue pour les trois prochaines années.
Seul le format PDF est autorisé.
Bilan de la dernière édition
Selon les conditions et modalités du programme, les entreprises requérantes doivent clôturer leur demande de l’année
antérieure avant de soumettre une nouvelle demande.
Veuillez fournir les éléments suivants :
*Synthèse
Veuillez utiliser le gabarit disponible sur le site Internet de la SODEC.
Seul le format PDF est autorisé.
*Films présentés
Fournissez la liste complète des films présentés lors de la dernière édition, qui distingue les films :
• par année de production;
• par section de la programmation;
• par format (court, moyen ou long métrage);
• par genre (fiction, documentaire, animation, expérimental ou autre);
• par pays d'origine;
• et qui identifie les films québécois présentés.
Veuillez utiliser le gabarit disponible sur le site Internet de la SODEC ou utiliser une présentation conforme aux
informations requises.
Seul le format PDF est autorisé.
*Rapport d'activités
Rédigez un rapport d'activités complet de la dernière édition du festival, qui doit inclure :
• les faits saillants, les nouveautés;
• les films d'ouverture et de clôture;
9GUIDE POUR LA PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE AU PROGRAMME D’AIDE À LA PROMOTION ET À LA DIFFUSION
VOLET 4 – AIDE AUX FESTIVALS DE FILMS 2020-2021
• la description des différentes sections de la programmation qui distingue les sections compétitives, les
sections non compétitives, les rétrospectives, les hommages, le nombre de films par section;
• la description des différentes activités réalisées, à l’exception de toute activité professionnelle organisée
dans le cadre d’un marché ou forum professionnel;
• la description des différentes activités professionnelles organisées dans le cadre de la tenue d’un marché ou
forum, le cas échéant;
• la liste des invités professionnels qui distingue les cinéastes, les producteurs, les scénaristes, les
comédiens, les techniciens, les programmateurs, les acheteurs, les diffuseurs, les distributeurs, les agents
de ventes, les subventionnaires, les professionnels québécois et étrangers;
• le plan de promotion (outils, actions, placements média);
• la liste des jurys;
• le palmarès (les prix et mentions décernés);
• la liste des sites et salles du festival (indiquer la capacité de chacune des salles et le nombre de séances par
salle);
• la liste complète du personnel du festival qui distingue les postes permanents, temporaires, contractuels et
bénévoles;
• la liste des partenaires, des commanditaires en services et en argent, des organismes subventionnaires
(distinguer les partenaires québécois, canadiens (hors Québec) et étrangers);
• la liste des journalistes et des médias présents (distinguer les journalistes québécois, canadiens (hors
Québec) et étrangers);
• tout autre élément pertinent.
Seul le format PDF est autorisé.
*Rapport(s) de billetterie officiel(s)
Veuillez fournir un (des) rapport(s) de billetterie officiel(s) de la dernière édition, fourni(s) par la compagnie de billetterie qui
distinguera les billets payants et gratuits.
Seul le format PDF est autorisé.
Revue de presse
Veuillez joindre une revue de presse de votre événement.
Seul le format PDF est autorisé.
10GUIDE POUR LA PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE AU PROGRAMME D’AIDE À LA PROMOTION ET À LA DIFFUSION
VOLET 4 – AIDE AUX FESTIVALS DE FILMS 2020-2021
*Catalogue et grille horaire
Le lien de la programmation incluant la grille horaire doit impérativement être actif durant toute la durée du traitement de la
demande.
Seul le format PDF est autorisé.
*Structure financière détaillée
Identifiez le financement, avec distinction entre les commandites en argent et les commandites en services.
Seuls les formats XLS et XLSX sont autorisés.
*Rapport de coûts
Détaillez les postes budgétaires.
Seuls les formats XLS et XLSX sont autorisés.
11GUIDE POUR LA PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE AU PROGRAMME D’AIDE À LA PROMOTION ET À LA DIFFUSION
VOLET 4 – AIDE AUX FESTIVALS DE FILMS 2020-2021
Documents à joindre à la demande
Dossier maître
Mise à jour du dossier maître :
• une copie des documents constitutifs (certificat de constitution, statuts, déclaration d’immatriculation,
certificat de modification le cas échéant) et de la convention de société ou entre actionnaires;
• l’organigramme de l’organisme requérant et des entreprises reliées à celui-ci, le cas échéant, avec
actionnariat;
• l’identification des actionnaires et des administrateurs de l'entreprise (seul le format PDF est autorisé.);
• la résolution du conseil d’administration du festival (seul le format PDF est autorisé.);
• le curriculum vitæ des dirigeants de l’organisme.
Si ces documents sont déjà dans le dossier maître, veuillez vous assurer qu’ils sont à jour.
Documents à télécharger
Pour la présentation d’une demande de soutien :
• Déclaration de l'entreprise requérante
• Résolution du conseil d’administration du festival
• Identification des actionnaires et des administrateurs
• Liste des films présentés lors de la dernière édition du festival (Bilan de la dernière édition)
• Synthèse de la dernière édition (Bilan de la dernière édition)
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