GUIDE DU DÉTENTEUR DE SALON PRIVÉ

 
GUIDE DU DÉTENTEUR DE SALON PRIVÉ
GUIDE DU DÉTENTEUR
  DE SALON PRIVÉ
GUIDE DU DÉTENTEUR DE SALON PRIVÉ
TABLE DES MATIÈRES
Mot de bienvenue                          p.3

Logistique                                p.4-6

     Personne-ressource
     Billets
     Stationnement
     Accès au salon et Accès V.I.P.
     Identification du salon
     Personnel
     Arrivée hâtive

Horaire des matchs sur le Court Central   p.7

Votre salon                               p.8-11

     Aménagement du salon
     Assurances
     Traiteur
     Fleuriste
     Dimensions d’un salon

Souvenirs                                 p.12

Politique en cas de pluie                 p.13

Foire aux questions                       p.14

Liste de vérification                     p.15

Plan vert                                 p.16

Annexe                                    p.17
GUIDE DU DÉTENTEUR DE SALON PRIVÉ
TENNIS CANADA VOUS SOUHAITE LA BIENVENUE !
Nous sommes heureux de vous accueillir à l’édition 2019 de la
Coupe Rogers présentée par Banque Nationale. Le guide du détenteur de
salon privé a été créé afin de vous aider à gérer et organiser efficacement
votre événement corporatif.

Vous y trouverez les instructions nécessaires sur votre salon, vos billets,
l’horaire du tournoi, le traiteur et plus encore.

Vous trouverez aussi de l’information générale au sujet du tournoi afin de
vous aider dans votre organisation.

Bien entendu, votre personne contact chez Tennis Canada est toujours
disponible afin de répondre à vos questions.

Nous sommes impatients de vivre avec vous une Coupe Rogers
mémorable !

    Merci pour votre support au développement du tennis au pays!

                                                                              3
GUIDE DU DÉTENTEUR DE SALON PRIVÉ
LOGISTIQUE
Personne-ressource

 Si vous êtes un commanditaire du             Si vous n’êtes pas un
              tournoi :                     commanditaire du tournoi :

                                                   Carl Tremblay
                                         Adjoint, salons privés & kiosques
     Votre chargée de comptes
                                            (514) 273-1515, poste 6279
                                         catremblay@tenniscanada.com

Billets
Salon privé
Selon votre contrat, Tennis Canada vous fournira des billets de salon qui
devront être distribués à vos invités, sans quoi l’accès au site et au salon
leur sera refusé. Il est important que vos invités conservent leur billet sur
eux en tout temps afin qu’ils puissent accéder de nouveau au salon après
en être sortis.

Vous recevrez également un (1) billet supplémentaire pour votre
personnel d’accueil. Toutefois, veuillez noter que nous ne pourrons ajouter
une chaise supplémentaire à l’intérieur du salon. À titre d’exemple, si vous
avez réservé un salon de 20 invités, vous recevrez 21 billets pour chaque
séance réservée (20 pour vos invités et 1 pour votre personnel d’accueil).

Nous avons préparé pour vous un modèle d’invitation. Vous pouvez
cliquer sur le lien suivant pour personnaliser votre invitation :

• En français : https://rogerscupportal.com/wp-
  content/uploads/2019/05/MODÈLE-DINVITATION-2019.pptx
• En anglais : https://rogerscupportal.com/wp-
  content/uploads/2019/05/INVITATION-TEMPLATE-2019.pptx

Stationnement
Vous avez également droit à un espace réservé de stationnement par
paire de billets (quantité prévue au contrat). Vous recevrez les vignettes
de stationnement en même temps que les billets de salon. Vous êtes
responsable de la distribution.

                                                                                4
GUIDE DU DÉTENTEUR DE SALON PRIVÉ
Accès au salon
Les invités possédant un billet pour la séance de jour seulement doivent
quitter le salon pour 16h30. Si la séance de jour n’est pas finie à 16h30,
nous demanderons au détenteur du salon privé de la séance jour d’avoir
accès à leurs sièges seulement pour que le salon soit accessible au
détenteur du salon privé de la séance de soir.

Du lundi au dimanche, le site sera ouvert à tous les détenteurs de billets
dès 11 h. Vos invités de la séance de soir pourront donc arriver plus tôt et
en profiter pour regarder des matchs sur les autres terrains, participer aux
activités ou encore découvrir les nombreux attraits du site. Vos invités
n’auront toutefois accès au salon et au stationnement qu’à compter de
l’heure indiquée dans le tableau de la page 7.

Notez bien que dans le cas d’une séance retardée par la pluie ou pour
toute autre raison hors de notre contrôle, les mesures précédentes
s’appliquent également.

Accès V.I.P
Les détenteurs de billets de salon privé ont accès au site de la
Coupe Rogers par l’entrée Prestige située à l’entrée Gary-Carter (voir le
plan du site à la page 6).

Identification du salon
Tennis Canada produira une enseigne identifiant votre salon selon
l’identification que vous nous aurez fournie dans le formulaire prévu à cet
effet (nom seulement, aucun logo, 50 caractères maximum, majuscules
seulement). Cette enseigne sera placée à l’entrée de votre salon.

                                                                               5
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Personnel
Nous vous recommandons d’assigner une personne de votre entreprise
pour coordonner votre événement et pour voir aux demandes de vos
invités afin d’assurer le succès de votre activité. Cette personne devrait
être présente pour accueillir vos invités et être présente à la fin de chaque
séance.

La personne responsable des salons privés de Tennis Canada sera sur
place si vous avez des questions. Ses coordonnées seront à votre
disposition sur la table d’accueil de votre salon privé.

Arrivée hâtive
Si vous souhaitez que la personne responsable de votre salon puisse y
accéder plus tôt pour préparer l’arrivée de vos invités, il est très
important de communiquer avec votre personne-ressource chez
Tennis Canada pour qu’elle puisse ajouter le nom de la personne
responsable à la liste d’accès privilégiés. Sinon, cette personne pourrait se
voir refuser l’accès au site.

Lorsque vous arrivez avant les heures d’ouverture, veuillez vous présenter
à l’entrée SUD, tel qu’indiqué sur le plan ci-dessous :

                                   ENTRÉE
                                    SUD

                                                                                6
GUIDE DU DÉTENTEUR DE SALON PRIVÉ
HORAIRE DES MATCHS SUR LE COURT CENTRAL
 Veuillez consulter la grille horaire ci-dessous afin de prévoir votre arrivée pour votre
 activité.

                                    ACCÈS ACCÈS       DÉBUT
                                                                 FERMETURE STATIONNEMENT
    DATE             SÉANCE           AU    AU         DES
                                                                  DU SALON   VALIDE DE :
                                     SITE SALON       MATCHS

                  Après-midi (3)     11 h     11 h      12 h        16 h 30      10 h – 16 h 30
  Lundi 5 août
                   Soirée (4)        11 h   17 h 30   18 h 30   Fin des matchs 17h30 – fermeture

                  Après-midi (5)     11 h     11 h      12 h        16 h 30      10 h – 16 h 30
  Mardi 6 août
                    Soirée (6)       11 h   17 h 30   18 h 30   Fin des matchs 17h30 – fermeture

                  Après-midi (7)     11 h     11 h      12 h        16 h 30      10 h – 16 h 30
Mercredi 7 août
                    Soirée (8)       11 h   17 h 30   18 h 30   Fin des matchs 17h30 – fermeture

                  Après-midi (9)     11 h     11 h      12 h        16 h 30      10 h – 16 h 30
  Jeudi 8 août
                    Soirée (10)      11 h   17 h 30   18 h 30   Fin des matchs 17h30 – fermeture

 Vendredi 9 août Après-midi (11)     11 h     11 h      12 h        16 h 30      10 h – 16 h 30
(quarts de finale) Soirée (12)       11 h   17 h 30   18 h 30   Fin des matchs 17h30 – fermeture

Samedi 10 août    Après-midi (13)    11 h     11 h      12 h        16 h 30      10 h – 16 h 30
 (demi-finales)     Soirée (14)      11 h   17 h 30   18 h 00   Fin des matchs 17h30 – fermeture

Dimanche 11 août
                 Après-midi (15)     11 h    11 h     13 h 30   Fin des matchs 10 h – fermeture
   (finales)

 * Horaire et programmation sujets à changement sans préavis.

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GUIDE DU DÉTENTEUR DE SALON PRIVÉ
VOTRE SALON
Aménagement de votre salon
L’aménagement de base du salon comprend les éléments suivants (voir
photo page 5) :
• Des chaises et des tables pour vos invités ;
• Des tables de buffet, un bar et une table d’accueil (voir le plan à la page
  11) ;
• Un téléviseur pour la diffusion en circuit fermé des matchs en cours ;
• Des programmes quotidiens du tournoi.

Vous pouvez décorer l’intérieur de votre salon avec des affiches ou des
articles promotionnels. Il est interdit d’afficher quoi que ce soit sur les
vitres ou d’installer quoi que ce soit à l’extérieur de votre salon.

Pour tout autre élément décoratif ajouté à votre salon, voici quelques
règles à respecter :

Ø Tout élément décoratif (ex.: tissus, voile, carton, carpette, fausses
  plantes, faux gazon, etc.) devra être ignifugé.

Ø Les visuels et la liste des éléments décoratifs devront être envoyés à
  votre personne-ressource chez Tennis Canada.

Pour obtenir plus de renseignements sur les exigences de sécurité à
respecter en matière de décoration pour un événement temporaire,
veuillez consulter le document en annexe.

N.B. Veuillez noter que les arbustes, les plantes en plastique et les tapis en
gazon synthétique sont FORTEMENT DÉCONSEILLÉS par Tennis Canada.

La liste de tous les éléments décoratifs devra être soumise AVANT LE
21 juin 2019 à :

                            TENNIS CANADA
                               Carl Tremblay
                     Adjoint, salons privés & kiosques
                        (514) 273-1515, poste 6279
                     catremblay@tenniscanada.com

                                                                                 8
GUIDE DU DÉTENTEUR DE SALON PRIVÉ
Il est très important d’envoyer par courriel la liste de tout votre matériel
décoratif à votre personne-ressource chez Tennis Canada. À titre
informatif, le Service de sécurité incendie de Montréal procédera à une
inspection pendant le tournoi et pourrait exiger de retirer des éléments
décoratifs.

Veuillez cliquer sur le lien suivant pour remplir la décharge de
responsabilité à cet effet :
https://rogerscupportal.com/wp-
content/uploads/2019/05/MTL_2019_DÉCHARGE-DE-
RESPONSABILITÉ.pdf
*la renvoyer à votre personne-ressource chez Tennis Canada avant le
21 juin.

Assurances
Cette section concerne seulement les détenteurs de salon privé de plus
d’une journée.

Le détenteur de salon de plus d’une journée devra souscrire à une
assurance responsabilité d’au moins 5 millions de dollars. De plus, Tennis
Canada devra être un assuré additionnel de cette police pour les journées
de location du salon privé. Le détenteur s’engage à fournir à Tennis Canada
une copie du certificat d’assurance au moins 30 jours avant le début de la
première journée de location du salon privé. Veuillez transmettre le
document à votre personne-ressource chez Tennis Canada AVANT LE 5
juillet 2019.

Voici les informations à fournir à votre compagnie d’assurances :

                    L’Association Canadienne de Tennis
                           285, rue Gary-Carter
                       Montréal (Québec) H2R 2W1
        Dates de la couverture : les dates de location du salon privé

                                                                               9
Traiteur
Nous sommes heureux, pour une troisième année consécutive, d’accueillir
Fairmont Le Reine Elizabeth en tant que traiteur officiel. Étant une
référence culinaire à Montréal pour les événements gastronomiques à
grand déploiement, l’équipe du traiteur du Fairmont Le Reine Elizabeth
est renommée pour l’expertise de sa brigade et l’attention vouée aux
moindres détails des préparatifs, gage d’excellence afin que chaque
événement soit mémorable. Leur service traiteur s’est d’ailleurs illustré en
remportant de nombreux prix nationaux et internationaux pour
l’exécution d’événements sociaux et pour ses plats hautement créatifs.

Pour tout ce qui concerne la nourriture et les boissons dans votre salon,
vous devez utiliser les services de notre traiteur officiel. La responsable
communiquera avec vous afin de prendre les dispositions nécessaires.

                    FAIRMONT LE REINE ELIZABETH
                               Félix Contant
                              (514) 809-2422
                      felix.contant@Fairmont.com

La quantité de nourriture commandée par personne ne peut être
inférieure à la capacité de votre salon privé.*Vous pouvez ajouter un
repas supplémentaire pour votre hôte ou hôtesse.

Veuillez prendre note que le traiteur prendra votre commande À PARTIR
DU 17 JUIN 2019. Aucune nourriture ni boisson autre que celles du
traiteur officiel ne sont permises à l’intérieur du salon.

Fleuriste
Si vous désirez décorer votre salon avec des plantes ou des fleurs (à vos
frais), vous pouvez utiliser les services de notre designer floral
recommandé.
                   AMARANTHE – Composition florale
                           Nathalie Désilets
                          T : (450) 531-3374
                     C : amaranthe@videotron.ca
                          www.amaranthe.ca

Des arrangements personnalisés sont aussi offerts, et ce, à partir de 40 $.

Nous vous suggérons fortement de communiquer avec notre designer
floral AVANT LE 21 JUIN 2019 pour commander.
                                                                               10
Dimensions – Salon privé Court Central

 Salons            20 personnes     30 personnes     40 personnes
 Dimensions          20’ x 18’        20’ x 24’        20’ x 36’
 Nombre de tables        5                8               10
 Nombre de chaises      20               32               40

                 TABLE
               D’ACCUEIL

                                                                    Côté du Court central
      ENTRÉE
18’

  Exemple : Salon de 20 personnes

  Les dimensions et l’aménagement des salons privés peuvent varier.
  Ceux-ci sont présentés à titre indicatif seulement.

  Les plans des autres salons seront fournis sur demande.

                                                                                            11
SOUVENIRS
Tennis Canada produit une ligne de vêtements et d’articles promotionnels
aux couleurs de la Coupe Rogers (voir plus bas pour quelques exemples)
que vous pouvez vous procurer en communiquant avec notre détaillant
officiel :
                              TENNISZON
                Pierre-Alain Dubois & Mathieu Lavallée
                           T : (514) 331-8661
                        C : pad@tenniszon.com
                         Heures d’ouverture :
                    Lundi au mercredi : 9h30 à 18h
                     Jeudi et vendredi : 9h30 à 21h
                           Samedi : 9h à 17h
                         Dimanche : 10h à 17h
Nous vous recommandons de passer votre commande le plus rapidement
possible. Un rabais (à déterminer) peut être applicable selon le volume de
la commande.
  Chandail à manches courtes      Casquette               Lanière

         Serviette               Balle de tennis          Porte-clé

Veuillez prendre note que seuls les commanditaires du tournoi peuvent
associer leur logo avec celui de la Coupe Rogers. Le logo de la
Coupe Rogers ne peut être ajouté que sur des vêtements sans marque ou
des vêtements de marque Fila. Préalablement à la production de votre
commande, vous devez faire approuver par Tennis Canada toute utilisation
du logo de la Coupe Rogers.

Veuillez prendre note que les articles promotionnels de la Coupe Rogers
doivent être destinés à vos invités seulement et ne peuvent être vendus.

                                                                             12
POLITIQUE EN CAS DE PLUIE
Une séance est considérée terminée si :

Un match est terminé ou il y a eu 90 minutes de jeu continu.

Sous les conditions ci-dessus mentionnées, il n’y aura AUCUN échange ou
remboursement.

Si une séance n’a pas été complétée à cause de la pluie ou pour toute
autre raison hors de notre contrôle, les conditions suivantes s’appliquent :

COURT CENTRAL

A. Salons privés du Court central - séances 3 à 14 inclusivement
• Il n’y aura AUCUN ÉCHANGE OU REMBOURSEMENT ;
• Aucun salon privé ne sera annulé en cas de pluie. Les salons privés
  demeureront ouverts et vous pourrez profiter de votre salon et recevoir
  vos invités malgré la pluie ;
• Uniquement la valeur de la portion « billet » sera créditée à l’acheteur
  original pour le tournoi de l’année suivante (Montréal seulement) ;
• Un responsable de Tennis Canada communiquera avec l’acheteur
  original après le tournoi.

B. Salons privés du Court central - séance 15
• Il n’y aura AUCUN ÉCHANGE, CRÉDIT OU REMBOURSEMENT ;
• Aucun salon privé ne sera annulé en cas de pluie. Les salons privés
  demeureront ouverts et vous pourrez profiter de votre salon et recevoir
  vos invités malgré la pluie ;
• Les billets de salon de la séance 15 seront valides pour accéder aux
  sièges du salon pour la journée de la reprise SEULEMENT. Les vignettes
  de stationnement ne seront toutefois pas valides pour la journée de la
  reprise.

Salon privé faveur/courtoisie : AUCUN échange, crédit ou remboursement.

Politique complète et détaillée publiée sur le www.couperogers.com.

                                                                               13
FOIRE AUX QUESTIONS
Q : Est-ce qu’il y a une salle de bains dans le salon?
R : Non, mais des salles de bains sont situées à tous les coins du stade, au
    niveau 200 (niveau des salons).

Q : Pouvons-nous recevoir un laissez-passer supplémentaire?
R : Non. La capacité maximale de votre salon est indiquée dans votre
    contrat.
    Par exemple, pour un salon de 20 personnes, vous recevrez, par séance,
    20 laissez-passer + 1 laissez-passer additionnel pour votre hôtesse.

Q : Quand recevrons-nous les billets?
R : L’envoi de vos billets commencera dès la mi-juin. Toutefois, aucun billet
    ne sera envoyé avant la réception du paiement complet.

Q : Est-ce que notre compagnie peut apposer son logo sur des items
    promotionnels à l’effigie du tournoi pour des cadeaux à nos clients?
R : Seuls les commanditaires de la Coupe Rogers peuvent associer leur
    logo avec celui du tournoi. Toutefois, toute entreprise souhaitant offrir
    un cadeau à ses clients peut se procurer des articles promotionnels à
    l’effigie du tournoi auprès de notre fournisseur officiel.

Q : Est-ce que les appareils photo sont permis?
R : Les appareils photo sont permis sur le site, mais l’utilisation du flash est
    interdite pendant les matchs. L’utilisation d’objectifs qui obstruent la
    vue des spectateurs de même que les trépieds sont également interdits.
    Afin de ne pas nuire aux autres spectateurs, nous vous demandons de
    prendre vos photos à partir de votre siège.

Q : Est-ce que les fauteuils roulants ont accès aux salons?
R : Oui. Un ascenseur adapté est situé à l’extrémité nord-est du Court
    central. En cas de besoin, n’hésitez pas à demander l’aide d’un préposé
    au Service à la clientèle.

Q : Comment puis-je me rendre au STADE IGA?
R : Visitez le : http://www.couperogers.com/le-tournoi/comment-se-
rendre-et-hebergement/

                                                                                   14
LISTE DE VÉRIFICATION
Dans le but de faciliter vos préparatifs en vue de la Coupe Rogers présentée
par Banque Nationale, voici une liste de vérification qui vous permettra de ne
rien oublier.

                                                                                            DATE
                                                        PE R S O N N E -R E S S O U R C E   LIMITE

    BILLETS   ET    Les billets et les vignettes ont     La personne responsable de
    VIGNETTES          été envoyés aux invités.                  votre salon

                        Vous devez remplir et
   FORMULAIRE           retourner le formulaire        Votre personne-ressource chez
                                                                                            21 juin
 D’IDENTIFICATION     d’identification pour votre              Tennis Canada
                              salon privé.
                        Les demandes d’arrivées
                      hâtives ont été faites à votre
 ARRIVÉE   HÂTIVE      personne-ressource chez
                           Tennis Canada (si
                               applicable).
                                                              TENNIS CANADA
                                                                 Carl Tremblay
                    Tout élément décoratif ajouté à
  LES ÉLÉMENTS                                         Adjoint, salons privés & kiosques    21 juin
                     votre salon devra être envoyé
   DÉCORATIFS                                             (514) 273-1515, poste 6279
                            à Tennis Canada.
                                                       catremblay@tenniscanada.com

                     Vous devez fournir une copie
    DÉCHARGE          signée de la décharge de
                           responsabilité.

                     Vous devez fournir une copie
                     de votre certificat d’assurance
                                                       Votre personne-ressource chez           5
   ASSURANCES       (seulement pour les détenteurs
                                                               Tennis Canada                juillet
                      de salon privé de plus d’une
                               journée).
                                                             FAIRMONT LE REINE
                        Pour la nourriture et les
                                                                   ELIZABETH
                     boissons, vous devez utiliser                                           À
      MENU                                                        Félix Contant
                     les services de notre traiteur                                         venir
                                                                 (514) 809-2422
                                officiel.
                                                         felix.contant@Fairmont.com
                       Si vous souhaitez vous                  AMARANTHE
    FLEURISTE         procurer des fleurs, vous              Nathalie Désilets
                                                                                            21 juin
   (OPTIONNEL)      pouvez faire affaire avec notre           (450) 531-3374
                     designer floral recommandé.          amaranthe@videotron.ca

                                                                                                15
Tennis Canada poursuit résolument la voie du développement durable
                 dans laquelle nous nous sommes engagés en 2007 et préconise de
                 saines pratiques environnementales.

                 En 2018, les efforts concertés de tous les intervenants ont permis de
                 valoriser 80% des 90 tonnes de matières résiduelles générées par la
                 Coupe Rogers présentée par Banque Nationale.

                 Cette année encore, nous invitons nos partenaires, commanditaires et
                 fournisseurs à entreprendre des actions et des initiatives responsables
                 au niveau social et environnemental afin de soutenir nos efforts dans
                 un principe d’amélioration continue.

RECYCLAGE                                                          MATÉRIEL PROMOTIONNEL
Utiliser des produits recyclables (plastique de                    Imprimer tout le matériel promotionnel relié à la
catégorie 1 à 5) et utiliser les bacs prévus à cet effet.          Coupe Rogers sur du papier certifié FSC (Forest
Plastique de catégorie 6 interdit.                                 Stewardship Council) ou fait de fibres 100 % recyclées.

COMPOSTAGE                                                         FOURNISSEURS
Si vous offrez des boissons ou de la nourriture, merci             Encourager autant que possible l’approvisionnement
d'utiliser des ustensiles, contenants et verres compostables,      responsable (fournisseurs locaux, ayant des pratiques
et de les déposer dans les bacs prévus à cet effet.                durables et éthiques).

SACS RÉUTILISABLES                                                 ÉCHANTILLONNAGE
Encourager l’utilisation de sacs réutilisables et exclure          Offrir des échantillons de produits qui ont une longue
l’utilisation de sacs de plastique à usage unique.                 durée de vie et/ou qui contiennent le moins d'emballage
                                                                   possible afin de réduire la production de déchets. S'il s'agit
                                                                   de breuvages, des verres compostables doivent être utilisés.
PERSONNEL
Sensibiliser votre équipe aux moyens de contribuer à un
tournoi respectueux de l’environnement et les informer             TRANSPORT
des procédures liées au plan de développement durable.             Utiliser la navette Tennis Canada qui assure le transport
                                                                   de l’hôtel Fairmont Le Reine Elizabeth au Stade IGA,
                                                                   utiliser le transport en commun, le covoiturage ou
                                                                   tout autre moyen non polluant, tel la marche ou le vélo
                                                                   pour vous rendre sur le site.

                           Votre implication et participation sont essentielles dans
                           l’atteinte de nos objectifs de développement durable.
                                   N’hésitez pas à faire preuve d’initiative !

                                                                                                                               16
ANNEXE

Pour plus d’informations, consultez la section Occupation temporaire d’un
bâtiment du SIM au : http://ville.montreal.qc.ca/sim/occupation-
temporaire-dun-batiment-exposition.

                                                                            17
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