Guide sur le télétravail à l'EPFL

EPFL – Domaine des Ressources Humaines

   l’EPFL
Guide sur le
télétravail à

Table des matières
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        les différentes parties de ce guide sur le télétravail à l’EPFL.

                                                     Nouvelle
           Cadre et                              réglementation
       recommandations                            en points-clés
                 p. 5                                  p. 6

                                                  Checklist pour les
    La flexibilité                               collaborateurs·trices

     au travail                                           p. 7

                p. 4

                                                    Mise en place du
                                                   télétravail au sein
     Ressources                                      des équipes de
  d’apprentissage et                                     l'EPFL
      liens web                                           p. 8-9
        p. 13

                                                     Convention de
                                                      télétravail
  Comment bien                                             p. 10
 gérer des équipes
    hybrides ?
                                 4 astuces pour un
        p. 12
                                  mode de travail
                                      hybride
                                         p. 11                                   2

L'objectif de ce guide est de soutenir et d'orienter les

 Introduction                  collaborateurs·trices qui souhaitent bénéficier du
                               télétravail ainsi que leurs responsables.

Un mot de la Directrice des Ressources Humaines

“   Durant les deux années écoulées, notre école a relevé bien des défis et a pu
    assurer la continuité de ses missions tout en prenant soin des membres de
    notre communauté. Ceci a été possible grace à la contribution de chacun et
    de chacune. Nous souhaitons capitaliser sur les apprentissages clés de cette
    période en faisant évoluer nos façons de travailler.

    Le projet The Future of Work @ EPFL vise à promouvoir la conciliation vie
    privée et vie professionnelle, la flexibilité, l'inclusion et l'engagement de nos
    collaboratrices et collaborateurs tout en créant un impact positif sur notre
    environnement. Cette démarche inclut une extension importante des
    possibilités de télétravail à l’EPFL.

    Ce guide a pour but d’aider les collaborateur·trices et les responsables à se
    familiariser avec la nouvelle réglementation du télétravail. Avec le temps, les
    suggestions et bonnes pratiques partagées par notre communauté enrichiront
    ce guide et les mesures de soutien proposées.

                                                   ”
    Au plaisir de vous rencontrer sur le campus.

                                               Claudia Noth
                                   Au nom de votre équipe RH

                                                                                          3

La flexibilité au travail
La nouvelle règlementation du télétravail (LEX 4.1.8) vise à
répondre à des besoins de flexibilité en faveur d’un meilleur
équilibre entre vie privée et vie professionnelle des membres
du personnel.

Les personnes dont l’activité peut se faire à distance sans que la
qualité du travail soit impactée ont la possibilité de faire la
demande auprès de leur supérieur hiérarchique et de travailler
jusqu’à 40 % maximum par mois en dehors de leur place de travail
habituelle mise à disposition par l’EPFL.

                                                                     4

Cadre et recommandations
La mise en place du télétravail est à l’initiative du membre du
personnel qui en fait la demande. Les responsables
hiérarchiques décident, en prenant en compte l’ensemble des
activités de la personne et de l’équipe / unité, si la demande peut
être validée.

Une discussion est encouragée pour rechercher les meilleures
solutions afin que le personnel intéressé puisse le réaliser et que la
dynamique ainsi que la collaboration au sein des équipes sont
assurées.

                                                                         5

Quelques points clés de la nouvelle réglementation

           Accéder à la nouvelle réglementation LEX 4.1.8

   Peut s’effectuer jusqu’à 40% par personne et par mois (pour un
    taux d’activité de 100%), lorsque la nature de l’activité le permet.
   Présence minimale sur site d’un jour par semaine.
   Nécessite un accord entre la ou le responsable et l’employé·e
    (deux parties). Ce n’est ni un droit, ni une obligation.
   Si le télétravail est occasionnel ou convenu pour une durée
    limitée dans le temps, il suffit d’un accord verbal entre les deux
    parties.
   Si le télétravail est convenu pour une durée illimitée, il fera l’objet
    d’une convention (via ServiceNow) validée entre les deux parties.
   Doit garantir en tout temps l’exécution et la qualité des tâches.
   Nonobstant le télétravail autorisé, la présence sur le lieu de travail
    de l’EPFL peut être requise par la ou le responsable.
   Télétravail occasionnel depuis l’étranger autorisé, à raison de
    deux semaines par an et pour autant que l’employé·e ait utilisé
    ses vacances des années antérieures au 30 avril de l’année en
    cours.
   Mesures d’arbitrage prévues en cas de refus si la nature de
    l’activité le permet.

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Checklist pour les collaborateurs·trices
La présente checklist est destinée à faciliter la réflexion des
collaborateurs·trices de l'EPFL sur la faisabilité et les conditions du
télétravail. La checklist aborde les aspects essentiels à considérer pour
travailler à distance basés sur l’annexe de la LEX 4.1.8.

                                                                              Pas
Checklist pour le télétravail                                       Oui Non
                                                                              sûr
Je dispose d’un espace de travail désigné lorsque je travaille à
distance.

En général, mon espace de travail hors site est confortable.

Je dispose de l'équipement indispensable (bureau, chaise,
ordinateur, micro, caméra, etc.) pour travailler hors site.
Je peux accéder au réseau de l'EPFL et aux plateformes et outils
liés à mon travail lorsque je travaille hors site.
Je sais où accéder aux services d'assistance technique, si
nécessaire.
Mon rôle au sein de mon unité est compatible avec un
fonctionnement en télétravail.
Je sais exactement ce que mon ou ma responsable hiérarchique
attend de moi.
Je peux échanger avec ma ou mon responsable hiérarchique sur
les plans de travail et les résultats attendus.
Quand je travaille hors site, je peux facilement et régulièrement
communiquer avec ma ou mon responsable hiérarchique.
Quand je travaille hors site, je peux communiquer facilement et
régulièrement avec mon équipe ou collègues.
Quand je travaille hors site, j'ai un bon équilibre entre ma vie
professionnelle et ma vie privée.

Si vous avez une majorité de «Oui» aux propositions ci-dessus:
   Discutez avec votre responsable de la possibilité de travailler à
    distance et des différentes options possibles.
   Réfléchissez avec votre responsable hiérarchique, à une formule de
    télétravail qui vous convienne à vous ainsi qu'à l'équipe.

                                                                                    7

Mise en place du télétravail au sein des équipes
      de l'EPFL
      Lorsque les responsables d'unité collaborent avec leurs équipes pour déterminer les
      meilleures modalités de travail, ces trois facteurs principaux seront à prendre en
      considération.
      Ces questions permettent aux responsables de réfléchir à ce qui est nécessaire
      pour continuer à répondre aux exigences et aux attentes du rôle et de l'équipe,
      de consulter les membres de l'équipe sur leurs besoins spécifiques ainsi que
      d'établir un calendrier et les ressources nécessaires pour les membres de l'équipe.

              Faisabilité
Les activités professionnelles sont-elles compatibles
                 avec les modalités de
  télétravail ? Le travail nécessite-t-il l'accès à des
équipements fixes ou des infrastructures spécialisées
   qui ne sont pas accessibles à distance ? Le rôle
  exige-t-il une interaction face à face avec le client
     (interne ou externe) ? Le télétravail est-il un
       arrangement temporaire ou permanent ?

                                                           Productivité et efficacité
                                                            Lorsque le télétravail est possible, quelles tâches
                                                             peuvent être effectuées efficacement hors site ?
                                                            Quelles tâches sont plus efficacement effectuées
                                                            sur place ? Quelles technologies et quels outils de
                                                           collaboration en ligne dois-je utiliser pour aider mon
                                                              équipe à travailler ensemble efficacement et à
                                                                       établir de bonnes relations ?

   Collaboration durable
Comment la collaboration, le travail d'équipe et les
  relations sont-ils le mieux facilités dans le cas de
conditions de travail flexibles ? Dans quelle mesure
une unité ou un·e collaborateur·trice doit-il travailler
    en collaboration avec d'autres ? Les équipes
 doivent-elles être présentes au bureau les mêmes
       jours pour les réunions en personne et la
  collaboration ? Quelles sont les réunions qu'il est
   préférable de tenir en personne ? Quelle est la
        meilleure façon d'intégrer les nouveaux                                                              8
        collaborateurs dans l'unité ou l'équipe ?

Checklist pour les responsables
Voici une série de questions que les responsables peuvent passer en
revue avec les membres de leur équipe basée sur l’annexe de la LEX
4.1.8.

 Quelles responsabilités/tâches ne peuvent pas être accomplies en
    travaillant hors site ?
 Quelles responsabilités/tâches nécessitent une communication et
    une collaboration régulières avec les autres ? Convenez ensemble
    de la manière dont vous communiquerez lorsque vous travaillerez
    hors site.
 Souvent, les collaborateurs·trices subissent moins d'interruptions en
    travaillant à distance. Quelles tâches ou quels projets peuvent être
    réalisés plus efficacement en travaillant à distance ?
 Comment le travail est-il actuellement structuré, et peut-il être
    structuré différemment pour favoriser le travail à distance ?
 Quel degré de supervision ou de soutien le rôle exige-t-il ?
 Dans quelle mesure le membre de votre équipe est-il indépendant
    dans son travail ?
 Dans quelle mesure le travail à distance a-t-il eu un impact sur la
    capacité de ce membre de l'équipe à collaborer avec moi, avec
    l'équipe, et à fournir les résultats attendus ?
 Quels événements ou réunions sont prévus pendant la période où le
    régime de travail à distance est en place ? Quelles mesures doivent
    être mises en place pour assurer le bon fonctionnement et la
    prestation de services ? Quelles solutions technologiques peuvent
    aider ?
 Quelles expériences de travail à distance ont été réalisées dans le
    passé et comment peuvent-elles guider les nouvelles modalités de
    travail ?

                                                                           9

Convention de télétravail dans ServiceNow
                 L'employé·e consulte la réglementation
            1    et les conditions relatives au télétravail
                 et s’engage à les respecter.

                 L'employé·e et son ou sa responsable
            2    discutent et conviennent du taux de
                 télétravail, s'alignent sur les attentes et
                 l'organisation.

        Télétravail                                  Maximum 40%
      occasionnel ou                                 de télétravail
     convenu pour une
       durée limitée
                                              L'employé·e    initie  une
                                              demande de télétravail sur
                                              ServiceNow et saisit les
                                              informations demandées.

 Pas de convention de                 Approbation                        Refus
 télétravail nécessaire.
                                Le ou la responsable             L'employé.e reçoit un
 Un accord verbal entre          valide la demande.               mail d'information.
 l’employé·e       et   son
 responsable hiérarchique
 suffit. Il ne doit pas être
                                 L'employé·e     reçoit        L’employé·e peut solliciter
 déclaré dans le logiciel
                                 une confirmation par          un entretien avec sa ou son
 de gestion des absences.
                                 mail.                         responsable hiérarchique et
                                                               RRH, si elle ou il considère
                                                               que la nature de son activité
                                                               lui permet le télétravail.

 Note :
  Le télétravail régulier doit être déclaré dans le logiciel de gestion des absences.
  Le ou la responsable hiérarchique peut autoriser des exceptions au taux
    maximum de 40% et de minimum un jour de présence sur site par semaine, qui
    doivent ensuite être reflétés dans la convention de télétravail régulier.

                                                                                          10

4 astuces pour un mode de travail hybride

           Valorisez le temps au bureau
           Certaines réunions, par exemple les réunions d'équipe, les
           séances de brainstorming et les sessions en bilatérale, sont plus
           efficaces en face à face. Les réunions en présentiel sont
           indispensables à l'esprit d'équipe, à la motivation et à l'unité de
           l'équipe.

           Être accessible et communicatif
           Discutez des préférences de communication avec votre équipe.
           Lorsque vous êtes hors du campus, quel est le moyen le plus
           rapide d'entrer en contact avec quelqu'un pour quelque chose
           d'urgent ? Zoom, Jabber, e-mail, téléphone portable, SMS ?

           Maintenir le contact avec vos collègues au-delà des livrables et
           des délais peut aussi contribuer à améliorer un esprit convivial.
           Profitez des outils digitaux à disposition.

           Organisation des réunions
           Prévoyez des réunions de 50 ou 55 minutes, pour donner aux
           participants le temps de se rendre d'une réunion à l'autre, que ce
           soit à pied ou sur Zoom. Pensez à ajuster vos paramètres par
           défaut dans Outlook.

           Il n'est généralement pas conseillé de planifier des réunions
           avant 9 heures, après 17 heures ou pendant la pause de midi.

           Configurer l'espace de travail
           Si vous divisez votre temps entre votre domicile et le bureau,
           essayez de mettre en place une installation à domicile aussi
           efficace que celle du bureau (ou vice versa) et, surtout, vous
           assurer que tout fonctionne correctement.

                                                                                 11

Comment bien gérer des équipes hybrides ?

  Fixer des priorités et des             Renforcer la confiance et
  objectifs clairs.                      l'inclusion.

  Dans le cadre du travail à             Lorsque vous avez des personnes
  distance, il est impératif que les     en présence et à distance, il est
  employé·es aient des objectifs         important que vous soyez attentif
  clairs et que les responsables         pour vous assurer que chacune et
  organisent régulièrement des           chacun est engagé·e, inclus·e et
  conversations sur les résultats        informé·e à tout moment. La
  obtenus par rapport à ces              confiance est un prérequis. Sans
  objectifs.                             elle, le télétravail ne peut être
                                         efficace.

   Encourager l'équilibre et             Obtenez       un      feedback
   les bonnes pratiques de               régulier.
   travail.
                                         Discutez avec l'équipe de son
   Nos vies professionnelles et          expérience du travail à distance,
   personnelles sont aujourd'hui plus    afin de mieux comprendre ce qui
   fusionnées que jamais. Soyez          fonctionne bien et ce qui doit
   attentif à votre équipe et observez   être ajusté.
   les signes de fatigue. Discutez
   avec les membres de votre
   équipe et aidez-les à établir des
   priorités dans leur charge de
   travail, et encouragez-les à
   utiliser les jours de congés quand
   ils en ont besoin.

                                                                             12

Ressources disponibles
        Travail flexible: Mesures d’accompagnement
        go.epfl.ch/keeplearning
         Pour les collaborateurs·trices
           Qu’est-ce que le travail hybride et pourquoi est-ce si populaire ?
           Gérer la zoom fatigue
           Les facteurs de stress du travail hybride
           Les règles pour des réunions hybrides efficaces
           Communication efficace à l’ère du travail hybride
           Concevoir une organisation flexible

         Pour les responsables
           Les règles pour des réunions hybrides efficaces
           Favoriser la collaboration et la cohésion dans une équipe hybride
           Entretenir la motivation d’une équipe hybride
           Recruter à l’ère du travail hybride

         Autres ressources à disposition
         Outils de Self care
         Outils de Team care

       Liens pratiques
         Règlement applicable au télétravail LEX 4.1.8

         Règlement applicable au télétravail LEX 4.1.8 Annexe 1

         FAQ : Application de la Règlementation sur le télétravail LEX.4.1.8

         Convention de télétravail dans ServiceNow

         Gestion des absences

         Outils pour le télétravail

         Ergonomie pour le télétravail

                                                                                 13