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INSIGHT FEVRIER 2019 LES SERVICES PARTAGES POUR LA FONCTION CONTROLLING
La Fonction Controlling, qui concourt à la Controlling se doit d’affirmer et de consolider son
régulation de l’ensemble des activités de positionnement de « Business Partner ».
l’entreprise, a été mise en place il y a près d’un
siècle pour le entreprises les plus anciennes et les
plus importantes. Cette mise en place répondait (b) La mise en place de Services Partagés
notamment aux enjeux de communication, de
coordination et de management découlant de la
est une réponse pertinente à ces enjeux
leur croissance rapide, tirée par un contexte Soumises à des objectifs de réduction des coûts et
économique favorable. Aujourd’hui, les crises motivées par les perspectives de réalisation
financières mondiales, associées à une d’économies, les entreprises ont commencé à
globalisation toujours croissante, ont mutualiser et externaliser leurs activités
profondément remodelé le tissu économique et transactionnelles il y a une vingtaine d’années
les entreprises qui le composent. La concurrence (activités comptables et informatiques
toujours plus rude, les marchés toujours plus essentiellement). Le principe est simple : la
volatiles, les cycles d’innovation toujours plus mutualisation des activités permet leur
courts et la pression toujours plus forte sur les standardisation, leur harmonisation et leur
marges, imposent aux entreprises d’aller toujours automatisation, générant synergies, gains
plus vite, tant dans la définition de la stratégie d’efficacité et économies d’échelle.
que dans sa mise en œuvre. Ce changement de
paradigme est un véritable défi pour les Si les activités du Controlling sont par nature peu
entreprises en général, et pour la Fonction transactionnelles, certaines d’entre elles peuvent
Controlling en particulier. Celle-ci doit en effet néanmoins être mutualisées et rationalisées
repenser ses modes de fonctionnement (exemple : automatisation de la production d’un
traditionnels si elle veut continuer à constituer reporting normalisé, réalisation d’analyses de
l’outil privilégié des managers pour la prise de premier niveau). Cela requiert au préalable une
décision. harmonisation des référentiels, des processus et
des systèmes d’information, ce qui peut constituer
un chantier conséquent, en particulier dans les très
grandes organisations.
(1) Les Services Partagés : une
réponse pertinente aux enjeux
(c) La structure de Services Partagés
de la Fonction Controlling s’intègre dans l’Operating Model de la
(a) La Fonction Controlling fait face à des Fonction Controlling
enjeux d’efficience, de réactivité et de L’Operating Model de la Fonction Controlling
positionnement fournit les orientations stratégiques qui
gouvernent son fonctionnement dans son
Un enjeu d’efficience. Comme toute les fonctions
ensemble. Il définit les rôles et responsabilités de
d’entreprise, la Fonction Finance se doit de
chacun (Controlling Groupe, Controlling Local,
contribuer à l’effort général de réduction des coûts
Services Partagés) dans l’exécution des processus
et « faire plus avec moins ».
et activités, afin d’en garantir la pertinence et
Un enjeu de réactivité. L’accélération générale l’efficacité. L’Operating Model constitue à ce titre
raccourcit les cycles de définition et de mise en un entrant essentiel à toute démarche de mise en
œuvre de la stratégie. Pour la Fonction Controlling, place d’une structure de Services Partagés pour le
cela se traduit notamment par une accélération Controlling.
des cycles de reporting et de reprévision.
Un enjeu de positionnement. La Fonction
Controlling doit consacrer moins de temps au data
crunching pour se concentrer sur l’analyse de la
performance et la recherche de solutions, en
mobilisant toute sa connaissance de l’entreprise et
de ses métiers. Autrement dit, la Fonction
Sia Partners | INSIGHT | LES SERVICES PARTAGES POUR LA FONCTION CONTROLLING | Février 2019| 2Deux critères majeurs doivent être considérés dans
Operating Model pour la Fonction Controlling
le choix du type de structure le plus adapté :
• Activités par nature stratégiques, par - Le besoin de connaissance et de proximité
exemple : benchmarking, analyses
Activités
• Reporting ad ‘hoc, analyses de
avec le métier pour la réalisation des activités
sous resp.
du
profitabilité à destination du top prises en charge par la structure
management
Controlling
• Définition et diffusion des indicateurs,
- La valeur ajoutée de ces activités (s’agit-il
Groupe
des normes et standards de d’activités transactionnelles, ou bien
fonctionnement
d’activités participant à la prise de décision ?)
• Activités nécessitant un contact direct
avec le métier Structure de Services Partagés - Critères de choix
• Activités nécessitant une culture
Activités
« locale », qu’il s’agisse d’un métier,
sous resp. Besoin de connaissance et de proximité avec le métier
d’une langue ou d’une culture
du
• Activités nécessitant un haut niveau
Controlling
d’interaction avec le management local
Local
• Activités faiblement consommatrices de
ressources, avec un potentiel
d’économies d’échelle limité
Elevé
CoE Local Controlling
• Activités fortement consommatrices de
ressources (humaines, financières)
Activités
• Activités avec un fort potentiel de
sous resp.
standardisation / automatisation
de la
• Activités en majorité transactionnelles,
structure de
ou activités peu pertinentes pour
Faible
Services
l’entreprise SSC CoE
Partagés
• Activités nécessitant peu de contacts
avec le métier
Faible Elevée
Valeur ajoutée de l’activité
(transactionnel vs aide à la décision)
(d) Une structure de type CoE1 est plus
adaptée qu’un SSC2 pour la majorité des Puisqu’une grande partie des activités du
activités mutualisables du Controlling Controlling concourent à la prise de décision et
requièrent une bonne connaissance du métier, une
Bien que les SSC et les CoE reposent sur les mêmes structure de type CoE leur est plus adaptée.
principes (centralisation et standardisation
d’activités, exploitation de synergies, élimination
de redondances), ces deux structures présentent
des différences fondamentales : (2) Mettre en place des Services
- La mise en place de structures de type SSC est Partagés pour le Controlling :
avant tout motivée par la recherche les principes directeurs
d’efficience, via la centralisation d’activités
transactionnelles (comptabilité, reporting Pour le Controlling comme pour les autres
financier, etc.), idéalement dans des pays où fonctions de l’entreprise, la mise en place de
le coût du travail est compétitif Services Partagés repose sur un principe simple :
- La mise en place de structures de type CoE « la structure découle de la stratégie ». Les
vise quant à elle à centraliser des domaines suivants constituent les éléments clés à
connaissances pointues dans des domaines investiguer par les parties prenantes (fonction
tels que la consolidation, les achats, la Supply Controlling, Direction Générale et, idéalement,
Chain ou le Controlling. Le CoE définit clients internes du Controlling (les Directions
également les principes et règles de Métiers)) lors d’un projet de mise en place de
fonctionnement (« guidelines »), et s’assure Services Partagés : la stratégie, la gouvernance et
de leur mise en œuvre. l’organisation, les processus et les systèmes. Nous
passons ici en revue ces différents domaines et
tentons d’identifier les principaux facteurs clés de
1
CoE : Center of Expertise succès associés.
2 SSC : Shared Service Center
Sia Partners | INSIGHT | LES SERVICES PARTAGES POUR LA FONCTION CONTROLLING | Février 2019| 3(a) Stratégie Le choix de la localisation est différent pour une
structure de type CoE. Par construction, les
Préalablement à la mise en place de Services activités du Controlling qui y sont mutualisées
Partagés, la mission de la fonction Controlling doit requièrent une très bonne connaissance de
être clairement définie : Quel est le rôle du l’entreprise et de ses métiers. Il est ainsi
Controlling dans l’entreprise ? Quelles valeurs et recommandé de la localiser dans le même pays
quels principes le gouvernent ? Ces questions ne que le siège de l’entreprise.
sont pas toujours abordées avec la considération
qu’elles mériteraient. Elles sont néanmoins
essentielles à la prise des décisions stratégiques,
aux choix de réorganisation, etc. (d) Processus et systèmes
De façon générale, les activités du Controlling sont
soumises à peu de réglementations, notamment
(b) Gouvernance et organisation locales. Elles sont donc naturellement plus enclines
à une standardisation, portée par le Controlling
Les Services Partagés du Controlling doivent être Groupe. Les activités suivantes constituent des
directement rattachés au Controlling Groupe. En candidats pertinents pour une mutualisation au
effet, dans toute entreprise, c’est le Controlling sein de Services Partagés :
Groupe qui communique à l’équipe de Direction
les informations nécessaires à la prise de décision, - Le reporting de gestion et la consolidation
non seulement pour les décisions d’ordre financier, - La planification opérationnelle (budget,
mais plus généralement pour toutes décision ayant forecast)
trait à la performance de l’entreprise. Le - La comptabilité analytique (coût, profit)
Controlling Groupe définit les « guidelines » et fixe - Le Big Data / Analytics
les cibles à atteindre, puis les décline et les - L’administration des Master Data
communique aux autres acteurs de la Fonction
Controlling (Controlling local et Services Partagés).
Ainsi, plusieurs entreprises ont d’ores et déjà
centralisé leurs activités de reporting de gestion
dans une entité unique qui élabore des rapports
(c) Localisation (et rédige les commentaires associés) à destination
de managers de différents niveaux. Le tableau ci-
La localisation de la structure de Services Partagés dessous fournit une répartition possible des rôles
Controlling doit être choisie avec soin. Elle dépend pour le processus « Reporting, consolidation » :
du type de structure mise en place (SSC ou CoE), et
donc de la nature des activités du Controlling qui y Reporting, consolidation
sont mutualisées.
En général, la motivation première de la mise en • Consolidation des données financières
Controlling clés au niveau du Groupe
place d’une structure de type SSC est de réduire les Groupe • Analyse des écarts au niveau du Groupe
coûts, en l’implantant dans un pays où le coût de la • Commentaires
main d’œuvre est compétitif. Néanmoins, dans le
cas du Controlling, le coût ne peut être le seul Controlling • Analyse des écarts au niveau Local
Local • Commentaires
critère de choix, car la mise en place de Services
Partagés relève avant tout d’une volonté
• Fourniture des données financières
d’amélioration de la qualité et de l’efficacité du Services
• Réalisation des rapports standards
Partagés
service rendu. Les régions éligibles pour une • Préparation des rapports pré définis
structure de SSC Controlling doivent donc disposer
d’une expérience significative dans la mise en place
de services partagés, et avoir démontré leur
capacité à délivrer des services à un niveau de Dans le domaine de la planification opérationnelle
qualité et d’efficacité suffisants et stables dans le (budget, forecast) et de la comptabilité analytique,
temps. Les compagnies européennes privilégient on observe également une tendance à la
des pays comme la Pologne, la Hongrie ou l’Irlande centralisation des activités préparatoires (ex :
pour leur SSC Controlling. calcul de coûts de revient unitaires) dans une
Sia Partners | INSIGHT | LES SERVICES PARTAGES POUR LA FONCTION CONTROLLING | Février 2019| 4optique de rationalisation et d’optimisation. Le
Big Data, Analytics
tableau ci-dessous fournit une répartition possible
des rôles pour les processus « Plan, budget,
• Analyse des données
forecast » et « comptabilité analytique » : Controlling
• Elaboration des algorithmes d’évaluation
Groupe
des données
Plan, budget, forecast
• Analyse locale des résultats des « smart
Controlling
analytics »
• Définition des normes et standards Local
• Commentaires
Controlling
relatifs aux plans, budgets et forecasts
Groupe
• Analyse de profitabilité
• Administration des Master Data
Services
• Analyse des données en masse
• Préparation des budgets (à l’échelle Partagés
• Exécution de « Smart analytics »
Controlling locale)
Local • Fourniture de données et informations
pour les plans et forecasts
Enfin, les Services Partagés sont parfaitement
adaptés à la prise en charge des activités
• Préparation des plans d’Administration des Master Data :
Services • Administration des Master Data
Partagés • Consolidation des budgets
• Exécution des contrôles de cohérence
Finance Management
• Définition de la vision et de la stratégie
Comptabilité analytique
Finance
Controlling
• Analyse des données financières
Groupe
• Définition des indicateurs et Balanced
• Préparation du compte de résultat
Controlling Scorecards
• Réalisation des « closing » (mensuels,
Groupe
trimestriels, annuels)
Controlling • Définition des indicateurs et Balanced
Local Scorecards au niveau local / métier
Controlling • Pré calcul du coût des produits vendus
Local (COGS)
Services
• Administration des Master Data
Partagés
• Calcul des coûts unitaires et des coûts
Services horaires
Partagés • Calcul des coûts fixes
• Exécution des contrôles de cohérence
(e) Facteurs clés de succès
L’intérêt croissant des entreprises pour des sujets Les éléments suivants nous semblent essentiels à
tels que l’analyse du comportement des clients ou la réussite d’un projet de mise en place d’une
l’analyse d’activité sur les réseaux sociaux implique structure de Services Partagés pour le Controlling :
le développement d’activités en « Analytics », « Big - Bénéficier du sponsoring de la Direction de
data » et analyse prédictive. Celles-ci peuvent être l’entreprise
prises en charge par des Services Partagés pour - Commencer par définir l’Operating Model
une meilleure efficacité. Ainsi, certaines cible de la fonction Controlling
entreprises ont mis en place des équipes de Data - Réaliser un projet pilote sur un périmètre
Scientists au sein d’un SSC, qui opèrent pour géographique et / ou métier restreint
l’ensemble de l’entreprise. Des équipes sont - Piloter le projet en central, et non en local
également constituées au sein de CoE pour - Considérer les processus de bout en bout, y
développer des techniques de modélisation et de compris les interfaces avec les domaines
simulation appliquées à des données complexes et fonctionnels connexes au Controlling
volumineuses, afin d’appuyer les analyses et la - Garder à l’esprit que les activités éligibles
prise de décision. Le tableau ci-dessous fournit une pour une structure de Services Partagés ne
répartition possible des rôles pour le processus sont pas uniquement les activités
« Big Data, Analytics » : transactionnelles
- Communiquer tous les changements le plus
tôt possible
- Accompagner durablement le changement
Sia Partners | INSIGHT | LES SERVICES PARTAGES POUR LA FONCTION CONTROLLING | Février 2019| 5Pour conclure
Les Services Partagés constituent un levier majeur
pour optimiser le fonctionnement de la Fonction
Controlling. Ils apportent en effet une réponse
pertinente aux enjeux actuels de la Fonction :
réduction des coûts et des délais de production de
l’information, apport de valeur ajoutée dans la
prise de décision et positionnement de « Business
Partner ». Pour obtenir les bénéfices escomptés,
un travail d’harmonisation et de standardisation
des référentiels, des processus et des systèmes
d’information doit être mené au préalable. Cela
peut constituer un chantier conséquent, en
particulier au sein des plus grandes organisations.
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Sia Partners | INSIGHT | LES SERVICES PARTAGES POUR LA FONCTION CONTROLLING | Février 2019| 6VOTRE CONTACT
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