Interface de Gestion - Octopus Documentation utilisateur
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Interface de Gestion - Octopus
Documentation utilisateur
https://octopus.voxity.fr/
Voxity – La téléphonie simple et moderne
85 Rue des Alliés 38100 Grenoble
04.816.801.10 / contact@voxity.fr
RCS Grenoble 514 008 929Interface de gestion - octopus 1
Documentation utilisateur
Dans l’onglet utilisateurs sont listées toutes les personnes de l’entreprise ayant un compte
de téléphonie Voxity, avec leur nom, et le numéro de poste interne correspondant.
Numéro externe associé à l’utilisateur
Adresse e-mail utilisée pour l’envoi de messages vocaux par mail
Temps de sonnerie en seconde
Cliquez pour enlever le message « la personne au poste
1001 n’est pas disponible, veuillez laisser votre message
Valider en cliquant sur Modifier après le bip sonore » et directement déclencher le bip
sonore
Ordre des différentes étapes pour configurer la ligne
directe de l’utilisateur (glisser déposer pour échanger)
Tous les utilisateurs ont une ligne directe interne en composant l’extension à 4 chiffres. Le
comportement de cette ligne sera donc appliqué. Pour appliquer cette ligne directe sur un
numéro externe (à 10 chiffres) voir chapitre 3.1 Numéros.
Si vous souhaitez avoir un message personnalisé en musique (Pré décroché, Menu vocal,
Attente, répondeur, …) vous pouvez faire enregistrer votre message sur http://voxity-
studio.com.
Si vous avez des messages pré enregistrés au sein de votre entreprise, vous pouvez nous les
envoyer par mail au format mp3 à l’adresse support@voxity.fr.Interface de gestion - octopus 2
Documentation utilisateur
Une fois votre message reçu, nous vous l’ajoutons sur votre interface en tant que fichier son.
Vous pouvez donc l’utiliser dans vos lignes directes et dans vos comportements en
sélectionnant « lire un fichier son ».
Chaque utilisateur possède une boite vocale et peut, choisir un mot de passe, et activer
l’option voicemail (Recevoir ses messages vocaux par mails avec un fichier audio de type
*.wav en pièce jointe).
Ces boites vocales peuvent être appliquées sur les lignes directes de chaque utilisateur, ou
au contraire pour un numéro principal de l’entreprise. Par défaut, il y a une boite vocale par
utilisateur, vous pouvez en activer d’autres supplémentaires en contactant l’équipe technique
de Voxity à support@voxity.fr
Une fois votre fichier son intégré dans l’interface (cf 1.2 fichier son), vous pouvez l’utiliser
pour remplacer votre message de boite vocale. Pour cela il faut ajouter une étape (dans un
comportement ou une ligne directe) « lire un fichier son » suivi de « aller dans une boite
vocale » et « ignorer le message par défaut ».
Composer le 8500 à partir de votre téléphone pour configurer votre boite vocale (ou 8501
pour configurer une autre boite vocale, dans ce cas là composer le numéro de boite vocale).
S’identifier avec votre mot de passe (par défaut : 1234). Allez dans le menu ''Options de la
boite vocale'' en composant le 0. À partir de ce menu, vous avez accès aux configurations
suivantes :
1. Message de non disponibilité : C'est le message par défaut qui sera
entendu par vos correspondants avant qu'ils soient dirigés vers la messagerie vocale.
2. Message occupé : Ce message n'est pas utilisé.
3. Votre nom : Ce message n'est pas utilisé.
4. Message temporaire : Ce message remplace le message de non
disponibilité tant qu’il est activé. Il peut s'agir par exemple d'un message informant
vos correspondants que vous êtes absent pendant une période de temps donnée (par
exemple pendant vos congés)Interface de gestion - octopus 3
Documentation utilisateur
- Par Mail : Recevoir ses messages vocaux par mails avec un fichier audio de type
*.wav en pièce jointe. Cette option nécessite que l’utilisateur aie renseigné une
adresse email dans le champ adresse mail (cf 1.1 Utilisateurs).
- Depuis votre téléphone : Si vous n’avez pas activé l’option voicemail, composez
simplement l'extension 8500 à partir de votre téléphone et suivez les instructions.
Les groupements servent à créer des groupes d’appels rassemblant plusieurs téléphones de
l’entreprise. Il y a 2 Stratégies de groupements
- « Faire sonner tous » : tous les membres sonnent en même temps et le premier qui
décroche est mis en relation avec le correspondant.
- « A tour de rôle » : Chaque membre sonne à tour de rôle avec une mise en mémoire
du dernier poste qui à sonné pour le prochain appel.
Nom du groupement
Choix de la stratégie
Activer le double appel
Ajouter un utilisateur dans le groupement
Membres du groupement et ordre dans le cas
d’une stratégie « A tour de rôle » modifiable par
un glisser - déposerInterface de gestion - octopus 4
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Un follow-me permet de faire un renvoi vers un numéro externe, (mobile ou non) avec une
acceptation d’appel. Par exemple si vous renvoyez sur votre mobile, celui-ci va sonner et
lorsque vous allez décrocher, il faudra composer la touche 1 pour accepter l'appel. Cela
permet de renvoyer vers plusieurs appareils en toute transparence et d’éviter la messagerie
du mobile (qui peut être non professionnelle) contrairement à un renvoi classique.
Ce système permet entre autre la gestion facilitée des astreintes techniques.
Exemple :
Ajouter une extension simultanée
Dans cet exemple la première étape est
de faire sonner les 3 postes 1001, 1002
et 1003 simultanément pendant 25
secondes
La deuxième étape est de faire
sonner l’extension externe qui
est le numéro de mobile déjà
enregistré de l’utilisateur (cf 1.1
utilisateur) pendant 10 secondes
La troisième étape est de faire sonner un autre numéro
non enregistré pendant 10 secondes
L’ordre des différentes étapes peut être facilement modifié par un glisser déposer, ce qui
peut permettre de gérer les différents niveaux d’astreintes.Interface de gestion - octopus 5
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Toutes les ressources vues précédemment peuvent être ensuite utilisées dans un
comportement qui sert à construire des suites d’actions.
Ordre des actions
L’ajout d’une boite vocale marque la fin du comportement,
plus d’autres étapes sont possibles par la suite
Pour créer une ligne directe joignable de l’extérieur de l’entreprise il suffit de sélectionner le
numéro du poste voulu en comportement par défaut. Le scénario appliqué sera donc celui
paramétré sur sa ligne directe (cf 1.1 utilisateurs)Interface de gestion - octopus 6
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Les comportements créés peuvent être appliqués sur un numéro spécifique, pour cela il faut
le sélectionner en tant que comportement par défaut
Pour activer différents comportements en fonction de l’heure, il faut activer la configuration
avancée.
Une fois les configurations avancées activées le comportement par défaut sera appliqué en
dehors des tranches horaires
Choix de la tranche horaire
Comportement à appliquer
Un comportement exceptionnel peut être activé sur une période,
ce comportement sera prioritaireVous pouvez aussi lire
