L'actualité de la dématérialisation dans le secteur public local et les établissements hospitaliers - Journée d'étude des prestataires ...
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L'actualité de la dématérialisation
dans le secteur public local et les
établissements hospitaliers
Journée d'étude des prestataires
informatiques des organismes publics
locaux
5 octobre 2016
Plan de présentation
• 2. La cible de la full démat
• 3. Actualités de la dématérialisation
• 4. Présentation du Prélèvement à la Source
• 5. Le projet France Connect
• 6. Le déploiement de la facturation électronique
Journée d'études des prestataires informatiques des OPL – 05/10/2016
2
Plan de présentation
• 1. Introduction de la journée
3
La cible de la full démat
Pour les collectivités locales, le législateur a prévu la disparition complète du
papier dans les échanges ordonnateur-comptable aux dates suivantes :
– le 1er janvier 2017 pour les métropoles ;
– le 1er janvier 2019 pour les communes et EPCI de plus de 10.000 habitants, les
départements et les régions.
Par ailleurs, un fort effet levier est attendu à raison de l'ordonnance du 26 juin
2014 relative au développement de la facturation électronique.
La facturation électronique constitue une opportunité pour accélérer le passage à
dématérialisation totale :
– la facture est nativement dématérialisée par l'entreprise ;
– elle est traitée par la collectivité sans jamais être imprimée, dans un workflow
continu (attestation du service fait, émission du mandat et du bordereau, signature
électronique du bordereau, envoi des pièces comptables et justificatives à la DGFiP
par flux PES V2) ;
– en fin d'exercice, le comptable public dépose un compte de gestion entièrement
dématérialisé à l'intention de la chambre régionale des comptes.
–
Journée d'études des prestataires informatiques des OPL – 05/10/2016
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La cible de la full démat
• Jusqu'au 1er janvier 2020, les collectivités recevront les factures de leurs
fournisseurs sous deux formes :
– des factures électroniques en nombre croissant au fil des ans, permettant un
traitement plus efficient et induisant des gains sur le délai global de paiement ;
– des factures « papier » résiduelles, pour lesquelles il faut, dès à présent,
concevoir un circuit de traitement tout aussi efficient en attendant leur disparition
définitive.
• Pour éviter le maintien de ces traitements multiples : privilégier une communication
incitative envers les fournisseurs afin qu'ils optent rapidement pour Chorus Pro,
réfléchir à une solution transitoire destinée à scanner les factures papier dans
l'attente de l'échéance du 1er janvier 2020 afin d'optimiser rapidement les gains
attendus de cette dématérialisation des échanges en terme d'optimisation des
process, de conservation des données notamment.
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5Etat d'avancement du déploiement de la dématérialisation
Vision nationale du déploiement de la dématérialisation
- Résultats d'ensemble à la fin du deuxième trimestre 2016
– 46 % de bordereaux transmis signés électroniquement,
– 51 % de mandats accompagnés ou portant la référence de pièces justificatives
dématérialisées
–12 % de titres accompagnés ou portant la référence de pièces justificatives
dématérialisées (32 % hors secteur des EPS).
- En légère progression par rapport au 1er trimestre pour la signature électronique (42 %).
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6Le degré de dématérialisation des collectivités varie en fonction
des éditeurs
Exemple des départements → 7 éditeurs : de 1,67 % de mandats
avec PJ dématérialisées à 99,87 %
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7Le degré de dématérialisation des collectivités varie en fonction
des éditeurs
Exemple des régions → 4 éditeurs : de 7,14 % de mandats avec PJ
dématérialisées à 41,30 %
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8Plan de présentation
• 1. Introduction de la journée
93.1- Xémélios et Roxi
Evolutions des applications de la dématérialisation en 2016
Adaptation des schémas de données aux besoins réglementaires ou fonctionnels
- flux PESV2 ; pièces comptables
- Pièces justificatives au format xml
Prise en compte dans l'application Xémélios depuis le début de l'année 2016
- Lecture des acquittements (palier de mars 2016): une nouvelle fonctionnalité d'exploitation des flux
d'acquittement permet la visualisation et la recherche sur les fichiers « acks/nacks » importés.
Un guide utilisateur, détaillant les modalités d'utilisation du module, est disponible sur le site xemelios.org
- Evolution du moteur de contrôle (palier de juin 2016) : Evolution des contrôles PESv2 aller (MDEP38,
MDEP43, MDEP54 et MPJ09)
- Aides aux employeurs d'apprentis des conseils régionaux (palier de juin 2016) : l’offre de
dématérialisation de l'AEA est disponible depuis la validation par la Structure Nationale Partenariale de la
démarche pilote des CR Aquitaine et PACA en juin 2016.
La convention cadre nationale prévoit que les données sont fournies sous forme d’un fichier de données au
format XML respectant le modèle de données d’état de versement, adapté pour les aides à l'apprentissage (par
exemple : enrichissement du bloc ).
Xémélios intègre un module dédié.
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11Evolutions des applications de la dématérialisation en 2016
Prise en compte dans l'application Xémélios sur le dernier trimestre 2016
Exploitation des nouveaux flux PESv2 aller, en lien avec les évolutions des paliers 5.1 et 5.2 d'Hélios : le
traitement dans Chorus Pro des factures ASAP nécessite un enrichissement des schémas.
* PES Facture ASAP (septembre 2016) :
- Ajout de critères de recherche et enrichissement de la feuille de style (version actuelle trop
sommaire)
* PESv2 aller Dépense et Recette (décembre 2016) : ajouts de critères de recherche et affichage
- balises : de 15 à 18 caractères alphanumériques
- balise : nouvelles valeurs de « 05 à 09 » au niveau du bloc
* PESv2 aller Recette (décembre 2016):ajout de critères de recherche et affichage des nouvelles balises
- ,,,,
Outil de signature des flux PES (palier fonctionnel de septembre 2016) : un nouveau contrôle supprime
la possibilité pour un utilisateur de signer successivement un même flux PESv2 aller dépense/recette
Paye (palier fonctionnel de septembre 2016): la présence d'une nomenclature des statuts (bloc facultatif
portant les codes et libellés des nomenclatures officielles (NET :Nomenclature Emploi
Territoriaux, NEH:Hosp...) permet l'affichage du statut de l'agent sur le bulletin de salaire (zone CAT).
Lecture du PES Retour recette ( palier de décembre 2016) : création d'un module dédié, à l'instar de celui qui
est déjà disponible pour le PES Retour dépense
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12Evolutions des applications de la dématérialisation en 2016
Zoom sur les documents budgétaires
La palier 5.2 d'Hélios (novembre 2016) doit permettre la prise en compte des chapitres globalisés, des
comptes d'opérations sous mandat et des restes à réaliser intégrés au budget.
Des évolutions Hélios et CDG-D SPL réalisées 2016 ont permis de restituer aux juridictions financières, dans
les comptes de gestion sur pièces, les documents dématérialisés (BP/BS/DM) par les collectivités avec TOTem
et transmis à Hélios via le PES-PJ typé Budget.
Pour ce qui est des comptes administratifs (CA), les comptables disposeront pour la campagne des comptes de
gestion 2017 (comptes de l'exercice 2016) d'une nouvelle fonctionnalité dans CDG-D SPL qui leur
permettra de déposer le CA et d'autres PJ dans ATLAS, puis de les télécharger à tout moment.
Adaptations Xémélios :
* La balise (numéro du document budgétaire) accepte uniquement des caractères numériques, et
non plus alphanumériques. La DGCL va mettre en conformité la documentation publiée uniquement sur son site
*Internalisation des ressources Xémélios – Réseau DGFIP uniquement (palier technique de septembre
2016) : les ressources techniques nécessaires au fonctionnement de XéMéLios sont internalisées sur un
serveur DGFiP, en remplacement des sites internet xemelios.org et odm-budgetaire.org.
Cette évolution a permis de mettre fin aux difficultés rencontrées par les utilisateurs du réseau DGFIP lors des
tentatives d'import de documents budgétaires.
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13Une nouvelle application de la dématérialisation : ROXI
RoXi : Rematérialisation par un Outil partagé de documents Xml Importés
Objectif : maintenir un niveau de services fonctionnels équivalents à l’existant dans XéMéLios en intégrant
toutes les fonctionnalités de Xémélios « visualisation et exploitations de flux normalisés » ainsi que les « outils
compagnons» tout en répondant à un objectif d'urbanisation des applications du SPL. L'application s'adresse
à tous les utilisateurs de Xémélios (DGFIP, ordonnateurs, juridictions financières).
RoXI est une application avec authentification fonctionnant en environnement WEB.
La modernisation et la réécriture de l'application doit permettre de gagner en performance et de s'affranchir
des contraintes liées à l’environnent du poste de travail de l'utilisateur. A ce stade, il n'est pas prévu que RoXi
intègre des services API.
Calendrier prévisionnel :
• Fin de l'année 2016 (fin novembre) : mise en production de la 1° version, ouverte aux u tilisateurs de la
DGFiP et aux juridictions financières. Elle permettra la visualisation et l'exploitation des fichiers de données
au format XML conformes aux schémas référencés dans la convention cadre nationale .
• Sur 2017/2018 : intégration des fonctionnalités non reprises en 2016 et des outils compagnons et
ouverture aux utilisateurs externes de la DGFIP .
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14Une nouvelle application de la dématérialisation : ROXI
PRINCIPALES CARACTERISTIQUES
Deux modalités d'accès à Roxi :
- en mode direct à partir du Portail «mes applications », du PIGP, du portail ADER
- via une application cliente (Hélios, ORC, CDG-D SPL)
Deux modalités d'exploitation :
- en mode visionneuse pour des documents dits simples, au travers d'une feuille de style (pièces
comptables ou de type « factures »)
- en mode recherche d'un document ayant donné lieu à une demande d'import préalable d'un
document simple ou d'un document dit «complexe » (états de versement comme la paye, aide sociale,
document budgétaire, Etc.)
Deux espaces de travail coexistent pour chaque utilisateur :
- les demandes personnelles de l'utilisateur (comme fonctionnement monoposte de Xémélios)
- les demandes partagées au sein de la structure (fonctionnement réseau de Xémélios)
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15Une nouvelle application de la dématérialisation : ROXI
Deux modalités d'accès à Roxi :
1- l'application est accessible directement à partir du Portail «mes applications », du PIGP, et
du portail ADER
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16Une nouvelle application de la dématérialisation : ROXI
Deux modalités d'accès à Roxi :
2- RoXi est accessible via une application cliente (Hélios, ORC, CDGD SPL) à partir d'un
document xml préalablement sélectionné par l'utilisateur.
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17Une nouvelle application de la dématérialisation : ROXI
Deux modalités d'accès à Roxi :
2- après un clic sur l' icône RoXi, un écran indépendant de l'écran de l'application cliente
sur lequel se trouve l'utilisateur, est ouvert dans le navigateur du poste de travail utilisateur.
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18Les outils de la dématérialisation : ROXI
Deux modalités d'exploitation des documents xml : mode « visionneuse » et mode
« recherche »
1 - visualisation en mode «visionneuse» : elle est réservée aux documents dits simples
(exemple : pièces comptables ou factures), elle offre une restitution métier par application d’une
feuille de style. Le traitement est quasi immédiat.
• L'utilisateur sélectionne le document XML à partir d'un emplacement de son poste de travail,
ou depuis une application cliente.
Le système télécharge le document et vérifie qu’il s’agit bien d’un document exploitable dans
Roxi. Le type de document est analysé et le résultat affiché dans l'écran de saisie.
L'utilisateur sélectionne le format de restitution souhaité ( html ou pdf)
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19Les outils de la dématérialisation : ROXI
Deux modalités d'exploitation des documents xml : mode « visionneuse » et mode
« recherche »
2- visualisation en mode «recherche» : elle est réservée aux documents dits complexes
(exemple : paye, aide sociale...)
* elle nécessite un Import du document concerné.
Le système d'exploitation RoXi traite les demandes d'import par ordre d'arrivée, en donnant la priorité à
celles émanant des utilisateurs Hélios.
* Le déroulement du traitement d'import est retracé dans le Tableau de suivi RoXi
* Après import, le document est disponible dans le menu de Recherche.
L'utilisateur sélectionne le document, le système vérifie qu’il s’agit d’un document exploitable dans Roxi et
identifie le type de document.
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20Les outils de la dématérialisation : ROXI
– Deux espaces de travail coexistent pour chaque utilisateur :
- les demandes personnelles de l'utilisateur (comme pour un fonctionnement monoposte de
Xémélios)
- les demandes partagées au sein de la structure (comme pour un fonctionnement en réseau de
Xémélios)
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213.2- Le PES marché
La dématérialisation des marchés
• Face au constat partagé avec les associations représentatives d'élus que les
données nécessaires pour assurer le suivi de l'exécution des marchés par le
comptable ne relèvent pas de la brique « gestion financière » du système
d'information des collectivités mais de la brique « achat logistique »,
– des travaux de réflexion sont actuellement engagés et se dérouleront sur
l'année 2017 en vue de proposer un PES marché ;
• L'obligation de dématérialisation de l’ensemble de la procédure de passation des
marchés publics de plus de 20 000 euros hors taxes, dès octobre 2018 doit
également conduire à s'assurer de l'interopérabilité entre plate-forme d'achat et
gestion financière pour que le contrat qui formalise l'engagement des parties,
éventuellement signé en ligne par le candidat sélectionné et par l'acheteur public
comme prévu aux articles 101 et 102 du décret n° 20 16-360 du 25 mars 2016
reste en format dématérialisé.
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233.3- L'ASAP
Optionnel
Obligatoire
COLLECTIVITE
ORMC
ASAP + TITRE + FACTURE
Asap XML
Factures PDF Papier
Papier
CENTRE EDITIQUE CHORUS PRO
Asap PDF
Papier Talon Optique Factures PDF
Débiteurs Publics Débiteurs Privés
Débiteurs Privés Débiteurs Privés
Encaissement Encaissement Chèque Règlement par Encaissement
Journée d'études des prestataires
chèque Trésorerie informatiques des OPL virement
Centre Encaissement – 05/10/2016 chèque Trésorerie
25ASAP XML DGFiP :
Point Editeurs
• Éditeurs Validés Asap XML DGFiP
– Éditeurs de Gestion Financière
6 éditeurs validés,
9 avec des tests en cours,
demande en forte hausse
– Rappel du processus de validation
Envoi de flux de tests pour analyse par la MDD
Demande d'édition d'un jeux de tests au centre éditique
Tests de validation des talons optiques par le centre d'encaissement
Prévoir une collectivité de test
Prévoir les délais en conséquence
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26ASAP XML DGFiP :
Le schéma : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/protocole-dechange-standard-pes-0
06
09
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27ASAP XML DGFiP :
Les flux à transmettre
• Titres individuels :
– Deux types de PES à transmettre vers Hélios dans le même flux ou séparément.
– PES Aller Recette (xml)
– PES PJ type ASAP 06 (xml) contenant un PES facture (xml) de type 09
– Le routage vers le centre éditique ou Chorus s'effectue selon la valeur de la
balise Edition présente sur le titre. (Cf infra)
– Le titre de recette peut être accompagné d'une pièce justificative de type
« Document complémentaire ASAP» (TyePJ = 008).
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28ASAP XML DGFiP :
Les flux à transmettre
• Balises obligatoires à renseigner sur le titre (ASAP éditique
ou ChorusPro) :
Valeurs :
01 pour l'éditique ou
02 pour Chorus
…./....
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29ASAP XML DGFiP :
Les flux à transmettre
• Point d'attention sur certaines balises du flux ASAP
– Un bloc Émetteur : l'Ordonnateur
– Un bloc tiers type 26 : Centre des Finances Publiques
– Un bloc tiers type 25 : Centre d'Encaissement
Si TO Valeur donnée par le CD
DGFiP
Si TIP Valeur correspond à l'ICS
présent dans Hélios
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30ASAP XML DGFiP :
Les flux à transmettre
te d
li d a
Va
• Les lignes optiques : à valoriser selon les spécifications du bureau
CL1C
Contrôle des clés, base modulo 11 et 100
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31ASAP XML DGFiP :
Les flux à transmettre
• Pour Chorus, le titre est à enrichir de Métadonnées
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321 ASAP : ORMC et factures Pdf
A Point Editeurs
• Éditeurs facturiers (ORMC)
Plus d'inquiétude en raison d'un faible taux de retour
Relance par masse mailing
Relance téléphonique de chacun d'eux
• Rappel du processus de validation
– Transmission d'un flux de test à la MDD pour analyse.
– Test d'injection pour envoi à Chorus Pro
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33ORMC débiteur public avec facture Pdf :
Les flux à transmettre
• Trois types de flux PES obligatoires à transmettre vers Hélios dans
le même flux ou séparément.
– PES Aller Recette Titre récapitulatif (xml)
– PES Aller Recette Titre ORMC (xml)
– Facture au format PDF encapsulée dans un PES PJ
• Quatrième flux PES facultatif
– Le titre de recette peut être accompagné d'une pièce justificative de type
« Document complémentaire ASAP» (TyePJ = 008).
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341 L'ASAP ORMC débiteurs publics
A
Les évolutions du PES Recette Aller depuis la version 5.1 (Août 2016)
• Pour Chorus, l'ORMC est à enrichir de Métadonnées
Présence d'une référence de
PJ (bloc PJRef) contrôlée
Numéro facture obligatoire
Une pj de type « 007 » (facture ORMC) au format PDF doit
Journée d'étudesobligatoirement
des prestataires informatiques
être transmisedespar
OPLle –PES PJ Aller.
05/10/2016
353.4. La démarche de fiabilisation des données
La démarche de fiabilisation des données
Axes d'amélioration des flux transmis au guichet XML
• Renforcer les contrôles sur les doublons
En août 2016 : 93 % des rejets GXML s'explique par des doublons (447.852 sur les
479,364 rejets) :
– 98 % des rejets du domaine PJ
– 79 % des rejets du domaine recette
– 67 % des rejets du domaine dépense
• Diminuer le nombre de versions commercialisées
On dénombre en moyenne 38 versions par éditeur
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37La démarche de fiabilisation des données
Axes d'amélioration des flux transmis au guichet XML
• Renforcer les contrôles sur les flux transmis
Les anomalies d'ordre techniques sont responsables des 40 % des rejets guichet XML
Evolution des anomalies du GXML par catégorie
(hors paramétrage et données bancaires)
100%
90%
80%
ASAP
70% ORMC
60% BUDGET
50% PJ
DONNEES DU TIERS
40%
DONNEES COMPTABLES
30% SIGNATURE
20% TECHNIQUE
10%
0%
6
16
16
16
16
16
16
6
r1
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Fé
Ja
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38La démarche de fiabilisation des données
Axes d'amélioration des flux transmis au guichet XML
• Rappel des préconisations de nommage des PJ :
préfixe du siret_Id_horodatage
Cf convention cadre
• Rappels et évolutions sur la valorisation des tiers
Les résidents à l'étranger :
– CP= 99999 et Code Résident = 1
– le code postal étranger porté dans la Ville
Le Code Pays = code INSEE à 3 chiffres (ne pas mettre d'ISO)
Code Postal : 5 caractères obligatoires, balise passe en numérique exclusif
au lieu de texte, pour la Corse il faut porter 20XXX.
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39La démarche de fiabilisation des données
Axes d'amélioration des flux transmis au guichet XML
• Dans le cadre de notre partenariat pour améliorer la qualité des flux
transmis, nous souhaitons harmoniser la valorisation du bloc
"Emetteur" :3.5. Les tiers de télétransmission et Chorus Pro
5 Chorus Pro et Seif
A Les TDT
La validation des tiers de télétransmission
• Rappel : obligation de recours à un TDT pour les collectivités et les
EPN en EDI
– Les TDT homologués n'ont pas besoin de passer à nouveau une homologation
– Demande de raccordement à Seif en FTP
– Déjà raccordés : Enovacom, Docapost, SPL-Xdémat
• De nouveaux TDT en demande d'homologation :
– Sur le marché des EPN, de nouveaux acteurs
– Doivent passer par une demande d'homologation complète :
– Edicom, EPN pour son propre compte
• Paramétrage de Seif :
– Une entité publique qui a recours à un TDT doit être signalée à la MDD
– Obligation qui relève du TDT
– Paramétrer seif ; correspondance entre siret de la structure et le TDT
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423.6 Le Pes Retour
Les développements à venir dans Hélios
Le PES Retour Recettes en version 5.3 (Mars 2017)
PES Retour
4.41 4.51 4.91
PES retour 5.3
PES retour PES retour
dépense lot 1 PES retour Recette lot 2
dépense lot 2 Recette lot 1
• Le PES Retour concerne les domaines
– des titres
– des articles de rôle (ORMC)
• Plusieurs type d'informations :
– Rejet, mise en instance, PEC, recouvrement et poursuites.
• L'Acquit de l'ordonnateur sur les flux PES retour Dépense et Recette
– Les ordonnateurs vont pouvoir émettre un acquit Positif sur l'ensemble des flux PES Retour (Dépense
et Recette), pour attester de la bonne réception des flux. Essentiellement utile sur les flux retours dits
« sensibles ».
• Possibilité d'avoir conjointement le flux Retour Recette historique et le PES Retour
Recettes
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44PES Retour Titres
• Les retours dits « périodiques » :
– Les prises en charge des titres, les émargements, les « P503 », les poursuites
– Fréquence Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle
• Les retours dits « sensibles » :
– Information des rejets et des suspensions
– Fréquence Quotidienne obligatoire
• Les retours de type « stock » :
– Permet de transmettre la vue à dette de l'état des restes à recouvrer (ERAR)
– Fréquence : sur demande exclusive au comptable
– Délai à respecter entre 2 demandes
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45PES Retour sur les ORMC
• Les retours dits « périodiques » :
– Idem aux titres, c'est à dire Prise en Charge, Émargements
– Spécificité : les retours Globaux
– Information de la prise en charge au niveau du bordereau et pas des
articles
• Les retours dits « sensibles »
– Si rejet du rôle, retour global au niveau du bordereau, pas de détail des articles
– Si rejet au niveau d'un article, information transmise au niveau de l'article
– Rejet ou prise en charge du reste : information global au niveau du bordereau
• Les retours de type « stocks » :
– Permet de transmettre la vue à date de l'ensemble des ERAR des ORMC
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46PES Retour sur les ORMC
• Les retours « Client » :
– équivalent à Fluor Client
– correspond à la dette complète du client, le RAR du client par Code produit local,
distinction faite du RAR principal et RAR Frais.
– Fréquence : retour mensuel si paramétré.
– Information qui répond au besoin d'indiquer sur la facture suivante, ce qu'il reste à
payer.
• Les retours « Reversement » :
– Lors du batch de reversement, Hélios génère :
un « encaissement technique » en une seule ligne globale « débiteurs divers » pour la
partie des sous articles payés
un détail par ligne pour les impayés, donnant lieu à création d'un rôle sur le BC
bénéficiaire
• d'études des prestataires informatiques des OPL – 05/10/2016
Journée
47PES Retour, Titres et ORMC
• Les acquittements
– Permet à la collectivité de confirmer la réception du flux Retour
– Important sur les flux dits sensibles, Rejets ou Suspension
• Conservation des flux Retour :
– Délai paramétrer nationalement à 3 mois
– Permet de réémettre un flux retour par demande auprès du comptable
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48Plan de présentation
• 1. Introduction de la journée
49Plan de présentation
• 1. Introduction de la journée
50Plan de présentation
• 1. Introduction de la journée
51Plan de présentation
• 1. Introduction de la journée
52Merci de votre attention
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