E-Box La boîte aux lettres électronique sécurisée pour Entreprises & Citoyens Mars 2016 - wbcom

e-Box
            La boîte aux lettres électronique sécurisée
                   pour Entreprises & Citoyens

Mars 2016                                                 J. Vos

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e-Box en général

• Les origines de l’e-Box

   – Début des années 2000, l’ONSS veut pouvoir contacter électroniquement et
     de manière sécurisée les entreprises n’ayant pas de canal batch
     Création de l’ancêtre de l’e-Box : les pages personnelles

   – L’e-Box entreprise nait milieu des années 2000 pour améliorer une application
     qui était trop technique, on veut en simplifier l’utilisation

   – En 2012, création de l’eBox citoyen, du CitizenProfile et de MySocialSecurity
     pour accompagner les nombreux nouveaux projets pour les citoyens

   – Mi-2014, suite à des enquêtes d’utilisabilité faite auprès de quelques
     centaines d’entreprise : refonte complète de l’e-Box entreprise

   – Depuis : ouverture de plus en plus large à d’autres expéditeurs, généralisation
     de l’utilisation

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e-Box en général

• Qu’est-ce que l’e-Box aujourd’hui ?
    – Une boîte de réception sécurisée

    – Pour le destinataire :
        • Un espace protégé, réservé et garanti
        • Une application web de consultation

    – Pour les émetteurs
        • Un canal sécurisé et officiel pour l’envoi de documents (Web service ou batch
          broadcast)

• Qu’est-ce que l’e-Box n’est pas ?
    – Un espace de stockage
    – Une mail box

• Différentes e-Box pour différents publics cibles : Entreprise, Citoyen et
  Professionnels

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e-Box en général

• Les avantages des e-Box
   – Pour les destinataires

       • L’accessibilité : une connexion internet et une carte eID suffisent à
         consulter les documents de partout

       • La facilité : Les documents sont regroupés dans un endroit

       • La sécurité : Plus sécurisé/sécurisant que l’e-mail, les documents sont
         distribués sur des serveurs des autorités et ne sont accessibles
         qu’au(x) destinataire(s) (entreprise ou citoyen)

       • Les notifications : Le destinataire est prévenu lorsqu’un nouveau
         document arrive

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e-Box en général

• Les avantages des e-Box
   – Pour les expéditeurs
       • Rapidité et efficacité : Les documents sont envoyés d’une application et
         sont directement accessibles au destinataire

       • Economies : Diminution importante des coûts d’envoi et d’impression de
         documents papier (+50 c€ x plusieurs centaines de milliers de documents)

       • Suivi : On peut savoir facilement si un document est consulté et prendre
         les actions nécessaires

       • Sécurité : Pour les entreprises, les documents peuvent être liés à des
         droits d’accès spécifiques

       • Gestion de la durée de validité : On peut définir la durée de vie de chaque
         document, une information générale peut disparaître rapidement, une
         information importante peut rester accessible plus longtemps

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Quelques chiffres
• eBox Citoyen
         + de 220.000 eBox actives (profils citoyens enregistrés)
         11,2 millions de documents en 2015
      (pour 2,6 millions de citoyens)

• e-Box Enterprise
         + de 100.000 e-Box disponibles (entreprises enregistrées via CSAM)
         + de 50.000 e-Box actives (min. 1 connexion en 2015)
         3,2 millions de documents en 2015
      (pour + de 88.000 d’entreprises)

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e-Box pour les utilisateurs: aperçu eBox Citoyen

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e-Box pour les utilisateurs: aperçu e-Box Enterprise

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e-Box pour les utilisateurs

• Paramétrage possible
   – Adresse email liée à l’e-Box
       • Permet l’envoi de mail de notification lors de l’arrivée d’un message

   – Pour l’e-Box entreprise
       • Accès à l’e-Box
       • Accès aux documents protégés
       • Accès aux fonctionnalités avancées

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e-Box pour les émetteurs

• Fonctionnalités disponibles
   – Savoir si l’e-Box est disponible / active (important pour les
     stratégie de dématérialisation)
       • Entreprise / Citoyen

   – Publications de documents
       •   Métadonnée(s)
       •   Annexe(s)
       •   « à l’attention de »
       •   Recommandé électronique (via ePost)

   – Accusé de lecture : connaitre le statut d’un document « lu / non-lu »

Cas d’utilisation

• eBox Citoyen
   – Cartes de travail (ONEm)

• e-Box Enterprise
   – Elections Sociales (SPF Emploi et Travail)
   – Tous au numérique / SamenDigitaal (ONSS)

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eBox Citoyen
Cas d’utilisation 1 : Cartes de travail (ONEm)

• Documents (carte de travail) envoyés dans l’eBox du
  Citoyen suite à une demande en ligne

   – Scénario d’utilisation efficace
       • La demande part du destinataire
       • L’ONEm dirige vers l’eBox pour la réponse (obligation pour les
         demandes électroniques

      Bon taux de lecture des documents (88%)

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e-Box Enterprise
Cas d’utilisation 2: Elections sociales (SPF ETCS)

• Envois des communications relatives aux Elections sociales
  2016
   – Informations générales
   – Credentials pour l’application Elections sociales au SPF

• Difficulté
   – Nouveau message et nouveau public        le taux de lecture doit être
     suivi

   – Organisation nécessaire au sein de l’entreprise pour prendre en
     charge ce nouveau type de documents (ce n’est pas une boite
     personnelle mais une boite partagée)

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e-Box Enterprise
Cas d’utilisation 2: Elections sociales (SPF ETCS)

• En particulier : document nécessaire pour l’accès à
  l’application web « Elections sociales 2016 » du SPF
  Emploi

   – Constat : Taux de lecture assez faible

   – Communication ciblée sur papier nécessaire pour les entreprises
     n’ayant pas encore fait le nécessaire

     Augmentation substantielle du taux de lecture (42%   78%)

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e-Box Enterprise
Cas d’utilisation #3: Tous au numérique (ONSS)

• L’accord de gouvernement prévoit la dématérialisation complète des
  documents en 2019

• Stratégie de digitalisation à mettre en place
    – Inventaire des documents

    – Digitalisation progressive (par type de document, par public cible)

    – Premier groupe cible : secteur « 30bis-30ter » (Construction)
        • Le groupe cible est divisé en sous-groupe afin d’adapter la communication

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e-Box Enterprise
Cas d’utilisation #3: Tous au numérique (ONSS)

• Campagne de communication et support aux entreprises
  activation de l’e-Box, explications réunies sur un site web
  www.tousaunumerique.be / www.samendigitaal.be

• Implication du secteur pour la communication

• Suivi hebdomadaire de la digitalisation pour pouvoir adapter la
  stratégie

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Quelques clés pour une intégration e-Box efficace

• Ne pas négliger la communication, surtout pour les premiers documents
       Communiquer de façon ciblée aux destinataires visés

       En particulier les entreprises/citoyens qui n’ont pas encore activé leur e-Box
            Attention, l’investissement dans une campagne papier est peut-être nécessaire

       Utiliser les supports disponibles (ex : portails d’information, site de partenaires, bulletins
       d’informations, … )

       Utiliser les documents envoyés en papier (Information, obligation, …)

• Tenir compte du scénario d’utilisation
    – Qui déclenche l’envoi du document dans e-Box ?
         • L’utilisateur ? Demande en ligne     lien direct vers e-Box   adoption efficace
         • L’institution ? Ex: période temporaire d’envoi mixte: envoi papier + e-Box

• Tenir compte des retours d’informations disponibles
    – Accusé de lecture
    – Actions concrètes éventuelles (ex: accès à un service en ligne, paiement…)
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e-Box dans le futur

• Evolution continue des e-Box
   – eBox Citoyen
       • Implémentation du recommandé électronique
       • Indépendance de l’interface graphique pour une ouverture facilitée (plus
         de notion de sécurité sociale ou de BCSS)
       • Chaque mois de nouveaux expéditeurs et de nouveaux messages
         viennent augmenter la masse critique d’utilisation (ONP, ONVA, SPF
         Santé, SPF ECTS, …)
   – e-Box Entreprise
       •   Evolution continue des fonctionnalités sur base des retours utilisateurs
       •   Utilisation intensive par l’ONSS (dématérialisation complète en 2019)
       •   Indépendance par rapport aux notions sécurité sociale
       •   Ouverture à d’autres expéditeurs (SPF Justice, Communautés pour les
           écoles, …)
   – Effet boule de neige pour l’utilisation

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Questions ?

• Contacts
  – e-Box-Support@smals.be
  – jerome.vos@smals.be

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