Les outils numériques pour mieux communiquer à la DRIEA - Guide - PRÉFET DE LA RÉGION D'ÎLE-DE-FRANCE
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PRÉFET
DE LA RÉGION
D’ÎLE-DE-FRANCE
Les outils numériques pour
mieux communiquer
à la DRIEA
Guide
Novembre 2020Guide des outils numériques pour mieux communiquer à la DRIEA PRÉFET DE LA RÉGION D’ÎLE-DE-FRANCE Direction régionale et interdépartementale 2 Novembre 2020 de l’Équipement et de l’Aménagement d’Île-de-France
Guide des outils numériques pour mieux communiquer à la DRIEA PRÉFET DE LA RÉGION D’ÎLE-DE-FRANCE Préambule Le travail collaboratif désigne la coopération entre les membres d’une équipe afin d’atteindre un but commun. Aujourd’hui, l’enjeu et la performance de ce travail collaboratif à la DRIEA repose sur le développement d’outils numériques, l’objectif principal étant de faciliter le travail entre individus au sein d’un groupe ou d’un réseau, en distanciel. Le développement numérique du travail collaboratif a pris de l’ampleur au regard de la crise sanitaire que nous connaissons. Dans cette optique et suite au Retex-Covid enclenché à la DRIEA, ce guide offre une présentation des outils numériques collaboratifs et d’échanges à disposition des agents de la DRIEA, organisé selon 4 axes : s’écrire, s’échanger des documents/co-produire, se parler, se voir. Une cartographie de l’ensemble des outils à disposition vous est présentée, suivie « Des outils de A à Z » pour plus d’informations sur chacun d’eux (tutoriels, FAQ, etc.). Ce guide fait l’objet d’actualisations au regard du contexte mouvant des outils numériques depuis mars 2020. En cas de suggestion d’évolution de ce document, vous pouvez adresser un message à l’adresse suivante : soutien-outils-collaboratifs.driea-if@developpement-durable.gouv.fr La version la plus récente de ce dépliant est téléchargeable sur le site intranet de la DRIEA et exceptionnellement sur le site internet. Direction régionale et interdépartementale 3 Novembre 2020 de l’Équipement et de l’Aménagement d’Île-de-France
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SMS : pratique pour de courts
échanges mais peu adapté à des
échanges de groupe, aucune
confidentialité.
Tchap : la messagerie instantanée
de l’État (remplace Whatsapp,
Telegram…). Idéale pour communiquer
WebConférence de l’État : solution en groupe avec une application
étatique de visio-conférence enrichie dédiée au travail et sécurisée.
(audio, vidéo, tchat, partage d’écran,
édition collaborative de documents…)
très simple à mettre en œuvre.
S’éc
Lifesize : solution avancée de visio-
conférence, en cours de déploiement
à la DRIEA. Les participants peuvent
notamment se joindre à la conférence
en audio, via un appel téléphonique.
Se voir
Jitsi Meet : solution libre de visio-
conférence enrichie (audio, vidéo, Se pa
tchat, partage d’écran, édition
collaborative de documents…)
très simple à mettre en œuvre. Les
participants peuvent notamment se
joindre à la conférence en audio, via
un appel téléphonique. Téléphone mobile : possibilité d
un renvoi de votre poste fixe ver
mobile.
Permet aussi d’organiser rapidem
audio-conférence pour 3 interloc
Téléphone fixe : des audio-conférences
à trois personnes sont facilement
réalisables à partir du poste téléphonique
professionnel, voire à cinq personnes AudioConfér
à partir de tout téléphone portable Bêta) : confé
Android. les agents de
Possibilité de faire un renvoi de votre sans internet
poste fixe vers votre mobile. fixe ou mobil
Direction régionale et interdépartementale 4 Novembre 2020
de l’Équipement et de l’Aménagement d’Île-de-FranceCourrielleur Mél : La Ariane : outil de messagerie
solution Mél du pôle ministériel instantanée ouvert aux agents
dans ses deux composantes présents sur Mél. Ne s’utilise qu’en
« Mél » et « webMél ». ligne, via un navigateur.
Pégase : application permettant de
réaliser rapidement des sondages ou
planifier des réunions tant en interne
qu’avec des partenaires externes. Pégase
permet également l’inscription à des
événements. Courrielleur + Mélanissimo : l’intégration
de Mélanissimo au courrielleur permet
d’envoyer facilement des fichiers
volumineux.
crire
Mdrive : cloud dans lequel vous
pouvez stocker des fichiers jusqu’à
S’échanger 5Go. Possibilité de partage par lien et
d’édition collaborative des documents
des docs &
(sur le même modèle que Google Drive).
co-produire Resana et Osmose : deux plateformes
collaboratives permettant l’animation
en ligne de groupes de travail.
arler D’accès simple, Resana, d’accés simple,
offre un espace numérique complet
pour faciliter le stockage, le partage et la
co-édition de documents, mais aussi le
travail en équipe, y compris en mobilité.
Osmose permet d’animer facilement en
de faire ligne une communauté professionnelle.
rs votre Il dispose également de fonctionnalités
permettant le travail en mode projet.
ment une
cuteurs.
OVH : pour des audio-conférences à
rence de l’État (version plusieurs personnes, OVH offre une
érence téléphonique pour solution pratique pour créer des salons
e l’État. Accessible partout téléphoniques.
t à partir d’un téléphone
le.
Direction régionale et interdépartementale 5 Novembre 2020
de l’Équipement et de l’Aménagement d’Île-de-FranceGuide des outils numériques pour mieux communiquer à la DRIEA
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D’ÎLE-DE-FRANCE
Les outils de A à Z
Ariane Firefox).
Ariane est un outil de messagerie instantanée, intégré
dans la suite Mél. 2) À partir d’un smartphone ou tablette
Lien intranet vers le guide utilisateur d’Ariane. Télécharger l’application Jitsi Meet.
AudioConférence de l’État (version Bêta) Lifesize
Pour créer une conférence téléphonique (jusqu’à 50 La solution de visio-conférence Lifesize permet
participants) : notamment de réaliser des réunions en grand nombre,
• se rendre à l’adresse suivante : https:// des wébinaires participatifs et de projeter des
audioconf.numerique.gouv.fr/ ; diaporamas. Nous vous signalons que cette solution
• saisir son adresse de courriel. est hébergée sur un serveur externe au ministère, de
Vous recevrez alors un courriel avec « numéro d’appel » fait, la confidentialité de vos échanges n’est donc pas
+ « code à 4 chiffres » à communiquer aux participants totalement assurée.
de votre conférence téléphonique.
Ce salon est valable de 1h à 24h selon la durée de • Pour réserver une réunion sur Lifesize, contactez votre
réservation sélectionnée lors de la création. responsable ou le secrétariat de votre service , au moins
Pour en savoir plus, consultez la page internet de 24h à l’avance, en indiquant simplement la date/heure
présentation de l’audioconférence de l’État. et le titre de la réunion.
Limite : le chat n’est accessible que lorsque Lifesize est
Courrielleur Mél et Mélanissimo ouvert sur un navigateur.
L’outil principal de la suite Mél est le courrielleur.
Lien vers le guide de la suite Mél intégrant le courrielleur. • Pour organiser un webinaire sur Lifesize, contactez le
Pour accéder à la version en ligne (« Mélweb ») du CSR-i à l’adresse suivante : lifesize.driea@developpement-
courrielleur Mél, accessible hors VPN, suivez ce lien : durable.gouv.fr
https://mel.din.developpement-durable.gouv.fr/.
Vous retrouvez alors les outils suivants de la suite Mél : • Pour rejoindre une réunion Lifesize, 3 solutions :
courriels, contacts, agendas, sondages de dates. 1) À partir du navigateur.
Il suffit de copier le lien de conférence dans le navigateur.
Mélanissimo permet d’envoyer des pièces jointes 2) À partir d’un smartphone ou tablette.
volumineuses (jusqu’à 4 Go). Utiliser l’application Lifesize et indiquer le numéro de la
Pour en savoir plus, consultez la page intranet dédiée au conférence.
guide utilisateur Mélanissimo. 3) À partir d’un téléphone (limité à l’audio uniquement).
En cas de besoin, il est également possible de rejoindre
Jitsi Meet une conférence Lifesize par téléphone (un numéro de
Jitsi Meet est une solution libre de visio-conférence, non téléphone, suivi d’un code d’accès vous sera fourni lors
opérée par l’État. Par conséquent, cette solution ne de la réservation).
garantit pas une totale confidentialité des données et
des échanges. • En cas de besoin, ou pour libérer la bande passante
Si Jitsi Meet permet de créer une webconférence internet, vous pouvez couper votre caméra ou utiliser le
rapidement, sans disposer nécessairement du VPN, son mode audio. Parallélement, vous pouvez couper votre
usage doit rester limité. Il est donc recommandé de VPN. Aucune installation sur le poste informatique n’est
privilégier la WebConférence de l’État. nécessaire.
Pour créer une visio-conférence (en un clic !) avec Jitsi :
• se rendre à l’adresse suivante : https://meet.jit.si/ ; Mdrive
• saisir le nom de la conférence que vous souhaitez Chaque agent dispose de 5 Go de stockage, accessible
créer, puis cliquer sur « Start meeting » ; depuis l’espace Stockage de MélanieWeb. Attention,
• copier le lien de la webconférence (bouton « i » en lors d’une connexion à distance par internet (sans VPN),
bas à droite) et communiquer ce lien à l’ensemble des l’espace Stockage n’est accessible qu’après avoir activé
participants que vous voulez inviter. la double authentification.
Pour rejoindre un salon de webconférence Jitsi, deux L’interface de l’espace Stockage est assez intuitive.
solutions : L’intégration de la version en ligne de LibreOffice permet
1) À partir d’un navigateur. de travailler sur les documents (de type Writer, Calc ou
Il suffit de copier le lien de webconférence dans un Impress) en ligne. Lien intranet vers le guide utilisateur
navigateur (utiliser de préférence Chrome plutôt que Mdrive.
Direction régionale et interdépartementale 6 Novembre 2020
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Osmose
Osmose est un outil de travail collaboratif proposé par Pour créer un compte, il faut en faire la demande en
la Direction interministérielle du numérique (DINUM), envoyant un courriel à : resana.contact@modernisation.
permettant à la fois le partage, le stockage et la co- gouv.fr.
rédaction de documents comme Resana, mais également Une fois le compte créé, on accède à la plateforme
l’animation d’une communauté ou d’un réseau via des Resana en se rendant sur le site https://resana.
fonctionnalités complémentaires comme la publication numerique.gouv.fr/.
de contenus (sous forme de blog, wiki, FAQ) ou l’accès Il est alors possible de créer un ou plusieurs espaces de
à un espace d’échanges. Il est parfaitement adapté au travail à partir de Resana.
travail en mode projet. Pour rejoindre un espace de travail, c’est l’animateur de
C’est un outil ouvert à tous les agents de l’État, mais l’espace qui peut vous y inviter en faisant une demande
permet également l’invitation de collaborateurs de création de compte pour vous.
extérieurs dans un espace communautaire.
Page internet de présentation d’Osmose et vidéo de Tchap
démonstration. Tchap est la messagerie instantanée de l’État. Elle est
accessible à l’ensemble des agents des ministères et
Pour créer une communauté sur Osmose, il faut faire une permet d’échanger de manière sécurisée (chiffrement
demande pour devenir « animateur de communautés des messages). Il est possible de créer des salons publics
Osmose » en contactant la DINUM : osmose.dinum@ (ouverts à tous les agents) ou privés (accessibles aux
modernisation.gouv.fr. agents et extérieurs mais uniquement sur invitation).
Une fois le compte créé, on accède à la plateforme
Osmose en se rendant sur le site https://osmose. Pour utiliser Tchap, deux solutions :
numerique.gouv.fr/. 1) Se rendre sur le site https://www.tchap.gouv.fr/
En tant qu’animateur de communauté, vous pouvez 2) Utiliser l’application Tchap pour smartphone et
alors créer une ou plusieurs communautés (compter tablette.
environ 24h pour la création d’une communauté).
Pour rejoindre une communauté, c’est l’animateur qui Page internet de présentation de Tchap. Lien internet
peut vous y inviter en faisant une demande de création vers une plaquette de prise en main, vers la FAQ, vers un
de compte pour vous. tutoriel d’utilisation.
OVH Téléphone mobile
Pour créer un salon de conférence téléphonique (jusqu’à Pour renvoyer votre poste téléphonique fixe
50 participants) : professionnel vers votre mobile (pro ou perso),
• se rendre à l’adresse suivante : https://www.ovh.com/ composez le 50, puis le 0 de renvoi extérieur, et
conferences/ ; composez votre numéro de mobile. Pour annuler le
• saisir son adresse de courriel. renvoi, composez le 56.
Vous recevrez alors un courriel avec « numéro d’appel »
+ « code » à communiquer aux participants de votre Pour établir une audio-conférence à partir d’un
conférence téléphonique. Ce salon est valable 24h. smartphone Android, une fois en conversation avec
Il peut être utile d’informer les participants qu’en un interlocuteur, appuyez sur le bouton « ajouter ».
appuyant deux fois sur le « 0 » de leur téléphone, ils Votre premier interlocuteur est mis en attente. Lorsque
peuvent activer/désactiver le mode muet. la communication est établie avec le deuxième
interlocuteur, appuyez sur « fusionner les appels ».
Pégase Répétez l’opération pour ajouter un troisième puis un
Pégase est un outil de planification de réunions quatrième interlocuteur.
(sondages), intégré dans la suite Mél. L’opération est assez semblable à partir d’un iPhone,
Lien intranet vers le guide utilisateur Pégase. mais cela semble limité à trois interlocuteurs.
Resana Téléphone fixe
Resana est un outil de travail collaboratif proposé par la Pour renvoyer votre poste téléphonique fixe
DINUM, permettant à un groupe de travail de collaborer professionnel vers votre mobile (pro ou perso),
très facilement autour du partage, du stockage et de la composez le 50, puis le 0 de renvoi extérieur, et
coédition de documents. C’est un outil simple à prendre composez votre numéro de mobile. Pour annuler le
en main, ouvert à tous les agents de l’État, et permettant renvoi, composez le 56.
l’invitation de collaborateurs extérieurs dans un espace
de travail. Pour établir une audio-conférence à partir d’un poste
Page internet de présentation de Résana. téléphonique professionnel, créez un salon sur la
Direction régionale et interdépartementale 7 Novembre 2020
de l’Équipement et de l’Aménagement d’Île-de-Franceplateforme OVH (cf. notice OVH). Il suffit de copier le lien de webconférence dans un
NB : lorsque des codes sont à composer à partir du navigateur (utiliser de préférence Chrome ou Chromium
poste téléphonique professionnel, il faut passer en plutôt que Firefox).
« fréquence vocale » en appuyant deux fois sur « * ». 2) À partir d’un smartphone ou tablette.
Cela nécessite d’installer l’application Jitsi Meet et de
WebConférence de l’État la configurer pour la webconférence de l’État comme
Solution de webconférence opérée par l’État indiqué dans la plaquette d’explication.
garantissant la confidentialité des échanges (hébergée
en France sur les serveurs de l’État). La webconférence À noter : en cette période de reconfinement propice
de l’État a une interface semblable à celle de Jitsi, logiciel à une forte sollicitation de la solution, le nombre
libre sur lequel elle s’appuie. d’utilisateurs par salon est limité à 15 participants.
Pour plus de détails, voir la page internet de présentation
de l’outil.
Pour créer un salon de webconférence :
• se rendre à l’adresse suivante : https://webconf-add.
numerique.gouv.fr/ ;
• saisir le nom de la conférence que vous souhaitez
créer ou cliquer sur le bouton « Générer un nom
aléatoire » ;
• cliquer sur « Rejoindre ou Créer » ;
• copier le lien de la conférence (bouton « i » en bas
à droite) et communiquer ce lien à l’ensemble des
participants que vous voulez inviter.
Pour rejoindre un salon de webconférence (possible pour
les agents et les personnes extérieures), 2 solutions :
1) À partir d’un navigateur.
En cas de suggestion d’évolution de ce document, vous pouvez adresser un message à
l’adresse suivante : soutien-outils-collaboratifs.driea-if@developpement-durable.gouv.fr
Crédits - DRIEA/service communication/2020
Direction régionale et interdépartementale
de l’Équipement et de l’Aménagement
PRÉFET d’Île-de-France
DE LA RÉGION 21/23 rue Miollis
D’ÎLE-DE-FRANCE 75732 Paris cedex 15
Tél. 01 40 61 80 80Vous pouvez aussi lire
