Lignes directrices provisoires 2020-2021 - Fonds coopératif de marketing en tourisme
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Fonds coopératif
de marketing en tourisme
Lignes directrices
provisoires 2020-2021
Mise à jour – juin 2020
Table des matières
Objectifs et lignes directrices provisoires ................................................................................... 4
Vocation du Fonds............................................................................................................................. 5
Suis-je admissible? ............................................................................................................................ 6
Quel montant puis-je demander? ................................................................................................. 8
Est-ce que mon projet ou mon activité de marketing est admissible au financement?
............................................................................................................................................................... 11
Publicité traditionnelle ................................................................................................................ 11
Publicité en ligne .......................................................................................................................... 12
Salons pour les professionnels et les consommateurs, et réunions, congrès et
voyages de motivation ............................................................................................................... 13
Visites de familiarisation............................................................................................................ 13
Missions de vente menées par des organismes de marketing de destination.......... 14
Visites de représentants ............................................................................................................ 14
Possibilité de commandite offerte par un organisme de marketing de destination 15
Présentation de candidature .................................................................................................... 16
Présentation de la destination sur place une fois la candidature retenue .................. 17
Aperçu du processus ...................................................................................................................... 18
1. Présentation de la demande ................................................................................................ 18
2. Examen de la demande ......................................................................................................... 18
3. Conclusion d’une entente de financement ...................................................................... 19
4. Versement initial ..................................................................................................................... 19
5. Réalisation du projet ou de l’activité ................................................................................. 21
6. Rapport sur le projet ou l’activité ....................................................................................... 21
7. Financement final.................................................................................................................... 22
2
Annexe : Dépenses non recevables ........................................................................................... 23
Annexe : Reçu Facebook ............................................................................................................... 24
Annexe : Relevé de compte Google ........................................................................................... 26
Annexe : Relevé de paiement de mots-clés Google.............................................................. 28
Annexe : Indemnités versées par le gouvernement du Yukon ........................................... 30
Annexe : Salons pour les professionnels et les consommateurs, et réunions, congrès
et voyages de motivation (RCVM) approuvés pour le Fonds en 2020-2021 ............... 31
Annexe : Rapport du Fonds coopératif de marketing en tourisme – Salon.................... 33
Annexe : Rapport du Fonds coopératif de marketing en tourisme – Visite de
familiarisation .................................................................................................................................... 34
Annexe : Rapport du Fonds coopératif de marketing en tourisme – Mission de vente
............................................................................................................................................................... 36
Annexe : Rapport du Fonds coopératif de marketing en tourisme – Visite de
représentants .................................................................................................................................... 38
Annexe : Rapport du Fonds coopératif de marketing en tourisme – Commandite...... 40
Annexe : Rapport du Fonds coopératif de marketing en tourisme – Présentation de
candidature et de destination....................................................................................................... 42
3
Objectifs et lignes directrices provisoires
Tous les projets et activités soutenus par le Fonds coopératif de marketing en tourisme
doivent respecter les ordonnances et recommandations du médecin hygiéniste en chef
du Yukon, notamment celles prises en vertu de la Loi sur les mesures civiles d’urgence et
de la Loi sur la santé et la sécurité publiques.
Le ministère du Tourisme et de la Culture du Yukon modifie le Fonds coopératif de marketing en
tourisme pour l’exercice 2020-2021 afin de tenir compte de la pandémie de COVID-19 et des
restrictions de voyage qui prévalent au Yukon, au Canada et dans le monde.
Le plan de rétablissement du Yukon suit son cours, et le secteur du tourisme jouera un rôle
important dans la reprise économique. Ces nouvelles lignes directrices provisoires pour le
Fonds coopératif de marketing en tourisme ont été élaborées en collaboration avec le Conseil
consultatif sur le tourisme du Yukon, en tenant compte des commentaires des intervenants.
Elles visent à faciliter la promotion des expériences et services du secteur auprès des
Yukonnais, de même qu’auprès des touristes canadiens et étrangers.
Voici un résumé des modifications apportées pour l’exercice 2020-2021 :
• Le Fonds est bonifié de 1 million de dollars pour ainsi totaliser 1,7 million.
• La contribution de 50 % n’est plus exigée pour les projets et activités de marketing.
• Des plafonds de financement ont été établis pour les différentes catégories du Fonds;
chaque type de projet et d’activité est donc désormais assorti d’une limite.
• Les critères d’admissibilité ont été élargis afin que plus d’entreprises et d’organisations
offrant des expériences et services touristiques puissent bénéficier du Fonds.
• La portée du Fonds a été étendue pour inclure la promotion des expériences et services
aux Yukonnais, de même qu’aux touristes canadiens et étrangers.
• Le financement maximal accordé aux entreprises a été réduit de 35 000 $ à 25 000 $
afin de pouvoir accepter un plus grand nombre de demandes (par les années passées, la
somme moyenne versée aux demandeurs était de 4 500 $).
• Le financement maximal accordé aux municipalités, aux organisations
non gouvernementales et aux gouvernements autochtones qui offrent des expériences
4et des services touristiques reste établi à 35 000 $, mais le maximum accordé aux
organismes de marketing de destination, lui, est réduit de 105 000 $ à 35 000 $ afin de
pouvoir accepter un plus grand nombre de demandes (par les années passées, la
somme moyenne versée dans cette catégorie était de 14 000 $).
• Les projets et activités proposés doivent respecter les restrictions de déplacement de
même que les lignes directrices et règles des gouvernements et médecins hygiénistes
en chef du Canada et du Yukon.
• Dans le cas des projets de publicité traditionnelle ou en ligne, les projets retenus
recevront 50 % du financement à la signature de l’entente.
• Dans le cas des activités demandant un déplacement, le premier 50 % du financement
sera versé une fois que seront levées les restrictions de déplacement entre le Yukon et la
destination où se tient l’activité.
• Le formulaire de demande et les exigences de déclaration ont été simplifiés afin de
faciliter la démarche.
• Les changements apportés au Fonds coopératif de marketing en tourisme pour
l’exercice 2020-2021 sont alignés sur la Stratégie de développement touristique du
Yukon.
Les fonds supplémentaires et les lignes directrices provisoires s’appliquent rétroactivement
aux projets et activités admissibles entrepris entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021.
Vocation du Fonds
Pour l’exercice 2020-2021, le Fonds coopératif de marketing en tourisme vise à faciliter la
promotion et le marketing des expériences et services touristiques du Yukon auprès des
résidents du territoire et des touristes.
Même si le Fonds a été augmenté à 1 700 000 $, les demandes de financement se font
toujours concurrence. En général, le nombre de demandes dépasse les ressources et il y a donc
davantage de projets admissibles que d’argent disponible.
5Suis-je admissible?
Les demandeurs admissibles doivent être inscrits aux Registres des entreprises du Yukon et
faire partie d’une des catégories suivantes :
1. Entreprises et organisations du Yukon prêtes à faire des affaires dans ces secteurs du
tourisme :
a. Hébergement (hôtels, gîtes, campings commerciaux de véhicules récréatifs, etc.);
b. Transport (compagnies aériennes, entreprises de location de voitures, visites
guidées en fourgonnette, etc.);
c. Création d’expériences touristiques (visites guidées, expériences culturelles, etc.);
d. Attractions touristiques (terrain de golf, centre culturel, etc.).
2. Restaurants et bars sis au Yukon.
3. Municipalités du Yukon et organismes de marketing faisant la promotion de leur
destination.
4. Organismes non gouvernementaux et gouvernements autochtones du Yukon offrant
des services et des expériences touristiques.
Les entreprises, restaurants ou bars du Yukon qui déposent une demande doivent avoir au
Yukon des locaux où ils mènent leurs activités, et ils doivent également respecter au moins
deux des critères suivants :
• être assujettis à la Loi de l’impôt sur le revenu du Yukon;
• être enregistrés en vertu de la Loi sur les sociétés par actions ou de la Loi sur les
dénominations sociales et les sociétés de personnes (le cas échéant);
• détenir un permis d’exploitation municipal valide.
À noter : Pour l’exercice 2020-2021, et conformément aux autres programmes de financement du
gouvernement du Yukon, on ne peut, pour le Fonds coopératif de marketing en tourisme, fournir une
adresse aux fins de signification ni utiliser une adresse simplement listée dans le Registre électronique
des entreprises du Yukon. Si vous croyez être dans un cas spécial méritant d’être examiné, communiquez
avec l’agent de programme afin d’en discuter (867-393-7133 ou tcmf@gov.yk.ca).
6En outre, si la demande est faite au nom d’une entreprise, cette dernière doit proposer des
produits immédiatement commercialisables ou être prête à faire affaire avec les professionnels
du voyage.
• Les entreprises ou organisations dont les produits sont immédiatement commercialisables
doivent :
o Fournir les coordonnées du propriétaire ou de l’exploitant (nom de la personne et de
l’entreprise, adresse postale, numéro de téléphone et adresse courriel).
o Détenir tous les permis et assurances applicables, et répondre à toutes les exigences
prévues par la loi. Par exemple : permis de tourisme en région sauvage, Commission de
la santé et de la sécurité au travail du Yukon, Registres des entreprises du Yukon,
Programme d’hygiène du milieu, etc.
o Avoir une adresse courriel et un numéro de téléphone valides à l’année. En cas de
fermeture saisonnière, fournir un service de réponse automatisée par boîte vocale, de
réponse téléphonique ou de réponse par courriel.
o Disposer de matériel promotionnel (brochures, cartons d’information, site Web,
présence dans les médias sociaux, etc.).
o Toujours répondre dans un délai de 24 à 48 heures aux demandes d’information et dans
un délai de 24 heures aux demandes de réservation pendant la saison touristique.
o Afficher leurs prix et leurs politiques de réservation, de paiement et d’annulation.
• Les entreprises et organisations prêtes à faire affaire avec les professionnels du voyage
doivent avoir des produits immédiatement commercialisables (respectant les critères ci-
dessus), en plus de satisfaire aux critères suivants :
o Proposer depuis au moins un an des produits immédiatement commercialisables, ou
exploiter avec succès une entreprise de tourisme qui collabore avec les professionnels
du voyage1.
o Offrir des tarifs de gros (nets ou commissionnables) à l’industrie du voyage pendant
toute la période négociée, offrir ces tarifs au moins un an avant la saison des ventes, et
les garantir pendant toute cette saison.
1
Les professionnels du voyage comprennent les voyagistes, voyagistes réceptifs, grossistes en voyage et
agents de voyages.
7o Répondre dans les 24 heures aux demandes d’information, de réservation et
d’annulation provenant de professionnels du voyage, et ce, à l’année.
o Avoir des politiques de réservation, de paiement et d’annulation adaptées à l’industrie
du voyage, de même qu’aux groupes et aux voyageurs indépendants.
o En cas de participation à une visite de familiarisation menée par un organisme de
marketing de destination (OMD), être prête à réaliser des investissements communs ou
à offrir un tarif réduit (préférentiel) aux professionnels du voyage.
o Fournir des fichiers d’images ou de média enrichi dans le format demandé par l’OMD ou
le voyagiste réceptif à des fins de marketing, ainsi que des descriptions de produits et
des fiches d’information à jour.
Conflit d’intérêts
L’évaluation et l’administration du processus de financement sont régies par la clause sur le
conflit d’intérêts de l’entente de financement et la politique du gouvernement du Yukon en
matière de conflit d’intérêts.
Quel montant puis-je demander?
Les plafonds de financement suivants ont été établis :
• 25 000 $ par exercice pour les entreprises (personnes morales)
• 35 000 $ 2 par exercice pour les municipalités, les organismes de marketing de
destination, les organisations non gouvernementales et les gouvernements autochtones
Pour l’exercice 2020-2021, des plafonds de financement ont été établis pour les différentes
catégories du Fonds; chaque type de projet et d’activité est donc désormais assorti d’une limite.
2
Les municipalités, les OMD, les ONG et les gouvernements autochtones sont priés de communiquer avec
l’agent de programme pour discuter de leur demande si celle-ci excède les plafonds de financement précisés
ci-après.
8Tableaux des projets et activités de promotion admissibles, avec plafonds de
financement
Publicité traditionnelle
Au Yukon, au Canada et en Alaska À l’international
Jusqu’à 6 000 $ par demandeur Jusqu’à 3 000 $ par demandeur
Liste préapprouvée Liste préapprouvée
Above & Beyond – Canada’s RV West 360 Grad Kanada
Arctic Journal RV Yukon Abenteuer
Alaska Magazine Skagway Guide Adventure Travel Trends
Bell’s Alaska Highway Mapbook Southern Lakes Guide Association Magazine
Bell’s Yukon Map The Last Great Road Trip Canadascope
CAA/AAA Western Canada & The Milepost Condé Nast Traveler
Alaska Tour Book Up Here Business Magazine Dreamscapes Travel & Lifestyle Magazine
Calgary Herald Vacation Country Travel Guide Grand Slam – Ovis
CHON FM Watson Lake Guide Gray’s Sporting Journal
CKRW What’s Up Yukon Horizon Travel & Lifestyle
Dawson City Guide Whitehorse Guide Ignite Magazine
Good Sam Whitehorse Star Kanada Magazin
Klondike Sun YLW Connect Mountain Hunter Magazine
L’Aurore boréale Yukon Highway Map (services National Geographic Traveller UK
North of Ordinary TV Network de relations publiques) Paddling Magazine
(diffusion de publicités) Yukon News Petri-Heil
Northwestel Community TV Yukon Winter Visitor Guide Rendez-vous Canada
RV Alaska Yukon, North of Ordinary Scott Company Travel Guide
Trailer Life
Travel Guide to Canada
Wild Sheep Magazine
Publicité en ligne
Publicité en ligne
Jusqu’à 4 000 $ par demandeur
• Paiement des mots de la publicité selon le coût réel par clic.
• Placement de bannières publicitaires, de publicités mobiles, de publicités reciblées et de publicités
commanditées.
• Publicités ciblées pour les médias sociaux (Facebook, Instagram, etc.).
• Inscription aux annuaires en ligne de services aux visiteurs (GîtesCanada, guide Good Sam, etc.).
Activités demandant un déplacement
Salons approuvés – Au Canada Salons approuvés – À l’étranger
• Provinces de l’Ouest (C.-B., Alb., Sask., Man.) : • Aux États-Unis : 4 000 $/événement
1 500 $/événement • Ailleurs à l’étranger : 5 000 $/événement
• Ontario et Québec : 3 000 $/événement
• Provinces de l’Atlantique (N.-B., N.-É., T.-N.-L., Î.-P.-É.) :
4 000 $/événement
Autres activités demandant un déplacement (visites de familiarisation, visites de représentants, missions
commerciales, etc.) :
• Les entreprises peuvent recevoir jusqu’à 2 500 $ par activité
• Les autres demandeurs peuvent recevoir jusqu’à 7 500 $ par activité
9Restaurants et bars
Jusqu’à 2 000 $ par demandeur pour de la publicité
Liste préapprouvée pour la publicité traditionnelle :
Above & Beyond – Canada’s Arctic Journal Skagway Guide
Alaska Magazine Southern Lakes Guide
Bell’s Alaska Highway Mapbook The Last Great Road Trip
Bell’s Yukon Map The Milepost
CAA/AAA Western Canada & Alaska Tour Book Up Here Business Magazine
Calgary Herald Vacation Country Travel Guide
CHON FM Watson Lake Guide
CKRW What’s Up Yukon
Dawson City Guide Whitehorse Guide
Good Sam Whitehorse Star
Klondike Sun YLW Connect
L’Aurore boréale Yukon Highway Map (services de relations publiques)
Northwestel Community TV Yukon News
North of Ordinary TV Network (diffusion de publicités) Yukon Winter Visitor Guide
RV Alaska Yukon, North of Ordinary
RV West
RV Yukon Pour la publicité en ligne,
voir l’encadré orange ci-dessus
À noter : Si vous désirez diffuser de la publicité dans un média qui ne se trouve pas dans la liste
préapprouvée, communiquez avec l’agent de programme pour discuter de votre idée.
10Entente de financement et rapport
Le Fonds est administré conformément au Manuel d’administration financière du gouvernement
du Yukon.
Si vous ne produisez pas vos rapports avant la date prévue dans le calendrier de l’entente de
financement, vous pourriez voir votre entente résiliée et devoir rembourser une partie ou la
totalité des fonds versés au gouvernement du Yukon.
Vous devez conserver pendant un an les reçus de paiement des dépenses relatives au projet ou
à l’activité et les présenter à l’agent de programme le cas échéant.
Chaque année, le ministère du Tourisme et de la Culture publiera sur le site Web du
gouvernement un rapport de fin d’exercice présentant les bénéficiaires du Fonds coopératif de
marketing en tourisme.
Est-ce que mon projet ou mon activité de marketing est
admissible au financement?
Les sections suivantes décrivent les types de projets et d’activités admissibles, ainsi que les
critères d’admissibilité, les dépenses recevables et les exigences de production de rapport. Pour
chaque projet ou activité, vous devez présenter la destination ou l’expérience et les services
offerts aux visiteurs. Tous les projets et activités doivent avoir lieu au cours du même exercice
que la demande (du 1er avril au 31 mars). Les dépenses non recevables sont listées en annexe.
Si vous désirez entreprendre un projet ou une activité qui ne figure pas dans la liste, vous
pouvez présenter votre idée à l’agent de programme en appelant au 867-393-7133 ou en
écrivant à tcmf@gov.yk.ca.
Publicité traditionnelle
Description : Placement publicitaire.
Critères d’admissibilité : Avoir des produits immédiatement commercialisables, ou exploiter un
restaurant ou un bar.
Dépenses recevables :
• Publicité imprimée dans les magazines, journaux et guides de voyage.
• Publicités médiatiques (radiodiffusion, télédiffusion ou annonces défilantes).
• Publicités extérieures (panneaux publicitaires, lieux de transit, publipostage, etc.).
11(Vous devez joindre à votre demande la trousse publicitaire du fournisseur de services médiatiques, comprenant notamment la feuille de tarifs, le profil de l’audience et les détails sur l’efficacité de la publicité.) • Publicité collective : Les municipalités, organismes de marketing de destination, organisations non gouvernementales et gouvernements autochtones qui font la promotion de leur destination peuvent acheter de l’espace publicitaire à partager pour les entreprises représentées. (Les entreprises participantes doivent répondre aux critères d’admissibilité du Fonds.) • La publicité traditionnelle doit être diffusée dans l’un des médias préapprouvés listés précédemment. (Pour faire approuver des médias qui ne sont pas sur la liste, le demandeur doit en faire la demande par écrit à l’agent de programme.) Exigences de production de rapport : • Publicité imprimée : reçus détaillés et pages justificatives montrant la publicité. • Publicités radio et télédiffusées : reçus détaillés, texte de la publicité et horaire de diffusion. • Publicités extérieures : photo montrant la publicité. • Publicité collective : o Reçus détaillés et pages justificatives montrant la publicité. o Feuille de prix présentant les tarifs demandés aux entreprises participantes. o Liste des entreprises participantes. Publicité en ligne Description : Placement publicitaire en ligne (publicités visant un public particulier avec un message ciblé et une analyse des performances). Critères d’admissibilité : Avoir des produits immédiatement commercialisables, ou exploiter un restaurant ou un bar. Dépenses recevables : • Paiement des mots de la publicité selon le coût réel par clic. • Placement de bannières publicitaires, de publicités mobiles, de publicités reciblées et de publicités commanditées. • Publicités ciblées pour les médias sociaux (Facebook, Instagram, etc.). • Inscription aux annuaires en ligne de services aux visiteurs (GîtesCanada, guide Good Sam, etc.). Exigences de production de rapport : • Reçus détaillés (voir en annexe). • Données sur l’efficacité de la publicité ou de l’inscription dans l’annuaire (p. ex. résumé de la publicité sur Facebook) (voir en annexe). • Copie imprimée ou capture d’écran horodatée de la publicité ou de l’inscription dans l’annuaire. 12
Salons pour les professionnels et les consommateurs, et réunions,
congrès et voyages de motivation
Description : Événements visant à présenter des expériences ou services touristiques aux visiteurs
potentiels, à l’industrie du voyage ou aux organisateurs de réunions, congrès et voyages de
motivation (RCVM).
Critères d’admissibilité : Avoir des produits immédiatement commercialisables permettant de
participer à un salon pour les consommateurs; être prêt à faire affaire avec l’industrie du voyage
afin de participer à un salon pour les professionnels ou les organisateurs de RCVM.
• Une personne doit assister au salon (il peut s’agir de vous, d’un employé ou d’un représentant
désigné).
• Le salon doit figurer sur la liste actuelle des événements approuvés (voir en annexe). Si ce n’est
pas le cas, vous pouvez en demander l’approbation par écrit auprès de l’agent de programme
au moins un mois avant la date du salon.
• Les déplacements doivent avoir lieu dans les 30 jours précédant et suivant l’événement.
Exigences de production de rapport :
• Remplir le rapport du Fonds sur le salon et fournir les documents supplémentaires requis (voir
en annexe).
• Fournir le reçu d’inscription à l’événement.
• Présenter une preuve de participation (plan de la salle montrant l’emplacement de votre stand).
Visites de familiarisation
Description : Visite subventionnée, organisée pour les médias du voyage, les professionnels de
l’industrie ou d’autres influenceurs, pour leur présenter vos expériences ou installations
touristiques, nouvelles ou améliorées. Sont toutefois exclues les visites de familiarisation financées
en tout ou en partie par le ministère du Tourisme et de la Culture, Destination Canada ou tout
autre organisme gouvernemental.
Critères d’admissibilité : Avoir des produits immédiatement commercialisables afin de pouvoir
organiser une visite de familiarisation pour les médias, et être prêt à accueillir les professionnels du
voyage pour une visite de familiarisation.
• Les dépenses liées à la visite de familiarisation doivent être raisonnables et représentatives (p.
ex. si vous proposez des randonnées en vélo de montagne, vous ne pouvez réclamer des
dépenses d’hébergement dans une pourvoirie accessible par avion).
• Deux participants maximum par entreprise ou organisation sont admis pour chaque visite de
familiarisation pour les médias, contre un seul participant par visite de familiarisation pour les
professionnels du voyage. Pour faire approuver la présence de participants supplémentaires, le
demandeur doit contacter par écrit l’agent de programme au moins un mois avant la date de la
visite.
Dépenses recevables :
• Frais de transport, d’hébergement, d’expérience touristique et de location d’équipement auprès
de tiers.
13• Les frais de repas (excluant l’alcool) auprès de tiers seront remboursés en fonction de l’indemnité du gouvernement du Yukon en vigueur (voir en annexe). N.B. Le transport, l’hébergement, l’expérience touristique, la location d’équipement et les repas ne sont pas des dépenses admissibles si c’est vous qui les fournissez. Exigences de production de rapport : • Remplir le rapport du Fonds sur la visite de familiarisation et fournir toute documentation additionnelle requise (voir en annexe). Missions de vente menées par des organismes de marketing de destination Description : Mission dirigée par un organisme de marketing de destination (OMD) pour promouvoir collectivement le Yukon auprès des professionnels du voyage d’un marché géographique clé. Critères d’admissibilité : Être prêt à faire affaire avec les professionnels du voyage. • La mission doit être menée par un OMD approuvé (p. ex. Sport Yukon, Yukon Convention Bureau ou Klondike Visitors Association), qui doit aussi prendre part à la mission. • Votre demande doit décrire brièvement la mission de vente de l’OMD et inclure une liste de tous les participants yukonnais, y compris de leurs entreprises. • Si la mission de vente se conjugue à un salon, les deux projets doivent faire l’objet d’une demande distincte. • Deux participants maximum par entreprise ou organisation sont admis. Pour faire approuver la présence de participants supplémentaires, le demandeur doit communiquer par écrit avec l’agent de programme au moins un mois avant la date prévue de la mission. • Les missions de vente ne doivent pas dépasser sept nuitées par destination. • Les déplacements doivent avoir lieu dans les 30 jours précédant et suivant la mission. Dépenses recevables : • Transport aller-retour (par voie aérienne ou terrestre) pour participer à l’événement, jusqu’à un maximum correspondant soit au coût d’un billet d’avion en classe économique acheté à l’avance, soit à l’indemnité de kilométrage actuelle versée par le gouvernement du Yukon pour l’utilisation d’un véhicule personnel (voir en annexe) entre Whitehorse et le lieu de l’événement, selon le moindre des deux montants. • Hébergement dans une chambre standard, jusqu’à un maximum de sept nuitées. • Location d’une salle de réunion, jusqu’à un maximum de 500 $ CA. Exigences de production de rapport : • Remplir le rapport du Fonds sur la mission de vente et fournir les documents supplémentaires requis (voir en annexe). Visites de représentants Description : Rencontre en personne dans les marchés géographiques clés pour présenter votre expérience ou service touristique à des clients potentiels (voyagistes, agents de voyages, voyagistes réceptifs, etc.) dans le but d’accroître votre nombre de visiteurs. 14
Critères d’admissibilité : Être prêt à faire affaire avec les professionnels du voyage. • Deux participants maximum par entreprise ou organisation sont admis. Pour faire approuver la présence de participants supplémentaires, le demandeur doit communiquer par écrit avec l’agent de programme au moins un mois avant la date prévue de la visite. • Les visites de représentants ne doivent pas dépasser sept nuitées. • Les déplacements doivent avoir lieu dans les 30 jours précédant et suivant la visite. Dépenses recevables : • Transport par voie terrestre une fois à destination, jusqu’à un montant de 100 $ CA par jour pour un maximum de sept jours. • Hébergement dans une chambre standard pour la durée de l’événement, avec une nuitée supplémentaire avant ou après, pour un maximum de huit jours. • Location d’une salle de réunion, jusqu’à un maximum de 500 $ CA. N.B. Le coût du transport aller-retour (par voie aérienne ou terrestre) n’est pas admissible pour ce type d’activité. Exigences de production de rapport : • Remplir le rapport du Fonds sur la visite et fournir les documents supplémentaires requis (voir en annexe). Possibilité de commandite offerte par un organisme de marketing de destination Description : Participation à un événement de commandite mené par un OMD pour présenter les expériences et services touristiques du Yukon au public d’un salon professionnel dans un marché géographique clé (p. ex. événement organisé par le Yukon Convention Bureau dans le cadre de Tête-à-Tête). Critères d’admissibilité : Être prêt à faire affaire avec les professionnels du voyage. • L’OMD organisateur (p. ex. Sport Yukon, Yukon Convention Bureau ou Klondike Visitors Association) doit aussi prendre part à l’événement. • Votre demande doit comprendre le forfait de commanditaire de l’organisateur de l’événement. • Un seul participant par entreprise ou organisation est admis. Pour faire approuver la présence de participants supplémentaires, le demandeur doit contacter par écrit l’agent de programme au moins un mois avant la date prévue de l’événement. • Si l’événement commandité se conjugue à un salon, les deux projets doivent faire l’objet d’une demande distincte. • Les déplacements doivent avoir lieu dans les 30 jours précédant et suivant l’événement. Dépenses recevables : • Transport aller-retour (par voie aérienne ou terrestre) pour participer à l’événement, jusqu’à un maximum correspondant soit au coût d’un billet d’avion en classe économique acheté à l’avance, soit à l’indemnité de kilométrage actuelle versée par le gouvernement du Yukon pour l’utilisation d’un véhicule personnel (voir en annexe) entre Whitehorse et le lieu de l’événement, selon le moindre des deux montants. • Hébergement dans une chambre standard pour la durée de l’événement, avec une nuitée supplémentaire avant ou après. 15
• Location d’une salle de réunion, jusqu’à un maximum de 500 $ CA. • Dépenses de commandite (p. ex. montant de la commandite ou des repas en lien avec la commandite). N.B. Les frais de repas seront remboursés en fonction du coût réel ou de l’indemnité actuelle du gouvernement du Yukon (voir en annexe), selon le moindre des deux montants. Les boissons alcoolisées sont exclues. Exigences de production de rapport : • Remplir le rapport du Fonds sur la commandite et fournir les documents supplémentaires requis (voir en annexe). Présentation de candidature Description : Occasion de faire du Yukon la destination d’accueil d’un événement sportif, d’une réunion ou d’un congrès. Critères d’admissibilité : Avoir des produits immédiatement commercialisables. • Les demandes concernant la tenue d’événements sportifs au Yukon doivent comprendre une lettre d’appui de Sport Yukon. • Les demandes d’organisation de réunions et de congrès doivent comprendre une lettre d’appui du Yukon Convention Bureau. • Les demandes d’organisation d’événements à Dawson doivent comprendre une lettre d’appui de la Klondike Visitors Association. • Vous devez fournir la confirmation écrite que tous les engagements financiers nécessaires sont en place. L’événement doit être réalisable au moyen des infrastructures de la collectivité d’accueil. • Deux participants maximum par entreprise ou organisation sont admis. Pour faire approuver la présence de participants supplémentaires, le demandeur doit contacter par écrit l’agent de programme au moins un mois avant la date prévue de l’événement. • Les déplacements doivent avoir lieu dans les 30 jours précédant et suivant l’événement. Dépenses recevables : • Transport aller-retour (par voie aérienne ou terrestre) pour participer à l’événement, jusqu’à un maximum correspondant soit au coût d’un billet d’avion en classe économique acheté à l’avance, soit à l’indemnité de kilométrage actuelle versée par le gouvernement du Yukon pour l’utilisation d’un véhicule personnel (voir en annexe) entre Whitehorse et le lieu de l’événement, selon le moindre des deux montants. • Hébergement dans une chambre standard pour la durée de l’événement, avec une nuitée supplémentaire avant ou après. N.B. L’inscription au congrès ou à l’événement n’est pas admissible pour ce type d’activité. Exigences de production de rapport : • Remplir le rapport du Fonds sur la présentation de candidature et fournir les documents supplémentaires requis (voir en annexe). 16
Présentation de la destination sur place une fois la candidature
retenue
Description : Promotion de la destination yukonnaise auprès des éventuels participants de
l’événement sportif, de la réunion ou du congrès, une fois la candidature retenue.
Critères d’admissibilité : Avoir des produits immédiatement commercialisables.
• Les demandes concernant la tenue d’événements sportifs au Yukon doivent comprendre une
lettre d’appui de Sport Yukon.
• Les demandes d’organisation de réunions et de congrès doivent comprendre une lettre d’appui
du Yukon Convention Bureau.
• Les demandes d’organisation d’événements à Dawson doivent comprendre une lettre d’appui
de la Klondike Visitors Association.
• Vous devez fournir la confirmation écrite de l’organisateur que l’événement aura bien lieu au
Yukon et que tous les engagements financiers nécessaires sont en place. L’événement devra se
tenir au cours de la prochaine année civile et être réalisable au moyen des infrastructures de la
collectivité d’accueil.
• Votre présentation doit promouvoir le Yukon pour augmenter le nombre de délégués et
encourager les participants à réserver des forfaits touristiques avant et après l’événement afin
de prolonger leur séjour.
• Deux participants maximum par entreprise ou organisation sont admis. Pour faire approuver la
présence de participants supplémentaires, le demandeur doit contacter par écrit l’agent de
programme au moins un mois avant la date prévue de l’événement.
• Les déplacements doivent avoir lieu dans les 30 jours précédant et suivant l’événement.
Dépenses recevables :
• Transport aller-retour (par voie aérienne ou terrestre) pour participer à l’événement, jusqu’à
un maximum correspondant soit au coût d’un billet d’avion en classe économique acheté à
l’avance, soit à l’indemnité de kilométrage actuelle versée par le gouvernement du Yukon
pour l’utilisation d’un véhicule personnel (voir en annexe) entre Whitehorse et le lieu de
l’événement, selon le moindre des deux montants.
• Hébergement dans une chambre standard pour la durée de l’événement, avec une nuitée
supplémentaire avant ou après.
N.B. L’inscription au congrès ou à l’événement n’est pas admissible pour ce type d’activité.
Exigences de production de rapport :
• Remplir le rapport du Fonds sur la présentation de candidature et fournir les documents
supplémentaires requis (voir en annexe).
17Aperçu du processus
3. Conclusion
1. 5. Réalisation 6. Rapport sur 7.
2. Examen de d'une entente 4. Versement
Présentation du projet ou le projet ou Financement
la demande de initial
de la demande de l'activité l'activité final
financement
1. Présentation de la demande
Vous devez déposer votre demande en ligne sur le site Yukon.ca. Privilégiez une demande
unique à des demandes multiples (même lorsque la demande concerne plus d’un demandeur).
Tous les projets et activités doivent avoir lieu au cours du même exercice que la demande
(du 1er avril au 31 mars).
Si vous avez des questions concernant le processus de demande ou votre projet ou activité,
communiquez avec l’agent de programme en appelant au 867-393-7133 ou en écrivant à
tcmf@gov.yk.ca.
Puis-je modifier ma demande ou y ajouter des éléments après envoi?
Non. Veuillez donc vous assurer que les renseignements sont exacts et complets avant
d’envoyer la demande.
2. Examen de la demande
Nous accuserons réception de votre demande lorsque nous la recevrons. Nous examinons les
demandes dans leur ordre de réception. Il est possible que nous vous contactions pour obtenir
plus d’information ou préciser certains points de votre demande. Les projets, les activités et les
contributions sont approuvés au cas par cas. Vous pourriez ne recevoir qu’une partie seulement
du financement demandé.
S’il n’y a plus de financement disponible, les demandes seront mises sur la liste d’attente et
traitées lorsque les fonds seront renouvelés.
Nous vous ferons savoir si votre demande est approuvée, refusée ou ajoutée à la liste d’attente.
18Qui prend les décisions concernant ma demande?
L’agent de programme fait la première évaluation et prend une décision en se conformant aux
lignes directrices du programme. Si vous n’êtes pas d’accord avec sa décision, veuillez le joindre
en appelant au 867-393-7133 ou en écrivant à tcmf@gov.yk.ca. L’agent de programme
examinera alors la demande avec le gestionnaire des services à l’industrie et le directeur du
tourisme, et ils prendront ensemble la décision finale.
3. Conclusion d’une entente de financement
Si votre demande est approuvée, nous préparerons une entente de financement qui vous sera
envoyée pour signature. Elle précisera les modalités et conditions du financement, ainsi que le
calendrier des résultats attendus, des rapports, du budget et des termes de paiement
correspondant au projet ou à l’activité.
Nous vous contacterons lorsque l’entente sera prête à être signée. Pour que le processus se
déroule bien, vous devez nous renvoyer le document signé dans les 30 jours suivant l’avis. À
défaut de respecter ce délai, l’entente de financement sera annulée.
4. Versement initial
Les détails du paiement se trouvent à l’annexe B de l’entente de financement.
• Dans le cas des projets de publicité traditionnelle ou en ligne, 50 % des fonds seront
versés à la signature de l’entente.
• Dans le cas des activités demandant un déplacement, 50 % des fonds seront versés
dès que les restrictions de déplacement entre le Yukon et la destination seront levées.
Le montant versé sera calculé en fonction de vos dépenses admissibles réelles, jusqu’au
montant maximal budgété.
Que faire si des changements sont apportés à mon projet ou activité après
la signature de l’entente?
Si vous devez modifier l’entente, communiquez dès que possible avec l’agent de programme.
Vous avez le droit de réduire le budget prévu, de déplacer la date de fin du projet ou de
l’activité, et de modifier la portée du projet, le nombre de participants ou les dates de vos
déplacements. Toute demande de modification doit être faite par courriel (tcmf@gov.yk.ca) à
19l’agent de programme, qui s’occupera d’évaluer et d’approuver les changements. S’ils sont approuvés, une entente entérinant officiellement les modifications vous sera transmise pour signature. Si vous nous contactez rapidement, nous pourrons soit procéder à la modification de l’entente, soit l’annuler. Ainsi, nous pourrons libérer une partie ou la totalité du financement pour répondre à une autre demande mise en attente. Que faire s’il est impossible de réaliser le projet ou l’activité? Si vous ne pouvez pas réaliser le projet, communiquez le plus rapidement possible avec l’agent de programme. Si certains objectifs ont été atteints, vous pourriez être admissible à un financement partiel. Si vous avez déjà reçu des fonds pour des activités que vous ne pouvez réaliser, vous devrez rembourser le gouvernement du Yukon pour les dépenses non engagées. Si vous nous contactez rapidement, nous pourrons soit procéder à la modification de l’entente, soit l’annuler. Ainsi, nous pourrons libérer une partie ou la totalité du financement pour répondre à une autre demande mise en attente. Que faire si le salon ou l’événement auquel je devais aller est annulé? Si le salon ou l’événement auquel vous aviez prévu assister est annulé par l’organisateur, communiquez dès que possible avec l’agent de programme par courriel (tcmf@gov.yk.ca) ou par téléphone (867-393-7133). Les demandeurs ont la responsabilité de se tenir au courant du statut des salons et événements auxquels ils souhaitent participer. Mes dépenses seront-elles remboursées si le salon ou l’événement auquel j’avais prévu assister est annulé? Nous sommes conscients qu’en cas d’annulation par l’organisateur, il se peut que des politiques d’annulation s’appliquent sur votre inscription, vos billets d’avion et vos réservations d’hôtel. Si c’est l’organisateur du salon ou de l’événement qui annule, les dépenses ayant déjà été payées (frais d’inscription, location de stand, billet d’avion, hébergement) pourront être remboursées par le Fonds si vous n’êtes pas en mesure d’obtenir un remboursement complet ou partiel, y compris sous forme de crédit, à la suite de l’annulation. 20
Pour obtenir un remboursement de la part du Fonds dans un tel cas, vous devrez fournir les
preuves suivantes :
• La confirmation écrite, par l’organisateur, que le salon ou l’événement a été annulé.
• Les conditions d’annulation ou la politique de remboursement de l’organisateur étayant
s’il y a ou pas remboursement complet ou partiel, y compris sous forme de crédit, pour
les dépenses engagées (frais d’inscription, location de stand, etc.).
• Les reçus des dépenses que vous avez engagées et qui ne sont pas remboursées ou
créditées par l’organisateur (frais d’inscription, location de stand, etc.).
• Les conditions d’annulation ou la politique de remboursement de la compagnie aérienne
ou de l’hôtel étayant s’il y a ou pas remboursement complet ou partiel, y compris sous
forme de crédit, pour les dépenses engagées.
• Les reçus des dépenses d’avion et d’hôtel que vous avez engagées et qui ne sont pas
remboursées ou créditées.
À noter : Seule la portion non remboursable des dépenses déjà engagées (frais d’inscription,
location de stand, billet d’avion, hébergement) est admissible au remboursement par le Fonds.
Nous sommes conscients que chaque cas d’annulation est unique. L’agent de programme
travaillera avec vous et se concertera avec le gestionnaire des services à l’industrie et le
directeur du tourisme pour prendre la décision finale relativement à votre entente.
5. Réalisation du projet ou de l’activité
Vous devrez réaliser le projet ou l’activité conformément à l’entente de financement. Conservez
vos reçus, factures, pages justificatives, copies de publicités, itinéraires, etc., pendant toute la
durée du projet.
6. Rapport sur le projet ou l’activité
Le rapport final doit être remis au plus tard à la date indiquée dans l’entente de financement
(dans les 30 jours suivant la fin de l’activité ou du projet). L’entente de financement et le
calendrier précisent les exigences de production de rapport.
21Veuillez lire attentivement l’entente de financement et le calendrier afin de produire tous les
documents et rapports demandés.
Comme l’énonce l’entente de financement, le ministère du Tourisme et de la Culture aura le
droit de mettre fin à l’entente si vous ne présentez pas votre rapport final au plus tard à la date
limite prévue. Vous devrez alors rembourser le gouvernement du Yukon pour le financement
déjà reçu.
Puis-je présenter un relevé de carte de crédit comme preuve d’achat ou de
paiement?
Non, les relevés de carte de crédit ne peuvent servir de preuve d’achat ou de paiement.
Conservez tous les reçus des dépenses recevables et joignez-les à votre rapport final.
Comment déclarer les dépenses réglées en devises étrangères?
Vous devez alors fournir le taux de change de la Banque du Canada en vigueur le jour où ces
dépenses ont été effectuées.
7. Financement final
Le financement reçu pourrait ne pas correspondre au montant réclamé dans votre rapport final
en raison, par exemple, de la soustraction de dépenses non recevables (TPS, conversion de
devises, etc.) ou du fait que votre publicité fait la promotion de services ou d’expériences hors
du secteur touristique.
Si vous avez des questions sur le Fonds coopératif de marketing en tourisme,
communiquez avec l’agent de programme en appelant au 867-393-7133 ou en
écrivant à TCMF@gov.yk.ca.
22Annexe : Dépenses non recevables
• Dépenses de production, création et développement :
o Matériel promotionnel o Honoraires de rédacteurs, photographes,
o Création de logo ou marque vidéastes, etc.
o Stands d’exposition, cartons o Sites Web, annonces, publicités et
autoportants, bannières campagnes dans les médias sociaux
o Matériel de marketing tel que CD, DVD o Cartes d’affaires, brochures, cartons
et clés USB d’information et vidéos
o Fiches d’information, publireportages,
affiches
• Dépenses liées à l’administration :
o Téléphone/Internet o Embauche d’un représentant de ventes ou
o Équipement de bureau d’affaires
o Traduction o Optimisation des moteurs de recherche
o Inspections du site du projet o Frais de commission, de gestion et d’agence
o Frais de réservation d’un agent de de marketing
voyages o Site Web, gestion de publicité et de médias
o Services de coupures médiatiques sociaux, développement et optimisation
o Numéros 1-800
• Publicités dans le Yukon Vacation Planner
• Achat, entreposage ou transport de matériel et d’accessoires pour stand d’exposition (tapis,
chaises, etc.) ou autre
• Indemnités journalières et allocations de repas (à moins d’avis contraire dans la section
consacrée aux dépenses admissibles d’un projet)
• Transport par voie terrestre (à moins d’avis contraire dans la section consacrée aux
dépenses admissibles d’un projet)
• Dons (argent, produits, expériences, services)
• Dépenses en nature (p. ex. demander un voyage de découverte, une visite ou une
commandite en échange de l’inscription)
• Dépenses liées à la location d’un stand si ce dernier est partagé par le ministère du Tourisme
et de la Culture ou s’il en paie une partie
• Dépenses en nature liées à la location d’un stand (p. ex. location d’un stand en échange
d’une commandite, offre d’un voyage ou prix de présence)
• Alcool et cannabis
• Points de fidélité de compagnies aériennes, frais de modification ou de surclassement d’un
billet d’avion, assurance voyage ou frais d’annulation
• Inscription à d’autres événements de réseautage
• Cadeaux
• Coûts de l’organisation d’une séance d’accueil ou d’un autre type de rassemblement dans le
but de présenter une candidature pour un événement
• TPS/TVH
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