Staff d'Unité Farde à formulaires 2018-2019 - Les Guides
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FORMULAIRES
Farde à formulaires
Staff d’Unité
2018-2019
Sommaire
Introduction...............................................................................................3
Tous les formulaires en un coup d’oeil............................................5
Administratif.............................................................................................7
Formulaires à compléter par les parents......................................................8
Les listings de ton Unité..............................................................................9
Gestion financière.....................................................................................10
Compte en banque................................................................................10
Les cotisations......................................................................................10
Comptabilité de l’Unité...........................................................................11
Les différents tarifs de cotisations........................................................12
Assurance chez les Guides.........................................................................13
Les assurances comprises dans la cotisation........................................13
Les assurances complémentaires ou facultatives..................................13
Déclaration d’accident..........................................................................14
Recommandations préalables !.............................................................14
Formations des Animations..............................................................15
Le stage pratique.......................................................................................16
Les sessions de formation.........................................................................16
Organiser une UniFo...................................................................................16
Les démarches pour faire reconnaitre une UniFor...................................16
Conditions importantes pour la reconnaisance de l’UniFor par la F W-B......16
Weekends et petits camps................................................................17
Transports en commun...............................................................................18
Les camps d’été.....................................................................................19
Le camp se déroule en Belgique................................................................20
Administration du camp........................................................................20
Déclaration de camp........................................................................20
Préparation et engagement de camp...............................................20
Logistique du camp...............................................................................21
Endroit de camp................................................................................21
Commande de tentes et de matériel.................................................21
À la recherche de tentes...................................................................22
Assurance omnium...........................................................................23
Location de véhicule.........................................................................23
Analyse d’eau...................................................................................23
Les Subsides de l’ONE..........................................................................23
Le camp se déroule à l’étranger.................................................................24
Administration du camp........................................................................24
Dossier camp à l’étranger.................................................................24
Déclaration de camp........................................................................24
Engagement et préparation de camp...............................................25
Assistance à l’étranger......................................................................25
Logistique du camp...................................................................................25
Assurance omnium (dégâts matériels) pour les voitures............................25
Location de véhicule............................................................................25
Attestations.............................................................................................27
Introduction
En tant que membre d’un Staff d’Unité, tu prends des
responsabilités au sein de notre Mouvement. Bravo et
merci à toi !
Pour réaliser ta mission, compte sur ton expérience,
tes compétences, les autres membres de ton Staff et
sur le Mouvement qui met à ta disposition une struc-
ture de soutien : Équipe de Région, Équipe Fédérale,
Carrick, etc.
Pour t’aider, appuie-toi sur les publications que les
Guides te proposent. Notamment cette farde dans la-
quelle tu retrouveras des informations sur l’ensemble
des formulaires administratifs d’une année Guide.
Les formulaires de cette farde sont à la base desti-
nés aux Animateurs. Certains te concernent aussi,
d’autres sont là pour t’informer des démarches qu’ils
doivent remplir. Dans cette version qui t’est destinée,
nous avons ajouté des formulaires et du texte qui
concernent uniquement les Staffs d’Unité.
Photo de couverture : Université
Photo pages 2-3 : Université GCB
Le site www.guides.be complète cette farde
Tu y retrouveras :
• la totalité des formulaires à télécharger ;
d’U ni té - G ui des . be
• le détail des démarches et des informations complémentaires
pour chaque formulaire ;
• les modes d’emploi et les tutoriels vidéo pour t’aider à téléchar-
ger ou compléter les formulaires qui se trouvent dans SCRIBe.
s Staff
ai rerne t
Une farde à partager
mulInte
s et
C’est le Chef d’Unité qui la reçoit, mais elle s’adresse à tout le
Guiàdefor
Staff. À chacun, lors de la répartition des tâches, d’identifier
les formulaires qui touchent à son domaine (contact avec les
es de
LFar
parents, gestion du compte en banque, etc.).
3
CCU-BE
en un
Tous les
coup d’œil
formulaires
5
Far de à for mul ai re s Staff d’U ni té - G ui des . be
Où se trouvent
les formulaires
• Autorisation parentale
• Droit à l’image
Disponible • Fiche d’inscription
en papier • Fiche santé
dans cette farde • Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident
• Protection de la vie privée
• Contrat de location/Mise à disposition d’un endroit de camp ou de weekend en
Belgique
• Déclaration d’accident
• Demande d’ouverture ou de modification d’un compte d’Unité ou de groupe au-
près de la banque CBC
• Demande d’ouverture ou de modification d’un compte d’Unité ou de Groupe au-
près d’une banque autre que la CBC
• Dossier camp à l’étranger
• Demande d’assimilation comme Animateur breveté
• Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités
Disponible • Demande d’analyse d’eau (gratuit)
sur la bibliothèque
de notre site • Détail des aménagements à effectuer par le propriétaire
• État des lieux de début et de fin de camp
• Fiche de visite d’endroit de camp pour prairie ou pour bâtiment
• Préparation et engagement de camp
• Grille de lecture des préparations de camp
• Préparation et évaluation de stage pratique
• Demande de cotisation sociale
• Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités
• Bilan financier annuel de l’Unité
• Formulaires UniFor : tu les recevras dès ton annonce d’une UniFor au Carrick.
• Car rental voucher sur demande à gcb@guides.be
• Assurance omnium (dégât matériel) pour les voitures
• Attestation Mutuelle
• Assistance à l’étranger
Disponible • Déclaration de camp
sur SCRIBe • Formulaires de demande de subsides de l’ONE
• Listing de ton groupe
• Attestation de frais de garde d’enfants de moins de 12 ans (réduction d’impôts)
• Commande de tentes et de matériel au Centre de prêt de Naninne
• Bilan financier annuel de l’Unité
Disponible sur le site • Dossier camp à l’étranger
d’un de nos partenaires • Préparation et engagement de camp
• Formulaires UniFor : tu les recevras dès ton annonce d’une UniFor au Carrick
Administratif
Le soutien et la confiance des parents te sont indispen-
sables dans ton animation. Pour te faciliter le travail, nous
avons rassemblé les documents à faire compléter par ceux-
ci en début d’année.
Retrouve à la fin du dossier les diverses attestations que tu
pourrais être amené à transmettre aux parents.
F ard e à fo rmu l air es St aff d’ U nit é - Gu ide s .be
7
Formulaires à compléter
par les parents
Formulaire Quand ? Pourquoi ?
La fiche reprend les informations confidentielles du dossier
Fiche santé santé de l’enfant. Elle sera présentée au médecin consulté lors
du camp, réunion, etc.
par le groupe
À conserver
En début
Les parents signent le formulaire pour placer leur enfant sous
d’année Guide.
la responsabilité de ses Animateurs lors des activités Guides. Si
Autorisation
le camp se passe hors de nos frontières, demande aux parents
parentale
de faire légaliser l’Autorisation parentale par la commune juste
avant le camp.
Les Guides ont souscrit une police d’assurance complémentaire
Invalidité perma-
qui a pour objet de garantir, à la suite d’un accident corporel,
nente et incapacité
tant pendant les activités Guides que sur le chemin de celles-ci,
temporaire suite à un
le paiement d’indemnités en cas d’invalidité permanente et/ou en
accident
cas d’incapacité temporaire. Nos membres sont invités à remplir
le formulaire s’ils souhaitent souscrire à cette assurance.
À envoyer au Carrick
En début Les photos prises pendant les activités Guides sont consi-
Droit à l’image dérées libres de droit pour les outils de communication des
d’année Guide.
Guides. Cependant, les parents de nos membres mineurs et les
animés/encadrants majeurs ont l’occasion de s’opposer à l’uti-
lisation d’une photo d’eux au moyen de ce formulaire.
Avec ce formulaire, les parents de nos membres mineurs et les
Protection de la vie
animés/encadrants majeurs ont l’occasion de s’opposer à l’uti-
privée
lisation de leurs données personnelles par un organisme autre
que les Guides.
le groupe ou l’Unité
À conserver par
En début d’année Ce formulaire est destiné à l’Animateur de groupe ou de l’Unité
Fiche Guide ou dès l’ins- chargé de l’encodage dans SCRIBe. Il permet de récolter toutes
d’inscription cription d’un nouveau les informations nécessaires auprès des parents. Ne le renvoie
membre. pas au Carrick.
Par choix pédagogique, nous n’acceptons pas, pendant l’année Guide 2018-2019 (c’est-à-dire du 1er
septembre 2018 à la fin aout 2019), l’inscription d’enfants nés après le 31/12/2013. Même pour le
camp, un weekend, une réunion. Les Nutons nés à partir du 1er janvier 2014 seront les bienvenus dans
notre Mouvement dès septembre 2019.
Les listings
de ton Unité
Tous nos membres sont encodés dans la base de
données SCRIBe. Le Staff d’Unité n’a accès qu’à son
Unité.
Pour te connecter à SCRIBe, il te faut un login et un
mot de passe. Si tu n’en as pas, rends-toi sur Tuto 1 : se connecter à SCRIBe
scribe.guides.be et clique sur «(ré)obtenir un mot
de passe».
Ensuite, aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel
vidéo disponibles sur notre site (www.guides.be/
helpscribe) afin de mettre à jour tes listings pour le
15 novembre au plus tard.
Si un groupe se dissout ou si tu crées un nouveau
groupe, il est nécessaire de prévenir la Région et les
Guides (scribe@guides.be).
• Toutes les infos demandées ont leur importance dans
SCRIBe. Aide-toi du formulaire à remplir par les parents pour
les récolter.
• Quand un nouveau membre rejoint l’un de tes groupes, en-
code-le dans la semaine de son arrivée afin qu’il soit direc-
tement assuré.
• Les listings de tes groupes doivent être à jour tout au long
de l’année Guide c’est ta responsabilité.
• C’est le Carrick qui met à jour le listing du Staff d’Unité
après chaque élection. Tout changement dans ton Staff en
cours d’année est à signaler à l’adresse scribe@guides.be
Fa rde à for mul ai r es Staff d ’ Uni té - G ui des . be
Journée d’Ouverture
9
Gestion Les cotisations
financière Au début de chaque année Guide, nous demandons à chaque animé et
encadrant du Mouvement de payer une cotisation. Le type de cotisation
qui sera payée doit être encodé dans SCRIBe lorsque tu mets à jour les
Compte en banque listings.
Pour gérer l’argent de l’Unité et des groupes, Payer la cotisation, c’est :
l’ouverture de comptes en banque et la mise
à jour des signataires de ceux-ci sont néces- • adhérer au Mouvement et contribuer à son bon fonctionnement ;
saires. • permettre à chacun d’être assuré pendant les activités Guides, de
recevoir les informations et les revues du Mouvement.
Notre Mouvement a signé une convention
avec la banque CBC afin de te faciliter la
procédure administrative et diminuer les frais
bancaires. Nous te conseillons donc d’ouvrir
des comptes dans cette banque.
• La cotisation couvre l’année Guide de septembre à aout.
Retrouve toutes les infos nécessaires sur les • Les membres de l’Unité ne sont en règle que si les différentes fac-
formulaires d’ouverture ou de modification
d’un compte bancaire. tures de cotisation que tu reçois
• Les intendants et invités déjà assurés par Les Scouts, SGV, FOS et
SGP ne doivent pas repayer une cotisation chez nous mais tu dois
quand même les inscrire dans SCRIBe en tant qu’intendant ou invité.
Important ! Lors de tout changement dans un • Tu recevras 3 factures au cours de l’année guide :
staff de groupe ou d’Unité, veille à mettre en - une facture d’acompte en octobre ;
ordre les signataires des comptes via le formu- - une facture en fonction de ce que tu auras encodé dans SCRIBe en
laire de demande de modification d’un compte janvier ;
(CBC ou autre). Envoie ce formulaire dument - une facture de clôture en aout.
rempli à l’adresse gcb@guides.be.
- Un compte bancaire de groupe ou d’Unité
doit être ouvert pour personne morale et
non pour personne physique. C’est-à-dire
qu’un compte ne peut en aucun cas être
ouvert avec un nom propre (ex. : Martine
Halamer), mais bien avec le nom du groupe
ou de l’Unité (ex. : GCB LCi 10e Aventure Hi-
rondelles). La mention GCB est obligatoire.
- Seules des personnes faisant partie du Mou-
vement peuvent avoir accès à un compte de
groupe ou d’Unité. Tes listings doivent donc
être en ordre dans SCRIBe.
4e HO - AthLes cotisations Guides/Scoutes
Afin de faciliter la vie administrative des Uni- La cotisation ne peut être un frein pour rejoindre le Mouvement.
tés sœurs Guides/Scoutes, les deux fédéra-
tions ont adopté un système identique de co- Au moment de demander le paiement de la cotisation Guide aux
tisations avec des montants uniques pour les parents, certaines Unités ajoutent des « frais de participation » au
Guides et les Scouts. Nous avons également profit de l’Unité. Le Mouvement ne s’oppose pas à cette pratique
rendu possibles les réductions de cotisation tant que le montant total demandé reste raisonnable.
pour les familles ayant inscrit leurs enfants
dans l’un ou l’autre des deux Mouvements. Cependant, nos activités doivent être accessibles à tous.
Chaque fédération a cependant son propre
compte bancaire. C’est donc la fédération où Si ni les finances de l’Unité, ni les finances de la Région ne peuvent
l’animé ou l’encadrant est inscrit qui doit re- aider à payer la cotisation d’un membre en difficulté, introduis au
cevoir la cotisation. Carrick une demande de cotisation sociale via le formulaire du
même nom avant le 15 novembre.
Comptabilité de l’Unité
Les finances de l’Unité se composent des finances gérées par les
groupes et des finances propres à l’Unité. Selon les Unités, diffé-
rentes façons de s’organiser existent. Peu importe la formule choi-
sie, une règle est à respecter : la transparence dans la gestion des
recettes et des dépenses.
À la convenance de l’Unité, les comptes d’Unité se font sur l’année
civile (janvier à décembre) ou sur l’année Guide (du 1er septembre
au 31 aout). Chaque année, selon la date convenue avec la Région,
le Staff d’Unité envoie le récapitulatif des recettes et des dépenses
de l’année passée à la Région.
Guiàde
L esrde
Fa s mul
for rneStaff
ai r es
et Inte t d ’ Uni té - G ui des . be
11Les différents tarifs de cotisations
Quelle cotisation ? Pour qui ? Combien ? Quoi?
Pleine Tout animé ou encadrant Guide . 44 ¤/pers.
Familiale Deux membres inscrits chez Les Guides (ou un membre 35 ¤/pers.
2 personnes inscrit chez Les Guides et un autre chez Les Scouts) et
vivant sous le même toit (frères, sœurs, parents, couple,
etc.).
Démarche : le signaler dans SCRIBe.
Familiale Même raisonnement que le tarif Familiale 2 personnes à 29,15 ¤/pers.
3 personnes et plus partir de trois membres inscrits.
Démarche : le signaler dans SCRIBe.
Sociale Pour les enfants et les Unités socialement et/ou financiè- 5 ¤/pers.*
rement défavorisés.
Démarche : si ni l’Unité ni la Région ne peut intervenir,
envoie, avant le 15 novembre, une demande de cotisation
sociale au Carrick.
Personne ressource Toute personne qui participe régulièrement aux activités 13 ¤
de l’Unité ou de la Région qu’elle soutient doit payer une par année Guide.
cotisation équivalente au montant de l’assurance mini-
mum.
Ceux qui sont déjà assurés par une autre fédération
(Les Scouts, Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS, SGP) ne
doivent pas repayer une cotisation GCB.
Tardive Chaque membre qui s’inscrit après le 1er avril. 13 ¤/pers.
Intendant, invité Tous les intendants et invités sauf ceux qui sont déjà 13 ¤
assurés par une autre fédération (Les Scouts, Scouts en par année Guide.
Gidsen Vlaanderen, FOS, SGP) ou un autre groupe Guide.
Démarche : les inscrire dans SCRIBe.
Toute personne inscrite Démarche : nous signaler leur présence via SCRIBe. 13 ¤/pers.
à la Route
Animateur breveté Tous les Animateurs brevetés par un organisme recon- Rédurection de
nu par la Fédération Wallonie-Bruxelles (pas les Staffs 5 ¤/ pers.
d’Unité, ni les Cadres). Les brevetés suite à une assimi- sur la cotisation.
lation ne sont pas concernés par cette réduction.
Démarche : vérifie si le brevet de l’Animateur concerné est
mentionné sur sa fiche dans SCRIBe. Si le brevet est autre
que Guide, envoie à formation@guides.be une copie de
celui-ci.
*La facturation des cotisations sociales ne se fait pas nominativement mais se répercute sur l’ensemble des coti-
sations de l’Unité, en remplaçant d’abord les cotisations Familiales 3, Familiales 2 et ainsi de suite.Assurance chez Les assurances complémentaires ou
facultatives
les Guides • Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un
Les Guides Catholiques de Belgique ont souscrit une accident. Prix : voir sur le formulaire.
assurance en faveur de tous les membres de l’as-
sociation en ordre de cotisation. Cette assurance • L’assurance omnium (dégât matériel) pour les voitures
couvre les incendies, les accidents dans le cadre des pendant les camps (police AXA n°623129717). Prix : com-
jeux, des hikes, weekends et camps. Notre assurance pris dans la cotisation. Souscription dans la Déclaration
RC Accident est valable dans le monde entier. de camp sur SCRIBe. Voir aussi la partie sur «Les camps
d’été».
La RC incendie ne couvre que les sinistres occasion-
nés en Belgique. • Demande d’extension de garanties en cas d’organisation
d’évènements et festivités.
Nos membres ont la possibilité de souscrire à dif-
férentes assurances complémentaires avec ou sans Elle comprend :
frais ajoutés.
1. l’assurance « Dégradations immobilières » : dégra-
Notre courtier est CI Assurances S.A. dations à l’immeuble pris en location ou mis à la dis-
position pour l’organisation de l’évènement (+ mobilier,
à l’exception des installations sono et appareils élec-
triques susceptibles visés au point 3);
2. l’assurance « Accidents » : pour les non-membres;
• Pour toute question concernant les assurances : 3. l’assurance « Tous risques » : pour le matériel élec-
assurances@guides.be – 02/538.40.70 tronique emprunté ou loué (matériel hifi, installations
• Chaque nouveau membre est assuré gratuitment de sonorisation et d’éclairage, caméras…).
pendant 3 réunions.
Souscription via le formulaire Demande d’extension de
garantie en cas d’organisation d’évènements et festi-
vités à télécharger sur guides.be. Prix : tu recevras un
devis de notre courtier d’assurances.
Les assurances comprises dans la • Assistance pour les voyages à l’étranger (police AXA
cotisation Assistance n°888888). Prix : - camps en Europe et au Ma-
ghreb : compris dans la cotisation - camps en dehors de
• Responsabilité civile extracontractuelle (police AXA l’Europe : 21 € par personne. Souscription dans la décla-
n° 7055885410123) ration de camp sur SCRIBe.
• Frais médicaux-accidents corporels (police AXA
n° 7055885410123)
• Assurance RC incendie bâtiment et contenu (police AG
n° 44/02.450.463)
Sur la Bibliothèque du site des Guides :
Demande d’extension de garantie en cas d’organisation
d’évènements et festivités
Guiàde
L esrde
Fa s mul
for rneStaff
ai r es
et Inte t d ’ Uni té - G ui des . be
13Recommandations préalables !
• Emporte des Déclarations d’accident vierges à chaque
réunion, weekend et au camp. Si tu quittes le local ou
l’endroit de camp, mets-les dans ton sac à dos.
• La Déclaration d’accident t’accompagne toujours lors
d’une visite chez le médecin ou aux urgences d’un hô-
pital.
• Toutes les questions posées ont leur importance,
Déclaration d’accident il est donc nécessaire d’y répondre clairement. Les dé-
clarations incomplètes risquent d’être renvoyées. Cela
Quand faut-il la remplir ? ralentit le traitement du dossier.
• L’assurance des Guides ne couvre ni les maladies ni les
En cas d’accident corporel d’un membre du groupe même conséquences pouvant résulter d’affections allergiques.
s’il te semble sans gravité. • Cependant, l’assurance des Guides couvre les maladies
et les réactions allergiques résultant de morsure ou pi-
Signale tout autre sinistre (incendie, etc.) par e-mail à qure d’animaux, ainsi que l’intoxication et les brulures
l’adresse assurances@guides.be en détaillant les circons- résultant soit de l’absorption de substances toxiques
tances de l’incident. (exemple : intoxication alimentaire), soit du dégagement
de gaz ou de vapeur. Elle couvre aussi les insolations.
• Si les intendants et/ou invités qui t’accompagnent au
camp sont déjà assurés chez Les Scouts, les SGP, les
Scouts & Gidsen Vlaanderen ou la FOS Open Scouting,
La déclaration d’accident est valable à l’étranger car tu c’est la déclaration fournie par leur fédération qui doit
es couvert par l’assurance accident dans le monde entier être remplie en cas d’accident. Demande à tes inten-
dants et invités d’en amener !
Garde une copie de tout document que tu envoies.
1e HC - A-Ades
Formation
Animateurs
15
Fa rde à for mul ai r es Staff d ’ Uni té - G ui des . beLes sessions
de Formation
Dans certains cas, un Animateur peut demander que son diplôme
soit reconnu comme brevet d’Animateur. Les conditions sont in-
diquées dans le formulaire de demande d’assimilation.
En formation, l’Animateur recevra le Carnet de l’Animateur en
Le stage formation. Celui-ci contient, entre autres, les formulaires cités
dans ce chapitre.
pratique Les formulaires sont aussi téléchargeables sur notre site www.
Un stage pratique dans la Formation d’un Anima- guides.be.
teur, c’est l’occasion d’expérimenter ce qu’il a appris
en Formation.
Démarches pour valider un stage pratique :
• minimum un mois avant le stage pratique : l’Ani-
mateur rencontre son accompagnateur pour rem-
Organiser
plir et signer ensemble la Convention pour l’ac-
compagnement de stage pratique. C’est l’occasion
un UniFor
pour l’Animateur de se fixer des objectifs ;
L’UniFor (l’Unité en Formation) est un weekend de Formation or-
• maximum un mois après le stage pratique : l’Ani- ganisé par le Staff d’Unité pour les Animateurs. Il fait partie du
mateur organise une rencontre avec son accom- parcours de la formation d’Animateurs. Ce weekend est reconnu
pagnateur et complète avec lui son Évaluation de par la Fédération Wallonie-Bruxelles et il peut être subsidié si un
stage pratique. Ensemble, ils reliront les objectifs dossier est remis au Carrick. Un tel weekend compte pour 18h
fixés avant le stage et évalueront leur réalisation. dans le parcours de Formation des Animateurs.
Pour l’organisation générale du weekend, aide-toi du RéSeAu Or-
ganiser un weekend UniFor.
Les démarches pour faire reconnaitre une UniFor
Si l’Animateur effectue deux stages pratiques, il
doit rendre une Convention et une Évaluation pour • Minimum 6 semaines avant le weekend, annonce ton UniFor
chaque stage. via SCRIBe.
• Maximum 7 jours après le weekend UniFor, actualise ta liste de
participants et ta liste de formateurs dans SCRIBe.
Pour ces tâches, aide-toi des modes d’emploi SCRIBe (www.
guides.be/helpscribe).
Avant le weekend UniFor, tu recevras du Carrick des formulaires
à compléter et à nous renvoyer au plus tard 1 mois après la
formation.
Conditions importantes pour la reconnais-
sance de l’UniFor par la F W-B :
• Minimum 8 participants et maximum 40 participants
• De 8 à 23 participants : minimum 2 formateurs (dont 1 breveté)
Dès que tu as annoncé ton UniFor, le service Forma-
• De 24 à 31 participants : minimum 3 formateurs (dont 2 brevetés)
tion du Carrick t’accompagnera pas à pas, tant au
• De 32 à 40 participants : minimum 4 formateurs (dont 2 brevetés)
niveau des contenus et des méthodes de formation
que des démarches administratives.Weekends
et
petits camps
Tout au long de l’année, déclare (ou demande à tes groupes
de déclarer) les weekends et petits camps dans SCRIBe.
Encode ensuite les participants et leur présence.
Cela te permettra de télécharger l’Attestation de frais de
garde d’enfants avec toutes les informations correctes de-
puis SCRIBe.
Aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel vidéo qui se trouvent
sur notre site (www.guides.be/helpscribe)
Fa rde à for mul ai r es Staff d ’ Uni té - G ui des . be
17Transports
en commun
Le réseau TEC met gratuitement des tickets de transport à disposition des mouvements de jeunesse. Fais-en profiter tes groupes
pour les activités pendant l’année et pendant les camps.
Voici un schéma qui clarifie la procédure.
1. Posséder une carte MOBIB
Tu as déjà ta carte MOBIB Tu n’as pas encore
ta carte MOBIB
Si tu possèdes une carte
MOBIB SNCB, STIB ou De Lijn, Télécharge le document concer-
appelle le TEC pour la rattacher. nant la procédure d’inscription
sur eshop.infotec.be
2. Activer la gratuité
Contacte Les Guides par mail (tec@guides.be)
et donne les informations suivantes :
• tes noms et prénoms
• le nom de ton groupe et de ton Unité
• ton numéro de carte MOBIB
• la date de ton activité
• les arrêts de départ et d’arrivée
• le nombre de personnes
3. Commander tes titres de transport
Après confirmation des Guides, appelle le TEC pour commander tes
titres de transport au plus tard cinq jours avant l’activité !
Attention ! Pour les groupes de plus de 15 personnes, il faut réserver
par téléphone au moins 10 jours à l’avance.
Infos importantes
4. Bon voyage !
• La gratuité est valable du vendredi au Valide ta carte dans les transports TEC.
dimanche, les jours fériés et les congés
scolaires.
• Tu dois utiliser les lignes et horaires
existants.
• En cas d’utilisation d’une carte MOBIB
nominative, le titulaire de la carte doit
voyager avec le groupe.
• La carte MOBIB coûte 5 euros.d’été
Les camps
19
Fa rde à for mul ai r es Staff d ’ Uni té - G ui des . beLe camp se déroule Administration du camp
en Belgique Déclaration de camp
La Déclaration de camp, c’est un formulaire que chaque Staff
La préparation d’un camp a toute son importance. Il est doit compléter avant le 1er mars dans SCRIBe.
donc impératif de respecter les 3 étapes suivantes :
Pour faciliter cette tâche, le Carrick a créé un mode d’emploi
1.La Déclaration de camp et un tuto vidéo qui se trouvent sur www.guides.be/helpscribe.
Elle est à compléter dans SCRIBe afin de nous don-
ner des informations capitales relatives aux camps. Il est indispensable de la remplire pour que la Fédération ras-
semble toutes les données qui concernent les camps.
2.La Préparation de camp
Ce formulaire permet à tes Animateurs de décrire Elles nous serviront à :
leur camp jour après jour.
• déclarer les camps auprès de l’ONE (c’est la première étape
3.L’Engagement de camp pour recevoir des subsides pour les animés de moins de 16 ans) ;
(première page de la Préparation de camp)
Signé par les Staffs, l’Unité et un cadre de ta Ré- • demander les autorisations de circulation en forêt au DNF;
gion, il autorise les groupes à partir au camp après • prévenir la commune de la venue des groupes sur son territoire ;
la lecture et la validation de la Préparation de camp. • soutenir nos groupes avec la Cellule de crise.
Préparation et Engagement de camp
Le camp est le couronnement de l’année Guide. Pour que ce
Camps Horizons moment si important soit réussi, il faut une préparation minu-
tieuse. C’est tout l’intérêt de la Préparation et de l’Engagement
Afin que ceux-ci se déroulent dans les meilleurs de camp. Animateurs, Staff d’Unité et Cadres de Région jouent
conditions, assure-toi que l’Animateur responsable un rôle déterminant dans cette démarche.
a deux années d’expérience dans l’animation au sein
des Guides ou dans une autre Fédération ET que le Pour la relecture des Préparations de camp, appuie-toi sur la
Staff compte minimum 2 Animateurs qui se sont in- Grille de lecture et sur le dossier La Préparation de quand ? Com-
vestis pendant l’année. ment ? Pourquoi ? disponibles sur www.guides.be. Ils passent le
formulaire au peigne fin et pointent les éléments immanquables
pour un camp réussi.
La Préparation de camp doit être relue et validée par le Staff
d’Unité puis par la Région.
L’Engagement de camp est signé par le Staff de groupe, le
Tu peux désormais exporter toutes les Déclarations Staff d’Unité et le Cadre de Région. Chacun garde une copie. Un
de camp de ton Unité dans SCRIBe. Aide-toi du mode exemplaire est à envoyer au Carrick.
d’emploi ou du tuto vidéo disponibles sur notre site
(www.guides.be/helpscribe)Logistique du camp Le Contrat de location
LE document à ne pas oublier lors de la visite de l’endroit de
Endroit de camp camp ! Il a une valeur légale : d’une part, il protège le pro-
priétaire et le locataire (le Staff), d’autre part, il engage les
Il y a quatre documents destinés à aider les Staffs
signataires à respecter strictement ce qui y est stipulé. Si ce
lors de la location de l’endroit de camp. Ce sont :
n’est pas le cas, la loi intervient en faveur de la partie lésée.
• la Fiche de visite (bâtiment ou prairie) ;
• le Contrat de location (dans certains cas, il Si des travaux doivent être réalisés par le propriétaire, no-
sera nécessaire de recourir à son annexe, voir tamment pour la sécurité du camp, le formulaire Détail des
ci-dessous) ; aménagements à effectuer par le propriétaire sera complété.
• l’état des lieux de début de camp et l’état
des lieux de fin de camp. L’État des lieux
Le premier jour du camp, le propriétaire fera un état des lieux
La Fiche de visite de l’endroit en présence du Staff. Ils rempliront et signeront
Elle se décline en deux versions (pour bâtiment et le formulaire du même nom.
pour prairie) et est destinée à garder une trace écrite
des visites d’endroits de camp. Les Staffs pourront
ainsi comparer différents lieux et faire leur choix. Idem pour le dernier jour. Ils rempliront et signeront le formu-
Elles aident à organiser le camp en fonction du lieu. laire État des lieux de fin de camp.
Conservées par les groupes ou l’Unité, les fiches ser-
viront l’année d’après. Même si le lieux visité n’a pas Commande de tentes et de matériel au Centre de Prêt de
servi. Naninne
Le Centre de Prêt de Naninne met gratuitement à disposi-
tion des mouvements de jeunesse du matériel de camping,
didactique et audiovisuel. Nos membres peuvent aussi y
demander des équipements pour la réalisation de fêtes et
autres activités Guides.
Procédure pour faire une demande de matériel
Dès le mois de septembre, les Animateurs complètent en
ligne le formulaire de demande de prêt qui se trouve sur la
plateforme cpm.mouvementsdejeunesse.be.
Dès qu’il est validé, le Carrick recevra un exemplaire. Il le
signera et y apposera le cachet du Mouvement (obligatoire
pour le traitement de la demande) avant de le transmettre
au Centre de prêt.
Celui-ci renverra au demandeur le formulaire avec l’autori-
sation ou le refus. Il pourra alors retirer le matériel à l’heure
et à la date indiquées sur le document d’autorisation.
. be- G ui des . be
Si un groupe reçoit un refus total suite à une demande de
tentes pour son camp d’été, il peut s’adresser à la Défense.
Consulte le schéma ci-après pour avoir toutes les infos.
demul
, adràefor ai r es
Fo rma Uni té
n - Gud i’ des
tioStaff
30e BWO - Waterloo
Toirde
Fa
21À la recherche de tentes
Mes tentes sont abimées :
Á la fin des camps, conseille aux Animateurs de vérifier Répare tes tentes via notre partenaire GN Pro-
l’état des tentes et du matériel de celles-ci. Le sché- ducts ou CanvasCamp.
ma ci-dessous s’adresse aux Animateurs. Prends-en
connaissance.
Achète des tentes via notre partenaire GN Pro-
Je n’ai pas de tentes : ducts ou CanvasCamp. Propose l’achat collectif
En staff, estime le nombre de tentes dont tu auras besoin à ton Unité ou à ta Région.
pour ton camp.
Envoie une demande de tentes à Naninne Le formulaire est Ma demande est acceptée
Attention : ne sois pas trop gourmand. Le stock de Na- disponible en ligne !
ninne est limité et beaucoup de groupes doivent s’y four- Rends-toi sur le site Bon camp !
nir ! évite les réservations de plus de 15 jours ou à cheval cpm.mouvements de- Vive la solidarité !
sur mi-juillet. Réduis ton matériel au strict minimum. jeunesse.be
Ma demande est refusée Ma demande est acceptée
Tentes de la Défense Bon camp !
Si tu as un refus total de Naninne, tu peux faire la de- Vive la solidarité !
mande à la Défense qui met gracieusement des tentes à
disposition des groupes. Entre février et mi-avril rends-
toi sur le site www.tentes-mdj.be
Ma demande est acceptée
Ma demande est refusée
Bon camp !
Vive la solidarité !
Solidarité tentes
Contacte la Fédération qui organise chaque année des
prêts de tentes entre les Unités (info@guides.be).
Ma demande est refusée Solidarité tentes
Tu as des tentes qui dorment en dehors de ton camp ?
Propose-les à un autre groupe dans le besoin. Envoie
Fais un appel aux parents, peut-être ont-ils de vieilles un mail à info@guides.be
tentes, tonnelles, bâches…
Construis des abris pour ton matériel, trouve des idées
dans le Carnet Woodcraft.
Achète des tonnelles. Les prix sont de plus en plus dé- Garde tes vieilles toiles de tentes, elles pourront te
mocratiques. servir à créer des abris en woodcraft ou à compléter
une autre demi tente !
Loge tes intendants dans de petites tentes igloo.
En vendant 150 boites de Choco Guides, tu finances
une tente de patrouille !
Organise ton camp en dehors de la 2de quinzaine de
Visite de camp juillet, il y a moins de demandes.HC - Journée d’ouverture
Assurance omnium (dégâts matériels) pour
les voitures pendant le camp d’été
L’Assurance omnium permet aux Animateurs
d’assurer par groupe et par camp maximum
deux voitures et maximum deux conducteurs. Les subsides de l’ONE
Le montant de cette assurance est compris
dans la cotisation annuelle. Ils peuvent y L’Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE) est l’organisme de
souscrire via la Déclaration de camp dans la Fédération Wallonie-Bruxelles qui gère les subsides qui peuvent
SCRIBe. être attribués à tes groupes dans le cadre du décret Centres de va-
cances. Notre Mouvement adhère à ce décret et encourage chaque
Location de véhicule groupe à remplir les conditions qu’il définit.
Les Guides ont conclu avec Europcar un Administrativement, tous les camps Guides sont agréés comme
contrat de location offrant à nos membres Centre de Vacances. Nous comptons sur toi pour te mettre en ordre
des avantages tels que l’assurance du véhi- en ce qui concerne les normes d’encadrement imposées par le dé-
cule loué, une assistance routière, la réduc- cret (voir le tableau dans le Carnet de camp).
tion de l’âge minimal du conducteur (21 plutôt
que 25), l’absence de dépot de garantie… Grâce aux informations transmises en déclarant les camps dans
Pour en bénéficier, contacte le Carrick au SCRIBe, le Carrick informera l’ONE de la tenue des camps.
02/538.40.70 ou fais ta demande de voucher
par mail (gcb@guides.be). Avant les camps, l’ONE envoie à chaque groupe les formulaires à
remplir et à lui renvoyer pour le 30 septembre au plus tard (chaus-
Analyse d’eau sée de Charleroi, 95 – 1060 Bruxelles). Le subside sera versé sur le
compte de l’Unité, courant du premier trimestre de l’année suivante,
Les Animateurs peuvent demander au Service qui le reversera sur les comptes des groupes concernés.
Public de Wallonie d’analyser l’eau de l’endroit
de camp. Cette demande est à faire minimum
. be- G ui des . be
3 semaines avant le camp. C’est gratuit !
Uni té
n - Gud i’ des
tioStaff
• Cette assurance couvre les dégâts maté- Tu peux aussi avoir recours à cette assurance
riels, pas corporels, et s’adresse aux plaques pendant les camps. Contrairement aux Ani-
ai r es
Fo rma
belges. mateurs, il n’est pas nécessaire de te signaler
demul
• Il est impératif d’y souscrire au moins 10 dans SCRIBe. Tu es automatiquement sous-
, adràefor
jours avant le départ. cripteur à conditions d’avoir payé la cotisa-
• Les voitures en location peuvent aussi bé- tion annuelle.
Toirde
néficier de l’Assurance omnium.
Fa
23Un camp hors Europe
Au plus tard le 1er décembre, les Animateurs doivent :
Le camp se déroule • compléter et envoyer à la Fédération le Dossier Camp à
l’étranger ;
à l’étranger • complèter et signer la Fiche Partenaire de projet avant de
nous l’envoyer.
La Préparation d’un camp a toute son importance. Il Au plus tard le 10 mai : les groupes qui partent sans partenaire et
est donc impératif de respecter les étapes suivantes : dont la moitié de la Chaine n’a pas participé à Tour d’Horizon,
doivent envoyer à l’adresse international@guides.be l’Attes-
1.Le Dossier camp à l’étranger tation de participation à la formation préparant au voyage à
Ce formulaire nous informe du projet et de la desti- l’étranger et à la rencontre interculturelle.
nation des camps. Tu dois le valider.
Un camp en Europe ou au Maghreb
2.La Déclaration de camp
Au plus tard le 1er mars, les Animateurs doivent :
Elle est à compléter dans SCRIBe afin de nous don-
ner des informations capitales relatives aux camps. • complèter et envoyer à la Fédération le Dossier Camp à
l’étranger ;
3.La Préparation de camp • les Chaines qui ont un partenaire, complètent et signent
Ce formulaire permet à tes Horizons de décrire leur la Fiche Partenaire de projet avant de nous l’envoyer.
camp jour après jour.
4.L’Engagement de camp
(première page de la Préparation de camp)
Signé par le Staff, un membre du Staff d’Unité et un • Si le dossier arrive au Secteur International après le 1er
Cadre de ta Région, il autorise tes groupes à partir décembre, la destination sera d’office limitée à l’Europe.
au camp après la lecture et la validation de la Pré- • Si la destination change, la procédure recommence.
paration de camp.
Pour que les camps se déroulent dans les meilleures Déclaration de camp
conditions, les Animateurs responsables doivent avoir
deux années d’expérience dans l’animation au sein La Déclaration de camp, c’est un formulaire que chaque Staff
des Guides ou dans une autre fédération ET le Staff doit compléter avant le 1er mars dans SCRIBe.
doit compter minimum 2 Animateurs qui se sont inves-
tis pendant l’année. Les Animateurs peuvent utiliser le mode d’emploi et le tuto vidéo
qui se trouvent sur www.guides.be/helpscribe pour ces tâches.
De plus, si le camp se passe hors Europe, les Anima-
teurs responsables doivent avoir 21 ans accomplis le Les données récoltées dans les Déclarations de camp nous ser-
jour du départ au camp. viront à :
• déclarer les camps à l’ONE (première étape pour recevoir
des subsides pour les animés de moins de 16 ans) ;
• soutenir les groupes avec la Cellule de crise.
Administration du camp
Dossier camp à l’étranger
Les Animateurs doivent compléter et surtout nous
faire parvenir les formulaires demandés dans les dé-
lais indiqués.
Les formulaires cités ci-après se trouvent dans le
Dossier camp à l’étranger. Ils doivent parvenir à la Fé-
dération des Guides Catholiques de Belgique soit par
e-mail (international@guides.be) soit par la poste
(Secteur International, rue Paul-Émile Janson, 35 à
1050 Bruxelles).Engagement et préparation de camp Logistique du camp
Le camp est le couronnement de l’année Guide. Pour Assurance omnium (dégâts matériels) pour les voitures
que ce moment si important soit réussi, il faut une pendant le camp d’été
préparation minutieuse. C’est tout l’intérêt de la Pré-
paration et de l’Engagement de camp. Animateurs, L’Assurance omnium permet aux animateurs d’assurer par
staff d’Unité et cadres de Région jouent un rôle déter- groupe et par camp maximum deux voitures et maximum
minant dans cette démarche. deux conducteurs. Le montant de cette assurance est com-
pris dans la cotisation annuelle. Tu peux y souscrire via la
Deux outils t’accompagnent tout au long de cette pré- Déclaration de camp dans SCRIBe.
paration. Appuie-toi sur la Grille de lecture disponible
en annexe et sur le dossier La Préparation de quand ?
Comment ? Pourquoi ? disponible sur www.guides.be.
Ils passent le formulaire au peigne fin et pointent les
éléments immanquables pour un camp réussi.
• Cette assurance couvre les dégâts matériels, pas
La Préparation de camp doit être relue et validée par corporels, et s’adresse aux plaques belges.
ton chef d’Unité puis par un cadre de ta Région. • N’attends pas, souscris à cette assurance au moins 10
jours avant le départ.
L’Engagement de camp est signé par le staff de
groupe, ton CU et un cadre de ta Région. Chacun garde • Les voitures en location peuvent aussi bénéficier de l’As-
une copie. Un exemplaire est à envoyer au Carrick. surance omnium.
Assistance à l’étranger
Pour un camp hors Europe, nous te conseillons de
prendre pour tout le groupe l’Assistance à l’étranger Location de véhicule
proposée par les GCB. Prix : 21 ¤ par personne. Tu
recevras une demande de paiement de la part de la Les Guides ont conclu avec Europcar un contrat de location
Fédération. offrant à nos membres des avantages tels que l’assurance
du véhicule loué, une assistance routière, la réduction de
Pour un camp en Europe ou au Maghreb, le mon- l’âge minimal du conducteur (21 plutôt que 25), l’absence
tant de l’Assistance à l’étranger est compris dans la de dépot de garantie… Pour en bénéficier, contacte le Car-
cotisation annuelle. Précise tout de même quels par- rick au 02/538.40.70 ou fais ta demande de voucher par
ticipants au camp souhaitent y souscrire via la Décla- mail (info@guides.be).
ration de camp dans SCRIBe.
Tu peux aussi avoir recours à cette assurance pendant les
La souscription à ces assurances se fait impérative- camps. Contrairement aux Animateurs, il n’est pas néces-
ment au plus tard 10 jours avant le début du camp saire de te signaler dans SCRIBe. Tu es automatiquement
dans SCRIBe. souscripteur à conditions d’avoir payé la cotisation annuelle.
Tu trouveras toutes les infos nécessaires dans le Carnet de
camp Horizon-Route.
L’Assistance à l’étranger comprend :
. be- G ui des . be
• l’organisation du retour de l’assuré malade ou blessé ;
• la visite d’un membre de la famille de l’assuré malade
ou blessé ;
Uni té
n - Gud i’ des
• le retour anticipé de l’assuré suite à un deuil familial ;
• les frais médicaux et chirurgicaux ;
tioStaff
• les frais d’hospitalisation ;
ai r es
• les frais du transport jusqu’au centre de premiers soins ;
Fo rma
• en cas de décès de l’assuré, le rapatriement de corps.
Toirde
Fa demul
, adràefor
25Université
Attestations
Pour diverses raisons, tu pourrais être amené à fournir une
Attestation d’appartenance au Mouvement à un parent,
un futur employeur, le propriétaire de ton endroit de camp…
Tu peux la télécharger depuis SCRIBe pour un membre, un
groupe ou ton Unité.
En avril distribue aux parents concernés, l’Attestation de
frais de garde d’enfants. Celle-ci leur permet de bénéficier
d’une réduction d’impôts pour leur enfant de moins de 12
ans. Elle se télécharge depuis SCRIBe à condition d’avoir
encodé les petis camps (weekends) et les camps d’été ainsi
que les participants et présences à ces camps.
Dès la fin des camps d’été, distribue aux parents l’Attesta-
tion Mutuelle. Elle leur permet de récupérer une partie des
frais du camp.
. be- G ui des . be
Toutes ces attestations sont à télécharger précomplétées
depuis SCRIBe. L’Attestation Mutuelle et l’Attestation de
frais de garde d’enfants se trouvent également sous for-
mat Word dans la bibliothèque de notre site www.guides.
Uni té
n - Gud i’ des
be.
tioStaff
Utilise les aides SCRIBe mises à ta disposition sur www.
ai r es
guides.be/helpscribe.
, adràefor
Toirde
Fa Fo rma
demul
27Nos publications appliquent les recom-
mandations orthographiques de la Fédé-
ration Wallonie-Bruxelles. En application
de la charte orthographique/grammati-
cale prévalant en F W-B, pour l’instant,
nous utilisons une orthographe où le
masculin l’emporte.
Une publication des Guides Catholiques de
Belgique asbl 2018.
Rue Paul-Émile Janson, 35
1050 Bruxelles
Tél. 02/538.40.70
www.guides.be
info@guides.be
L es Gui de s et Inte rne t
Université
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