MICEFA Comment bien préparer sa candidature au programme d'échanges - l'UPEC
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Comment bien préparer sa candidature
au programme d’échanges
MICEFA
Le fonctionnement des relations
internationales à l’UPEC
Neidy BORGES - DRI 2
Vos interlocuteurs
Facultés,
Étudiants UFR, Ecoles, Intervenants
Institut
Chargé des Direction des
relations Relations
internationales Internationales
chargé RI DRI
Candidat à un
départ à Universités
l’étranger partenaires à
Coordinateur l’étranger
pédagogique
professeur responsable
des relations
internationales
Doyens de faculté
Neidy BORGES - DRI 3
Le chargé RI
Chaque faculté école et institut de l’UPEC dispose d’un chargé des relations internationales
Accompagnement des étudiants
•Informer sur les procédures de candidatures pour les séjours d’études
•Vérifier et transmettre les dossiers de candidatures à un séjour d’études
•Expliquer et vérifier les dossiers de demande d’aide à la mobilité internationale
Lien avec les enseignants
•Soumettre les contrats d’études à la signature du coordinateur pédagogique
•Participer aux commissions de sélection
•Aider aux renouvellement des accords de partenariats
•Accueillir des étudiants étrangers en programme d’échange
DRI
•Suivre et appliquer les instructions concernant les programmes d’échanges au
sein de sa composante
•Participer aux évènements liés à l’international
Neidy BORGES - DRI 4
Le responsable des programme d’échanges à la Direction des
relations internationales - DRI
Ses attributions
• Accompagner les enseignants et les chargés RI dans la sélection des
étudiants
• Contacter les partenaires et universités à l’étranger
• Coordonner les campagnes de candidatures à l’échelle de l’UPEC
• Mettre en place des procédures de candidatures
• Intervenir sur les dossiers complexes et les cas particuliers
• Former les chargés RI sur les programmes d’échanges
En dehors de ses attributions
• Gérer les demandes d’aides à la mobilité
• Accueillir et conseiller les étudiants sans rendez-vous ou sans
autorisation préalable de la faculté.
• Signer les relevés de notes
Neidy BORGES - DRI 5Partir en programme d’échange
MICEFA
Neidy BORGES - DRI 6Principes de base
Vous ne payez pas de Vous partez pour un an Vous passez les
frais d’inscription à ou un semestre aux examens dans une
l’université nord- USA ou au Canada université et vous
américiane validez des crédits
CONDITION POUR CANDIDATER
Être inscrit à l’UPEC en L2, L3 (M1possible sous condition*)
Avoir de bons résultats universitaires dans sa discipline et en anglais
Avoir un bon niveau d’anglais (minimum de 80 (TOEFL) ou 6.5 (IELTS).
Un projet de mobilité cohérent avec le cursus universitaire
Pouvoir justifier des ressources exigées par l’université pour la délivrance du visa
Attention le calendrier académique est différent:
Fall semester = 1er semestre = Août à Décembre
Spring semester = 2ème semestre = Janvier à mai
* Pour les conditions , contacter le chargé des relations internationales avant de commencer toutes démarches candidatures
Neidy BORGES - DRI 7Le coût approximatif
Coûts de participation au programme
Nous ne pouvons pas afficher l’image.
• TOEFL ou IELTS : environ 235€
• Frais de dossier MICEFA: 300€ = 200€ de frais de gestion et 100€
de frais d’envoi des dossiers par fedex
Budget à prévoir pour un semestre:
http://micefa.org/budget-estime-detaille
• Frais de visa : 400€
• Billets d’avion: 500€ à 1000€
• Assurance santé: 700€ à 1200€
• Logement et nourriture: à partir de 5000€
• Frais de campus : 100€ à 1500€
Si vous avez un (livres, associations étudiantes, activités culturelles ect.
budget limité
privilégié les
universités en dehors
• Budget total : environ 10 000€ à 15000€ pour un semestre
des grandes villes.
Ex Baldwin Wallace Détail des frais par universités se reporter aux fiches des universités
College, Ohio n’exige
que 5000$ ou partenaires de la MICEFA: http://micefa.org/universites-partenaires/
University of
Wisconsin-Milwaukee
6400$ par semestre
Neidy BORGES - DRI 8Les étapes
•Lire attentivement les conditions de participation sur le site de l’UPEC et de la
MICEFA
•Prendre contact avec son chargé des relations internationales
Se renseigner •Vérifier l’offre de formation et les cours offerts dans les fiches des universités
américaines
•Vérifier le budget demandé par universités = Financial ressources
•S’inscrire et passer le TOEFL
•Choisir 3 universités en me référant au Guide to University Wishes
Constituer son
•Demander les lettres de recommandations en anglais aux enseignants
•Traduire ses relevés de notes et les faire signer par la scolarité de sa faculté
•Rédiger son CV et ses lettres de motivations en anglais
dossier •Etablir son contrat d’études et le faire signer par l’enseignant responsable
Transmission du •Transmettre le dossier complet en deux exemplaire 1 numérique et 1 papier
avant le lundi 16 novembre 2020
dossier au chargé
•Le chargé des relations internationales vérifie le dossier
•Classement des dossiers par la composante
•Le dossier est transmis à la Direction des Relations Internationales pour
RI vérification finale
•Entretien des étudiants avec la responsable du programme MICEFA à l’UPEC
•Commission de sélection inter-composantes à l’UPEC
Sélection •Entretien à la MICEFA des étudiants sélectionnés par l’UPEC
Neidy BORGES - DRI 9Préparer son dossier de candidature
Neidy BORGES - DRI 10Inscription au TOEFL ou IELTS
•Inscription en ligne https://www.ets.org/fr/toefl
•Session sur Paris uniquement le vendredi ou le samedi s’inscrire le plus tôt possible
TOEFL
•Prix 255$ - environ 235€, valable 2 ans
•Les scores doivent dépasser 80 (sur 120)
•Certaines universités, tel que University of Miami, demandent des scores bien supérieurs à 80
(proches de 100 sur 120).
•Le TOEFL est accepté par tous les partenaires de la MICEFA
•Il doit être valide pendant toute la durée de la mobilité
• Prévoir une préparation au préalable https://www.ets.org/fr/toefl/ibt/prepare/
• Pour plus d’informations: https://www.ets.org/fr/toefl/ibt/faq/
•Inscription en ligne https://www.britishcouncil.fr/examen/ielts/dates-frais-lieux
IELTS
•Session sur Paris et en province
•Prix 235€, valable 2 ans
•Le score minimum exigé est de 6.5 sur 9.
•Certaines universités demandent un score supérieur à 6,5.
•L’IELTS est accepté par certaines universités partenaires de la MICEFA
•Vérifier bien sur le site de la MICEFA que le partenaire accepte l’IELTS avant de vous y inscrire
•Pour plus d’informations: https://www.britishcouncil.fr/examen/ielts
Pour s’assurer un score élevé, il fortement recommandé de se préparer et de réviser, comme pour un examen!
Un score inférieur au minimum requis sera refusé.
Neidy BORGES - DRI 11Les étapes du dossier de candidature
Le dossier de candidature
• A télécharger sur le site http://micefa.org/
•Lire attentivement toutes les instructions et ne pas hésiter à poser des questions au chargé RI
si nécessaire.
•Ne pas attendre la dernière minute pour rassembler les pièces demandées (TOEFL, attestation
financière, lettres de recommandations, passeport)
Les pièces
•Les documents doivent être remplis électroniquement
•Aucun document manuscrit ne sera accepté, la seule exception les signatures!
•Mettre les toutes les pièces du dossier dans l’ordre indiqué ci-dessous
Contact
•Pour toutes questions ou en cas de doutes sur les étapes à suivre, contacter le chargé des
relations internationales de votre faculté coordonnées disponible ici.
Date limite de dépôt du dossier au chargés des relations
internationales de votre faculté, école ou institut:
Lundi 16 novembre 2020
•Pour un départ au 1er ou au 2nd semestre 2021-2022, Il n’y a qu’une seule date limite de
dépôt
Neidy BORGES - DRI 12Le choix des universités 1/3
1. Vérifier que sa formation est bien dispensée dans l’université.
2. Vérifier que sa formation est ouverte aux étudiants en échanges, en se référent à Etudes par
universités, un fichier Excel où sont répertoriés tous les domaines d’études par université.
Fichier disponible sur le site de la MICEFA http://micefa.org/universites-partenaires/ Cf. image ci-
dessous et consulter consulter le Guide to University Wishes disponible ici et sur le site MICEFA
3. ATTENTION : Certaines formations ne sont pas accessibles aux étudiants français ou en
programmes d’échanges ne payant pas de frais d’inscription.
4. Vérifier tous champs de la fiche partenaire et plus particulièrement le minimum TOEFL / IELTS
Score exigé par l’université et le Financial resources : le montant exigé par l’université et qui
devra figurer sur l’attestation financière
Ne pas contacter la MICEFA ou l’université américaine / canadienne car cela peut être
préjudiciable à votre candidature tant que vous n’avez pas été officiellement sélectionné par
l’UPEC.
Pour toutes questions ou en cas de doute sur les étapes à suivre, contacter le chargé des relations
internationales de votre faculté . Coordonnées disponible ici .
Neidy BORGES - DRI 13Le choix des universités 2/3
Vous devez choisir 3 universités dans trois états différents. Vous ne pouvez pas choisir 2 universités canadiennes!
Pour plus d’informations : consulter le Guide to University Wishes disponible ici et sur le site MICEFA
•University of New Orleans, Louisiana
Exemple n°1 •University of Illinois at Chicago, Illinois
3 universités américaines •Baldwin Wallace College, Ohio
Exemple n°2 •Glendon College of York University, Ontario, Canada
1 université canadienne + •University of Mary Washington, Virginia
2 universités américaines •Bellarmine University, Kentucky
Exemple n°3 •California State University – CSU, California
•Tarleton University, Texas
1consortium* + 2 universités
américaines • American University, Washington D.C
* Un consortium est un groupement d’universités ou de campus universitaires. Il y en 4 au sein de la MICEFA:
California State University (CSU), City University of New York (CUNY), State University of New York (SUNY), CODOFIL Louisiane.
On peut mentionné 3 campus dans le cas d’un consortium ex: San José, Fullerton, Bakerfield, mais CSU décidera du campus final.
Neidy BORGES - DRI 14Le choix des universités 3/3
Etudiant
•Inscription au TOEFL ou
IELTS
•Montage du budget
• Vérification des
formations offertes en
programme d’échanges
•Choix de 3 universités
nord-américaines
Partenaires Nord Chargé RI
américains •Conseil et
accompagnement des
•Vérification des dossiers et étudiants
des attestations financières
•Vérification des dossiers de
•Décision du placement final candidatures
NB : Les choix
d’universités
seront discuté
pendant l’entretien
avec la MICEFA.
En dernière
instance, c’est la
MICEFA qui décide
du placement des MICEFA La responsable du
étudiants. programme à la DRI
•Entretien des étudiants
sélectionnés •Accompagnent et conseils
•Proposition de placement aux chargés RI dans la
•Envoi des dossiers aux USA sélection des étudiants
ou Canada •Audition des étudiants
•Sélection des étudiants à la
commission de sélection avec
les chargés RI et les
enseignants
Neidy BORGES - DRI 15Le contrat d’études
1. Le contrat d'études est la liste des cours que vous allez suivre pendant votre séjour d’études.
2. Pour établir cette liste de cours, ce contrat d’études, vous devez consulter le site web des universités nord
américaines que vous avez présélectionnées, en vous reportant à la liste des cours proposés cette année.
3. Le contrat d’études doit être validé par l’enseignant responsable de la formation dans laquelle vous serez
inscrit l’année de votre départ. Pensez à contacter l’enseignant suffisamment à l’avance afin de discuter
avec lui de vos choix en établissant le contrat d’étude.
4. Le modèle du contrat d’études UPEC est disponible sur la page MICEFA du site de l’UPEC.
5. Remplir le contrat d’étude directement dans le fichier PDF, l’imprimer, le signer et le transmettre au chargé
RI ou au directement au coordinateur pédagogique (enseignant référent pour signature)
6. Pour valider 1 semestre, vous devez obtenir 15 crédits américains, ce qui correspond à 30 ECTS à l’UPEC
7. Pour valider 2 semestres (un an), vous devez obtenir 30 crédits américains, ce qui correspond à 60 ECTS
à l’UPEC
Crédits ECTS
Durée Crédits américains Nombres de cours
à l’UPEC
1semestre 15 30 3 à 5 cours
2 semestres (1 an) 30 60 5 à 10 cours
Neidy BORGES - DRI 16Les pièces du dossier de candidature 1/2
Ordre Pièces Précisions
1 CV récent en anglais avec photo Format PDF
2 Carte d’étudiant UPEC Photocopie de la carte d’étudiant et du certificat de scolarité 2019-2020
Si je n’ai pas de passeport, je peux mettre une copie de ma pièce
Passeport valide pendant la durée d’identité accompagné de mon récépissé de ma demande de passeport,
3 du séjour + 6 mois après je fournirais la copie de mon passeport ultérieurement
Aucune condition de nationalité.
A télécharger sur le site MICEFA et à remplir électroniquement dans le
4 Dossier MICEFA document word.
Ne pas écrire à la main !
Copie des résultats TOEFL ou IELTS uniquement, aucune autre
TOEFL ou IELTS
5 certification de langues ne sera accepté.
Pour plus d’informations Cf. page 11
Dans un document, j’indique uniquement la liste des cours que j’ai choisi
Liste des cours suivis actuellement et pour lesquels je suis inscrit cette année et je fais un rapide descriptif
6 à l’UPEC en anglais (2 ou3 lignes) des thématiques abordées pour chacun des cours.
Ne pas mettre de copies de la maquette de formation ou du livret
étudiant.
Relevé UPEC ou d’une autre université + traduction en anglais en pièce
Relevés de notes officiels français jointe. Les traductions doivent être vérifiées et tamponnées par la
+ la traduction en anglais des scolarité de votre faculté .
7
relevés de notes Aucun relevé de notes extrait de la session en ligne du compte étudiant
ne sera accepté.
Uniquement pour les étudiants ayant déjà obtenus un diplôme dans le
Copie de diplôme de supérieur.
8
l’enseignement supérieur Ne pas mettre le diplôme du bac sauf bac international (OIB) ou bac
Neidy BORGES - DRI
17
américain.Les pièces du dossier de candidature 2/2
Ordre Pièces Précisions
Plusieurs possibilités : rédiger 1 lettre en anglais sans préciser
d’université ou rédiger 3 lettres personnalisées en anglais en
9 Lettre(s) de motivation en anglais précisant le nom de chaque université présélectionnée
Si vous avez sélectionné 1 consortium , rédigez 1 seule lettre en
indiquant le nom du consortium.
Remplir le contrat d’étude directement dans le fichier PDF puis
l’imprimer, le signer puis le transmettre au coordinateur
Contrats d’études pour chacune des pédagogique (professeur responsable des relations internationales)
10 pour qu’il le valide et le signe à son tour.
universités présélectionnées
Si vous avez sélectionné 1 consortium, rédiger 1 seul contrat
d’étude pour le consortium
Lettre personnalisée et récente d’un enseignant de l’UPEC, d’une
3 lettres de recommandation en anglais autre université, d’un maitre de stage ou toutes personnes faisant
11 autorité (président d’association sportive ou culturelle)
Modèle disponible sur le site de la MICEFA
L’attestation financière doit impérativement comporter l’en-tête de
la banque, la signature du conseiller qui gère le compte et un
tampon officiel . Le montant doit être égal ou supérieur à la somme
Attestation financière ou lettre de exigée par l’université d’accueil. Cf. fiche partenaire sur le site
12
sponsor en anglais MICEFA.
Cette attestation ne doit pas être une fiche de paie un relevé de
compte ou une attestation de bourse.
(voir les modèles sur le site de la MICEFA)
S’il s’agit des chèques de vos parents merci d’indiquer au dos du
2 chèques à l’ordre de la MICEFA
13 chèque, votre prénom et votre NOM en majuscules.
200€ et 100€
Les chèques ne sont pas encaissés si vous n’êtes pas retenu.
Neidy BORGES - DRI 18
Au dos des photos, merci d’indiquer lisiblement votre prénom et
14 2 photographies au format passeport
votre NOM en majusculesFormat du dossier de candidature
Dossier à transmettre en deux exemplaires = 1 dossier numérique et 1 dossier papier*
Dossier numérique
•Un fichier PDF dans l’ordre mentionné ci-dessus
•Documents scannés en couleur !
•Fusionner en un seul fichier PDF en utilisant le site
Smallpdf ici
•Intituler le fichier PDF de la manière suivante:
Prénom NOM EN MAJUSCULES MICEFA 2020-2021
Dossier papier
•Mettre les pièces dans l’ordre mentionné ci-dessus
•Ne pas agrafer
•Mettre le tout sous pochette plastique transparente
Tous les documents doivent être remplis électroniquement.
Aucun document manuscrit ne sera accepté, seul exception les signatures!
Neidy BORGES - DRI 19
* Certaines facultés peuvent exigées des copies supplémentaires. cf. avec le chargé RILes dates clés pour les étudiants
Echéances Dates limites
Live Tchat - Bienvenue à l’UPEC Mercredi 7 octobre 2020 de 16h à 16h45
Début de campagne de candidature Mercredi 30 septembre 2020
Fin de campagne de candidature –
Date limite du dépôt du dossier au chargé RI
Lundi 16 novembre 2020
Entretien de présélection à l’UPEC de mi à fin novembre 2020
Commission de sélection Début décembre 2020
Entretien MICEFA en visioconférence Début janvier 2021
Envoi des réponses de placements aux étudiants Courant février - mars 2021
Début des cours aux USA ou au Canada* Courant août 2021
* Si la situation sanitaire liée à l’épidémie de Covid le permet.
Neidy BORGES - DRI 20Aide à la mobilité
internationale
Neidy BORGES - DRI 21Principes de base de l’aide à la mobilité
Non cumul Le classement des Faire votre demande
des aides attributions est en ligne
à la mobilité régit par votre faculté dates indiquées
CRITÈRES D'ATTRIBUTION
• Classement selon les critères définis par votre faculté
• Situation sociale de l’étudiant
• Destination : Europe OU hors Europe
L'attribution d’une aide n'est pas un dû
La Direction des Relations Internationales statut sur l'octroi, la durée et le
montant de l'aide financière en fonction des critères d’attribution
Neidy BORGES - DRI 22Financements possibles
o Aide du FSIE (Fonds de Soutien aux Initiatives Étudiantes)
Europe uniquement
+ quotient familial inférieur à 19 190 €
o Aide de l’UPEC
Non boursiers et quotient supérieur 19 190 €
o Aide de la région Ile de France
Séjour hors Europe uniquement
+ quotient familial inférieur à 19 190 €
o Aide du Ministère
Exclusivement pour les boursiers du CROUS
Pour plus de détails sur les aides financières consulter le site de l’UPEC :
International > Partir à l’étranger > Financer son séjour
Neidy BORGES - DRI 23Les grandes étapes de l’aide à la mobilité
7.
Versement 1. L’aide à la mobilité
du solde Préparer n’est pas systématique
de l’aide sa
mobilité
Les risques si vous n’effectuez
pas correctement les étapes :
ne pas percevoir l’aide à la
mobilité
6. Envoyer devoir rembourser l’aide
l’attestation de 2.
Effectuer sa déjà perçue
présence
candidature
Les étapes en ligne
Mettez toutes les
chances de votre côté :
Envoyez par e-mail tous les
documents au bureau de
5. l’aide à la mobilité
Versement 3. Résultat
de 70% de de la Consultez votre adresse UPEC
l’aide demande régulièrement
Contactez votre chargé des
4. Envoyer relations internationales pour
l’attestation toute question et l’informer de
d’arrivée tout changement
Neidy BORGES - DRI 24L’essentiel à retenir pour un départ à l’étranger
Renseignez vous sur le coût de la vie et les réels à engager
Estimez les dépenses à prévoir pour le séjour : logement, billets d’avion, visas,
Budget déplacements sur place, assurances, nourriture…
Rencontrez obligatoirement votre chargé des relations internationales
Préparez votre dossier de candidature
Information
Rencontrez le coordinateur pédagogique (professeur responsable des relations
internationales)
Candidature Préparer les documents obligatoires
Important : il est indispensable de bien renseigner et vérifier toutes les rubriques et les
pièces justificatives avant de soumettre le formulaire de candidature.
Le chargé des relations internationales de votre composante vérifie vos documents
Le classement est effectué par votre composante
Notification
Les classements sont envoyés à la Direction des Relations Internationales (DRI)
Le bureau des aides à la mobilité analyse les dossiers
Traitement
La notification de décision est envoyée à votre adresse e-mail UPEC
Elle inclut un rappel des règles administratives et documents à transmettre
Attribution
Neidy BORGES - DRI 25Merci pour
votre
attention !
Neidy BORGES
Direction des relations internationales
prog-echanges@u-pec.fr
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