Mise en concurrence pour un appel à propositions de formation - Ocapiat

Mise en concurrence
     pour un appel à
    propositions de
          formation

   ANGLAIS PROFESSIONNEL

         CDC ADEME 01 2020 Anglais Professionnel

         Procédure de mise en concurrence par OCAPIAT
                             pour le compte de l’ADEME

         Direction OCAPIAT Pays de la Loire
         Maison de l’agriculture
         rue Pierre Adolphe Bobierre
         La Géraudière
         44939 Nantes cedex 9

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1 . P r é s e nt a t i o n O CA PI AT / A D E M E

O CA P IAT :

Opérateur de Compétences (OPCO) de l’Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie
(A.D.E.M.E.), OCAPIAT procède pour son adhérent à la mise en concurrence de prestataires de formation
dans le cadre d’un marché annuel mono-attributaire.

Principales missions d’OCAPIAT :

    •   Apporter un appui technique aux branches adhérentes pour :
            o Établir la gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences
            o Déterminer les niveaux de prise en charge des contrats d'apprentissage et de
                professionnalisation
            o Les soutenir dans leur mission de création, de révision ou de suppression de diplômes et titres
                à finalité professionnelle et de leurs référentiels
    •   Assurer un service de proximité aux entreprises et notamment aux TPE/PME afin :
            o D’améliorer l'information et l'accès de leurs salariés à la formation professionnelle
            o De les accompagner dans l'analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation
                professionnelle
    •   Promouvoir les modalités de formation réalisées en tout ou partie à distance ainsi que celles réalisées
        en situation de travail et en assurer le financement.
    •   Assurer le financement des contrats d'apprentissage et de professionnalisation, selon les niveaux de
        prise en charge fixés par les branches
    •   Prendre en charge les actions de formation dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles
        et mobiliser des budgets spécifiques

ADEME :

L’ADEME, Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie, créée par la loi du 19 décembre
1990, est un Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial (EPIC).

     Placé sous la tutelle conjointe des ministères :
        de la Transition Ecologique et Solidaire et de l’Enseignement supérieur et de la Recherche

     Avec un contrat d’objectifs ETAT-ADEME :
L'Agence de l'Environnement et de la Maîtrise de l'Energie (ADEME) participe à la mise en œuvre des
politiques publiques dans les domaines de l'environnement, de l'énergie et du développement durable. Elle
met ses capacités d'expertise et de conseil à disposition des entreprises, des collectivités locales, des pouvoirs
publics et du grand public, afin de leur permettre de progresser dans leur démarche environnementale.
L’Agence aide en outre au financement de projets, de la recherche à la mise en œuvre et ce, dans les
domaines suivants : la gestion des déchets, la préservation des sols, l'efficacité énergétique et les énergies
renouvelables, les économies de matières premières, la qualité de l'air, la lutte contre le bruit, la transition
vers l’économie circulaire et la lutte contre le gaspillage alimentaire.

L’ADEME dispose d’un effectif de plus de 1000 salariés, répartis sur 3 sites centraux (Angers, Paris, Valbonne),
13 directions régionales, 3 représentations dans les territoires d’outre-mer et un bureau de représentation à
Bruxelles. Le siège social est à Angers.

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Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter le site de l’ADEME www.ademe.fr.

2. Contexte général de la demande

L'ADEME, de par ses missions et ses activités, est très présente sur la scène européenne et internationale.
Elle y a développé des réseaux d’experts qui lui permettent de travailler aussi bien avec les pays
industrialisés qu'avec les pays en développement et les pays à économie en transition.
Contexte professionnel de la demande

L’ADEME et l'Union Européenne :

 Participe aux travaux pré-réglementaires et normatifs, comme expert des ministères compétents,
Exemple : travaux européens de réglementation et de normalisation sur l’efficacité énergétique.

 S’engage dans les programmes européens de recherche et de développement en tant qu'expert et chef
de projets.
Exemple : Energie intelligente pour l’Europe – point de contact national – recherche de partenariat
européen.

L’ADEME et la coopération internationale :

       Soutient la mise en place de politiques de maîtrise de l'énergie et de l'environnement, efficaces et
adaptées aux régions et pays concernés.
Exemples : conseils en Europe Centrale et Orientale pour mise en place de politiques et de programmes
sur l’efficacité énergétique ; en Asie, développement d’une coopération technique sur l’énergie avec
l’Inde.

Ces activités en langue anglaise se concrétisent essentiellement pour les ingénieurs par la participation à
des réunions de négociations à Bruxelles, des missions de conseil et/ou d’expertise à l’étranger, des
pilotages de projets ou des coordinations de travaux, l’organisation et la participation à des colloques ou
salons internationaux, l’accueil de délégations étrangères en France, la rédaction et la lecture de rapports.

Concernant les secrétaires assistantes, leur activité en langue anglaise correspond aux tâches classiques
du secrétariat : appels téléphoniques, réception et rédaction de courriers ou e-mails, accueil de groupes,
organisation de déplacements à l’étranger.

Le présent cahier des charges concerne la formation : « Anglais professionnel »

DISPOSITIF                DE       FORMATION                 OBJET           DU        CAHIER            DES
CHARGES

La demande de formation, objet du présent cahier des charges, vise plus particulièrement :

OBJECTIFS DE FORMATION

Permettre aux personnes qui ont besoin de pratiquer l’anglais dans le cadre de leur activité professionnelle, de
progresser tant à l’oral qu’à l’écrit, en adéquation avec les situations professionnelles qu’elles rencontrent et
permettre aux personnes qui doivent s’investir dans de nouvelles activités à l’international, d’y être préparées.

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LE PUBLIC VISÉ

Chaque année, 30 personnes environ demandent une formation en anglais.

Les personnes formées chaque année sont sélectionnées après combinaison de plusieurs critères :

        - L’usage de la langue dans le cadre de l’activité professionnelle (les personnes remplissent une
        demande de formation) ;
        - L’avis du responsable hiérarchique ;
        - L’avis de la Direction Europe et International ;
        - Le niveau de connaissance de la langue par rapport au besoin de pratique linguistique dans son
        activité ;
        - L’investissement personnel dans la formation linguistique et le taux de progression atteint lorsque la
        personne a bénéficié de cours l’année précédente.

Il est demandé à l’organisme de formation d’évaluer l’adéquation du niveau d’anglais avec les besoins de
formation des demandeurs, de fixer le niveau cible à atteindre et les moyens pour y parvenir.

Compte tenu des contraintes budgétaires, 30 personnes environ font une formation linguistique chaque
année. Il arrive que d’autres langues que l’anglais (pas plus de 5 demandes par an) soient pratiquées. Celles-ci
sont traitées au cas par cas.

Les personnes à former se répartissent à peu près chaque année de la façon suivante :

        - 5 personnes à Angers ;
        - 10 personnes à Paris ;
        - 5 personnes à Valbonne ;
        - 5 personnes en direction régionale.

 Il s’agit essentiellement des ingénieurs (80%),

Leur niveau cible à atteindre selon l’échelle du TOEIC se situe entre 700 et 900.Les personnes à former ont un
niveau situé entre 500 et 700 et ont besoin de progresser à l’oral et à l’écrit.

 Le personnel administratif est également formé à l’anglais. Il s’agit des secrétaires, assistantes (20%),

Leur niveau cible à atteindre est fixé le plus souvent entre 500 et 600 selon l’échelle TOEIC. Il concerne l’oral
et l’écrit.

Globalement, le niveau de compétence en anglais est correct et permet de « se débrouiller ». Une réelle
progression demande un investissement personnel important que le personnel n’est pas toujours prêt à faire,
compte tenu de ses contraintes professionnelles (nombreux déplacements pour les ingénieurs). Une grande
autonomie est laissée au personnel dans la gestion de son agenda et de ses priorités.

La difficulté pour la formation intra réside dans la réelle mobilisation du personnel, même s’il est demandeur,
pour aller vers des résultats tangibles. L’organisme qui dispensera la formation devra faire des propositions
concrètes permettant d’aller dans ce sens.

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ORGANISATION ET DUREE ATTENDUE, PEDAGOGIE

Organisation et durée attendue :

L’organisation de la formation réalisée par le centre de formation retenu devra comporter 3 parties :

-       Une partie par téléphone de 15 heures au maximum. L’objectif de cette partie étant d’évaluer les
besoins, de fixer des objectifs et d’atteindre ces objectifs à l’oral.
Les sujets de conversations devront être au plus près de la réalité professionnelle des salarié(e)s de l’ADEME.

-       Une partie e-learning et/ou e-writing ouverte pour 6 mois qui a pour objectif d’évaluer les besoins, de
fixer des objectifs et d’atteindre ces objectifs à l’écrit.
Les sujets d’écritures devront être au plus près de la réalité professionnelle des salarié(e)s de l’ADEME.

-      Une partie de face à face de 6 heures organisée en continue sur un des sites centraux (Angers, Paris,
Valbonne). L’objectif de cette partie est de consolider les deux premières.

En outre, l’organisme de formation sera chargé :

 D’assurer les formations au regard des éléments de contenu, de la pédagogie et des modalités
  d’organisation attendues.

 D’assurer l’envoi des convocations (avec la date et les horaires précis ainsi que le lieu de la formation) et du
  programme pédagogique aux stagiaires 1 mois avant le début du parcours de formation, en copie au
  supérieurs hiérarchiques. Cet envoi sera réalisé à partir d’une liste de mails communiquée par l’ADEME
  sur la commande.

 De gérer les relances éventuelles auprès des stagiaires concernés, la gestion des annulations et des
  reports/changements demandés ou nécessaires.

 De prévoir le cas échéant l’organisation matérielle de la formation (indiquer la nature du matériel et des
  supports pédagogiques utilisés et remis au stagiaire), la salle, la restauration et les pauses du stagiaire
  sont à la charge de l’organisme de formation (cf. point 6 : coût de formation de la réponse au cahier des
  charges).

 D’organiser les formations selon les contraintes calendaires suivantes :
  - Pas de formation le lundi ni le mercredi
  - Eviter les vacances scolaires

 D’organiser les formations pour les parties en face à face qui seront réalisées sur les sites d’Angers de
  Paris et de Valbonne.

 D’établir la liste d’émargement et la liste des stagiaires formés par entité.

 De remettre à chaque stagiaire une attestation de fin de formation (en application de l’article 51 de la loi
  du 24/11/2009 et de l’article L.6353-1 du Code du travail). Cet envoi sera réalisé à partir d’une liste de mails
  communiquée par l’ADEME sur la commande. Les attestations de formation seront également
  transmises à l’ADEME.

 De proposer un interlocuteur unique national en charge de toutes les régions.

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Pédagogie :

L’organisme de formation sera chargé de prendre contact avec le pilote référent de l’action au sein de
l’ADEME, Christophe BEREAUD (christophe.bereaud@ademe.fr), afin d’échanger sur la proposition
pédagogique et organisationnelle du prestataire. Cet échange aura pour objectif d’adapter la proposition
d’intervention au plus près des attentes de l’ADEME.

L’organisme de formation sera chargé de :

 De proposer à chaque stagiaire un programme de formation individualisé annuel selon le besoin de
  formation, avec des étapes de progression.

 D’évaluer les niveaux en début et en fin de formation (indiquer la nature du test pratiqué).

 De proposer une réponse pédagogique adaptée aux besoins des apprenants et aux attentes de l’ADEME
  (cours par téléphone, e-learning, e-writing, face à face ou présentiel, ateliers à thème, etc…).

 D’établir un contrat d’objectifs avec le stagiaire retraçant le parcours de formation proposé et son
  programme.

MODALITES D’EVALUATION

L’organisme de formation sera chargé d’évaluer les niveaux en début et en fin de formation (indiquer la
nature du test pratiqué). Ces évaluations devront être inclues dans les durées attendues plus haut.

A l’issue du parcours de formation, les stagiaires remplissent le questionnaire d’évaluation de l’action (modèle
du centre de formation). De même, le formateur remplit sa fiche d’évaluation (modèle du centre de
formation). Toutefois, une évaluation de chaque outil pédagogique utilisé (conversation, e-learning, e-
writting, ateliers à thème, …) devra être réalisée par stagiaire.

Le prestataire compile l’ensemble des évaluations stagiaires et réalise une synthèse. Cette dernière est
ensuite adressée aux stagiaires, à leurs responsables hiérarchiques ainsi qu’au pilote de la formation à partir
des adresses mails transmises par l’ADEME au maximum 1 mois après la fin de la session de formation.

CLAUSES   DE   COLLABORATION    ET PRINCIPES  DE
FONCTIONNEMENT DE LA COLLABORATION ENTRE OCAPIAT
ET LES PRESTATAIRES DE FORMATION

Dans le cadre de l’achat de formation par OCAPIAT pour le compte de l’ADEME, le prestataire de formation
retenu s’engage à respecter les clauses de collaboration et les principes de fonctionnement décrits dans la
Charte de collaboration1. Il s’engage également à respecter la réglementation en vigueur.

1   La charte de collaboration OCAPIAT / ADEME jointe en annexe du présent cahier des charges

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FORME   ATTENDUE                        DE      LA         REPONSE            AU          CAHIER       DES
CHARGES

Les propositions des prestataires de formation présenteront plus particulièrement les éléments suivants :
            • La reformulation de la demande et des enjeux perçus, mettant en évidence la capacité du
               prestataire à identifier des objectifs et à adapter son offre au public ;
           • La connaissance spécifique du secteur de l’ADEME et/ou du sujet à traiter ;
           • Les références du prestataire de formation sur le sujet à traiter, les labels / certifications
               qualité détenus, ainsi que les références des intervenants prévus (salariés du prestataire ou
               sous-traitants), notamment en termes de qualification, de diplôme et de maintien de leurs
               compétences techniques et pédagogiques (CV) ;
           • Les différents éléments relatifs au public visé par l’action, les conditions d’organisation de la
               formation (pédagogique et logistique).
           • Le projet de formation proposé, les modalités pédagogiques aux différentes étapes du
               processus de formation ainsi que le dispositif d’évaluation prévu en amont de la formation et
               en aval, et plus particulièrement en cas de certification des compétences à l’issue de la
               formation ;
            • Le coût de l’action précisant, le cas échéant, les coûts d’ingénierie, d’animation et les coûts
               logistiques le cas échéant, les coûts d’ingénierie, d’animation en TTC ou nets de taxe ;
           • Les éléments complémentaires utiles à la compréhension de la proposition.

Les offres en réseau ou la sous-traitance peuvent être possibles mais doivent être précisées dans la réponse,
en distinguant les coordonnées du porteur du projet de celles des autres intervenants. Dans tous les cas les CV
(Cf. références du prestataire et des intervenants ; point 7 du cadre de réponse) des intervenants seront
requis.

DIMENSIONS DU MARCHE

Le présent marché est constitué d’une action de formation :
                                          « Anglais professionnel »
Le présent marché sera attribué à un seul prestataire de formation (mono attributaire).
OCAPIAT informe les prestataires que le marché objet du présent cahier des charges est réputé valable sur
l’année civile 2020.
OCAPIAT informe les prestataires que le marché objet du présent cahier des charges est annuel. Sur décision
expresse d’OCAPIAT il peut être reconduit pour une année, à prix fixe.
Les prix sont fermes et non révisables pour la durée du marché.
Les éventuelles volumétries renseignées dans le présent cahier des charges n’ont qu’une valeur indicative.
Le OCAPIAT n’est pas engagé en termes de volume d’affaires ni de règlement de frais en dehors des actions
qui seront effectivement mises en œuvre à la survenance du besoin, contractualisées dans l’émission par
l’ADEME d’une commande.

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SELECTION DES OFFRES

Pour les achats de formation pour le compte de l’ADEME, OCAPIAT définit conjointement avec l’ADEME les
critères adaptés à la sélection des réponses à la mise en concurrence.
Pour mémoire, les offres sont dans un premier temps analysées sur leur caractère de recevabilité : conformité
du dossier proposé aux exigences du cahier des charges ainsi que respect des exigences réglementaires de la
part du prestataire.

Pour le présent marché, les critères appliqués pour la sélection des réponses sont les suivants :
1/ Références de l’organisme prestataire : expériences (connaissance du contexte socioprofessionnel, du sujet à
traiter), références légales et labels qualité ; capacité à faire et résultats obtenus ;
2/ Références des intervenants salariés et/ou des sous-traitants ; formation professionnelle continue des
intervenants ;
3/ Démarche pédagogique : méthodes et moyens adaptés au(x) public(s) cible(s) et à l’action envisagée, aux
exigences du type de formation demandé ainsi qu’aux objectifs professionnels visés ;
5/ Coût d’intervention : en €/h/stagiaire, en valeur TTC ou nets de taxe, détaillé le cas échéant ;
6/ Connaissance du secteur

Dans le cadre de ce marché mono-attributaire : OCAPIAT conjointement avec l’ADEME se réserve la
possibilité de négocier sur l’ensemble des critères avec les 2 premiers prestataires retenus à l’issue de la
sélection. En cas de négociation, cette dernière fera l’objet d’un rendez-vous physique en présence
d’OCAPIAT (conseiller en charge de la mise en concurrence), de l’ADEME (chargé de formation et pilote
référent de la formation) et de l’organisme de formation (représentant légal ou chargé de formation avec
formateur(s) animateur(s) de la formation). Ce rendez-vous fera l’objet de la rédaction d’un compte-rendu de
négociation.

CONDITIONS DE RECEPTION DES OFFRES

               Le dossier de réponse est à adresser en format électronique uniquement à :

                                         Mail : julie.jacq@ocapiat.fr

Contact OCAPIAT : Julie JACQ - 02.23.25.22.21

Réponse attendue pour le vendredi 27 mars - 12 heures au plus tard

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LISTE DES PIECES A FOURNIR PAR LE PRESTATAIRE DE FORMATION :

1-□ Le cadre de réponse (en annexe), comportant le coût de la formation (point 6) et l’engagement signé
du prestataire (point 9)

2-□ Les CV des intervenants (modèle proposé en annexe du cadre de réponse) comprenant le parcours de
formation initiale et continue

3-□ Le programme de formation

4-□ Les habilitations et/ou agréments, labels et/ou certifications « qualité » (point 7)

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