New Way of Working - Coworking day Mise en place du Smart Working chez GSK - Benoît Schmits, Director Global Real Estate & General Services
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New Way of Working – Coworking day
Mise en place du Smart Working chez GSK
Benoît Schmits,
Director Global Real Estate & General Services
1
Agenda GSK Vaccines en quelques mots … Facility Management et Real Estate Management Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé – Smart Working, pourquoi ? – Smart Working ? – Comment le mettre en place ? – Une expérience positive … – Les indicateurs de performance. Registered as GlaxoSmithKline Biologicals SA 2
GSK Vaccines aujourd’hui – 2011
> 12 000
personnes
> 30 dans le
vaccins monde
commer- £3,4
cialisés milliards de
> 20
dispo- ventes
nibles dans vaccins
(+11% par rapport à
le monde en 2010, hors vaccins
dévelop- pandémiques)
pement
1.1 milliard clinique
de doses
de
vaccins
Plus de 2 500 personnes travaillent à la recherche et au développement de nos vaccins
3
Les 3 sites belges
Rixensart Wavre
Gembloux
Zoom quartier général
1000 places, adaptables en espaces
paysagers & en bureaux individuels
Parking 750 voitures
Restaurant de 500 places
Zone Odyssey (90 places comprenant
4 salles et un restaurant VIP)
Centre de conférence & auditoire (350 places)
52 salles de réunion
Data Center mondial
Divers :
Shop/laundry
Agence de voyage
Bancontact
Agenda
GSK Vaccines en quelques mots …
Facility Management et Real Estate Management
Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé
– Smart Working, pourquoi ?
– Smart Working ?
– Comment le mettre en place ?
– Une expérience positive …
– Les indicateurs de performance.
Insert text here using Header and Footer 7
Ce que ça veut dire pour le FM…
150
300 700
150 700
1000
650
120
200 750
550 120
100 720 550
550
Organisation
Service to “People”
Soft
Real Estate
Services
Building
Management
Hard
Security
Services
Service to “Buildings”*
Agenda
GSK Vaccines en quelques mots …
Facility Management et Real Estate Management
Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé
– Smart Working, pourquoi ?
– Smart Working ?
– Comment le mettre en place ?
– Une expérience positive …
– Les indicateurs de performance.
Insert text here using Header and Footer 10Vers le bureau partagé: Pourquoi ?
Personnel
Extension
1 des espaces
Espace bureau
Croissance
très rapide!
Changements
NWOW*
* New Way of WorkingTaux d’occupation des bureaux
Excepté pour 2 services,
taux d’occupation < 80 %Vers le bureau partagé: Pourquoi ?
Mobilité
Taux
2 d’occupation:75%
Nous devons
proposer des
Façon de espaces de
Plus
travailler d’interaction
travail adaptés
aux activités et
évolue à la culture de
GSK
RapiditéAgenda
GSK Vaccines en quelques mots …
Facility Management et Real Estate Management
Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé
– Smart Working, pourquoi ?
– Smart Working ?
– Comment le mettre en place ?
– Une expérience positive …
– Les indicateurs de performance.
Insert text here using Header and Footer 14Virtual offices
Smart Working Une journée type
A typical Smart Working day
Le challenge
Trouver l’équilibre idéal entre
Avantages du Désavantages du
Smart Working Smart Working
Equité = même bureau pour tous Les managers perdent leur privilège
Réduction de la hiérarchie visuelle
Meilleure utilisation des espaces D’un environnement propriétaire vers
apportant des économies un environnement partagé = + or - ?
Coûts de fonctionnement/pers en baisse
Opportunité pour tous de choisir sa Identification = pas aussi évidente
place au sein de la communauté qu’avec un bureau personnel
Facilite les interactions/communication Concentration ?
+ d’interactions informelles, + présence Présence du boss au mileu des
sur le terrain, décision + rapide collaborateurs
Clean desk Clean desk: dossier à ranger chaque
jourAgenda
GSK Vaccines en quelques mots …
Facility Management et Real Estate Management
Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé
– Smart Working, pourquoi ?
– Smart Working ?
– Comment le mettre en place ?
– Une expérience positive …
– Les indicateurs de performance.
Insert text here using Header and Footer 19Structure: phase 1= création du design, du concept
Sponsor: SVP HR
Steering Project team « Smart Working »
HR, EHS, Communication, FM/RE, Procurement, IT,
Finnce, VP des grands départements,
Project director:
Office &
communication:
EHS Change Mngt &
communication
User representatives:
IT, Telecom VP des plus grands FM (Mail, printer,
départements archiving
(paperless
office))
Homeworking, Infrastructure,
mobility, parking Furniture,
Move
“Lorsqu'un seul homme rêve, ce n'est qu'un rêve. Mais si beaucoup d'hommes rêvent
ensemble, c'est le début d'une nouvelle réalité."
F. HundertwasserStructure: phase 2 = implémentation par étape
Sponsor: SVP HR
Steering Project team « Smart Working »
HR, EHS, Communication, FM/RE, Procurement, IT,
Finnce, VP des grands départements,
Project
Coordination
EHS
Move Manager A Move Manager B Move Manager Z
IT
Homeworking,
Community A Community B Community Z …
Infrastructure
Key Relay A Key Relay B Key Relay Z
FM (mail, printer,
Key User A Key User B Key User Z …)
Change Manager 1 Change Manager 2 Change Manager 2 Communication
21Steps of preparation
This moment arrived
Agenda
GSK Vaccines en quelques mots …
Facility Management et Real Estate Management
Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé
– Smart Working, pourquoi ?
– Smart Working ?
– Comment le mettre en place ?
– Une expérience positive …
– Les indicateurs de performance.
Insert text here using Header and Footer 24« Your best and worse about Smart Working ? »
Communication
Data sharing
Interactions (including decisions)
Conviviality of
environment
Both sides of the
Flexibility
Best
Design of the area is
same coin…
important (colors,
social areas) Bubbles, meeting
rooms on-demand,
free seating are
appreciated
Worse
Noise
Concentration
Interruptions
Learning curve (scheduling Living principles:
concentration moments in learning to ask for
bubbles) and culture availability before
(homeworking promotion) asking directlyAgenda
GSK Vaccines en quelques mots …
Facility Management et Real Estate Management
Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé
– Smart Working, pourquoi ?
– Smart Working ?
– Comment le mettre en place ?
– Une expérience positive …
– Les indicateurs de performance.
Insert text here using Header and Footer 26Smart working dashboard
KPI measured for each community
Guidelines
– Desk sharing rate : 80 % in average
– Global area/desk : +/- 11 m2/desk
– People satisfaction : 70 %
Real Estate management :
– Budget follow-up
– Planning
– Cost of relocation
27Efficience des implantations : Smart Working
OBJECTIF RÉSULTAT
à ce jour
Economie m² 30% 31%
soit 5700 m²
Satisfaction 70% 84%
Production de CO2 d’un Boeing
747 ayant parcouru 37 400 Kms
Production de CO2 par an de
170 familles (moyenne)
Registered as GlaxoSmithKline Biologicals SA 28Conclusion
“Mieux vaut prendre le changement
par la main avant qu’il ne nous prenne
par la gorge.« - Winston Churchill
La réussite appartient à tout le monde.
C'est au travail d'équipe qu'en revient le mérite.
Franck PiccardVous pouvez aussi lire
