Nos solutions en soutien aux personnes en difficulté sociale et à leurs accompagnants - Association de Développement et d'Intégration de Logiciels ...
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Association de Développement et d’Intégration
de Logiciels Economiques Orientés Social
Nos solutions en soutien
aux personnes en difficulté sociale
et à leurs accompagnants
Juillet 2017
Agenda
Notre Objectif
Avec qui ?
L’association ADELIOS
Les membres
Nos solutions
Consigne numérique solidaire: « doc-depot »
Suivi simplifié d’activité des structures: FISSA
Suivi individuel et rappel de rendez-vous
Alerte SMS Météo
Alerte Canicule
Solutions futures : Agenda partagé/Webmail partagé
La sécurité
Nos besoins
Conclusion
NOTRE OBJECTIF
Notre constat et notre objectif
La société actuelle tend vers la dématérialisation
globale et certaines personnes ayant des situations
de vie particulières en sont exclues
Les développements informatiques actuels ne sont
pas orientés vers les personnes en difficulté sociale
ni vers les structures sociales qui les accompagnent
Notre objectif est de contribuer à améliorer l’action
sociale en développant des solutions à bas coûts,
facilement accessibles et utilisables
Nos solutions actuelles et futures
Des solutions modulaires accessibles via un portail
unique et simplifié
Principalement Adaptés aux besoins des
orientées vers les acteurs sociaux:
bénéficiaires: DOC-DEPOT
DOC-DEPOT FISSA
Alerte SMS Météo Suivi individuel
Alerte SMS Canicule Rappel de Rdv
Audit CNIL
A venir : Outil d’organisation des tâches / Webmail partagé
Nos atouts (1/2)
Maîtrise technique de la solution :
Solution en mode SaaS hébergée en mode Cloud en France
Accès multi-média – site WEB, accès via SMS, MMS et mail
Maitrise du code développé et des process qualité
nécessaires à sa maintenance
Garantie de l’exploitation du service (sauvegarde, sécurité,
disponibilité….)
Pas d’investissements, ni logiciel, ni matériel
Solutions évolutives en fonction des besoins des
structures
Volonté d’avoir des solutions à dimension nationale
voire internationale
Solutions gratuites pour les bénéficiaires
Nos atouts (2/2)
Coûts limités ou nuls à engager pour les structures
sociales :
Besoin d’un accès internet, éventuellement acquisition d’un scanner
Pour certains modules, droit d’utilisation annuel
Sécurité :
Cryptage des fichiers sauvegardés et des échanges de données
Audits de sécurité réguliers
Aspects juridiques :
Mise en place de conventions avec chaque structure sociale
Traçabilité des justificatifs professionnels de chaque acteur social
doc-depot déclaré à la CNIL sous le n° 1778307
En conclusion, aucune offre existante n’est équivalente
AVEC QUI ? L’association A.D.I.L.E.O.S Rôle des bénévoles
A.D.I.L.E.O.S
L’association A.D.I.L.E.O.S
L’association, apolitique et aconfessionnelle, a été créée en
avril 2014 pour donner une structure dynamique, stable et
pérenne de gestion des solutions
L’association est née d’un engagement de personnes de
terrain
Son objet: Cette association a pour but de développer,
intégrer et déployer des solutions logiciel ayant pour objectif
d'aider et de soutenir des personnes en grande difficulté
sociale ainsi que des personnes ou organisations qui les
accompagnent et les soutiennent
Doc-depot, FISSA, Suivi Individuel, Rappel de rendez-vous et
Alerte SMS Météo sont les premiers grands projets portés par
ADILEOS. D’autres projets sont en maturation
Les membres et leurs compétences
Un salarié apporte le support aux utilisateurs, assure les
formations et rencontre les structures pour présenter nos
solutions.
Un service civique accompagne notre démarche
Une vingtaine de bénévoles intervient sur ce projet. Ils ont
des expériences professionnelles variées et utiles pour
mettre en place et pérenniser la solution :
Directeur de projet, Informaticiens, Maraudeurs, Travailleurs
sociaux, Juriste d’entreprise, Ingénieur sécurité, étudiants,
Ingénieur qualité, Etc.L’histoire d’ADILEOS
2010 -2013 : le fondateur de l’association est bénévole régulier dans un centre d’accueil de
jour pour SDF
2013 : Tests de solutions existantes (Reconnect et FAB) pour répondre aux besoins de
conserver les documents et photos des accueillis: malheureusement solutions non
opérationnelles
2014 : développement d’une solution opérationnelle Doc-depot avec le soutien de la
Fondation Sopra Steria
2015 Développement de nouveaux modules pour aider les structures dans leurs activités
comme le rappel de rendez-vous, le suivi individuel, et le journal de bord des structures
2015 Mise en service de l’Alerte sms météo
2016 : Embauche d’un salarié et accompagnent par un service civique
2016 : accélération du déploiement sur les Hauts de Seine
2016-2017 : Participation à l’expérimentation du ministère des Affaires Sociales avec les
CCAS d’Angers,
2017 : accélération du déploiement au niveau National
2017 : premier contact à l’international avec la Norvège et l’AngleterreOrganisation
Adileos – Organization structure
Bureau
Fonctionnel
- JM Cot (Président)
Collége Sandrine A
- D Forien (Vice-Président)
Philippe R
- B Geyre (Trésorier)
Pauline H
- M Soulacroup (Secrétaire)
Traduction
Communication F Beaudelot Technique Formation et
Juridique D Forien International Nada L
JM cot
Support
Barbara R Jeanne E
S Maaraf B Geyre Chloé B F. Gontier V Lauer
Antoine C
Dan Avramescu Sylvain N Murez
Tests & Sécurité Symfony 3 Migration
Autres bénévoles S.bienvenu F. Gontier
Martine C R Lansac Nicolas P
Joseph C Damien
Colette C V LANCINI
Valerie G GRANGETTE Emeric
Exploitation
X Gervais AUBOURG Jean Baptiste
Marie L JM Cot Mejdi touatiPerspectives moyen et long terme
2017 2018 2019 2020
Nombre de Centres
déployés 20 30 50 80
1 2 2 3
Nombre de salariés Support et Support et Support et Management
d’ADILEOS accompagnement accompagnement accompagnement Support et
(profil) + Communication + Communication accompagnement
+ Technique
Budget annuel 25k€ 40K€ 55K€ 70k€
Dont % financé par
particuliers / 50% 20% 20% 50%
entreprises
• Déploiement Généralisation de la 1er déploiement
Région parisienne solution au niveau international
Objectifs du national
déploiement
• Industrialisation Reconnaissance Local dédié pour
de l’architecture association d’utilité l’association
Orientations technique générale
stratégiquesDéploiement des modules
2014 2015 2016 2017
Local Départemental Régional National
Départemental Régional
Départemental Régional
Régional National
Départemental National
Mise en serviceDOC-DEPOT La Consigne Numérique Solidaire
Du constat à l’action
La vie dans la rue entraîne souvent la perte ou le vol
de son portefeuille, d’où un besoin de sauvegarder
son identité
« Doc-depot » est né de ce besoin avec comme
objectif:
Dimension humaine : Pour permettre aux bénéficiaires de
conserver les photos essentielles de leur vie, un des rares
liens avec leur famille,
Dimension sociale : Pour sauvegarder des informations et
documents administratifs et faciliter la réactivation de
certains droitsLes
Lesaccompagnés
bénéficiaires
Tous ceux qui ont besoin
qu’on les accompagne:
Les plus démunis, les SDF,
les personnes isolées…Les accompagnants
« doc-depot » a pour but de faciliter le travail des
structures d’accompagnement de tous ordres
(Structures sociales, CCAS…)
Comment ?
En faisant gagner du temps aux acteurs sociaux dans la
gestion des documents administratifs
En garantissant d’avoir des documents le plus à jour
possible
En permettant la mise en commun d’informations pouvant
être partagées entre les structures
SIMPLIFICATION IMPORTANTE DU TRAVAIL DES
ACTEURS SOCIAUXResponsabilité des acteurs
Les accompagnants doivent promouvoir la démarche
auprès des bénéficiaires et initialiser leur compte
Les bénéficiaires sont les seuls responsables de la
véracité des documents déposés sur « doc-depot »
Une copie électronique de document administratif ne
permet pas une réémission immédiate en cas de perte
Cependant, elle la facilite grandement
« doc-depot » est responsable du maintien de
l’intégrité des données sauvegardéesLes grands principes
La solution « doc-depot » permet le stockage sécurisé de
documents et informations transmises via Mail, SMS,
MMS ou par connexion sur le site WEB
Structure
sociale Matériel Média DOC-DEPOT.COM
Responsable
Espace partagé
PC internet
Acteur
Social Référent de Scanner
confiance
mail Domiciliation Rappel RDV
Smartphone
SMS/MMS
Notes Contacts Photos
Bénéficiaire Téléphone
Espace personnelLes grands principes
Fonctionnalités Acteur Social
Le bénéficiaire est entièrement propriétaire de son compte. Il ne doit jamais communiquer
son mot de passe même à ses référents de confiance.
Il désigne seul un ou plusieurs référents de confiance de son choix.
Il dépose sur son compte
• dans l’espace « administratifs », les documents scannés partagés avec les référents de
confiance, protégés par un code de lecture qu’il peut communiquer à son référent de
confiance.
• dans l’espace perso, des documents scannés, photos et informations que personne
Bénéficiaire
d’autre ne peut voir.
Il peut activer le dépôt par mail de document dans son espace administratif grâce à une
adresse mail temporaire.
Il peut à tout moment récupérer toutes ses documents, photos et informations et supprimer
son compte.
Son compte personnel est créé ou supprimé par le responsable de la structure sociale à
laquelle il appartient.
Acteur Social L’acteur social ayant un compte peut accéder aux documents administratifs des bénéficiaires
et assimilé
l’ayant déclaré comme référent de confiance (protégés par code de lecture).
Il doit scanner dans son compte un justificatif de son appartenance à la structure sociale.Premiers retours d’expérience
Plus de 15 structures utilisent déjà « doc-depot »
La solution correspond aux besoins de tous
Les retours ont permis:
d’intégrer rapidement des évolutions très utiles: prise en
charge des CV, simplification de la procédure de récupération de compte,
etc…)
De proposer de nouveaux modules couvrant d’autres
besoins (allègement des tâches administratives des acteurs sociaux)
L’accompagnement des acteurs sociaux est un
élément clé du déploiement:
Supports de formation
Accompagnement personnalisé…
ADILEOS avec Doc-depot est partie prenante dans le cadre de
l’expérimentation d’un coffre fort numérique lancée en 2016 par la Direction
Générale de la Cohésion Sociale (DGCS) avec 3 CCASSuivi individuel et
rappel de rendez-vous
Enrichissement et fiabilisation du suivi des
bénéficiairesLe besoin
Le suivi des bénéficiaires d’une structure
utilise des supports papiers entrainant des difficultés
d’accès et de partage avec les autres acteurs,
ne permet pas de centraliser les différents plans d’actions,
n’est pas correctement valorisé par les instances
supérieures.
D’autre part, les bénéficiaires oublient fréquemment
les rendez-vous fixés, ce qui nuit considérablement à
l’efficacité de l’accompagnement.
Suivi individuel offre aux acteurs sociaux la
possibilité de partager les entretiens réalisés, les
plans d’actions définis et le module de rappel de
rendez-vous permet de fiabiliser les actions définies.La réponse : Suivi Individuel et Rappel de rdv
Service web permettant le suivi des bénéficiaires
Fiche individuelle par usager
Traçage des entretiens et des plans d’actions définis
Enregistrement des différents documents nécessaires pour le
suivi pour la structures (complémentaire à doc-depot)
Gestion de la domiciliation du courrier (arrivée, relevé, alerte SMS)
Gestion de l’hébergement
Statistiques des actions menées par la structure
Possibilité d’envoyer des SMS pour rappeler les rendez-vous
pour le bénéficiaire.
Service multi-utilisateurs comme FISSA
Service payant par abonnement annuel
Nécessite une déclaration à la CNIL par la structureFISSA
Simplification et enrichissement du suivi des
activités et des bénéficiairesLe besoin
Il est de plus en plus demandé par les autorités de
tutelle aux acteurs sociaux d’assurer une traçabilité
de l’activité de leur structure, permettant ainsi:
d’informer au quotidien à leurs responsables des actions
menées, des principaux évènements, etc,
de partager les informations entre acteurs sociaux,
de quantifier et valoriser leur travail.
Ces tâches administratives nécessaires occupent de
plus en plus de temps au détriment des
fondamentaux de leur métier
FISSA (Frontal Interactif de Suivi Simplifié d‘Activité) permet
de soulager l’acteur social de tâches administratives
et d’enrichir le suivi des bénéficiairesLa réponse FISSA
Service web permettant le suivi d’activité simplifié
Traçage des visites, des activités, du matériel utilisé, etc
Génération automatique d’un rapport d’activité quotidien
global et de l’historique de chaque bénéficiaire
Statistiques d’activité de la structure
Service multi-utilisateurs: plusieurs acteurs peuvent
l’utiliser en même temps, partager les mêmes informations et ce
sur des postes de travail différents
Service payant par abonnement annuel
Nécessite une déclaration à la CNIL par la structure
Les retours d’expérience montrent un gain de
plus d’une demi-heure par jour.ALERTE SMS METEO Avertir les SDF des intempéries impactant leur vie
Le besoin et la réponse
Pour les personnes vivant dans la rue, la météo a un
impact important:
La température ressentie
La pluie qui rend inutilisable leurs sacs de couchage et
couvertures
Alerte SMS Météo permet de prévenir les personnes
inscrites sur le portail en cas d’alerte météo (grand
froid / canicule / pluie) dans les 3 jours:
Environ la moitié des SDF possède un téléphone portable
Les acteurs sociaux peuvent aussi inscrire les personnes
concernéesLa réponse Alerte SMS Météo
Un SMS est envoyé au bénéficiaire quand la
température ressentie atteint un seuil défini (grand
froid), ou que la température est trop élevée (canicule),
et s’il est prévu de fortes pluies
Informations complémentaires aux alertes officielles
Météo France
Service accessible gratuitement (sans inscription
préalable):
Via WEB: http://doc-depot.com/alerte.php
Via SMS: 06.98.47.43.12 + « Alerte n° département »ALERTE SMS Canicule
Avertir les populations fragiles des alertes
caniculesLe besoin et la réponse
Pour les personnes fragiles (personnes âgées
principalement), les périodes de canicules ont
potentiellement un impact important sur leur santé
Les organisations en charge de population
vulnérables ont besoin de répondre au Plan
National Canicule en avertissant leur population en
cas d’alerte.
Alerte SMS Canicule permet de prévenir par un
SMS les personnes inscrites sur le portail en cas de
canicules dans les 3 jours
Remarque importante:
Ce service n’est accessible que sur les départements ou
villes finançant ce service selon les modalités qu’elles ont
choisies
Possibilité de choix des seuils de déclenchement
indépendamment de ceux de Météo FranceLa réponse Alerte CANICULE
Un SMS est envoyé aux bénéficiaires quand la température
ressentie atteint un seuil défini trop élevée en journée et que
la nuit la température ne descend pas en dessous d’un niveau.
Pour les personnes ne possédant pas de téléphone portable,
un message vocal leur sera communiqué
Service accessible selon les modalités définies par le
financeur, au choix :
Liste des numéros transmis au format CSV
Via lien WEB
Via SMS
Etc.Audit CNIL Permettre aux acteurs sociaux de vérifier que leurs saisies peuvent être ambigu au regard de la CNIL
Le besoin et la réponse
Les acteurs sociaux réalisent des saisies d’information dans
des champs « libres » sur les différents logiciels mis à leurs
dispositions. Or cela peut ne pas être conforme aux
exigences de la CNIL qui indique "les informations
personnelles enregistrées doivent être «adéquates,
pertinentes et non excessives au regard des finalités pour
lesquelles elles sont collectées (article 6-3°) »
L’outil Audit CNIL permet de mettre en relief dans un texte
saisi les mots ou expressions qui pourraient être non
conformes aux exigences de la CNIL. Ainsi l’outil met en
évidence tous les mots relatifs à
• orientation sexuelles,
• santé (maladie, médicaments, drogues, médical, Psychiatrie) ,
• origine ethnique,
• orientation religieuse, philosophique, politique ou syndical
• L’hygiène et le physique,
• qualificatif comportement et dénigrement,
• La relation à police/justice.Projets en maturation
Webmail partagé : enrichir doc-depot du partage de
mail avec le bénéficiaire
Agendas partagés: Faciliter et fiabiliser les prises de
rendez-vous et les permanencesLe besoin et la réponse : Webmail
Les structures utilisant doc-depot souhaitent aussi
pouvoir partager des mails avec les bénéficiaires pour
les accompagner dans leurs démarches
Le futur module permettra :
Aux acteurs sociaux consulter les mails non personnel des
bénéficiaires,
De répondre ou de préparer une réponse avec le
bénéficiaire,
D’alerter le bénéficiaire sur la réception de mail
administratifs importants
De proposer une boite mail aux bénéficiaires n’en n’ayant pas
Service gratuit
Mise en service cible : 2018Le besoin et la réponse : Agenda
Les structures ont besoin d’outils permettant
d’organiser leurs activités aussi bien en interne qu’en
relation avec leurs usagers
Le futur module permettra :
Aux acteurs sociaux de planifier les rendez-vous avec les
usagers
d’envoyer des SMS de rappels de rendez-vous aux usagers (la
veille ou quelques heures avant)
aux acteurs sociaux bénévoles de s’inscrire (par exemple
pour assurer une permanence) via un portail dédié
Aux usagers de demander un rendez-vous via un portail
dédié
Service payant par abonnement annuel
Mise en service cible: 2018Sécurité
Aspects sécurité
Le site Doc-depot est déclaré à la CNIL et en suit les recommandation
Le site fait l’objet d’audit de sécurité réguliers par de grandes entreprises (EADS , SOPRA
STERIA) et les recommandations sont implémentés.
Les structures sociales doivent signer une convention, et les Acteurs sociaux doivent déposer
une copie de leurs cartes Pro (ou justificatif similaire)
La base de données utilise le cryptage de haut niveau AES 256 (protection des données
mémorisées)
L’accès au site est en HTTPS (protection de la connexion enter l’utilisateur et le site )
Aucune donnée n’est communiquée à un tiers et pas de cookies
Tout accès à un document est enregistré (Utilisateur et adresse IP)
Le site n’est accessible que depuis des adresses IP venant de France et DOM TOM ;
Double contrôle d’accès au document : à la connexion des utilisateurs mais aussi contrôle
des droits à l’accès de chaque fichier
Les mots de passe ne peuvent être simple (au moins 8 caractères, Majuscules, Minuscules et
chiffres) ce qui les rend difficilement « vunérable »
Si multiple échec de connexion sur un temps court (qq minutes) l’exploitant est alerté et
peut prendre l’initiative d’isoler le site temporairement.
S’il y a de multiple échec de connexion sur un même compte (heure) alors chaque tentative
est retardé (accroissement du temps de réponse) ; En général, un bénéficiaire ne fait pas plus
de 5 essais. Après une heure, l’accès du compte se fait avec de temps de réponse normauxNOS BESOINS Besoins de soutien Ils nous soutiennent déjà
Besoins de Soutien
Déploiement – Soutien politique pour faire de doc-
depot la solution de référence :
du SGMAP
d’organismes régionaux / nationaux
de structures publiques / privées
Développement et Pérennisation - Soutien financier
pour, à terme, favoriser l’embauche de salariés :
Support technique (helpdesk) auprès des acteurs sociaux
Support au déploiement (formation des acteurs,
communication institutionnelle)
Evolutions techniques et fonctionnelles et maintenance
Mécénat de compétence - dans certains domaines
techniquesIls nous soutiennent déjà
Donateurs privés via collecte de fonds via le lien
http://soutien.doc-depot.com
La Fondation Steria – Institut de France
Mécénat de compétence
Mécénat financier
Claus Drexel, réalisateur du film "Au bord du monde"
Les structures:
• Le café 115 (Issy les Moulineaux) • La Colline (Sévres)
• Le secours catholique (Issy les Moulineaux)• ASAPN (Lille)
• ALPIRIM (Issy les Moulineaux) • CCAS Colombes
• L'escale (Courbevoie) • CCAS Angers
• La maison des chômeurs de Nanterre • CCAS Saint Louis
• La maison de l’amitié (La défense) • CCAS Entre deux
• Maison de la Solidarité • CCAS Marseille
• Auxillia (92) • SOS Accueil VersaillesEn conclusion : Un bien précieux…
« Prends en soin : Il y a toute ma vie dedans ! »
Pascal , bénéficiaire du centre d’accueil de jour « café 115 »Pourquoi nous soutenir?
Nos solutions sont innovantes et peu coûteuses, techniquement
et juridiquement maîtrisées.
Nous nous engageons sur le long terme.
Nos solutions aident autant les bénéficiaires que les acteurs
sociaux en simplifiant leur travail et en leur faisant gagner du
temps.
Nos solutions ont pour but d’aider les plus démunis à préserver
leur autonomie sans être de l’assistanat.
Nos solutions sont en phase avec la démarche de
Dématérialisation engagée en France dans le cadre de la Fracture
Numérique.
Démarche globale à dimension humaine et sociale qui ne peut
se développer qu’avec l’appui et l’initiative des acteurs sociauxMERCI
Contact : Jean-Michel COT 06.25.84.11.53
adileos@doc-depot.com
Site doc-depot/FISSA: http://www.doc-depot.com
Site de l’association: http://adileos.doc-depot.com
Pour soutenir doc-depot: http://soutien.doc-depot.comVous pouvez aussi lire
