Office 365 Renforcer le pouvoir des petites entreprises avec - MicroAge
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Renforcer le pouvoir des
petites entreprises avec
Office 365
Table des matières
Office 365 – qu’est-ce que c’est? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Tirez le maximum d’Office 365. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Aperçu d’Office 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Les avantages d’Office 365 pour les petites entreprises . . . . . . . . . . . . 12
Autres choses à savoir sur Office 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
À propos de MicroAge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
La façon dont L’époque où les employés
accomplissaient toutes leurs tâches à
partir d’un ordinateur dans leur bureau
nous travaillons
est révolue. Grâce à de nouveaux
outils technologiques, les travailleurs
d’aujourd’hui peuvent collaborer en
évolue!
tout temps et n’importe où, que ce soit
de l’autre côté du couloir ou de l’autre
côté du monde.
LE SAVIEZ-
VOUS?
50
des utilisateurs de courriels à des fins
% professionnelles utiliseront principalement
une surface, tablette ou appareil mobile
d’ici l’an prochain.
3,5 millions des PME sont d’avis que
71 % les applications mobiles
remplaceront les solutions
PME utiliseront des applications de
traditionnelles dans un
collaboration instantanée d’ici 2018, et
avenir proche.
2,5 millions de petites entreprises
auront recours aux conférences Web.
Office 365... Votre lieu de travail n’est plus le même qu’avant. Office évolue avec vous! Tout le monde utilise les programmes Word, Excel et PowerPoint, ainsi que les autres outils pratiques d’Office. Office 365 va plus loin en vous offrant des outils de productivité et de collaboration pour les entreprises qui visent à révolutionner le fonctionnement de votre lieu de travail. Les applications Office que vous connaissez déjà peuvent désormais être utilisées sur tous vos appareils. Cela veut dire que vous pouvez travailler de n’importe quel endroit. Vous n’avez pas besoin d’utiliser des configurations ou des compétences informatiques particulières. Les applications Office en ligne, telles que Word, Excel, PowerPoint et OneNote sont disponibles en tout temps à partir de votre navigateur. Vous n’avez besoin que d’une connexion Internet pour pouvoir vous mettre au travail! Les dernières applications d’Office comportent également des fonctions intéressantes, telles que la modification conjointe et la frappe en temps réel dans vos documents Word. Un nouveau menu simplifié vous permet également d’examiner diverses versions de vos documents. L’ensemble des fonctionnalités a été retravaillé pour vous offrir une façon de travailler mobile et basée sur la collaboration. qu’est-ce que c’est? 2
Une gamme complète d’outils de productivité et de collaboration maintenant disponible pour les petites entreprises. Quand vous passez à Office 365 sur le nuage, vous avez accès à une gamme complète de nouveaux outils : Skype pour les entreprises pour organiser des réunions et des conférences instantanées, SharePoint, Exchange et OneDrive. Ces outils sont particulièrement utiles pour les petites entreprises, au sein desquelles le travail d’équipe et la productivité sont essentiels pour devancer la concurrence. 3
Tirez le
maximum...
4
Faciliter le travail d’équipe et la • Accès à un espace de stockage est toujours sur la même longueur
collaboration OneDrive de 1 To. d’onde, et ce, automatiquement! Les
L’une des principales raisons pour propriétaires de petites entreprises
lesquelles les petites entreprises Travailler partout peuvent utiliser le temps et les
choisissent de passer à Office 365 Avec Office 365 sur le nuage, vous ressources économisés pour se
sur le nuage est l’amélioration de la pouvez commencer à travailler concentrer sur la croissance de leurs
collaboration. Voici un bref aperçu sur un document sur votre PC, en affaires.
de ce que votre entreprise peut finir la rédaction sur votre tablette,
accomplir grâce à Office 365 : puis le partager avec votre équipe! Protéger vos données
Vous n’avez pas besoin de faire de Avec Office 365, vos données
• Création d’un site Office 365
réglages particuliers, ni de payer sont plus sûres que jamais. Elles
adapté aux besoins de votre
de frais supplémentaires. Votre vous appartiennent et vous en
équipe. Création de tâches et de
petite entreprise pourra accéder avez le contrôle. De plus, vous
bibliothèques de documents pour
aux applications de Microsoft Office êtes libre de récupérer vos
faciliter la gestion de projets et
à partir de votre navigateur et les données si vous décidez d’annuler
améliorer la collaboration.
installer sur tous vos appareils, en votre souscription. La sécurité
• Synchronisation des courriels, des fonction de vos besoins. De plus, des données est l’une des
calendriers et des contacts grâce ces applications (Word, PowerPoint, préoccupations principales des
à Outlook et aux applications en OneNote et Excel) ont été optimisées entreprises lorsqu’elles envisagent
ligne d’Outlook. Vous pourrez pour une utilisation mobile. Cela un passage sur le nuage. Office
facilement trouvez vos contacts et veut dire que vous pouvez accéder 365 vous offre la tranquillité
vos heures de réunions, ainsi que à la même interface et aux mêmes d’esprit que vous recherchez avec
planifier des réunions, et ce, sans fonctions que vous travailliez de un système de transparence et
devoir quitter l’interface d’Outlook. votre cellulaire ou de votre ordinateur. de sécurité intégré. Vous saurez
• Planification de réunions en Incroyable, n’est-ce pas? en tout temps où se trouvent vos
ligne à travers Skype, offrant des données et qui y a accès. Votre
fonctions en ligne complètes au Faciliter la gestion des TI boîte de courriels est également
niveau des options audio, vidéo, Lorsque vous gérez les TI à l’interne, en sécurité sur le nuage et,
de partage et de présentation. vous devez vous soucier d’installer d’ailleurs, un environnement
diverses versions des produits infonuagique est plus sécuritaire
que vous utilisez sur vos différents qu’un dispositif de courriels sur
ordinateurs, et gérer toutes les mises place pour les entreposer.
à niveau vous-même. Avec Office
365 sur le nuage, l’équipe au complet
5
5
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A
Accès aux
services à
Voici à quoi ressemble votre tableau de bord Office 365. L’interface est assez
partir de simple à naviguer et vous pouvez l’utiliser pour accéder à n’importe quel service.
n’importe quel Suivant le plan auquel vous êtes souscrit, vous pouvez également installer les
navigateur applications Office sur votre ordinateur à partir du tableau de bord.
6
Aperçu d’Office 365 (suite)
Comprend maintenant les applications d’Office 2016! Gestion simple des courriels avec Outlook
Les mêmes outils sont disponibles en ligne et certaines options Chaque utilisateur que vous ajoutez aux plans Business Essentials et Business Premium
comprennent une version installable pour que vous puissiez y accéder d’Office 365 a accès à la gestion de ses courriels, de son calendrier et de ses contacts, en
sur votre PC ainsi que sur le nuage. Vous bénéficiez également des plus d’une boîte de courriels professionnelle Exchange Online de 50GB. Tout est géré au
options de modification conjointe, d’entrée de frappe en temps réel même endroit, ce qui simplifie les tâches de tout le monde.
et de partage simplifié dans Word, ainsi que de nombreuses autres • Recevoir, envoyer et gérer vos courriels et fichiers
fonctions pratiques dans les programmes Excel, PowerPoint et
• Gérer votre calendrier et planifier des rendez-vous et des réunions en ligne
OneNote. En somme, si vous voulez améliorer la collaboration et la
productivité au sein de votre équipe, Office 365 vous simplifiera encore • Ajouter des contacts et vérifier leur disponibilité
plus la vie en vous offrant un accès aux applications d’Office 2016. Fichiers de courriels Personnaliser le ruban Changer de vue
Créez de nouveaux Utilisez le ruban pour effectuer des Accédez aux tâches de
fichiers afin d’organiser actions rapides dans le but de gérer votre calendrier ou à vos
Modification conjointe vos messages par projet, vos messages et fichiers ou pour contacts en un clic.
et entrée de frappe en personne ou tâche. définir des options.
temps réel
7
Aperçu d’Office 365 (suite)
Planifier une réunion Lync Créer d’autres calendriers Changer de vue
Vous pouvez organiser une rencontre en personne Déterminez facilement le meilleur moment pour Utilisez l’option de calendrier qui convient le mieux
ou, pour éviter de vous déplacer, avoir recours à une organiser une réunion d’affaires ou des vacances à vos méthodes de travail. Modifiez la vue autant que
réunion en ligne avec Lync 2013. en famille. vous voulez.
Calendrier intégré
• Consulter le calendrier
de rendez-vous, changer
de vue et créer d’autres
calendriers (par ex., un
calendrier familial)
• C
réer, supprimer et
modifier des rendez-vous;
obtenir des prévisions
météorologiques locales
• P
lanifier des réunions
Skype en ligne
Marqueur de temps actuel
La ligne du milieu indique le
temps actuel pour que vous
puissiez visualiser ce qui s’en
vient dans votre journée.
8Aperçu d’Office 365 (suite)
Ajouter un nouveau contact Créer un groupe de contacts Êtes-vous disponible?
Ajoutez les personnes avec lesquelles vous travaillez Si vous entamez fréquemment des conversations avec Voyez en un coup d’œil si le contact que vous souhaitez
fréquemment à votre liste de contacts. Vérifiez le le même groupe de personnes, créez un nouveau joindre est disponible ou non grâce à la couleur du rebord
statut de vos contacts d’un coup d’œil et initiez une groupe de contacts pour ces individus. Les groupes de de leur photo d’identification. Disponible (vert), occupé(e)
conversation avec un clic de votre souris. contacts sont présentés sous « Mes contacts ». (rouge), absent(e) (jaune) et hors connexion (gris).
Gestion facile des
contacts avec Outlook
• Ajouter, supprimer et
gérer vos contacts
• Créer un groupe de
contacts
• Vérifier la disponibilité,
obtenir des
informations et initier
des conversations ou
des réunions avec vos
contacts
Changer d’écran
Passez de vos courriels à
votre calendrier ou à votre liste
de tâches.
9Aperçu d’Office 365 (suite) Réunions virtuelles
faciles avec
Stocker et partager vos données avec OneDrive pour les entreprises
Office 365 offre 1 To d’espace de stockage à chaque utilisateur de OneDrive
pour les entreprises. Cela veut dire que vous pouvez désormais entreposer
vos documents en ligne de façon sécuritaire sans vous préoccuper de savoir
si vous disposerez d’assez d’espace de stockage. Des fonctions de partage
de fichiers existent à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation, ainsi que des
outils complets de gestion pour savoir qui peut accéder à quels fichiers et
quand.
• Étudier et modifier les documents qui sont partagés avec vous
• Synchroniser les bibliothèques de documents sur votre ordinateur
• E
nvoyer des courriels aux individus avec lesquels vous désirez
partager un document
Sites d’équipe en ligne SharePoint documents,
SharePoint a souvent été utilisé par les et d’autres fonctions.
grandes entreprises qui nécessitent Vous pouvez créer un
des systèmes intranet et de gestion espace de travail qui convient
des documents. Mais SharePoint à vos besoins en un rien de temps.
peut également servir aux plus petites
entreprises et aux plus petites équipes de Vous pouvez personnaliser ces sites afin
travail. L’établissement d’un simple site qu’ils reflètent l’image de votre entreprise,
SharePoint visant à gérer vos projets et et même créer des sites publics afin
les activités de votre équipe n’implique de partager des renseignements avec
pas beaucoup d’efforts. Office 365 vous vos clients ou vos partenaires. Vous
offre une aide guidée intégrée pour n’achetez peut-être pas Office 365 pour le
faciliter les tâches à accomplir, notamment programme SharePoint, mais vous serez
l’ajout et l’utilisation de listes de tâches, surpris des façons dont il peut servir les
de calendriers, de bibliothèques de petites entreprises.
10Skype Aperçu d’Office 365 (suite)
Entreprise
Jusqu’à maintenant, Skype Entreprise
a principalement été utilisé par les
entreprises de plus grande taille pour
organiser des conférences Web,
communiquer à l’aide de la messagerie
instantanée et effectuer des appels audio
et vidéo. Mais les petites entreprises
peuvent elles aussi profiter des outils
de communication offerts par Skype
pour communiquer avec leurs collègues
au bureau et même à l’externe. Vous
pourrez également joindre vos clients et
partenaires à distance.
• P
artager votre bureau, un programme
ou une présentation PowerPoint
• E
nregistrer une réunion, partager
l’enregistrement et le réécouter plus tard
• G
érer les permissions, établir une
chambre d’accès et diriger les
participants au cours de
la réunion
11Les avantages d’Office 365
pour les petites entreprises
Restez opérationnel, quoi qu’il arrive entreprise. Avec Office 365, les courriels, les démarche fera partie du passé! Dites adieu
Si votre système interne cesse de contacts et le calendrier sont synchronisés au message vous incitant à faire le ménage
fonctionner, vous êtes coincé. Vous n’avez et travaillent ensemble. Si vous mettez à dans vos courriels.
plus accès à vos données, serveurs et site jour un contact sur votre cellulaire, ces
Mises à niveau des licences non requises!
Web. En envoyant vos données sur le nuage, renseignements seront automatiquement
XP, 2010, 2013 – Un cycle de mises à niveau
vous avez la certitude que vos applications, mis à jour sur tous vos appareils. C’est une
fonction très intéressante pour les petites a toujours existé. Office 365 intègre déjà
telles que votre système de courriels, seront
entreprises qui cherchent à tirer le maximum toutes les licences et peut être utilisé à
toujours disponibles, même en cas de panne
des fonctionnalités d’Office 365. l’échelle de l’entreprise entière. Cela veut
de courant, d’incendie ou d’inondation.
dire que tout le monde dispose de la même
Pas besoin de VPN Coût mensuel récurrent
version de Microsoft Office!
Oubliez les coûts initiaux! Office 365 vous
Avant, le travail à distance requérait l’aide
offre un processus de facturation mensuel Sécurité et contrôle des données
du département des TI pour fournir les
flexible qui vous permet d’ajuster le nombre La sécurité des données sur le nuage n’est
accès à vos fichiers à partir du bureau. Avec
d’utilisateurs du service suivant vos besoins. plus un problème. Office 365 a été conçu
Office 365, vous pouvez vous connectez
Ce type de solution évolutive est une bonne avec un système de sécurité intégré et de
n’importe où, facilement, sans avoir besoin
motivation pour les petites entreprises conformité continue afin que les petites
de paramètres spéciaux ou de compétences envisageant de passer sur le nuage. entreprises puissent se focaliser sur les
informatiques particulières. Si vous disposez
Davantage d’espace de stockage choses importantes. Vous saurez en tout
d’une connexion Internet, vous pouvez vous
des courriels temps où sont vos données et qui y a
mettre au travail !
Nous avons tendance à stocker toutes nos accès, et vous disposerez d’un temps de
Appareils mobiles synchronisés communications par courriel dans notre disponibilité garanti financièrement à
correctement boîte de messagerie. On essaie parfois de 99,9 %. Vous bénéficierez également d’un
La gestion des réunions, des courriels et trier et d’organiser, mais on finit par garder accès à distance en tout temps. Donc
des contacts compose une grande partie tous nos courriels envoyés et reçus. Avec allez-y, stockez vos données en toute
des activités quotidiennes d’une petite une boîte de courriels de 50GB, ce type de sécurité sur le nuage.
1213
Autres choses
à savoir sur
1. Qu’est-ce que le nuage?
Office 365 un de nos spécialistes des petites entreprises. Si vous
« Le nuage » est une façon conviviale de décrire les services utilisez Office 2003 ou une version antérieure, vous
informatiques basés en ligne qui sont hébergés en dehors serez obligé de passer à une version plus récente
de votre organisation. Lorsque vous utilisez des services pour pouvoir utiliser Office 365. Vous pouvez
en nuage, votre infrastructure informatique se trouve à également vous abonner à un des nombreux plans
l’externe (hors site). Elle est gérée par une tierce partie d’Office 365 qui offrent la toute dernière version
(hébergement) au lieu d’être située sur un serveur que vous d’Office. Les mises à jour automatiques font
maintenez chez vous ou dans vos bureaux (sur place). Avec partie du plan.
Office 365, par exemple, les logiciels, calculs et bases de
3. Un accès Internet est-il requis pour pouvoir
stockage de l’information se situent et sont gérés à distance
utiliser Office 365?
sur des serveurs Microsoft. Un bon nombre de services que Vous aurez besoin d’une connexion Internet
vous utilisez chaque jour font partie du nuage – que ce soit pour pouvoir installer et activer tous les plans
les courriels en ligne, les services bancaires mobiles ou le d’Office 365 et gérer le compte souscrit. Un
stockage de photos en ligne. Du fait que cette infrastructure accès Internet est également requis pour
est située en ligne ou « dans le nuage », vous pouvez y avoir pouvoir accéder aux services de productivité en
accès pratiquement partout, à partir d’un PC, d’une tablette, nuage d’Office 365, notamment les courriels, les
d’un téléphone intelligent ou de n’importe quel autre appareil. services de conférence, la gestion informatique,
Vous n’avez besoin que d’une connexion Internet. et d’autres fonctions.
2. Les fonctions d’Office 365 fonctionneront-elle Un bon nombre de plans Office 365 comprennent
avec ma version d’Office? également la version sur bureau d’Office, par exemple
Office 365 a été conçu pour être compatible avec les dernières Office 365 Business Premium et Office 365 Enterprise
versions d’Office, Office 2016, Office 2013, et Office 2011 pour E3. Un des avantages de la version sur bureau des
Mac. Des versions antérieures, telles que Office 2010 et Office applications Office est de pouvoir travailler en l’absence
2007, peuvent fonctionner avec Office 365 mais auront des d’une connexion Internet et de savoir que la prochaine fois
fonctions réduites. Pour plus de renseignements, contactez que vous vous connecterez à Internet, votre travail sera
14automatiquement synchronisé. Votre version sur 6. Y
ammer, qu’est-ce que c’est?
bureau d’Office sera également automatiquement Yammer est un réseau social pour les entreprises.
mise à jour et fera l’objet de mises à niveau une Afin de rejoindre votre réseau Yammer, un utilisateur
fois qu’un accès Internet sera établi. doit utiliser une adresse courriel comportant le
nom de domaine de votre entreprise. Vous pouvez
4. Mes données sont-elles sécurisées? également créer des réseaux externes pour établir
Avec Office 365, vos données sont des liens de communication entre votre entreprise
hébergées en toute sécurité dans l’un et ses fournisseurs et clients. Yammer vous permet
des centres de données de Microsoft, de transformer vos équipes en réseaux sociaux
lesquels profitent d’infrastructures de pour faciliter la communication au sein de votre
calibre mondial et d’experts en sécurité. entreprise.
Microsoft respecte des processus de
sécurité de première qualité et des 7. C
omment puis-je transférer mes données
pratiques de sauvegarde régulières vers Office 365?
afin d’être conforme aux normes Notre équipe de migration gère intégralement le
les plus strictes. Office 365 promet processus de migration et d’intégration. Vous
un temps de disponibilité garanti pouvez passer à Office 365 de n’importe quelle
financièrement à 99,9 %, ce qui vous plateforme avec un temps d’arrêt minime et
permet d’accéder en tout temps aucune perte de données. Notre équipe s’occupe
à vos données. Vos données vous de la création du compte, de la migration des
appartiendront et vous en aurez toujours données et du provisionnement des utilisateurs
le contrôle, même si vous décidez de afin d’assurer une transition harmonieuse vers
résilier votre souscription à une date Office 365. Nous adapterons et planifierons
future. également la migration selon vos besoins
particuliers. Votre agent d’intégration dédié
5. Est-ce Lync ou Skype? s’assurera que vous êtes complétement
Lync a été intégré à Skype le 14 avril 2015 opérationnel avant de considérer que la
et est désormais disponible sous le nom de migration a été réussie.
Skype Entreprise. Les fonctions et le panneau de
commande sont essentiellement les mêmes mais
utilisent l’apparence de Skype.
15À propos de MicroAge
Établi depuis 1981 au Canada, le réseau
MicroAge fournit des solutions et des services
de TI par l’intermédiaire de 30 emplacements
d’un océan à l’autre. Nous mettons à la
disposition des entreprises plus de 400
techniciens agréés et compétents, un réseau
national de prestation de services, de la
distribution et du soutien logistique et, bien
sûr, des services gérés. MicroAge aide les
entreprises de toutes tailles à tirer le maximum
de leurs investissements technologiques en
se penchant sur leurs besoins professionnels.
Nous vous offrons une tranquillité d’esprit
incomparable en vous permettant de vous
concentrer sur les activités principales de votre
entreprise tandis que nous nous occupons du
côté informatique.
16Office 365
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MicroAge
pour en
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