Organisation de la Bibliothèque sonore de Grenoble - Le 28 mars 2014 autrement - Bibliothèque Sonore de Grenoble
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Organisation de la
Bibliothèque sonore de
Grenoble autrement
Le 28 mars 2014La BS de Grenoble en chiffres
Fin 2013
• 257 audiolecteurs inscrits à la BS, soit 21 de plus que fin 2012
• 27 élèves porteurs de handicap ( dyslexie), inscrit soit directement, soit
par l’intermédiaire d’un établissement scolaire.
en 2013 :
• Les Donneurs de Voix ont enregistré 118 livres
• Notre catalogue comporte 6264 titres
• 60 livres ont été « chargés » sur le serveur
• Les bénévoles et permanents ont prêté 7671 livres
• 3058 remis en main propre
• 4616 par voie postalePourquoi ce travail ?
L'examen de ce document doit permettre à tous de mieux
comprendre le fonctionnement de la BS de Grenoble:
• dans sa relation avec l'ADV
• en interne
• dans notre environnement
en toute transparence et pour le meilleur service possible
à nos audiolecteursOrganisation de l’ADV
Présidente : Michèle LEPLAE
Par délégation les Présidents de BS,
à Grenoble : Raymond VIRON
Cette délégation comporte la gestion administrative et financière courante
Notre autonomie étant soumise à approbation de l'ADV pour les décisions
importantes engageant la BS au niveau financier, qualité, communication,
image, technique, scolaire.
Une AG de l'ADV se tient annuellement, chaque BS est tenue d'y participer
Des CA (4 par an)
Des commissions techniques nationales en fonction des besoins.Organisation de la BS
Comité lecture : environ 7 par an
Le BUREAU : suivant les besoins
• Président d'Honneur, Président, Vice-Président, Trésorière, Secrétaire
• Décisions stratégiques et financières.
COPIL ( Comité de PILotage) : 4 par an
• Réunissant les différents acteurs de la BS
groupes de travail : administratif, qualité, communication, technique et
scolaire.Gestion administrative et financière
QUOI QUI COMMENT
R.Viron
Délégation de Pouvoir de l’ADV
Président
- doc transmis à L'ADV qui centralise la
Trésorerie - Comptabilité - R. Leita
compta
Banques E. Cornella
- Saisie informatique sur PC dédié
R. Leita
Secrétariat
F. Peralès
F. Peralès
Messagerie internet E. Cornella PC dédié secrétariat
M.Delaunois Accès gestion messagerie
Économat ,
Commande de Victor R. Leita
transmission à l'ADV (N° série, ristourne)
- Courriers, dossiers, relationnel
Demande de subventions
R.Viron - Lions-Clubs, Conseil Général, Ville de
Dons
Grenoble, communes, sponsors, etcInscription Audio-lecteurs/Bénévoles
QUOI QUI COMMENT
Inscription adhérents R.Leita Classeur ( audio-lecteur) + logiciel BS V8
R.Leita
Assurance des bénévoles Transmission ADV
Dons audiolecteurs et cotisants R. Leita Reçu fiscal aux donateurs
Carton « Audio-lecteurs » (classé par année
Certificat médical R. Leita ordre alphabétique pour les 3 dernières
années)
Actuellement uniquement si demande
Engagement sur l’honneur M.Delaunois d’accès au serveur national, après
vérification de la situation audio-lecteur.
Maj régulière papier et logiciel BS V8.
Mise à jour du classeur
R.Leita Ré-édition de la liste des audio lecteurs 1
( Gestion, radiation)
fois par an- à voir comment-
Annuaire des bénévoles F.PéralèsPermanences à Fontaine ( 1/3)
Les permanences à Fontaine ont lieu (Affichage sur place) :
‒ le matin : lundi, mardi, jeudi
‒ l’après-midi : lundi, mardi, mercredi, jeudi
‒ 2 demi-journées sont « ouvertes » à nos audio-lecteurs
• Le Mardi après-midi de 14 h à 16 h
• Le Jeudi matin de 9 à 11 h
Durant ces permanences il est réalisé :
‒ La gestion des expéditions d’audio-livres
‒ La gestion des retours d’audio-livres
‒ L’accueil des audio-lecteurs pour les permanences
« ouvertes »Permanences à Fontaine ( 2/3)
Gestion des expéditions
QUOI QUI COMMENT
Permanents.
Contact, commandes Téléphone, mail, sur place
R. Leita
R.Leita
Vérification inscription Fichier Logiciel Bs V8
F.Péralès
Permanents • A partir des listes de souhaits
Préparation des commandes
• sortie des tiroirs
Enregistrement des sorties Permanents fichier de prêt, suivi
sur ordinateur
Mise sous emballages Permanents Avec papillon de délai de lecture de 6
d'expédition semaines
Expéditions La Poste
Accès au catalogue ADV et
Permanents Pc dédié
serveur nationalPermanences à Fontaine ( 3/3)
Gestion des retours sacs postaux ou retour MCV
QUOI QUI COMMENT
RETOURS: réception des sacs La poste
Contrôle de réception Permanents
Réfection si défectueux, ou
Vérification état , nettoyage Permanents
remplacement si perdu par T.Vincent
Enregistrement des retours sur • Fichier,
Permanents
ordinateur • A partir du cahier de la MCV
Rangement dans les tiroirs Permanents Après nettoyage
Tous les jours, édition fiche papier à partir
Journal des prêts et retours R.Leita
logiciel BSV8, mise dans classeur
Vérification des tiroirs et
Permanents Chaque semaine, pour partiePermanences à Médiathèque CV ( 1/3) L’organisation de cette permanence est sous la responsabilité de R. Dumey-Lecour. Cette permanence implique : 1. Un travail préparatoire le mercredi. 2. La tenue de cette permanence le jeudi après-midi, de 14 h à 16 h 3. La gestion des retours lors de la prochaine permanence à Fontaine. Un planning de présence des bénévoles pour les 2 premières étapes est géré.
Permanences à Médiathèque CV ( 2/3)
Le mercredi à la BS Fontaine
QUOI QUI COMMENT
Enregistrement des Selon planning à la permanence, tel, internet, à partir de
commandes établi liste de choix
Préparation des commandes Selon planning
Sortie des tiroirs établi
Selon planning
Enregistrement des sorties
établi
sur ordi
Transport vers la MCV CoursierPermanences à Médiathèque CV ( 3/3)
Le jeudi, tenue de la permanence, convivialité
QUOI QUI COMMENT
Selon planning
Remise des commandes Enregistrement dans un cahier
établi
Selon planning
Réception des retours Mise à jour de la fiche audio lecteur
établi
Selon planning
Enregistrement des
établi Note dans un cahier
nouvelles commandes
Transport retour à la BS CoursierSuivi des prêts
QUOI QUI COMMENT
Vérification des prêts en M.Lechartier Fréquence tous les 2 mois
cours Durée de prêt : 6 semaines
- Recherche dans les tiroirs si livre
Liste des livres non rendus M.Lechartier présent
- Correction des erreurs éventuelles
Edition des courriers de
M.Lechartier Transmis à Renée
relance
Réclamations R.Leita par tel ou courrier
- A mettre dans casier T.Vincent
Graver des CD en cas de :
- Indiquer dans le logiciel que le livre est
perte ou non retour T.Vincent
en réfection, en mentionnant le prêt à
CD abimés
l’audio lecteur Jules TESTSuivi des prêts de matériels
QUOI QUI COMMENT
Victor R.Leita
• la création d’un « fond d’équipement »
en rotation
• prêt sur caution de 30 € pour durée 4
mois
N.Fantinutti
Micro aux DDV et carte son • Fiche prêt à signer avec la BS
R.Leita
• retour et récupération de caution si
abandon ou reprise du matériel par
nouveau DV du prochain groupe
Imprimante et matériel divers
R.Leita
aux bénévoles
Clé USB Bénévoles et audio- Numéroter les clés
lecteurs Tableau excel à faire vivreFormation des DDV (1/2)
QUOI QUI COMMENT
G. Vincent
Test voix et point d’entrée
Sélection des DDV N.Fantinutti
Test audio
Théorie N.Fantinutti 3h/ par groupe de 4 maxi
• Fait sans tenir compte des abandons
Attribution des n° de DDV T. Vincent • conditionne les annonces
• Est donné à l’enclenchement de la formation
N.Fantinutti
R.Quesnot • 3h/ par groupe de 4 maxi
Atelier de lecture
G. Vincent • utilisation du PC de la BS + micro AT2020
(selon dispos)
Formation technique
Audacity M.Lecré • 3h/par groupe de 2 maxi
• Prêt de micro (voir conditions dans prêt de
Formation technique sur N. Fantinutti matériel)
Amadeus pour MacFormation des DDV (2/2)
QUOI QUI COMMENT
• Retour des premiers enregistrements des
M. Lecré
nouveaux DDV et analyse des problèmes par
N.Fantinutti
Suivi Etape 1 email
M. Delaunois
• Mise en place d’ateliers par thème pour la
résolution des problèmes particuliers
G. Vincent • Ecoute et commentaires sur l’enregistrement du
N. Fantinutti 1er livre
Suivi Etape 2
M. Lecré • Feu vert pour le démarrage de la suite et
M. Delaunois éventuelle mise sur Serveur
Récupération par fichier audio :
• des coordonnées des DDV : nom, n°, date
d’entrée, matériel utilisé+ enreg.
Banque de • Texte et dialogues pour utilisation avec les
N. Fantinutti
Données des DV nouveaux DV par écoute des enregistrements et
diffusion en étoile de l’aide entre DDV
• Proposition d’ateliers à thème mêlant anciens et
nouveaux pour le perfectionnementFabrication d’un livre enregistré
QUOI QUI COMMENT
• BDI, librairie, presse spécialisée …
Recherche et choix de
• proposition par les DDV
livres à proposer à J. Buisson
• vérifier si livre n’est pas déjà enregistré
l'enregistrement
dans une autre BS ou sur le serveur
J. Buisson G.Vincent
Comité de lecture à la BS
Y.Blanchard + les DDV
• inscription sur cahier (J. Buisson)
Attribution du livre choix par un DDV • Information aux autres DDV sur livre en
cours par qui ?
• chez lui, à partir de différents environ. (
Enregistrement de
par le DDV mac, pc, enregistreur de salon…)
l'ouvrage
• Suivant les règles définies
Suivi de l’enregistrement G.Vincent J.Buisson • Durée moyenne 3 mois
Gravure de CD Audio et
DDV • si supérieur à 12 CD pas de CD audio
MP3
Titre, auteur, éditeur, année, traducteur le cas
Fiche descriptive du livre DDV
échéant, résumé, âge si livre jeunesseContrôle et finalisation d’un livre enregistré (1/3)
QUOI QUI COMMENT
Retour du livre CD et Mp3, et fiche
DDV Dans le casier Gisèle
descriptive
G. Vincent et
Contrôle qualité de l’enregistrement sur Victor
T.Vincent
G. Vincent et Retour vers le DDV et N.Fantinutti
Remarques Avis
T.Vincent prévoir une fiche ?
BS ou comité de lecture ,
Retour du livre papier J. Buisson
dans le casier de J. Buisson
Création d'une fiche papier
T. Vincent
cartonnée
Classement de cette fiche T. Vincent À la BS
Pas mis à jour depuis mai 2013 – voir ce
Mise à jour du catalogue Jeunesse M.Delaunois
qu’il y a lieu de faire
Création d’un comité qualité ? G. Vincent + 2 personnes ?Contrôle et finalisation d’un livre enregistré (2/3)
QUOI QUI COMMENT
• à l'aide de copieur rapide,
Copie des CD RW T. Vincent • impression des CD avec imprim.
spéciale
Reliure de l'audio livre CD T. Vincent
• Logiciel NERO
T. Vincent et • Si non fait par DDV, gravure des
Encodage des CD audio en 2 MP3
certains DDV MP3 avec et sans annonces
• Impression des CD
• Disque dur externe chez T. Vincent
Sauvegarde des MP3 sans annonce T. Vincent • Disque dur externe à la BS au coffre
( sans les nouveautés de l’année)
Impression de 3 étiquettes titres et
T. Vincent
jaquettes des CD
Impression des gros N° sur chaque T. Vincent et
jaquette de CD certains DDVContrôle et finalisation d’un livre enregistré (3/3)
QUOI QUI COMMENT
Création de la fiche livre T. Vincent • sur ordinateur BS logiciel BSV8
• sur ordinateur BS logiciel BSV8
Copie du résumé et tous les
T. Vincent • pour confection CD nouveautés de
éléments fiche livre
l'année (année ou 6 mois)
Attribution d'un N° pour cet audio • N0 attribué automatiquement par le
T. Vincent
livre logiciel BSV8
• Tenue d’un tableau pour gérer le nbr de
Attribution d'un N° de Tiroir pour CD
T. Vincent CD par tiroir
et un autre pour MP3
• Classement stock
• BS
Mise à jour du Catalogue général
T. Vincent • pour création catalogue papier (deux
papier catalogues "K7/CD/MP3" et "CD/MP3«
Pourquoi ne pas utiliser du logiciel BSV8??
• infos données par T. Vincent à M.Lecré à
chaque création, chaque semaine
Mise à jour du Catalogue sur le site M. Lecre -
environ
WEB W.Bouquerel
• Infos données à W.Bouquerel à la
demandeEnregistrement de livres scolaires (gestion par Evreux) 1/2
• Particularités des livres scolaires :
• Ils doivent être mis à disposition très rapidement
• Contenir un sommaire enregistré et au format Word
QUOI QUI COMMENT
• A partir du serveur scolaire géré par Evreux, le DDV choisit le
Livres demandés sur livre qu’il souhaite enregistré.
DDV
Serveur scolaire • Le DDV indique sur le serveur qu’il prend ce livre à
l’enregistrement
Livres demandés par
un établissement J.Buisson • Vérifie si pas répertorié par Evreux
scolaire
Acquisition du livre J.Buisson DDV ? • Respect éditeur et année impératif
• En respectant l’échéance de mise à disposition demandée
• Production d’une clé USB
Enregistrement du
Par le DDV • Constitution d’un doc Word de sommaire ( suivant modèle) (1)
livre
• Enregistrement par le DDV de ce sommaire
• Insertion de ce sommaire en piste 004Enregistrement de livres scolaires (gestion
par Evreux) 2/2
QUOI QUI COMMENT
• Du livre papier à J.Buisson
• De la clé USB et de la fiche livre (en précisant
Remise du livre DDV
l'âge du lecteur, à M.Delaunois
• du sommaire word, à M.Delaunois
• Mise au norme serveur national
Vérification technique du livre M.Delaunois • Gravure des CD audio et MP3
• Transmission de tous les éléments à Tristan
• Logiciel BS V8
Création du livre dans catalogue T.Vincent
• Information à M.Delaunois que le livre est créé
Finalisation du livre pour le serveur M.Delaunois • Idem livre ordinaire
Mise à jour serveur scolaire de la fin
J.Buisson • ?
de l’enregistrement
Mise à jour du catalogue jeunesse ? • ?Technique Le Web Le logiciel de gestion BS V8 catalogue Le serveur national La numérisation Gestion des licences des logiciels Les Victor
Technique : Le site WEB
QUOI QUI COMMENT
Mise à jour des actualités ou M.Lecré
Chez eux
messages W.Bouquerel
Mise à jour catalogue W.Bouquerel En lien avec T. Vincent
M.Lecré
Mise à jour des nouveautés En lien avec T. Vincent
W.BouquerelTechnique : Le logiciel BS V8
QUOI QUI COMMENT
T. Vincent
Mise à jour des versions • Alerte par Internet
J.C.Epalle
R.Leita
F.Penela • Tous les soirs, + clé USB dans le bureau de
Sauvegarde
J.C.Epalle R.Leita
T.Vincent
T.Vincent
Production de statistiques
R.Leita
R. Leita • Sauvegarde papier journalière
Mouvement de la journée F.Penela • Dans un classeur à la BS, à partir du logiciel
T.Vincent BS V8, sur clé USB conservée par R.Leita
R. Leita
Carnet de présence F.Penela • En fin de journée
T.Vincent
• Jeudi soir, prélèvement d’un clé USB pour
Sauvegarde hebdomadaire T.Vincent
sauvegarde chez luiTechnique : Serveur national
QUOI QUI COMMENT
M.Delaunois – • Après réception engagement sur l’honneur et
Attribution des droits d’accès
F. Péralès certificat
• Une fois enregistré sur le logiciel BSV8
Livres à monter sur le serveur M.Delaunois • A priori tous les livres enregistrés
• Et suivant procédure écrite
Téléchargement des Audio
F.Péralès • clés USB
revues
F.Péralès • clés USB – stockage sur pc dédié
Téléchargement des livres
J.C.Epalle • pas de gravure dans un premier temps
Demande engagement sur M.Delaunois • Par mail, et uniquement pour les audio-
l’honneur + certificat médical lecteurs connus, et à jour.
• Copie papier de ces 2 documents
• 1 ex pour classement à la BS
Réception engagement
M.Delaunois • 1 ex pour envoi à Brives
+ certificat
• Numérisation de ces documents, et mise sur
PC dédiéTechnique : Numérisation
QUOI QUI COMMENT
Sélection des K7 à
G.Vincent • Tant que l’appareil de capture fonctionne
numériser
• A partir du logiciel ITIN
Capture des K7 J.Lucet
• Mis à disposition sur ordinateur du 1 er étage
Numérisation M.Delaunois • A partir du logiciel ITIN et suivant procédure écrite
Attribution d’un N° de tiroir T.Vincent
Gravure des CD audio M.Delaunois • Si >= 12 et impression CD
• À l’aide de Nero, avec et sans annonce
Gravure des MP3 M.Delaunois
• impression CD
Impression fiche livre M.Delaunois
Impression jaquettes M.Delaunois
Casier
Retour à la bs • Pour validation et stockage sur disque dur
T.Vincent
Sauvegarde ? • Du contenu de ce PCTechnique : Gestion des Victor
QUOI QUI COMMENT
J.C Epalle
Problèmes Techniques
T.G. Vincent
J.C Epalle
Formation des audio-
G. Vincent
lecteurs
Victor en démo à la BS R.LeitaTechnique : Gestion des PC et des
licences logiciel
QUOI QUI COMMENT
NERO T.Vincent
ITIN T.Vincent
Word
EXCEL
Audacity • Libre d’accès
Sauvegarde des PC ?
Mise à niveau des logiciels ? • Via internetNouveautés
1 fois par an, Fréquence à revoir : trimestre ou semestre
QUOI QUI COMMENT
• A partir logiciel BS en sélectionnant les
Sélection des nouveautés T.Vincent
livres enregistrés dans l’année.
G.Rabilloud
CD nouveautés • Contenu ?
M.Lecré
Gravure des CD T.Vincent • Gravé en externe par IMATEC
• En franchise postale
Envoi R.Leita
• Etiquette éditée par T.VincentCommunication
Objectifs :
• Valoriser la BS en terme d'image
• Faire connaître la BS et nos services
QUOI QUI COMMENT
M.Lecré
Création de documents et
C.Villard
moyens de prospection
Groupe de travail
Contacts avec les services M.Lecré
• MDA
d'aide à la personne R.Viron
M.Lecré
Participation aux salons et
R.Viron • Handica-Forums-PDL-
manifestations spécifiques
+ volontairesScolaire
QUOI QUI COMMENT
Charte ADV - EN Délégué régional
Ets scolaires spécialisés J.Buisson • en lien avec la BS d'Evreux
• prospect Ets scolaires déficients visuels,
Etendre nos services au
? classes dyslexiques, handicaps à la lecture
scolairePrintemps du livre
• En lien avec l’organisation du « Printemps du livre » de la Bibliothèque
Municipale ( BM)
QUOI QUI COMMENT
X.Vanel
Printemps du livre J.Buisson
C. Arnaud
Sélection des DDV Comité de lecture
R.Leita + • Gestion sur un cahier de tous les contacts
Tenue du stand
Volontaires • Cahier repris par R.Leita pour traitementConcours de la voix de l’année
QUOI QUI COMMENT
Proposition d’inscription G.Vincent
Sélection des DDV C.Arnaud
Y. BlanchardComité de Pilotage
QUOI QUI QUOI QUI
Représentant les
Président R.Viron G.Vincent
Audiolecteurs
Formation des Donneurs de N.Fantinutti-
Représentant les Bénévoles R.Leita
Voix M.Lecré
Représentant les Donneurs
Référent Communication M.Lecré N.Fantinutti
de Voix
G.Vincent Lien avec l'enseignement et
Référent numérisation
M.Delaunois jeunesse
X.Vanel Site Internet WEB BS
W.Bouquerel
Référent Printemps du livre C.Arnaud GRENOBLE
J. Buisson
Référent choix des livres J.Buisson
Référent qualité G.Vincent
Référent Serveur National M.Delaunois
Référent technique T.VincentConclusion Nous espérons que cet "ETAT des LIEUX" vous aura permis de : voir plus clairement le fonctionnement de la BS mieux travailler en équipe cerner les points faibles de notre organisation vous permettre de suggérer des améliorations nous aider à recruter des bénévoles de façon plus ciblée • Le Comité de Pilotage, soucieux des changements technologiques incontournables modifiant la demande de nos AUDIOLECTEURS, se réunira la semaine prochaine et prendra les décisions nécessaires pour s'y adapter.
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