Réunion Territoriale Pays Cathare - Quérigut - 6 novembre 2018 - Lavelanet - smdea
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Le rendez-vous annuel des Réunions Territoriales Le SMDEA : “votre syndicat en mouvement” Un point d’étape avant les orientations budgétaires, assorti de présentations Une rencontre de proximité pour échanger avec les acteurs des territoires
Sommaire 01 Point de repère : le projet stratégique 02 Des services plus performants pour nos abonnés Des nouveaux outils de 03 communication 04 Des compétences au service de l’eau Des investissements pour un 05 développement durable du territoire 06 De multiples projets en cours
PROJET STRATEGIQUE Adopté en AG le 6 juillet 2017 CONFORTER LE SMDEA DANS SON STATUT DE SYNDICAT DEPARTEMENTAL Pour le développement durable du territoire Solidarité des territoires Service public de l’eau et de l’assainissement Environnement de travail Qualité de service Motivant, juste et envers les usagers favorisant la performance
IMAGE DU SMDEA Les valeurs de Service Le Capital Humain Le Développement Durable Public • La solidarité, • Développer le dialogue • Développer des • La gestion publique des et la communication, infrastructures d’eau et compétences, • Valoriser les individus d’assainissement sur le • La performance durable, dans l’organisation, territoire, • La qualité du service, • Avoir des conditions • Limiter le prélèvement • Le professionnalisme, salariales convenables, au milieu naturel, • La responsabilité • Proposer un • Améliorer la qualité de budgétaire : le meilleur environnement de l’eau distribuée, service au meilleur coût travail sécurisé, • Réduire les pollutions, • Mettre en place une • Être un acteur organisation adaptée et économique du efficiente, territoire, • Préciser les règles • Être un acteur pérenne internes et les faire dans le domaine de l’eau respecter et de l’assainissement
DES SERVICES PLUS PERFORMANTS POUR NOS ABONNES Service public de l’eau et de l’assainissement Qualité de service envers les usagers
81 397 151 000 21 M€ 20 7 500 600 1 000 Nombre Recettes d’abonnés Factures Eau + ASS Collaborateurs Modifications Réclamations Ecrêtements contrats Une recette sécurisée et une base de données améliorée Délai Délai Délai traitement traitement traitement 5j 17 j 28 j Un engagement de service sur les délais de réponse
Le Portail Abonnés 538 demandes www.smdea09.fr mensualisations 1 an après … 159 Contrôler vos consommations Relever votre compteur 1 571 comptes créés demandes prélèvements automatiques Payer en ligne 26 1,9 % septembre de nos abonnés 2018 Au total: 3780 abonnés mensualisés: 4,6% 218 abonnés prélevés: 1,5% Une nécessité de renforcer notre communication sur le portail
RECTO Une nouvelle facture Depuis le 1er octobre 2018 Nouveau prestataire éditique - DGFIP Nouvelle présentation Apport de nouveaux services aux abonnés Facture épurée, plus compréhensible Paiement en ligne valorisé Réduction des coûts Une partie de l’affranchissement L’impression
Action Base de données Fiche UTE Courriers Mairies A destination des secrétaires d’UTE RESULTATS OBJECTIFS Délib CM Améliorer le créations / Outils permettant Taux complétude contenu de notre modifications de recueillir des Téléphone Base de données infos sur nos noms de rues 41,54% 44,55% abonnés Taux de complétude des PLAN Taux complétude Mail champs « mail » et « téléphone » D’ACTION 10,95% 13,88% Taux recouvrement Taux de NPAI Carte Portail 97,7% Fiche REFLEXE A destination des A destination abonnés Bonnes pratiques: des coll en Taux de Outil utilisé par les contact direct travail transversal recouvrement Releveurs lors avec les abonnés des tournées de relève
Une communication au plus près des abonnés Avril 2018 Août 2018
De nouveaux projets Un espace accueil abonnés
Des nouveaux outils de communication
Communication Externe Qualité de service envers les usagers
ACTIONS EN COURS Dossiers de présentations Création de templates - Création d’un dossier de Le template est l’architecture du design présentation du SMDEA d’une page, la trame de fond : - Valoriser les réalisations - Créations de supports de lors des visites et des Maîtriser la présentation (ppt) inaugurations Création de com. externe - Brochure de présentation du SMDEA templates - Réflexion sur le Logo SMDEA Création d’une banque d’images Charte Photos graphique Photos de sites Relation Usagers Charte graphique Améliorer la relation avec les usagers Mise à jour des - Signalétique chantier supports courants à - Site Internet et réseaux sociaux partir d’un jeu de couleurs et de polices - CCSPL de caractères : cartes de visites, mails, etc.
EXEMPLE : UNE INAUGURATION • Une invitation • Un dossier de présentation du SMDEA • Un dossier presse
Communication Interne Environnement de travail motivant, juste et favorisant la performance
COMMUNICATION INTERNE : ACTIONS EN COURS Finalisation du Trombinoscope En lien avec la QVT - Complétude de la banque photos - Validation / responsables de pôles … Trombi Outils de communication Harmoniser les Boîtes à Organiser le présentations du outils séminaire SMDEA, notes de Séminaire services, etc. Echanger/Rassembler/Comprendre/Ressourcer Création graphique Newsletter Création d’une News Letter - Informations institutionnelles - Présentation des métiers Sous format Numérique et Papier
TROMBINOSCOPE Version sept-2018 21
Direction Directeur Technique Technique Marc BIBOULET Françoise VERNIES Responsable du Site Montbel Xavier ROUJA Romain SANCHEZ Géraldine ROUSSEL Secrétaires Fatima RODRIGUES Corinne PIGEON Responsable Responsable Responsable Responsable Pôle Eau Potable Pôle Assainissement Pôle Aménagement du Pôle Travaux Laura FICHES Julian BOUCHE Territoire Christian Amélie BERT PEDOUSSAT
Responsable DT Pôle Eau Potable Pôle Eau Potable Laura FICHES Distribution Responsable Gilles Frédéric Distribution / UTE RESPLANDY LAFFONT Frantz PUJADE Gérard Contrôle Poteaux Recherche de fuites LAFFONT et Bouches Incendie Responsable UTE Responsable UTE Responsable UTE Responsable UTE Responsable UTE Responsable UTE Arize Lèze Basse Ariège Haute Ariège Couserans Pays de Foix Pays Cathare Volvestre Lionel Alain Jean-Paul Jean-Pierre Xavier Angélique SOULE SEGUELA SUBRA CARBONNE PINHO TEIXEIRA RIVES 23
DT Pôle Eau Potable Responsable UTE Distribution Xavier PINHO-TEIXERA Agent d’entretien Christelle UTE PAYS CATHARE et Secrétaire UTE LABROUSSE QUERIGUT Maryline AURIOL Adjoint Jean Manuel DEL POZO Agents d’Exploitation Gérard Christian Hassan Laurent Johann Didier François Loïc CLERGUE DELGLAT HAMAMOU IAVARONE LAFFONT LASSERRE GOUVEIA SARDA 24
ZOOM : NEWSLETTER - Edito - Portrait : présentation d’un métier, d’un agent dans son activité - Carnet de bord : vie institutionnelle - Nos métiers - Santé & sécurité au travail : lien vers « l’Echo de la Prev’ » - Nos actions (chantiers en cours) - Agenda
DES COMPETENCES AU SERVICE DE L’EAU Un potentiel humain Pour le développement durable du territoire Service public de l’eau et de l’assainissement Qualité de service envers les usagers
Des compétences au service de l’eau PRINCIPAUX METIERS ET ACTIVITES DU SMDEA
DT- Pôle Travaux Travaux en Régie Equipe Génie Civil A la reconquête de la qualité de l’eau « Imaginez l’impossible, on le fera ! »
DT- Pôle Travaux Travaux en Régie Equipes Branchements La construction de branchements neufs d’eau potable et d’assainissement incombe au SMDEA. Les équipes branchements contribuent à apporter des nouveaux services aux abonnés futurs, mais aussi d’amener des nouvelles recettes au syndicat
DT- Pôle Travaux Travaux en Régie Equipe Réseaux + Electrotechniciens Réhabilitation du puits de Ces équipes, composées de spécialistes certifiés, participent relevage La Bastide de à la création et à l’amélioration Sérou du patrimoine hydraulique et électrotechnique du SMDEA, pour durer dans le temps. Les travaux sont souvent réalisés conjointement.
DT- Pôle Travaux Travaux en Régie Equipe Electrotechnique Traitement de l’Eau par désinfection « Notre rôle est de mettre en place et d’assurer l’entretien d’équipements de pointe, qui requièrent une grande technicité et un important savoir-faire »
DT- Pôle Aménagement du Territoire Pilotage des études dans le cadre du PPI De la conception… « les chargés d’études conçoivent un chantier, étudient sa faisabilité, son impact environnemental et le chiffrent pertinemment »
DT- Pôle Travaux Exécution du PPI En passant par la réalisation… 14 Millions par an de dépenses d’équipements, en moyenne, depuis 2009 A l’image de chefs d’orchestres, les 4 chargés d’affaires rapprochent les entreprises et les services du SMDEA pour obtenir un produit fini exploitable et correspondant aux cahiers des charges des travaux.
DT- Pôle Aménagement du Territoire Technicien SPANC Au quotidien, les « SPANQUEURS » répondent à des missions de conseil et de contrôle, notamment lors d’interventions chez les particuliers. Le volet réglementaire reste fondamental dans ce métier et le sens du dialogue est primordial
DT- Pôle Aménagement du Territoire Avis d’URBANISME Les agents en charge d’urbanisme participent à l’aménagement et au développement durable des communes. Ils répondent aux sollicitations des communes en émettant des avis en matière d’eau potable et d’assainissement, en fonction des capacités existantes et futures de nos équipements.
DT- Pôle Assainissement Exploitation réseaux et des stations d’épuration « Notre métier permet d’avoir une vue d’ensemble du bon fonctionnement des stations d’épuration » Les compétences mobilisées relèvent de l’électromécanique et la régulation, pour ajuster le traitement biologique des eaux usées
DT- Pôle Assainissement Traitement des boues d’épuration - Pichobaco « Rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme »
DT- Pôle Eau Potable Exploitation des usines de production Limites de qualité : 0,5 NTU (turbidité) 0 Bactérie « Le principal objectif est de fournir de l’eau de bonne qualité à nos abonnés. Pour ce faire, nous coordonnons les étapes de filtration et de désinfection ».
DT- Pôle Eau Potable Diagnostic et recherche de fuites Quand il n’y a pas de fuite, l’eau s’écoule dans les canalisations sans bruit ou à des niveaux sonores très faibles (basses fréquences). À l’inverse, la présence d’une fuite produira un son. La recherche de fuite s’effectue avec deux appareils d’écoute : l’aquaphone et le corrélateur acoustique.
DT- Pôle Eau Potable Agents d’Exploitation UTE Le métier de « fontainier » est très polyvalent. Dans une journée, les agents peuvent réparer une fuite, changer un compteur d’abonné, contrôler un poteau incendie. L’entretien et le nettoyage des ouvrages une fois par an reste primordial pour garantir le 64 agents répartis sur tout le territoire maintien de la qualité de l’eau dans le réseau.
DT- Pôle Eau Potable Exploitation du barrage de Montbel • 550 hectares • 60 millions de m3 • 1,2 MW de capacité de turbinage Le SMDEA exploite contractuellement le barrage pour le compte de l’IIABM. Deux étapes sont déterminantes : - La phase de remplissage l’hiver, pendant laquelle le SMDEA s’engage sur un rendement minimum de 90% de la prise d’eau. - La phase de déstockage, l’été, pour compenser, au plus juste, les prélèvements agricoles, en respectant des quotas de répartition entre les trois départements 09-11-31
DAF- Pôle Logistique Le Pôle Logistique assure des missions transversales pour l’ensemble du SMDEA. Il réalise principalement les achats de pièces et de fournitures pour tous les métiers techniques du Syndicat. Il assure l’entretien et la mise en sécurité des bâtiments, des espaces verts, ainsi que la gestion de l’ensemble du parc de véhicules et de matériels roulants. Il participe à l’organisation technique des réceptions (AG, CA, inaugurations….) …/…
DAF- Pôle Logistique Mais aussi, le Pôle Logistique pilote la réalisation de projets structurants
DAF- Pôle Juridique Administration Générale Les secrétaires assurent la bonne tenue des assemblées délibérantes, la gestion des fournitures, ainsi que le secrétariat général. Les hôtesses sont responsables de l’accueil physique et téléphonique du public, de la gestion du pool de véhicules de services. Elles participent à la gestion du courrier.
DAF- Pôle Juridique Gestion des contentieux et gestion du patrimoine Le SMDEA doit être autorisé à implanter ses ouvrages dans le domaine privé. Dans le cas d’utilité publique, les solutions amiables sont toujours privilégiées à l’expropriation. « Nous réalisons nous-même des actes en la forme administrative, nous conférant ainsi des attributions d’ordre notarial ». Le pôle juridique assure la protection et la défense des intérêts du SMDEA, ayant parfois recours aux services des avocats
DAF- Pôle Juridique Commande Publique Pour répondre à ses besoins en matière de travaux, de fournitures et de services, le SMDEA doit obligatoirement conclure des marchés publics avec ses fournisseurs ou ses entrepreneurs. Les règles strictes qui s'appliquent à ces contrats sont définies par la législation relative aux marchés publics.
DAF- Pôle Finances 13900 2900 titres mandats 6800 147 factures emprunts traitées Saisie 3 lignes fiches de inventaire trésorerie 23,24 Millions de dépenses de fonctionnement en 2017 Les agents du Pôle Finances préparent le budget et son exécution (mandats et titres), assurent la gestion de l’actif et de la dette ainsi que les différents contrats et conventions
DAF- Pôle Gestion des Abonnés Une équipe de 19 personnes mobilisée pour assurer les recettes nécessaires au fonctionnement du SMDEA • Plus de 150000 factures envoyées • 68500 abonnés à l’eau Gestion des potable Vérification des Relève des abonnés dans rôles avec prise Prise en charge Envoi des • 51000 abonnés à compteurs Anémone et comptable factures calcul des rôles en charge l’assainissement • 28,14 Millions de recettes des produits de Processus de gestion des abonnés et de facturation services en prévision pour 2018
DRH- Pôle Gestion des Ressources Humaines Les agents du pôle GRH accompagnent principalement les carrières des 224 agents et assurent la paye tous les mois. Ils sont en charge du suivi de tous les contrats de travail, de la gestion de la maladie, des retraites, de la mise en œuvre du plan de formation des agents, etc.
DRH- Pôle Santé et Sécurité au Travail Le responsable du pôle SST est en charge de la mise en œuvre de la politique santé et sécurité au travail. Il évalue les risques et œuvre au quotidien pour : - Sensibiliser les agents du SMDEA aux risques professionnels auxquels ils sont exposés. - Proposer des actions concrètes de sécurisation des sites, de formations, d’information.
DI- Pôle Système d’Information Les agents du pôle SI ont pour mission la maîtrise d’ouvrage de l’aménagement numérique, le développement et la maintenance du parc informatique, la sécurisation du système d’information et des données informatiques. Ils assurent l’accès aux données pour faciliter leur traitement par l’ensemble des utilisateurs, en particulier celui des données patrimoniales.
DI- Conseil en Gestion & Communication L’alimentation et la correction tout au long de l’année des bases de de données, en collaboration avec les différents services, permettent : - le calcul des indicateurs de performance et l’élaboration du rapport annuel, - l’amélioration du système de facturation des services rendus aux usagers. Les actions de communication s’appuient aujourd’hui sur des outils multiples et complémentaires pour valoriser tout le travail réalisé au SMDEA.
Des investissements pour le développement durable du territoire Pour le développement durable du territoire Solidarité des territoires
Investissements 2018 sur le territoire du Pays Cathare - Quérigut
REMPLACEMENT DES RÉSEAUX D’EAU POTABLE DE MANSES Reprise des réseaux d’adduction d’eau potable de la commune de Manses (AAP Fuites) 352 000 € 2 210 ml de canalisations remplacées
REMPLACEMENT DES RÉSEAUX D’EAU POTABLE LAVELANET Reprise des réseaux d’eau potable chemin de la Coume et rue Denis Papin (AAP Fuites) 355 000 € 1 500 ml de canalisations remplacées Mise en séparatif du réseau d’assainissement Cité des Coumes en coordination avec l’eau potable - 130 000 €
LES AUTRES OPÉRATIONS Laroques LES AUTRES Mirepoix d’Olmes TRAVAUX 2018 Reprise des branchements d’eau potable Allée Palafrugell & Rue du Maréchal à Reprise des tabourets d'assainissement Mirepoix, et reprise du réseau d’eau potable 100 000 € rue Carnot 72 000 € Montferrier Dun Reprise de la canalisation d’eau potable UPEP + Protection des captages afin d’effacer le seuil du ruisseau du 290 000 € Dardé 50 000 € Montant total des travaux réalisés en 2018 : 1 520 000 € (Pour mémoire : 1 400 000 € en 2017)
Les Projets
LES PROJETS Mirepoix Montségur ASS Douctouyre AEP AEP Lavelanet ASS Tabre ASS Lagarde AEP Léran ASS Montferrier AEP Montant total des travaux projetés : 600 000 €
Faits marquants 2018
DT- Pôle Eau potable – Service distribution UTE Maintenir ou améliorer la qualité de l’eau • Secteur du haut Douctouyre (Roquefort les cascades, Lieurac, Ilhat, Le Carla de Roquefort, Le Sautel, et 6 hameaux de Dun) Fortes précipitations Ressource : Prat d’Amount 6 pics de turbidité Actions : Distribution d’eau en bouteille . Impact sur les populations : 71 jours de NC • Secteur du Pays d’Olmes (haute vallée du Touyre) Ressource : Fount Bergens Cadeillou Date de mise en service de l’usine : 18/09/2017 Alimentation en eau potable sécurisée 20 communes ; 15000 hab. concernés 17 épisodes depuis janvier 2018 >2 NTU ; 12 jours
DT- Pôle Eau potable – Service distribution UTE Maintenir ou améliorer la qualité de l’eau QUALITE 997 Analyses / Autocontôles planifiées 1366 Chlorations manuelles planifiées QUANTITE Recherche de fuites en urgence et interventions sur manque d’eau : 94 Recherches de fuites en préventif 161 Recherches de fuites en curatif 37 fuites sur branchements, 94 fuites avant compteur, 57 fuites sur canalisations 44 Mise à jour des plans 549 Remplacements de compteurs suite à la relève 222 relèves de compteurs généraux ASTREINTE 196 interventions / 358 heures Préventif : 99 interventions / 144 heures : usines de Fontestorbes et de Montferrier Curatif : 88 interventions / 199 heures Travaux facturés : 3 interventions, réparation conduite cassée, Ilhat et Arvigna
Réduire les pollutions au milieu naturel Hydrocurage - 21 km de réseaux hydrocurés sur 162 km - 117 interventions en curatif (égouts bouchés), pour moitié sur les grandes villes : 14 sur Laroque d'Olmes, 22 sur Lavelanet, 24 sur Mirepoix - Aucun débordement chez les particuliers Données STEP - Non conformités sur Montségur, Aigues Vives. Points noirs : les petites installations du canton du Donezan, excepté Rouze- Mijanès : Toutes ces installations sont très vétustes et ont de mauvais résultats épuratoires. - Changement du compacteur sur Mirepoix en 2018 (faisant suite au changement du dégrilleur et des rampes d'aération en 2017) - Réalisation d'une campagne de contrôle de raccordement sur le quartier du Béal à Mirepoix - Réhabilitation du PR de L'Aiguillon prévu en décembre 2018 - Réhabilitation du PR de Tabre prévu premier trimestre 2019 - Curage de la lagune de L'Aiguillon Lesparrou prévu en 2019 (dossier administratif), curage réalisé en 2019-2020 Usine de compostage - 4 plaintes d'odeurs enregistrées en 2018 travaux : - changement du ventilateur principal (12 000 €) - changement de la porte du tunnel de fermentation (16 000 €)
Des multiples projets en cours
Déploiement progressif Direction Technique & du nouveau Système Direction de l’Information d’Information : logiciels MAINTA et KIS 1- Comprendre et piloter notre activité, effectuer un reporting formalisé 2- Optimiser les coûts de fonctionnement 3- Gérer le patrimoine
Les logiciels Solution WEB du SIG Solution WEB de la GMAO ▪Mise à jour du Essentiellement pour les référentiel planificateurs, demandeurs ▪Consultation d’intervention et consultation ▪Applications différentes par services
Les logiciels Solutions Mobiles pour les agents sur le terrain : consultation du SIG et réalisation des Interventions géo localisées
Direction de l’Information Sécurité du système d’information Avancement : 1. Le nouveau matériel est posé, configuré et en fonction. 2. Les services d’Infrastructures sont portés sur le nouveau système (Contrôleur de domaines AD, Impressions, Serveur de mise à jour, etc) 3. La couche sécurité est activée 4. Le marché Orange est terminé à 100% Reste à faire : 1. Migration des applicatifs métiers sur les nouveaux serveurs de bases de données 2. Sécuriser l’alimentation électrique
Direction de l’Information Un pas supplémentaire vers le numérique Développer le nouveau site internet Plus de Communication Interne Mettre en place de nouveaux outils de pilotage et de reporting Accompagner la mise en place du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) Accompagner le déploiement de la GMAO Accompagner le déploiement de la dématérialisation Moderniser le système d’accueil téléphonique
La Direction des Ressources Humaines Plan d’actions Etude sur Accident du Règlement Référentiel de l’Absentéisme Travail Intérieur nos métiers Négociation Règlement Elections Bilan Social Annuelle de professionnelles/ Individuel Obligatoire formation Statuts Salariés- FPT Boîte à outils Restructuration Base de Qualité de Vie au RIFSEEP RH Travail et Risques PROJETS PROJETS Données RH Psychosociaux 2018-2019 2018
La Direction Administrative et Financière Un pas supplémentaire vers le numérique Dématérialisation des Marchés Publics Dématérialisation des factures (facturation électronique) Les enjeux de la démarche nationale de transformation numérique de la commande publique : un accompagnement des acteurs la simplification des usages / diminution de la charge administrative grâce au numérique le renforcement de la transparence de la commande publique un archivage électronique cohérent , sûr et accessible
Merci pour votre attention
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