Trait d'Union Ville et Communes de Bruxelles-Capitale - Easybrussels

 
DIAPOSITIVES SUIVANTES
Trait d'Union Ville et Communes de Bruxelles-Capitale - Easybrussels
SOUS LA LOUPE         SOUS LA LOUPE          ÉCHO DE LA RÉGION
                                               Réforme CoBAT :        Comment garantir       Bonne Gouvernance
                                               source d’inquiétudes   le financement des     et Transparence
                                               pour les Communes      pouvoirs locaux

                                           Trait d’Union
                                            Vi l l e e t C o mmu n e s d e Br u x el l es- C a p i t al e
ED. RESP. CORINNE FRANÇOIS - N° 7318

                                                                                           Réforme du CoBAT :
                                                                                           bien plus qu’une
                                                                                           modification
                                                                                           de façade.

                                       N° 105
                                       BUREAU DE DÉPÔT : BXL X
                                       MAGAZINE BIMESTRIEL
                                       DÉCEMBRE-JANVIER 2018
                                       AGRÉATION P 921662
Trait d'Union Ville et Communes de Bruxelles-Capitale - Easybrussels
ÉCHO DE LA RÉGION

LES ENJEUX DE LA SIMPLIFICATION
ADMINISTRATIVE
A l’occasion du lancement en décembre dernier du site de l’agence de simplification administrative
en Région de Bruxelles-Capitale Easybrussels, Brulocalis revient1 sur l’intérêt de la simplification
administrative et s’entretient avec Mme Cathy Marcus, directrice de l’agence.

Rappelez-nous l’objectif de la simplification et
comment la Région entend le rencontrer
                                                              BRULOCALIS, PARTENAIRE
Cathy Marcus : « La simplification administrative vise        DE LA SIMPLIFICATION
la réduction des charges administratives pour
les usagers des services publics, tant les citoyens           En 2016, Brulocalis a signé un accord
que les entreprises. Cela représente des avantages            de collaboration avec Easybrussels.
considérables : un gain de temps, des économies,              L’association de la Ville et des communes
une diminution de déplacements, mais aussi un gain            s’engage ainsi à sensibiliser les 19
de transparence, d’autonomie et d’efficacité.                 communes et les CPAS de la Région
                                                              aux projets de simplification ainsi qu’à
Easybrussels a vu le jour en 2015 suite à une                 réfléchir à une stratégie locale en cette
recommandation du Conseil Economique et Social                matière. Au niveau local, Brulocalis
(CES) de mettre en place un nouveau plan de                   est le partenaire par excellence
simplification administrative au sein de la Région            de la simplification administrative
                                                              des communes bruxelloises et des                       >>Cathy MARCUS,
et d’en assurer le suivi. Nous avons alors fixé les
                                                              CPAS. L’association sensibilise à la                   directrice Easybrussels
actions reprises dans le Plan de simplification
administrative 2015-2020.                                     simplification administrative les organes
                                                              des communes et des CPAS ainsi que
                                                              les hauts fonctionnaires des pouvoirs
                                                              locaux par la tenue de réunions et
     Le « Plan de simplification administrative               par le biais de ses différents médias
     2015-2020 » est intégré au premier                       ou canaux de communication.
     rapport d’activité d’Easybrussels. Il
     est consultable sur easy.brussels

                                                          Hormis la numérisation des processus qui
                                                          regroupe l’essentiel des axes de la simplification,
Easybrussels relaie la politique de simplification
                                                          Easybrussels s’occupe aussi de l’amélioration
administrative auprès de l’intégralité des institutions
                                                          de la réglementation. De quoi s’agit-il ?
de la Région de Bruxelles-Capitale. Comment
faisons-nous cela ? En nous appuyant sur notre
                                                          Cathy Marcus : « Oui, et la raison est très simple :
comité de pilotage. Chaque organisme régional                                                                      1. Voir « La simplification encadrée par un
                                                          réduire les charges administratives signifie aussi
bruxellois délègue un représentant à participer aux                                                                   Plan », dans le Trait d’Union 2016-3 ou sur
                                                          revoir les réglementations existantes. Si elles sont        www.brulocalis.brussels > documents
travaux du comité de pilotage Easybrussels. Des
représentants des membres du Gouvernement
bruxellois s’y retrouvent également. De cette façon,
nous assurons une approche coordonnée de la
simplification administrative en Région bruxelloise.

Easybrussels lutte contre la complexité
administrative qui représente un important risque
pour la qualité du service offert aux citoyens et
entreprises, ainsi que leur perception du service
public. C’est pourquoi je tiens à ce que l’on vise
à l’amélioration continue de l’administration. Le
service public doit gagner en efficacité en réduisant
les démarches redondantes. C’est comme cela que
nous pourrons offrir plus de confort pour les usagers
et gagner leur confiance. »

                                                                                                                              TRAIT D’UNION
                                                                                                                      DÉCEMBRE-JANVIER 2018              29
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ÉCHO DE LA RÉGION

                                                                                       ce contexte les réglementations et procédures
                                                                                       existantes avec les organismes du comité de
                                                                                       pilotage d’Easybrussels. Cela nous permet
                                                                                       de proposer des pistes d’améliorations et de
                                                                                       simplification concrètes. »

                                                                                       Le Gouvernement a adopté un Plan de
                                                                                       simplification administrative qui encadre son
                                                                                       action. Qu’y trouve-t-on ?
                                                                                       Cathy Marcus : « La stratégie de simplification
                                                                                       administrative de la Région bruxelloise pour 2015-
                                                                                       2020 est déclinée en deux objectifs généraux : d’une
                                                                                       part nous avons renforcé la concertation par le biais
                                                                                       du comité de pilotage et d’autre part nous avons
                                                                                       fixé l’ambition de réduire les charges administratives
                                                                                       de 25 % en Région de Bruxelles-Capitale d’ici 2025.
                                                                                       C’est ce premier objectif qui a conduit à la mise en
                                                                                       place d’Easybrussels. Le plan structure bien toute
                                                                                       l’action du Gouvernement et la déploie en huit
                                                                                       objectifs stratégiques. Il en découle pas moins de
                                                                                       125 actions qu’il serait trop long de détailler ici. »

                                                                                       Le Plan s’accompagne-t-il d’évaluations et
                                                                                       d’améliorations continues
                              >>Sélection des documents à scanner pour archivage       Cathy Marcus : « Le Gouvernement tient vraiment
                                                                                       à suivre l’évolution des dossiers. De nombreux
                             trop lourdes pour les usagers, il faut les revoir, tout   indicateurs d’avancement ont donc été définis.
                             simplement.                                               Easybrussels a ainsi mis en place un outil de
                                                                                       monitoring des actions du plan pour garantir un
                             Ce principe de « Better regulation », vise à réduire      suivi efficace des mesures d’amélioration de nos
                             les contraintes issues de la réglementation qui           services publics pour les usagers. Avec l’outil de
                             pèsent sur les entreprises, les citoyens et les           monitoring, nous pouvons mieux appréhender le
                             administrations publiques. Nous revoyons dans             suivi des actions en Région bruxelloise. Lorsque

                                  GÉRER ÉLECTRONIQUEMENT LE SECRÉTARIAT DES RÉUNIONS
                                  Le BO Secrétariat (BOS) est un outil                 exploité davantage par l’ensemble des
                                  informatique qui permet de gérer le flux             administrations tant au niveau décisionnel
                                  de validation et de signature officielle             qu’au sein des services par exemple lorsque
                                  de documents et de dossiers et par                   des responsables de larges départements
                                  conséquent un outil de simplification                sont amenés à devoir valider de grandes
                                  administrative. Actuellement, il est utilisé         quantités de documents Il peut aussi être
                                  au sein des communes bruxelloises et                 très pratique et faire gagner beaucoup
                                  de quelques administrations régionales               de temps dans le cas de validations et
                                  et bicommunautaires. Il permet                       signatures de grandes quantités de dossiers
                                  notamment de formaliser les décisions                avec des contenus identiques comme par
                                  du collège et du conseil communal. Quels             exemple la signature d’attestations, de
                                  développements souhaiteriez-vous voir                renseignements publics, de lettres types.
                                  développés pour les communes ?
                                                                                       J’ajoute qu’il est important de différencier
                                  Cathy Marcus : « La masse de documents               un workflow amélioré pour valider des
                                  à signer au sein d’une commune par des               documents au sein de grands services
                                  échevins est considérable ! Pourtant, la             ou entre différents services et la réflexion
                                  majorité de ces documents ne nécessite               sur la délégation de pouvoir pour la
                                  pas une signature manuscrite.                        signature de décisions. La symbolique de la
                                  Un système comme BOS permet de gérer                 signature manuelle reste très forte, surtout
                                  des lots de documents à approuver au                 pour les générations les plus anciennes
                                  niveau des compétences des échevins.                 pour qui un équivalent électronique
                                  Nous pensons que cet outil peut être                 n’a pas encore la même portée. »

30   TRAIT D’UNION
     DÉCEMBRE-JANVIER 2018
Trait d'Union Ville et Communes de Bruxelles-Capitale - Easybrussels
Simplifions l’administration !
           8 OBJECTIFS
         POUR 2015 – 2020               Faire de la Région de
                                        Bruxelles-Capitale
                                        un acteur proactif
                                        dans les travaux
                                        européens relatifs
                                        à la simplification
 Faire de la Région de                  administrative
   Bruxelles-Capitale
   un maillon clair de
      la simplification
 administrative belge                   Développer une
                                        structure de pilotage
                                        efficace pour la
                                        Région de Bruxelles-
                                        Capitale en matière
                                        de simplification
     Développer une                     administrative
   vision intégrée de
     la simplification
administrative au sein
     de la Région de
  Bruxelles-Capitale                    Développer les
                                        technologies de
                                        l’information et de
                                        la communication
                                        au service de la
                                        simplification
                                        administrative
          Améliorer le
           processus
         administratif

                                        Impliquer les
                                        pouvoirs locaux
                                        dans la démarche
                                        de simplification
                                        administrative
         Impliquer les
           entreprises
    dans la démarche
     de simplification
       administrative
Trait d'Union Ville et Communes de Bruxelles-Capitale - Easybrussels
SOUS LA LOUPE

                                  nous nous rassemblons avec le comité de pilotage
                                  Easybrussels, nous pouvons de cette façon
                                  constater l’avancée objective des actions et faire            LA SIMPLIFICATION
                                  remonter nos observations et expériences avec les
                                  administrations au Gouvernement.                              EN 8 OBJECTIFS
                                  Nous réalisons chaque année un rapport
                                  au Gouvernement avec ces constats et nos
                                                                                                STRATÉGIQUES
                                  recommandations d’actions. Cela dresse le cadre
                                                                                                L’état d’avancement des projets de
                                  pour les priorités de l’année suivante.
                                                                                                simplification est détaillé dans les
                                                                                                rapports d’activités d’Easybrussels. Le
                                  Nous avions interviewé la Secrétaire d’Etat                   deuxième rapport au Gouvernement
                                  en charge de la simplification administrative,                sur les activités de l’agence en
                                  Madame Fadila Laanan, en 2016. Elle avait                     2016 est ainsi disponible sur easy.
                                                                                                brussels. La structure de ce rapport
                                  alors exprimé la volonté de pouvoir mesurer
                                                                                                suit les 8 objectifs stratégiques du
                                  et chiffrer à terme les diminutions de charges                Plan de simplification 2015-2020 :
                                  administratives engrangées. Comment
                                                                                                Les huit objectifs stratégiques sont :
                                  mesurez-vous ces charges ?
                                                                                                1.   Faire de la Région de Bruxelles-
                                  Cathy Marcus : « En combinant d’une part                           Capitale un acteur proactif dans
                                  l’évaluation qualitative, par le biais d’enquêtes de               les travaux européens relatifs à
                                  satisfaction, et d’autre part l’évaluation quantitative            la simplification administrative
                                  en appliquant la méthode du Standard Cost
                                  Model (SCM). Cette méthode analyse de manière                 2.   Faire de la Région de Bruxelles-
                                  systématique toutes les données chiffrées de                       Capitale un maillon clair de la
                                  charges administratives liées à une réglementation                 simplification administrative belge
                                  pour l’usager. Par exemple : le temps de                      3.   Développer une structure de
                                  déplacement moyen, le coût que représente une                      pilotage efficace pour la Région
                                  démarche administrative. Toutes ces données sont                   de Bruxelles-Capitale en matière
                                  collectées afin de mesurer la charge globale sur                   de simplification administrative
                                  l’utilisateur. »                                              4.   Développer une vision intégrée de la
                                                                                                     simplification administrative au sein
                                  LES MARCHÉS PUBLICS DE                                             de la Région de Bruxelles-Capitale
                                  LA RÉGION EN LIGNE                                            5.   Développer les technologies
                                                                                                     de l’information et de la
                                  Depuis le 1er décembre 2017, une nouvelle                          communication au service de la
                                  circulaire impose aux administrations régionales2 et               simplification administrative
                                  Organismes d’Intérêt Public bruxellois d’informer
                                                                                                6.   Améliorer le processus administratif
                                  systématiquement les entreprises de la publication
                                  des marchés publics en ligne. Elle vise à augmenter           7.   Impliquer les pouvoirs
                                  la transparence de l’administration, à assurer une                 locaux dans la démarche de
                                  meilleure accessibilité aux marchés publics et                     simplification administrative
                                  accroître l’activité économique, en particulier celle         8.   Impliquer les entreprises
                                  des PME et TPE. Cette circulaire forme ainsi un                    dans la démarche de
                                  levier de simplification administrative.                           simplification administrative
                                  Les marchés publics représentent près de 15 %
                                  du PIB. L‘intérêt économique étant considérable,
                                  la Région de Bruxelles-Capitale a suivi les               d’offres et élargissent l’éventail de fournisseurs
                                  recommandations des autorités européennes et              potentiels.
                                  s’est engagée à publier au plus vite les marchés
                                  publics sur le web. La Région s’inscrit ainsi dans        Même si les communes ne doivent pas encore
                                  une démarche digitale plus ouverte et dirigée             publier leurs marchés publics sur une telle
                                  vers toutes les entreprises bruxelloises.                 plateforme, rien ne les retient non plus. En
                                                                                            généralisant ce mode de publication, la Région
                                  En présentant leurs marchés publics en ligne sur          espère inspirer les communes à suivre son
                                  la plateforme e-Procurement, les administrations          exemple…
                                  régionales permettent aux entreprises de
                                  prendre connaissance en toute transparence
                                  des commandes de la Région, toutes activités
                                  confondues, et de remettre une offre pour les
2. Cette circulaire ne concerne   marchés auxquels elles souhaitent participer. Les
   donc pas les communes.         administrations publient quant à elles leurs marchés
3. De 30.000 à 135.000 euros      publics3 de façon sécurisée, bénéficient de plus

32        TRAIT D’UNION
          DÉCEMBRE-JANVIER 2018
SOUS LA LOUPE

TROIS QUESTIONS SUR LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE
Pour Easybrussels, la facture électronique           compris au niveau des communes. L’agence
est l’outil de simplification administrative par     veille à ce que les administrations acceptent la
excellence. l’agence a constaté qu’elle contribue    facture électronique pour l’échéance légale, soit
à la réalisation d’économies s’élevant à plusieurs   2020.
milliards d’euros en Belgique. Easybrussels
tient dès lors à informer les institutions           Concrètement, le volet technique du
régionales et locales du sujet afin que celles-ci    projet s’appuie sur le fait que les factures
puissent rapidement implémenter la facturation       électroniques sont envoyées par les entreprises
électronique.                                        via le réseau européen Open Peppol. Cette
                                                     plateforme européenne est liée à toutes les
                                                     plateformes des entités fédérées, comme
C’EST QUOI, UNE FACTURE                              les entités belges. Celles-ci récupèrent leurs
                                                     factures à partir de la plateforme belge, appelée
ÉLECTRONIQUE ?                                       Mercurius, qui forme le point d’accès sécurisé
                                                     au réseau européen.
Cathy Marcus : « Souvent, je constate qu’il y a
des malentendus sur la définition de la facture      Chaque entité fédérée distribue ensuite les
électronique. Il ne s’agit pas uniquement d’une      factures à ses administrations et institutions via
facture sous format électronique ou envoyée par      sa propre plateforme. En Région de Bruxelles-
mail.                                                Capitale, nous utilisons la plateforme Fidus,
                                                     gérée par le CIRB6… »
La facture électronique représente en effet
un document dématérialisé4 transmis par un
fournisseur à ses clients, mais elle implique
l’utilisation d’une plateforme sécurisée. Un
simple document numérique ne répond pas                   QUELLE EST
à cette sécurité cruciale pour la facturation
électronique.                                             L’ÉCHÉANCE DE
                                                          LA FACTURATION
QUELS SONT LES AVANTAGES ?
                                                          ÉLECTRONIQUE ?
Cathy Marcus : « La facturation électronique
qu’on appelle également l’e-Invoicing est un              Le passage à la facturation
bel outil de simplification administrative !              électronique est imposé par l’Europe
Elle permet d’augmenter l’efficacité et la                pour les autorités de tous niveaux.
transparence entre les services publics et ses            Les communes doivent être en
prestataires, ce qui à son tour engendre des              mesure d’accepter toutes les
économies. Je pense par exemple à ces                     factures électroniques pour 2020.
piles d’impressions papier qui disparaissent
ainsi que le temps de traitement qui est                  Brulocalis, dans le cadre de son
également diminué grâce à cela.                           accord de collaboration avec
Vous savez à combien d’économies l’ASA5                   Easybrussels, en a déjà informé
a estimé le passage à 100 % de factures                   les receveurs à l’automne
électroniques en Belgique ? A 3,37 milliard               dernier et suit le dossier de près
d’euros ! Il s’agit donc d’une mesure qui                 avec l’agence de simplification
dépasse largement le seul fait de simplifier              administrative. Elle en informera en
l’administration. La facturation électronique             temps utile les pouvoirs locaux.
réduit en plus l’impact sur l’environnement.
Que des avantages donc ! »

COMMENT LA FACTURATION
ÉLECTRONIQUE
FONCTIONNE-T-ELLE ?                                                                                       4. Lire aussi dans ce numéro notre
                                                                                                             interview de Willem Stevens,
Cathy Marcus : « Pour la Région bruxelloise                                                                  échevin à Saint-Gilles et chargé de
c’est Easybrussels qui se charge de sensibiliser,                                                            la simplification administrative

d’informer et de conseiller les administrations et                                                        5. L’agence fédérale pour la
                                                                                                             simplification administrative
institutions bruxelloises sur l’e-Invoicing, en ce
                                                                                                          6. Le Centre d’Informatique pour
                                                                                                             la Région Bruxelloise

                                                                                                                     TRAIT D’UNION
                                                                                                             DÉCEMBRE-JANVIER 2018             33
NOS COMMUNES

>>Sofia Douieb

LA SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE,
UNE RÉALITÉ BIENTÔT CONCRÈTE
À LA COMMUNE DE SAINT-GILLES
Un vent de modernité s’apprête à souffler sur la commune de Saint-Gilles en ce début d’année
2018. Si le Plan de simplification administrative est déjà sur les rails depuis au moins un an, sa
concrétisation vient tout juste de commencer. Et le chantier est titanesque. Une dizaine de projets
de modernisation sont en cours de développement. Tous ou presque suivent les objectifs du Plan
de la Région de Bruxelles-Capitale développé en 2015 par Easy Brussels (l’agence régionale pour
la simplification administrative).

Dorénavant à Saint-Gilles, tous les                 départ essentiel qui montre l’ambition de la      qui ont déjà entamé une telle démarche.
courriers entrants seront numérisés, les            commune. »                                        La ville de Gand par exemple est dans une
bons de commande et autres factures                                                                   optique d’amélioration permanente qui
seront dématérialisés et l’ensemble des             Brulocalis : Où se situe votre démarche           s’applique logiquement à son projet de
procédures seront harmonisées. Mais ce              dans le cadre de Easy Brussels ?                  simplification administrative. Elle met un point
n’est pas tout. Willem Stevens, échevin en                                                            d’honneur à favoriser le « client », car une
charge, notamment, de l’informatique et             Willem Stevens : « Easy Brussels, en tant         administration communale est avant tout un
la simplification administrative, a accepté         qu’autorité régionale, est notre interlocuteur    service public. C’est pour moi la stratégie
d’entrer, pour Trait d’Union (Brulocalis), dans     privilégié en matière de simplification           principale à adopter chez nous. D’autres effets
les détails du Plan 2017-2022.                      administrative. En effet, les communes            positifs peuvent s’ajouter à cela : les agents
                                                    gèrent de nombreuses matières dont le             communaux par exemple accompliront leur
                                                    cadre réglementaire est fixé par des autorités    travail plus facilement, nous gagnerons aussi
Brulocalis : Pourquoi avoir créé                    supracommunales, notamment régionales.            en efficacité, en temps et en moyens… Mais
un échevinat de la Simplification                   Dès lors, nous ne pouvons pas, en tant que        le but principal de la démarche est de créer
Administrative ?                                    commune, modifier des règles qui pourraient       une administration avec un fonctionnement
                                                    être simplifiées. Easy Brussels constitue         à la hauteur de ce que le citoyen attend ;
Willem Stevens : « Je pense que c’est               donc un soutien et un relais essentiels pour      c’est-à-dire un fonctionnement qui soit facile,
important, quand on se lance dans                   permettre aux administrations communales          compréhensible et non bureaucratique. Il faut
une nouvelle dynamique, de créer une                d’avancer dans leurs propres projets de           aussi être constamment dans une dynamique
compétence explicite dédiée à un échevin.           simplification. »                                 d’amélioration permanente. »
Grâce à cette officialisation, le Collège
communal et les services s’impliqueront             Brulocalis : Comment expliquez-vous le            Brulocalis : Presque 1 an après le début
certainement davantage. C’est un point de           fait que vous soyez la première commune           de votre démarche de simplification
                                                    bruxelloise à concrétiser un tel projet ?         administrative, qu’est ce qui a déjà été mis
                                                                                                      en place ?
                                                    Willem Stevens : « Il fallait qu’on montre
                                                    l’exemple. Pour nous épauler, nous avons          Willem Stevens : « Pour l’instant, rien n’est
                                                    à nos côtés Cathy Marcus, échevine à              encore tout à fait opérationnel. Mais l’avancée
                                                    Saint-Gilles et également impliquée dans le       du Plan est considérable et commence
                                                    projet au niveau régional. Elle apporte son       doucement à prendre forme. À la fin du mois
                                                    expertise et nous informe plus facilement sur     de novembre, un e-guichet physique a par
                                                    les avancées du projet global. Nous travaillons   exemple été installé dans le hall d’entrée de
                                                    ainsi conjointement sur les projets régionaux     l’hôtel de ville. Il y a donc à présent un endroit
                                                    prioritaires afin que les solutions proposées à   où les citoyens n’ayant pas accès à internet
                                                    terme correspondent aux fonctionnement des        chez eux peuvent faire certaines démarches
                                                    structures communales. »                          administratives directement via nos
                                                                                                      ordinateurs. Juste à côté, un cyber-espace
                                                    Brulocalis : Quels sont les objectifs de ce       déjà en service depuis un moment sert à
                                                                                                      former et à aider les personnes peu habituées
                                                    projet ?
                                                                                                      à l’utilisation d’internet. »
                                                    La motivation première ?
 >>Willem STEVENS, échevin de l’informatique et
                                                    Willem Stevens : « Nous avons commencé
 de la simplification administrative à St. Gilles
                                                    par visiter les communes ou les villes du pays

34      TRAIT D’UNION
        DÉCEMBRE-JANVIER 2018
NOS COMMUNES

Brulocalis : Qu’est-ce qui doit encore être             électronique des places de parking pour          cela. C’est d’ailleurs le rôle de la coordinatrice
concrétisé ?                                            des déménagements par exemple, des               qui s’occupe pleinement du projet. Certains
                                                        locations de salles, des subsides… »             services sont forcément plus réticents que
Willem Stevens : « Les projets qui restent à                                                             d’autres. Le service finances par exemple a
concrétiser pour 2018 sont :                                                                             déjà ses habitudes, ses procédures et son
                                                    Brulocalis : Qu’est-ce que la mise en place
  • Le GEC (gestion électronique des                de cette simplification administrative               propre fonctionnement. Pour changer cela,
    courriers). C’est à ce jour le chantier le      implique techniquement ?                             c’est assez difficile ; c’est comme un grand
    plus important et le plus innovant. Un                                                               paquebot qui doit changer de direction. »
    logiciel est en train d’être mis en place par   Willem Stevens : « Nous avons d’abord
    une société extérieure et une « scanroom »      dû engager du personnel supplémentaire.              Brulocalis : Quels conseils pourriez-
    va être installée. Les courriers entrants       Depuis que le Plan a été approuvé, fin 2016,         vous donner aux autres communes
    seront scannés une fois et feront ensuite       une personne travaille à plein temps sur le
                                                                                                         qui souhaiteraient se lancer dans
    leur trajet électroniquement. Le risque         projet et a donc un œil permanent sur son
                                                                                                         l’« aventure » ? Quelles erreurs/pièges sont
    de perdre des documents sera ainsi              évolution. Elle alimente le comité de pilotage et
                                                    les groupes de travail constitués de collègues       à éviter ?
    considérablement réduit.
                                                    venant de divers services. D’autres employés         Willem Stevens : « Je n’ai pas l’impression
  • La dématérialisation des bons de
                                                    ont également rejoint l’équipe chargée de la         pour le moment que l’on n’ait fait de grandes
    commande. Le but ici est de simplifier
                                                    numérisation des documents. Du matériel              erreurs, mais il faut être réaliste, c’est un
    la procédure et de gaspiller moins de
                                                    a dû être commandé comme des scanners                chantier qui va durer. Décider de créer un
    papier. Mais des aspects juridiques,
                                                    professionnels, des ordinateurs pour l’e-desk…       échevinat, d’engager quelqu’un ou de créer
    procéduraux et pratiques entravent parfois
                                                    Tout ceci a évidemment un coût et chacun             un Plan n’est pas le plus dur. C’est à partir
    nos démarches. Nous sommes en train
                                                    des projets pré-cités constitue un budget            de cette base que le travail commence et il
    d’en discuter avec le receveur communal
                                                    non-négligeable. Par exemple, rien que pour le       faut s’attendre à parcourir un vrai marathon.
    et le service des finances, car il y a une
                                                    GEC, il a fallu réserver près de 300.000 euros. »    Il faut donc être prêt à faire cela ; être en
    certaine réticence de leur part. Cela
    prouve que dans un tel projet, on ne peut                                                            condition mentale avec toute l’équipe
    pas juste imposer ce qu’on veut. Il faut        Brulocalis : Quels sont les principaux               pour s’engager dans ce lourd chantier. La
    toujours essayer de trouver une entente         défis ? Quelles sont les principales                 patience et la persévérance sont des valeurs
    entre les acteurs.                              contraintes ?                                        essentielles, car il faut mettre le maximum de
                                                                                                         monde d’accord sans imposer les choses.
  • L’harmonisation des procédures.                 Willem Stevens : « Les plus gros freins à            Quoi qu’il en soit, j’encourage vivement les
    Nous avons remarqué qu’il y avait trop          toute nouvelle avancée sont, bien-sûr, la            communes à se lancer dans un tel projet.
    de divergences de procédures entre les          réticence et le questionnement de certains           Non seulement parce que le citoyen va
    services et on est donc en train de créer       acteurs. C’est tout à fait normal et humain,         profiter des améliorations et ensuite parce
    une harmonisation. Ce qui veut dire que         mais il faut pouvoir gérer cela. Il faut consacrer   que les fonctionnaires gagneront en efficacité.
    lorsqu’un employé communal passera              beaucoup de temps aux formations,                    Il ne faut pas non plus nier les avancées
    d’un service à un autre, il pourra continuer    explications… Mais le plus difficile, c’est de       technologiques ; le service public doit se
    à fonctionner de la même manière.               rendre concret tout ce qu’on a planifié en           moderniser pour gagner en crédibilité.
  • Un logiciel unique pour la gestion              tenant compte non seulement des aspects
    des stocks. Ce dernier sera bientôt mis         juridiques, mais également en veillant à ne pas      En parlant de modernisation, direction les
    en pratique et harmonisé entre tous les         exclure certaines personnes peu familières           sous-sols du splendide bâtiment communal
    services pour gagner en efficacité. Car,        avec le numérique. »                                 pour visiter la future « scanroom ». Dans
    pour le moment, les stocks sont gérés                                                                les couloirs, des monticules de dossiers,
    avec divers programmes et les bases de          Brulocalis : Quels sont les Services                 courriers, factures et autres documents en
    données sont dispersées.                        concernés au sein de votre commune ?                 tout genre attendent d’être numérisés. En
  • Le système « ticketing » au service                                                                  entrant dans la vaste pièce, le personnel
                                                    Willem Stevens : « Le service archives,              en charge de la paperasse administrative
    population. Aujourd’hui, c’est comme
                                                    informatique et stratégie numérique est le plus      (récemment rejoint par trois nouveaux
    chez le boucher, le citoyen prend un
                                                    concerné par les démarches de simplification         collaborateurs) se lève à la vue de l’échevin
    ticket et il attend son tour, peu importe sa
                                                    administrative puisque le projet tend surtout        et le salue chaleureusement. Dans le coin de
    demande. On veut maintenant travailler
                                                    à la dématérialisation des choses. Le service        la salle, un imposant scanner encore emballé
    de manière plus professionnelle en
                                                    affaires générales est également fort impliqué       attire immédiatement le regard. Il est en
    proposant, via un système électronique,
                                                    puisqu’il a une vue globale sur les procédures,      quelque sorte le signe que la simplification
    de faire directement un choix. Cela
                                                    les décisions… Les autres services privilégiés       administrative sera très prochainement une
    permettra de mieux dispatcher les
                                                    sont le service finances, le service population      réalité bien concrète au sein de la commune
    personnes et de diminuer le temps
                                                    et le service du personnel. À côté de cela, il y a   de Saint-Gilles. »
    d’attente.
                                                    aussi une entente importante avec le receveur
  • La facturation électronique. Il s’agit          communal et le secrétaire communal. »
    d’un projet-pilote, unique en son genre,
    pour lequel nous attendons encore
                                                    Brulocalis : Comment gérez-vous les
    l’approbation de la législation européenne.
    Si tout va bien, ce sera pour 2019.             échanges et possibles conflits au sein des
                                                    divers Services ?
  • L’espace citoyen. Le site web de la
    commune est en train d’être renouvelé.          Willem Stevens : « Conflit est un mot trop
    L’idée est d’avoir un espace où le              lourd à utiliser. Il y a surtout des divergences
    citoyen pourra demander de façon                de points de vue, d’intérêts… Et il faut gérer

                                                                                                                                 TRAIT D’UNION
                                                                                                                         DÉCEMBRE-JANVIER 2018      35
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