Trait d'Union Ville et Communes de Bruxelles-Capitale - Easybrussels
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
SOUS LA LOUPE SOUS LA LOUPE ÉCHO DE LA RÉGION
Réforme CoBAT : Comment garantir Bonne Gouvernance
source d’inquiétudes le financement des et Transparence
pour les Communes pouvoirs locaux
Trait d’Union
Vi l l e e t C o mmu n e s d e Br u x el l es- C a p i t al e
ED. RESP. CORINNE FRANÇOIS - N° 7318
Réforme du CoBAT :
bien plus qu’une
modification
de façade.
N° 105
BUREAU DE DÉPÔT : BXL X
MAGAZINE BIMESTRIEL
DÉCEMBRE-JANVIER 2018
AGRÉATION P 921662
ÉCHO DE LA RÉGION
LES ENJEUX DE LA SIMPLIFICATION
ADMINISTRATIVE
A l’occasion du lancement en décembre dernier du site de l’agence de simplification administrative
en Région de Bruxelles-Capitale Easybrussels, Brulocalis revient1 sur l’intérêt de la simplification
administrative et s’entretient avec Mme Cathy Marcus, directrice de l’agence.
Rappelez-nous l’objectif de la simplification et
comment la Région entend le rencontrer
BRULOCALIS, PARTENAIRE
Cathy Marcus : « La simplification administrative vise DE LA SIMPLIFICATION
la réduction des charges administratives pour
les usagers des services publics, tant les citoyens En 2016, Brulocalis a signé un accord
que les entreprises. Cela représente des avantages de collaboration avec Easybrussels.
considérables : un gain de temps, des économies, L’association de la Ville et des communes
une diminution de déplacements, mais aussi un gain s’engage ainsi à sensibiliser les 19
de transparence, d’autonomie et d’efficacité. communes et les CPAS de la Région
aux projets de simplification ainsi qu’à
Easybrussels a vu le jour en 2015 suite à une réfléchir à une stratégie locale en cette
recommandation du Conseil Economique et Social matière. Au niveau local, Brulocalis
(CES) de mettre en place un nouveau plan de est le partenaire par excellence
simplification administrative au sein de la Région de la simplification administrative
des communes bruxelloises et des >>Cathy MARCUS,
et d’en assurer le suivi. Nous avons alors fixé les
CPAS. L’association sensibilise à la directrice Easybrussels
actions reprises dans le Plan de simplification
administrative 2015-2020. simplification administrative les organes
des communes et des CPAS ainsi que
les hauts fonctionnaires des pouvoirs
locaux par la tenue de réunions et
Le « Plan de simplification administrative par le biais de ses différents médias
2015-2020 » est intégré au premier ou canaux de communication.
rapport d’activité d’Easybrussels. Il
est consultable sur easy.brussels
Hormis la numérisation des processus qui
regroupe l’essentiel des axes de la simplification,
Easybrussels relaie la politique de simplification
Easybrussels s’occupe aussi de l’amélioration
administrative auprès de l’intégralité des institutions
de la réglementation. De quoi s’agit-il ?
de la Région de Bruxelles-Capitale. Comment
faisons-nous cela ? En nous appuyant sur notre
Cathy Marcus : « Oui, et la raison est très simple :
comité de pilotage. Chaque organisme régional 1. Voir « La simplification encadrée par un
réduire les charges administratives signifie aussi
bruxellois délègue un représentant à participer aux Plan », dans le Trait d’Union 2016-3 ou sur
revoir les réglementations existantes. Si elles sont www.brulocalis.brussels > documents
travaux du comité de pilotage Easybrussels. Des
représentants des membres du Gouvernement
bruxellois s’y retrouvent également. De cette façon,
nous assurons une approche coordonnée de la
simplification administrative en Région bruxelloise.
Easybrussels lutte contre la complexité
administrative qui représente un important risque
pour la qualité du service offert aux citoyens et
entreprises, ainsi que leur perception du service
public. C’est pourquoi je tiens à ce que l’on vise
à l’amélioration continue de l’administration. Le
service public doit gagner en efficacité en réduisant
les démarches redondantes. C’est comme cela que
nous pourrons offrir plus de confort pour les usagers
et gagner leur confiance. »
TRAIT D’UNION
DÉCEMBRE-JANVIER 2018 29
ÉCHO DE LA RÉGION
ce contexte les réglementations et procédures
existantes avec les organismes du comité de
pilotage d’Easybrussels. Cela nous permet
de proposer des pistes d’améliorations et de
simplification concrètes. »
Le Gouvernement a adopté un Plan de
simplification administrative qui encadre son
action. Qu’y trouve-t-on ?
Cathy Marcus : « La stratégie de simplification
administrative de la Région bruxelloise pour 2015-
2020 est déclinée en deux objectifs généraux : d’une
part nous avons renforcé la concertation par le biais
du comité de pilotage et d’autre part nous avons
fixé l’ambition de réduire les charges administratives
de 25 % en Région de Bruxelles-Capitale d’ici 2025.
C’est ce premier objectif qui a conduit à la mise en
place d’Easybrussels. Le plan structure bien toute
l’action du Gouvernement et la déploie en huit
objectifs stratégiques. Il en découle pas moins de
125 actions qu’il serait trop long de détailler ici. »
Le Plan s’accompagne-t-il d’évaluations et
d’améliorations continues
>>Sélection des documents à scanner pour archivage Cathy Marcus : « Le Gouvernement tient vraiment
à suivre l’évolution des dossiers. De nombreux
trop lourdes pour les usagers, il faut les revoir, tout indicateurs d’avancement ont donc été définis.
simplement. Easybrussels a ainsi mis en place un outil de
monitoring des actions du plan pour garantir un
Ce principe de « Better regulation », vise à réduire suivi efficace des mesures d’amélioration de nos
les contraintes issues de la réglementation qui services publics pour les usagers. Avec l’outil de
pèsent sur les entreprises, les citoyens et les monitoring, nous pouvons mieux appréhender le
administrations publiques. Nous revoyons dans suivi des actions en Région bruxelloise. Lorsque
GÉRER ÉLECTRONIQUEMENT LE SECRÉTARIAT DES RÉUNIONS
Le BO Secrétariat (BOS) est un outil exploité davantage par l’ensemble des
informatique qui permet de gérer le flux administrations tant au niveau décisionnel
de validation et de signature officielle qu’au sein des services par exemple lorsque
de documents et de dossiers et par des responsables de larges départements
conséquent un outil de simplification sont amenés à devoir valider de grandes
administrative. Actuellement, il est utilisé quantités de documents Il peut aussi être
au sein des communes bruxelloises et très pratique et faire gagner beaucoup
de quelques administrations régionales de temps dans le cas de validations et
et bicommunautaires. Il permet signatures de grandes quantités de dossiers
notamment de formaliser les décisions avec des contenus identiques comme par
du collège et du conseil communal. Quels exemple la signature d’attestations, de
développements souhaiteriez-vous voir renseignements publics, de lettres types.
développés pour les communes ?
J’ajoute qu’il est important de différencier
Cathy Marcus : « La masse de documents un workflow amélioré pour valider des
à signer au sein d’une commune par des documents au sein de grands services
échevins est considérable ! Pourtant, la ou entre différents services et la réflexion
majorité de ces documents ne nécessite sur la délégation de pouvoir pour la
pas une signature manuscrite. signature de décisions. La symbolique de la
Un système comme BOS permet de gérer signature manuelle reste très forte, surtout
des lots de documents à approuver au pour les générations les plus anciennes
niveau des compétences des échevins. pour qui un équivalent électronique
Nous pensons que cet outil peut être n’a pas encore la même portée. »
30 TRAIT D’UNION
DÉCEMBRE-JANVIER 2018
Simplifions l’administration !
8 OBJECTIFS
POUR 2015 – 2020 Faire de la Région de
Bruxelles-Capitale
un acteur proactif
dans les travaux
européens relatifs
à la simplification
Faire de la Région de administrative
Bruxelles-Capitale
un maillon clair de
la simplification
administrative belge Développer une
structure de pilotage
efficace pour la
Région de Bruxelles-
Capitale en matière
de simplification
Développer une administrative
vision intégrée de
la simplification
administrative au sein
de la Région de
Bruxelles-Capitale Développer les
technologies de
l’information et de
la communication
au service de la
simplification
administrative
Améliorer le
processus
administratif
Impliquer les
pouvoirs locaux
dans la démarche
de simplification
administrative
Impliquer les
entreprises
dans la démarche
de simplification
administrative
SOUS LA LOUPE
nous nous rassemblons avec le comité de pilotage
Easybrussels, nous pouvons de cette façon
constater l’avancée objective des actions et faire LA SIMPLIFICATION
remonter nos observations et expériences avec les
administrations au Gouvernement. EN 8 OBJECTIFS
Nous réalisons chaque année un rapport
au Gouvernement avec ces constats et nos
STRATÉGIQUES
recommandations d’actions. Cela dresse le cadre
L’état d’avancement des projets de
pour les priorités de l’année suivante.
simplification est détaillé dans les
rapports d’activités d’Easybrussels. Le
Nous avions interviewé la Secrétaire d’Etat deuxième rapport au Gouvernement
en charge de la simplification administrative, sur les activités de l’agence en
Madame Fadila Laanan, en 2016. Elle avait 2016 est ainsi disponible sur easy.
brussels. La structure de ce rapport
alors exprimé la volonté de pouvoir mesurer
suit les 8 objectifs stratégiques du
et chiffrer à terme les diminutions de charges Plan de simplification 2015-2020 :
administratives engrangées. Comment
Les huit objectifs stratégiques sont :
mesurez-vous ces charges ?
1. Faire de la Région de Bruxelles-
Cathy Marcus : « En combinant d’une part Capitale un acteur proactif dans
l’évaluation qualitative, par le biais d’enquêtes de les travaux européens relatifs à
satisfaction, et d’autre part l’évaluation quantitative la simplification administrative
en appliquant la méthode du Standard Cost
Model (SCM). Cette méthode analyse de manière 2. Faire de la Région de Bruxelles-
systématique toutes les données chiffrées de Capitale un maillon clair de la
charges administratives liées à une réglementation simplification administrative belge
pour l’usager. Par exemple : le temps de 3. Développer une structure de
déplacement moyen, le coût que représente une pilotage efficace pour la Région
démarche administrative. Toutes ces données sont de Bruxelles-Capitale en matière
collectées afin de mesurer la charge globale sur de simplification administrative
l’utilisateur. » 4. Développer une vision intégrée de la
simplification administrative au sein
LES MARCHÉS PUBLICS DE de la Région de Bruxelles-Capitale
LA RÉGION EN LIGNE 5. Développer les technologies
de l’information et de la
Depuis le 1er décembre 2017, une nouvelle communication au service de la
circulaire impose aux administrations régionales2 et simplification administrative
Organismes d’Intérêt Public bruxellois d’informer
6. Améliorer le processus administratif
systématiquement les entreprises de la publication
des marchés publics en ligne. Elle vise à augmenter 7. Impliquer les pouvoirs
la transparence de l’administration, à assurer une locaux dans la démarche de
meilleure accessibilité aux marchés publics et simplification administrative
accroître l’activité économique, en particulier celle 8. Impliquer les entreprises
des PME et TPE. Cette circulaire forme ainsi un dans la démarche de
levier de simplification administrative. simplification administrative
Les marchés publics représentent près de 15 %
du PIB. L‘intérêt économique étant considérable,
la Région de Bruxelles-Capitale a suivi les d’offres et élargissent l’éventail de fournisseurs
recommandations des autorités européennes et potentiels.
s’est engagée à publier au plus vite les marchés
publics sur le web. La Région s’inscrit ainsi dans Même si les communes ne doivent pas encore
une démarche digitale plus ouverte et dirigée publier leurs marchés publics sur une telle
vers toutes les entreprises bruxelloises. plateforme, rien ne les retient non plus. En
généralisant ce mode de publication, la Région
En présentant leurs marchés publics en ligne sur espère inspirer les communes à suivre son
la plateforme e-Procurement, les administrations exemple…
régionales permettent aux entreprises de
prendre connaissance en toute transparence
des commandes de la Région, toutes activités
confondues, et de remettre une offre pour les
2. Cette circulaire ne concerne marchés auxquels elles souhaitent participer. Les
donc pas les communes. administrations publient quant à elles leurs marchés
3. De 30.000 à 135.000 euros publics3 de façon sécurisée, bénéficient de plus
32 TRAIT D’UNION
DÉCEMBRE-JANVIER 2018SOUS LA LOUPE
TROIS QUESTIONS SUR LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE
Pour Easybrussels, la facture électronique compris au niveau des communes. L’agence
est l’outil de simplification administrative par veille à ce que les administrations acceptent la
excellence. l’agence a constaté qu’elle contribue facture électronique pour l’échéance légale, soit
à la réalisation d’économies s’élevant à plusieurs 2020.
milliards d’euros en Belgique. Easybrussels
tient dès lors à informer les institutions Concrètement, le volet technique du
régionales et locales du sujet afin que celles-ci projet s’appuie sur le fait que les factures
puissent rapidement implémenter la facturation électroniques sont envoyées par les entreprises
électronique. via le réseau européen Open Peppol. Cette
plateforme européenne est liée à toutes les
plateformes des entités fédérées, comme
C’EST QUOI, UNE FACTURE les entités belges. Celles-ci récupèrent leurs
factures à partir de la plateforme belge, appelée
ÉLECTRONIQUE ? Mercurius, qui forme le point d’accès sécurisé
au réseau européen.
Cathy Marcus : « Souvent, je constate qu’il y a
des malentendus sur la définition de la facture Chaque entité fédérée distribue ensuite les
électronique. Il ne s’agit pas uniquement d’une factures à ses administrations et institutions via
facture sous format électronique ou envoyée par sa propre plateforme. En Région de Bruxelles-
mail. Capitale, nous utilisons la plateforme Fidus,
gérée par le CIRB6… »
La facture électronique représente en effet
un document dématérialisé4 transmis par un
fournisseur à ses clients, mais elle implique
l’utilisation d’une plateforme sécurisée. Un
simple document numérique ne répond pas QUELLE EST
à cette sécurité cruciale pour la facturation
électronique. L’ÉCHÉANCE DE
LA FACTURATION
QUELS SONT LES AVANTAGES ?
ÉLECTRONIQUE ?
Cathy Marcus : « La facturation électronique
qu’on appelle également l’e-Invoicing est un Le passage à la facturation
bel outil de simplification administrative ! électronique est imposé par l’Europe
Elle permet d’augmenter l’efficacité et la pour les autorités de tous niveaux.
transparence entre les services publics et ses Les communes doivent être en
prestataires, ce qui à son tour engendre des mesure d’accepter toutes les
économies. Je pense par exemple à ces factures électroniques pour 2020.
piles d’impressions papier qui disparaissent
ainsi que le temps de traitement qui est Brulocalis, dans le cadre de son
également diminué grâce à cela. accord de collaboration avec
Vous savez à combien d’économies l’ASA5 Easybrussels, en a déjà informé
a estimé le passage à 100 % de factures les receveurs à l’automne
électroniques en Belgique ? A 3,37 milliard dernier et suit le dossier de près
d’euros ! Il s’agit donc d’une mesure qui avec l’agence de simplification
dépasse largement le seul fait de simplifier administrative. Elle en informera en
l’administration. La facturation électronique temps utile les pouvoirs locaux.
réduit en plus l’impact sur l’environnement.
Que des avantages donc ! »
COMMENT LA FACTURATION
ÉLECTRONIQUE
FONCTIONNE-T-ELLE ? 4. Lire aussi dans ce numéro notre
interview de Willem Stevens,
Cathy Marcus : « Pour la Région bruxelloise échevin à Saint-Gilles et chargé de
c’est Easybrussels qui se charge de sensibiliser, la simplification administrative
d’informer et de conseiller les administrations et 5. L’agence fédérale pour la
simplification administrative
institutions bruxelloises sur l’e-Invoicing, en ce
6. Le Centre d’Informatique pour
la Région Bruxelloise
TRAIT D’UNION
DÉCEMBRE-JANVIER 2018 33NOS COMMUNES
>>Sofia Douieb
LA SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE,
UNE RÉALITÉ BIENTÔT CONCRÈTE
À LA COMMUNE DE SAINT-GILLES
Un vent de modernité s’apprête à souffler sur la commune de Saint-Gilles en ce début d’année
2018. Si le Plan de simplification administrative est déjà sur les rails depuis au moins un an, sa
concrétisation vient tout juste de commencer. Et le chantier est titanesque. Une dizaine de projets
de modernisation sont en cours de développement. Tous ou presque suivent les objectifs du Plan
de la Région de Bruxelles-Capitale développé en 2015 par Easy Brussels (l’agence régionale pour
la simplification administrative).
Dorénavant à Saint-Gilles, tous les départ essentiel qui montre l’ambition de la qui ont déjà entamé une telle démarche.
courriers entrants seront numérisés, les commune. » La ville de Gand par exemple est dans une
bons de commande et autres factures optique d’amélioration permanente qui
seront dématérialisés et l’ensemble des Brulocalis : Où se situe votre démarche s’applique logiquement à son projet de
procédures seront harmonisées. Mais ce dans le cadre de Easy Brussels ? simplification administrative. Elle met un point
n’est pas tout. Willem Stevens, échevin en d’honneur à favoriser le « client », car une
charge, notamment, de l’informatique et Willem Stevens : « Easy Brussels, en tant administration communale est avant tout un
la simplification administrative, a accepté qu’autorité régionale, est notre interlocuteur service public. C’est pour moi la stratégie
d’entrer, pour Trait d’Union (Brulocalis), dans privilégié en matière de simplification principale à adopter chez nous. D’autres effets
les détails du Plan 2017-2022. administrative. En effet, les communes positifs peuvent s’ajouter à cela : les agents
gèrent de nombreuses matières dont le communaux par exemple accompliront leur
cadre réglementaire est fixé par des autorités travail plus facilement, nous gagnerons aussi
Brulocalis : Pourquoi avoir créé supracommunales, notamment régionales. en efficacité, en temps et en moyens… Mais
un échevinat de la Simplification Dès lors, nous ne pouvons pas, en tant que le but principal de la démarche est de créer
Administrative ? commune, modifier des règles qui pourraient une administration avec un fonctionnement
être simplifiées. Easy Brussels constitue à la hauteur de ce que le citoyen attend ;
Willem Stevens : « Je pense que c’est donc un soutien et un relais essentiels pour c’est-à-dire un fonctionnement qui soit facile,
important, quand on se lance dans permettre aux administrations communales compréhensible et non bureaucratique. Il faut
une nouvelle dynamique, de créer une d’avancer dans leurs propres projets de aussi être constamment dans une dynamique
compétence explicite dédiée à un échevin. simplification. » d’amélioration permanente. »
Grâce à cette officialisation, le Collège
communal et les services s’impliqueront Brulocalis : Comment expliquez-vous le Brulocalis : Presque 1 an après le début
certainement davantage. C’est un point de fait que vous soyez la première commune de votre démarche de simplification
bruxelloise à concrétiser un tel projet ? administrative, qu’est ce qui a déjà été mis
en place ?
Willem Stevens : « Il fallait qu’on montre
l’exemple. Pour nous épauler, nous avons Willem Stevens : « Pour l’instant, rien n’est
à nos côtés Cathy Marcus, échevine à encore tout à fait opérationnel. Mais l’avancée
Saint-Gilles et également impliquée dans le du Plan est considérable et commence
projet au niveau régional. Elle apporte son doucement à prendre forme. À la fin du mois
expertise et nous informe plus facilement sur de novembre, un e-guichet physique a par
les avancées du projet global. Nous travaillons exemple été installé dans le hall d’entrée de
ainsi conjointement sur les projets régionaux l’hôtel de ville. Il y a donc à présent un endroit
prioritaires afin que les solutions proposées à où les citoyens n’ayant pas accès à internet
terme correspondent aux fonctionnement des chez eux peuvent faire certaines démarches
structures communales. » administratives directement via nos
ordinateurs. Juste à côté, un cyber-espace
Brulocalis : Quels sont les objectifs de ce déjà en service depuis un moment sert à
former et à aider les personnes peu habituées
projet ?
à l’utilisation d’internet. »
La motivation première ?
>>Willem STEVENS, échevin de l’informatique et
Willem Stevens : « Nous avons commencé
de la simplification administrative à St. Gilles
par visiter les communes ou les villes du pays
34 TRAIT D’UNION
DÉCEMBRE-JANVIER 2018NOS COMMUNES
Brulocalis : Qu’est-ce qui doit encore être électronique des places de parking pour cela. C’est d’ailleurs le rôle de la coordinatrice
concrétisé ? des déménagements par exemple, des qui s’occupe pleinement du projet. Certains
locations de salles, des subsides… » services sont forcément plus réticents que
Willem Stevens : « Les projets qui restent à d’autres. Le service finances par exemple a
concrétiser pour 2018 sont : déjà ses habitudes, ses procédures et son
Brulocalis : Qu’est-ce que la mise en place
• Le GEC (gestion électronique des de cette simplification administrative propre fonctionnement. Pour changer cela,
courriers). C’est à ce jour le chantier le implique techniquement ? c’est assez difficile ; c’est comme un grand
plus important et le plus innovant. Un paquebot qui doit changer de direction. »
logiciel est en train d’être mis en place par Willem Stevens : « Nous avons d’abord
une société extérieure et une « scanroom » dû engager du personnel supplémentaire. Brulocalis : Quels conseils pourriez-
va être installée. Les courriers entrants Depuis que le Plan a été approuvé, fin 2016, vous donner aux autres communes
seront scannés une fois et feront ensuite une personne travaille à plein temps sur le
qui souhaiteraient se lancer dans
leur trajet électroniquement. Le risque projet et a donc un œil permanent sur son
l’« aventure » ? Quelles erreurs/pièges sont
de perdre des documents sera ainsi évolution. Elle alimente le comité de pilotage et
les groupes de travail constitués de collègues à éviter ?
considérablement réduit.
venant de divers services. D’autres employés Willem Stevens : « Je n’ai pas l’impression
• La dématérialisation des bons de
ont également rejoint l’équipe chargée de la pour le moment que l’on n’ait fait de grandes
commande. Le but ici est de simplifier
numérisation des documents. Du matériel erreurs, mais il faut être réaliste, c’est un
la procédure et de gaspiller moins de
a dû être commandé comme des scanners chantier qui va durer. Décider de créer un
papier. Mais des aspects juridiques,
professionnels, des ordinateurs pour l’e-desk… échevinat, d’engager quelqu’un ou de créer
procéduraux et pratiques entravent parfois
Tout ceci a évidemment un coût et chacun un Plan n’est pas le plus dur. C’est à partir
nos démarches. Nous sommes en train
des projets pré-cités constitue un budget de cette base que le travail commence et il
d’en discuter avec le receveur communal
non-négligeable. Par exemple, rien que pour le faut s’attendre à parcourir un vrai marathon.
et le service des finances, car il y a une
GEC, il a fallu réserver près de 300.000 euros. » Il faut donc être prêt à faire cela ; être en
certaine réticence de leur part. Cela
prouve que dans un tel projet, on ne peut condition mentale avec toute l’équipe
pas juste imposer ce qu’on veut. Il faut Brulocalis : Quels sont les principaux pour s’engager dans ce lourd chantier. La
toujours essayer de trouver une entente défis ? Quelles sont les principales patience et la persévérance sont des valeurs
entre les acteurs. contraintes ? essentielles, car il faut mettre le maximum de
monde d’accord sans imposer les choses.
• L’harmonisation des procédures. Willem Stevens : « Les plus gros freins à Quoi qu’il en soit, j’encourage vivement les
Nous avons remarqué qu’il y avait trop toute nouvelle avancée sont, bien-sûr, la communes à se lancer dans un tel projet.
de divergences de procédures entre les réticence et le questionnement de certains Non seulement parce que le citoyen va
services et on est donc en train de créer acteurs. C’est tout à fait normal et humain, profiter des améliorations et ensuite parce
une harmonisation. Ce qui veut dire que mais il faut pouvoir gérer cela. Il faut consacrer que les fonctionnaires gagneront en efficacité.
lorsqu’un employé communal passera beaucoup de temps aux formations, Il ne faut pas non plus nier les avancées
d’un service à un autre, il pourra continuer explications… Mais le plus difficile, c’est de technologiques ; le service public doit se
à fonctionner de la même manière. rendre concret tout ce qu’on a planifié en moderniser pour gagner en crédibilité.
• Un logiciel unique pour la gestion tenant compte non seulement des aspects
des stocks. Ce dernier sera bientôt mis juridiques, mais également en veillant à ne pas En parlant de modernisation, direction les
en pratique et harmonisé entre tous les exclure certaines personnes peu familières sous-sols du splendide bâtiment communal
services pour gagner en efficacité. Car, avec le numérique. » pour visiter la future « scanroom ». Dans
pour le moment, les stocks sont gérés les couloirs, des monticules de dossiers,
avec divers programmes et les bases de Brulocalis : Quels sont les Services courriers, factures et autres documents en
données sont dispersées. concernés au sein de votre commune ? tout genre attendent d’être numérisés. En
• Le système « ticketing » au service entrant dans la vaste pièce, le personnel
Willem Stevens : « Le service archives, en charge de la paperasse administrative
population. Aujourd’hui, c’est comme
informatique et stratégie numérique est le plus (récemment rejoint par trois nouveaux
chez le boucher, le citoyen prend un
concerné par les démarches de simplification collaborateurs) se lève à la vue de l’échevin
ticket et il attend son tour, peu importe sa
administrative puisque le projet tend surtout et le salue chaleureusement. Dans le coin de
demande. On veut maintenant travailler
à la dématérialisation des choses. Le service la salle, un imposant scanner encore emballé
de manière plus professionnelle en
affaires générales est également fort impliqué attire immédiatement le regard. Il est en
proposant, via un système électronique,
puisqu’il a une vue globale sur les procédures, quelque sorte le signe que la simplification
de faire directement un choix. Cela
les décisions… Les autres services privilégiés administrative sera très prochainement une
permettra de mieux dispatcher les
sont le service finances, le service population réalité bien concrète au sein de la commune
personnes et de diminuer le temps
et le service du personnel. À côté de cela, il y a de Saint-Gilles. »
d’attente.
aussi une entente importante avec le receveur
• La facturation électronique. Il s’agit communal et le secrétaire communal. »
d’un projet-pilote, unique en son genre,
pour lequel nous attendons encore
Brulocalis : Comment gérez-vous les
l’approbation de la législation européenne.
Si tout va bien, ce sera pour 2019. échanges et possibles conflits au sein des
divers Services ?
• L’espace citoyen. Le site web de la
commune est en train d’être renouvelé. Willem Stevens : « Conflit est un mot trop
L’idée est d’avoir un espace où le lourd à utiliser. Il y a surtout des divergences
citoyen pourra demander de façon de points de vue, d’intérêts… Et il faut gérer
TRAIT D’UNION
DÉCEMBRE-JANVIER 2018 35Vous pouvez aussi lire
