PROJET DU SIEGE SOCIAL - 2018-2021 " Rôle & Fonctionnement de la Direction Générale " - Groupe Saint Sauveur
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PROJET
DU SIEGE SOCIAL
« Rôle & Fonctionnement de la
Direction Générale »
2018-2021
V6 – 5 décembre 2017 1
SOMMAIRE
Préambule du Directeur Général
1/ Le Groupe Saint Sauveur : une ambition pour l’avenir
2/ Un siège d’organisme gestionnaire dans le champ de l’action sociale et médico-sociale et
sanitaire : cadre juridique
3/ Le Rôle et les missions du siège
4/ Le projet de siège : une Interface entre le projet associatif et les projets d’établissement
5/ Le fonctionnement du siège : une organisation par processus
6/ Une organisation au service de la gestion des processus
7/ L’approche économique du financement du siège
8/ L’évaluation de l’organisation et de ses résultats : une démarche d’amélioration continue
9/ Glossaire
ANNEXES
Budget prévisionnel (projection 2018)
Organigramme
Document Unique de Délégation
Modèle d’excellence EFQM
Gouvernance
Projet de
siege social
Direction Direction
Générale d'établissement
V6 – 5 décembre 2017 2
PREAMBULE DU DIRECTEUR GENERAL
Avant de préciser le rôle du siège social au sein de l’organisme gestionnaire, il faut en clarifier le terme
générique de siège social ou de siège.
Pour l’entité juridique qu’est l’association Groupe Saint Sauveur, le siège est le lieu d’exercice de la vie
associative et la boite postale des instances de Gouvernance (Conseil d’administration et Présidence).
Pour le Groupe Saint Sauveur, le siège est aussi le lieu d’exercice de la fonction de Dirigeance avec les
services de la Direction Générale. Pour faciliter la lecture, le terme siège employé ci-après ne concerne
que la fonction de Dirigeance.
Faisant suite à la réflexion collective associant administrateurs et directeurs qui a abouti lors de l’assemblée
générale de mai 2015 à l’adoption d’un projet associatif ambitieux pour le Groupe Saint Sauveur pour
la période 2015-2019, et à la validation progressive des projets des établissements gérés par l’association
(mise à jour ou refonte complète), il devenait incontournable de définir un projet pour le siège dans sa
fonction « Dirigeance », qui est l’interface entre les instances de la vie associative qui définissent les
orientations générales du Groupe selon les textes statutaires et les établissements sanitaires, sociaux
et médicosociaux qui ont une mission de service public en direction de personnes accompagnées.
En référence au cadre réglementaire fixé par les pouvoirs publics (article R 314-88 du Code de l’Action
Sociale et des Familles), le projet de siège définit le fonctionnement de la Direction Générale et des
fonctions « support » qui y sont rattachées.
En choisissant d’engager l’ensemble des établissements et structures de l’association dans une
démarche d’amélioration continue de la qualité, qui ne se limite pas aux prestations délivrées par les
établissements mais qui vise aussi l’organisation, il nous fallait disposer d’un projet clair définissant le
rôle et les missions du siège.
Ce projet du siège doit être l’outil de référence dans les relations entre la Direction Générale et les
établissements et services et doit fédérer les énergies dans une envie réelle de construire un modèle de
fonctionnement plus efficient.
La ressource publique se faisant plus rare, le pilotage stratégique de l’association devra ouvrir de nouvelles
perspectives pour bâtir l’avenir du Groupe Saint Sauveur.
De plus en plus, les pouvoirs publics vont chercher à évaluer la pertinence des services rendus par
les sièges sociaux aux établissements. Sans projet, aucune évaluation n’est possible.
Jean-Claude LARDUINAT
Directeur Général.
V6 – 5 décembre 2017 31/ LE GROUPE SAINT SAUVEUR : UNE AMBITION POUR L’AVENIR…
Le Groupe Saint Sauveur, association à but non lucratif, a été constitué le 23 avril 1999 à l’initiative de la
Congrégation des Sœurs du Très Saint Sauveur pour gérer les œuvres qu’elle a créées afin d’assurer leur
développement et leur pérennité.
Dans son action, le Groupe se veut en conformité avec l’option fondamentale de la Congrégation :
« La Congrégation se veut attentive aux besoins des hommes dans leur situation concrète. Elle se porte, en priorité, vers
ceux qui souffrent, vers ceux dont l’épanouissement est entravé et qui ne trouvent pas de réponse à leurs besoins profonds. »
A ce jour, le Groupe Saint Sauveur gère quinze établissements et services implantés dans les deux
départements Alsaciens et regroupés en quatre pôles :
Santé : centre de soins infirmiers (35 places)
Enfance : maison d’enfants à caractère social (76 places)
Handicap : Institut Médico-Educatif & SESSAD / FAS-FAHT-FASPHV (220 places)
Senior : Pôle de gérontologie (SSR-USLD-EHPAD-Résidence Senior) / EHPAD (429 places).
Le Groupe Saint Sauveur a fondé en 2013 le Groupement de Coopération Sociale et Médico-Sociale
« Partenariat & Développement » afin de partager et mutualiser des fonctions supports de son siège.
De profondes mutations qui touchent notre société et interrogent son avenir, questionnent le monde
médico-social, et obligent à adapter les pratiques associatives, autant que les pratiques
professionnelles d’accompagnement en relation avec ces mutations.
De ce fait, les associations du secteur médico-social, qui demeurent les principaux opérateurs dans
un champ désormais ouvert à la concurrence, doivent se doter d’un pilotage permettant d’anticiper,
de se coordonner sur les territoires, de développer des prestations de qualité dans un environnement
économique contraint et dans le cadre d’un service rendu évaluable et évalué.
Les associations gestionnaires ont le devoir d’être des partenaires loyaux des pouvoirs publics, dans
la mise en œuvre commune des politiques publiques et dans une vision partagée de l’intérêt général.
Le Groupe Saint Sauveur développe cette ambition dans un nouveau projet associatif résolument
déterminé par la mise en œuvre effective de ses engagements au service des personnes les plus
vulnérables, et par la recherche permanente d’une juste performance.
L’ambition de mieux servir, la solidarité et la transparence sont les maîtres mots de ce projet, tant
envers les personnes vulnérables accueillies et accompagnées dans les établissements et services,
qu’envers les autres associations et opérateurs présents sur les territoires, en recherchant
l’amélioration concertée des réponses à apporter ensemble aux attentes des personnes et aux défis
nouveaux, dans un esprit d’innovation et d’engagement.
Le projet associatif du Groupe Saint Sauveur 2015-2019 se décline en quatre finalités :
Inscrire dans l’action quotidienne les valeurs fondatrices ;
Apporter une réponse originale aux besoins des personnes accompagnées, être un lieu d’excep -
tion, un acteur reconnu pour la qualité de l’accueil et de l’ensemble des services proposés ;
Repérer, écouter et se saisir des évolutions de la société pour innover et anticiper les réponses
aux besoins et demandes des personnes accompagnées ;
Agir avec efficience pour répondre mieux et autrement aux attentes et aux besoins des personnes
accompagnées en conjuguant le respect de la personne, la responsabilité, l’exemplarité et
l’excellence du management.
Ces finalités sont reprises sous forme d’objectifs et de sous-objectifs opérationnels. Des indicateurs
permettront d’évaluer régulièrement la pertinence du projet et sa mise en œuvre.
En référence à l’objet de l’association Groupe Saint Sauveur défini par les statuts, le projet associatif
est le texte de référence des parties prenantes de l’association (administrateurs, salariés, bénévoles…)
au service des personnes accompagnées.
V6 – 5 décembre 2017 42/ UN SIEGE D’ORGANISME GESTIONNAIRE DANS LE CHAMP DE L’ACTION SOCIALE, MEDICO-SOCIALE ET SANITAIRE : CADRE JURIDIQUE Tout organisme gestionnaire d’établissements sociaux et médico-sociaux est soumis aux dispositions de la loi 2002-02 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale et le décret 2003-1010 du 22 octobre 2003 relatif à la gestion budgétaire, comptable et financière, et aux modalités de financement et de tarification des établissements et services sociaux et médico-sociaux mentionnés au I de l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles, et des établissements mentionnés au 2° de l’article L. 6111-2 du code de la santé publique. La loi Hôpital Patients Santé Territoires du 21 juillet 2009 a acté le principe général de la complémentarité et coopération entre acteurs du système de santé. Elle propose une réorganisation globale du système de soins en traitant les questions de la lutte contre les déserts médicaux, du décloisonnement entre les soins ambulatoires, les soins hospitaliers et le secteur médicosocial, de la performance des hôpitaux, de l’attractivité des métiers de la santé, de la santé des jeunes et d’une manière générale de la coordination du système de santé. La loi confie le pilotage du système de santé à un interlocuteur unique ; l’Agence Régionale de Santé qui remplace les ARH, DRASSS & DDASS, URCAM, GRSP, MRS et les CRAM. Les missions sociales jusqu’alors pilotées par la Direction Générale de la Cohésion Sociale via les DRASS et DDASSS, sont confiées à des Directions Régionales et Départementales de la Cohésion Sociale. Depuis plus de 55 ans avec le développement et la structuration des organismes gestionnaires, les frais exposés par les sièges sociaux des associations gestionnaires sont régis par des textes : le décret n°61-9 du 30 janvier 1961, dans son article 10 mentionne : « … les frais exposés par un siège peuvent, sur autorisation particulière du Ministre des Affaires Sociales, être intégrés dans le calcul du prix de journée ou de la dotation globale. Ils doivent correspondre à un service rendu à l’établissement pour lequel le siège se substitue totalement ou partiellement à celui-ci… » ; le décret n°88-279 du 24 mars 1988 dans son article 24 indique : … dans la mesure où ils correspondent à des services qui lui sont rendus, et sur autorisation particulière du Ministre de la Santé Publique, les frais exposés par un siège sont pris en compte pour le calcul du prix de revient prévisionnel servant à l’arrêté du prix de journée de l’établissement… » ; la loi du 2 janvier 2002 et les décrets d’application vont modifier l’article L 314-7 du Code de l’Action Sociale et des Familles : « … les budgets des établissements et services sociaux et médico-sociaux peuvent prendre en compte, suivant une répartition établie en fonction du niveaux respectifs de ces budgets, les dépenses relatives au frais de siège de l’organisme gestionnaire… » ; le décret 2003-1010 du 22 octobre 2003 précise que : « … les budgets approuvés des établissements et services peuvent comporter une quote-part des dépenses relatives aux frais du siège de l’organisme gestionnaire… » ; l’Arrêté du 23 décembre 2014 modifie l’arrêté du 10 novembre 2003 fixant la liste des pièces prévues au III de l’article R. 314-88 du code de l’action sociale et des familles relative à la demande d’autorisation et de renouvellement d’autorisation de frais de siège. D’autres textes complètent les références juridiques applicables au siège d’un organisme gestionnaire (liste non exhaustive) : la loi de finances de la sécurité sociale déclinée dans la circulaire budgétaire apporte chaque année des précisions quant aux modalités de tarification et d’autorisation des établissements et services ; le décret 2007-221 du 19 février 2007 sur la qualification des personnels de directions des ESMS a institué le Document Unique de Délégation. Au vu de l’autorisation ministérielle du 7 août 2002 autorisant la création du siège de l’association Groupe Saint Sauveur et par arrêté n°2014-00142 du 8 avril 2014, le Président du Conseil Départemental du Haut-Rhin a statué sur l’autorisation et le renouvellement de frais de siège du Groupe Saint Sauveur pour une période de cinq ans (2014-2018). V6 – 5 décembre 2017 5
3/ LE ROLE ET LES MISSIONS DU SIEGE Lors de la création du Groupe Saint Sauveur en avril 1999 et au vu de la taille des structures regroupées, les fondateurs ont créé un siège intégrant une fonction de direction générale ayant pouvoirs de coordination, de décision organisationnelle et fonctionnelle sur l’ensemble des établissements et services gérés par l’association. Le décret 2003-1010, appelé décret budgétaire, précise notamment que les services du siège portent sur : l’élaboration du projet global de l’organisme gestionnaire et des projets d’établissement ; l’amélioration de la qualité des services rendus et adaptation des moyens des établissements… ; la mise en place de systèmes d’information… ; la mise en place de procédures de contrôle interne et d’évaluation… ; la conduite d’études visant à rechercher la mise en œuvre d’actions de partenariat, coopération et coordination, avec une incidence sur les tarifs (CPOM, GCSMS, etc.). Le siège est à l’interface entre le politique (politique associative) et l’exécutif (direction générale). Le siège vient en appui de la gouvernance associative. Avec les instances statutaires, il apporte sa contribution à l’élaboration de la politique associative et de la stratégie au travers du projet associatif dont il est chargé de la mise en œuvre opérationnelle au sein de chaque structure gérée par l’association. Il assure la fonction secrétariat et administration des instances statutaires (AG, CA, Bureau…). En référence à l’article 68 de la loi 2002-02 et par analogie, le conseil d’administration définit la politique générale de l’association et délibère sur : 1/ Le projet associatif et le(s) projet(s) d’établissement(s) ou de service(s) mentionné à l’article L 311-7, ainsi que les contrats pluriannuels mentionnés à l’article L 313-11 du code de l’aide sociale et des familles ; 2/ Les programmes d’investissements des établissements et services ; 3/ Les emprunts et les crédits-bails ; 4/ Le budget prévisionnel, la tarification des prestations ainsi que sur les recours contentieux à effectuer ; 5/ Le rapport annuel d’activité et de gestion et le rapport d’orientation ; 6/ Les comptes annuels, les propositions d’affectation des résultats ; 7/ Les décisions affectant l’organisation générale de l’association et les changements d’activité de l’établissement remettant en cause les agréments et habilitations ; 8/ L’organigramme et le tableau du personnel (nomination du directeur général et des cadres dirigeants) ; 9/ Les règles concernant l’emploi des personnels qui ne sont pas fixées par des dispositions législatives, réglementaires et conventionnelles (accord d’entreprise, politique salariale…) ; 10/ La participation à des actions de coopération et de coordination ainsi que les adhésions à des groupements ou fédérations ; 11/ Les acquisitions, aliénations, échanges d’immeubles et leur affectation et les conditions des baux de plus de 9 ans ; 12/ Les modifications de statuts, du règlement intérieur et des délégations consenties aux dirigeants ; 13/ L’acceptation et le refus des dons et legs ; 14/ Les actions en justice et les transactions ; 15/ L’organisation de la veille sociale et des projets de développement ou de restructuration. La Direction Générale (appelée aussi Dirigeance) avec ses fonctions « support » intervient au niveau des établissements et services gérés par l’Association pour : Piloter la mise en œuvre des finalités du projet associatif au sein des établissements et services ; Assurer l’expertise à travers l’assistance et le conseil aux directions des établissements sur l’ensemble des missions (achats, administration/finances, communication, qualité & gestion du risque, ressources humaines, système d’information, recherche & développement…) ; Assurer la consolidation des données et informations administratives, financières… en s’appuyant sur une démarche de contrôle interne visant au respect de la législation en tout domaine où la responsabilité de l’association est mise en jeu. V6 – 5 décembre 2017 6
In fine, le siège est le lieu de la cohésion stratégique et opérationnelle des différentes entités du
Groupe Saint Sauveur et de sa représentation interne et externe, soit :
Développer le sentiment d’appartenance des parties prenantes (administrateurs, salariés, personnes
accompagnées et leurs familles, bénévoles…) et créer une culture d’entreprise ;
Interroger l’utilité de réfléchir et d’agir en commun pour promouvoir des pratiques managériales
concordantes ;
Avoir une communication audible et compréhensible de nos partenaires institutionnels ;
Etre un acteur social reconnu, crédible sur son territoire pour ses compétences et la clarté de sa
politique associative ;
Initier la mission Recherche & Développement en renforçant les réponses via une démarche de
type marketing :
aux nouveaux besoins des personnes accueillies dans une logique de parcours ;
aux adaptations nécessaires des établissements au regard des évolutions réglementaires ;
aux besoins de mutualisation (efficience et économies d’échelle) d’établissements et services non
gérés par le Groupe en proposant des coopérations via le GCSMS ou toute autre forme.
Le siège n’a pas vocation à se substituer à toutes les fonctions administratives et organisationnelles des
établissements en « rapatriant » les tâches de gestion vers les services du siège. Il ambitionne d’être plutôt
dans une fonction « expertise » ; les tâches administratives de premier niveau devant si possible être
réalisées par les personnels de chaque site.
4/ LE PROJET DE SIEGE : UNE INTERFACE ENTRE LE PROJET ASSOCIATIF ET LES
PROJETS D’ETABLISSEMENT
Le projet associatif du Groupe Saint Sauveur se structure en quatre finalités dont la mise en œuvre
s’articule entre les fonctions de gouvernance (bénévoles) des instances associatives (Assemblée
Générale, Conseil d’Administration, Bureau…) et de dirigeance (salariés) des organes de direction
(Direction Générale, Comité Exécutif, Comité de direction…). En plus des valeurs héritées de la
congrégation fondatrice, le projet associatif se réfère à des pratiques de développement durable au
travers d’une démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises.
Selon la recommandation de bonnes pratiques professionnelles de l’ANESM intitulée « Elaboration,
rédaction et animation du projet d’établissement ou de service », celui-ci est un outil qui garantit les
droits des usagers en ce sens qu’il définit des objectifs en matière de qualité des prestations et qu’il rend
lisibles les modes d’organisation et de fonctionnement de la structure.
L’établissement/service étant géré par une association gestionnaire, il est logique que les valeurs et les
orientations de cette dernière soient reprises au sein du projet d’établissement.
Entre la politique associative impulsée par des bénévoles de gouvernance et les établissements qui mettent
en œuvre des missions de service public auprès de populations fragilisées par la maladie, la vieillesse, le
handicap, les problèmes sociaux… via des professionnels salariés, le siège est l’interface qui s’assure du
respect de la réglementation et de la performance des organisations en place visant à la satisfaction
des parties prenantes et en particulier les personnes accompagnées.
Pour évaluer la pertinence d’une organisation, la seule méthode objective est de faire référence à un projet
écrit dont les objectifs, les moyens d’actions et les indicateurs doivent être clairement identifiés. Le
tableau de bord de pilotage initié par l’Agence Nationale d’’Appui à la Performance (ANAP) pourra servir
utilement de référence. Le siège est donc concerné au même titre que les établissements. Il est fort
probable que les démarches d’évaluation interne et externe initiées par la loi 2002-02 s’appliqueront aux
sièges sociaux d’autant que les dispositifs de contractualisation avec les pouvoirs publics intégreront les
établissements et les sièges (ou au moins la partie tarifée des frais de siège). Le Contrat Pluriannuel
d’Objectifs et de Moyens (CPOM) doit se généraliser dans les prochaines années.
V6 – 5 décembre 2017 75/ LE FONCTIONNEMENT DU SIEGE : UNE ORGANISATION PAR PROCESSUS En référence à la décision stratégique d’engager tout le Groupe Saint sauveur dans une démarche d’amélioration continue de la qualité des prestations et de l’organisation, les missions du siège sont définies suivant un ensemble de processus dont la responsabilité et la mise en œuvre opérationnelle relève du Directeur Général. La cartographie des processus illustre les trois catégories de processus : pilote, métiers, support et leur contenu. Elle sera le cadre de référence pour la dématérialisation des documents papier avec la mise en place d’une Gestion Electronique des Documents. Les Processus « pilote » concernent les huit domaines du management et de la stratégie : Association : des dispositions statutaires à la gestion des instances… Organisation : instances de management CODIR/COMEX Administration & Finances : Budget / Trésorerie / Investissements / Achats & contrats / Contrôle… Personnels : Administration / Relations Sociales & IRP / GPEC / Recrutement & intégration… Systèmes d’information : Architecture technique & applicative / Sécurité / Téléphonie & internet… Qualité & Gestion du Risque : EFQM / Processus / Risques / Audit / Réglementaire / E.I… Communication interne & externe : Journal / Réseaux / Evénements / Gestion de crise / Médias… Recherche-Développement et Marketing : Comité Stratégique de Réflexion, Benchmarking… Les Processus « métier » recouvrent les prestations produites par l’association tant au niveau du siège qu’au sein des établissements et services gérés : Gestion Associative : audit/conseil, actions de développement, relations avec les parties prenantes… Gestion Administrative : accueil, courrier, GED, archivage… Gestion Comptable & Financière : mise en œuvre de la politique AF / Tableau de Bord Gestion Ressources Humaines : mise en œuvre de la politique RH / SDRH Gestion Système d’Information : mise en œuvre de la politique SI / SDSI Gestion Assurance Qualité & Gestion du Risque : mise en œuvre de la politique Q-GR/EFQM/PSSI Communication : définition et mise en œuvre de la politique Communication Interne & Externe V6 – 5 décembre 2017 8
Prestations par pôle d’activités SMS : définition et mise en œuvre des politiques de prise en charge Seniors : SSR, USLD, EHPAD, Résidence Autonomie… Personnes en situation de Handicap : IME-SESSAD pour l’enfance & FAS pour les adultes Enfance en Danger : MECS (internat & appartements) Santé/Domicile : CDSI Hébergement & Vie sociale : Blanchisserie, restauration, maintenance, bio-nettoyage / animations Insertion & Formation : à venir. Les Processus « support » intègrent les relations de l’association (siège et établissements) avec l’extérieur : Institutions : agréments, habilitations, CPT, CPOM… Matières : achats, stocks, location, déchets… Maintenance : contrats et suivi des opérations… Formation : organismes et programmes… Partenaires : partenaires et prestations conventionnées… Consulting : audit, communication, juridique… Congrégation : conventions, commodat… Avant de définir les processus qui doivent guider l’action et le fonctionnement de l’association, il convient d’arrêter les axes politiques des fonctions supports pour donner un cadre de référence à l’ensemble des personnes concernées tant au siège qu’au sein des établissements selon les axes ci-après : POLITIQUE PRISE EN CHARGE SOCIALE ET MEDICO-SOCIALE (pilote : DG) Apporter à chaque personne l’aide dont elle a besoin dans un esprit de solidarité ; Reconnaitre la dignité à chaque personne en lui permettant d’être sujet et acteur de son histoire ; Accueillir et accompagner chaque personne dans sa singularité ; Dispenser avec compétence soins et prise en charge ; Cultiver un esprit d’équipe dans une responsabilité partagée et une estime réciproque ; Favoriser la formation de chacun afin de se préparer aux enjeux et défis de demain ; Inscrire l’intervention soignante/éducative dans les RBPP de l’ANESM, de l’HAS ; Suivre les évolutions réglementaires et en assurer la diffusion. POLITIQUE ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE (pilote : DAF) Etre garante du respect des règles administratives, comptables et fiscales pour l’association et apporter son conseil aux managers ; Etablir les documents budgétaires (du BP au CA) en référence à la réglementation ; Assurer le dialogue de gestion avec les autorités de tarification en lien avec les directions d’ESMS et si nécessaire mettre en œuvre les recours tarifaires ; Assurer la gestion de la trésorerie de manière éthique et prudente (pas de placements à haut risque) et veiller à l’encaissement des recettes (suivi des impayés) ; Mettre à disposition des données administratives et comptables fiables et des indicateurs (outils de pilotage) permettant la prise de décision politique et managériale ; Optimiser la fonction « Achats » au travers de contrats « cadre » via une démarche éco-responsable ; Suivre la gestion du patrimoine immobilier, mobilier, flotte automobile ; Installer les outils de pilotage de la politique AF et animer un réseau de correspondants AF ; Suivre les évolutions réglementaires et en assurer la diffusion. POLITIQUE COMMUNICATION (pilote : R.Com’/DG par intérim) Assurer une communication interne et externe efficiente et cohérente ; Construire et développer la marque GSS et l’image de marque de l’association ; Assurer la gestion des situations de crise sur le plan de la communication ; Installer les outils de pilotage de la politique Com et animer un réseau de correspondants Com ; Valoriser le savoir-faire professionnel au travers d’études, de publications ou travaux de recherche ; Suivre les évolutions réglementaires et en assurer la diffusion. V6 – 5 décembre 2017 9
POLITIQUE QUALITE – GESTION DU RISQUE (pilote : DQ-GR) Diffuser la culture « Qualité et Gestion du Risque » via des programmes d’amélioration continue de la qualité et de sécurité (mutualisation des outils), former les utilisateurs aux outils, développer la démarche de gestion de projets et apporter son conseil aux managers ; Garantir la sécurité de l’association, des personnes et des biens qui lui sont confiés. Vérifier la conformité des installations (hygiène, sécurité, risques environnementaux, traitement des déchets…) Assurer la gestion des Evénements Indésirables ; Assurer la gestion des situations de crise sur le plan « Gestion du Risque » ; Evaluer le respect des droits des personnes accompagnées et les réponses faites à leurs attentes ; Mesurer la satisfaction des personnes accompagnées via les enquêtes et gérer le dispositif des réclamations et plaintes ; Installer les outils de pilotage de la politique Q-GR et animer un réseau de correspondants Q-GR ; Suivre les évolutions réglementaires et en assurer la diffusion. POLITIQUE RESSOURCES HUMAINES (pilote : DRH) Assurer le respect de la réglementation sociale (Code du travail, Convention Collective, Accord Collectif d’Entreprise…), la gestion administrative des personnels (de l’embauche au départ) et de la paye dans toutes les entités du Groupe et apporter son conseil en droit social aux managers ; Développer une politique de recrutement interne (promotion) ou externe visant à renforcer les compétences collectives des établissements et du siège sur le long terme ; Gérer les relations collectives du travail et assurer un dialogue social constructif avec les Instances Représentatives du Personnel afin de créer une équité de traitement salarial entre tous les salariés ; Faire respecter le droit disciplinaire et si nécessaire traiter le contentieux social ; Valider au plan quantitatif les ressources humaines au sein des établissements (tableau d’effectifs) ; Structurer et implanter la démarche GPEC en s’appuyant sur des fiches de postes, l’entretien annuel et la formation (apprentissage, professionnalisation, formation continue….) afin de mettre en adéquation les compétences des salariés et des bénévoles avec les besoins du Groupe Saint Sauveur ; Initier la démarche Qualité de Vie au Travail ; Initier des actions de prévention de la santé au travail (pénibilité, risques psycho-sociaux, troubles musculo-squelettique…) via le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels ; Installer les outils de pilotage de la politique RH et animer un réseau de correspondants RH ; Suivre les évolutions réglementaires et en assurer la diffusion. POLITIQUE SYSTEMES D’INFORMATION (pilote : DSI) Concevoir et mettre en œuvre les systèmes d’information (infrastructures, applications métier, exploitation…) à l’échelle du Groupe en lien avec les utilisateurs via le SDSI et apporter son conseil en matière de nouvelles technologies d’information et de communication aux managers ; Assurer l’administration et la sécurité des systèmes d’information du GSS (Architectures techniques et applicatives, téléphonie, reprographie, site web compris) dans le respect des règles applicables afin de garantir la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité des données (droit d’accès, sauvegarde de sécurité, mise à jour des logiciels systèmes et applicatifs…) ; Initier et contrôler l’application des bonnes pratiques d’utilisation des ressources informatiques au sein des entités utilisatrices du SI (charte…) ; Assurer la formation et l’assistance (Hot line) des utilisateurs du SI (matériels & logiciels) ; Installer les outils de pilotage de la politique SI et animer un réseau de correspondants SI ; Suivre les évolutions réglementaires, techniques, juridiques et en assurer la diffusion. POLITIQUE RECHERCHE-DEVELOPPEMENT ET MARKETING (pilote : DG) Concevoir une démarche Marketing visant à mieux connaitre les besoins/attentes des personnes fragilisées par la vie et les réponses existantes sur les territoires afin d’adapter nos prestations ; Intégrer les évolutions réglementaires et des politiques sanitaires et sociales dans les réflexions. V6 – 5 décembre 2017 10
Sous l’autorité du directeur général, les cadres responsables des fonctions support au siège ont en charge
la définition et la mise en œuvre des processus après validation du directeur général ou des instances
associatives suivant le niveau de délégation définit dans le Document Unique de Délégation.
Au regard des processus définis ci-dessus à ce jour pour couvrir le fonctionnement général et global du
Groupe Saint Sauveur, le siège est structuré en huit Pôles de compétences :
Action sociale, médico-sociale, R&D et Stratégie… : Directeur Général
Administration générale & Vie associative : Assistante Générale de Direction
Administration & Finances : Directrice Administrative et Financière
Communication : Responsable Communication : poste à créer (le DG par intérim)
Qualité & Gestion du Risque : Responsable Qualité & Gestion du Risque
Ressources Humaines : Directrice des Ressources Humaines
Systèmes d’Information : Directeur des Systèmes d’Information
Patrimoine & Sécurité : Responsable Patrimoine : poste à créer (assumé par DG, DQGR et DE).
Dans le fonctionnement quotidien du siège et de manière transversale au travers des réunions du CODIR-
Siège, chaque membre apporte sa vision et ses compétences sur des dossiers qui ne relèvent pas
directement de son pôle de compétences. L’accueil de stagiaires de niveau IV à I permettra aux salariés
et cadres du siège de rester à l’écoute des évolutions du monde professionnel.
La direction générale a un rôle central dans l’animation des réflexions des instances de gouvernance.
Elle est chargée d’assurer une veille sociétale sur tous les champs concernant la vie de l’organisation et
d’en transmettre une synthèse régulièrement aux instances de gouvernance.
L’ensemble des processus a un impact fort au sein des établissements et services gérés par l’association.
La mise en œuvre d’une démarche d’amélioration de la qualité et d’excellence dans les pratiques
managériales via le référentiel EFQM implique de « fixer » sur le papier nos modes de travail entre les
établissements et le siège dans le but ultime de réduire les travaux inutiles, les doublons, les erreurs et si
possible de dégager des marges de temps pour d’autres missions plus intéressantes sur le plan de la
maitrise de la gestion et du pilotage stratégique de l’association.
Après avoir structuré le fonctionnement de l’association par processus, il faut mettre en œuvre le niveau
opérationnel et définir ce qui relève de la compétence du siège ou de l’établissement. Basée sur
l’efficience, la répartition des tâches entre toutes les entités du Groupe doit répondre à une question
simple : quelle entité est le mieux à même de réaliser la tâche ?
Pour des raisons stratégiques, le siège du Groupe Saint Sauveur doit se positionner comme un lieu
d’expertise et de consolidation. En conséquence, les tâches de premier niveau doivent être réalisées
par les équipes administratives des établissements.
Au-delà des tâches de gestion réalisées pour ses établissements et services, le siège assure la cohésion de
la communication institutionnelle externe. Au sein des instances de gouvernance, il revient au
Président du Groupe Saint Sauveur de fixer les règles. Si nécessaire en fonction des sujets, il sera demandé
d’observer la plus grande réserve. Les éléments de langage sont co-définis par le Président et le Directeur
Général. Au sein de la fonction de dirigeance, le directeur général s’appuie sur le Pôle Communication
du siège pour arrêter les modalités de communication en lien avec les membres du COMEX (CODIR-
siège + Directeurs d’établissement).
Afin de répondre aux exigences futures en matière réglementaire et aux besoins partiellement couverts
ou avec des compétences insuffisantes, il conviendrait de renforcer les pôles :
Administration/Finances : - Chargé de mission « Achats » afin de répondre au cadre réglementaire sur
les appels d’offres des contrats « Groupe » ;
- Responsable Patrimoine & Maintenance (suivi des travaux importants et
conseils auprès des directeurs d’établissements pour la maintenance) ;
Ressources Humaines : Adjoint de direction en charge de la GPEC et de la formation ;
Systèmes d’Information : Adjoint de direction en charge de l’infrastructure technique (Système, réseau,
postes de travail) et applicative (métier, support, collaboratif).
V6 – 5 décembre 2017 11TABLEAU DE REPARTITION DES PRINCIPALES TACHES ADMINISTRATIVES
Tâches Entités (ESMS + siège) Siège
Administration/Finances Gestion Contrôle Gestion Contrôle
Contrats « Groupe » X X
Bon de commande < 10 k€ X X X
Bon de commande > 10 k€ X X
Factures Fournisseurs X X
Factures Clients ou Organismes de T. X X
Paiement Fournisseurs X X
Paiement « petites dépenses » < 500 € X X
Caisse X X X
Trésorerie (banque) X X
Budget prévisionnel X X X
Budget exécutoire X X
Recours de tarification X X
Sinistres/Assurances X X X
Maintenance (hors contrat G) X X X
Contrôle de gestion (coût…) X X
Arrêté des comptes annuels X X
Veille juridique : fiscale, comptable… X X
Communication
Publication dans les médias X X X
Documentation « Prestations » X Validation X
Evénements X Validation X
Gestion de crise X X X
Veille médias et réseaux sociaux X X
Qualité & Gestion du Risque
Gestion des Evénements Indésirables X X X
Documents contractuels de PEC X Validation X
Enquête de satisfaction X Validation X
Sécurité des Systèmes d’Information X X
Hygiène et sécurité X X X
Evaluation interne X X X
Evaluation externe et Certification X X
Gestion de projet (ESMS, appels à projet) X X X
Veille juridique : Q-GR X X
V6 – 5 décembre 2017 12Ressources Humaines
Publication poste vacant / Création poste X Info X
Embauche CDD/CDI Non Cadre X X
Embauche CDD/CDI Cadre X X X
Embauche CDI Cadre Dirigeant X X
Contrat de travail CDD/CDI Non Cadre X X
Contrat de travail CDD/CDI Cadre X X
Contrat de travail CDI Cadre dirigeant X X
Bulletin de salaires X X X
Primes exceptionnelles Validation X
Charges sociales et complémentaire Santé X X
Formation professionnelle X X X
Fin de contrat CDD/CDI X X X
Licenciement/rupture conventionnelle X Validation X
Dossier Contentieux (prud’homme) X X
Instances Représentatives du Personnel X X X
Santé au travail (Méd. du T / DUERP) X X X
Veille juridique sociale X X
Systèmes d’Information
Achats de matériels (data/repro/tél.) X X
Achats de logiciels X X
Achats de prestations de maintenance X X
Achats d’abonnement réseau/télécom X X
Nouveaux projets X X X
Exploitation informatique X X
Gestion de l’infrastructure X X
Gestion de la relation utilisateurs X X
Gestion des applications métiers
Fonctions : qualité, sécurité, urbanisme X X
Veille juridique X X
Vie associative
Vie des instances (AG, CA, Bureau…) X X
Commission Ethique X X
En fonction des besoins de chaque établissement (personnel absent, retard dans l’exécution des
tâches…), le siège peut être amené à reprendre temporairement en gestion certaines tâches.
Ce tableau est susceptible d’évoluer pendant la période de validité du projet de siège en fonction du
développement du Groupe Saint Sauveur et du Groupement de Coopération Sociale et Médico-Sociale.
V6 – 5 décembre 2017 136/ UNE ORGANISATION AU SERVICE DE LA GESTION DES PROCESSUS
Afin de mettre en œuvre l’organisation décrite ci-avant, le siège du Groupe Saint Sauveur dispose d’un
lieu et d’une équipe lui permettant de répondre aux besoins de son organisation.
Le siège est implanté dans l’enceinte du Pôle de Gérontologie Saint Damien à MULHOUSE dans une
grande bâtisse qui abrite tous les services communs à l’exception du Data Center (Maison Saint Joseph
de Mulhouse). Il sera transféré dans les locaux du siège lors du renouvellement de cet équipement.
L’équipe du siège est placée sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général. Un organigramme en
annexe n° 1 illustre l’organisation du siège en lien avec les établissements.
Ci-après, le tableau des effectifs actuels et prévisionnels se présente comme suit :
Poste ETP Actuel ETP à créer Total
Directeur Général 1 1
Assistante Générale de Direction 1 1
Secrétaire d’accueil 1 1
Directrice Administrative & Financière 1 1
Comptable Gestion 3 3
Contrôleur de gestion 1 1
Adjoint de direction « Responsable Achats » 0 0.50* 0.50
Responsable Patrimoine & Maintenance 1 1
Directrice des Ressources Humaines 1 1
Adjoint de direction GPEC & Formation 1 1
Gestionnaire RH et Paye 2 2
Directeur des Systèmes d’Information 1 1
Adjoint de direction « Infrastructures » 1 1
Technicien Informatique 1 1
Technicien Informatique (Contrat Alternance) 1 1
Responsable Communication 1 1
Directeur Qualité-Gestion du Risque 1 1
Assistante Qualité (Contrat Alternance) 1 1
Infirmière Référente Hygiène (via PGSD) (1) (1)
Médecin Hygiène (via établissement de rattachement) (0.10) (0.10)
TOTAL 16/17 4.60 20.60/21.60
(*) Poste pouvant être rattaché dans à celui de Contrôleur de Gestion.
Au sein des établissements, les équipes administratives & comptables sont composées comme suit :
MECS Dornach-Mulhouse: 2.00 ETP
Etablissement Saint Joseph Thann : 2.50 ETP (dont 1 contrat aidé à mi-temps)
Institut Saint Joseph Guebwiller : 3.80 ETP
Pôle de Gérontologie Saint Damien : 6.30 ETP
Résidence Henri Jungck Moosch : 1.80 ETP
EHPAD Notre Dame-Saint Joseph : 4.00 ETP.
V6 – 5 décembre 2017 14Comme cela a été précisé précédemment, la grande majorité des collaborateurs du siège est chargée
d’accompagner les directions d’établissement et leurs équipes d’encadrement dans l’exercice de leurs
fonctions managériales. Ci-après, il est donné, à titre indicatif, le résumé des fonctions de chacun :
Directeur Général : par délégation et sous l’autorité du président du conseil d’administration, le
directeur général est chargé de la mise en œuvre des décisions des instances associatives. Il organise,
gère et contrôle les services du siège et les établissements sur les plans administratifs, financiers et
des ressources humaines, mais aussi la qualité des services rendus aux personnes accompagnées.
Assistante de Direction : par délégation du directeur général et sous son autorité, l’assistante de
direction apporte son concours technique au directeur général, aux directeurs/responsables de
service du siège et aux membres du bureau du conseil d’administration dans la gestion administrative
de leurs fonctions. Elle coordonne l’activité administrative et d’accueil du siège en référence aux
recommandations de bonnes pratiques professionnelles et s’assure de la qualité des prestations
administratives mises en œuvre auprès des interlocuteurs institutionnels de la direction.
Secrétaire d’Accueil : par délégation du directeur général et sous l’autorité de l’assistante de
direction, la secrétaire d’accueil met en œuvre les tâches administratives liées à la gestion du siège.
Elle gère la bonne marche de son service en veillant à la circulation des informations entre les services
tout en restant disponible et attentive aux demandes des salariés du siège.
Directeur Administratif & Financier : par délégation du directeur général et sous son autorité, le
directeur administratif & financier met en œuvre la politique « Gestion/Finances » de l’Association
et encadre le service comptable. Il apporte son expertise aux directions d’établissement et
responsables de service dans son domaine. Il gère la bonne marche de son activité en veillant à la
circulation des informations tout en restant disponible et attentif aux demandes de ses interlocuteurs.
Comptable Gestion : par délégation du directeur général et sous l’autorité du directeur administratif
& financier, le comptable Gestion réalise les tâches comptables inhérentes à la gestion/
consolidation des différentes entités de l’Association. Il gère la bonne marche de son activité en
veillant à la circulation des informations tout en restant disponible et attentif aux demandes de
ses interlocuteurs.
Contrôleur de Gestion : par délégation du directeur général et sous l’autorité du directeur
administratif & financier, le contrôleur de gestion contrôle les données comptables et analyse les
coûts de revient (écarts entre le réalisé et le budgété) des services produits par les établissements du
Groupe. Il gère la bonne marche de son activité en veillant à la circulation des informations
tout en restant disponible et attentif aux demandes de ses interlocuteurs.
Directeur des Ressources Humaines : par délégation du directeur général et sous son autorité,
le directeur des ressources humaines met en œuvre la politique « Ressources Humaines » de
l’Association et encadre le service RH. Il apporte son expertise aux directions d’établissement et
responsables de service dans son domaine. Il gère la bonne marche de son activité en veillant à la
circulation des informations tout en restant disponible et attentif aux demandes de ses interlocuteurs.
Gestionnaire RH & Paye : par délégation du directeur général et sous l’autorité du directeur des
ressources humaines, le gestionnaire RH & Paye réalise les tâches comptables inhérentes à la paye
et aux dossiers connexes des différentes entités de l’Association. Il gère la bonne marche de son
activité en veillant à la circulation des informations tout en restant disponible et attentif aux demandes
de ses interlocuteurs.
Directeur des Systèmes d’Information : par délégation du directeur général et sous son autorité,
le directeur des systèmes d’information met en œuvre la politique « Systèmes d’Information » de
l’Association et encadre le service SI. Il apporte son expertise aux directions d’établissement et
responsables de service dans son domaine. Il gère la bonne marche de son activité en veillant à la
circulation des informations tout en restant disponible et attentif aux demandes de ses interlocuteurs.
Technicien informatique : par délégation du directeur général et sous l’autorité du directeur des
systèmes d’information, le technicien informatique assure le déploiement et la maintenance du
système d’information. Il gère la bonne marche de son activité en veillant à la circulation des
informations tout en restant disponible et attentif aux demandes de ses interlocuteurs.
V6 – 5 décembre 2017 15 Directeur Qualité – Gestion du Risque : par délégation du directeur général et sous son autorité,
le directeur qualité-gestion du risque met en œuvre la politique « Qualité-Gestion du Risque » de
l’Association. Il apporte son expertise aux directions d’établissement et responsables de service dans
son domaine. Il gère la bonne marche de son activité en veillant à la circulation des informations tout
en restant disponible et attentif aux demandes de ses interlocuteurs.
Assistant Qualité : par délégation du directeur général et sous l’autorité du directeur qualité-gestion
du risque, l’assistant qualité apporte son concours technique au responsable qualité-gestion du risque
dans la gestion administrative de sa fonction. Il met en œuvre l’activité administrative de la cellule
qualité et gestion du risque en référence aux recommandations de bonnes pratiques professionnelles.
Infirmier Référent Hygiène : Par délégation du directeur général et sous l’autorité du directeur
qualité et gestion du risque, l’infirmier met en œuvre des actions relatives à l’hygiène en collectivité,
la prévention du risque infectieux et à la lutte contre les infections nosocomiales. Il organise la bonne
marche de son activité en référence aux bonnes pratiques professionnelles et s’assure de la qualité
de la politique de gestion du risque du Groupe Saint Sauveur.
Responsable Communication : par délégation du directeur général et sous son autorité, le
responsable communication met en œuvre la politique « Communication » de l’Association. Il
apporte son expertise aux directions d’établissement et responsables de service dans son domaine. Il
gère la bonne marche de son activité en veillant à la circulation des informations tout en restant
disponible et attentif aux demandes de ses interlocuteurs.
Pour les nouveaux postes qui pourraient utilement compléter les compétences du siège (Adjoint au DRH
chargé de la GPEC et de la Formation, Adjoint au DSI chargé des infrastructures et Responsable Patrimoine
et Sécurité…), les fiches de postes seront élaborées selon le même modèle déjà déployé au sein des
établissements du Groupe.
Après avoir définit les postes qui composent le siège du Groupe Saint Sauveur, il faut clarifier la
délégation de pouvoirs au sein de l’organisation. A partir de la définition des statuts où le conseil
d’administration dispose des pouvoirs les plus étendus pour gérer l’association et du mandat qui est confié
à la Présidente pour la représenter dans tous les actes civils et juridiques, le Document Unique de
Délégation prévu dans le décret 2007-221 du 19 février 2007 prend tout son sens. Ce travail réalisé et
validé par le conseil d’administration d’octobre 2014 est joint en annexe.
Des lettres de délégation sont annexées au contrat de travail pour les cadres dirigeants.
Le pilotage de l’organisation Groupe Saint Sauveur, la mise en œuvre de son projet associatif et de sa
stratégie doit s’appuyer sur une structure permanente regroupant les cadres dirigeants de l’association (ou
considérés comme tels). Nommé COMEX comme comité exécutif, il regroupe les cadres du siège et
les directeurs d’établissements. Il se réunit onze fois par an et fonctionne sur les bases suivantes :
Porté par des valeurs : Confiance, Responsabilité, Liberté d’expression, Convivialité…
Contribution individuelle… Travail en équipe. Et une communication authentique.
Un état d’esprit : la courtoisie. La personnalité de chacun doit être la force du groupe. Toute
proposition, toute réflexion est bonne à partager (ni conflit, ni béni oui-oui).
Une 1ère orientation : viser l’excellence dans les pratiques professionnelles (dans tous les métiers) afin
de conforter le sentiment d’appartenance au Groupe (ce sont les salariés qui sont les vraies forces)
dans une dynamique de Faire-Savoir notre Savoir-Faire.
Le travail du COMEX repose sur la réflexion proactive de ses membres sur toutes les problématiques
qui concernent la mise en œuvre du projet associatif et les moyens à imaginer dans tous les domaines
d’activités managériales de l’entreprise. C’est l’espace-temps où se croisent des sujets qui semblent n’avoir
aucun lien ni aucune logique entre eux tels la prise en soins des personnes, la rigueur budgétaire,
l’obligation de réécrire les accords collectifs de travail, les relations avec certains partenaires, les astuces
informatiques, les enquêtes de satisfaction… Tous ces points concourent à améliorer nos processus de
production des prestations et à créer la cohésion « Groupe ». Chaque membre est chargé de relayer les
orientations ou les décisions prises auprès de son propre comité de direction.
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