PROJET Rapport de mutualisation des services - Communauté Territoires vendômois 2018-2020
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PROJET
Rapport de mutualisation
des services
Communauté Territoires
vendômois
2018-2020Pascal Brindeau
• La mutualisation a essentiellement pour objectifs de maintenir une qualité de
service public local, de contenir les dépenses de fonctionnement et
d’investissement à des fins d’économies d’échelle et également de
permettre aux communes de bénéficier de services dont elles ont besoin.
• Si la qualité du service s’entend pour les usagers à savoir améliorer le
service rendu, elle doit également se concevoir comme un moyen de
sécurisation des pratiques propre à assurer une meilleure qualité de travail
des agents territoriaux.
• La rationalisation des dépenses publiques, quant à elle, peut utilement
pallier le désengagement de l’Etat et conduire à freiner l’augmentation des
dépenses du territoire.
• D’ailleurs, le projet de territoire avait placé le service aux communes comme
un axe incontournable du développement harmonieux du territoire
communautaire car il renforce la solidarité entre les collectivités, renforce
l’expertise et l’équité des services sur le périmètre de la communauté.
• Pour l’ensemble de ces raisons, il me semble que l’intérêt de cette
démarche renouvelée de mutualisation prend tout son sens à l’échelle de
l’agglomération pour la période qui s’ouvre jusqu’en 2020.Etat des lieux et enjeux
Schéma de mutualisation: rappel du contexte
Une obligation
législative
Un contexte
Le projet de territoire
réglementaire et
Axe 3- développer le
législatif toujours
service aux
plus dense pour les
communes
collectivités
Une des
Le contexte financier
préconisations de la
contraint
Cour des comptesL’Administration Locale Unique
Ville de
43 Vendôme
Communes
Syndicat
membres
TeA
CATV pour
l’ADS
Communauté
Syndicat du
Collines du
SCOT TGV
Perche
Communauté
d’agglomération
Communauté
Terres Val Syndicat
de Loire VALDEM
Communauté
Beauce Val CIAS
de Loire Communauté
Perche et
Haut
VendômoisElaboration du schéma de
mutualisationMéthode
une co-construction à 66
23 Rencontres Remise des
Priorisation Adoption du
avec les éléments de
Juillet-septembre schéma
communes diagnostic
2018 Décembre 2018
Avril-juin 2018 Mai-juillet 2018
Un large partage concernant la définition des priorités dans une écoute
attentive au besoin des communes.
Une priorisation par les communes au travers des questionnaires ;
Une priorisation au sein de chaque conseil de pôle ;
Un choix définitif par le conseil des maires.Mutualisation : 2 réalités concomitantes
Communes ressources
Communes demandeuses
Offres (66 communes)
(23 communes)
BesoinsLes communes déjà ressources
Fontaine
Artins Authon Azé Bonneveau Cellé Crucheray Epuisay les
Coteaux
Saint Saint Saint
Lunay Mazangé Montoire Rahart
Amand Arnoult Firmin
Saint Saint
Savigny Selommes Sougé Ternay Thoré Vendôme
Martin RimayPropositions des communes
136 actions
5 axesLes besoins exprimés : 5 axes de mutualisation
Axe 1 : des groupements d’achats
Axe 2 : des prestations intellectuelles, de l’ingénierie et du conseil
Axe 3 : des services mutualisés
Axe 4 : des moyens humains en renfort
Axe 5 : des équipements partagés
Les services souhaités
Priorités retenues par les pôles
Le choix des priorités par pôle
Pôle Montoire-sur-le-Loir
59% de réponses
Pool experts juridiques
Chasseur de subvention
Equipe renfort secrétaires de mairie
Formation agents
Extranet
Pool experts marchés
Prestation balayeuse
Equipe renfort voirie
Formation élus communes - 500 hab
Service rédaction des marchés
0 10 20 30 40 50 60 70 80Le choix des priorités par pôle
Pôle Saint-Amand Longpré
80% de réponses
Chasseur de subvention
Service rédaction marchés
Pool experts juridique
Service protection des données
Formation agents
Service fêtes et manifestations
Prestation nacelle
Equipe renfort secrétariat mairie
Formation élus communes - 500 hab
Prestation tractopelle
0 5 10 15 20 25 30 35 40Le choix des priorités par pôle
Pôle Vendôme
62% de réponses
Service de protection des données
Formation agents
Extranet
Pool experts juridiques
Prestation nacelle
Service contrôle des aires de jeux et de…
Chasseur de subvention
Equipe renfort secrétariat mairie
Service rédaction des marchés
Prestation déherbeur thermique
0 20 40 60 80 100Le schéma 2018-2020
Axe 1 : Groupements d’achats
• OBJECTIFS • MISSIONS • CONTEXTE
• Réduire les coûts d’achat en • Aider à la définition des besoins • Raréfaction de la ressource
commande publique pour les pour aider à compléter le publique
communes et la CA TV cahier des charges) • Législation évolutive et
• Fiabiliser les procédures • Coordonner et sécuriser les exigeante en veille juridique
• Alléger les charges de procédures des marchés avec • Complexité des consultations
fonctionnement des les compétences CATV sur services et produits
communes • Accompagnement pour les techniques
• Obtenir des prix serrés sur consultations et
moins de références sans l’organisation de la procédure de
négliger la qualité sélection des offres
• CALENDRIER
• PERIMETRE • EVALUATION IMPACT PREVISIONNEL
• Projets issus des 66 communes FINANCIER
• Recensement des besoins et
selon leur volonté • Prix plus attractifs périmètre d’action : 3 mois
• Périmètre variable selon • Besoins plus précis • Procédures et mise en réseau :
produits et services pertinents • Frais de fonctionnement réduits 2 mois
par un stock de références • Constitution du groupement :
réduit et centralisé 2 mois
• Temps du personnel Mairie > Opérationnel à partir du 1er
optimisé trimestre 2019
Dépense publique + efficiente
Points de vigilance :
• Qui est le porteur du groupement ? Qui l’inscrit à son budget ?
• Veiller à ce que le gain du groupement soit suffisant
• Complexité de la réglementation et de l’organisationAxe 2 : Extranet et ressources partagées
• OBJECTIFS • MISSIONS • CONTEXTE
• Créer un guichet unique du • Rendre un service aux • Perte de proximité et de
maire et de la secrétaire de communes réactivité entre intercommu-
mairie • Développer les outils nalité et communes suite à la
• Partager facilement de permettant le partage de création de CATV
l’information l’annuaire, l’agenda, les • Difficultés pour les communes
• Animer une bourse actualités, les documents membres à trouver facilement
d’échanges types le bon interlocuteur à
• Communiquer l’actualité des l’agglomération
subventions • Besoin de développer des
signes visibles d’appartenance
au territoire
• PERIMETRE • EVALUATION IMPACT • CALENDRIER
• 66 communes membres ; FINANCIER PREVISIONNEL
• Syndicats intercommu- • Service gratuit pour les Avant la fin du 1er semestre
2019
naux. communes membres et
leurs syndicats
• Estimation charge CATV =
Xx% ETP catégorie A
Points de vigilance :
• Trouver le support le plus simple : Interaction ? Qualios ?...
• Coordonner l’animation, par le recrutement d’un agent (interne ou externe) – cf. fiche de
poste / chasseur de subvention / pool d’experts
• Veiller aux différences réglementaires suivant la taille des communesAxe 2 : Pool d’experts (juridique, marchés publics,…)
• OBJECTIFS • MISSIONS • CONTEXTE
• Offrir un service de qualité • Assurer un service réactif de • Le désengagement des
aux communes pour réponse aux communes services de l’Etat et de
répondre à leurs ques- (juridique, marchés publics, certaines associations
tionnements juridiques du ressources humaines, d’élus;
quotidien assemblées…) • Un environnement légis-
• Apporter des gains en • Assurer une veille juridique latif et réglementaire
sécurité pour les communes destinée à être diffusée aux complexe et mouvant.
communes
• PERIMETRE • EVALUATION IMPACT • CALENDRIER
• 66 communes membres FINANCIER PREVISIONNEL
• Syndicats intercommu- • Service gratuit pour les • Avant le fin du 1er
naux communes membres semestre 2019
et leurs syndicats
• Estimation charge
CATV = Xx% ETP
catégorie A
Points de vigilance :
• Recrutement d’un agent (interne ou externe) - cf fiche de poste extranet / chasseur de
subvention
• Délais d’intervention à définir
• Nature des conseils à préciser (notes écrites, conseil oral…).Axe 2 : Chasseur de subventions
• OBJECTIFS • MISSIONS • CONTEXTE
• Raréfaction de la ressource
• Faciliter l’équilibre • Aider à compléter le plan de
publique
finan-cier des projets financement des projets
• Apparition de nouvelles formes
• Détecter les différentes • Connaître les projets en cours
d’aides privées et publiques
sources de financement de montage et conseils sur les
(mécénat; fiscalité ….)
possibles dossiers à déposer
• Service rendu partiellement dans
• Tenter de saturer le • Tenir à jour l’inventaire des
le cadre du service aux
taux de subvention aides sur de financements
communes
maximal en publics et privés (investis-
investissement (80 %) sement et fonctionnement)
et en fonctionnement
• EVALUATION IMPACT • CALENDRIER
• PERIMETRE PREVISIONNEL
• Projets issus des 66
FINANCIER
• Service gratuit pour les • Recensement de l’état de la
communes et de CATV demande en projets en cours :
communes membres et leurs
• Périmètre variable selon environ 4 mois
syndicats
nature des projets; • Actualisation des offres de
groupés ou pas • Estimation charge CATV = Xx%
ETP catégorie A subventions ou autres sources de
financement (mécénat; crowdfun-
ding, fiscalité …) : 3 mois
• Tableaux de bord et mise en
réseau 2 mois
> Développement possible dès le
1er trimestre 2019
Points de vigilance :
• Recrutement d’un agent (interne ou externe) – cf. fiche de poste / extranet / pool d’experts
• Périmètre d’intervention (avant et après la construction du dossier)
• Pérennité des projets lancés
• TransmissionAxe 2 : Actions de formation
• OBJECTIFS • MISSIONS • CONTEXTE
• Bénéficier de formation de • Proposer aux agents • La nécessité de garantir
proximité communaux et communau- une formation de qualité
taires une offre claire et aux agents et élus du
• Développer le travail en structurée de formation territoire
réseau des agents du
territoire • Proposer aux élus des • Action partiellement
communes de moins de 500 existante à renforcer
• Mutualiser des actions de
habitants des formations concernant les agents
formation pouvant adaptées à leurs besoins
intéresser de nombreuses
communes
• PERIMETRE • EVALUATION IMPACT • CALENDRIER
• 66 communes membres FINANCIER PREVISIONNEL
• Syndicats intercommu- • Impact financier à évaluer • Poursuite et renforcement
naux pour les formations à des actions engagées
destination des élus des pour les agents: dès la fin
communes de moins de du 3ème trimestre 2018
500 habitants • Engagement de la
réflexion pour les
formations spécifiques
Points de vigilance : des élus des communes
• Veiller à ne pas concurrencer les organismes existants de moins de 500
habitants: 2019Axe 3 :
Service de rédaction des marchés publics
• OBJECTIFS • MISSIONS • CONTEXTE
• Assurer une sécurité • Passation des procédures • Des procédures complexes
juridique des pratiques formalisées (assistance • Un cadre législatif contraignant
d’achats pour la rédaction des pièces et évolutif face à un nombre
• Faire gagner du temps aux du marché, dématériali- peu élevé de procédures à
maires et secrétaires de sation, …) passer chaque année par
mairie commune
• PERIMETRE • EVALUATION IMPACT • CALENDRIER
• Les communes et FINANCIER PREVISIONNEL
syndicats souhaitant • Prestation pour les • Etude des besoins : fin 2018
disposer de ce service communes membres • Conventions de prestations de
• Estimation charge CATV = services : 1er trimestre 2019
établir un coût facturé par • Mise en œuvre : avril 2019
type de procédure
Points de vigilance :
• Le format du service doit permettre de répondre aux demandes
• Périmètre d’intervention à cadrer (intervention des services techniques sur les cahier des
clauses techniques et sur l’analyse des offres).Axe 3 : Protection des données
(Règlement Général Protection des Données)
• OBJECTIFS • MISSIONS • CONTEXTE
• Se mettre en conformité • Réaliser une analyse d’impact • Le nouveau règlement
avec le règlement relative à la protection des européen entré en
européen de protection données vigueur le 25 mai 2018
des données • Mettre en œuvre les
préconisations
• PERIMETRE • EVALUATION IMPACT • CALENDRIER
• 66 communes membres et FINANCIER PREVISIONNEL
la CATV • Recherche de la meilleure • Dès que possible
• Syndicats intercommunaux solution financière et du bon
niveau de mutualisation (une
réflexion est menée actuel-
lement par le centre de
gestion)
Points de vigilance :
• A ce jour la CATV ne dispose pas de RGPD en interne
• Ce dispositif concerne l’ensemble des bases de données des communes : complexité
techniqueAxe 4 : Equipes renfort
(administrative et technique)
• CONTEXTE
• OBJECTIFS • MISSIONS
• Besoins avérés de renfort en
• Faire face aux besoins ponctuels • Remplacement du personnel cas de maladie ou formation
(ou pérennes) de personnel administratif ou technique
qualifié pour les communes: d’un agent communal
• Appui technique (conseil; • Nécessité de renfort ponctuel
notamment secrétaires de mairie
expertise …) sur un projet ou pérenne sur métiers
et agents techniques
spécifique ou un chantier techniques (personnel qualifié
• Assurer les remplacements des
particulier et accrédité en renfort
personnels.
• Faire face si le Centre de • Archivage systématique) et administratifs
Gestion est indisponible
• PERIMETRE • EVALUATION IMPACT • CALENDRIER
FINANCIER PREVISIONNEL
• 66 communes membres ;
• Economie de personnel en • Définition des besoins
• Syndicats intercommu-
doublon (personnel technique) : 3 mois
naux
• Economie de formation technique • Fiches de postes: 1 mois
recentrée sur 1 ou plusieurs • Formation : 3 mois (variable
agents utiles selon technicité)
• Permettre le gain en compétence • Mise à disposition et contrats
des personnels formés
Points de vigilance :
• Quelles ressources humaines avons-nous à notre disposition ?
• Définir le lien hiérarchique et le périmètre de responsabilité
• Rédiger une lettre de missionAxe 5 :
Prestations de service entre communes
• OBJECTIFS • MISSIONS • CONTEXTE
• Sécuriser juridiquement et • Optimisation des ressources • Permettre les prestations
financièrement les pratiques communales de services entre
• Améliorer le taux d’utilisation • Maintenir des services de communes comme prévu
des équipements proximité par la Loi NOTRe
• Ne pas dépendre de • Répondre aux attentes
• Prestations intellectuelles et
prestataires externes sur des des communes qui
missions de services publics ; prestations de service
souhaitent partager leurs
• Répondre à une absence de Exemples : nacelles,
équipements
prestataire sur certains tractopelles, contrôle aires de
secteurs jeux, stands, etc,
• PERIMETRE • EVALUATION IMPACT • CALENDRIER
FINANCIER PREVISIONNEL
• 66 communes membres ;
• Améliorer la rentabilité des • Dès janvier 2019
• Syndicats intercommu-
naux investissements
• Créer des recettes de
fonctionnement pour les
communes prestataires
• Diminuer les dépenses
d’investissement pour les
communes demandeuses
Points de vigilance :
• Pour la commune prestataire : coordonner ses plannings
• Calculs de coût à réaliserAxe 5 : Fêtes et manifestations
• OBJECTIFS • MISSIONS • CONTEXTE
• Sécuriser juridiquement et • Gestion des ERP (espaces • Deux types de besoin :
financièrement les pratiques ; recevant du public) y •Communs : types fêtes
compris en extérieur patriotiques
• Harmoniser le service rendu
sur le territoire • Gestion de matériels •Propres : types fêtes
(barnums, podiums, stands, patronales, concerts
• Améliorer la qualité des tentes, tables, chaises,
solutions mises en œuvre • Accroissement des exigences
sonos, etc.) réglementaires de sécuri-
• Partager les équipements • Gestion de voiries
existants et permettre leur sation
(barrièrage, blocs béton • Difficultés de gestion des
renouvellement anti-intrusion, circulation)
• Répondre de manière retours de matériels (dégra-
cohérente aux besoins des dations, casses) qui met en
associations du territoire péril le renouvellement des
équipements.
• PERIMETRE • EVALUATION IMPACT • CALENDRIER
• 66 communes membres FINANCIER PREVISIONNEL
(certaines seront ressources et • Contenir les coûts de • 2019/2020
demandeuses ; d’autres sécurisation
seulement demandeuses)
• Réflexion à mener sur
• Syndicats intercommunaux
l’apport des recettes de
• Associations fonctionnement aux
• Communes limitrophes et communes ayant investi
leurs syndicats
Points de vigilance :
• Coordonner les planning en fonction des moyens disponibles
• Maîtriser les déplacementsAutres axes de mutualisation
Axe 2 Axe 3 Axe 4
Pool d’experts Services mutualisés Equipes « renfort »
• Assistance à • Tourisme : . • Bâtiments ;
Maîtrise d’Ouvrage ; animation de sites • Espaces verts ;
• Communication ; et liens avec les • Restauration
• Terrains de sport. Offices de Tourisme; scolaire.
• Contrôle des aires
de jeux et de sport.Annexes
Priorités sur l’ensemble du territoire
Formation agents 28
169
Pool expert juridique 25
164
Chasseur de subvention 23
153
Service protection des données 23
147
Equipe renfort secrétariat de mairie 22
129
Extranet 16
128
Service rédaction des marchés publics 16
110
Pool d'experts marchés publics 15
106
Prestation nacelle 18
102
Prestation balayeuse 15
95
Service de contrôle des aires de jeux et de sports 16
81
Equipe renfort voirie 15
80
Prestation déherbage thermique 12
74
Formation spécifique élus des communes - 500 hab 11
67
Prestation tractopelle 9
60
Service fêtes et manifestations 7
37
Nombre de communes
Nombre de points obtenus 0 50 100 150 200
Pour mémoire nombre total de communes ayant répondu: 42Les moyens de la mutualisation
• Passation de convention de groupement d’achats en vue de
Groupement de commandes parvenir à une plus grande efficacité économique de l’achat
Prestation de services
• Passation de convention de prestations de services non
-entre communes économiques d’intérêt général pour la mise en œuvre de
-entre agglo et communes compétences communales
-entre communes et syndicats
Mise à disposition de service • Partage des moyens de la Communauté y compris pour l’exercice,
(équipe renfort, prestations intellectuelle,
par les communes, de compétences qui n’ont pas été transférées
ingénierie, conseil) antérieurement à l’EPCI
Mise à disposition de matériel
-entre communes • Partage de moyens matériels et équipements
-entre agglo et communes
-entre communes et syndicat
•Création, au sein de la Communauté, de services communs
Service commun regroupant les moyens affectés à une missionDétail des groupements d’achats
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