Quelques astuces pour bien profiter du GERM virtuel 2021

Quelques astuces pour bien profiter du
              GERM virtuel 2021
                     Sommaire

1.   Généralités
2.   Comment rejoindre la conférence virtuelle du GERM?
3.   Comment naviguer dans les salles?
4.   Plan de la conférence virtuelle
5.   Vous recherchez quelqu’un ou souhaitez envoyer un
     message?
6.   Les touches importantes du clavier
7.   Comment rejoindre la conférence ZOOM pour les
     sessions plénières?

1. Généralités
A défaut de vous emmener dans un joli coin de France, nous vous invitons à nous rejoindre sur un
espace dédié à la conférence sur la plateforme Gather (https://gather.town/). Vous y contrôlerez un
personnage pour, on l’espère, retrouver un peu de la convivialité si chère au GERM : en salle plénière
pour suivre tous ensemble une présentation orale, par petits groupes en se promenant dans l’espace
virtuel ou autour des posters affichés dans une salle-posters virtuelle.

Pour utiliser Gather, vous aurez besoin :

1/ Un ordinateur avec microphone et caméra,
2/ Un explorateur internet (Chrome ou Firefox sont recommandés),
3/ Il est fortement recommandé d’utiliser un casque audio pour éviter les perturbations sonores,
4/ C’est tout ! Pas besoin d’installer de logiciel.

Note : attention aux pares-feux (firewall) qui peuvent limiter les flux audio/vidéo au sein de
certaines institutions/entreprises ; préférez un lieu plus ouvert (e.g. télétravail).

Vous pouvez consulter un guide de démarrage ici:
https://docs.google.com/document/d/1kngaWIQSHlSOfNq6S2s9SLy_o6GvLMmkxcpv4AvuMrc/pub

1. Généralités
 De nombreux objets interactifs (posters, documents pdf, url de site web…) sont présents dans
 l’espace virtuel. Ils s’illuminent en jaune lorsque vous êtes à proximité. Pour interagir avec, cliquez
 sur la touche ‘X’ lorsque vous êtes à proximité.

 N’hésitez pas à interagir avec un maximum d’objets, en plus des contenus scientifiques, certains vous
 donneront accès à des informations utiles sur la conférence et Gather.

 Enfin, n’hésitez pas à nous solliciter par chat si vous avez des questions ou que vous êtes perdus.
 Equipe technique du GERM
             Olivier Girard
             Laurent Delevoye
             Elodie Salager
             Sabine Hediger

2. Comment rejoindre la conférence virtuelle du GERM 2021?
Connectez-vous à l’URL :
https://gather.town/app/XqFewQvK4Fu5OjS3/GERM_2021_Conf

Un mot de passe vous sera communiqué par mail pour y accéder.

Veuillez entrer votre nom en entier, ce qui
permettra aux collègues de vous retrouver
facilement pour échanger avec vous.

Veuillez selectionner le microphone, de
préférence le micro casque.

Cliquez sur "Join the gathering!" pour
rejoindre l’espace virtuel.

2. Comment rejoindre la conférence virtuelle du GERM 2021?

Veuillez autoriser gather.town à utiliser le
microphone et la web cam si votre navigateur
le demande.

Vous pourrez toujours les désactiver/réactiver
une fois l’application lancée en cliquant sur les
boutons correspondants dans la fenêtre de
retour vidéo en bas à droite de l’écran.

Si vous avez des problèmes audio et/ou video,
veuillez recharger la page web, ce qui résoudra
la plupart des problèmes (il est parfois utile de
recharger la page plusieurs fois).

2. Comment rejoindre la conférence virtuelle du GERM 2021?
A ce stade, vous devriez être dans l’espace virtuel du GERM 2021.

                                                                    Votre avatar apparait au
                                                                     centre de l’écran avec
                                                                     votre nom au-dessus…

                                                                    … et le retour vidéo, en
                                                                    bas à droite de l’écran.

3. Comment naviguer dans les salles?

                              Déplacez-vous en utilisant les
                             flèches de votre clavier.

                                      Partez en exploration pour rencontrer
                                                           des collègues. →

  Les personnes qui sont proches de vous apparaissent dans une petite
  vignette vidéo en haut de l’écran, elles vous voient et vous entendent.

                    Cliquez sur      pour élargir la taille des vignettes à l’écran

4. Plan de la conférence virtuelle

Le Hall d’accueil se situe au
carrefour de toutes les autres salles.

Des flèches au sol et des panneaux
indiquent les accès aux autres salles.

4. Plan de la conférence virtuelle

Les Bureaux # 1 et # 2 sont
identiques et permettent d’avoir de
petites réunions      privatives (e.g.
délibération du bureau du GERM
pour le prix du poster).

Une flèche au sol indique le retour
vers le hall d’accueil.

4. Plan de la conférence virtuelle

La Salle Plénière permet un accès
direct à la visio Zoom qui hébergera
les présentations orales.

Des flèches au sol indiquent le retour
vers le hall d’accueil.

4. Plan de la conférence virtuelle

Le Hall des Posters est un grand
espace permettant de visionner les
posters et de discuter avec leurs
auteurs.

Il accueille également les stands des
sponsors industriels.

Des flèches au sol indiquent le retour
vers le hall d’accueil.

4. Plan de la conférence virtuelle

Enfin, la Salle de détente est un lieu
dédié aux échanges informels.

Une flèche au sol indique le retour
vers le hall d’accueil.

Notez que les tapis (sol violet),
délimitent des espaces privés
(« private space ») à l’intérieur
desquels vous ne discutez qu’avec
les personnes présentes dans la
même zone ; les personnes en
dehors ne peuvent pas vous
entendre.

5. Vous recherchez quelqu’un?

Cliquez sur l’icône suivant en bas à gauche de
l’écran pour voir apparaître la liste des
participants.

Utilisez la barre de recherche en haut à gauche de
l’écran et tapez le nom de la personne
recherchée.

Sélectionnez le nom de la personne recherchée
dans la liste et cliquez sur “locate”.

Un petit chemin vous reliant à la personne
recherchée apparaît à l’écran. Il suffit de suivre le
chemin.

Vous pouvez à tout moment arrêter le suivi en
activant “stop locating” toujours dans le bandeau
à droite de l’écran

5. Vous souhaitez envoyer un message
Cliquez sur l’icône suivant en bas à gauche de
l’écran pour voir apparaître la fenêtre de Chat.

Vous pouvez ensuite diffuser des messages 1/ à
tous les participants du GERM virtuel ; 2/ aux
participants situés à proximité ; 3/ à un participant
en particulier en le sélectionnant dans la liste des
participants.

Pour l’option 3, utilisez la barre de recherche en
haut à gauche de l’écran et tapez le nom de la
personne recherchée.

Sélectionnez le nom de la personne recherchée
dans la liste et cliquez sur “chat”.

6. Les touches importantes du clavier

                              Flèches directionnelles pour naviguer

                              Pour interagir avec les contenus (vidéo, poster…):
       X                      rapprochez-vous du poster et appuyez sur la touche X de votre
                              clavier pour le découvrir.

                              Mode fantôme: très utile si la foule est trop dense autour de
       G                      vous et que vous voulez vous échapper !
                              Pour cela, maintenir la touche G du clavier pour passer à
                              travers la foule !

                              Pour Zoomer/Dézoomer la page pour permettre de visualiser
Ctrl       +    roulette      une zone plus ou moins grande de la salle à l’écran.
               de la souris   Les options de zoom du pavé tactile devraient fonctionner
                              également.

7. Comment rejoindre la conférence ZOOM pour les sessions plénières
   Depuis la Salle Plénière, appuyez sur la touche X de votre
   clavier pour être directement connecté au lien Zoom sur
   lequel seront diffusées toutes les présentations orales du
   GERM 2021.

   Dans ce cas, votre présence virtuelle dans Gather sera
   mise en attente, et vos micro et caméra seront
   disponibles pour l’application Zoom.

   Note : Les applications Zoom et Gather sont indépendantes. Il
   n’est pas nécessaire d’utiliser Gather pour se connecter à
   Zoom, c’est simplement un moyen de le faire pour ceux qui
   souhaitent profiter à 100% de l’expérience Gather.

   Par ailleurs, le bon fonctionnement de Gather n’offre pas de
   garantie sur le fonctionnement de Zoom, qui peut être testé
   et/ou configuré de façon indépendante.

7. Comment rejoindre la conférence ZOOM pour les sessions plénières

   ATTENTION

   Une fois la conférence Zoom rejointe depuis la fenêtre Gather,
   si vous pressez ‘X’ à nouveau vous rentrerez à nouveau dans
   Gather avec vos flux audio et video, ce qui pourrait générer
   des conflits audio/vidéo si votre application ZOOM est encore
   active.

   Par précaution, les caméras et micros seront coupés pour tous
   dans Zoom, sauf pour les modérateurs et présentateurs, pour
   éviter de perturber la qualité audio des présentations.

   Néanmoins, en cas de problème d’écho ou de flux sonores
   multiples, fermer la page Gather, rester sur le lien Zoom,
   puis revenir dans Gather une fois la conférence Zoom
   terminée et proprement fermée.