Questions-réponses sur l'appel à projet IEJ-Etat

08/04/2015

         Questions-réponses sur l’appel à projet IEJ-Etat

 TEXTES DE REFERENCE :
 Règlement UE n°1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 portant dispositions
 communes relatives au Fonds européen de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds de
 cohésion, au Fonds européen agricole pour le développement rural et au Fonds européen pour les affaires
 maritimes et la pêche, portant dispositions générales applicables au Fonds européen de développement
 régional, au Fonds social européen, au Fonds de cohésion et au Fonds européen pour les affaires maritimes
 et la pêche, et abrogeant le règlement (CE) n ° 1083/2006 du Conseil.
 Règlement (UE) n° 1304/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 relatif au Fonds
 social européen et abrogeant le règlement (CE) n° 1081/2006 du Conseil. Et notamment :
               o Le chapitre IV relatif à l’initiative pour l’emploi des jeunes ;
               o L’annexe I : Indicateurs de réalisation et de résultat communs relatifs aux investissements
                    du FSE ;
               o L’annexe II : Indicateurs de résultat pour l’IEJ.
 Programme opérationnel national pour la mise en œuvre de l’initiative pour l’emploi des jeunes en métropole
 et outre-mer du 26 mai 2014 (2014FR05YEOP001) validé le 3 juin 2014 par la Commission européenne.

   I- Public cible :
Quels sont les jeunes éligibles à l’IEJ ?
Les actions dans le cadre de l’IEJ s’adressent exclusivement aux jeunes NEET rencontrant
des difficultés particulières d’insertion sociale et/ou professionnelle et répondant aux
caractéristiques suivantes :
    - Sont âgés de moins de 26 ans au moment de l’entrée dans un
       dispositif/action/programme cofinancé ;
    - Ne sont pas en emploi, c’est-à-dire répondant aux conditions des demandeurs
       d’emploi de catégorie A sans qu’il soit nécessaire d’être inscrit à Pôle emploi ;
    - Ne sont pas en éducation, ne sont donc pas inscrits dans un établissement
       d’enseignement secondaire ou universitaire, ou sont repérés comme décrocheurs par
       l’éducation nationale,
    - Ne sont pas en formation : ne suivant aucune formation au moment de la prise en
       charge.
Le critère du niveau de diplôme ne constitue pas un élément d’éligibilité au-delà du statut
NEET : les jeunes diplômés, ayant terminé leurs études, et se trouvant seulement
temporairement éloignés du marché de l’emploi sont éligibles à l’IEJ.

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Comment démontrer le statut NEET du jeune pour son entrée dans une action cofinancée
par de l’IEJ ?
Ce sont les structures du service public de l’emploi qui établiront la situation du jeune à
l’entrée de l’action et produiront les attestations grâce à leur système d’information. Les
porteurs de projets devront donc travailler en collaboration des acteurs du SPE.

Les jeunes doivent-ils obligatoirement être sortis dans les 4 mois du système scolaire ?
Non. Cependant, dans les 4 mois suivant leur repérage, les jeunes doivent se voir proposer
une solution d’emploi, de stage, de formation ou d’apprentissage dans le cadre d’un parcours
d’accompagnement. Il n’y a pas d’obligation de résultat.

Les jeunes entrés dans un dispositif comme par exemple, la Garantie jeunes ou le CIVIS
sont-ils éligibles ?
L’IEJ ne doit pas créer d’effet de substitution mais a vocation à faire levier au sein des
structures pour renouveler et améliorer les modalités d’accompagnement. Un jeune en
dispositif est déjà pris en charge et les engagements pris à son égard dans ce cadre doivent
être tenus. Ce sont les jeunes hors champ des mesures qui sont prioritairement visés.
Cependant, un jeune entré en Garantie jeunes ou encore en service civique, ne peut pas être
intégré au sein d’une action répondant à cet appel à projet et donc cofinancé par les crédits
IEJ-FSE volet déconcentré puisque ces dispositifs font également l’objet d’un cofinancement
européen au niveau national.

Est-ce que les jeunes présents au sein d’une structure d’insertion par l’activité économique
sont éligibles ?
Les jeunes dans une structure de l’insertion par l’activité économique n’ont pas le statut de
NEET car ils sont en contrat de travail. Ces dispositifs ne sont donc pas éligibles à l’IEJ.

Les contrats aidés sont-ils éligibles ?
Seule la formation des emplois d’avenir sera financée par le niveau central dans le cadre du
PO IEJ.
En dehors de ce cas, les jeunes en contrat aidé ne sont pas considérés comme des NEET. Ils
sont en emploi, l’action n’est donc pas éligible à l’IEJ.

Les allocations sont-elles éligibles dans le cadre de cet appel à projet ?
Le PO IEJ indique que les allocations sont éligibles si et seulement si elles sont assises sur
une mesure active d’accompagnement : cela a été évoqué afin qu’il y ait prise en compte de la
Garantie jeunes dans le cadre des discussions qu’a mené la DGEFP avec la Commission après
adoption du PO. Néanmoins, il s’agit là du seul cas où les allocations pourront faire l’objet
d’un cofinancement. Il s’agira du seul cas où l’allocation sera éligible.

Les jeunes sous mains de justice sont-ils éligibles à l’IEJ ?
Les jeunes sous mains de justice sont éligibles à condition d’être « NEET ». Leur situation
judiciaire n’est pas un critère retenu dans le cadre de l’IEJ mais ne doit pas faire obstacle au
bon déroulement de son parcours.
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Quel sera le statut d’un jeune entrant dans une action financée par de l’IEJ ?
Il n’y a pas de statut spécifique associé aux actions IEJ : le jeune doit être NEET à l’entrée.

Quel est le statut d’un jeune entré dans une action financée par de l’IEJ, lorsque celui – ci
dans le cadre de ce parcours à recours à des missions d’intérim (ex : découverte d’un
métier sous cette forme) ?
Le droit commun s’applique et son statut sera lié aux modalités d’immersion (stagiaire,
interimaire, etc.). Ces périodes d’immersion constituent un élément de leur parcours
d’insertion et non une solution définitive. En effet, l’accompagnement dans l’emploi en tant
que tel n’est pas éligible puisque les jeunes doivent être NEET à l’entrée.

   II- Opérateurs concernés :
Quels sont les opérateurs pouvant émarger au titre de l’IEJ ?
Tous les organismes et/ou structures partenaires de l’Etat et œuvrant pour l’insertion
des jeunes sur le territoire Auvergnats sont habilités à répondre à l’appel à projet. Cela
concerne notamment les missions locales, Cap emploi, le Groupement d’Intérêt Public (GIP)
de l’éducation nationale, les PLIE, les chambres consulaires, etc.

   III-    Les actions :

Quelles sont les actions éligibles au titre de l’IEJ ?
Les opérations susceptibles de recevoir une participation de l’IEJ doivent viser à proposer aux
jeunes NEET, en particulier ceux d’entre eux qui sont les plus éloignés du marché du travail,
des solutions d’emploi, de stage, de formation ou d’apprentissage dans le cadre d’un
parcours d’accompagnement.

Elles doivent s’articuler ainsi autour de trois temps forts du parcours d’un jeune :
    - Le repérage précoce des jeunes NEET, en particulier des jeunes les plus éloignés du
       marché du travail,
    - L’accompagnement suivi et personnalisé
    - La facilitation de l’insertion des jeunes par l’acquisition de compétences et/ou les
       immersions en milieu professionnel.

Seules les opérations d’appui aux personnes sont éligibles à l’appel à projet et les jeunes
doivent être les bénéficiaires directs des actions menées.

Qu’est-ce qu’un acte positif ?
Cela englobe tout acte au bénéfice direct du jeune.
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Quelles sont les actions exclues de l’IEJ ?
Sont exclues de la participation communautaire toutes actions qui ne se traduisent pas par un
acte positif en faveur du jeune s’inscrivant dans les 3 axes de l’IEJ : le repérage,
l’accompagnement ou l’acquisition de compétences et visant à fournir une solution d’emploi,
de stage, de formation ou d’apprentissage, soit notamment :
    - Les actions de sensibilisation et/ou de communication.
    - Les actions visant à consolider et/ou renforcer les prestations (accompagnement et
       allocations) proposées dans le cadre de l’expérimentation « Garantie jeunes ».
    - L’éligibilité s’entend à condition que la dépense soit rattachée à un acte positif.

En conséquence, aucun frais de structure n’est éligible à l’IEJ.

exemple : Un projet prévoit de mobiliser des financements IEJ pour permettre à un NEET de
rencontrer un employeur potentiel (Contrat d’apprentissage). le frein repéré est l’absence de
moyens de mobilité du NEET. Une aide au transport est proposée via le projet, l’aide peut
être qualifiée d’active. En revanche, verser une aide au transport à un NEET sans la corréler
à une rencontre effective et tracée avec l’employeur potentiel serait considérée comme
passive…

Les actions en faveurs de la mobilité ou d’achat d’équipement sont-elles éligibles dans le
cadre de cet appel à projet ?
L’intervention de l’IEJ est structurée autour d’un parcours de réinsertion vers l’emploi des
jeunes NEET(s).
Ce parcours doit pouvoir articuler un « accompagnement professionnel » (mises en situation
professionnelle stage, etc.) à un « accompagnement social » visant à lever les freins au retour
à l’emploi. Dans ce cadre, le financement d’actions d’aide à la mobilité, ou d’achats
d’équipements, dès lors que ces actions s’inscrivent bien dans ce parcours, est possible.
La Commission a souhaité que l’accompagnement à la mobilité soit limité en interne par le
niveau national et régional et en externe, à la dimension transfrontalière. L’aide à la mobilité
des apprentis est de la compétence du Conseil Régional d’Auvergne selon les lignes de
partages établies.
Dans le cadre de cet appel à projet, seules sont éligibles les aides apportées en tant que
réponse individuelle à un problème identifié au cas par cas pendant l’accompagnement.

Les actions de prévention du décrochage scolaire sont-elles éligibles ?
Les actions de prévention du décrochage scolaire visent des jeunes qui sont
administrativement sous statut scolaire et sous l’autorité et la responsabilité du chef
d’établissement. Ils ne sont donc pas NEET, même s’ils sont absents de façon durable. Les
actions de prévention du décrochage scolaire ne sont donc pas éligibles à l’IEJ.
En revanche, ces actions pourront être soutenues dans le cadre du programme opérationnel
national FSE pour l’emploi et l’inclusion (axe1, objectif thématique 10, priorité
d’investissement 10.1).
Néanmoins sont éligibles à cet appel à projet les actions de repérage et d’accompagnement
des jeunes ayant déjà décroché du système scolaire.

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Les différents outils mobilisés pendant l’accompagnement doivent-ils être précisés dans le
projet ?
Un projet doit prévoir l’ensemble des outils pouvant être mobilisés par un porteur de projet.

Quels seront les critères de sélection d’une action ?

L’analyse de l’opération se fait selon les critères suivants:
  Temporalité des projets qui doivent être appréciés au vu de la cohérence du calendrier de
     réalisation des actions proposées (viabilité du calendrier de réalisation) ;
  Vérification de l’adéquation entre les moyens mobilisés et les résultats attendus
     (viabilité du calendrier, capacité opérationnelles et proportionnalité des moyens) afin de
     statuer sur la faisabilité de l’opération ;
  Capacité financière de l’opérateur à avancer les dépenses dans l’attente du
     remboursement de l’aide FSE (3 à 6 mois après la remise du bilan) ;
  Capacité de l’opérateur à mettre en œuvre les moyens nécessaires, humains et
     administratifs, pour assurer la bonne gestion de l’aide FSE ;
  Capacité d’anticipation de l’opérateur aux obligations communautaires en termes de
     publicité.
  Nombre de participants
  Montant minimum de 50 000€.
  Degré d’éloignement dans l’emploi des jeunes : Appréciation multi critères telle que
     celle requise pour les emplois d’avenir.

Existe – t –il un montant minimum pour présenter une action ?
Il a été proposé un montant minimum de 50 000 € afin qu’il y ait un dimensionnement
pertinent correspondant notamment au montant des dossiers précédemment déposés.

Un porteur de projet peut-il déposer un projet pour plusieurs opérateurs ?
Dans le cadre de l’IEJ cela n’est pas possible.
Chaque opérateur doit déposer un ou plusieurs projets qu’il réalise directement et pour
le(s)quel(s) il est en mesure de justifier les actions et dépenses réalisées directement en faveur
des NEETs.

Que doit-on entendre par accompagnement global et renforcé ?
Une distinction doit être réalisée entre le concept « d’accompagnement global » et « les outils
mobilisables » (outils connus ou à inventer).
Il s’agit pour les opérateurs de concevoir une « boite à outils » avec à l’intérieur des outils
mobilisables (qui peuvent déjà exister type atelier de remobilisation / atelier mobilité ou des
actions innovantes à créer)

Un porteur de projet doit-il obligatoirement prévoir un référent unique dédié à l’IEJ au
sein de sa structure ?

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La désignation par le porteur de projet d’un référent unique dédié à l’IEJ au sein de sa
structure ne constitue pas une obligation. Cependant, cela facilite la justification des moyens
dédiés à l’action.

Un porteur de projet peut-il avoir recours à des prestataires ?
Oui, le recours ponctuel à des prestataires est possible. Il doit être mentionné dans la réponse
à l’appel à projet.

Le recours à des prestataires amènes à des contraintes administratives, est ce que le recours
au forfait évite ces dernières ?
Non. En effet, une ordonnance de 2005 en droit français impose un minimum de publicité :
    - Porter à la connaissance de tous qu’il y a un besoin (ex : publication sur le site du
       porteur de projet).
    - Demande de 3 devis.

Les actions devant correspondre aux trois temps forts d’un parcours d’un jeune, le dépôt
d’un dossier doit-il proposer une action pour une seule phase ?
Il appartient à chaque porteur de définir le périmètre et les modalités de réalisation de ses
actions.

Concernant les opérations programmées dans le cadre de l’IEJ existe-t-il une limite basse
de durée d’opération ?
Non pas formellement. Mais il convient que pour que l’opération puisse avoir un réel effet sur
la trajectoire du jeune, une action de moins de 4 mois ne serait pas pertinente au regard du
dispositif de la Garantie européenne de la jeunesse que l’IEJ vise à mettre en œuvre.

Quelles sont les modalités d’articulation entre les différentes actions menées par un même
opérateur et entre celles relevant du PO IEJ Etat et du PO IEJ du Conseil régional ?
Le porteur devra distinguer les actions et faire une demande de soutien pour chacune d’entre
elles sur le PO IEJ ou le PO Feder-FSE selon les compétences respectives de l’Etat et de la
Région. Cela pourrait conduire un jeune à poursuivre son parcours au travers de deux actions
distinctes financées sur 2 PO différentes dès lors qu’il est NEET à l’entrée de ces deux
actions. Les gestionnaires de ces programmes seront néanmoins attentifs aux risques de
double financement des actions.

exemple : Un jeune entre dans un parcours d’accompagnement financé par le PO IEJ Etat
via l’appel à projet, puis, entre dans une formation cofinancée par le PO de la Région. Cette
situation ne pose aucune difficulté puisque le jeune entre sur deux actions financées par deux
PO différents mais cela s’inscrit dans le cadre d’une continuité de parcours.

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Le financement des PLIES via l’IEJ ne serait-il pas source de sur-financement puisqu’ils
sont par ailleurs financé par du FSE ?
Il est fortement conseillé de financer des actions en faveur du public NEET avec l’IEJ et de
financer des actions en faveur des autres publics avec du FSE.
Par ailleurs, l’Etat et la Région définissent le plan d’actions régional et les lignes de partage
qui permettent l’articulation des fonds. Les PLIEs devront donc être attentifs au suivi de
chaque public pour respecter ce cadre et éviter les risques de double-financement.

Un jeune suivi par un porteur de projet dans le cadre d’une action financée par l’IEJ, peut-
il aller vers une action IEJ portée par un autre acteur de l’insertion sur un territoire ?
L’accompagnement d’un porteur de projet doit conduire à la construction d’un parcours
assortie de propositions. L’objectif est qu’à l’issue de son parcours le jeune soit proche d’une
solution et plus autonome. Si un accompagnement est encore nécessaire, il pourrait donc
basculer sur le droit commun.
En principe donc, compte tenu du public cible et des objectifs qualitatifs de l’IEJ, les
différentes actions n’ont pas vocation à concerner les mêmes jeunes (même si cela est
réglementairement possible).

   IV-      Eligibilité des dépenses :
Les dépenses présentées sont éligibles aux conditions suivantes :
  - Elles sont liées et nécessaires à la réalisation de l’opération sélectionnée et sont
     supportées comptablement par l’organisme (sauf exceptions précisées dans les textes
     nationaux et communautaires applicables) ;
  - Elles doivent pouvoir être justifiées par des pièces comptables justificatives probantes ;
  - Elles sont engagées, réalisées et acquittées selon les conditions prévues dans l’acte
     attributif de subvention, dans les limites fixées par le règlement général et le Programme
     opérationnel ;

Par ailleurs, conformément au règlement (UE) n° 13030/2013 du Parlement européen et du
Conseil du 17 décembre 2013, portant dispositions communes relatives aux Fonds ESI,
chapitre III, article 65, et pour cet appel à projets :
   - une dépense est éligible si elle a été engagée à compter du 1er janvier 2014 et acquittée
   avant le 31 mars 2017 pour la tranche 2014 et 31 mars 2018 pour la tranche de 2015.
   - une opération n’est pas retenue pour bénéficier du soutien du FSE si elle a été
   matériellement achevée ou totalement mise en œuvre avant que la demande de
   financement au titre du programme ne soit soumise par le bénéficiaire à l’autorité de
   gestion, que tous les paiements s’y rapportant aient ou non été effectués par le
   bénéficiaire.

Les frais de structure sont inéligibles.

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   V- Le forfait
Dans quelles circonstances un opérateur peut-il avoir recours à la règle du forfait ?
Le règlement FSE prévoit qu’une forfaitisation des coûts peut être définie dans le cadre de
l’instruction d’une opération au sein du budget prévisionnel, si le montant total d’aide
publique ne dépasse pas 100 000 euros et le rend obligatoire lorsque le montant ne
dépasse pas 50 000 euros.

Dans les cas où le forfait de 40% s’applique, l’ensemble des coûts directs et indirects
rattachables à l’opération sont pris en charge dans le cadre du forfait hors dépenses de
rémunération.

Le recours aux options de coûts simplifiés limite la nécessité pour un opérateur de devoir
justifier les dépenses déclarées à partir de pièces comptables ce qui permet de diminuer la
charge administrative du bénéficiaire liée aux différents niveaux de contrôle.
Sur recommandation de la Direction Générale de l’Emploi et de la Formation Professionnelle
(DGEFP), dans le cadre dudit appel à projet, le taux forfaitaires applicable est le taux de 40%
maximum appliqué aux dépenses directes de personnel pour calculer un forfait correspondant
aux autres coûts de l’opération, y compris les dépenses de prestations externes

                          Calcul de l'assiette totale
        Coûts au réel                                OCF Forfait 40%

                                           Coûts de personnels
                                                   réels
    coût de
                  60 000 €                     (intervenant        60 000 €
   personnel
                                            directement dans
                                               l'opération)

  Prestations     10 000 €
                                           Autres coûts forfait
                                                                   24 000 €
Coûts indirects                                 de 40%
                  10 000 €
    réels
  TOTAL           80 000 €                       TOTAL             84 000 €

Qui choisit le recours au taux forfaitaire ou l’application au réel ?
Le choix de l’application du taux forfaitaire ou au réel revient au porteur de projet au moment
où il dépose sa demande dans l’application Ma-démarche FSE.

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Cependant, le service gestionnaire pourra en toute opportunité retenir un autre taux forfaitaire
ou l’application du réel lors de la phase d’instruction au vu notamment de sa connaissance du
porteur, des coûts historiques pour des projets de ce porteur ayant bénéficié d’un soutien FSE
ou de la nature de l’opération.

En cas de contrôle, les dépenses incluses à l’intérieur du forfait seront-elles contrôlées ?
Les dépenses incluses à l’intérieur du forfait pourront être contrôlées en cas de suspicion de
fraude.

Pour les dossiers supérieurs au seuil de 100 000€ d’aide publique quelles seraient les règles
de gestion ?
Au réel. Le forfait n’est pas possible au-dessus de 100 000 euros.

Le taux de cofinancement IEJ et FSE induit un préfinancement important à la charge du
porteur de projet, des avances pourront-elles être versées à ces derniers ?
La possibilité d’octroyer des avances est prévue mais leur montant sera déterminé par le
service instructeur au vue de la situation individuelle du porteur.

   VI-     La justification des dépenses, les outils de suivi et l’obligation de
           publicité :
Quels sont les justificatifs que devra fournir le porteur de projet ?
Les dépenses réalisées pour les projets répondant à l’appel à projet doivent cibler les
participants NEET.
Dans ce cadre, toutes les pièces justificatives permettant d’établir la corrélation directe entre
l’accompagnement mis en œuvre et le participant devront être produites.
Il est donc important de mettre en place des outils de suivi des réalisations physiques
effectives et des dépenses afférentes surtout pour ce qui est réalisé en interne où
l’identification est moins évidente que pour les prestations externes qui génèrent de facto un
formalisme (même a minima, courriers, mails, devis, factures…) et donc une meilleure
traçabilité.

Quels sont les pièces que devra fournir le porteur de projet afin de justifier ses frais de
personnel en lien avec l’action?
Il est conseillé au porteur de projet de produire :
      Une lettre de mission par salarié dédié à l’action signée (salarié et direction) et datée.
      Le contrat de travail du ou des salariés dédiés à l’action si le recrutement est réalisé
         spécifiquement pour l’opération
      Des relevés hebdomadaires d’heures datés et signés (salarié et direction) permettant
         de distinguer les tâches relevant d’une activité cofinancé par des fonds européens (IEJ-
         FSE).

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    Des fiches de note de frais accompagnés des justificatifs en lien avec les dépenses
     engagées et décaissées pour chacun des salariés dédiés à l’action signées (salarié et
     direction) et datées.

Quels sont les pièces que devra fournir le porteur de projet afin de justifier des actions
réalisées en faveur d’un jeune bénéficiaire ?
     Un justificatif du statut NEET du jeune entré dans l’action (lien avec les acteurs du
        SPE et questionnaire).
     Feuilles de présences signées (bénéficiaire, salariés, prestataires, intervenants, etc.) et
        datées quelques soient la prestation (atelier collectif, entretien individuel, etc.)
        proposée au bénéficiaire.
     Un justificatif de sortie de l’action du jeune et le cas échéant la fiche de prescription
        pour une poursuite du parcours du jeune dans une autre action (exemple : formation).

A quel moment le porteur de projet devra t-il produire l’attestation des versements des
cofinanceurs (contreparties externes mobilisées) ?
Tout cofinancement externe, public ou privé doit s’accompagner d’attestations établies par
l’organisme cofinanceur. Dans ce cadre, il convient de distinguer deux types d’attestation :
           - L’attestation d’engagement : Idéalement produite au moment du dépôt de la
               demande de subvention par le porteur. A défaut, elle doit être fournie au plus
               tard lors du premier bilan d’exécution.
           - L’attestation de versement : Permet d’assurer la traçabilité des ressources
               encaissées par le porteur de projet. Elle doit être fournie au bilan final.
Cette dernière permet notamment au gestionnaire, lors du contrôle de service fait, d’identifier
les cofinancements déclarés sur le projet au sein des relevés bancaires du porteur de projet..

Le porteur de projet devra également produire un état récapitulatif des dépenses
engagées et acquittées au titre de l’opération cofinancée signé par son responsable légal
et celle du commissaire aux comptes ou de l’expert-comptable ou encore du comptable
public.

   VII- Les indicateurs de résultats et règles de saisies :

   ( cf Guide DGEFP de suivi des participants IEJ-FSE 2014-2020)

Quels sont les indicateurs qui devront être saisis par les opérateurs ?

Les porteurs de projet sont désormais responsables de la saisie et devront obligatoirement
renseigner les données relatives à chaque participant et non plus de manière agrégée.
Le suivi des participants est désormais partie intégrante de la vie du dossier, de la demande de
subvention au contrôle de service fait. Faute de renseignement, les participants ne pourront
être considérés comme tels, empêchant ainsi le remboursement de l’aide par la Commission
européenne.

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Les données personnelles des participants doivent être obligatoirement saisies. Aucune
dérogation n’est possible.

44 indicateurs :
           - 32 FSE.
           - 12 IEJ.

Qu’est-ce qu’un participant ?
Est participant, une personne qui bénéficie directement d’une intervention de l’IEJ :
    - Seules les personnes, qui peuvent être identifiées, pour lesquelles il est possible de
        recueillir les données personnelles et pour qui des dépenses sont rattachées, doivent
        être enregistrées en tant que participants.
    - Si ces données ne sont pas transmises, le participant n’existe pas et ne fait pas l’objet
        d’un remboursement.
    - Les personnes qui bénéficient de l’IEJ de manière indirecte ne sont pas des
        participants.

Le recueil des données nécessite-il l’accord du participant ?
Le recueil des données repose sur les réponses apportées par le participant. Un questionnaire,
au format papier, a été élaboré par la DGEFP et s’adresse directement aux participants sous
l’accompagnement du porteur de projet pour garantir la qualité des données et réduire les
risques de non réponse.
Ce questionnaire devra être conservé par le porteur de projet jusqu’à l’ouverture de Ma
démarche FSE pour que les données y soient ensuite saisies directement. .
Les données correspondant à ces questions peuvent également être saisies directement dans
un système d’information et exportées dans « ma démarche FSE » au moyen du fichier Excel
disponible dans le module de demande « Ma démarche » (fichier au format csv).
Quand le module de saisie sera accessible, les données pourront être soit saisies directement
en ligne, soit exportées sous fichier Excel. Le questionnaire pourra être rempli par le
participant.

Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné au suivi et à
l’évaluation du PO national FSE et du PO national IEJ. Les destinataires des données sont : la
DGEFP (Ministère du travail, de l’emploi et du dialogue social).

Les données recueillies dans ce questionnaire seront utilisées de façon anonyme à des fins de
suivi et d’évaluation des opérations soutenues par le Fonds social européen.

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, le
participant bénéficie d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui le concernent,
qu’il peut exercer en s’adressant à (indiquer les coordonnées du bénéficiaire ou service
gestionnaire)

Le participant a la possibilité, pour des motifs légitimes, de s’opposer au traitement des
données vous concernant, en répondant « Ne se prononce pas » aux questions posées.

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Même lorsque ce questionnaire pourra être saisi directement en ligne, il est fortement
recommandé que celui soit également conservé par le porteur de projet en format papier
et signé par le bénéficiaire. En effet, cela permet d’une part, de garantir la protection
des droits du bénéficiaire de l’action et d’autre part, cela constitue un élément important
de traçabilité.

Quant doit on saisir les données ?
A partir de la notification de recevabilité du dossier par le comité de programmation, les
données relatives aux caractéristiques du participant sont obligatoirement saisies dans le mois
suivant son entrée dans l’action. Sinon, le participant n’est pas pris en compte dans l’action.
La saisie des données à l’entrée dans l’action : Chaque participant entrant dans une
opération (et pour lequel on est en mesure de collecter l’ensemble des données personnelles
telles qu’identifiées dans les indicateurs communs) doit être enregistré, y compris les
participants qui abandonnent une opération avant la fin du terme.
Les données relatives aux caractéristiques du participant sont obligatoirement saisies dans le
mois suivant son entrée dans l’action.

La saisie des données à la sortie : Les données sur les sorties doivent être enregistrés entre le
moment où la personne quitte l’action (date de sortie) et la quatrième semaine qui suit
l’évènement, indépendamment du fait que le participant a été au terme de l’action ou non.
Si la saisie a lieu plus d’un mois après la sortie du participant, alors les résultats ne sont pas
considérées comme immédiats et le participant devient inéligible.

Les données saisies peuvent-elles être modifiées ?
Oui, dans Ma Démarche FSE, le porteur pourra modifier les données saisies. Au-delà d’un
délai d’un mois, le gestionnaire sera alerté des retards de saisie.

Comment compter les participants dans les opérations ?

Principe : un participant = une opération

Si le participant entre dans l’opération et la quitte plusieurs fois, on ne l’enregistre qu’une
seule fois. Les données à l’entrée dans l’opération ne sont pas modifiées : c’est le premier
enregistrement qui compte. Les données sur la situation à la sortie sont actualisées avec la
date de la dernière sortie accompagnée des derniers résultats.
C’est la même chose si une personne participe à plusieurs projets dans une même opération :
la date d’entrée est celle de l’entrée dans le premier projet, la date de sortie correspond à celle
du dernier projet.
Si une personne quitte une opération et entre dans une nouvelle opération IEJ, alors il devient
un nouveau participant et doit être enregistré en tant que tel dans le système.
Si un participant reste dans la même opération plus d’un an : on saisit les données relatives
aux caractéristiques une seule fois, il n’y a plus de système de report. Les données du
participant sont saisies dès son entrée dans l’action.
Un participant qui entre dans une opération constituant un parcours n’est compté qu’une seule
fois à son entrée dans le parcours, et non action par action. Au contraire, si le parcours
s’appuie sur plusieurs opérations IEJ alors le participant sera comptabilisé autant de fois que
d’opérations et il ne sera pas possible de suivre son parcours.
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Si le participant prend part à deux opérations différentes de l’IEJ, sera pris en compte le
résultat à l’issue de chaque opération.

Quelles types de sorties sont considérées comme des sorties positives ?
Le système de suivi abandonne la notion de « sortie positive » pour se concentrer sur des
résultats factuels. En lien avec la Garantie européenne pour la jeunesse, il s’agit donc
d’identifier les solutions éventuellement proposées au jeune à la sortie de l’opération, que
celle-ci résulte d’un abandon/rupture ou du terme prévu initialement, et de caractériser la
situation occupée par le jeune.

Après la fin de l’opération, combien de temps peut-il s’écouler pour qu’une sortie soit
considérée comme positive ?
Le système de suivi abandonne la notion de sortie. Pour identifier de manière objective la
durabilité de la situation du jeune, en plus des résultats à la sortie de l’opération, le système de
suivi s’intéresse également aux résultats 6 mois après la sortie, au moyen d’enquêtes sur des
échantillons représentatifs de participants.

La non atteinte de certains résultats peut-elle engendrer des sanctions ?
La non atteinte des résultats de sortis n’engendrera pas de sanctions. Les sanctions financières
ne peuvent être liées qu’à la mauvaise qualité des données saisies, à l’entrée comme à la
sortie.

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