RECOMMANDATIONS TEAMS COMITÉ DE SÉLECTION 2020 - Université Angers
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RECOMMANDATIONS TEAMS COMITÉ DE SÉLECTION – 2020
Table des matières
I. Contexte .................................................................................................................. 3
II. Comptes Teams ..................................................................................................... 3
A. Membres du Jury appartenant à notre Université ............................................................ 3
B. Membres du jury extérieurs à notre université ................................................................... 3
C. Candidats ........................................................................................................................ 4
III. Organiser et rejoindre une réunions Visio ................................................................ 4
A. Organisateur ................................................................................................................ 4
B. Membres du jury ............................................................................................................. 4
C. Candidats ........................................................................................................................ 5
IV. Réunion Visio - Salles d’attente .............................................................................. 5
Page 2 05/05/2020I. Contexte
Dans le contexte du confinement et des recommandations de distanciation sociale liées à la
pandémie du Covid-19, l’outil Teams 1 sera utilisé par les COS 2020 de l’Université d’Angers.
Ce document donne les recommandations essentielles sur les usages de l’outil Teams. Il
distingue trois catégories de personnes :
• Les membres de jury COS appartenant à notre Université ;
• Les membres de jury COS extérieurs à notre Université ;
• Les candidats
en considérant que par ailleurs, le socle de chaque jury se constitue autour d’une équipe
(team) dans l’outil Teams.
Cette page sur le site web de l’Université d’Angers vous donne accès à plusieurs ressources
(tutoriels vidéos en particulier) autour de Teams : https://www.univ-
angers.fr/fr/universite/actualites/fermeture-coronavirus/usages-de-teams.html
II. Comptes Teams
A. MEMBRES DU JURY APPARTENANT À NOTRE UNIVERSITÉ
Toute personne de notre communauté universitaire dispose par défaut d’un compte Office 365
lui donnant accès à un ensemble logiciel, dont Teams.
L’accès se fait soit directement sur https://www.office.com en utilisant son mail professionnel
en « clef d’entrée » ; soit par le Guichet Numérique https://ent.univ-
angers.fr/personnel.html pavé vert « Travail collaboratif » puis « Office 365 ».
Teams fait partie des logiciels présents sur le portail Office 365. Il fonctionne :
• via votre navigateur web habituel (sachant que Chrome ou Edge sont à cette date les
seuls navigateurs prenant en charge totalement les fonctions d’audio/vidéo de
Teams) ;
• via une application (client lourd) installée sur votre ordinateur . Cette dernière option
est fortement recommandée du fait du confort fonctionnel qu’elle apporte, en
particulier autour des partages d’écran. Les logiciels d’installation du client lourd, qui
existent sous les systèmes Windows, Mac et Linux, sont disponibles au téléchargement
sur la page https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/microsoft-teams/download-
app
B. MEMBRES DU JURY EXTÉRIEURS À NOTRE UNIVERSITÉ
Selon les usages prévus au sein de votre équipe, deux cas de figure se présentent :
1. Vous n’avez pas besoin d’échanger collectivement au sein du jury (discussions, espace
de partage de fichiers, etc.) en dehors de simples échanges de type « visio » : dans
ce cas, les membres extérieurs n’ont pas nécessité de disposer d’un compte Office
365 et pourront entrer dans les réunions « visio » sur Teams à l’aide d’un simple lien.
Ils n’auront pas accès aux flux des discussions ni aux espaces de fichiers partagés
d’une équipe. Ils ne pourront pas non plus accéder aux discussions (chat) parallèles
1
Intégré à la suite Microsoft Office 365 déployée au sein de l’Université d’Angers dans le
cadre de son Schéma Directeur du Numérique.
Page 3 05/05/2020aux réunions « visio », pas plus qu’aux votes Forms mis en place dans les discussions
d’équipe.
2. Vous avez des besoins/souhaits d’échanges collectifs (discussions, partages de
fichiers, votes, chat en parallèle aux « visios »etc.) en plus des réunions de type
« visio » simplifiées : dans ce cas, il y a nécessité d’inviter les membres extérieurs à
entrer pleinement dans votre équipe. Ces personnes extérieures doivent alors disposer
d’un compte Office qui sera soit le compte professionnel de leur propre structure, soit
un compte Office personnel déjà existant et créé par leurs soins par ailleurs, soit un
compte Office gratuit créé à l’occasion de leur participation au jury 2020 via :
o création préalable directe sur https://www.office.com avec une adresse mail
utilisée ensuite par le/la gestionnaire de l’équipe pour inviter cet extérieur
OU
o sur l’infrastructure « Teams » de notre université via le mail d’invitation reçu
au moment où le gestionnaire de l’équipe invite la personne - le mail
d’invitation reçu permet de lancer la création du compte.
Dans tous les cas, cette création relève de la personne, en autonomie.
En termes d’organisation, ce second cas de figure, bien que demandant aux personnalités
extérieures de disposer ou de se créer éventuellement un compte Office, est à l’usage le plus
efficace.
Le tutoriel 3.4 Gérer une équipe de la page https://www.univ-
angers.fr/fr/universite/actualites/fermeture-coronavirus/usages-de-teams.html vous donne
les principaux éléments nécessaires à la gestion d’une équipe.
C. CANDIDATS
Les candidats n’ont pas nécessité de disposer d’un compte Office 365 : les entretiens menés
avec les présélectionnés se feront via Teams, à partir d’un simple lien leur permettant d’entrer
dans une visio comme invités.
III. Organiser et rejoindre une r éunions Visio
A. ORGANISATEUR
L’organisateur de la visio :
• positionne cette dernière dans l’agenda et au sein du canal de son équipe teams;
• fait parvenir le cas échéant le lien direct de la réunion aux membres extérieurs du
jury ne participant pas à l’équipe teams (entendre : qui ne disposent pas d’un compte
Office et ne sont pas intégrés dans l’équipe au sens teams) ;
• fait parvenir le cas échéant le lien direct de la réunion aux candidats.
Les tutoriels 3.2 Visioconférence avec Teams et 3.3 Planifier une réunion de la page
https://www.univ-angers.fr/fr/universite/actualites/fermeture-coronavirus/usages-de-
teams.html détaillent les manières de faire.
B. MEMBRES DU JURY
S’ils sont intégrés dans l’équipe teams, les membres du jury retrouvent la réunion positionnée
Page 4 05/05/2020dans le fil des échanges/publications du canal de l’équipe . Il leur suffit de cliquer sur cette
réunion pour la rejoindre.
S’ils ne sont pas intégrés dans l’équipe teams, les membres extérieurs du jury cliquent sur le
lien qui leur a été préalablement envoyé par l’organisateur : ils entrent alors directement
dans la salle d’attente de la réunion avec leur navigateur internet (Chrome ou Edge
conseillés).
Ledit lien est utilisable partiellement (blocage en salle d’attente) à tout moment avant la date
de réunion pour permettre à chacun de tester sa configuration. Un tel test préalable est
évidemment recommandé.
C. CANDIDATS
Les candidats cliquent sur le lien qui leur a été préalablement envoyé par l’organisateur . Ils
déclinent la proposition d’installation du client Teams, et choisissent « Participer sur le web
à la place ». Après indication de leur nom, ils entrent alors directement dans la salle d’attente
de la réunion avec leur navigateur internet (Chrome ou Edge fortement conseillés).
Ils doivent autoriser l’usage de leur caméra et de leur micro. L’utilisation d’un casque audio
individuel est nécessaire pour éviter les boucles d’échos.
L’usage de Chrome leur permet de partager un document à l’écran, mais il peut être prudent
pour les candidats de faire parvenir au jury, en amont de leur audition, toute présentation
servant de base à leur intervention.
Le lien de test ici est utilisable partiellement (blocage en salle d’attente indiqué par le
message « Un contact va vous permettre de participer à la réunion ») à tout moment avant
la date de réunion pour permettre au candidat de tester sa configuration. Un tel test préalable
est évidemment recommandé.
IV. Réunion Visio - Salles d’attente
En dehors des éléments de fonctionnement habituels d’une réunion Teams (cf. cet ensemble
de courts tutoriels génériques), il convient de préciser le fonctionnement des salles d’attente,
permettant la gestion de files de candidats.
Une fois la réunion lancée au sein de l’équipe teams :
• toute personne de l’équipe teams peut entrer dans la réunion sans autre forme de
procès ;
• toute personne utilisant un lien simple, après avoir cliqué sur ledit lien, est mise en
salle d’attente.
L’arrivée d’une personne en salle d’attente se manifeste, pour les personnes déjà en réunion,
par une notification visuelle et sonore indiquant cette arrivée.
La liste des personnes en salle d’attente est affichée dans la liste des par ticipants de la
réunion (icône « Afficher les participants » de la barre flottante d’outils « visio »).
Les personnes en attente le demeurent tant qu’elles ne sont pas autorisées à entrer dans la
réunion. Une coche à côté du nom des personnes en attente permet de faire entrer la personne
désirée dans la réunion.
Lorsque la personne quitte la réunion, en raccrochant par exemple, elle ne peut revenir dans
la réunion qu’en recliquant sur le lien puis patientant à nouveau dans la salle d’attente. Par
Page 5 05/05/2020ailleurs, les gestionnaires de la réunion peuvent « forcer » la personne à raccrocher (à côté
de son nom, cliquer sur les trois petits points puis « Supprimer »).
Page 6 05/05/2020Vous pouvez aussi lire
