Règlement relatif à la gestion et à l'utilisation du matériel de cartographie GPS
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Règlement relatif à la gestion et
à l’utilisation du matériel de
cartographie GPS
Ce document a été approuvé par le Bureau Directeur de la Ligue Lorraine de Course d’Orientation le 22 avril 2011. il est
applicable à compter de ce jour.
Il fait l’objet d’une publication sous forme numérique sur le site Internet de la LLCO : http://liguelorraine.co.free.fr
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1. Préambule
La Ligue Lorraine de Course d’Orientation a acquis un matériel utilisant le système de positionnement GPS dans le cadre de
l’élaboration de cartes de course d’orientation. L’objectif de cette démarche est de faciliter l’accès à cette technologie au sein
de notre ligue, dans le but de développer les actions cartographiques et d’améliorer la qualité des cartes réalisées en maîtrisant
les coûts de réalisation.
Ce document définit les conditions et les modalités de mise à disposition de ce matériel aux profit des clubs et comités
départementaux affiliés.
2. Composition et principe de fonctionnement du matériel :
2.1. Composition
Le matériel de cartographie GPS de la LLCO est composé des équipements suivants :
• un récepteur GPS SX Blue II avec antenne et alimentation secteur ;
• une tablette PC T7M écran 7 pouces munie d’un stylet, alimentée par 2 batteries Lithium-Ion ou cordon secteur ;
• Un réceptacle « docking station » avec alimentation secteur.
Ensemble antenne - GPS et cordon secteur Tablette avec stylet, support de tablette et alimentation
2.2. Principe de fonctionnement :
• Le récepteur GPS transmet l’information de position à la tablette via une connection bluetooth.
• La « tablette » est un ordinateur multimédia à écran tactile avec connection wifi et bluetooth. Cet ordinateur utilise le
système d’exploitation Windows 7 et est équipée du logiciel de cartographie Ocad 10 pro. Grâce au GPS, Elle permet
de matérialiser (par une croix) la position de l’opérateur sur une carte Ocad, d’enregistrer des points GPS et de
dessiner des cartes en temps réel à l’aide du stylet.
• L’ensemble GPS et tablette est un système permettant de cartographier en autonomie pendant environ 7 heures.
• La « docking station » est une station d’accueil dans laquelle on insère la tablette. Ceci permet d’y adjoindre un écran
standard, clavier et souris pour disposer d’une interface plus conviviale (et un grand écran) en intérieur afin de
dessiner, etc.
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3. Cadre de prêt du matériel de cartographie GPS
Le matériel de cartographie GPS de la LLCO ne peut être prêté qu’à un club ou un comité départemental affilié à la LLCO. Le
prêt à titre individuel à quelque personne que ce soit est interdit.
Une redevance financière symbolique sera perçue par la LLCO en contrepartie de la mise à disposition du matériel de
cartographie GPS. Son montant est fixé annuellement par le comité directeur de la LLCO. Les sommes recueillies seront
destinées en priorité à l’entretien et à la mise à niveau de ce matériel.
Le prêt doit être exclusivement destiné à la réalisation de cartes de course d’orientation inscrites au plan cartographique de la
LLCO ou à la réalisation de formations telles que définies § 7.
Le président du club ou comité départemental bénéficiaire du prêt communiquera l’identité de la personne désignée pour la
prise en compte à la LLCO (commission cartographie et responsable matériel) avant toute perception du matériel.
Les clubs ou comités départementaux emprunteurs du matériel de cartographie GPS ont toute latitude pour mettre ce matériel à
disposition du cartographe de leur choix, salarié ou bénévole, qu’il appartienne à leur structure ou non. Il leur appartient
cependant d’informer la ligue de l’identité du (des) cartographe(s) utilisateurs du matériel GPS de la LLCO.
Il appartient à l’emprunteur (club, CD) de s’assurer que le cartographe qui utilisera le matériel de cartographie GPS de la
LLCO ait reçu une formation adéquate. La LLCO se réserve néanmoins le droit de récuser un utilisateur si elle estime que son
niveau de formation est insuffisant pour garantir l’intégrité du matériel.
En plus des bénéficiaires de droit définis supra, le comité directeur de la LLCO, sur proposition de la commission
cartographique, peut décider de louer le matériel de cartographie GPS à tout autre organisme ou personne. Le comité directeur
fixera le prix de la location dans ce cas. Ceci ne doit cependant pas se faire au préjudice d’un club ou comité départemental
Lorrain, prioritaires pour son utilisation.
4. Planification des prêts
La commission cartographie de la LLCO est en charge de la gestion des prêts du matériel de cartographie GPS de la LLCO. A
ce titre, elle établit le planning prévisionnel annuel d’attribution de ce matériel, en fonction des demandes exprimées par les
ayants-droit répondant aux critères définis § 3.
La planification de l’utilisation du matériel de cartographie GPS de la LLCO obéit aux règles suivantes :
• Les clubs et comités départementaux expriment leurs desiderata d’attribution du matériel en octobre de l’année N-1,
en veillant à préciser d’éventuelles contraintes particulières (chasse, enneigement, disponibilité cartographe
professionnel, échéance de compétition, etc.) ;
• La commission cartographie établit un projet de planning. Pour cela, elle veille à instaurer le dialogue entre
demandeurs en cas de demandes multiples pour la même période ;
• Le projet de planning est débattu et si possible finalisé en réunion des présidents de clubs ;
• Le planning est définitivement validé par le comité directeur de la LLCO ;
• En cours d’année, ce planning peut faire l’objet de recalages par la commission cartographie sur demande et entente
entre parties.
Au plus tard une semaine avant le début du prêt, les présidents des clubs ou comités départementaux bénéficiaires du prêt
informeront la LLCO (commission cartographie et responsable matériel) de l’identité de la personne chargée de percevoir le
matériel.
5. modalités de prêt
tout prêt du matériel de cartographie GPS de la LLCO donnera obligatoirement lieu à l’établissement d’une convention de prêt
entre la LLCO et l’organisme emprunteur. Cette convention sera rédigée en deux exemplaires, conservés par chacune des
parties.
Cette convention mentionnera obligatoirement les éléments suivants :
• l’organisme emprunteur,
• l’identité de la personne ayant perçu le matériel,
• les dates de début et de fin de prêt
Un modèle de convention figure en annexe au présent règlement.
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Le matériel de cartographie GPS sera remis exclusivement à la personne préalablement désignée par le club ou comité
départemental bénéficiaire pour la période (cf. planification, §4). Cette personne est réputée avoir pleine délégation de
pouvoirs du président de l’association bénéficiaire pour la réalisation du prêt et la rédaction des documents afférents.
Le matériel sera obligatoirement perçu et réintégré auprès de la personne en charge de la gestion du matériel de la LLCO, dont
les coordonnées figurent au § 8 de ce document. Les emprunteurs assumeront la charge du transport du matériel de
cartographie GPS depuis et vers le lieu de résidence du responsable matériel de la LLCO, sauf arrangement autre validé par ce
dernier.
Le transfert direct du matériel de cartographie GPS d’un emprunteur à un autre emprunteur n’est pas autorisé. Il en va de
même pour toute forme de prêt ou de sous-location.
Toute modification du matériel est interdite aux utilisateurs, y compris la mise à jour ou l’installation de logiciels.
Lors de la réintégration du matériel, tout dysfonctionnement ou détérioration devra être signalé sans délai et fera l’objet d’un
constat écrit signé par les deux parties.
6. Responsabilité financière
Le club ou comité départemental emprunteur s’engage à assumer la charge financière de toute perte, vol ou détérioration du
matériel dans des circonstances non couvertes par la police d’assurance de la LLCO.
De la même manière, le club ou comité départemental emprunteur s’engage à assumer les frais restant à la charge de l’assuré
ainsi que les éventuelles franchises dans le cas d’un sinistre couvert par la police d’assurance de la LLCO.
La faute ou la négligence d’un membre ou salarié du club ou comité départemental emprunteur ou de toute autre personne à
qui le matériel de cartographie GPS a été confié par le club ou comité départemental emprunteur ne saurait en aucun cas
exonérer ce dernier des obligations ci-dessus.
7. Formation des utilisateurs
Des sessions de formation à l’utilisation du matériel de cartographie GPS seront organisées par le référent GPS / carto de la
ligue ou par tout autre personne disposant d’un niveau reconnu d’expertise dans le domaine et agréée par la commission
cartographie de la LLCO.
Les clubs exprimeront leurs besoins de formation à la commission cartographie qui mettra en place les sessions de formation
correspondantes en essayant de prendre en compte le mieux possible les contraintes de toutes les parties prenantes.
8. Bloc-notes
- Le matériel de la LLCO :
Responsable : Chantal MAILLARD
Adresse : 179 rue du Rainfeld, 88130 Chamagne
Téléphone : 06 84 84 74 36
Mail : maillard88@wanadoo.fr
- Le référent GPS / Carto :
Responsable : Philippe POGU
Adresse : Abbaye saint Mansuy, 54200 TOUL
Téléphone : 03 83 64 33 62 ou 06 12 94 14 12
Mail : p.pogu@free.fr
- La commission Carto :
Responsable : Bernard LEMERCIER
Adresse : 4 rue du Mal Juin, 543000 LUNEVILLE
Téléphone : 03 83 73 44 94 ou 06 83 97 78 90
Mail : bernard.lemercier@wanadoo.fr
Page 4 / 5ANNEXE 1 au règlement relatif à la gestion et à l’utilisation du matériel de cartographie GPS de la LLCO
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DU MATERIEL DE CARTOGRAPHIE GPS
La Ligue Lorraine de Course d’Orientation (LLCO), représentée par : ………………………………………….
Met à disposition de l’association sportive affiliée : …………………………………………………….
Représentée par :…………………………………………
Le matériel de cartographie GPS suivant :
• un récepteur GPS SX Blue II (n 1002A329) avec antenne et alimentation secteur
• une tablette PC T7M écran 7 pouces (n°SY1010000154) munie d’un stylet, 2 batteries Lithium-Ion et cordon secteur
• Un réceptacle « docking station » (n°DK1010000047) avec alimentation secteur
• Un harnais 4 points
Ce matériel est mis a disposition pour la période s’étendant du ………………………..au ……………………….
En l’absence de réserve écrite formulée par l’emprunteur au moment de la mise à disposition du matériel par la LLCO, le
matériel de cartographie GPS est réputé perçu complet et en bon état.
Le matériel est mis à disposition aux conditions et modalités détaillées dans le règlement GPS de la LLCO. Ce document est
consultable sur le site internet de la LLCO (http://liguelorraine.co.free.fr/). Une copie du règlement GPS peut être fournie à
l’emprunteur à sa demande.
L’association bénéficiaire de la mise a disposition du matériel de cartographie GPS s’engage à l’utiliser dans le strict respect
du cadre défini par le règlement GPS de la LLCO. A ce titre, elle s’engage notamment à :
• Prendre toutes dispositions pour garantir la sécurité et l’intégrité du matériel ;
• Informer la LLCO de toute difficulté ou sinistre survenu lors de l’utilisation du matériel ;
• Assumer la charge financière de toute perte ou détérioration du matériel, aux conditions décrites par le règlement GPS
de la LLCO ;
• Restituer le matériel dans les délais fixés par cette convention.
Le non-respect de l’une des dispositions supra entrainera la nullité de la présente convention et la restitution immédiate du
matériel de cartographie GPS à la LLCO, sans préjuger des actions ultérieures.
Fait en deux exemplaires ,
A ……………………………………., le …………………………………………
Pour l’association bénéficiaire : pour la Ligue Lorraine de Course d’Orientation :
Signature précédée de la mention « lu et approuvé »
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