Règlements généraux - Document de la Fédération Médicale Étudiante du Québec 21 avril 2018 - FMEQ

 
Règlements généraux

Document de la Fédération Médicale Étudiante du Québec

                    21 avril 2018
Règlements généraux                                   Fédération médicale étudiante du Québec

Historique des mise à jour

 Création                                 1974
 Mise à jour                              10 octobre 2017 (CNE-30-02)
 Mise à jour                              21 janvier 2018 (CNE-30-03)
 Mise à jour                              21 avril 2018 (CN-30-01)

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Fédération médicale étudiante du Québec et sa division, IFMSA-Québec
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Montréal, H3A 1E4
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www.fmeq.ca

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Règlements généraux                                               Fédération médicale étudiante du Québec

Préambule

Considérant le droit que possède tout étudiant de faire partie d’une association d’étudiants, de
participer à la formation de cette association, à ses activités et à son administration;

Considérant le droit de toute association étudiante de former un regroupement d’associations;

Considérant la pertinence pour les étudiants en médecine de se regrouper afin de promouvoir et de
défendre leurs droits et leurs intérêts notamment dans les domaines touchant à la pédagogie, aux
affaires politiques et aux enjeux sociaux;

Considérant la nécessité de créer une plate-forme permettant aux étudiants en médecine du Québec
d’échanger sur des problématiques et des réalités communes;

Considérant que les associations étudiantes en médecine du Québec ont fondé en ce sens la Fédération
des associations étudiantes en médecine du Québec en 1974 qui est connue aujourd’hui comme la
Fédération médicale étudiante du Québec et ce, depuis 2004;

Considérant la volonté des étudiants et associations d’étudiants membres de la Fédération médicale
étudiante du Québec de doter celle-ci de règles démocratiques lui permettant de réaliser sa mission;

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Table des matières
Historique récent ........................................................................................................................................2
Préambule...................................................................................................................................................3
CHAPITRE 1 – Dispositions préliminaires ...............................................................................................9
   SECTION 1 – Définitions .....................................................................................................................9
      1.1.1 Définitions ...............................................................................................................................9
   SECTION 2 – Interprétation ...............................................................................................................10
      1.2.1 Préséance ...............................................................................................................................10
      1.2.2 Annexes .................................................................................................................................10
      1.2.3 Genre .....................................................................................................................................10
      1.2.4 Nombre ..................................................................................................................................10
      1.2.5 Titres ......................................................................................................................................10
      1.2.6 Délai.......................................................................................................................................10
CHAPITRE 2 – Dispositions générales ...................................................................................................12
   SECTION 1 – Identification ...............................................................................................................12
      2.1.1 Dénomination sociale ............................................................................................................12
      2.1.2 Sigle .......................................................................................................................................12
      2.1.3 Logo .......................................................................................................................................12
      2.1.4 Siège social ............................................................................................................................13
      2.1.5 Registre ..................................................................................................................................13
   SECTION 2 – Mission ........................................................................................................................13
      2.2.1 Mission ..................................................................................................................................13
   SECTION 3 – Objectifs ......................................................................................................................13
      2.3.1 Volet interne ...........................................................................................................................13
      2.3.2 Volets externes .......................................................................................................................14
      2.3.3 Services ..................................................................................................................................14
CHAPITRE 3 – Membres ........................................................................................................................15
   SECTION 1 – Dispositions générales .................................................................................................15
      3.1.1 Catégories de membres ..........................................................................................................15
      3.1.2 Membre associatif..................................................................................................................15
      3.1.3 Membre individuel ................................................................................................................15
   SECTION 2 – Affiliation et désaffiliation ..........................................................................................15
      3.2.1 Affiliation...............................................................................................................................15
      3.2.2 Maintien de l'adhésion ...........................................................................................................15
      3.2.3 Désaffiliation .........................................................................................................................16
   SECTION 3 – Cotisation.....................................................................................................................16
      3.3.1 Cotisation annuelle pour les membres individuels ................................................................16
      3.3.2 Cotisation annuelle pour les membres associatifs ................................................................16
      3.3.3 Versement de la cotisation annuelle .......................................................................................16
      3.3.4 Remboursement de la cotisation annuelle .............................................................................16
CHAPITRE 4 – Fonctionnement des instances .......................................................................................17
   SECTION 1 – Procédures ...................................................................................................................17
      4.1.1 Procédure ...............................................................................................................................17
      4.1.2 Consensus ..............................................................................................................................17
      4.1.3 Avis de convocation ...............................................................................................................17
      4.1.4 Renonciation de l'avis de convocation...................................................................................17
      4.1.5 Observateur ............................................................................................................................17
      4.1.6 Résolution ..............................................................................................................................18

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Règlements généraux                                                                                  Fédération médicale étudiante du Québec

    4.1.7 Vote par anticipation et par procuration .................................................................................18
    4.1.8 Quorum ..................................................................................................................................18
    4.1.9 Ajournement ..........................................................................................................................18
  SECTION 2 – Représentants...............................................................................................................18
    4.2.1 Procurés .................................................................................................................................18
    4.2.2 Compétences requises............................................................................................................19
    4.2.3 Conflit d'intérêts ....................................................................................................................19
    4.2.4 Présence .................................................................................................................................19
    4.2.5 Comités de la FMEQ .............................................................................................................19
CHAPITRE 5 – Congrès ..........................................................................................................................20
  SECTION 1 – Dispositions générales .................................................................................................20
    5.1.1 Mandat ...................................................................................................................................20
    5.1.2 Fonctions et pouvoirs.............................................................................................................20
  SECTION 2 – Composition ................................................................................................................20
    5.2.1 Composition...........................................................................................................................20
    5.2.2 Invité ......................................................................................................................................20
  SECTION 3 – Fonctionnement ...........................................................................................................21
    5.3.1 Séances du congrès ................................................................................................................21
    5.3.2 Fréquence...............................................................................................................................21
    5.3.3 Convocation ...........................................................................................................................21
    5.3.4 Délai de convocation .............................................................................................................21
    5.3.5 Quorum ..................................................................................................................................21
    5.3.6 Droit de vote ..........................................................................................................................21
    5.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée ....................................................................................22
CHAPITRE 6 – Conseil général ..............................................................................................................23
  SECTION 1 – Dispositions générales .................................................................................................23
    6.1.1 Mandat ...................................................................................................................................23
    6.1.2 Fonctions et pouvoirs.............................................................................................................23
    6.1.3 Rémunération.........................................................................................................................23
  SECTION 2 – Composition ................................................................................................................24
    6.2.1 Composition...........................................................................................................................24
    6.2.2 Invité ......................................................................................................................................24
  SECTION 3 – Fonctionnement ...........................................................................................................24
    6.3.1 Séances du conseil général ....................................................................................................24
    6.3.2 Fréquence...............................................................................................................................24
    6.3.3 Convocation ...........................................................................................................................24
    6.3.4 Délai de convocation .............................................................................................................24
    6.3.5 Quorum ..................................................................................................................................25
    6.3.6 Droit de vote ..........................................................................................................................25
    6.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée ....................................................................................25
CHAPITRE 7 – Conseil d'administration ................................................................................................26
  SECTION 1 – Dispositions générales .................................................................................................26
    7.1.1 Mandat ...................................................................................................................................26
    7.1.2 Fonctions et pouvoirs.............................................................................................................26
    7.1.3 Devoirs...................................................................................................................................26
    7.1.4 Rémunération.........................................................................................................................27
  SECTION 2 – Composition ................................................................................................................27
    7.2.1 Composition...........................................................................................................................27
    7.2.2 Durée du mandat ....................................................................................................................27
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Règlements généraux                                                                                Fédération médicale étudiante du Québec

    7.2.3 Compétences requises............................................................................................................27
    7.2.4 Fin du mandat d'un administrateur ........................................................................................27
    7.2.5 Destitution .............................................................................................................................28
    7.2.6 Démission ..............................................................................................................................28
    7.2.7 Vacance ..................................................................................................................................28
  SECTION 3 – Fonctionnement ...........................................................................................................28
    7.3.1 Séances du conseil d'administration ......................................................................................28
    7.3.2 Fréquence...............................................................................................................................28
    7.3.3 Convocation ...........................................................................................................................29
    7.3.4 Délais de convocation ............................................................................................................29
    7.3.5 Quorum ..................................................................................................................................29
    7.3.6 Droit de vote ..........................................................................................................................29
    7.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée ....................................................................................29
CHAPITRE 8 – Conseil exécutif .............................................................................................................31
  SECTION 1 – Dispositions générales .................................................................................................31
    8.1.1 Mandat ...................................................................................................................................31
    8.1.2 Devoirs...................................................................................................................................31
    8.1.3 Rémunération.........................................................................................................................31
  SECTION 2 – Composition ................................................................................................................31
    8.2.1 Composition...........................................................................................................................31
    8.2.2 Président ................................................................................................................................32
    8.2.3 Vice-président ........................................................................................................................32
    8.2.4 Secrétaire général ..................................................................................................................32
    8.2.5 Délégué aux finances et aux ressources humaines ................................................................33
    8.2.6 Délégué aux affaires pédagogiques .......................................................................................33
    8.2.7 Délégué au bien-être ..............................................................................................................33
    8.2.8 Délégué aux affaires politiques .............................................................................................33
    8.2.9 Délégué aux affaires internationales et communautaires ......................................................34
    8.2.10 Délégué aux services et aux partenaires ..............................................................................34
    8.2.11 Délégué aux affaires internes ...............................................................................................34
    8.2.12 Durée du mandat ..................................................................................................................35
    8.2.13 Durée du mandat du délégué aux affaires internationales et communautaires ....................35
    8.2.14 Compétences requises..........................................................................................................35
    8.2.15 Fin du mandat ......................................................................................................................36
    8.2.16 Destitution ...........................................................................................................................36
    8.2.17 Démission ............................................................................................................................36
    8.2.18 Vacance ................................................................................................................................36
  SECTION 3 – Fonctionnement ...........................................................................................................37
    8.3.1 Séances du conseil exécutif ...................................................................................................37
    8.3.2 Fréquence...............................................................................................................................37
    8.3.3 Convocation ...........................................................................................................................37
    8.3.4 Délai de convocation .............................................................................................................37
    8.3.5 Quorum ..................................................................................................................................37
    8.3.6 Droit de vote ..........................................................................................................................37
    8.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée ....................................................................................38
CHAPITRE 9 – Procédures électorales ...................................................................................................39
  SECTION 1 – Dispositions générales .................................................................................................39
    9.1.1 Préambule ..............................................................................................................................39
    9.1.2 Type d'élections .....................................................................................................................39
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    9.1.3 Élections annuelles ................................................................................................................39
    9.1.4 Élections partielles .................................................................................................................39
    9.1.5 Période électorale ..................................................................................................................39
    9.1.6 Avis électoral .........................................................................................................................39
  SECTION 2 – Comité d’élection ........................................................................................................40
    9.2.1 Composition...........................................................................................................................40
    9.2.2 Compétences requises............................................................................................................40
    9.2.3 Rôle du président des élections .............................................................................................40
    9.2.4 Secrétaire d'élections .............................................................................................................40
    9.2.5 Rapport d'élections ................................................................................................................41
  SECTION 3 – Élection du président ...................................................................................................41
    9.3.1 Mise en candidature ...............................................................................................................41
    9.3.2 Documents nécessaires ..........................................................................................................41
    9.3.3 Lettres de visite ......................................................................................................................41
    9.3.4 Lettre d'appui .........................................................................................................................41
    9.3.5 Date limite .............................................................................................................................42
    9.3.6 Présentation du candidat ........................................................................................................42
    9.3.7 Méthode de scrutin ................................................................................................................42
    9.3.8 Mode de scrutin pour une candidature unique.......................................................................42
    9.3.9 Mode de scrutin pour plus d'une candidature ........................................................................42
    9.3.10 Admissibilité au deuxième tour ...........................................................................................43
    9.3.11 Présence ...............................................................................................................................43
    9.3.12 Publication des résultats ......................................................................................................43
  SECTION 4 – Élection des officiers autres que président ..................................................................43
    9.4.1 Mise en candidature ...............................................................................................................43
    9.4.2 Documents nécessaires ..........................................................................................................43
    9.4.3 Lettre d'appui .........................................................................................................................43
    9.4.4 Date limite .............................................................................................................................44
    9.4.5 Présentation du candidat ........................................................................................................44
    9.4.6 Méthode de scrutin ................................................................................................................44
    9.4.7 Mode de scrutin pour une candidature unique.......................................................................44
    9.4.8 Mode de scrutin pour plus d'une candidature ........................................................................44
    9.4.9 Admissibilité au deuxième tour .............................................................................................45
    9.4.10 Présence ...............................................................................................................................45
    9.4.11 Publication des résultats ......................................................................................................45
    9.4.12 Séance du conseil exécutif pour nomination .......................................................................45
    9.4.13 Délégué aux affaires internationales et communautaires ....................................................45
  SECTION 5 – Élection des administrateurs autres qu'officiers ..........................................................45
    9.5.1 Mise en candidature ...............................................................................................................45
    9.5.2 Documents nécessaires ..........................................................................................................46
    9.5.3 Date limite .............................................................................................................................46
    9.5.4 Présentation du candidat ........................................................................................................46
    9.5.5 Méthode de scrutin ................................................................................................................46
    9.5.6 Validité d'un bulletin de vote .................................................................................................46
    9.5.7 Mode de scrutin ....................................................................................................................47
    9.5.8 Présence .................................................................................................................................47
CHAPITRE 10 – Dispositions financières...............................................................................................48
  SECTION 1 – Dispositions générales .................................................................................................48
    10.1.1 Année financière ..................................................................................................................48
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    10.1.2 Prévisions budgétaires .........................................................................................................48
    10.1.3 Vérification ..........................................................................................................................48
    10.1.4 Livres comptables ................................................................................................................48
    10.1.5 Effets de commerce .............................................................................................................48
    10.1.6 Contrats ................................................................................................................................48
    10.1.7 Limitation des dépenses.......................................................................................................49
CHAPITRE 11 – Dispositions finales .....................................................................................................50
  SECTION 1 – Gestion des règlements généraux ................................................................................50
    11.1.1 Modification ........................................................................................................................50
    11.1.2 Suspension ...........................................................................................................................50
    11.1.3 Dissolution ...........................................................................................................................50
    11.1.4 Liquidation ...........................................................................................................................50

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RÈGLEMENT
CHAPITRE 1 – DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES

SECTION 1 – DÉFINITIONS

1.1.1 Définitions
Dans les présents Règlements généraux ainsi que notamment dans tout autre règlement, toute
politique et tout procès-verbal de la Fédération, les mots suivants signifient, à moins que le contexte ne
s'y prête pas :
    a) administrateur : une personne élue pour siéger au conseil d'administration de la Fédération dont
        le mandat à ce titre est en cours;
    b) administrateur entrant : une personne élue à titre d'administrateur dont le mandat à ce titre
        n'est pas encore en cours;
    c) congrès : l'instance suprême de la Fédération au sens du chapitre V des présents Règlements
        généraux;
    d) conseil d'administration : l'instance de la Fédération responsable de la gestion des affaires
        administratives et financières de la Fédération au sens du chapitre VII des présents Règlements
        généraux;
    e) conseil exécutif : l'instance de la Fédération responsable de la gestion courante des affaires de
        la Fédération au sens du chapitre VIII des présents Règlements généraux;
    f) conseil général : instance de la Fédération responsable du reflet des positions des différents
        membres associatifs sur les enjeux politiques, académiques et sociaux au sens du chapitre VI
        des présents règlements;
    g) Fédération : la Fédération médicale étudiante du Québec (FMEQ), personne morale légalement
        constituée depuis le 12 septembre 1988 en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies;
    h) instance : le congrès, le conseil d'administration, le conseil exécutif et le conseil général de la
        Fédération;
    i) membre : un membre associatif de la Fédération au sens de l'article 3.1.2 des présents
        Règlements généraux ou un membre individuel de la Fédération au sens de l'article 3.1.3 des
        présents Règlements généraux;
    j) membre associatif ou association membre : un membre associatif de la Fédération au sens de
        l'article 3.1.2 des présents Règlements généraux;
    k) membre individuel : un membre individuel de la Fédération au sens de l'article 3.1.3 des
        présents Règlements généraux;
    l) officier : une personne élue à un des titres suivants dont le mandat à ce titre est en cours :
        président, vice-président, secrétaire général, délégué aux finances et aux ressources humaines,
        délégué aux affaires pédagogiques, délégué aux affaires politiques, délégué aux affaires
        internationales et communautaires, délégué aux services, aux partenaires et délégué aux
        affaires internes et délégué au bien-être;
    m) officier entrant : une personne élue à titre d'officier dont le mandat à ce titre n'est pas encore
        en cours;
    n) procuré : une personne physique mandatée par un membre associatif pour le représenter au
        conseil général;
    o) vérificateur : le vérificateur de la Fédération nommé par le congrès;
    p) voix exprimées : nombre de votants qui se sont prononcés sur une question, excluant les

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       abstentions;
    q) campus principal : une sous-catégorie de membre associatif de la Fédération au sens des articles
       3.1.2 et 3.1.2.1 des présents Règlements généraux;
    r) campus délocalisé : une sous-catégorie de membre associatif de la Fédération au sens des
       articles 3.1.2 et 3.1.2.2 des présents Règlements généraux.

SECTION 2 – INTERPRÉTATION

1.2.1 Préséance
En cas de contradiction entre la Loi, l'acte constitutif et les présents règlements généraux, la Loi a
préséance sur l'acte constitutif qui lui a préséance sur les présents Règlements généraux.

1.2.2 Annexes
Les annexes font partie des présents Règlements généraux. En cas de contradiction entre les présents
Règlements généraux et les annexes, les présents Règlements généraux ont préséance sur les annexes.

1.2.3 Genre
Le masculin et le féminin s'incluent l'un et l'autre, à moins que le contexte ne s'y prête pas.

1.2.4 Nombre
Le singulier et le pluriel s'incluent l'un et l'autre, à moins que le contexte ne s'y prête pas.

1.2.5 Titres
Les titres des chapitres, des sections et des articles n'ont aucune valeur interprétative.

1.2.6 Délai
Si une date d'échéance, notamment pour l'envoi d'un avis, tombe un jour non ouvrable, l'acte
devant être accompli peut validement l'être fait le premier jour ouvrable qui suit. Dans le calcul
de tout délai fixé par les présents Règlements généraux, le jour qui marque le point de départ
n'est pas compté, mais celui de l'échéance l'est. Les jours non ouvrables ne sont pas comptés,
mais lorsque le dernier jour est non ouvrable, le délai est prorogé au premier jour ouvrable
suivant. À moins d'une modification de la législation en vigueur au Québec, sont considérés jours
non ouvrables : les samedis et les dimanches ainsi que les dates listées ci-dessous : les 1er et 2
janvier, le Vendredi saint, le Lundi de Pâques, la Journée nationale des Patriotes, le 24 juin, le 1er
juillet (ou le 2 juillet si le 1er juillet tombe un dimanche), le premier dimanche de septembre, le
deuxième dimanche d'octobre, les 25 et 26 décembre, ainsi que tout autre jour fixé par
proclamation du gouvernement comme jour de fête publique ou d'action de grâces.

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CHAPITRE 2 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

SECTION 1 – IDENTIFICATION

2.1.1 Dénomination sociale
La dénomination sociale de la Fédération est « Fédération médicale étudiante du Québec ».

2.1.2 Sigle
Le sigle de la Fédération est « FMEQ ».

2.1.3 Logo
À moins qu'une forme ou une teneur différente ne soient approuvées par le congrès, le logo de la

Fédération est le suivant :

2.1.4 Siège social
Le siège social de la Fédération est situé au 630, rue Sherbrooke ouest, bureau 510, Montréal, Québec,
H3A 1E4.

2.1.5 Registre
La Fédération tient à son siège social un registre contenant minimalement les procès-verbaux des
réunions et les résolutions du conseil d'administration et du conseil exécutif.

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SECTION 2 – MISSION

2.2.1 Mission
La mission de la Fédération est :
   a) de défendre en priorité les intérêts collectifs spécifiques aux étudiants en médecine du Québec
       en matière pédagogique, politique et sociale;
   b) de regrouper et de représenter les associations des étudiants en médecine du Québec dans le
       but de favoriser la communication et la collaboration entre elles ainsi qu'entre leurs membres;
   c) d'offrir des services spécifiques aux membres associatifs et aux membres individuels.

SECTION 3 – OBJECTIFS

2.3.1 Volet interne
Auprès des membres, la Fédération a comme objectifs :
   a) de coordonner l'action et les revendications des membres individuels par l'intermédiaire des
       membres associatifs et ce, en accord avec sa mission;
   b) d'assurer la diffusion d'information aux membres par l'entremise, entre autres, de la diffusion
       d'un bulletin électronique;
   c) de favoriser la communication entre les groupes locaux d'intérêts communs dans le but de
       favoriser la collaboration, d'optimiser les retombées et d'améliorer les services offerts aux
       étudiants;
   d) de favoriser la sensibilisation et la discussion à l'égard des enjeux relatifs à la formation et à
       l'exercice de la profession médicale au Québec.

2.3.2 Volets externes
Afin de bien remplir sa mission auprès des différents intervenants québécois, canadiens et
internationaux, la Fédération a comme objectifs :
    a) de représenter les membres auprès des divers organismes et instances pertinents à la réalisation
       de la mission;
    b) de défendre les dossiers identifiés comme prioritaires par la Fédération.

2.3.3 Services
Afin d'améliorer la condition de ses membres, la Fédération a comme objectifs :
    a) d'offrir un service d'information concernant les études médicales au Québec;
    b) de créer et de maintenir un centre de documentation en effectuant des recherches, en collectant
        celles effectuées par les associations locales et en favorisant leur diffusion;
    c) d'offrir des services aux membres notamment un bureau de plaintes, de l'information sur les
        options de financement des études médicales, du matériel de support pédagogique et des
        programmes d'échanges internationaux;
    d) de développer une expertise concernant les droits des membres étudiants en médecine du
        Québec dans les dossiers pouvant affecter leur bien-être et étant en relation avec leur champ
        d'étude;
    e) de veiller à ce que les membres individuels soient conscients de leurs droits et soient informés

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        des dossiers pouvant affecter leur bien-être et étant en relation avec leur champ d'étude.

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CHAPITRE 3 – MEMBRES

SECTION 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

3.1.1 Catégories de membres
La Fédération comprend les deux (2) types de membres suivants : les membres associatifs et les
membres individuels. Le membre associatif possède deux (2) sous-divisions lorsque applicable : campus
principal et campus délocalisé. Les présents Règlements généraux définissent les droits et obligations
de chacune des catégories de membres. Bien que les campus (qu’ils soient principaux ou délocalisés)
ne soient pas des membres en eux-mêmes, ils peuvent se voir conférer droits et obligations tel que
décrit dans les présents Réglements généraux.

3.1.2 Membre associatif
Est considérée comme un membre associatif toute organisation qui répond aux conditions suivantes :
    a) être reconnue en vertu de la Loi sur l'accréditation et le financement des associations d'élèves
       ou d'étudiants ou par une université québécoise comme une association représentant les
       étudiants inscrits à son programme de doctorat en médecine (M.D.);
    b) avoir respecté la procédure d'affiliation définie à l'article 3.2.1.

3.1.3 Campus principal
Est considérée comme un campus principal toute association d’étudiants respectant les conditions
suivantes :
    a) être affiliée à une association reconnue comme Membre associatif tel que défini à l’article 3.1.2;
    b) dont la majorité de la formation se déroule dans la ville où est située l’université auquel le
       programme de doctorat en médecine se rattache.

3.1.4 Campus délocalisé
Est considérée comme campus délocalisé toute association d’étudiants respectant les conditions
suivantes :
    a) être affiliée à une association reconnue comme Membre associatif tel que défini à l’article 3.1.2;
    b) dont la majorité de la formation se déroule sur un campus hors de la ville où est située
       l’université auquel le programme de doctorat en médecine se rattache.

3.1.5 Membre individuel
Est membre individuel un étudiant inscrit au doctorat en médecine (M.D.) ou à l’année préparatoire
au doctorat en médecine (M.D.) qui est également membre d’un des membres associatifs et dont le
membre associatif a payé sa due cotisation.

SECTION 2 – AFFILIATION ET DÉSAFFILIATION

3.2.1 Affiliation
Toute organisation, pour devenir membre de la Fédération, doit répondre aux critères de l'article 3.1.2

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et doit transmettre au secrétaire général une résolution de son instance suprême demandant l'adhésion
à la Fédération. Le congrès doit entériner l'affiliation pour que celle-ci soit effective. Les organisations
considérées comme membres associatifs lors de l'adoption des présents Règlements généraux sont
réputées avoir respecté les précédentes conditions d'adhésion.

3.2.2 Maintien de l'adhésion
Un membre associatif doit transmettre à la Fédération les noms des seize (16) procurés autorisés à la
représenter au conseil général ainsi que payer la cotisation qui lui est demandée.

3.2.3 Désaffiliation
Tout membre associatif peut cesser d'être membre de la Fédération en remplissant les conditions
suivantes :
    a) avoir informé, par courrier ou par courriel, la Fédération de son intention de cesser d'être
       membre au moins trente (30) jours avant que cette décision devienne effective;
    b) transmettre à la Fédération une copie de la résolution de ses membres se désaffiliant de la
       Fédération.

SECTION 3 – COTISATION

3.3.1 Cotisation annuelle pour les membres individuels
La cotisation annuelle pour les membres individuels est de zéro dollar (0 $).

3.3.2 Cotisation annuelle pour les membres associatifs
La cotisation annuelle pour un membre associatif est de quatre cents dollars (400 $) plus un montant
équivalant au nombre de membres individuels qu'il représente, multiplié par dix dollars (10 $). En début
d'année scolaire, le délégué aux finances et aux ressources humaines adresse une demande aux
membres associatifs afin de connaître le nombre de membres individuels qu'ils représentent.

3.3.3 Versement de la cotisation annuelle
Les membres associatifs doivent verser leur cotisation annuelle à l'échéance de la facture qui leur sera
envoyée à cette fin, faute de quoi le maintien de leur adhésion à la Fédération pourrait être révoqué.

3.3.4 Remboursement de la cotisation annuelle
Aucun remboursement de cotisation ne sera fait auprès des membres associatifs, même dans le cas
d'une désaffiliation.

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CHAPITRE 4 – FONCTIONNEMENT DES INSTANCES

SECTION 1 – PROCÉDURES

4.1.1 Procédure
Le président d'assemblée doit veiller au bon déroulement de l'instance qu'il préside, et ce,
conformément à la dernière édition de l'ouvrage de Victor Morin, Procédures des assemblées
délibérantes. En cas de contradiction avec cet ouvrage, les présents Règlements généraux ainsi que tous
les autres règlements et toutes les politiques de la Fédération ont préséance sur celui-ci.

4.1.2 Consensus
Les instances doivent toujours rechercher le consensus de préférence au vote.

4.1.3 Avis de convocation
Un avis de convocation à toute instance de la Fédération doit être expédié aux personnes ayant droit
d’y assister ou étant habilitées à y voter. Cet avis est envoyé, par courrier ou par courriel, à leur dernière
adresse connue par la Fédération. Tout avis de convocation doit mentionner le lieu, la date, l’heure et
un projet d’ordre du jour.

4.1.4 Renonciation de l'avis de convocation
Une instance peut validement être tenue en tout temps et pour tout motif sans que l'avis de
convocation prescrit n'ait été envoyé, lorsque toutes les personnes siégeant à l'instance renoncent à
l'avis de convocation de quelque façon que ce soit. Une personne est réputée avoir renoncé à l'avis de
convocation si elle indique préalablement qu’elle sera présente lors de l’instance ou si elle est présente
lors de l’instance, sauf si elle déclare qu'elle assiste spécialement à l'instance pour s'opposer à sa tenue
en invoquant, entre autres, le fait que la réunion n'a pas été régulièrement convoquée.

4.1.5 Observateur
a) Toute instance peut admettre à titre d'observateur des personnes n'entrant pas dans la composition
de l'instance. Pour ce faire, l'instance doit adopter une résolution à plus de la moitié des voix exprimées
et peut y préciser si les personnes pourront intervenir durant les délibérations de l'instance et selon
quelles modalités.

b) Tout membre individuel qui n’est pas procuré de la Fédération et voulant assister aux instances de la
Fédération à titre d’observateur doit aviser par écrit le secrétaire général en mentionnant les autres
organisations sur lesquelles il siège et conflits d’intérêts réels, perçus ou potentiels. L’association
membre de l’individu doit se retrouver en copie conforme sur la demande. Le secrétaire général inscrit
ensuite à l’ordre du jour la demande du membre individuel et l’instance décide des modalités de
l’admission ou non de l’individu tel que décrit au point a).

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