Règlements généraux

Règlements généraux

Règlements généraux Document de la Fédération Médicale Étudiante du Québec 21 avril 2018

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 2 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 Historique des mise à jour Création 1974 Mise à jour 10 octobre 2017 (CNE-30-02) Mise à jour 21 janvier 2018 (CNE-30-03) Mise à jour 21 avril 2018 (CN-30-01) Nous contacter: Fédération médicale étudiante du Québec et sa division, IFMSA-Québec 630 rue Sherbrooke Ouest, bureau 500 Montréal, H3A 1E4 info@fmeq.ca www.fmeq.ca

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 3 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 Préambule Considérant le droit que possède tout étudiant de faire partie d’une association d’étudiants, de participer à la formation de cette association, à ses activités et à son administration; Considérant le droit de toute association étudiante de former un regroupement d’associations; Considérant la pertinence pour les étudiants en médecine de se regrouper afin de promouvoir et de défendre leurs droits et leurs intérêts notamment dans les domaines touchant à la pédagogie, aux affaires politiques et aux enjeux sociaux; Considérant la nécessité de créer une plate-forme permettant aux étudiants en médecine du Québec d’échanger sur des problématiques et des réalités communes; Considérant que les associations étudiantes en médecine du Québec ont fondé en ce sens la Fédération des associations étudiantes en médecine du Québec en 1974 qui est connue aujourd’hui comme la Fédération médicale étudiante du Québec et ce, depuis 2004; Considérant la volonté des étudiants et associations d’étudiants membres de la Fédération médicale étudiante du Québec de doter celle-ci de règles démocratiques lui permettant de réaliser sa mission;

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 4 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 Table des matières Historique récent . . 2 Préambule . . 3 CHAPITRE 1 – Dispositions préliminaires . . 9 SECTION 1 – Définitions . . 9 1.1.1 Définitions . . 9 SECTION 2 – Interprétation . . 10 1.2.1 Préséance . . 10 1.2.2 Annexes . . 10 1.2.3 Genre . . 10 1.2.4 Nombre . . 10 1.2.5 Titres . . 10 1.2.6 Délai . . 10 CHAPITRE 2 – Dispositions générales . . 12 SECTION 1 – Identification . . 12 2.1.1 Dénomination sociale . . 12 2.1.2 Sigle . . 12 2.1.3 Logo . . 12 2.1.4 Siège social .

13 2.1.5 Registre . . 13 SECTION 2 – Mission . . 13 2.2.1 Mission . . 13 SECTION 3 – Objectifs . . 13 2.3.1 Volet interne . . 13 2.3.2 Volets externes . . 14 2.3.3 Services . . 14 CHAPITRE 3 – Membres . . 15 SECTION 1 – Dispositions générales . . 15 3.1.1 Catégories de membres . . 15 3.1.2 Membre associatif . . 15 3.1.3 Membre individuel . . 15 SECTION 2 – Affiliation et désaffiliation . . 15 3.2.1 Affiliation . . 15 3.2.2 Maintien de l'adhésion . . 15 3.2.3 Désaffiliation . . 16 SECTION 3 – Cotisation . . 16 3.3.1 Cotisation annuelle pour les membres individuels . . 16 3.3.2 Cotisation annuelle pour les membres associatifs .

16 3.3.3 Versement de la cotisation annuelle . . 16 3.3.4 Remboursement de la cotisation annuelle . . 16 CHAPITRE 4 – Fonctionnement des instances . . 17 SECTION 1 – Procédures . . 17 4.1.1 Procédure . . 17 4.1.2 Consensus . . 17 4.1.3 Avis de convocation . . 17 4.1.4 Renonciation de l'avis de convocation . . 17 4.1.5 Observateur . . 17 4.1.6 Résolution . . 18

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 5 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 4.1.7 Vote par anticipation et par procuration . . 18 4.1.8 Quorum . . 18 4.1.9 Ajournement . . 18 SECTION 2 – Représentants . . 18 4.2.1 Procurés . . 18 4.2.2 Compétences requises . . 19 4.2.3 Conflit d'intérêts . . 19 4.2.4 Présence . . 19 4.2.5 Comités de la FMEQ . . 19 CHAPITRE 5 – Congrès . . 20 SECTION 1 – Dispositions générales . . 20 5.1.1 Mandat . . 20 5.1.2 Fonctions et pouvoirs . . 20 SECTION 2 – Composition . . 20 5.2.1 Composition . . 20 5.2.2 Invité . . 20 SECTION 3 – Fonctionnement .

21 5.3.1 Séances du congrès . . 21 5.3.2 Fréquence . . 21 5.3.3 Convocation . . 21 5.3.4 Délai de convocation . . 21 5.3.5 Quorum . . 21 5.3.6 Droit de vote . . 21 5.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée . . 22 CHAPITRE 6 – Conseil général . . 23 SECTION 1 – Dispositions générales . . 23 6.1.1 Mandat . . 23 6.1.2 Fonctions et pouvoirs . . 23 6.1.3 Rémunération . . 23 SECTION 2 – Composition . . 24 6.2.1 Composition . . 24 6.2.2 Invité . . 24 SECTION 3 – Fonctionnement . . 24 6.3.1 Séances du conseil général . . 24 6.3.2 Fréquence . . 24 6.3.3 Convocation . . 24 6.3.4 Délai de convocation .

24 6.3.5 Quorum . . 25 6.3.6 Droit de vote . . 25 6.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée . . 25 CHAPITRE 7 – Conseil d'administration . . 26 SECTION 1 – Dispositions générales . . 26 7.1.1 Mandat . . 26 7.1.2 Fonctions et pouvoirs . . 26 7.1.3 Devoirs . . 26 7.1.4 Rémunération . . 27 SECTION 2 – Composition . . 27 7.2.1 Composition . . 27 7.2.2 Durée du mandat . . 27

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 6 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 7.2.3 Compétences requises . . 27 7.2.4 Fin du mandat d'un administrateur . . 27 7.2.5 Destitution . . 28 7.2.6 Démission . . 28 7.2.7 Vacance . . 28 SECTION 3 – Fonctionnement . . 28 7.3.1 Séances du conseil d'administration . . 28 7.3.2 Fréquence . . 28 7.3.3 Convocation . . 29 7.3.4 Délais de convocation . . 29 7.3.5 Quorum . . 29 7.3.6 Droit de vote . . 29 7.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée . . 29 CHAPITRE 8 – Conseil exécutif . . 31 SECTION 1 – Dispositions générales .

31 8.1.1 Mandat . . 31 8.1.2 Devoirs . . 31 8.1.3 Rémunération . . 31 SECTION 2 – Composition . . 31 8.2.1 Composition . . 31 8.2.2 Président . . 32 8.2.3 Vice-président . . 32 8.2.4 Secrétaire général . . 32 8.2.5 Délégué aux finances et aux ressources humaines . . 33 8.2.6 Délégué aux affaires pédagogiques . . 33 8.2.7 Délégué au bien-être . . 33 8.2.8 Délégué aux affaires politiques . . 33 8.2.9 Délégué aux affaires internationales et communautaires . . 34 8.2.10 Délégué aux services et aux partenaires . . 34 8.2.11 Délégué aux affaires internes . . 34 8.2.12 Durée du mandat . . 35 8.2.13 Durée du mandat du délégué aux affaires internationales et communautaires .

35 8.2.14 Compétences requises . . 35 8.2.15 Fin du mandat . . 36 8.2.16 Destitution . . 36 8.2.17 Démission . . 36 8.2.18 Vacance . . 36 SECTION 3 – Fonctionnement . . 37 8.3.1 Séances du conseil exécutif . . 37 8.3.2 Fréquence . . 37 8.3.3 Convocation . . 37 8.3.4 Délai de convocation . . 37 8.3.5 Quorum . . 37 8.3.6 Droit de vote . . 37 8.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée . . 38 CHAPITRE 9 – Procédures électorales . . 39 SECTION 1 – Dispositions générales . . 39 9.1.1 Préambule . . 39 9.1.2 Type d'élections . . 39

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 7 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 9.1.3 Élections annuelles . . 39 9.1.4 Élections partielles . . 39 9.1.5 Période électorale . . 39 9.1.6 Avis électoral . . 39 SECTION 2 – Comité d’élection . . 40 9.2.1 Composition . . 40 9.2.2 Compétences requises . . 40 9.2.3 Rôle du président des élections . . 40 9.2.4 Secrétaire d'élections . . 40 9.2.5 Rapport d'élections . . 41 SECTION 3 – Élection du président . . 41 9.3.1 Mise en candidature . . 41 9.3.2 Documents nécessaires . . 41 9.3.3 Lettres de visite . . 41 9.3.4 Lettre d'appui .

41 9.3.5 Date limite . . 42 9.3.6 Présentation du candidat . . 42 9.3.7 Méthode de scrutin . . 42 9.3.8 Mode de scrutin pour une candidature unique . . 42 9.3.9 Mode de scrutin pour plus d'une candidature . . 42 9.3.10 Admissibilité au deuxième tour . . 43 9.3.11 Présence . . 43 9.3.12 Publication des résultats . . 43 SECTION 4 – Élection des officiers autres que président . . 43 9.4.1 Mise en candidature . . 43 9.4.2 Documents nécessaires . . 43 9.4.3 Lettre d'appui . . 43 9.4.4 Date limite . . 44 9.4.5 Présentation du candidat . . 44 9.4.6 Méthode de scrutin . . 44 9.4.7 Mode de scrutin pour une candidature unique .

44 9.4.8 Mode de scrutin pour plus d'une candidature . . 44 9.4.9 Admissibilité au deuxième tour . . 45 9.4.10 Présence . . 45 9.4.11 Publication des résultats . . 45 9.4.12 Séance du conseil exécutif pour nomination . . 45 9.4.13 Délégué aux affaires internationales et communautaires . . 45 SECTION 5 – Élection des administrateurs autres qu'officiers . . 45 9.5.1 Mise en candidature . . 45 9.5.2 Documents nécessaires . . 46 9.5.3 Date limite . . 46 9.5.4 Présentation du candidat . . 46 9.5.5 Méthode de scrutin . . 46 9.5.6 Validité d'un bulletin de vote . . 46 9.5.7 Mode de scrutin . . 47 9.5.8 Présence .

47 CHAPITRE 10 – Dispositions financières . . 48 SECTION 1 – Dispositions générales . . 48 10.1.1 Année financière . . 48

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 8 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 10.1.2 Prévisions budgétaires . . 48 10.1.3 Vérification . . 48 10.1.4 Livres comptables . . 48 10.1.5 Effets de commerce . . 48 10.1.6 Contrats . . 48 10.1.7 Limitation des dépenses . . 49 CHAPITRE 11 – Dispositions finales . . 50 SECTION 1 – Gestion des règlements généraux . . 50 11.1.1 Modification . . 50 11.1.2 Suspension . . 50 11.1.3 Dissolution . . 50 11.1.4 Liquidation . . 50

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 9 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 RÈGLEMENT CHAPITRE 1 – DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES SECTION 1 – DÉFINITIONS 1.1.1 Définitions Dans les présents Règlements généraux ainsi que notamment dans tout autre règlement, toute politique et tout procès-verbal de la Fédération, les mots suivants signifient, à moins que le contexte ne s'y prête pas : a) administrateur : une personne élue pour siéger au conseil d'administration de la Fédération dont le mandat à ce titre est en cours; b) administrateur entrant : une personne élue à titre d'administrateur dont le mandat à ce titre n'est pas encore en cours; c) congrès : l'instance suprême de la Fédération au sens du chapitre V des présents Règlements généraux; d) conseil d'administration : l'instance de la Fédération responsable de la gestion des affaires administratives et financières de la Fédération au sens du chapitre VII des présents Règlements généraux; e) conseil exécutif : l'instance de la Fédération responsable de la gestion courante des affaires de la Fédération au sens du chapitre VIII des présents Règlements généraux; f) conseil général : instance de la Fédération responsable du reflet des positions des différents membres associatifs sur les enjeux politiques, académiques et sociaux au sens du chapitre VI des présents règlements; g) Fédération : la Fédération médicale étudiante du Québec (FMEQ), personne morale légalement constituée depuis le 12 septembre 1988 en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies; h) instance : le congrès, le conseil d'administration, le conseil exécutif et le conseil général de la Fédération; i) membre : un membre associatif de la Fédération au sens de l'article 3.1.2 des présents Règlements généraux ou un membre individuel de la Fédération au sens de l'article 3.1.3 des présents Règlements généraux; j) membre associatif ou association membre : un membre associatif de la Fédération au sens de l'article 3.1.2 des présents Règlements généraux; k) membre individuel : un membre individuel de la Fédération au sens de l'article 3.1.3 des présents Règlements généraux; l) officier : une personne élue à un des titres suivants dont le mandat à ce titre est en cours : président, vice-président, secrétaire général, délégué aux finances et aux ressources humaines, délégué aux affaires pédagogiques, délégué aux affaires politiques, délégué aux affaires internationales et communautaires, délégué aux services, aux partenaires et délégué aux affaires internes et délégué au bien-être; m) officier entrant : une personne élue à titre d'officier dont le mandat à ce titre n'est pas encore en cours; n) procuré : une personne physique mandatée par un membre associatif pour le représenter au conseil général; o) vérificateur : le vérificateur de la Fédération nommé par le congrès; p) voix exprimées : nombre de votants qui se sont prononcés sur une question, excluant les

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 10 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 abstentions; q) campus principal : une sous-catégorie de membre associatif de la Fédération au sens des articles 3.1.2 et 3.1.2.1 des présents Règlements généraux; r) campus délocalisé : une sous-catégorie de membre associatif de la Fédération au sens des articles 3.1.2 et 3.1.2.2 des présents Règlements généraux.

SECTION 2 – INTERPRÉTATION 1.2.1 Préséance En cas de contradiction entre la Loi, l'acte constitutif et les présents règlements généraux, la Loi a préséance sur l'acte constitutif qui lui a préséance sur les présents Règlements généraux.

1.2.2 Annexes Les annexes font partie des présents Règlements généraux. En cas de contradiction entre les présents Règlements généraux et les annexes, les présents Règlements généraux ont préséance sur les annexes. 1.2.3 Genre Le masculin et le féminin s'incluent l'un et l'autre, à moins que le contexte ne s'y prête pas. 1.2.4 Nombre Le singulier et le pluriel s'incluent l'un et l'autre, à moins que le contexte ne s'y prête pas. 1.2.5 Titres Les titres des chapitres, des sections et des articles n'ont aucune valeur interprétative. 1.2.6 Délai Si une date d'échéance, notamment pour l'envoi d'un avis, tombe un jour non ouvrable, l'acte devant être accompli peut validement l'être fait le premier jour ouvrable qui suit.

Dans le calcul de tout délai fixé par les présents Règlements généraux, le jour qui marque le point de départ n'est pas compté, mais celui de l'échéance l'est. Les jours non ouvrables ne sont pas comptés, mais lorsque le dernier jour est non ouvrable, le délai est prorogé au premier jour ouvrable suivant. À moins d'une modification de la législation en vigueur au Québec, sont considérés jours non ouvrables : les samedis et les dimanches ainsi que les dates listées ci-dessous : les 1er et 2 janvier, le Vendredi saint, le Lundi de Pâques, la Journée nationale des Patriotes, le 24 juin, le 1er juillet (ou le 2 juillet si le 1er juillet tombe un dimanche), le premier dimanche de septembre, le deuxième dimanche d'octobre, les 25 et 26 décembre, ainsi que tout autre jour fixé par proclamation du gouvernement comme jour de fête publique ou d'action de grâces.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 11 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 2 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES SECTION 1 – IDENTIFICATION 2.1.1 Dénomination sociale La dénomination sociale de la Fédération est « Fédération médicale étudiante du Québec ». 2.1.2 Sigle Le sigle de la Fédération est « FMEQ ». 2.1.3 Logo À moins qu'une forme ou une teneur différente ne soient approuvées par le congrès, le logo de la Fédération est le suivant : 2.1.4 Siège social Le siège social de la Fédération est situé au 630, rue Sherbrooke ouest, bureau 510, Montréal, Québec, H3A 1E4.

2.1.5 Registre La Fédération tient à son siège social un registre contenant minimalement les procès-verbaux des réunions et les résolutions du conseil d'administration et du conseil exécutif.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 12 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 SECTION 2 – MISSION 2.2.1 Mission La mission de la Fédération est : a) de défendre en priorité les intérêts collectifs spécifiques aux étudiants en médecine du Québec en matière pédagogique, politique et sociale; b) de regrouper et de représenter les associations des étudiants en médecine du Québec dans le but de favoriser la communication et la collaboration entre elles ainsi qu'entre leurs membres; c) d'offrir des services spécifiques aux membres associatifs et aux membres individuels.

SECTION 3 – OBJECTIFS 2.3.1 Volet interne Auprès des membres, la Fédération a comme objectifs : a) de coordonner l'action et les revendications des membres individuels par l'intermédiaire des membres associatifs et ce, en accord avec sa mission; b) d'assurer la diffusion d'information aux membres par l'entremise, entre autres, de la diffusion d'un bulletin électronique; c) de favoriser la communication entre les groupes locaux d'intérêts communs dans le but de favoriser la collaboration, d'optimiser les retombées et d'améliorer les services offerts aux étudiants; d) de favoriser la sensibilisation et la discussion à l'égard des enjeux relatifs à la formation et à l'exercice de la profession médicale au Québec.

2.3.2 Volets externes Afin de bien remplir sa mission auprès des différents intervenants québécois, canadiens et internationaux, la Fédération a comme objectifs : a) de représenter les membres auprès des divers organismes et instances pertinents à la réalisation de la mission; b) de défendre les dossiers identifiés comme prioritaires par la Fédération. 2.3.3 Services Afin d'améliorer la condition de ses membres, la Fédération a comme objectifs : a) d'offrir un service d'information concernant les études médicales au Québec; b) de créer et de maintenir un centre de documentation en effectuant des recherches, en collectant celles effectuées par les associations locales et en favorisant leur diffusion; c) d'offrir des services aux membres notamment un bureau de plaintes, de l'information sur les options de financement des études médicales, du matériel de support pédagogique et des programmes d'échanges internationaux; d) de développer une expertise concernant les droits des membres étudiants en médecine du Québec dans les dossiers pouvant affecter leur bien-être et étant en relation avec leur champ d'étude; e) de veiller à ce que les membres individuels soient conscients de leurs droits et soient informés

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 13 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 des dossiers pouvant affecter leur bien-être et étant en relation avec leur champ d'étude.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 14 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 3 – MEMBRES SECTION 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES 3.1.1 Catégories de membres La Fédération comprend les deux (2) types de membres suivants : les membres associatifs et les membres individuels. Le membre associatif possède deux (2) sous-divisions lorsque applicable : campus principal et campus délocalisé.

Les présents Règlements généraux définissent les droits et obligations de chacune des catégories de membres. Bien que les campus (qu’ils soient principaux ou délocalisés) ne soient pas des membres en eux-mêmes, ils peuvent se voir conférer droits et obligations tel que décrit dans les présents Réglements généraux. 3.1.2 Membre associatif Est considérée comme un membre associatif toute organisation qui répond aux conditions suivantes : a) être reconnue en vertu de la Loi sur l'accréditation et le financement des associations d'élèves ou d'étudiants ou par une université québécoise comme une association représentant les étudiants inscrits à son programme de doctorat en médecine (M.D.); b) avoir respecté la procédure d'affiliation définie à l'article 3.2.1.

3.1.3 Campus principal Est considérée comme un campus principal toute association d’étudiants respectant les conditions suivantes : a) être affiliée à une association reconnue comme Membre associatif tel que défini à l’article 3.1.2; b) dont la majorité de la formation se déroule dans la ville où est située l’université auquel le programme de doctorat en médecine se rattache.

3.1.4 Campus délocalisé Est considérée comme campus délocalisé toute association d’étudiants respectant les conditions suivantes : a) être affiliée à une association reconnue comme Membre associatif tel que défini à l’article 3.1.2; b) dont la majorité de la formation se déroule sur un campus hors de la ville où est située l’université auquel le programme de doctorat en médecine se rattache. 3.1.5 Membre individuel Est membre individuel un étudiant inscrit au doctorat en médecine (M.D.) ou à l’année préparatoire au doctorat en médecine (M.D.) qui est également membre d’un des membres associatifs et dont le membre associatif a payé sa due cotisation.

SECTION 2 – AFFILIATION ET DÉSAFFILIATION 3.2.1 Affiliation Toute organisation, pour devenir membre de la Fédération, doit répondre aux critères de l'article 3.1.2

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 15 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 et doit transmettre au secrétaire général une résolution de son instance suprême demandant l'adhésion à la Fédération. Le congrès doit entériner l'affiliation pour que celle-ci soit effective. Les organisations considérées comme membres associatifs lors de l'adoption des présents Règlements généraux sont réputées avoir respecté les précédentes conditions d'adhésion.

3.2.2 Maintien de l'adhésion Un membre associatif doit transmettre à la Fédération les noms des seize (16) procurés autorisés à la représenter au conseil général ainsi que payer la cotisation qui lui est demandée. 3.2.3 Désaffiliation Tout membre associatif peut cesser d'être membre de la Fédération en remplissant les conditions suivantes : a) avoir informé, par courrier ou par courriel, la Fédération de son intention de cesser d'être membre au moins trente (30) jours avant que cette décision devienne effective; b) transmettre à la Fédération une copie de la résolution de ses membres se désaffiliant de la Fédération.

SECTION 3 – COTISATION 3.3.1 Cotisation annuelle pour les membres individuels La cotisation annuelle pour les membres individuels est de zéro dollar (0 $). 3.3.2 Cotisation annuelle pour les membres associatifs La cotisation annuelle pour un membre associatif est de quatre cents dollars (400 $) plus un montant équivalant au nombre de membres individuels qu'il représente, multiplié par dix dollars (10 $). En début d'année scolaire, le délégué aux finances et aux ressources humaines adresse une demande aux membres associatifs afin de connaître le nombre de membres individuels qu'ils représentent.

3.3.3 Versement de la cotisation annuelle Les membres associatifs doivent verser leur cotisation annuelle à l'échéance de la facture qui leur sera envoyée à cette fin, faute de quoi le maintien de leur adhésion à la Fédération pourrait être révoqué. 3.3.4 Remboursement de la cotisation annuelle Aucun remboursement de cotisation ne sera fait auprès des membres associatifs, même dans le cas d'une désaffiliation.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 16 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 4 – FONCTIONNEMENT DES INSTANCES SECTION 1 – PROCÉDURES 4.1.1 Procédure Le président d'assemblée doit veiller au bon déroulement de l'instance qu'il préside, et ce, conformément à la dernière édition de l'ouvrage de Victor Morin, Procédures des assemblées délibérantes. En cas de contradiction avec cet ouvrage, les présents Règlements généraux ainsi que tous les autres règlements et toutes les politiques de la Fédération ont préséance sur celui-ci. 4.1.2 Consensus Les instances doivent toujours rechercher le consensus de préférence au vote.

4.1.3 Avis de convocation Un avis de convocation à toute instance de la Fédération doit être expédié aux personnes ayant droit d’y assister ou étant habilitées à y voter. Cet avis est envoyé, par courrier ou par courriel, à leur dernière adresse connue par la Fédération. Tout avis de convocation doit mentionner le lieu, la date, l’heure et un projet d’ordre du jour.

4.1.4 Renonciation de l'avis de convocation Une instance peut validement être tenue en tout temps et pour tout motif sans que l'avis de convocation prescrit n'ait été envoyé, lorsque toutes les personnes siégeant à l'instance renoncent à l'avis de convocation de quelque façon que ce soit. Une personne est réputée avoir renoncé à l'avis de convocation si elle indique préalablement qu’elle sera présente lors de l’instance ou si elle est présente lors de l’instance, sauf si elle déclare qu'elle assiste spécialement à l'instance pour s'opposer à sa tenue en invoquant, entre autres, le fait que la réunion n'a pas été régulièrement convoquée.

4.1.5 Observateur a) Toute instance peut admettre à titre d'observateur des personnes n'entrant pas dans la composition de l'instance. Pour ce faire, l'instance doit adopter une résolution à plus de la moitié des voix exprimées et peut y préciser si les personnes pourront intervenir durant les délibérations de l'instance et selon quelles modalités.

b) Tout membre individuel qui n’est pas procuré de la Fédération et voulant assister aux instances de la Fédération à titre d’observateur doit aviser par écrit le secrétaire général en mentionnant les autres organisations sur lesquelles il siège et conflits d’intérêts réels, perçus ou potentiels. L’association membre de l’individu doit se retrouver en copie conforme sur la demande. Le secrétaire général inscrit ensuite à l’ordre du jour la demande du membre individuel et l’instance décide des modalités de l’admission ou non de l’individu tel que décrit au point a).

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 17 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 4.1.6 Résolution Une résolution signée par l'ensemble des personnes étant habilitées à voter lors d'une instance possède la même valeur que si elle avait été adoptée au cours d'une séance ordinaire.

La signature peut être faite de façon manuelle ou par courrier électronique. Pour cette dernière modalité, la résolution se doit d’être unanime pour qu’elle soit valide.

4.1.7 Vote par anticipation et par procuration Les votes par anticipation et par procuration sont interdits. 4.1.8 Quorum Il est présumé que le quorum vérifié au début de la séance dure en tout temps durant l'assemblée, mais tout membre peut demander une vérification du quorum en cours de séance. La constatation officielle de l'absence du quorum faite par le président met fin à la séance et rend invalide la poursuite des délibérations, mais n'affecte pas la validité des décisions prisent antérieurement à cette constatation.

4.1.9 Ajournement Les propositions d'ajournement requièrent le tiers des voix pour être adoptées.

SECTION 2 – REPRÉSENTANTS 4.2.1 Procurés Tout membre associatif transmet au secrétaire général pour le 1er septembre de chaque année la liste des seize (16) personnes autorisées à le représenter au Congrès et au conseil général de la Fédération durant l'année. Le secrétaire général constitue un registre où il indique les personnes autorisées à siéger pour chacun des membres associatifs. Parmi les personnes inscrites au registre, un nombre maximal de huit (8) peuvent représenter le campus principal. Les personnes supplémentaires seront considérées comme des observateurs. Les membres associatifs peuvent modifier la liste de leurs procurés au cours de l’année en transmettant par courrier ou par courriel le ou les changements au secrétaire général.

4.2.2 Compétences requises Tout procuré d'un membre associatif auprès de la Fédération doit répondre aux critères suivants : a) être un membre individuel de la Fédération; b) être membre du membre associatif qu'il représente; c) ne pas être employé de la Fédération; d) ne pas être officier de la Fédération; e) ne pas siéger sur une instance exécutive d'une organisation canadienne liée à l'enseignement médical, exception faite d'un siège occupé dans le cadre de ses fonctions à la Fédération

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 18 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 4.2.3 Conflit d'intérêts Toute personne siégeant sur une instance de la Fédération doit éviter de se placer dans une situation de conflit d'intérêts. Si une telle situation advient, la personne doit déclarer le conflit d'intérêts, s'abstenir de participer aux délibérations et à la décision sur toute question en lien avec ce conflit d'intérêts.

4.2.4 Présence Toute personne siégeant à une instance, y compris un candidat lors d'une élection, peut participer à celle-ci en personne, de façon téléphonique ou par visioconférence.

Dans tous les cas, la technologie utilisée doit permettre à la personne de participer en temps réel à la séance. 4.2.5 Comités de la FMEQ Lors de la création d’un comité, le nombre de membres du comité est transmis aux membres associatifs qui sont responsables de la nomination de leurs représentants au comité. Les membres associatifs peuvent déléguer la tâche de nomination au conseil exécutif qui doit alors favoriser la présence de tous (campus principal et délocalisé).

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 19 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 5 – CONGRÈS SECTION 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES 5.1.1 Mandat Le congrès est l'instance suprême de la Fédération. Il peut être saisi de toute matière relative à la Fédération et de tout dossier qu'il juge pertinent. Il est habilité à trancher tout litige entre les différentes instances.

5.1.2 Fonctions et pouvoirs Le congrès a notamment les fonctions et pouvoirs suivants : a) d'adopter le procès-verbal du congrès précédent; b) de modifier les présents Règlements généraux; c) de recevoir les états financiers et le rapport du Vérificateur de la dernière année financière; d) de nommer un (1) ou plusieurs Vérificateurs de la Fédération pour l'année en cours; e) de déterminer les orientations annuelles de la Fédération; f) de recevoir le rapport annuel du conseil exécutif; g) de fixer le montant de la cotisation annuelle des membres; h) de trancher tout litige entre les différentes instances de la Fédération; i) de procéder à l'élection des officiers et des administrateurs; j) de destituer tout officier ou administrateur; k) de prendre connaissance et de décider de toute autre affaire dont le congrès peut légalement être saisi; l) de constituer tout comité pour l'assister dans ses fonctions.

SECTION 2 – COMPOSITION 5.2.1 Composition Le congrès est composé de maximum huit (8) représentants par campus principal et deux (2) représentants par campus délocalisé. Le conseil exécutif et les administrateurs siègent au congrès et peuvent y faire toute proposition, sans toutefois avoir le droit de les appuyer ou avoir le droit de vote. Les membres supplémentaires des membres associatifs présents sont considérés comme des observateurs.

5.2.2 Invité Les administrateurs entrants et les officiers entrants sont invités à titre d'observateurs aux séances du congrès, de même que toutes les personnes ayant déposé une mise en candidature à un poste en élection selon les modalités prévues au chapitre IX des présents Règlements généraux.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 20 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 SECTION 3 – FONCTIONNEMENT 5.3.1 Séances du congrès Le congrès peut siéger soit en séance annuelle ou en séance extraordinaire. 5.3.2 Fréquence Le congrès se réunit en séance annuelle une fois par année et se réunit en séance extraordinaire au besoin.

5.3.3 Convocation Les séances annuelles du congrès sont convoquées par le conseil exécutif. Les séances extraordinaires du congrès peuvent être convoquées par résolution du conseil exécutif, du conseil général, du conseil d'administration ou par le secrétaire général sur réception d'une demande signée par au moins deux (2) membres associatifs. Dans le dernier cas, le secrétaire général doit convoquer le congrès avec diligence selon les modalités prévues à cet effet dans les présents Règlements généraux. Si le congrès n'est pas convoqué par le secrétaire général dans les deux (2) jours ouvrables suivant la remise de la demande, les signataires de celle-ci peuvent convoquer eux-mêmes la séance extraordinaire du congrès.

5.3.4 Délai de convocation L'avis de convocation d'une séance annuelle du congrès doit être transmis aux membres associatifs au moins vingt (20) jours ouvrables avant la séance. L'avis de convocation d'une séance extraordinaire du congrès doit être transmis aux membres associatifs au moins cinq (5) jours ouvrables avant la séance. 5.3.5 Quorum Le quorum pour la tenue d'une séance du congrès est établi à tous les membres associatifs. Pour qu'un membre associatif soit réputé présent, deux (2) représentants ou plus du membre associatif doivent être présents.

5.3.6 Droit de vote Chaque membre associatif a huit (8) vote au Congrès.

Lors d'un vote sur une question, lorsqu’autant de votes « pour » que de votes « contre » sont exprimés, le président d'assemblée peut exprimer un droit de vote, sauf lors de résolutions relevant des pouvoirs traités aux alinéas i) et j) de l'article 5.1.2 des présents Règlements. Lorsque le président exprime son droit de vote, il doit le faire de façon à favoriser le maintien du statu quo.

5.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée Les séances du congrès sont présidées par une personne nommée à cette fin lors de l'ouverture de la séance. Un secrétaire d'assemblée doit aussi être nommé par le congrès lors de l'ouverture de toute séance.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 21 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 6 – CONSEIL GÉNÉRAL SECTION 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES 6.1.1 Mandat Le conseil général est responsable de voir à la bonne conduite de la mission de la Fédération. Il peut être saisi de toute matière relative à la Fédération et de tout dossier qu'il juge pertinent.

6.1.2 Fonctions et pouvoirs Le conseil général a notamment pour fonctions et pouvoirs : a) d'adopter le procès-verbal du conseil général précédent; b) de revoir et d'entériner les propositions du conseil exécutif relativement aux affaires pédagogiques, politiques ou sociales de la Fédération; c) de prendre position sur tout sujet pertinent pour la Fédération dans le respect des fonctions et pouvoirs accordés au conseil général; d) de mandater le conseil exécutif pour effectuer toute action, mis à part celles à incidences financières et administratives, pour la bonne conduite des affaires de la Fédération; e) de diriger la représentation effectuée par les officiers; f) de suggérer au conseil d'administration des amendements au budget annuel; g) de constituer tout comité pour l'assister dans ses fonctions; h) de convoquer une séance du congrès; i) d'entendre et de statuer définitivement sur toute demande d'accès à l'information faite à la Fédération, notamment en ce qui a trait aux documents tenus dans son registre; j) de recevoir les états financiers préliminaires de la dernière année financière, présenté par le délégué aux finances et aux ressources humaines lors de la première séance du conseil général du trimestre d’automne.

6.1.3 Rémunération Les personnes siégeant au conseil général ne reçoivent aucune rémunération reliée à leur fonction. Ils peuvent toutefois être remboursés pour certains frais encourus selon les règles et politiques adoptées de temps à autre par le conseil d'administration. SECTION 2 – COMPOSITION 6.2.1 Composition Le conseil général est composé d’un minimum de deux (2) des seize (16) procurés par membre associatif. Le conseil exécutif siège au conseil général et peut y faire toutes propositions, sans toutefois avoir le droit de vote, ni le droit d'appuyer une proposition. Un administrateur du conseil d’administration de la Fédération peut participer à titre d’observateur avec droit de parole aux séances du conseil général.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 22 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 6.2.2 Invité Les officiers entrants doivent être invités à titre d'observateurs aux séances du conseil général. SECTION 3 – FONCTIONNEMENT 6.3.1 Séances du conseil général Le conseil général peut siéger soit en séance ordinaire ou en séance extraordinaire. 6.3.2 Fréquence Le conseil général se réunit en séance ordinaire, minimalement deux (2) fois durant le trimestre d'automne et minimalement deux (2) fois durant le trimestre d'hiver, selon le calendrier annuel publié par le conseil exécutif.

Le conseil général se réunit en séance extraordinaire au besoin. 6.3.3 Convocation Les séances ordinaires du conseil général sont convoquées par le conseil exécutif. Les séances extraordinaires du conseil général peuvent être convoquées par résolution du conseil exécutif ou par le secrétaire général sur réception d'une demande signée par au moins deux (2) membres associatifs. Dans le dernier cas, le secrétaire général doit convoquer le conseil général avec diligence selon les modalités prévues à cet effet dans les présents Règlements généraux. Si le conseil général n'est pas convoqué par le secrétaire général dans les deux (2) jours ouvrables suivants la remise de la demande, les signataires de la demande peuvent convoquer eux-mêmes la séance extraordinaire du conseil général.

6.3.4 Délai de convocation L'avis de convocation d'une séance ordinaire du conseil général doit être transmis aux membres associatifs au moins cinq (5) jours ouvrables avant la séance. L'avis de convocation d'une séance extraordinaire du conseil général doit être transmis aux membres associatifs au moins deux (2) jours ouvrables avant la séance.

6.3.5 Quorum Le quorum pour la tenue d'une séance du conseil général est établi à tous les membres associatifs et au moins les deux tiers (2/3) des officiers en poste. Pour qu'un membre associatif soit réputé présent, un (1) procuré ou plus de l'association membre doit être présent. De plus, le président ou le vice-président doit absolument faire partie des officiers présents. Le minimum d'officiers en poste requis pour la tenue d'une séance extraordinaire est d'un tiers (1/3), incluant le président ou le vice-président. 6.3.6 Droit de vote Chaque association membre possède un (1) droit de vote lors des séances du conseil général, nonobstant le nombre de ses procurés présents.

Les officiers n'ont pas le droit de vote. Des modalités de votes différentes peuvent être utilisées dans certaines circonstances. Celles-ci sont valides pourvu

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