Règlements généraux

Règlements généraux

Règlements généraux Document de la Fédération Médicale Étudiante du Québec 21 avril 2018

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 2 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 Historique des mise à jour Création 1974 Mise à jour 10 octobre 2017 (CNE-30-02) Mise à jour 21 janvier 2018 (CNE-30-03) Mise à jour 21 avril 2018 (CN-30-01) Nous contacter: Fédération médicale étudiante du Québec et sa division, IFMSA-Québec 630 rue Sherbrooke Ouest, bureau 500 Montréal, H3A 1E4 info@fmeq.ca www.fmeq.ca

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 3 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 Préambule Considérant le droit que possède tout étudiant de faire partie d’une association d’étudiants, de participer à la formation de cette association, à ses activités et à son administration; Considérant le droit de toute association étudiante de former un regroupement d’associations; Considérant la pertinence pour les étudiants en médecine de se regrouper afin de promouvoir et de défendre leurs droits et leurs intérêts notamment dans les domaines touchant à la pédagogie, aux affaires politiques et aux enjeux sociaux; Considérant la nécessité de créer une plate-forme permettant aux étudiants en médecine du Québec d’échanger sur des problématiques et des réalités communes; Considérant que les associations étudiantes en médecine du Québec ont fondé en ce sens la Fédération des associations étudiantes en médecine du Québec en 1974 qui est connue aujourd’hui comme la Fédération médicale étudiante du Québec et ce, depuis 2004; Considérant la volonté des étudiants et associations d’étudiants membres de la Fédération médicale étudiante du Québec de doter celle-ci de règles démocratiques lui permettant de réaliser sa mission;

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 4 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 Table des matières Historique récent . . 2 Préambule . . 3 CHAPITRE 1 – Dispositions préliminaires . . 9 SECTION 1 – Définitions . . 9 1.1.1 Définitions . . 9 SECTION 2 – Interprétation . . 10 1.2.1 Préséance . . 10 1.2.2 Annexes . . 10 1.2.3 Genre . . 10 1.2.4 Nombre . . 10 1.2.5 Titres . . 10 1.2.6 Délai . . 10 CHAPITRE 2 – Dispositions générales . . 12 SECTION 1 – Identification . . 12 2.1.1 Dénomination sociale . . 12 2.1.2 Sigle . . 12 2.1.3 Logo . . 12 2.1.4 Siège social .

. 13 2.1.5 Registre . . 13 SECTION 2 – Mission . . 13 2.2.1 Mission . . 13 SECTION 3 – Objectifs . . 13 2.3.1 Volet interne . . 13 2.3.2 Volets externes . . 14 2.3.3 Services . . 14 CHAPITRE 3 – Membres . . 15 SECTION 1 – Dispositions générales . . 15 3.1.1 Catégories de membres . . 15 3.1.2 Membre associatif . . 15 3.1.3 Membre individuel . . 15 SECTION 2 – Affiliation et désaffiliation . . 15 3.2.1 Affiliation . . 15 3.2.2 Maintien de l'adhésion . . 15 3.2.3 Désaffiliation . . 16 SECTION 3 – Cotisation . . 16 3.3.1 Cotisation annuelle pour les membres individuels . . 16 3.3.2 Cotisation annuelle pour les membres associatifs .

. 16 3.3.3 Versement de la cotisation annuelle . . 16 3.3.4 Remboursement de la cotisation annuelle . . 16 CHAPITRE 4 – Fonctionnement des instances . . 17 SECTION 1 – Procédures . . 17 4.1.1 Procédure . . 17 4.1.2 Consensus . . 17 4.1.3 Avis de convocation . . 17 4.1.4 Renonciation de l'avis de convocation . . 17 4.1.5 Observateur . . 17 4.1.6 Résolution . . 18

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 5 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 4.1.7 Vote par anticipation et par procuration . . 18 4.1.8 Quorum . . 18 4.1.9 Ajournement . . 18 SECTION 2 – Représentants . . 18 4.2.1 Procurés . . 18 4.2.2 Compétences requises . . 19 4.2.3 Conflit d'intérêts . . 19 4.2.4 Présence . . 19 4.2.5 Comités de la FMEQ . . 19 CHAPITRE 5 – Congrès . . 20 SECTION 1 – Dispositions générales . . 20 5.1.1 Mandat . . 20 5.1.2 Fonctions et pouvoirs . . 20 SECTION 2 – Composition . . 20 5.2.1 Composition . . 20 5.2.2 Invité . . 20 SECTION 3 – Fonctionnement .

. 21 5.3.1 Séances du congrès . . 21 5.3.2 Fréquence . . 21 5.3.3 Convocation . . 21 5.3.4 Délai de convocation . . 21 5.3.5 Quorum . . 21 5.3.6 Droit de vote . . 21 5.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée . . 22 CHAPITRE 6 – Conseil général . . 23 SECTION 1 – Dispositions générales . . 23 6.1.1 Mandat . . 23 6.1.2 Fonctions et pouvoirs . . 23 6.1.3 Rémunération . . 23 SECTION 2 – Composition . . 24 6.2.1 Composition . . 24 6.2.2 Invité . . 24 SECTION 3 – Fonctionnement . . 24 6.3.1 Séances du conseil général . . 24 6.3.2 Fréquence . . 24 6.3.3 Convocation . . 24 6.3.4 Délai de convocation .

. 24 6.3.5 Quorum . . 25 6.3.6 Droit de vote . . 25 6.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée . . 25 CHAPITRE 7 – Conseil d'administration . . 26 SECTION 1 – Dispositions générales . . 26 7.1.1 Mandat . . 26 7.1.2 Fonctions et pouvoirs . . 26 7.1.3 Devoirs . . 26 7.1.4 Rémunération . . 27 SECTION 2 – Composition . . 27 7.2.1 Composition . . 27 7.2.2 Durée du mandat . . 27

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 6 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 7.2.3 Compétences requises . . 27 7.2.4 Fin du mandat d'un administrateur . . 27 7.2.5 Destitution . . 28 7.2.6 Démission . . 28 7.2.7 Vacance . . 28 SECTION 3 – Fonctionnement . . 28 7.3.1 Séances du conseil d'administration . . 28 7.3.2 Fréquence . . 28 7.3.3 Convocation . . 29 7.3.4 Délais de convocation . . 29 7.3.5 Quorum . . 29 7.3.6 Droit de vote . . 29 7.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée . . 29 CHAPITRE 8 – Conseil exécutif . . 31 SECTION 1 – Dispositions générales .

. 31 8.1.1 Mandat . . 31 8.1.2 Devoirs . . 31 8.1.3 Rémunération . . 31 SECTION 2 – Composition . . 31 8.2.1 Composition . . 31 8.2.2 Président . . 32 8.2.3 Vice-président . . 32 8.2.4 Secrétaire général . . 32 8.2.5 Délégué aux finances et aux ressources humaines . . 33 8.2.6 Délégué aux affaires pédagogiques . . 33 8.2.7 Délégué au bien-être . . 33 8.2.8 Délégué aux affaires politiques . . 33 8.2.9 Délégué aux affaires internationales et communautaires . . 34 8.2.10 Délégué aux services et aux partenaires . . 34 8.2.11 Délégué aux affaires internes . . 34 8.2.12 Durée du mandat . . 35 8.2.13 Durée du mandat du délégué aux affaires internationales et communautaires .

. 35 8.2.14 Compétences requises . . 35 8.2.15 Fin du mandat . . 36 8.2.16 Destitution . . 36 8.2.17 Démission . . 36 8.2.18 Vacance . . 36 SECTION 3 – Fonctionnement . . 37 8.3.1 Séances du conseil exécutif . . 37 8.3.2 Fréquence . . 37 8.3.3 Convocation . . 37 8.3.4 Délai de convocation . . 37 8.3.5 Quorum . . 37 8.3.6 Droit de vote . . 37 8.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée . . 38 CHAPITRE 9 – Procédures électorales . . 39 SECTION 1 – Dispositions générales . . 39 9.1.1 Préambule . . 39 9.1.2 Type d'élections . . 39

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 7 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 9.1.3 Élections annuelles . . 39 9.1.4 Élections partielles . . 39 9.1.5 Période électorale . . 39 9.1.6 Avis électoral . . 39 SECTION 2 – Comité d’élection . . 40 9.2.1 Composition . . 40 9.2.2 Compétences requises . . 40 9.2.3 Rôle du président des élections . . 40 9.2.4 Secrétaire d'élections . . 40 9.2.5 Rapport d'élections . . 41 SECTION 3 – Élection du président . . 41 9.3.1 Mise en candidature . . 41 9.3.2 Documents nécessaires . . 41 9.3.3 Lettres de visite . . 41 9.3.4 Lettre d'appui .

. 41 9.3.5 Date limite . . 42 9.3.6 Présentation du candidat . . 42 9.3.7 Méthode de scrutin . . 42 9.3.8 Mode de scrutin pour une candidature unique . . 42 9.3.9 Mode de scrutin pour plus d'une candidature . . 42 9.3.10 Admissibilité au deuxième tour . . 43 9.3.11 Présence . . 43 9.3.12 Publication des résultats . . 43 SECTION 4 – Élection des officiers autres que président . . 43 9.4.1 Mise en candidature . . 43 9.4.2 Documents nécessaires . . 43 9.4.3 Lettre d'appui . . 43 9.4.4 Date limite . . 44 9.4.5 Présentation du candidat . . 44 9.4.6 Méthode de scrutin . . 44 9.4.7 Mode de scrutin pour une candidature unique .

. 44 9.4.8 Mode de scrutin pour plus d'une candidature . . 44 9.4.9 Admissibilité au deuxième tour . . 45 9.4.10 Présence . . 45 9.4.11 Publication des résultats . . 45 9.4.12 Séance du conseil exécutif pour nomination . . 45 9.4.13 Délégué aux affaires internationales et communautaires . . 45 SECTION 5 – Élection des administrateurs autres qu'officiers . . 45 9.5.1 Mise en candidature . . 45 9.5.2 Documents nécessaires . . 46 9.5.3 Date limite . . 46 9.5.4 Présentation du candidat . . 46 9.5.5 Méthode de scrutin . . 46 9.5.6 Validité d'un bulletin de vote . . 46 9.5.7 Mode de scrutin . . 47 9.5.8 Présence .

. 47 CHAPITRE 10 – Dispositions financières . . 48 SECTION 1 – Dispositions générales . . 48 10.1.1 Année financière . . 48

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 8 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 10.1.2 Prévisions budgétaires . . 48 10.1.3 Vérification . . 48 10.1.4 Livres comptables . . 48 10.1.5 Effets de commerce . . 48 10.1.6 Contrats . . 48 10.1.7 Limitation des dépenses . . 49 CHAPITRE 11 – Dispositions finales . . 50 SECTION 1 – Gestion des règlements généraux . . 50 11.1.1 Modification . . 50 11.1.2 Suspension . . 50 11.1.3 Dissolution . . 50 11.1.4 Liquidation . . 50

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 9 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 RÈGLEMENT CHAPITRE 1 – DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES SECTION 1 – DÉFINITIONS 1.1.1 Définitions Dans les présents Règlements généraux ainsi que notamment dans tout autre règlement, toute politique et tout procès-verbal de la Fédération, les mots suivants signifient, à moins que le contexte ne s'y prête pas : a) administrateur : une personne élue pour siéger au conseil d'administration de la Fédération dont le mandat à ce titre est en cours; b) administrateur entrant : une personne élue à titre d'administrateur dont le mandat à ce titre n'est pas encore en cours; c) congrès : l'instance suprême de la Fédération au sens du chapitre V des présents Règlements généraux; d) conseil d'administration : l'instance de la Fédération responsable de la gestion des affaires administratives et financières de la Fédération au sens du chapitre VII des présents Règlements généraux; e) conseil exécutif : l'instance de la Fédération responsable de la gestion courante des affaires de la Fédération au sens du chapitre VIII des présents Règlements généraux; f) conseil général : instance de la Fédération responsable du reflet des positions des différents membres associatifs sur les enjeux politiques, académiques et sociaux au sens du chapitre VI des présents règlements; g) Fédération : la Fédération médicale étudiante du Québec (FMEQ), personne morale légalement constituée depuis le 12 septembre 1988 en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies; h) instance : le congrès, le conseil d'administration, le conseil exécutif et le conseil général de la Fédération; i) membre : un membre associatif de la Fédération au sens de l'article 3.1.2 des présents Règlements généraux ou un membre individuel de la Fédération au sens de l'article 3.1.3 des présents Règlements généraux; j) membre associatif ou association membre : un membre associatif de la Fédération au sens de l'article 3.1.2 des présents Règlements généraux; k) membre individuel : un membre individuel de la Fédération au sens de l'article 3.1.3 des présents Règlements généraux; l) officier : une personne élue à un des titres suivants dont le mandat à ce titre est en cours : président, vice-président, secrétaire général, délégué aux finances et aux ressources humaines, délégué aux affaires pédagogiques, délégué aux affaires politiques, délégué aux affaires internationales et communautaires, délégué aux services, aux partenaires et délégué aux affaires internes et délégué au bien-être; m) officier entrant : une personne élue à titre d'officier dont le mandat à ce titre n'est pas encore en cours; n) procuré : une personne physique mandatée par un membre associatif pour le représenter au conseil général; o) vérificateur : le vérificateur de la Fédération nommé par le congrès; p) voix exprimées : nombre de votants qui se sont prononcés sur une question, excluant les

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 10 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 abstentions; q) campus principal : une sous-catégorie de membre associatif de la Fédération au sens des articles 3.1.2 et 3.1.2.1 des présents Règlements généraux; r) campus délocalisé : une sous-catégorie de membre associatif de la Fédération au sens des articles 3.1.2 et 3.1.2.2 des présents Règlements généraux.

SECTION 2 – INTERPRÉTATION 1.2.1 Préséance En cas de contradiction entre la Loi, l'acte constitutif et les présents règlements généraux, la Loi a préséance sur l'acte constitutif qui lui a préséance sur les présents Règlements généraux.

1.2.2 Annexes Les annexes font partie des présents Règlements généraux. En cas de contradiction entre les présents Règlements généraux et les annexes, les présents Règlements généraux ont préséance sur les annexes. 1.2.3 Genre Le masculin et le féminin s'incluent l'un et l'autre, à moins que le contexte ne s'y prête pas. 1.2.4 Nombre Le singulier et le pluriel s'incluent l'un et l'autre, à moins que le contexte ne s'y prête pas. 1.2.5 Titres Les titres des chapitres, des sections et des articles n'ont aucune valeur interprétative. 1.2.6 Délai Si une date d'échéance, notamment pour l'envoi d'un avis, tombe un jour non ouvrable, l'acte devant être accompli peut validement l'être fait le premier jour ouvrable qui suit.

Dans le calcul de tout délai fixé par les présents Règlements généraux, le jour qui marque le point de départ n'est pas compté, mais celui de l'échéance l'est. Les jours non ouvrables ne sont pas comptés, mais lorsque le dernier jour est non ouvrable, le délai est prorogé au premier jour ouvrable suivant. À moins d'une modification de la législation en vigueur au Québec, sont considérés jours non ouvrables : les samedis et les dimanches ainsi que les dates listées ci-dessous : les 1er et 2 janvier, le Vendredi saint, le Lundi de Pâques, la Journée nationale des Patriotes, le 24 juin, le 1er juillet (ou le 2 juillet si le 1er juillet tombe un dimanche), le premier dimanche de septembre, le deuxième dimanche d'octobre, les 25 et 26 décembre, ainsi que tout autre jour fixé par proclamation du gouvernement comme jour de fête publique ou d'action de grâces.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 11 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 2 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES SECTION 1 – IDENTIFICATION 2.1.1 Dénomination sociale La dénomination sociale de la Fédération est « Fédération médicale étudiante du Québec ». 2.1.2 Sigle Le sigle de la Fédération est « FMEQ ». 2.1.3 Logo À moins qu'une forme ou une teneur différente ne soient approuvées par le congrès, le logo de la Fédération est le suivant : 2.1.4 Siège social Le siège social de la Fédération est situé au 630, rue Sherbrooke ouest, bureau 510, Montréal, Québec, H3A 1E4.

2.1.5 Registre La Fédération tient à son siège social un registre contenant minimalement les procès-verbaux des réunions et les résolutions du conseil d'administration et du conseil exécutif.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 12 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 SECTION 2 – MISSION 2.2.1 Mission La mission de la Fédération est : a) de défendre en priorité les intérêts collectifs spécifiques aux étudiants en médecine du Québec en matière pédagogique, politique et sociale; b) de regrouper et de représenter les associations des étudiants en médecine du Québec dans le but de favoriser la communication et la collaboration entre elles ainsi qu'entre leurs membres; c) d'offrir des services spécifiques aux membres associatifs et aux membres individuels.

SECTION 3 – OBJECTIFS 2.3.1 Volet interne Auprès des membres, la Fédération a comme objectifs : a) de coordonner l'action et les revendications des membres individuels par l'intermédiaire des membres associatifs et ce, en accord avec sa mission; b) d'assurer la diffusion d'information aux membres par l'entremise, entre autres, de la diffusion d'un bulletin électronique; c) de favoriser la communication entre les groupes locaux d'intérêts communs dans le but de favoriser la collaboration, d'optimiser les retombées et d'améliorer les services offerts aux étudiants; d) de favoriser la sensibilisation et la discussion à l'égard des enjeux relatifs à la formation et à l'exercice de la profession médicale au Québec.

2.3.2 Volets externes Afin de bien remplir sa mission auprès des différents intervenants québécois, canadiens et internationaux, la Fédération a comme objectifs : a) de représenter les membres auprès des divers organismes et instances pertinents à la réalisation de la mission; b) de défendre les dossiers identifiés comme prioritaires par la Fédération. 2.3.3 Services Afin d'améliorer la condition de ses membres, la Fédération a comme objectifs : a) d'offrir un service d'information concernant les études médicales au Québec; b) de créer et de maintenir un centre de documentation en effectuant des recherches, en collectant celles effectuées par les associations locales et en favorisant leur diffusion; c) d'offrir des services aux membres notamment un bureau de plaintes, de l'information sur les options de financement des études médicales, du matériel de support pédagogique et des programmes d'échanges internationaux; d) de développer une expertise concernant les droits des membres étudiants en médecine du Québec dans les dossiers pouvant affecter leur bien-être et étant en relation avec leur champ d'étude; e) de veiller à ce que les membres individuels soient conscients de leurs droits et soient informés

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 13 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 des dossiers pouvant affecter leur bien-être et étant en relation avec leur champ d'étude.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 14 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 3 – MEMBRES SECTION 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES 3.1.1 Catégories de membres La Fédération comprend les deux (2) types de membres suivants : les membres associatifs et les membres individuels. Le membre associatif possède deux (2) sous-divisions lorsque applicable : campus principal et campus délocalisé.

Les présents Règlements généraux définissent les droits et obligations de chacune des catégories de membres. Bien que les campus (qu’ils soient principaux ou délocalisés) ne soient pas des membres en eux-mêmes, ils peuvent se voir conférer droits et obligations tel que décrit dans les présents Réglements généraux. 3.1.2 Membre associatif Est considérée comme un membre associatif toute organisation qui répond aux conditions suivantes : a) être reconnue en vertu de la Loi sur l'accréditation et le financement des associations d'élèves ou d'étudiants ou par une université québécoise comme une association représentant les étudiants inscrits à son programme de doctorat en médecine (M.D.); b) avoir respecté la procédure d'affiliation définie à l'article 3.2.1.

3.1.3 Campus principal Est considérée comme un campus principal toute association d’étudiants respectant les conditions suivantes : a) être affiliée à une association reconnue comme Membre associatif tel que défini à l’article 3.1.2; b) dont la majorité de la formation se déroule dans la ville où est située l’université auquel le programme de doctorat en médecine se rattache.

3.1.4 Campus délocalisé Est considérée comme campus délocalisé toute association d’étudiants respectant les conditions suivantes : a) être affiliée à une association reconnue comme Membre associatif tel que défini à l’article 3.1.2; b) dont la majorité de la formation se déroule sur un campus hors de la ville où est située l’université auquel le programme de doctorat en médecine se rattache. 3.1.5 Membre individuel Est membre individuel un étudiant inscrit au doctorat en médecine (M.D.) ou à l’année préparatoire au doctorat en médecine (M.D.) qui est également membre d’un des membres associatifs et dont le membre associatif a payé sa due cotisation.

SECTION 2 – AFFILIATION ET DÉSAFFILIATION 3.2.1 Affiliation Toute organisation, pour devenir membre de la Fédération, doit répondre aux critères de l'article 3.1.2

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 15 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 et doit transmettre au secrétaire général une résolution de son instance suprême demandant l'adhésion à la Fédération. Le congrès doit entériner l'affiliation pour que celle-ci soit effective. Les organisations considérées comme membres associatifs lors de l'adoption des présents Règlements généraux sont réputées avoir respecté les précédentes conditions d'adhésion.

3.2.2 Maintien de l'adhésion Un membre associatif doit transmettre à la Fédération les noms des seize (16) procurés autorisés à la représenter au conseil général ainsi que payer la cotisation qui lui est demandée. 3.2.3 Désaffiliation Tout membre associatif peut cesser d'être membre de la Fédération en remplissant les conditions suivantes : a) avoir informé, par courrier ou par courriel, la Fédération de son intention de cesser d'être membre au moins trente (30) jours avant que cette décision devienne effective; b) transmettre à la Fédération une copie de la résolution de ses membres se désaffiliant de la Fédération.

SECTION 3 – COTISATION 3.3.1 Cotisation annuelle pour les membres individuels La cotisation annuelle pour les membres individuels est de zéro dollar (0 $). 3.3.2 Cotisation annuelle pour les membres associatifs La cotisation annuelle pour un membre associatif est de quatre cents dollars (400 $) plus un montant équivalant au nombre de membres individuels qu'il représente, multiplié par dix dollars (10 $). En début d'année scolaire, le délégué aux finances et aux ressources humaines adresse une demande aux membres associatifs afin de connaître le nombre de membres individuels qu'ils représentent.

3.3.3 Versement de la cotisation annuelle Les membres associatifs doivent verser leur cotisation annuelle à l'échéance de la facture qui leur sera envoyée à cette fin, faute de quoi le maintien de leur adhésion à la Fédération pourrait être révoqué. 3.3.4 Remboursement de la cotisation annuelle Aucun remboursement de cotisation ne sera fait auprès des membres associatifs, même dans le cas d'une désaffiliation.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 16 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 4 – FONCTIONNEMENT DES INSTANCES SECTION 1 – PROCÉDURES 4.1.1 Procédure Le président d'assemblée doit veiller au bon déroulement de l'instance qu'il préside, et ce, conformément à la dernière édition de l'ouvrage de Victor Morin, Procédures des assemblées délibérantes. En cas de contradiction avec cet ouvrage, les présents Règlements généraux ainsi que tous les autres règlements et toutes les politiques de la Fédération ont préséance sur celui-ci. 4.1.2 Consensus Les instances doivent toujours rechercher le consensus de préférence au vote.

4.1.3 Avis de convocation Un avis de convocation à toute instance de la Fédération doit être expédié aux personnes ayant droit d’y assister ou étant habilitées à y voter. Cet avis est envoyé, par courrier ou par courriel, à leur dernière adresse connue par la Fédération. Tout avis de convocation doit mentionner le lieu, la date, l’heure et un projet d’ordre du jour.

4.1.4 Renonciation de l'avis de convocation Une instance peut validement être tenue en tout temps et pour tout motif sans que l'avis de convocation prescrit n'ait été envoyé, lorsque toutes les personnes siégeant à l'instance renoncent à l'avis de convocation de quelque façon que ce soit. Une personne est réputée avoir renoncé à l'avis de convocation si elle indique préalablement qu’elle sera présente lors de l’instance ou si elle est présente lors de l’instance, sauf si elle déclare qu'elle assiste spécialement à l'instance pour s'opposer à sa tenue en invoquant, entre autres, le fait que la réunion n'a pas été régulièrement convoquée.

4.1.5 Observateur a) Toute instance peut admettre à titre d'observateur des personnes n'entrant pas dans la composition de l'instance. Pour ce faire, l'instance doit adopter une résolution à plus de la moitié des voix exprimées et peut y préciser si les personnes pourront intervenir durant les délibérations de l'instance et selon quelles modalités.

b) Tout membre individuel qui n’est pas procuré de la Fédération et voulant assister aux instances de la Fédération à titre d’observateur doit aviser par écrit le secrétaire général en mentionnant les autres organisations sur lesquelles il siège et conflits d’intérêts réels, perçus ou potentiels. L’association membre de l’individu doit se retrouver en copie conforme sur la demande. Le secrétaire général inscrit ensuite à l’ordre du jour la demande du membre individuel et l’instance décide des modalités de l’admission ou non de l’individu tel que décrit au point a).

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 17 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 4.1.6 Résolution Une résolution signée par l'ensemble des personnes étant habilitées à voter lors d'une instance possède la même valeur que si elle avait été adoptée au cours d'une séance ordinaire.

La signature peut être faite de façon manuelle ou par courrier électronique. Pour cette dernière modalité, la résolution se doit d’être unanime pour qu’elle soit valide.

4.1.7 Vote par anticipation et par procuration Les votes par anticipation et par procuration sont interdits. 4.1.8 Quorum Il est présumé que le quorum vérifié au début de la séance dure en tout temps durant l'assemblée, mais tout membre peut demander une vérification du quorum en cours de séance. La constatation officielle de l'absence du quorum faite par le président met fin à la séance et rend invalide la poursuite des délibérations, mais n'affecte pas la validité des décisions prisent antérieurement à cette constatation.

4.1.9 Ajournement Les propositions d'ajournement requièrent le tiers des voix pour être adoptées.

SECTION 2 – REPRÉSENTANTS 4.2.1 Procurés Tout membre associatif transmet au secrétaire général pour le 1er septembre de chaque année la liste des seize (16) personnes autorisées à le représenter au Congrès et au conseil général de la Fédération durant l'année. Le secrétaire général constitue un registre où il indique les personnes autorisées à siéger pour chacun des membres associatifs. Parmi les personnes inscrites au registre, un nombre maximal de huit (8) peuvent représenter le campus principal. Les personnes supplémentaires seront considérées comme des observateurs. Les membres associatifs peuvent modifier la liste de leurs procurés au cours de l’année en transmettant par courrier ou par courriel le ou les changements au secrétaire général.

4.2.2 Compétences requises Tout procuré d'un membre associatif auprès de la Fédération doit répondre aux critères suivants : a) être un membre individuel de la Fédération; b) être membre du membre associatif qu'il représente; c) ne pas être employé de la Fédération; d) ne pas être officier de la Fédération; e) ne pas siéger sur une instance exécutive d'une organisation canadienne liée à l'enseignement médical, exception faite d'un siège occupé dans le cadre de ses fonctions à la Fédération

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 18 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 4.2.3 Conflit d'intérêts Toute personne siégeant sur une instance de la Fédération doit éviter de se placer dans une situation de conflit d'intérêts. Si une telle situation advient, la personne doit déclarer le conflit d'intérêts, s'abstenir de participer aux délibérations et à la décision sur toute question en lien avec ce conflit d'intérêts.

4.2.4 Présence Toute personne siégeant à une instance, y compris un candidat lors d'une élection, peut participer à celle-ci en personne, de façon téléphonique ou par visioconférence.

Dans tous les cas, la technologie utilisée doit permettre à la personne de participer en temps réel à la séance. 4.2.5 Comités de la FMEQ Lors de la création d’un comité, le nombre de membres du comité est transmis aux membres associatifs qui sont responsables de la nomination de leurs représentants au comité. Les membres associatifs peuvent déléguer la tâche de nomination au conseil exécutif qui doit alors favoriser la présence de tous (campus principal et délocalisé).

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 19 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 5 – CONGRÈS SECTION 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES 5.1.1 Mandat Le congrès est l'instance suprême de la Fédération. Il peut être saisi de toute matière relative à la Fédération et de tout dossier qu'il juge pertinent. Il est habilité à trancher tout litige entre les différentes instances.

5.1.2 Fonctions et pouvoirs Le congrès a notamment les fonctions et pouvoirs suivants : a) d'adopter le procès-verbal du congrès précédent; b) de modifier les présents Règlements généraux; c) de recevoir les états financiers et le rapport du Vérificateur de la dernière année financière; d) de nommer un (1) ou plusieurs Vérificateurs de la Fédération pour l'année en cours; e) de déterminer les orientations annuelles de la Fédération; f) de recevoir le rapport annuel du conseil exécutif; g) de fixer le montant de la cotisation annuelle des membres; h) de trancher tout litige entre les différentes instances de la Fédération; i) de procéder à l'élection des officiers et des administrateurs; j) de destituer tout officier ou administrateur; k) de prendre connaissance et de décider de toute autre affaire dont le congrès peut légalement être saisi; l) de constituer tout comité pour l'assister dans ses fonctions.

SECTION 2 – COMPOSITION 5.2.1 Composition Le congrès est composé de maximum huit (8) représentants par campus principal et deux (2) représentants par campus délocalisé. Le conseil exécutif et les administrateurs siègent au congrès et peuvent y faire toute proposition, sans toutefois avoir le droit de les appuyer ou avoir le droit de vote. Les membres supplémentaires des membres associatifs présents sont considérés comme des observateurs.

5.2.2 Invité Les administrateurs entrants et les officiers entrants sont invités à titre d'observateurs aux séances du congrès, de même que toutes les personnes ayant déposé une mise en candidature à un poste en élection selon les modalités prévues au chapitre IX des présents Règlements généraux.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 20 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 SECTION 3 – FONCTIONNEMENT 5.3.1 Séances du congrès Le congrès peut siéger soit en séance annuelle ou en séance extraordinaire. 5.3.2 Fréquence Le congrès se réunit en séance annuelle une fois par année et se réunit en séance extraordinaire au besoin.

5.3.3 Convocation Les séances annuelles du congrès sont convoquées par le conseil exécutif. Les séances extraordinaires du congrès peuvent être convoquées par résolution du conseil exécutif, du conseil général, du conseil d'administration ou par le secrétaire général sur réception d'une demande signée par au moins deux (2) membres associatifs. Dans le dernier cas, le secrétaire général doit convoquer le congrès avec diligence selon les modalités prévues à cet effet dans les présents Règlements généraux. Si le congrès n'est pas convoqué par le secrétaire général dans les deux (2) jours ouvrables suivant la remise de la demande, les signataires de celle-ci peuvent convoquer eux-mêmes la séance extraordinaire du congrès.

5.3.4 Délai de convocation L'avis de convocation d'une séance annuelle du congrès doit être transmis aux membres associatifs au moins vingt (20) jours ouvrables avant la séance. L'avis de convocation d'une séance extraordinaire du congrès doit être transmis aux membres associatifs au moins cinq (5) jours ouvrables avant la séance. 5.3.5 Quorum Le quorum pour la tenue d'une séance du congrès est établi à tous les membres associatifs. Pour qu'un membre associatif soit réputé présent, deux (2) représentants ou plus du membre associatif doivent être présents.

5.3.6 Droit de vote Chaque membre associatif a huit (8) vote au Congrès.

Lors d'un vote sur une question, lorsqu’autant de votes « pour » que de votes « contre » sont exprimés, le président d'assemblée peut exprimer un droit de vote, sauf lors de résolutions relevant des pouvoirs traités aux alinéas i) et j) de l'article 5.1.2 des présents Règlements. Lorsque le président exprime son droit de vote, il doit le faire de façon à favoriser le maintien du statu quo.

5.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée Les séances du congrès sont présidées par une personne nommée à cette fin lors de l'ouverture de la séance. Un secrétaire d'assemblée doit aussi être nommé par le congrès lors de l'ouverture de toute séance.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 21 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 6 – CONSEIL GÉNÉRAL SECTION 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES 6.1.1 Mandat Le conseil général est responsable de voir à la bonne conduite de la mission de la Fédération. Il peut être saisi de toute matière relative à la Fédération et de tout dossier qu'il juge pertinent.

6.1.2 Fonctions et pouvoirs Le conseil général a notamment pour fonctions et pouvoirs : a) d'adopter le procès-verbal du conseil général précédent; b) de revoir et d'entériner les propositions du conseil exécutif relativement aux affaires pédagogiques, politiques ou sociales de la Fédération; c) de prendre position sur tout sujet pertinent pour la Fédération dans le respect des fonctions et pouvoirs accordés au conseil général; d) de mandater le conseil exécutif pour effectuer toute action, mis à part celles à incidences financières et administratives, pour la bonne conduite des affaires de la Fédération; e) de diriger la représentation effectuée par les officiers; f) de suggérer au conseil d'administration des amendements au budget annuel; g) de constituer tout comité pour l'assister dans ses fonctions; h) de convoquer une séance du congrès; i) d'entendre et de statuer définitivement sur toute demande d'accès à l'information faite à la Fédération, notamment en ce qui a trait aux documents tenus dans son registre; j) de recevoir les états financiers préliminaires de la dernière année financière, présenté par le délégué aux finances et aux ressources humaines lors de la première séance du conseil général du trimestre d’automne.

6.1.3 Rémunération Les personnes siégeant au conseil général ne reçoivent aucune rémunération reliée à leur fonction. Ils peuvent toutefois être remboursés pour certains frais encourus selon les règles et politiques adoptées de temps à autre par le conseil d'administration. SECTION 2 – COMPOSITION 6.2.1 Composition Le conseil général est composé d’un minimum de deux (2) des seize (16) procurés par membre associatif. Le conseil exécutif siège au conseil général et peut y faire toutes propositions, sans toutefois avoir le droit de vote, ni le droit d'appuyer une proposition. Un administrateur du conseil d’administration de la Fédération peut participer à titre d’observateur avec droit de parole aux séances du conseil général.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 22 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 6.2.2 Invité Les officiers entrants doivent être invités à titre d'observateurs aux séances du conseil général. SECTION 3 – FONCTIONNEMENT 6.3.1 Séances du conseil général Le conseil général peut siéger soit en séance ordinaire ou en séance extraordinaire. 6.3.2 Fréquence Le conseil général se réunit en séance ordinaire, minimalement deux (2) fois durant le trimestre d'automne et minimalement deux (2) fois durant le trimestre d'hiver, selon le calendrier annuel publié par le conseil exécutif.

Le conseil général se réunit en séance extraordinaire au besoin. 6.3.3 Convocation Les séances ordinaires du conseil général sont convoquées par le conseil exécutif. Les séances extraordinaires du conseil général peuvent être convoquées par résolution du conseil exécutif ou par le secrétaire général sur réception d'une demande signée par au moins deux (2) membres associatifs. Dans le dernier cas, le secrétaire général doit convoquer le conseil général avec diligence selon les modalités prévues à cet effet dans les présents Règlements généraux. Si le conseil général n'est pas convoqué par le secrétaire général dans les deux (2) jours ouvrables suivants la remise de la demande, les signataires de la demande peuvent convoquer eux-mêmes la séance extraordinaire du conseil général.

6.3.4 Délai de convocation L'avis de convocation d'une séance ordinaire du conseil général doit être transmis aux membres associatifs au moins cinq (5) jours ouvrables avant la séance. L'avis de convocation d'une séance extraordinaire du conseil général doit être transmis aux membres associatifs au moins deux (2) jours ouvrables avant la séance.

6.3.5 Quorum Le quorum pour la tenue d'une séance du conseil général est établi à tous les membres associatifs et au moins les deux tiers (2/3) des officiers en poste. Pour qu'un membre associatif soit réputé présent, un (1) procuré ou plus de l'association membre doit être présent. De plus, le président ou le vice-président doit absolument faire partie des officiers présents. Le minimum d'officiers en poste requis pour la tenue d'une séance extraordinaire est d'un tiers (1/3), incluant le président ou le vice-président. 6.3.6 Droit de vote Chaque association membre possède un (1) droit de vote lors des séances du conseil général, nonobstant le nombre de ses procurés présents.

Les officiers n'ont pas le droit de vote. Des modalités de votes différentes peuvent être utilisées dans certaines circonstances. Celles-ci sont valides pourvu

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 23 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 que le conseil général y consente par résolution adoptée de façon unanime. Lors d'un vote sur une question, lorsqu’autant de votes « pour » que de votes « contre » sont exprimés, le président d'assemblée peut exprimer un droit de vote. Lorsque le président exprime son droit de vote, il doit le faire de façon à favoriser le maintien du statu quo.

6.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée Les séances du conseil général sont présidées par une personne nommée à cette fin lors de l'ouverture de la séance.

Un secrétaire d'assemblée doit aussi être nommé par le conseil général lors de l'ouverture de toute séance.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 24 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 7 – CONSEIL D'ADMINISTRATION SECTION 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES 7.1.1 Mandat Le conseil d'administration est responsable de voir à l'administration de la Fédération. Il peut être saisi de toute matière relative à l'administration, la gestion financière et à la gestion des ressources humaines de la Fédération. De façon générale, il est habilité à exercer tous les pouvoirs qui lui sont conférés par les lois en vigueur au Québec.

7.1.2 Fonctions et pouvoirs Le conseil d'administration a notamment pour fonctions et pouvoirs : a) d'adopter le procès-verbal du conseil d'administration précédent; b) de voir, dans la limite de sa juridiction, à la réalisation de tout mandat confié aux officiers par le congrès; c) d'adopter toute politique visant à améliorer la gestion des ressources humaines, la gestion financière ou la gestion des services de la Fédération; d) d'adopter les états financiers; e) d'autoriser le conseil exécutif à créer ou à abolir tout poste de tout salarié; f) d'embaucher ou de congédier tout salarié; g) d'autoriser un ou plusieurs officiers à signer tout contrat liant la Fédération; h) de mandater le conseil exécutif pour effectuer toute action à incidence financière ou administrative nécessaire pour la bonne conduite des affaires de la Fédération; i) d'adopter des prévisions budgétaires; j) de déterminer annuellement le montant du budget discrétionnaire dont la gestion est confiée au conseil exécutif; k) de traiter de toute question touchant les relations avec les commanditaires et les partenaires; l) de constituer tout comité pour l'assister dans ses fonctions; m) de convoquer une séance du congrès.

7.1.3 Devoirs Chaque administrateur de la Fédération doit, dans l'exercice de ses pouvoirs et dans l'exécution de ses devoirs, agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt de la Fédération et éviter de se placer dans une situation de conflit d'intérêts entre son intérêt personnel et celui de la Fédération. De plus, chaque administrateur de la Fédération doit agir en respect notamment de la Loi, de l'acte constitutif, des présents règlements généraux, de tout autre règlement et de toute politique de la Fédération. Il peut, afin de prendre une décision, s'appuyer de bonne foi sur l'opinion ou le rapport d'un expert et est, en pareil cas, présumé avoir agi avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt de la Fédération.

7.1.4 Rémunération Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération reliée à leur fonction. Ils peuvent toutefois être remboursés pour tous frais encourus dans l'exercice de leur fonction selon les règles et politiques

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 25 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 adoptées par le conseil d'administration. SECTION 2 – COMPOSITION 7.2.1 Composition Le conseil d'administration est composé du président, du délégué aux finances et aux ressources humaines, du délégué aux services et partenaires, du secrétaire général et de huit (8) administrateurs élus à ce titre par le congrès.

Au sein des administrateurs élus, deux (2) postes seront attribués pour un membre individuel de chaque membre associatif. Un procuré de chaque membre associatif peut participer à titre d’observateur aux séances du conseil d’administration. 7.2.2 Durée du mandat Les administrateurs occupant aussi les fonctions d'officiers demeurent administrateurs, tant et aussi longtemps qu'ils conservent leur fonction d'officier. Les administrateurs n'ayant pas de fonction d'officier sont élus lors des élections annuelles pour un mandat d'un an, renouvelable, du 1er juillet de l'année en cours jusqu'au 30 juin de l'année suivante.

Les administrateurs élus pour combler une vacance le sont du moment de leur élection jusqu'au 30 juin suivant, à moins d'une résolution contraire du congrès.

7.2.3 Compétences requises En tout temps pendant son mandat, tout administrateur doit être un membre individuel de la Fédération. Il doit être élu conformément au chapitre IX des présents Règlements généraux. 7.2.4 Fin du mandat d'un administrateur Le mandat d'un administrateur prend fin dans les cas suivants : a) il cesse de respecter les compétences requises à l'article 7.2.3; b) son mandat vient à échéance; c) il décède; d) il est déclaré incapable par le tribunal d'assumer une fonction d'administrateur; e) il démissionne; f) il est destitué conformément à l'article 7.2.5; g) la Fédération est dissoute ou mise en faillite.

7.2.5 Destitution Tout administrateur peut être destitué de ses fonctions par une résolution du congrès adoptée à la majorité des deux tiers (2/3) des voix exprimées. Le congrès peut procéder à la destitution notamment si un administrateur s'absente à plus d'un tiers des séances ou à plus de trois (3) séances consécutives, qu'elles soient ordinaires ou extraordinaires.

7.2.6 Démission Un administrateur qui n'a pas de mandat d'officier peut prendre la décision d'abandonner ses fonctions

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 26 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 en cours de mandat. Il doit pour ce faire signifier sa démission dans une lettre adressée et remise en main propre ou par messagerie électronique au président de la Fédération ou à son substitut. À moins qu'une date ultérieure ne soit précisée dans la lettre, la démission devient effective au moment de la réception de la lettre par le président ou par son substitut.

Le conseil d'administration et le conseil général doivent être informés de cette démission.

7.2.7 Vacance En cas de vacance à un poste d'administrateur qui n'a pas de mandat d'officier, le conseil d'administration peut convoquer une séance extraordinaire du congrès, ou ajouter des postes en élection lors d'une élection déjà convoquée, tout en s'assurant de respecter les délais stipulés au chapitre IX des présents Règlements généraux, afin de combler le ou les postes vacants. Exceptionnellement, le conseil d'administration peut procéder lui-même à la nomination d'un administrateur pour combler par intérim un poste vacant lorsqu'un processus électoral est déjà convoqué pour le combler.

SECTION 3 – FONCTIONNEMENT 7.3.1 Séances du conseil d'administration Le conseil d'administration peut siéger soit en séance ordinaire ou en séance extraordinaire. 7.3.2 Fréquence Le conseil d'administration se réunit en séance ordinaire, au minimum deux (2) fois durant le trimestre d'automne et deux (2) fois durant le trimestre d'hiver, selon le calendrier annuel publié par le conseil exécutif. Le conseil d'administration se réunit en séance extraordinaire au besoin. 7.3.3 Convocation Les séances ordinaires du conseil d'administration sont convoquées par le secrétaire général à la suite d'une demande du président du conseil d'administration ou du secrétaire général.

Les séances extraordinaires du conseil d'administration peuvent être convoquées par le secrétaire général sur réception d'une demande signée par au moins trois (3) administrateurs dont un (1) doit être un administrateur n'assumant pas une fonction d'officier. Dans le dernier cas, le secrétaire général doit convoquer le conseil d'administration avec diligence selon les modalités prévues à cet effet dans les présents Règlements généraux. Si le conseil d'administration n'est pas convoqué par le secrétaire général dans les deux (2) jours ouvrables suivant la remise de la demande, les signataires de celle-ci peuvent convoquer eux-mêmes la séance extraordinaire du conseil d'administration selon les mêmes modalités.

7.3.4 Délais de convocation L'avis de convocation d'une séance ordinaire du conseil d'administration doit être transmis aux administrateurs au moins cinq (5) jours ouvrables avant la séance. L'avis de convocation d'une séance extraordinaire du conseil d'administration doit être transmis aux administrateurs au moins deux (2) jours ouvrables avant la séance.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 27 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 7.3.5 Quorum Le quorum nécessaire pour la tenue d'une séance du conseil d'administration est établi au deux tiers (2/3) des postes comblés d'administrateurs, dont au moins un (1) doit être officier.

7.3.6 Droit de vote Chaque administrateur a un (1) seul droit de vote lors des séances du conseil d'administration. Lors d'un vote sur une question, lorsqu’autant de votes « pour » que de votes « contre » sont exprimés, le président d'assemblée peut exprimer un droit de vote. Lorsque le président exprime son droit de vote, il doit le faire de façon à favoriser le maintien du statu quo.

7.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée Lors de sa première séance suivant le début de l'année financière ou lorsqu'il le juge nécessaire, le conseil d'administration détermine à majorité simple le président du conseil parmi les membres élus au sein du conseil d'administration; cette fonction lui est attribuée pour toute l'année financière en cours. L’adjointe à l’exécutif, ou en son absence toute autre personne nommée à cette fin par le conseil d'administration, agit comme secrétaire d'assemblée lors des séances du conseil d'administration.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 28 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 8 – CONSEIL EXÉCUTIF SECTION 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES 8.1.1 Mandat Le conseil exécutif est responsable de voir à la gestion courante et à l'exécution des mandats qui lui sont confiés par les différentes instances.

Il exécute les orientations adoptées par les instances et il a la responsabilité de leur proposer des stratégies d'action. Il agit comme représentant de l'ensemble des membres de la Fédération.

8.1.2 Devoirs Chaque officier de la Fédération doit, dans l'exercice de ses pouvoirs et dans l'exécution de ses devoirs, agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt de la Fédération et éviter de se placer dans une situation de conflit d'intérêts entre son intérêt personnel et celui de la Fédération. 8.1.3 Rémunération Les officiers ne reçoivent aucune rémunération reliée à leur fonction. Ils peuvent toutefois être remboursés pour tous frais encourus dans l'exercice de leur fonction selon les règles et politiques adoptées par le conseil d'administration.

SECTION 2 – COMPOSITION 8.2.1 Composition Le conseil exécutif est composé des dix (10) officiers suivants : a) le président; b) le vice-président; c) le secrétaire général; d) le délégué aux finances et aux ressources humaines; e) le délégué aux affaires pédagogiques; f) le délégué au bien-être; g) le délégué aux affaires politiques; h) le délégué aux affaires internationales et communautaires; i) le délégué aux services et aux partenaires; j) le délégué aux affaires internes.

8.2.2 Président Le président a notamment comme tâches : a) d'être le porte-parole officiel de la Fédération; b) de coordonner et d'appuyer les officiers dans leurs tâches; c) de s'assurer que les tâches d'un poste d'officier vacant soient effectuées; d) de siéger au conseil d'administration; e) de présider les séances du conseil exécutif;

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 29 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 f) d'être signataire des effets de commerce et des contrats impliquant la Fédération; g) de siéger au nom de la Fédération au sein des instances jugées appropriées par le congrès ou le conseil général; h) d’assurer des rencontres avec les présidents des membres associatifs (incluant ceux des campus délocalisés). Notamment, une rencontre doit avoir lieu avant les conseils généraux. 8.2.3 Vice-président Le vice-président a notamment comme tâches : a) de supporter le président dans l'exécution de ses tâches; b) d'exécuter les tâches du président en son absence ou d'assurer l'intérim du poste en cas de vacance; c) de s'assurer de l'existence, de l'application et de la mise à jour d'un plan de communication externe pour la Fédération; d) d'entretenir des relations avec les associations étudiantes ou les associations médicales du Québec et du Canada; e) d'être responsable des liens avec les médias; f) de faire le suivi de l'actualité médicale; g) de siéger au nom de la Fédération au sein des instances jugées appropriées par le congrès ou le conseil général.

8.2.4 Secrétaire général Le secrétaire général a notamment comme tâches : a) de convoquer et d'organiser les instances; b) de rédiger les procès-verbaux des instances; c) d'assurer le respect et l'application des présents Règlements généraux; d) de s'occuper du suivi et de la mise à jour de l'incorporation; e) de tenir à jour le registre, les archives et le centre de documentation; f) de s'assurer de la mise sur pied d'un comité d'élection suite au déclenchement d'une procédure d'élection; g) de voir, lorsque nécessaire, à la traduction des documents en accord avec la Politique sur les langues officielles de la Fédération; h) de s'occuper de la correspondance écrite, téléphonique ou électronique de la Fédération; i) d'assurer la mise à jour du cahier de positions de la Fédération; j) de siéger au conseil d’administration k) de siéger au nom de la Fédération au sein des instances jugées appropriées par le congrès ou le conseil général.

8.2.5 Délégué aux finances et aux ressources humaines Le délégué aux finances et aux ressources humaines a notamment comme tâches : a) de voir au respect des prévisions budgétaires; b) de voir à la tenue des livres; c) d'être signataire des effets de commerce et des contrats impliquant la Fédération; d) de siéger au conseil d'administration; e) d'être responsable de la gestion des ressources humaines et des employés de la Fédération;

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 30 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 f) de faire le lien avec le Vérificateur de la Fédération g) de siéger au nom de la Fédération au sein des instances jugées appropriées par le congrès ou le conseil général; h) de présenter les états financiers préliminaires de la dernière année financière lors de la première séance du conseil général du trimestre d’automne.

8.2.6 Délégué aux affaires pédagogiques Le délégué aux affaires pédagogiques a notamment comme tâches : a) d'assurer la représentation étudiante dans tous les dossiers d'ordre pédagogique; b) d'être responsables des dossiers de transition aux études postdoctorales, tel que le guide des résidences, la journée CaRMS, etc.; c) de siéger au nom de la Fédération au sein des instances jugées appropriées par le congrès ou le conseil général.

8.2.7 Délégué au bien-être Le délégué au bien-être a notamment comme tâches : a) de coordonner l'ensemble des actions touchant la question du bien-être des étudiants membres; b) d'organiser la journée annuelle du bien-être des externes; c) de siéger au nom de la Fédération au sein des instances jugées appropriées par le congrès ou le conseil général.

8.2.8 Délégué aux affaires politiques Le délégué aux affaires politiques a notamment comme tâches : a) d'assumer la représentation politique de la Fédération auprès des instances gouvernementales du Québec et du Canada; b) d'organiser les évènements de lobbyisme, tel que la journée d'action politique; c) de siéger au nom de la Fédération au sein des instances jugées appropriées par le congrès ou le conseil général.

8.2.9 Délégué aux affaires internationales et communautaires Le délégué aux affaires internationales et communautaires a notamment comme tâches : a) d'assumer la présidence de la IFMSA-Qc; b) de représenter la Fédération au sein de la IFMSA et de promouvoir des liens entre la Fédération et d'autres associations médicales étudiantes hors Canada; c) d'établir des liens avec des organisations internationales de promotion de la santé; d) s'assurer de l'existence, de l'application et de la mise à jour d'une politique internationale au sein de la Fédération; e) de siéger au nom de la Fédération au sein des instances jugées appropriées par le congrès ou le conseil général.

8.2.10 Délégué aux services et aux partenaires Le délégué aux services et aux partenaires a notamment comme tâches :

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 31 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 a) de rechercher et d'entretenir des liens avec les commanditaires et les partenaires; b) de s'assurer de l'existence, de l'application et de la mise à jour d'un plan de partenariat ainsi que d'une politique de commandite et de partenariat pour la Fédération; c) de remettre au conseil d'administration un bilan des commandites et des partenariats de façon trimestrielle; d) d'être signataire des contrats impliquant la Fédération; e) de siéger au conseil d'administration; f) de développer et de coordonner les services offerts aux membres associatifs et aux membres individuels; g) de voir à la confection et à la distribution du Guide des Résidences; h) de voir à la diffusion de l'information concernant les instruments médicaux auprès des associations membres; i) de siéger au nom de la Fédération au sein des instances jugées appropriées par le congrès ou le conseil général.

8.2.11 Délégué aux affaires internes Le délégué aux affaires internes a notamment comme tâches de : a) d'assurer la communication et la coordination entre la Fédération et les membres associatifs et individuels, dans un but de promotion et de rayonnement de la Fédération auprès de ses membres par l'intermédiaire des réseaux sociaux; b) de s'assurer de l'existence, de l'application et de la mise à jour d'un plan de communication interne pour la Fédération; c) d'être responsable de la publication du bulletin informatisé de la Fédération; d) d'établir et de faire le suivi d'un plan de visibilité auprès des membres individuels; e) de siéger au nom de la Fédération au sein des instances jugées appropriées par le congrès ou le conseil général; f) de voir au développement et à la mise à jour du site Web de la Fédération avec la participation active des différents délégués sur les parties les concernant; g) d'établir et de faire le suivi d'un plan de visibilité auprès des membres individuels, notamment par la mise à jour constante du site Web, des comptes sur les réseaux sociaux et d'autres ressources promotionnelles; h) de voir au développement et à la coordination du party de la rentrée en début de mandat, tout en élaborant celui de l'année subséquente, conformément aux recommandations des associations membres, et ce, afin de faciliter l'entrée en fonction de son successeur; i) de s’occuper de la communication avec les membres individuels et de la procédure reliée aux listes de diffusion.

8.2.12 Durée du mandat Les officiers autres que le délégué aux affaires internationales et communautaires sont élus lors des élections annuelles pour un mandat d'un (1) an, renouvelable, du 1er juillet de l'année en cours jusqu'au 30 juin de l'année suivante. Les officiers élus pour combler un poste vacant le sont du moment de leur élection jusqu'au 30 juin suivant, à moins d'une résolution contraire du congrès. 8.2.13 Durée du mandat du délégué aux affaires internationales et communautaires Le mandat du délégué aux affaires internationales et communautaires qui assure également la

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 32 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 présidence d'IFMSA-Québec se termine en même temps que son mandat à la présidence d'IFMSA- Québec.

Le mandat du délégué aux affaires internationales et communautaires n'ayant pas été nommé par le conseil exécutif se termine en même temps que le mandat de la personne qui assurait la présidence d'IFMSA-Québec au moment où le mandat du délégué débutait. 8.2.14 Compétences requises Tout officier doit : a) être un membre individuel de la Fédération; b) s'abstenir de siéger sur une instance décisionnelle d'un membre associatif, excepté les assemblées générales et comités consultatifs du membre associatif auquel il appartient et les comités consultatifs de la FMEQ; c) s'abstenir d'être dirigeant, porte-parole ou employé d'un membre associatif; d) ne pas être, ou ne pas avoir été dans les douze (12) derniers mois, à l'emploi de la Fédération; e) ne pas siéger sur une instance exécutive d'une organisation canadienne liée à l'enseignement médical, exception faite d'un siège occupé dans le cadre de ses fonctions à la Fédération; f) avoir été élu conformément au chapitre IX des présents Règlements généraux.

8.2.15 Fin du mandat Le mandat d'officier de la Fédération prend fin dans les cas suivants : a) il cesse de respecter les compétences requises à l'article 8.2.14; b) son mandat vient à échéance; c) il décède; d) il est déclaré incapable par le tribunal d'assumer une fonction d'officier; e) il démissionne; f) il est destitué conformément à l'article 8.2.16; g) la Fédération est dissoute ou mise en faillite. 8.2.16 Destitution Tout officier peut être destitué de ses fonctions par une résolution du congrès adoptée à la majorité des deux tiers (2/3) des voix exprimées. L'officier doit être invité à s'exprimer et à répondre aux questions des membres du congrès.

8.2.17 Démission Un officier peut prendre la décision d'abandonner ses fonctions en cours de mandat. Il doit pour ce faire signifier sa démission dans une lettre adressée et remise en main propre ou par messagerie électronique au président de la Fédération. À moins qu'une date ultérieure ne soit précisée dans la lettre, la démission devient effective au moment de la réception de la lettre par le président. Le conseil général et le conseil d'administration doivent être informés de la démission dudit officier. Toutefois, s'il s'agit de la démission du délégué aux affaires internationales et que celui-ci demeure titulaire de la présidence d'IFMSA-Québec, alors le poste est réputé vacant et est pourvu de la même façon qu'un poste d'officier autre que président, malgré toute disposition contraire des règlements généraux.

Dans ce cas, le début du mandat du délégué aux affaires internationales et communautaires coïncide avec la journée de son élection.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 33 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 8.2.18 Vacance En cas de vacance à un poste d'officier, le conseil général peut convoquer une séance extraordinaire du congrès ou inscrire ce poste à une élection déjà convoquée, tout en s'assurant de respecter les délais stipulés au chapitre IX des présents Règlements, afin de combler le poste vacant. Dans l'attente d'une élection ou en cas d'une vacance prolongée, le président est responsable d'attribuer les tâches aux différents officiers en poste, notamment celles de signer les contrats ou de siéger au conseil d'administration.

SECTION 3 – FONCTIONNEMENT 8.3.1 Séances du conseil exécutif Le conseil exécutif peut siéger soit en séance ordinaire ou en séance extraordinaire. 8.3.2 Fréquence Le conseil exécutif se réunit en séance ordinaire au minimum une (1) fois par trimestre. Le conseil exécutif se réunit en séance extraordinaire au besoin. 8.3.3 Convocation Les séances ordinaires du conseil exécutif sont convoquées par le secrétaire général. Les séances extraordinaires du conseil exécutif peuvent être convoquées par le président, par le secrétaire général ou par ce dernier sur réception d'une demande signée par au moins le tiers des officiers en poste.

Dans le dernier cas, le secrétaire général doit convoquer le conseil exécutif avec diligence selon les modalités prévues à cet effet dans les présents Règlements généraux. Si le conseil exécutif n'est pas convoqué par le secrétaire général dans les deux (2) jours ouvrables suivants la remise de la demande, les signataires de celle-ci peuvent convoquer eux-mêmes la séance extraordinaire du conseil exécutif. 8.3.4 Délai de convocation L'avis de convocation d'une séance ordinaire du conseil exécutif doit être transmis aux officiers au moins quatre (4) jours ouvrables avant la séance. L'avis de convocation d'une séance extraordinaire du conseil exécutif doit être transmis aux officiers au moins deux (2) jours ouvrables avant la séance.

8.3.5 Quorum Le quorum nécessaire pour la tenue d'une séance du conseil exécutif est établi à la moitié (1/2) des officiers en poste. Le président ou le vice-président doit être présent pour que le quorum soit constaté. 8.3.6 Droit de vote Chaque officier a un seul droit de vote lors des séances du conseil exécutif. Lors d'un vote sur une question, lorsqu’autant de votes « pour » que de votes « contre » sont exprimés, le président d'assemblée peut exprimer un droit de vote. Lorsque le président exprime son droit de vote, il doit le faire de façon à favoriser le maintien du statu quo.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 34 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 8.3.7 Présidence et secrétariat d'assemblée Les séances du conseil exécutif sont présidées par le président, ou en son absence par le vice-président. Le secrétaire général, ou en son absence toute autre personne nommée à cette fin par le comité exécutif, agit comme secrétaire d'assemblée lors des séances du conseil exécutif.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 35 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 9 – PROCÉDURES ÉLECTORALES SECTION 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES 9.1.1 Préambule Le présent chapitre régit la procédure d’élections des administrateurs, du président et des officiers autres que le président et du délégué aux affaires internationales et communautaires.

Il régit aussi la procédure de nomination du délégué aux affaires internationales et communautaires. 9.1.2 Type d'élections Il existe deux (2) types d'élections : les élections annuelles et les élections partielles. 9.1.3 Élections annuelles Les élections annuelles se déroulent lors du congrès annuel à l’exception de l’élection de la présidence. Celle-ci a lieu lors d’un congrès extraordinaire tenu avant le congrès national annuel respectant les modalités de la période électorale indiquées ci-dessous à l’article 9.1.5. 9.1.4 Élections partielles Les élections partielles se déroulent lors d'un congrès extraordinaire.

9.1.5 Période électorale La période électorale d'élections annuelles se doit d’être une durée minimale de quatre (4) semaines et doit débuter au minimum six (6) semaines avant l'ouverture du congrès annuel. La période d’élections annuelles peut se voir étendue d’une (1) semaine supplémentaire dans le cas où un des postes en élections n’aurait reçu aucune candidature. Dans le cas échéant, un avis doit être émis par le comité d’élection aux membres associatifs pour les informer de la situation. Il doit indiquer les postes n’ayant reçu aucune candidature et doit être envoyé la journée suivant la fermeture de la période électorale initiale.

L’élection de la présidence est régie selon les mêmes modalités. Par contre, la période électorale se doit de précéder la séance du Congrès extraordinaire prévue à cette fin. Ce dernier doit être convoqué par le conseil exécutif.

En ce qui concerne les élections partielles, le conseil général ou le conseil d'administration qui les convoque décide de la date du début de la période électorale et de la date de la tenue du congrès extraordinaire d'élection. Cette période doit être d'une durée minimale de quatre (4) semaines et doit débuter au minimum six (6) semaines avant l'ouverture du congrès extraordinaire. Les mêmes modalités d’extension de la période électorale lors des élections annuelles peuvent s’appliquer lors des élections partielles.

9.1.6 Avis électoral Un avis électoral doit être diffusé par le président du comité d’élection par un moyen le rendant accessible à tous les membres associatifs et individuels dans les deux (2) jours ouvrables suivant le début

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 36 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 de la période électorale. Cet avis doit énoncer la liste des postes en élection, leur rôle, ainsi que les dates, les heures et les autres modalités de dépôt des mises de candidature et du scrutin. 9.1.7 Campagne électorale Durant la période électorale, aucune publicité écrite, orale ou autre n’est permise pour tous les postes en élection. Seules les modalités suivantes sont acceptées : lettre de motivation et discours lors du Congrès pour les candidats aux postes d’administrateurs, lettre de motivation, discours lors du Congrès, lettre d’appui, visites associatives et plan d’action pour les candidats aux postes du conseil exécutif.

Aucune dépense dans le but de l’élection d’un candidat ne sera remboursée. Si les présents règlements généraux ne sont pas respectés, le comité d’élection peut prendre la décision de retirer la candidature du fautif jusqu’à 5 jours ouvrables après les élections, même s’il a été élu. 9.1.8 Divulgation des candidatures Pendant la période électorale, le comité d’élection devra divulguer le dossier des candidatures complet une semaine avant la fin de la période de mise en candidature. Les candidatures reçues suite à cette divulgation seront divulguées dans un délai de deux (2) jours ouvrables suivant la fin de la période électorale.

SECTION 2 – COMITÉ D’ÉLECTION 9.2.1 Composition Le comité d’élection est composé du président d'élections et du secrétaire d'élections. Ceux-ci sont élus à la dernière séance du conseil général précédant le début de la période électorale annuelle ou présidentielle lors de la séance du conseil général ou du conseil d'administration convoquant des élections partielles.

9.2.2 Compétences requises Tout membre du comité d'élection doit : a) être un membre individuel de la Fédération; b) s'abstenir d'être candidat aux élections; c) avoir été élu par le conseil général ou le conseil d'administration conformément à l'article 9.2.1 des présents Règlements généraux.

d) ne pas être ou ne pas avoir été dans les douze (12) derniers mois employé de la Fédération. 9.2.3 Rôle du président des élections Le président d'élections a les pouvoirs et fonctions suivants : a) de voir au bon déroulement des élections; b) d'émettre un avis électoral conformément à l'article 9.1.6 des présents Règlements généraux; c) de voir à ce que des biens et des services égaux soient offerts par la Fédération à chacun des candidats, et ce, jusqu'à concurrence du montant d'argent déterminé par le conseil d'administration; d) d'imposer une sanction appropriée à toute personne commettant une infraction au sens du présent chapitre;

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 37 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 e) de trancher tout litige relatif au déroulement des élections; f) de déterminer la forme et le contenu des bulletins de vote dans le respect des présents Règlements généraux; g) d'utiliser ou de permettre que soient utilisées des listes d'électeurs ou tout autre moyen approprié au contrôle de la votation; h) d'émettre des directives électorales non contraires aux présents Règlements généraux pour les compléter ou en préciser le sens; i) de nommer toute personne pour l'assister dans ses fonctions, pourvu que cette personne n'ait aucun intérêt direct ou indirect dans les élections.

9.2.4 Secrétaire d'élection Le secrétaire d'élection assiste le président d'élection dans l'exécution de ses fonctions et le remplace lorsqu'il est dans l'impossibilité d'agir. 9.2.5 Rapport d'élection Dans les deux (2) semaines suivant un congrès qui a procédé à des élections, le comité d’élection remet au secrétaire général un rapport traitant de l'exécution de son mandat. Le rapport fait état également du déroulement des élections et peut contenir des observations ainsi que des recommandations. Dès son dépôt au secrétaire général, ce rapport peut être consulté par tout membre qui en fait la demande.

Le rapport est déposé aussi au conseil général suivant sa remise au secrétaire général. SECTION 3 – ÉLECTION DU PRÉSIDENT 9.3.1 Mise en candidature Tout membre individuel répondant aux critères énoncés à l'article 8.2.14 peut déposer sa candidature au poste de président. Après la date limite de dépôt des mises en candidature, tout membre peut consulter les lettres de mise en candidature. Si aucune candidature n’est reçue malgré l’extension de la période électorale, l’élection de la présidence sera déplacée lors des élections annuelles avec l’élection des autres officiers.

9.3.2 Documents nécessaires Toute personne qui souhaite se porter candidat au poste de président doit : a) remettre au comité d’élection un document contenant son nom, son adresse, son adresse de courriel et ses coordonnées téléphoniques; b) déposer au comité d’élection une lettre de mise en candidature signée d'au plus quatre cents (400) mots, lettre qui sera rendue publique par le comité d’élection; c) présenter au comité d’élection une lettre d'appui; d) présenter au comité d’élection des lettres de visites; e) remettre au comité d’élection une déclaration divulguant tout conflit d'intérêts avec la Fédération et tout conseil d'administration auquel il siège.

9.3.3 Lettres de visite Tout candidat au poste de président doit obtenir une lettre de chacun des campus (principaux et

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 38 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 délocalisés) attestant le fait que ce dernier s'est présenté et a répondu aux questions du membre associatif lors de l'une de ses instances ou d'une rencontre prévue à cet effet. Cette rencontre peut avoir eu lieu en personne ou par toute autre méthode électronique, pour autant que le membre associatif ait pu communiquer en temps réel avec le candidat.

9.3.4 Lettre d'appui Tout candidat au poste de présidence doit obtenir une lettre d'appui d'un membre associatif (campus principal ou délocalisé). En aucun cas, le membre associatif signataire de la lettre d'appui n'est contraint d'exercer son droit de vote en faveur du candidat. 9.3.5 Date limite Dans le cas d'élections annuelles et partielles, les documents spécifiés aux alinéas a), b) et e) de l’article 9.3.2 doivent être remis pour la fin de la période électorale et les documents spécifiés aux alinéas c) et d) doivent être remis au plus tard une (1) semaine avant l'ouverture du congrès extraordinaire dédié à l’élection de la présidence.

9.3.6 Présentation du candidat Lors du point prévu à cette fin à l'ordre du jour du congrès, chaque candidat au poste de président doit se présenter et doit répondre aux questions des membres du congrès. Le président d'élection s'assure que le tout s'effectue dans un cadre respectueux des personnes. Chaque candidat doit avoir accès aux mêmes conditions pour présenter sa candidature. Les candidats au poste de président ne peuvent pas assister aux discours des autres candidats. L'ordre dans lequel les candidats se présentent devant le congrès est tiré au hasard.

9.3.7 Méthode de scrutin Les représentants ayant droit de vote au congrès peuvent voter lors de l'élection du président.

Le vote se fait par scrutin secret. Les représentants s'expriment sur leur bulletin de vote en faveur d'un candidat ou en défaveur de tous les candidats. Les abstentions sont permises en tout temps. 9.3.8 Mode de scrutin pour une candidature unique Dans les cas où un seul candidat est en lice pour le poste de président, le candidat est élu si plus de la moitié (1/2) des voix exprimées le sont en sa faveur.

9.3.9 Mode de scrutin pour plus d'une candidature Lorsqu'il y a plus d'un candidat, un candidat est élu si plus de la moitié des voix exprimées le sont en sa faveur. Si plus de la moitié des voix exprimées le sont en défaveur de tous les candidats, le poste est déclaré vacant. En l'absence de ces deux (2) scénarios, il y a un second tour de scrutin qui est régi par les mêmes règles que le premier. À moins que le nombre de voix exprimées en défaveur des deux (2) candidats soit plus élevé que le nombre de voix en faveur de chacun des candidats pris individuellement, situation où le poste est déclaré vacant, le candidat élu lors du second tour est celui qui obtient le plus grand nombre de voix en sa faveur.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 39 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 9.3.10 Admissibilité au deuxième tour Sont admissibles au deuxième tour de scrutin, les deux (2) candidats ayant obtenu le plus de voix exprimées en leur faveur lors du premier tour. 9.3.11 Présence Exceptionnellement, le président d'élections peut autoriser un candidat au poste de président à ne pas être présent lors du congrès d'élection.

9.3.12 Publication des résultats Le nom de la personne élue au poste de président est communiqué aux membres par le biais du site Web de la Fédération.

Les membres associatifs ont accès aux résultats des élections sur demande adressée au comité d’élection ou au secrétaire général. SECTION 4 – ÉLECTION DES OFFICIERS AUTRES QUE PRÉSIDENT 9.4.1 Mise en candidature Tout membre individuel de la Fédération répondant aux critères énoncés à l'article 8.2.14 peut déposer sa candidature à l'un des postes d'officier autre que président et délégué aux affaires internationales et communautaires à condition de ne pas avoir déposé sa candidature pour un autre poste en élection. Après la date limite de dépôt des mises en candidature, tout membre peut consulter les lettres de mise en candidature.

9.4.2 Documents nécessaires Une personne qui souhaite se porter candidat à l'un poste d'officier autre que président doit : a) remettre au comité d’élection un document contenant son nom, son adresse, son adresse de courriel et ses coordonnées téléphoniques; b) déposer au comité d’élection une lettre de mise en candidature signée d'au plus quatre cents (400) mots, lettre qui sera rendue publique par le comité d'élection; c) présenter au comité d’élection une lettre d'appui; d) remettre au comité d’élection une déclaration divulguant tout conflit d'intérêts avec la Fédération et tout conseil d'administration auquel il siège.

9.4.3 Lettre d'appui Tout candidat à un poste d'officier autre que président doit obtenir une lettre d'appui d'un membre associatif (campus principal ou délocalisé). En aucun cas le membre associatif signataire de cette lettre d'appui n'est contraint d'exercer son droit de vote en faveur du candidat. 9.4.4 Date limite Dans le cas d'élections annuelles et partielles, les documents spécifiés aux alinéas a), b) et d) de l'article 9.4.2 doivent être remis pour la fin de la période électorale et les documents spécifiés aux alinéas c) doivent être remis au plus tard une (1) semaine avant l’ouverture du congrès précédant l’élection.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 40 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 9.4.5 Présentation du candidat Lors du point prévu à cette fin à l'ordre du jour du congrès, chaque candidat doit se présenter et répondre aux questions des membres du congrès. Le président d'élection s'assure que le tout s'effectue dans un cadre respectueux des personnes. Chaque candidat doit avoir accès aux mêmes conditions pour présenter sa candidature. Les candidats ne peuvent pas assister aux discours des autres candidats au même poste. L'ordre dans lequel les candidats se présentent devant le congrès est tiré au hasard.

9.4.6 Méthode de scrutin Les représentants ayant droit de vote au congrès peuvent voter lors des élections des officiers autres que président. Le vote se fait par scrutin secret. Pour chacun des postes en élection, les représentants s'expriment sur leur bulletin de vote en faveur d'un candidat ou en défaveur de tous les candidats. Les abstentions sont permises en tout temps.

9.4.7 Mode de scrutin pour une candidature unique Lorsqu'il y a un seul candidat, le candidat est élu si plus de la moitié (1/2) des voix exprimées le sont en sa faveur. 9.4.8 Mode de scrutin pour plus d'une candidature Lorsqu'il y a plus d'un candidat, un candidat est élu si plus de la moitié (1/2) des voix exprimées le sont en sa faveur. Si plus de la moitié (1/2) des voix exprimées le sont en défaveur de tous les candidats, le poste est déclaré vacant. En l'absence de ces deux (2) scénarios, il y a un second tour de scrutin qui est régi par les mêmes règles que le premier tour pour tous les postes où cela est nécessaire.

À moins que le nombre de voix exprimées en défaveur des deux (2) candidats soit plus élevé que le nombre de voix en faveur de chacun des candidats pris individuellement, situation où le poste est déclaré vacant, le candidat élu lors du second tour est celui qui obtient le plus grand nombre de voix en sa faveur. 9.4.9 Admissibilité au deuxième tour Sont admissibles au deuxième tour de scrutin, les deux (2) candidats ayant obtenu le plus de voix exprimées en leur faveur lors du premier tour.

9.4.10 Présence Exceptionnellement, le président d'élection peut autoriser un candidat à ne pas être présent lors du congrès d'élection. 9.4.11 Publication des résultats Les noms des personnes élues à chacun des postes d’officiers autres que président sont communiqués aux membres par le biais du site Web de la Fédération. Les membres associatifs ont accès aux résultats des élections sur demande adressée au comité d’élection ou au secrétaire général.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 41 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 9.4.12 Séance du conseil exécutif pour nomination Lors de l'élection d'un président d'IFMSA-Québec, celle-ci en informe le secrétaire général qui doit convoquer une séance du conseil exécutif qui doit alors être tenue dans les dix (10) jours ouvrables et dont la nomination du délégué aux affaires internationales et communautaires apparaît à l'ordre du jour.

9.4.13 Délégué aux affaires internationales et communautaires Durant cette séance, le conseil exécutif peut, par résolution, nommer le titulaire de la présidence d'IFMSA-Québec à titre de délégué aux affaires internationales et communautaires pour un mandat dont le début coïncide avec le début de son mandat à la présidence d'IFMSA-Québec. À défaut, le poste est réputé vacant et est pourvu de la même façon qu'un poste d'officier autre que président, malgré toute disposition contraire des règlements généraux. Dans ce cas, le début du mandat du délégué aux affaires internationales et communautaires coïncide avec le début prévu du mandat à la présidence d'IFMSA-Québec de la personne n'ayant pas été nommée au conseil exécutif en vertu du premier alinéa.

SECTION 5 – ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS AUTRES QU'OFFICIERS 9.5.1 Mise en candidature Tout membre individuel peut déposer sa mise en candidature lors des élections des administrateurs autres qu'officiers à condition de ne pas avoir déposé sa candidature pour un autre poste en élection. Après la date limite de dépôt des mises en candidatures, tout membre peut consulter les lettres de mise en candidature.

9.5.2 Documents nécessaires Toute personne qui souhaite se porter candidat à un poste d'administrateur autre qu'officier doit : a) remettre au comité d’élection le formulaire de mise en candidature indiquant son nom, son adresse, son adresse de courriel et ses coordonnées téléphoniques; b) déposer au comité d’élection une lettre de mise en candidature signée d'au plus quatre cents (400) mots, lettre qui sera rendue publique par le comité d'élection; c) remettre au comité d’élection une déclaration divulguant tout conflit d'intérêts avec la Fédération et tout conseil d'administration auquel il siège.

9.5.3 Date limite Dans le cas d'élections annuelles et partielles, les documents spécifiés aux alinéas a), b), c) de l'article 9.5.2 doivent être remis pour la fin de la période électorale. 9.5.4 Présentation du candidat Lors du point prévu à cette fin à l'ordre du jour du congrès, chaque candidat doit se présenter et doit répondre aux questions des membres du congrès. Le président d'élection s'assure que le tout s'effectue dans un cadre respectueux des personnes. Chaque candidat doit avoir accès aux mêmes conditions pour présenter sa candidature. Les candidats ne peuvent pas assister aux discours des autres candidats au même poste.

L'ordre dans lequel les candidats se présentent est tiré au hasard.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 42 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 9.5.5 Méthode de scrutin Les représentants ayant droit de vote au congrès peuvent voter lors des élections des administrateurs autres qu'officiers. Le vote se fait par scrutin secret. Pour chacun des candidats, les représentants expriment sur le bulletin de vote le nombre de voix qu’ils lui attribuent. Les abstentions sont permises en tout temps.

9.5.6 Mode de scrutin Les candidats seront classés en fonction de qui obtient le plus de voix exprimées en leur faveur (excluant les abstentions).

Pour qu’un candidat soit éligible, il doit avoir plus de la moitié (1/2) des voix exprimées en sa faveur. Par la suite, le candidat de chaque membre associatif ayant le plus de voix exprimées en sa faveur est élu. Si parmi les candidats, aucun ne représente un membre associatif, le poste réservé sera attribué selon les mêmes modalités que pour les postes restants. Par la suite, les postes vacants restants seront attribués aux candidats ayant le plus de voix exprimées en leur faveur selon le classement original. Si aucun candidat a plus de la moitié (1/2) des voix exprimées en sa faveur, le ou les postes d’administrateurs restent vacants.

9.5.7 Présence Exceptionnellement, le président d'élection peut autoriser un candidat aux postes d'administrateurs autres qu'officiers à ne pas être présent lors du congrès d'élections.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 43 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 10 – DISPOSITIONS FINANCIÈRES SECTION 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES 10.1.1 Année financière L'année financière est du 1er juillet de chaque année au 30 juin de l'année suivante. 10.1.2 Prévisions budgétaires Avant la fin de son mandat, le Délégué aux finances et ressources humaines coordonne l’adoption des prévisions budgétaires relatives à l’année financière suivante qui doivent être adoptées par le Conseil d’administration sortant avant la fin de son mandat pour le mandat suivant.

Au besoin, celles-ci peuvent être révisées et ajustées par le Conseil d’administration entrant pendant l’année financière. Le Délégué aux finances et ressources humaines peut, s’il le juge nécessaire ou à la demande des membres, convoquer un comité ad hoc de planification budgétaire.

10.1.3 Vérification Les livres et les états financiers sont vérifiés à chaque année, aussitôt que possible après l'expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur. Le Conseil d'administration adopte les états financiers vérifiés. 10.1.4 Livres comptables Les états financiers vérifiés sont conservés au siège social et peuvent être consultés par tout membre. 10.1.5 Effets de commerce Le président, le délégué aux finances et aux ressources humaines et un autre officier désigné par le conseil exécutif sont autorisés à signer tout effet de commerce de la Fédération. En tout temps, la signature de tout effet de commerce par deux (2) officiers autorisés est obligatoire.

10.1.6 Contrats Le président, le délégué aux finances et aux ressources humaines et le délégué aux services et partenaires sont autorisés à signer tout contrat ou toute convention engageant ou favorisant la Fédération de quelque façon que ce soit. La signature d’un tel contrat peut se faire par un (1) de ces officiers autorisés et le Conseil d’administration de la Fédération doit en être obligatoirement en accord avec la version finale de ce contrat avant la signature.

10.1.7 Limitation des dépenses En ce qui concerne les dépenses non budgétées : a) Au début de toute année financière, le conseil d'administration détermine le montant du budget discrétionnaire dont la gestion est confiée au conseil exécutif;

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 44 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 b) Toute dépense non budgétée de dix mille dollars (10 000 $) et plus doit être approuvée par le congrès.

Règlements généraux Fédération médicale étudiante du Québec Page 45 de 45 Modifié par le congrès le 21 janvier 2018 CHAPITRE 11 – DISPOSITIONS FINALES SECTION 1 – GESTION DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX 11.1.1 Modification Les présents Règlements généraux peuvent être modifiés par une résolution du congrès adoptée aux deux tiers des voix exprimées.

Toute proposition de modification aux présents Règlements généraux devra toutefois avoir été transmise au moins dix (10) jours ouvrables avant la séance du congrès annuel ou de deux (2) jours ouvrables avant la séance du congrès extraordinaire pour pouvoir être proposée. 11.1.2 Suspension Les présents Règlements généraux ne peuvent faire l’objet d’une suspension, à l’exception des articles 9.1.3, 9.1.5, 9.1.6, 9.3.2, 9.3.3, 9.3.4, 9.3.5, 9.4.2, 9.4.3, 9.4.4, 9.4.5, 9.5.2, 9.5.3 et 9.5.4, pourvu que le congrès y consente par résolution adoptée de façon unanime. 11.1.3 Dissolution La Fédération ne peut être dissoute que par une résolution du congrès en ce sens adoptée aux deux tiers (2/3) des voix exprimées.

Le vote sur la dissolution doit avoir été clairement annoncé dans l'avis de convocation du congrès.

11.1.4 Liquidation En cas de dissolution de la Fédération, les surplus d'actifs avant la dissolution sont distribués aux membres associatifs au prorata du nombre de membres individuels que chacune représente.

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