Réunion gestionnaires - 10 juillet 2018 - Marseille 6 septembre 2018 - Aix Opérations de pré-clôture et de clôture de l'exercice 2018 ...

 
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     Réunion gestionnaires

            10 juillet 2018 - Marseille
             6 septembre 2018 - Aix

Opérations de pré-clôture et de clôture de l’exercice 2018
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Pré clôture et clôture des comptes 2018

•   NOUVEAUTE 2018

•   RAPPEL – COMPTABILITE BUDGETAIRE

•   PRE-CLOTURE & CLOTURE
    ①   Dépenses
    ②   Recettes
    ③   Prestations Internes
    ④   Stocks
    ⑤   Litiges
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       Nouveauté 2018

  La note de clôture est désormais
  présentée sous la forme de fiches
   récapitulatives par thématiques
(achats, missions, recettes, …), pour
       un aspect plus pratique
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Rappel : Comptabilité Budgétaire

                  • AE engagées en 2018  AE consommées 2018

      AE          • Commandes 2018 non payées  reprises en 2019, mais
                    pas de consommation d’AE 2019
                  • Missions 2018 non payées  AE consommées 2018

      CP
                  • Facture payée en 2018  CP consommés 2018
                  • Commandes 2018 non payées  CP 2019 ou +
                  • Mission payée 2018  CP consommés 2018

                  • Facture de vente émise, encaissée et rapprochée en 2018

      RE             impact 2018
                  • Si une des trois conditions n’est pas respectée  impact
                    2019
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PRE-CLOTURE & CLOTURE

       30 septembre 2018
       31 décembre 2018
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DEPENSES
     •   Commandes d’Achats et Services Faits
   Date
                                    Type d’opération
d’opération
                                                   PRE-CLOTURE
              Annulation par la DAF :
 28-sept-18   -   Des Services Faits sans facture de mai et juin
              -   Des Services Faits en investissement non justifiés* antérieurs au 31 août 2018
                                         30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
                                                   CLOTURE
              Annulation par la DAF :
 30-oct-18    -    Des Services Faits sans facture de juillet et août
              -    Des Services Faits en investissement non justifiés*
              Annulation par la DAF :
 28-nov-18    -    Des Services Faits sans facture de septembre
              -    Des Services Faits en investissement non justifiés*
              Date limite d’envoi au service facturier des demandes** :
              -    De paiement de toutes natures
 13-déc-18
              -    De liquidations directes
              -    De versement de bourses du mois de décembre
 25-déc-18    Date limite de saisie des commandes et des services faits

              Annulation par la DAF :
 28-déc-18    -   Des Services Faits sans facture d'octobre et des 15 premiers jours de novembre
              -   Des Services Faits en investissement non justifiés*Des Services Faits en investissement non justifiés*
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DEPENSES                           Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016

  •   Commandes d’Achats et Services Faits

         Investissement : les services faits seront
  régulièrement annulés si les documents justificatifs ne
      sont pas rattachés au service fait dans SIFAC.

  Les SF sans factures représentent aujourd’hui 5647 lignes pour un montant de 7,3 M€.
  Potentiellement, il y aurait 597 lignes à solder, pour 1,6 M€.

  Nous vous recommandons un suivi rigoureux de vos RAL/RAF sur les 3 derniers mois de
  l’année afin d’éviter les erreurs d’annulation.

  Vous trouverez sur le site des procédures de l’AMU (procédures DAF) un document qui indique
  comment libeller les PJ dans SIFAC : AU-DAF-211
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DEPENSES
                                                   Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
       •   Missions

Date d’opération                        Type d’opération

                                                       PRE-CLOTURE
                   Date limite d’envoi des états liquidatifs et ordres de missions au Service Facturier des missions
  21-sept-18
                   antérieures au 31 août

                   Annulation par la DAF des Missions non liquidées antérieures au 1 er août
  28-sept-18
                   Solde des Ordres de mission permanents qui ne seront plus utilisés
                                             30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
                                                       CLOTURE
   30-oct-18       Annulation par la DAF des Missions non liquidées antérieures au 1er septembre

   28-nov-18       Annulation par la DAF des Missions non liquidées antérieures au 1er octobre

   13-déc-18       Date limite d’envoi des états liquidatifs et ordres de missions au Service Facturier

   25-déc-18       Date limite de saisie des ordres de missions

                   Annulation par la DAF des Missions non liquidées antérieures au 1er novembre
   27-déc-18
                   Solde des Ordres de mission permanents
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DEPENSES                            Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
  •    Missions

  Seuls les états liquidatifs et ordres de missions conformes et
   parvenus au service facturier avant le 13 décembre seront
                comptabilisés sur l’exercice 2018.

  Les missions se terminant entre le 14 et le 27 décembre pourront être liquidées et transmises au
  service facturier jusqu’au 27 décembre 2018 qui, dans la mesure du possible, les prendra en
  charge sur l’exercice 2018.

  Il est nécessaire de solder les ordres de missions permanents au fur à mesure, dès que plus
  aucun déplacement n’est prévu.
  Dans tous les cas, tous les ordres de missions permanents doivent être soldés avant le 27
  décembre 2018.

      Aucun OMP concernant 2019 ne doit être créé en 2018. Des
               contrôles seront effectués à ce sujet.

  Nous vous demandons de liquider au plus vite vos missions se terminant avant le 13 décembre
  afin que l’état liquidatif soit parvenu à l’AC avant cette date.
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DEPENSES
•    Rémunérations

Date d’opération                       Type d’opération

                                                    PRE-CLOTURE
    5-oct-18       Date limite de déversement de la paye dans SIFAC*
                                           30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
                                                       CLOTURE
                Sollicitation par la DRH des directions, composantes, et laboratoires pour une évaluation des congés
Du 15-nov-18 au
                payés restants dus, des compteurs du compte épargne temps, des heures complémentaires et des
   30-nov-18
                vacations non payées en 2017

    14-déc-18      Retour des directions, composantes et laboratoires à la DRH des éléments demandés ci-dessus

    18-déc-18      Date limite de déversement de la paye dans SIFAC*

    8-janv-19      Transmission à l’AC par la DRH du montant des passifs sociaux
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DEPENSES
•   Rémunérations

      Le récapitulatif du passif social que doit comptabiliser l’agent comptable sur justificatifs
      produits par la DRH concerne les heures complémentaires, variables sur salaires, primes et
      indemnités, CET, congés annuels, capital décès, accident du travail…

      La DRH sollicitera les directions et les composantes dans la deuxième quinzaine de novembre
      pour une évaluation des congés payés restants dus, des compteurs du compte épargne
      temps, des heures complémentaires et des vacations non payées en 2018. Les éléments
      devront parvenir à la DRH avant le 12 décembre 2018, dernier délai.
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DEPENSES                                          Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016

    •     Immobilisations

    Date
                                        Type d’opération
 d’opération

                                                        PRE-CLOTURE
                  Sollicitation par l’AC des directions, composantes, et laboratoires sur l’actualisation de l’inventaire
  juin 2018
                  physique (cessions, mises au rebut, vols …)

                  Retour des directions, composantes et laboratoires à l’AC des éléments d’inventaire physique
13 juillet 2018
                  demandés

 12 octobre       Retour à l’AC par la DDPI et Plan Campus du tableau des opérations terminées mises en services des
    2018          bâtiments (par composante ) et en cours
                                             30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
                                                             CLOTURE

  25-déc-18       Date limite de saisie des services faits

                  Retour à l’AC par la DDPI et Plan Campus du tableau des opérations terminées mises en services des
  4-janv-19
                  bâtiments (par composante ) et en cours
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RECETTES                                        Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016

      •     Recettes (flux commandes de vente/facture & conventions / opérations gérées à
            l’avancement : investissement et fonctionnement)
   Date
                                   Type d’opération
d’opération
                                                     PRE-CLOTURE

              Facturation des recettes et des contrats de recherche terminés au 31 août 2018*
19-sept-18
              Envoi au service facturier recettes de l’AC des listes de factures de ventes visées

              Envoi au service facturier recettes de l’AC des titres de recettes et des justificatifs des conventions /
28-sept-18    opérations gérées à l’avancement terminées et justifiées avant le 31 août 2018

              Date limite de visa comptable
                                         30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
              Date limite de prise en charge par l’AC des titres de recettes sur conventions / opérations gérées à
 5-oct-18
              l’avancement
                                                     CLOTURE

 7-déc-18     Date limite de réception des factures de vente et d’avance au Service facturier AC**

14-déc-18     Date limite de prise en charge des factures de vente par le service facturier recettes

28-déc-18     Date limite de rapprochement des factures de vente par le service comptabilité clients/fournisseurs
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RECETTES                           Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016

        •   Recettes (flux commandes de vente/facture & conventions / opérations gérées
            à l’avancement : investissement et fonctionnement)

   Au-delà du 7 décembre, les factures ne seront plus prises en charge par l’AC. En revanche,
   vous pourrez continuer à saisir des commandes de vente jusqu’au 31 décembre.
   Il est nécessaire d’anticiper les demandes de factures de ventes et de visa des factures de
   ventes via l’ENT, afin de respecter la date limite du 7 décembre.

   Les recettes qui n’auront pas pu faire l’objet d’une facture de vente avant le 7 décembre 2018
   feront l’objet d’un produit à recevoir (cf. § F. Opérations d’inventaire).
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RECETTES                                       Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016

               •     Recettes (flux liquidation directe)

Date d’opération                       Type d’opération

                                                       CLOTURE

                   Taxe d’apprentissage : date limite d’envoi à la DAF Pharo par mail du tableau des dépenses justifiant
   17-oct-18
                   la taxe d’apprentissage, signé par l’ordonnateur

                   Plan Régional de Formation : date limite d’envoi à la DAF Pharo par mail de la répartition provisoire
   30-nov-18
                   du PRF 2018/2019

   7-déc-18        Comptabilisation par l’AC de la répartition provisoire du PRF 2018/2019

                   Date limite de prise en charge de l’ensemble des liquidations directes par le Service Facturier
   14-déc-18
                   Recettes de l’AC et par le Service Clients/Fournisseurs de l’AC selon répartition*

                   Date limite de comptabilisation et de rapprochement des liquidations directes y compris les Droits
   28-déc-18
                   d’inscription
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RECETTES                           Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016

         •   Recettes (flux liquidation directe)

  - Taxe d’apprentissage
  La date limite d’envoi à la DAF Campus PHARO (nacera.aiche@univ-amu.fr ; copie
  aurore.rahou@univ-amu.fr ) du tableau des dépenses justifiant la taxe d’Apprentissage signé
  par l’ordonnateur est le 17 octobre 2018.
  Au-delà, il n’est pas garanti que la recette puisse être constatée en 2018.

  - Autres liquidations directes
  Les DAF Campus et la DAF Pôle Budget peuvent procéder à des LD dans SIFAC pour ces
  types de recettes jusqu’au 28 décembre 2018.
  Les composantes doivent anticiper suffisamment la transmission des documents nécessaires
  pour la constatation de la recette (GU-DAF-401).
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RECETTES                                     Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016

                •   Droits Apogée

Date d’opération                         Type d’opération

                                                  PRE-CLOTURE

 17-sept-2018       Date limite de clôture et remontée des quittances à l’AC

  01-oct-2018       Date limite de clôture et remontée des quittances à l’AC
                                         30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
                                                     CLOTURE

  05-nov-2018       Date limite de clôture et remontée des quittances à l’AC

  19-nov-2018       Date limite de clôture et remontée des quittances à l’AC

  03-déc-2018       Date limite de clôture et remontée des quittances à l’AC

  10-déc-2018       Date limite de clôture et remontée des quittances à l’AC
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RECETTES                         Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016

        •   Droits Apogée

   Les quittances clôturées et transmises à l’agence comptable entre le 11 et le 31
   décembre feront l’objet d’un produit à recevoir (cf § F. Opérations d’inventaire).

   La régularisation des quittances passées en prise en charge externe dans
   apogée sera comptabilisée au plus tard le 20 décembre 2018 et diminuera les
   recettes de la composante qui facture ces formations.

   RAPPEL : la date limite de comptabilisation des recettes de DI à l’AC est le 28
   décembre.
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RECETTES                  Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016

• Suivi du compte d’attente :

Les composantes seront régulièrement sollicitées par l’AC afin de
participer à l’analyse des sommes non identifiées du compte
d’attente. Les modalités de retour seront précisées par mail.

       Les sommes restantes sur le compte d’attente au 31
     décembre 2018 ne pourront pas faire l’objet d’une recette
                budgétaire (constatation de RE).
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RECETTES - Opérations   d’inventaire: composantes
                   Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016

•    Produits à recevoir (hors intérêts des dotations consomptibles)

Date d’opération                       Type d’opération

                                                      CLOTURE

                   Identification des produits à recevoir (PAR) de prestations de services hors formation continue et
    12-déc-18      hors droits Apogée: la cellule contrôle interne de la DAF transmettra aux composantes et au Pôle
                   recherche de la liste des commandes de vente non facturées pour évaluation des PAR.

                   Prestations de services (hors droits Apogée) et formation continue :
    21-déc-18      Date limite de réception par l’agence comptable, à l’adresse générique (ac-comptabilite-
                   clients@univ-amu.fr), du tableau de chaque composante.
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RECETTES - Opérations   d’inventaire: composantes
                   Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016

    •    Produits  à   recevoir               (hors       intérêts        des       dotations
        consomptibles)

    -  Prestations de services hors formation continue et hors droits Apogée
    Il s’agit donc d’une estimation des factures 2018 qui n’auront pas pu être saisies avant la
    date limite du 7 décembre 2018.

    L’IAE doit inclure dans sa demande de produit à recevoir la formation continue 2017 non
    encore facturée car cette dernière n’apparait pas dans le tableau de suivi des conventions du
    SUFA.

    En aucun cas, les listes de produits à recevoir ne doivent inclure des factures visées mais
    non comptabilisées.

    Chaque composante ou laboratoire doit faire sa demande via le formulaire « Liste des
    produits à recevoir ». Ce formulaire signé par l’ordonnateur doit être transmis par courrier à
    l’Agence comptable appuyé des pièces justificatives avant le 21 décembre 2018.
    Transmettre en parallèle le formulaire par mail à l’AC (ac-comptabilite-clients@univ-amu.fr)
    avec copie à la DAF Pôle Budget
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RECETTES - Opérations   d’inventaire: composantes
                   Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016

   •    Produits  à   recevoir                (hors        intérêts       des       dotations
       consomptibles)

   - Formation continue
   L’estimation des produits à recevoir de formation continue (hors IAE) se base sur le tableau
   des conventions tenu par le SUFA et adressé chaque semaine à la composante pour
   actualisation des nouvelles conventions. Il convient donc de remplir les 3 dernières colonnes
   en indiquant :

   O : pour oui une facture, même partielle, a été saisie sur 2018
   N : pour non, aucune émission de facture n’a encore eu lieu.

   La date limite de transmission du tableau du SUFA complété à l’AC est fixée au 21
   décembre 2018.

   Il est très important de s’assurer que toutes les conventions signées par les tiers soient bien
   recensées dans le tableau du SUFA. A défaut, elles devront faire l’objet d’une demande de
   produit à recevoir par la composante selon la même procédure que les autres recettes (cf.
   démarche expliquée dans le point suivant).
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• RECETTES - Opérations        d’inventaire: composantes
                 Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016

     •   Produits constatés d’avance (PCA) : 4 janvier 2019

Date d’opération                      Type d’opération

                                                    CLOTURE

                   Les PCA sur conventions simples hors recherche doivent être calculés par la composante ou la
   4-janv-19       direction concernée et transmis à l’agence comptable, par mail (ac-comptabilite-clients@univ-
                   amu.fr) copie DAF pôle Budget
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• RECETTES – Autres opérations d’inventaire

   •   Produits à recevoir (pour mémoire)

   -   Plan Campus et Amidex – Dotation non consomptibles – 11 janvier 2019

   -   DDPI – CPER/GER - 7 janvier 2019

   -   DAF – Conventions pluriannuelles - 11 janvier 2019

   -   Autres produits à recevoir - 11 janvier 2019
            Factures visées mais non prises en charge au 31 décembre 2018 ;
            Sur droits Apogée : Le produit à recevoir inclut à 4/12ème des quittances reçues
             par l’agence comptable mais non comptabilisées sur 2018;
            Conventions simples, mise à disposition de personnel : Le produit à recevoir inclut
             les recettes qui n’ont pas pu être saisies au 31 décembre ;
            Préciput : L’agence comptable calcule et comptabilise le montant ;
            Mise à disposition de personnel : La DAF Campus Pharo transmettra les éléments
             à l’AC au plus tard le 14 décembre.
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• RECETTES – Autres opérations d’inventaire

   •   Produits constatés d’avance – 11 janvier 2019 (pour mémoire)

           PCA sur droits Apogée : Ils s’élèvent à 8/12ème des sommes encaissées et
            titrées en 2018

           Recettes de formations hors apogée, locations et autres prestations : le PCA
            est calculé à partir des factures de vente comptabilisées, au prorata
            temporis.

           PRF : Le PCA est égal à 8/12ème de la somme notifiée pour 2018/2019

           Bourses recherche : la DAF transmet le montant à comptabiliser à l’AC ;

           PCA sur conventions simples recherche, correspondant à la différence entre
            les recettes cumulées et les dépenses cumulées depuis le début de la
            convention
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• Prestations internes et inter-sociétés
Date d’opération                      Type d’opération

                                                   PRE-CLOTURE
                   Date limite de demande à la DAF via l’ENT de prestations internes & inter-sociétés concernant
   17-oct-18
                   l’activité des 3 premiers trimestres de l’année civile
                                          30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
                                                    CLOTURE
                   Date limite de demande à la DAF via l’ENT de prestations internes & inter-sociétés concernant le
   23-nov-18
                   dernier trimestre de l’année civile

         Les prestations internes & inter-sociétés concernant l’activité des 3 premiers trimestres de
         l’année civile pourront faire l’objet d’une demande à la DAF via l’ENT jusqu’au 17 octobre
         2018.
         Les prestations internes concernant le dernier trimestre de l’année pourront être
         demandées via l’ENT jusqu’au 23 novembre 2018.

          Au-delà de ces dates, les demandes ne seront pas comptabilisées sur
                                     l’exercice 2018.
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• STOCKS
  La demande d’état des stocks de produits, matériels divers, valeurs inactives sera envoyée
  par l’agence comptable aux composantes au plus tard le 7 décembre 2018.

  L’état des stocks complété et signé par l’ordonnateur devra être retourné à l’agence
  comptable par mail (ac-comptabilite-regies@univ-amu.fr) au plus tard le 2 janvier 2019.

  Au-delà de cette date, les stocks ne pourront pas être comptabilisés sur 2018.

• PROVISIONS POUR LITIGES
  L’état des litiges sera demandé par l’AC à la DAJI le 3 décembre 2018 pour un retour le 14
  décembre 2018.
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         TITRE DE LA PRÉSENTATION
         > TITRE DE LA PARTIE

La DAF et l’AC vous remercient
     pour votre attention
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