Réunion gestionnaires - 10 juillet 2018 - Marseille 6 septembre 2018 - Aix Opérations de pré-clôture et de clôture de l'exercice 2018 ...
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Réunion gestionnaires
10 juillet 2018 - Marseille
6 septembre 2018 - Aix
Opérations de pré-clôture et de clôture de l’exercice 20182
Pré clôture et clôture des comptes 2018
• NOUVEAUTE 2018
• RAPPEL – COMPTABILITE BUDGETAIRE
• PRE-CLOTURE & CLOTURE
① Dépenses
② Recettes
③ Prestations Internes
④ Stocks
⑤ Litiges3
Nouveauté 2018
La note de clôture est désormais
présentée sous la forme de fiches
récapitulatives par thématiques
(achats, missions, recettes, …), pour
un aspect plus pratique4
Rappel : Comptabilité Budgétaire
• AE engagées en 2018 AE consommées 2018
AE • Commandes 2018 non payées reprises en 2019, mais
pas de consommation d’AE 2019
• Missions 2018 non payées AE consommées 2018
CP
• Facture payée en 2018 CP consommés 2018
• Commandes 2018 non payées CP 2019 ou +
• Mission payée 2018 CP consommés 2018
• Facture de vente émise, encaissée et rapprochée en 2018
RE impact 2018
• Si une des trois conditions n’est pas respectée impact
20195
PRE-CLOTURE & CLOTURE
30 septembre 2018
31 décembre 20186
DEPENSES
• Commandes d’Achats et Services Faits
Date
Type d’opération
d’opération
PRE-CLOTURE
Annulation par la DAF :
28-sept-18 - Des Services Faits sans facture de mai et juin
- Des Services Faits en investissement non justifiés* antérieurs au 31 août 2018
30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
CLOTURE
Annulation par la DAF :
30-oct-18 - Des Services Faits sans facture de juillet et août
- Des Services Faits en investissement non justifiés*
Annulation par la DAF :
28-nov-18 - Des Services Faits sans facture de septembre
- Des Services Faits en investissement non justifiés*
Date limite d’envoi au service facturier des demandes** :
- De paiement de toutes natures
13-déc-18
- De liquidations directes
- De versement de bourses du mois de décembre
25-déc-18 Date limite de saisie des commandes et des services faits
Annulation par la DAF :
28-déc-18 - Des Services Faits sans facture d'octobre et des 15 premiers jours de novembre
- Des Services Faits en investissement non justifiés*Des Services Faits en investissement non justifiés*7
DEPENSES Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Commandes d’Achats et Services Faits
Investissement : les services faits seront
régulièrement annulés si les documents justificatifs ne
sont pas rattachés au service fait dans SIFAC.
Les SF sans factures représentent aujourd’hui 5647 lignes pour un montant de 7,3 M€.
Potentiellement, il y aurait 597 lignes à solder, pour 1,6 M€.
Nous vous recommandons un suivi rigoureux de vos RAL/RAF sur les 3 derniers mois de
l’année afin d’éviter les erreurs d’annulation.
Vous trouverez sur le site des procédures de l’AMU (procédures DAF) un document qui indique
comment libeller les PJ dans SIFAC : AU-DAF-2118
DEPENSES
Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Missions
Date d’opération Type d’opération
PRE-CLOTURE
Date limite d’envoi des états liquidatifs et ordres de missions au Service Facturier des missions
21-sept-18
antérieures au 31 août
Annulation par la DAF des Missions non liquidées antérieures au 1 er août
28-sept-18
Solde des Ordres de mission permanents qui ne seront plus utilisés
30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
CLOTURE
30-oct-18 Annulation par la DAF des Missions non liquidées antérieures au 1er septembre
28-nov-18 Annulation par la DAF des Missions non liquidées antérieures au 1er octobre
13-déc-18 Date limite d’envoi des états liquidatifs et ordres de missions au Service Facturier
25-déc-18 Date limite de saisie des ordres de missions
Annulation par la DAF des Missions non liquidées antérieures au 1er novembre
27-déc-18
Solde des Ordres de mission permanents9
DEPENSES Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Missions
Seuls les états liquidatifs et ordres de missions conformes et
parvenus au service facturier avant le 13 décembre seront
comptabilisés sur l’exercice 2018.
Les missions se terminant entre le 14 et le 27 décembre pourront être liquidées et transmises au
service facturier jusqu’au 27 décembre 2018 qui, dans la mesure du possible, les prendra en
charge sur l’exercice 2018.
Il est nécessaire de solder les ordres de missions permanents au fur à mesure, dès que plus
aucun déplacement n’est prévu.
Dans tous les cas, tous les ordres de missions permanents doivent être soldés avant le 27
décembre 2018.
Aucun OMP concernant 2019 ne doit être créé en 2018. Des
contrôles seront effectués à ce sujet.
Nous vous demandons de liquider au plus vite vos missions se terminant avant le 13 décembre
afin que l’état liquidatif soit parvenu à l’AC avant cette date.10
DEPENSES
• Rémunérations
Date d’opération Type d’opération
PRE-CLOTURE
5-oct-18 Date limite de déversement de la paye dans SIFAC*
30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
CLOTURE
Sollicitation par la DRH des directions, composantes, et laboratoires pour une évaluation des congés
Du 15-nov-18 au
payés restants dus, des compteurs du compte épargne temps, des heures complémentaires et des
30-nov-18
vacations non payées en 2017
14-déc-18 Retour des directions, composantes et laboratoires à la DRH des éléments demandés ci-dessus
18-déc-18 Date limite de déversement de la paye dans SIFAC*
8-janv-19 Transmission à l’AC par la DRH du montant des passifs sociaux11
DEPENSES
• Rémunérations
Le récapitulatif du passif social que doit comptabiliser l’agent comptable sur justificatifs
produits par la DRH concerne les heures complémentaires, variables sur salaires, primes et
indemnités, CET, congés annuels, capital décès, accident du travail…
La DRH sollicitera les directions et les composantes dans la deuxième quinzaine de novembre
pour une évaluation des congés payés restants dus, des compteurs du compte épargne
temps, des heures complémentaires et des vacations non payées en 2018. Les éléments
devront parvenir à la DRH avant le 12 décembre 2018, dernier délai.12
DEPENSES Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Immobilisations
Date
Type d’opération
d’opération
PRE-CLOTURE
Sollicitation par l’AC des directions, composantes, et laboratoires sur l’actualisation de l’inventaire
juin 2018
physique (cessions, mises au rebut, vols …)
Retour des directions, composantes et laboratoires à l’AC des éléments d’inventaire physique
13 juillet 2018
demandés
12 octobre Retour à l’AC par la DDPI et Plan Campus du tableau des opérations terminées mises en services des
2018 bâtiments (par composante ) et en cours
30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
CLOTURE
25-déc-18 Date limite de saisie des services faits
Retour à l’AC par la DDPI et Plan Campus du tableau des opérations terminées mises en services des
4-janv-19
bâtiments (par composante ) et en cours13
RECETTES Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Recettes (flux commandes de vente/facture & conventions / opérations gérées à
l’avancement : investissement et fonctionnement)
Date
Type d’opération
d’opération
PRE-CLOTURE
Facturation des recettes et des contrats de recherche terminés au 31 août 2018*
19-sept-18
Envoi au service facturier recettes de l’AC des listes de factures de ventes visées
Envoi au service facturier recettes de l’AC des titres de recettes et des justificatifs des conventions /
28-sept-18 opérations gérées à l’avancement terminées et justifiées avant le 31 août 2018
Date limite de visa comptable
30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
Date limite de prise en charge par l’AC des titres de recettes sur conventions / opérations gérées à
5-oct-18
l’avancement
CLOTURE
7-déc-18 Date limite de réception des factures de vente et d’avance au Service facturier AC**
14-déc-18 Date limite de prise en charge des factures de vente par le service facturier recettes
28-déc-18 Date limite de rapprochement des factures de vente par le service comptabilité clients/fournisseurs14
RECETTES Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Recettes (flux commandes de vente/facture & conventions / opérations gérées
à l’avancement : investissement et fonctionnement)
Au-delà du 7 décembre, les factures ne seront plus prises en charge par l’AC. En revanche,
vous pourrez continuer à saisir des commandes de vente jusqu’au 31 décembre.
Il est nécessaire d’anticiper les demandes de factures de ventes et de visa des factures de
ventes via l’ENT, afin de respecter la date limite du 7 décembre.
Les recettes qui n’auront pas pu faire l’objet d’une facture de vente avant le 7 décembre 2018
feront l’objet d’un produit à recevoir (cf. § F. Opérations d’inventaire).15
RECETTES Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Recettes (flux liquidation directe)
Date d’opération Type d’opération
CLOTURE
Taxe d’apprentissage : date limite d’envoi à la DAF Pharo par mail du tableau des dépenses justifiant
17-oct-18
la taxe d’apprentissage, signé par l’ordonnateur
Plan Régional de Formation : date limite d’envoi à la DAF Pharo par mail de la répartition provisoire
30-nov-18
du PRF 2018/2019
7-déc-18 Comptabilisation par l’AC de la répartition provisoire du PRF 2018/2019
Date limite de prise en charge de l’ensemble des liquidations directes par le Service Facturier
14-déc-18
Recettes de l’AC et par le Service Clients/Fournisseurs de l’AC selon répartition*
Date limite de comptabilisation et de rapprochement des liquidations directes y compris les Droits
28-déc-18
d’inscription16
RECETTES Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Recettes (flux liquidation directe)
- Taxe d’apprentissage
La date limite d’envoi à la DAF Campus PHARO (nacera.aiche@univ-amu.fr ; copie
aurore.rahou@univ-amu.fr ) du tableau des dépenses justifiant la taxe d’Apprentissage signé
par l’ordonnateur est le 17 octobre 2018.
Au-delà, il n’est pas garanti que la recette puisse être constatée en 2018.
- Autres liquidations directes
Les DAF Campus et la DAF Pôle Budget peuvent procéder à des LD dans SIFAC pour ces
types de recettes jusqu’au 28 décembre 2018.
Les composantes doivent anticiper suffisamment la transmission des documents nécessaires
pour la constatation de la recette (GU-DAF-401).17
RECETTES Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Droits Apogée
Date d’opération Type d’opération
PRE-CLOTURE
17-sept-2018 Date limite de clôture et remontée des quittances à l’AC
01-oct-2018 Date limite de clôture et remontée des quittances à l’AC
30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
CLOTURE
05-nov-2018 Date limite de clôture et remontée des quittances à l’AC
19-nov-2018 Date limite de clôture et remontée des quittances à l’AC
03-déc-2018 Date limite de clôture et remontée des quittances à l’AC
10-déc-2018 Date limite de clôture et remontée des quittances à l’AC18
RECETTES Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Droits Apogée
Les quittances clôturées et transmises à l’agence comptable entre le 11 et le 31
décembre feront l’objet d’un produit à recevoir (cf § F. Opérations d’inventaire).
La régularisation des quittances passées en prise en charge externe dans
apogée sera comptabilisée au plus tard le 20 décembre 2018 et diminuera les
recettes de la composante qui facture ces formations.
RAPPEL : la date limite de comptabilisation des recettes de DI à l’AC est le 28
décembre.19
RECETTES Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Suivi du compte d’attente :
Les composantes seront régulièrement sollicitées par l’AC afin de
participer à l’analyse des sommes non identifiées du compte
d’attente. Les modalités de retour seront précisées par mail.
Les sommes restantes sur le compte d’attente au 31
décembre 2018 ne pourront pas faire l’objet d’une recette
budgétaire (constatation de RE).20
RECETTES - Opérations d’inventaire: composantes
Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Produits à recevoir (hors intérêts des dotations consomptibles)
Date d’opération Type d’opération
CLOTURE
Identification des produits à recevoir (PAR) de prestations de services hors formation continue et
12-déc-18 hors droits Apogée: la cellule contrôle interne de la DAF transmettra aux composantes et au Pôle
recherche de la liste des commandes de vente non facturées pour évaluation des PAR.
Prestations de services (hors droits Apogée) et formation continue :
21-déc-18 Date limite de réception par l’agence comptable, à l’adresse générique (ac-comptabilite-
clients@univ-amu.fr), du tableau de chaque composante.21
RECETTES - Opérations d’inventaire: composantes
Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Produits à recevoir (hors intérêts des dotations
consomptibles)
- Prestations de services hors formation continue et hors droits Apogée
Il s’agit donc d’une estimation des factures 2018 qui n’auront pas pu être saisies avant la
date limite du 7 décembre 2018.
L’IAE doit inclure dans sa demande de produit à recevoir la formation continue 2017 non
encore facturée car cette dernière n’apparait pas dans le tableau de suivi des conventions du
SUFA.
En aucun cas, les listes de produits à recevoir ne doivent inclure des factures visées mais
non comptabilisées.
Chaque composante ou laboratoire doit faire sa demande via le formulaire « Liste des
produits à recevoir ». Ce formulaire signé par l’ordonnateur doit être transmis par courrier à
l’Agence comptable appuyé des pièces justificatives avant le 21 décembre 2018.
Transmettre en parallèle le formulaire par mail à l’AC (ac-comptabilite-clients@univ-amu.fr)
avec copie à la DAF Pôle Budget22
RECETTES - Opérations d’inventaire: composantes
Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Produits à recevoir (hors intérêts des dotations
consomptibles)
- Formation continue
L’estimation des produits à recevoir de formation continue (hors IAE) se base sur le tableau
des conventions tenu par le SUFA et adressé chaque semaine à la composante pour
actualisation des nouvelles conventions. Il convient donc de remplir les 3 dernières colonnes
en indiquant :
O : pour oui une facture, même partielle, a été saisie sur 2018
N : pour non, aucune émission de facture n’a encore eu lieu.
La date limite de transmission du tableau du SUFA complété à l’AC est fixée au 21
décembre 2018.
Il est très important de s’assurer que toutes les conventions signées par les tiers soient bien
recensées dans le tableau du SUFA. A défaut, elles devront faire l’objet d’une demande de
produit à recevoir par la composante selon la même procédure que les autres recettes (cf.
démarche expliquée dans le point suivant).23
• RECETTES - Opérations d’inventaire: composantes
Réunion Gestionnaires 5 et 7 juillet 2016
• Produits constatés d’avance (PCA) : 4 janvier 2019
Date d’opération Type d’opération
CLOTURE
Les PCA sur conventions simples hors recherche doivent être calculés par la composante ou la
4-janv-19 direction concernée et transmis à l’agence comptable, par mail (ac-comptabilite-clients@univ-
amu.fr) copie DAF pôle Budget24
• RECETTES – Autres opérations d’inventaire
• Produits à recevoir (pour mémoire)
- Plan Campus et Amidex – Dotation non consomptibles – 11 janvier 2019
- DDPI – CPER/GER - 7 janvier 2019
- DAF – Conventions pluriannuelles - 11 janvier 2019
- Autres produits à recevoir - 11 janvier 2019
Factures visées mais non prises en charge au 31 décembre 2018 ;
Sur droits Apogée : Le produit à recevoir inclut à 4/12ème des quittances reçues
par l’agence comptable mais non comptabilisées sur 2018;
Conventions simples, mise à disposition de personnel : Le produit à recevoir inclut
les recettes qui n’ont pas pu être saisies au 31 décembre ;
Préciput : L’agence comptable calcule et comptabilise le montant ;
Mise à disposition de personnel : La DAF Campus Pharo transmettra les éléments
à l’AC au plus tard le 14 décembre.25
• RECETTES – Autres opérations d’inventaire
• Produits constatés d’avance – 11 janvier 2019 (pour mémoire)
PCA sur droits Apogée : Ils s’élèvent à 8/12ème des sommes encaissées et
titrées en 2018
Recettes de formations hors apogée, locations et autres prestations : le PCA
est calculé à partir des factures de vente comptabilisées, au prorata
temporis.
PRF : Le PCA est égal à 8/12ème de la somme notifiée pour 2018/2019
Bourses recherche : la DAF transmet le montant à comptabiliser à l’AC ;
PCA sur conventions simples recherche, correspondant à la différence entre
les recettes cumulées et les dépenses cumulées depuis le début de la
convention26
• Prestations internes et inter-sociétés
Date d’opération Type d’opération
PRE-CLOTURE
Date limite de demande à la DAF via l’ENT de prestations internes & inter-sociétés concernant
17-oct-18
l’activité des 3 premiers trimestres de l’année civile
30 Septembre 2018 : Pré-Clôture
CLOTURE
Date limite de demande à la DAF via l’ENT de prestations internes & inter-sociétés concernant le
23-nov-18
dernier trimestre de l’année civile
Les prestations internes & inter-sociétés concernant l’activité des 3 premiers trimestres de
l’année civile pourront faire l’objet d’une demande à la DAF via l’ENT jusqu’au 17 octobre
2018.
Les prestations internes concernant le dernier trimestre de l’année pourront être
demandées via l’ENT jusqu’au 23 novembre 2018.
Au-delà de ces dates, les demandes ne seront pas comptabilisées sur
l’exercice 2018.27 • STOCKS La demande d’état des stocks de produits, matériels divers, valeurs inactives sera envoyée par l’agence comptable aux composantes au plus tard le 7 décembre 2018. L’état des stocks complété et signé par l’ordonnateur devra être retourné à l’agence comptable par mail (ac-comptabilite-regies@univ-amu.fr) au plus tard le 2 janvier 2019. Au-delà de cette date, les stocks ne pourront pas être comptabilisés sur 2018. • PROVISIONS POUR LITIGES L’état des litiges sera demandé par l’AC à la DAJI le 3 décembre 2018 pour un retour le 14 décembre 2018.
28
TITRE DE LA PRÉSENTATION
> TITRE DE LA PARTIE
La DAF et l’AC vous remercient
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