Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario - Le 21 novembre 2018 Rob Torok, Chef d'équipe senior Services consultatifs ...

 
Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario - Le 21 novembre 2018 Rob Torok, Chef d'équipe senior Services consultatifs ...
Établissement de prévisions dynamiques
fondées sur un scénario
Le 21 novembre 2018

Rob Torok, Chef d’équipe senior
Services consultatifs, Comptabilité financière (SCCF), EY
Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario - Le 21 novembre 2018 Rob Torok, Chef d'équipe senior Services consultatifs ...
Déroulement de la présentation

 1. Introduction                                                                                 5 min.
 2. Observations sur les prévisions continues et les scénarios                                  25 min.
 3. Établissement d’un plan périodique amélioré                                                 25 min.
 4. Présentation de l’étude de cas PNEI                                                         15 min.
 5. PNEI - partie 1 : Discussions sur les mesures et le volume                                  20 min.

                                Pause du conférencier et repas

 6. PNEI - partie 2 : Discussion sur les types de coûts et le travail à                         20 min.
    faire
 7. PNEI – partie 3 : Discussion sur les options                                                20 min.
 8. Discussion avec un chef de la direction financière                                          40 min.
 9. Conclusion et période de questions                                                          10 min.

Page 2   Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario - Le 21 novembre 2018 Rob Torok, Chef d'équipe senior Services consultatifs ...
Principales étapes de l’établissement des prévisions
  ►      Conserver les processus existants, mais ÉTENDRE leur portée pour refléter les prévisions
         trimestrielles continues et les plans pluriannuels

                                                                                    Mettre à jour le
                                                                                   plan quinquennal

                                                     Trimestriel

                                  Réaliser une
                                analyse du cumul
                                  des dépenses
          Mettre à jour la
                                                     Revoir et mettre
           réaffectation
                                                        à jour les
            budgétaire
                                                      engagements
              interne                                                              Mettre à jour les                Mettre à jour les
                               Activités au cours                                     prévisions                      prévisions
              Revoir les
                                   de l’année                                         continues                       continues
                                                        Évaluer les
           résultats liés à
                                                      dépenses non
         l’exploitation, aux
                                                     engagées d’ici la
              RH et au
                                                     fin de l’exercice
             rendement            Mettre à jour
                                    toutes les
                                  prévisions des
                                    dépenses

                                                                                     Créer le plan
                                                                                        annuel

Page 3      Le 21 novembre 2018                     Établissement de prévisions fondées sur un scénario dynamique
Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario - Le 21 novembre 2018 Rob Torok, Chef d'équipe senior Services consultatifs ...
Processus courant pour les prévisions de l’année en cours
  ►      Chaque mise à jour se termine avec l’exercice, en fonction de l’autorisation de dépenser du
         Parlement.
  ►      Toutefois, la planification des activités se poursuit, tant pour les activités quotidiennes que pour les
         projets, même s’il n’y a pas d’engagement.
  ►      Il ne faut pas tenir pour acquis que toutes les dépenses cessent.

Page 4     Le 21 novembre 2018     Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Principales caractéristiques d’une prévision continue
      ►    Une prévision continue peut être prolongée et dissociée de l’exercice.
      ►    Chaque itération de prévision remplace une période de données prévues par des résultats réels,
           puis prolonge la prévision d’une période.
      ►    Chaque prévision continue couvre la même période de temps, p. ex. six trimestres.
                                     Exercice 1                        Exercice 2
                                                                                                      Exercice       Exercice
                            P3      P6       P9     P12        P3      P6       P9     P12       …       5              6
         Plan annuel
          Prévision
P0
          continue
      Plan quinquennal

          Plan annuel
P3         Prévision
           continue

          Plan annuel
P6         Prévision
           continue
          …

         Plan annuel
          Prévision
P12
          continue
      Plan quinquennal

                                                                                                     Réel
 Page 5       Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario   Budgété/prévu
Pour être efficace, une prévision continue doit être …

                                                                               ►    Rentable
                                                                               ►    Réalisable
                                                                               ►    Fiable
                                                                               ►    Opportune

  ►      L’acronyme Anglais fonctionne beaucopu mieux que le Francais 

Page 6      Le 21 novembre 2018        Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Facteurs d’une mise en œuvre réussie

           Culture                                                              Systèmes

           Gens                      Intégration de                             Processus

           Participation                                                        Conception

Page 7   Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Défis à surmonter

                         Défis                                                      Solutions / idées

                         “
 Cela n’est pas nécessaire. Nous respectons le principe
      de l’exercice; autorisations parlementaires,
       présentation d’information, budgets, etc.
                                                                               L’exercice de l’annee est
                                                                              arbitraire et n’est pas lié au
                                                                                cycle sous-jacent, alors
                                                                               pourquoi s’arrêter à une
                                                                                        date fixe.

                         “
               Nous aurions besoin de
               nouvelles personnes, de
             nouvelles compétences et de
            nouvelles technologies. Le coût
                                                                              Valeur – Disposer d’une plus
                                                                               grande visibilité est moins
                                                                              coûteux que de réagir à des
                                                                                 situations imprévues.
                    est trop élevé.

                         “
           Les prévisions seront probablement
           erronées. Plus nous nous projetons
                loin, plus les inexactitudes
                       seront grandes.
                                                                              C’est encore mieux – prévoir
                                                                                 ce qui est possible ne
                                                                               signifie pas prédire ce qui
                                                                                      est possible.

Page 8    Le 21 novembre 2018          Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Les scénarios par rapport aux options

                        Scénarios                                                        Options

  ►   Résultats ou événements susceptibles de se                 ►   Une idée (plus) concrète qui est prise en
      produire à un moment donné dans un avenir                      compte et qui requiert une analyse.
      rapproché ou lointain.                                     ►   Elles sont habituellement considérées comme
  ►   Ils sont souvent hors de l’environnement                       des ajustements aux activités courantes et
      commercial courant et remettent les normes                     elles sont à plus court terme.
      en cause.                                                  ►   Elles cadrent avec la modélisation et les
  ►   Ils peuvent nécessiter différents outils et                    structures/capacités actuelles de l’entreprise.
      différentes capacités d’analyse.                           ►   Le principal défi est l’analyse comme telle,
  ►   Le principal défi est de pouvoir les visualiser et             étant donné que les détails et l’échéancier
      en discuter ouvertement assez longtemps                        sont souvent très importants.
      d’avance pour être en mesure d’agir.

  Exemple                                                         Exemple
  L’incidence des voitures autonomes sur la                       Planifier une réduction de X % des policiers
  réglementation routière et sur le contrôle des                  responsables du respect de la réglementation
  stationnements.                                                 routière et du contrôle des stationnements.

Page 9      Le 21 novembre 2018            Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Scénarios : Exemple tiré d’une situation réelle1

                                                   Mars 2017
             «Royal Dutch Shell vend presque tous ses actifs liés aux sables bitumineux canadiens.» 2

        Pourquoi?
             Après des mois de délibération : «nous avons conclu qu’une transformation radicale s’opérait dans
             le secteur de l’énergie, laquelle était susceptible de changer les activités liées aux sables
             bitumineux en un passif.»1

        Comment?
             L’équipe des «scénarios» a conclu que la demande mondiale de pétrole pourrait atteindre un point
             culminant d’ici 10 ans, en raison de la réduction plus accélérée que prévu des options liées aux
             combustibles fossiles, telles que l’énergie solaire, éolienne et l’électricité.

                      Si ce scénario s’était matérialisé et que Shell détenait encore des actifs liés aux sables
                            bitumineux, alors «vous étiez, eh bien, excusez-moi l’expression, ‘foutus’.»1

        Points à retenir
         Shell n’a pas conclu que la situation se produirait, mais simplement qu’elle pouvait se produire, et les conséquences
         de cette conclusion ont été lourdes. De plus, Shell ne saura pas si elle a pris la bonne décision avant 2030!

                              Le défi de Shell – «Minimiser le maximum de regret» 1
 1   magazine Fortune, février 2018, «Shell Faces ‘Lower Forever’».
 2   OilPrice, mars 2017, « Shell Sells Almost All Canadian Oil Sands Assets».

Page 10        Le 21 novembre 2018                        Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Planification d’un scénario
►    Il s’agit d’une évaluation ouverte et généralement à long terme des résultats possibles.
         Comprend un large éventail de résultats possibles, du très improbable au très
          probable
         Met l’accent sur «l’art du possible»
         Consiste à se positionner afin d’éviter certaines circonstances, qu’elles soient
          positives ou négatives, ou d’en tirer profit

►    Elle est souvent plus efficace si elle est effectuée par une équipe spécialisée.
        Permet d’éviter les conflits à l’égard des défis quotidiens
        Tire parti de différentes compétences
        Étend l’horizon d’analyse sur plusieurs années voire des dizaines d’années

Page 11   Le 21 novembre 2018      Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Évaluation et planification relatives aux options

                            Situation actuelle                      Situation possible

 ►    Comprendre la situation actuelle et planifier un avenir meilleur :
       À quoi ressemblent les choses «dans leur état actuel», c.-à-d. sans options?
       De quoi avons-nous besoin/que voulons-nous ajouter à nos activités (ou éliminer
        de celles-ci)?

 ►   Comprendre les facteurs opérationnels clés
       Quels sont les «leviers» qui influent sur notre performance?
       Obtenir une gamme complète d’options

Page 12   Le 21 novembre 2018     Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Situation actuelle
  Que voulons-nous savoir ou de quoi avons-                 Pourquoi?
  nous besoin?
                                                            Il faut disposer d’un point de départ aux fins de
  Base de référence ou position actuelle
                                                            comparaison.

  Niveau de détail correspondant à votre analyse            Vous ne pouvez pas changer ce que vous
  des incidences                                            n’avez pas.
                                                            Ils agissent comme des facteurs déterminants
  Paramètres externes, macro et internes                    à l’égard de la base de référence et des
                                                            options/scénarios.
                                                            Il s’agit d’un élément qui peut être ajouté à la
  Possibilités de choisir parmi diverses options
                                                            base ou retiré de celle-ci.

                                                            Il est difficile de comparer et de sélectionner
                                                            parmi des options qui sont à la fois à très court
  Horizons temporels similaires
                                                            et à très long terme (p. ex. changement de prix
                                                            par rapport à l’accès à un nouveau marché).

                                                            Il s’agit d’une volonté de tenir compte des
  Ouverture d’esprit
                                                            éléments improbables ou impopulaires.

Page 13   Le 21 novembre 2018              Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Situation possible

►     La manière dont nous considérons les options :
        Il est préférable d’évaluer les options de manière binaire, c’est-à-dire les inclure
         ou les exclure (sinon, il faut tenir compte d’un nombre d’options pratiquement
         infini)
        Il est également préférable de les évaluer sur une base d’exclusion mutuelle
         pour les mêmes raisons.
         •    Sans cet élément, il y aurait beaucoup trop d’options.
        Il n’est pas nécessaire de définir chaque option en détail (p. ex. les postes
         budgétaires) avant que les décisions finales soient prises.

Page 14   Le 21 novembre 2018      Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Conséquences

►   Conséquences notamment pour les clients, les clients éventuels, les fournisseurs, les organismes
    de réglementation et les influenceurs :
    •   Mesures immédiates à plus long terme
    •   Conséquences tangibles et mesurables par rapport à des conséquences intangibles difficiles à
        mesurer
    •   Intégration de vos réponses prévues à leurs réponses (effet d’entraînement).

                                                      Points à considérer

          Influence ou intervention              Mesures d’autres                     Évolution de la
                  politique                        organisations                      réglementation
                                               (provinces, ONU, etc.)

                               Services ou                                                          Évolution de
                            regroupements de                    Sources de financement
                                                                                              l’environnement macro
                                 services

          Exemple
          Si le gouvernement américain resserre les règles d’immigration ou les assouplit, quelles seront les
          conséquences sur le flux d’immigrants au Canada?

Page 15     Le 21 novembre 2018          Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Exemple : Prévisions fondées sur le taux marginal par
rapport au taux moyen
     Le budget actuel de l’organisation en matière de TI est de 10 M$ et est actuellement imputé à quatre
   programmes ou agences (moyenne de 2,5 M$ chacun). Le programme national d’établissement visant les
      immigrants (PNEI) est ajouté, mais seulement 500 k$ d'investissement supplémentaire en TI sont
                                  nécessaires pour les ordinateurs portables.

                           Taux moyen                                                   Taux marginal

   Budget actuel des TI                      10 000 000 $            Dépenses pour ordinateurs (PNEI)     500 000 $
   Dépenses additionnelles en TI                 500 000 $           Dépenses supplémentaires en TI             0$

   Total des dépenses en TI                   10 500 000 $           Total des dépenses en TI (NISP)      500 000 $

   Nombre de programmes                                  5

   Moyenne dépenses / programme                2 100 000 $

   Autres points à considérer :
    ►     Existe-t-il des exigences ou une politique à l’égard de l’un ou de l’autre?
    ►     L'approche moyenne a des répercussions sur d'autres programmes ou agences, ce qui est particulièrement
          problématique lorsque les coûts moyens augmentent.
    ►     Une autre option serait d'imputer la moyenne des dépenses actuelles en TI à chacun des cinq programmes et
          d'allouer le montant supplémentaire au PNEI (c.-à-d. 10 M$/5 = 2 M$ par programme; + 500 k$ pour les
          dépenses supplémentaires liées aux ordinateurs portables du NISP.

Page 16      Le 21 Novembre 2018         Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
De quelle façon voulez-vous utiliser la prévision?

►   Quelles décisions l'organisation pourrait-elle prendre en fonction
    d’une prévision ?
►   Quelles mesures pourraient être mises en place?
►   Qui sera le plus touché par la prévision?
►   Que se passe-t-il si la prévision est erronée?
►   En quoi la prévision peut-elle être erronée?
►   Que puis-je faire pour accroître l’exactitude de la prévision?

Page 17   Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Écarts : Rétrospective
►   Les écarts sont le résultat inévitable des hypothèses et des circonstances
    par rapport aux prévisions correspondantes.
►   Toutefois, ce NE SONT PAS les écarts comme tels qui doivent
     être expliqués.
►   Vérifiez plutôt au-delà des écarts les hypothèses et les inducteurs qui
    façonnent les montants du budget et des prévisions et expliquez pourquoi
    ils diffèrent :

    ►     La charge de rémunération a excédé le budget ou les prévisions, car le nombre d’effectifs a
          dépassé les prévisions.

    ►     La charge de rémunération a dépassé le budget ou les prévisions, car plusieurs départs à la
          retraite prévus ont été reportés à la P6 de l’an prochain.

Page 18    Le 21 novembre 2018     Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Amélioration de la budgétisation et des prévisions

              Facteurs clés de mauvais plans

          ►     Manque de planification
          ►     Accent excessif sur les données financières
          ►     Absence de liens avec les activités commerciales

              Il EXISTE une meilleure méthode

          ►     S'appuie sur la planification opérationnelle et la planification des capacités
          ►     Intègre la gestion du rendement
          ►     Conduit à un processus avantageux à la fois sur le plan de l’exploitation et
                des finances

Page 19       Le 21 novembre 2018              Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
L’interrelation de l’approche de la bugétisation et de la
planification par activités (ABPA)

              Planification et                                              Processus actuel de
               prévision des                                                   budgétisation
                opérations

                                               Concepts
                                            fondamentaux
                                           et terminologie
                                            utilisés dans le
                                           cadre de l’ABPA

                                                                            Processus actuel de
               Processus de                                                    présentation de
             planification de la                                            l’information sur la
                  capacité                                                      performance

Page 20   Le 21 novembre 2018      Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Effort de transition de la bugétisation vers la planification

                Effort actuel                                                   Effort futur

                            Planification                                    Budgétisation

                     Budgétisation                                                   Planification

                                     Proportion des avantages réalisés

Page 21   Le 21 novembre 2018               Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Effort de transition de la planification financière vers la
planification opérationnelle

                Effort actuel                                                Effort futur
                                                                  Données
                                   Données                        financières
                                   opérationnelles

                      Données                                                     Données
                     financières                                                opérationnelles

                                   Proportion des avantages réalisés

Page 22   Le 21 novembre 2018          Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Aperçu de la boucle fermée (‘Closed Loop’)

      Étape 1 – Opérationnelle                             Étape 2 - Financière

          Plan
          opérationnel   Nombre
          réalisable
                                Équilibrer les               Déterminer le coût des
                                opérations                   ressources

                         Déterminer les                             Ajouter les coûts non
                         activités                                  liés aux activités

                                  Obtenir les                     Équilibrer les
                                  demandes                        finances
                                                                                             Plans opérationnel
                                                                                     $       et financier
                                             Revoir la stratégie                             équilibrés

                                                                                              Budget officiel
                           Commencer ...

Page 23   Le 21 novembre 2018        Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Examen de notre nouvelle agence

   Recherche de logements provisoires pour les nouveaux immigrants

     •    Taux d’utilisation des activités et des ressources fondés sur les informations
          ABC actuelles
     •    Supposons :
           •   Période annuelle
           •   Objectif financier : financement correspondant aux dépenses, +/- 1 %
           •   Produit homogène
           •   Une certaine capacité tampon (ou capacité de contingence) pour répondre aux
               demandes en périodes de pointe, aux absences imprévues, etc. peut être
               souhaitable et sera intégrée aux coûts des activités et des services.

Page 24   Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Étape 1 – Équilibre opérationnel

                        Capacité    Équilibre opérationnel
                                                                                             Ce modèle comprend 20 000 h
                       ressources                                                            de capacité tampon (ou
                                                                                             capacité de contingence), mais
                                                  230 employés x 1 500 heures                nous aborderons ce concept
                                                                                             plus loin dans la présentation.
                                                  = 345 000 heures
                                  Main-d’œuvre

                             Exigence            1 heure / recherche
                             ressources          = 325 000 heures
Taux d’utilisation         Recherche de logements

                            Exigence             0,65 recherches / application1
                            activités            = 325 000 recherches de logements à court terme
Taux d’utilisation            Demandes d’hébergement à court terme

                                                 500 000 applications pour immigration

                  Exigences liées
                  aux demandes
                                                                                     1. Les applications peuvent être
                                                                                     pour plus plusieurs personnes et
                                                                                     certains candidats n’ont pas besoin
     La stratégie entraîne d’abord...                                                de logement, donc < 1,0.

  Page 25   Le 21 novembre 2018      Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Étape 2 – Équilibre financier

                      Étape 1 – La boucle opérationnelle                       Étape 2 – La boucle financière

                       Capacité    Équilibre opérationnel                          Données financières
                      ressources
                                                                                230 employés x 80 000 $2 Coûts
                                       230 employés x 1 500 heures
                                       = 345 000 heures                           = 18 400 000 $         des ressources

                              Main-d’œuvre
                                       1 heure / recherche
                           Exigence
                           ressources
                                       = 325 000 heures
                                                                            18 400 000 $ / 325 000 recherches
             Taux
      d’utilisation       Recherche de logements                                 = 56,62 $ / recherche     Coûts
                                                                                                                    des activités
                                          0,65 recherches / appl.
                           Exigence
                           activités      = 325 000 recherches

              Taux        Demandes d’hébergement à
      d’utilisation       court terme                                      56,62 $ x 0,65 recherches / application
                                                                                                                   Coûts
                                      500 000 applications                    = 36,80 $ / application              des produits
                      #
                                                                       Financement =      39,00 $ / appl., total de 19 500 000 $
          Exigences liées aux demandes                                 Coûts activités=   56,62 $ / recherche, total de 18 400 000 $
                                                                       Surplus opér. =    1 100 000 $
                                                                       Autres coûts =       950 000 $
    La stratégie entraîne d’abord...                                   Solde net      =   150 000 $ < 1 % que le montant financé

                                                                                              2. Comprend tous les avantages

Page 26     Le 21 novembre 2018             Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Effet de la modification du taux de consommation

          Étape 1 – La boucle opérationnelle
                         Pénurie                                                    Équilibre opérationnel       Les technologies de
                                                      Capacité
                                                     ressources                                                  recherche sur le Web
                          Modifier la capacité                                   270                             ou l’amélioration du     2
                          + 40 employés x 1 500 heures                           230 employés x 1 500 heures     processus, nous
                          = 60 000 heures                                          405,000                       permet de réduire le
                                                                                 = 345,000 heures                temps de recherche à
                                                                                                                 50 minutes/recherche.
               Ajuster la capacité                                Main-d’œuvre

                                                          Exigence           50 60 minutes / recherche
                                                          ressources      380 000= 455,000 heures
                               Taux d’utilisation
                                                           Recherche de logements                                Si nous commençons
                                                                                                                 avec un bond de 40 %
                                                          Exigences              0,65 recherches / appl.         des demandes pour
               Ajuster l’utilisation                                                                             atteindre 700 000
                                                          activités              = 455 000 recherches
                                                                                                                 applications, nous       1
                                Taux d’utilisation                                                               aurons besoin
                                                        Demandes d’hébergement à court terme                     d’environ
                                                                                                                 480 000 heures
                                                                                 700 000 applications            facturables (y compris
                                                                                                                 la capacité tampon)
                                                                                                                 pour conserver la
                                             Exigences liées aux demandes                                        constance des autres
                                                                                                                 variables … mais

                          La stratégie entraîne d’abord...

Page 27   Le 21 novembre 2018                   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Ajout de capacité tampon

               Étape 1 – La boucle opérationnelle

            Pénurie                    Capacité                   Équilibre opérationnel
                                      ressources
            Modifier la capacité
            +40 employés x 1 500 heures                     270 230 employés x 1 500 heures           Ajout de 16-17
            = 60 000 heures                                       405 000                             employés comme             3
                                                                = 345 000 heures
                                                                                                      tampon
  Ajuster la capacité                              Main-d’œuvre

                                           Exigences
                                                              50 60 minutes / recherche
                                           ressources     =380 000 325,000 heures
                              Taux
                      d’utilisation       Recherche de logements

      Ajuster l’utilisation                Exigences                0,65 recherches / application
                                           activités                = 455 000 recherches
                              Taux         Demandes d’hébergement à court terme            POINT IMPORTANT :
                      d’utilisation                                                        Les tampons sont ajoutés «à la fin», plutôt
                                                                                           qu’à toutes les étapes. Imaginez la
                                                                  700 000 applications     quantité de ressources nécessaires, si
                                                                                           nous ajoutions 10 % à la demande, aux
                              Exigences liées aux demandes                                 recherches par demande, aux minutes
                                                                                           par recherche et aux heures par ETP…
                                                                                           Nous aurions besoin de douzaines
                                                                                           d’ETP, et de sécuriser le tout!!!

            La stratégie entraîne d’abord ...

Page 28   Le 21 novembre 2018               Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Équilibre opérationnel et financier

                          Étape 1 – La boucle opérationnelle                                                           Étape 2 – La boucle financière

                    Pénurie                                Équilibre opérationnel                                Données financières
                                                   Capacité
                   Modifier la capacité           ressources     270                                      270 employés x 82 000 $
                   + 40 employés x 1 500 heures                230 employés x 1 500 heures                                                  Coûts des ressources
                   = 60 000 heures                                                                            = 22 140 000 $           (comprend le plan d’augmentation
                                                                  405 000                                                                   pour l’exercice suivant
                                                               = 345,000 heures
          Ajuster la capacité                                    Main-d’œuvre

                                                         Exigences     380 000                                  50 minutes / recherche
                                                         ressources    325 000 heures                22 140 000 $ / 455 000 recherches
                                  Taux                                                                                                             Coûts des activités
                          d’utilisation                                                                            = 48,66 $ / recherche
                                                           Recherche de logements

          Ajuster l’utilisation                          Exigences     455 000 recherches
                                                         activités
                                                                                                        100 000 appels / campagne
                                   Taux            Demandes d’hébergement à court terme
                           d’utilisation                                                                    48,66 $ / recherche* 0,65 recherches / demande
                                                                                                         = $31,63 / application                    Coûts des produits
                                                                      700 000 applications
                                          Nombre
                                           Exigences liées                                     Financement = 39,00 $ / appl., total de 27 300 000 $
                                           aux demandes                                       Coûts activités = 48,66 $ / recherche, total de 22 140 000 $
                                                                       Résultats visés
                                                                                               Surplus opér. = 5 160 000 $
                                                                                                Autres coûts = 2 000 000 $
     La stratégie entraîne d’abord ...                                                          Surplus total = 3 160 000 $, ou 11,6 % du financement

                                                                                             Mise à jour de la boucle financière : L’amélioration du taux d’utilisation permet
                                                                                             de réduire le financement à environ 35 $ / application!

Page 29      Le 21 novembre 2018                          Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Scénario plus réaliste : deux activités et services

                                                                                               SIMPLIFICATION DE L’HYPOTHÈSE : Toutes les
                                                                                               recherches, y compris les recherches de suivi (rds), sont
                                    Exigences ressources                    Capacité           égales (c.-à-d. aucune différence entre les recherches
                                                                           ressources          d’hébergement à court terme (CT) et à long terme (LT).
                                            554 000 heures
                                    3
                                            263 000 heures
                                          = 817 000 heures
   Taux d’utilisation des ressources :                                                                                     Taux d’utilisation des ressources:
   minutes / recherche                                                    Main-d’œuvre                                         minutes / recherche de suivi

         455 000 recherches                                                                                                       105 000 recherches
  1                                                50 m/r           Exigences activités               90 m/rds                     70 000 recherches 2
         210 000 recherches
       = 665 000 recherches CT                                                                                                    = 175 000 recherches LT
                                        Recherches initiales                                         Recherches de suivi

   Taux d’utilisation des activités :                                                                                        Taux d’utilisation des activités :
                                              0,65                                                     0,10
   recherche CT / appl.                                                                                                                                  Appl.
                                 Demandes d’hébergement à                                          Demandes d’hébergement à
                                 court terme                       0,15                 0,30       long terme

                                                                          Exigences liées
                                    700 000 applications                                             700 000 applications
                                                                          aux demandes
  1
      700 000 applications @ 0,65 recherches CT / appl. plus 0,30 recherches pour de l’hébergement à plus long
       terme / relogement
  2
   700 000 applications @ 0,15 recherches CT de suivi / appl. plus 0,10 recherches de suivi pour de l’hébergement à plus
   long terme / relogement
  3
   665 000 recherches CT initiales à 50 minutes par recherche ÷ 60 minutes par heures = 554 000 heures
   175 000 recherches de suivi à 90 minutes par recherche ÷ 60 minutes par heure = 263 000 heures.

Page 30       Le 21 novembre 2018                           Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Les faiblesses associées aux approches traditionnelles

  ►   Alors que la demande sous-jacente ou externe change, les connaissances
      connexes ne sont pas transmises aux unités de niveaux inférieurs.

  ►   Prenez par exemple le centre d’immigration:
       ► Le service des RH est-il au courant que 30 ou 40 employés doivent
         être embauchés?
       ► Le service des TI est-il au courant des nouveaux besoins en matière de
         téléphonie?
       ► Le groupe de formation est-il prêt à gérer la croissance?

       ► Les locaux peuvent-ils accueillir 30 ou 40 employés de plus?

  ►   Sans cette «transmission des connaissances», d'importants problèmes
      opérationnels et financiers pourraient survenir.

Page 31   Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Les cinq leviers de la budgétisation

              Étape 1 – La boucle opérationnelle                             Étape 2 – La boucle financière

                    Pénurie ou excès                     Capacité    Équilibre opérationnel
                                                        ressources

                                                        #                                $                Ajuster le coût des
                Ajuster la capacité                              Ressources                               ressources
                                                             Exigences                Attribution des coûts
                                                             ressources
                                            Taux
                                    d’utilisation                    Activités

                Ajuster l’utilisation                        Exigences                Attribution des coûts
                                               Taux          activités
                                        d’utilisation
                                                             Produits et services                    Ajuster le financement

                                                        #                            $
                                                 Exigences liées                                              Résultats
                Ajuster la demande
                                                 aux demandes
                                                                           Résultats financiers                 visés

                     La stratégie entraîne d’abord...                                … et dicte aussi
                                                                                                                           
                                                                                                                          Équilibre
                                                                                                                          financier

Page 32   Le 21 novembre 2018                     Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Aperçu du cas et instructions

  PNEI :
    - Il s’agit d’un nouveau programme d’immigration, et le chef des
      finances vous demande de l’aider à préparer le budget
    - Faits saillants liés au cas

  Maintenant :
    - Lire l’étude de cas et passer en revue les tableaux Excel
    - Réfléchir à deux sujets : établir un budget/des prévisions et
      considérer les options

  Avant et après le dîner :
    - Travailler en équipe avec les personnes assises à votre table
    - Répondre à toutes les questions liées au cas
    - Les équipes présentent leurs solutions, puis tiennent une discussion
      de groupe

Page 33   Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Première demande de planification concernant le PNEI

  MESURES : Quelles sont les trois principales mesures dans le
   cadre des demandes liées au projet client et au niveau de service?

  Le tableau 3 présente huit mesures (les trois principales sont en gras):
     Inflation générale
     Achat des consommateurs
     Croissance du PIB nominal
     Croissance du PIB réel
     Croissance des coûts de logement
     Taux de chômage
     Croissance mondiale de la migration
     Classement du Canada en matière d’attractivité

           La sélection de trois mesures requiert de notre part de connaître
            l’utilisation prévue de chacune d’elles.

Page 34    Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Deuxième demande de planification concernant le PNEI

  VOLUMES : Établir les prévisions à l’égard des volumes liés
   aux clients et aux niveaux de service

  Se reporter aux solutions du tableau 1

Page 35   Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Troisième demande de planification concernant le PNEI

    TYPES DE COÛTS : De quelle façon les types de coûts administratifs sont-
     ils liés au volume de service?

    Le tableau 2 présente huit types de coût (commentaires en gras) :
       Comptabilité financière et présentation de l’information financière: Fixe
       Risque et conformité: Fixe
       Planification et analyse financière – Hébergement à court et à long
         terme : Étape
       Planification et analyse financière – Langue et culture : Étape
       Planification et analyse financière – Emploi : Étape
       Planification et analyse financière – Généralités : Étape
       Ressources humaines – Bureau : Étape
       Ressources humaines – Services à la clientèle : Étape
    Fixe : ne change pas en fonction du volume «excède l’intervalle significatif»
    Linéaire : change à chaque petite incrémentation/décrémentation
     du volume
    Étape : change en fonction du volume, mais pas en fonction de
     l’unité individuelle

Page 36   Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Quatrième demande de planification
concernant le PNEI
  VOLUMES : Établir les prévisions à l’égard du travail et de
   l’effectif

  Se reporter aux solutions du tableau 2

Page 37   Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Analyse des options liées au PNEI

 1. CHANGEMENTS DE VOLUME : Comment le PNEI peut-il
    ajuster ses plans si un type de demande augmente beaucoup
    plus rapidement que prévu?
 2. TRANSFERTS DE VOLUME : Comment le PNEI peut-il ajuster
    ses plans si un type de demande augmente beaucoup plus
    rapidement que prévu alors que d’autres types augmentent
    plus lentement que prévu?
 3. GÉOPOLITIQUE : Comment le PNEI peut-il adapter ses plans
    afin de répondre aux tendances mondiales?
 4. TRANSITION DES PLANS : Quelles mesures doivent être
    prises afin d’assurer la transition des plans des agences ou
    programmes existants à celui du PNEI?

 SUGGESTION : Chaque équipe discute de l’une des quatre
 questions pendant 10 minutes, puis chacune des équipes
 présentent ses conclusions.

Page 38   Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Analyse des options liées au PNEI : discussion no 1

 1. CHANGEMENTS DE VOLUME : Comment le PNEI peut-il
    ajuster ses plans si un type de demande augmente beaucoup
    plus rapidement que prévu?

           L’évaluation des types de coûts et des tendances est
            essentielle : quels sont les coûts qui changent de façon
            linéaire par rapport aux coûts par étapes, ou quels sont les
            coûts fixes?
           Le financement est-il lié au volume ou le PNEI doit-il
            restreindre ses services ou fonctionner différemment?
           Les composantes du budget peuvent-elles être transférées à
            d’autres secteurs?

Page 39    Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Analyse des options liées au PNEI : discussion no 2

 1. TRANSFERTS DE VOLUME : Comment le PNEI peut-il ajuster
    ses plans si un type de demande augmente beaucoup plus
    rapidement que prévu alors que d’autres types augmentent
    plus lentement que prévu?

           Il est habituellement plus simple de faire face à une
            telle situation.
           Les composantes du budget peuvent-elles être transférées à
            d’autres secteurs?
           Il faut toutefois évaluer les compétences des ressources afin
            de s’assurer que les services sont fournis par le
            personnel adéquat.

Page 40    Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Analyse des options liées au PNEI : discussion no 3

 3. GÉOPOLITIQUE : Comment le PNEI peut-il adapter ses plans
    afin de répondre aux tendances mondiales?

           Pensez au cas de Shell Oil : A-t-on besoin, dans le cadre du
            PNEI, de ressources de «planification de scénarios» pour
            «chercher de façon proactive à l’extérieur» et «se projeter
            [suffisamment] loin dans l’avenir» afin de voir les
            changements potentiels des tendances?

           Le financement est-il lié au volume ou le PNEI doit-il
            restreindre ses services ou fonctionner différemment?

Page 41    Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Analyse des options liées au PNEI : discussion no 4

 4. TRANSITION DES PLANS : Quelles mesures doivent être
    prises afin d’assurer la transition des plans des agences
    existantes à celui du PNEI?

           Voici un sujet pour VOUS, les experts dans la salle!

Page 42    Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Premières questions pour notre chef de la
direction financière

      1.     En tant que chef des finances, comment évaluez-vous
             l’exhaustivité et le caractère raisonnable de la présentation d’une
             prévision ou d’un plan?
      2.     Pouvez-vous décrire trois aptitudes essentielles aux rôles de
             conseiller financier et de chef des finances?
      3.     Comment entrevoyez-vous le rôle de conseiller financier?
      4.     Selon vous, de quelle façon un conseiller financier peut-il
             contribuer à améliorer la gestion du processus de prévision et à
             réduire les risques financiers?
      5.     En tant que chef des finances, comment pensez-vous que les
             conseillers financiers peuvent vous aider à gérer les premières
             affectations budgétaires et les pressions financières initiales?

Page 43    Le 21 novembre 2018   Établissement de prévisions dynamiques fondées sur un scénario
Vous pouvez aussi lire
DIAPOSITIVES SUIVANTES ... Annuler