TRAITER L'INFORMATION DU SECRÉTARIAT DE MAIRIE
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CENTRE DE GESTION DE LA
FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
TRAITER L'INFO RMATION
DU SECRÉTARIAT DE MAIRIE
Atelier Organisation et Classement
MAISON DES COMMUNES
Espace Performance 3
35769 SAINT GRÉGOIRE Cedex
Site internet : www.cdg35.fr
E-mail : contact@cdg35.fr
Téléphone : 02 99 23 31 00
Télécopie : 02 99 23 38 00— S O M M A I R E —
Introduction : Priorité à l'information
1ère partie : S'organiser au quotidien 5
A- Définir son travail 7
B- Dégager des priorités 8
C- Maîtriser son temps 10
2e partie : Faire vivre l'information 13 — 1—
A- Faire vivre l'information 15
B- Les grandes familles d'informations 16
C- Le cycle de traitement des informations 17
D- Concevoir un système de classement 19
E- Des dossiers dynamiques 24
F- Du bon usage des registres et des fichiers 25
3e partie : La conservation des données 27
A- Ranger les documents 29
B- Aspects matériels 30
C- Notions sur l'archivage 32— 2—
Introduction : Priorité à l'information
Interface administrative entre la commune et le “reste du monde”, le
secrétariat de mairie a pour fonction principale de traiter de l'information.
L'équipe administrative d'une commune a ainsi pour mission de formaliser
les relations entre habitants, élus et partenaires pour faire avancer les
projets et gérer les services.
Cela suppose une mairie organisée et une priorité donnée à l'exploitation
— 3—
de l'information. Aussi, le classement n'est pas un luxe, on ne range pas
pour faire joli. Comme pour la préparation des denrées dans une cantine,
le secrétariat doit être en ordre de marche avec une hygiène de
fonctionnement, des plans de travail dégagés, des dossiers à jour, les
données périmées éliminées.
En effet, l'information est un “produit frais” qui demande des précautions
d'usage. Il convient aussi de connaître et de respecter son cycle de vie,
tout comme d'être rigoureux pour sa conservation.
Traiter l'information sans la maltraiter pourrait être la maxime du
secrétariat de mairie.— 4—
1ère partie :
S'ORGANISER AU QUOTIDIEN
— 5—
Professionnel du traitement de l'information,
le secrétaire de mairie doit être organisé.
Pour faire face aux très nombreuses sollicitations
dont il est l'objet, le secrétaire doit pourvoir dégager
des priorités qui évitent de reléguer le classement
au second plan.
Des outils éparpillés dans un atelier où
différentes machines démontées jonchent le sol laissent
un doute sur la qualité du mécanicien ;
une cuisine sale où les restes cotoient les ingrédients
font fuir les clients du restaurant...
Alors, que penser d'une mairie où, des panneaux
d'affichage aux tiroirs en passant par le dessus
des bureaux, l'empilement est la règle ?— 6—
A- Définir son travail
Pour adopter une attitude active face aux avalanches d'informations (écrites, orales,
informatiques...) qui envahissent la mairie, il faut prendre du recul et s'interroger sur les
missions principales du secrétariat.
ä Une photographie actualisée des fonctions
Pour le classement comme pour les autres aspects de l'organisation personnelle, la
première étape d'un diagnostic commence par le rappel des objectifs principaux des
fonctions occupées. Cela peut ensuite être complété par une description précise,
à jour et réaliste du poste de travail.
Pour le métier de secrétaire de mairie, on pourra utilement se reporter au
référentiel de métier OSCaR, paru dans “Les 1001 activités du secrétaire de
mairie”. (1)
ä Une classification des tâches
L'intérêt de décomposer le(ou les) poste(s) de travail selon les objectifs et les
niveaux de responsabilités est de définir des sous-ensembles cohérents.
Ces sous-parties peuvent servir de base à une répartition de travail entre plusieurs
agents. Elles doivent aussi guider la logique de rangement : si l'on affecte un
meuble à chacune des missions, on s'assure du bien fondé du cloisonnement. Ainsi,
chaque secteur pourra évoluer en fonction de la spécificité des matières classées.
LE RÉFÉRENTIEL DE MÉTIER
Le référentiel de métier est constitué de tableaux imbriqués selon — 7—
Métier SMCR une logique arborescente comme un emboîtement de poupées
russes :
- Les champs d'action du secrétaire de mairie se répartissent entre
3 champs d'actions la population, le territoire et les moyens.
- Les missions désignent le “service attendu” par l'employeur (la
commune). Elles donnent sens au travail de l'employé (le
10 missions secrétaire de mairie) et précisent sa contribution à la politique
communale. Ces finalités sont exprimées par des verbes à
l'infinitif : exécuter, gérer, assumer...
- Les fonctions désignent pour chaque mission les différents rôles
Fonctions du secrétaire de mairie en regroupant les activités par nature. Les
termes utilisés permettent d'apprécier le degré variable de
responsabilité : application, contribution, gestion, élaboration...
Activités - Les activités indiquent ce qu'exerce concrètement la personne
pratiquant le métier de secrétaire de mairie de commune rurale.
Elles sont exprimées par des verbes d'action : contrôler, consulter,
engager, exploiter...
Tâches - Les tâches constituent les opérations élémentaires effectuées par
la personne. La tâche est la plus petite unité de l'acte de travail.
Par exemple, l'exploitation du courrier arrivé comprend : l'ouver-
ture, le datage, l'enregistrement et le tri, soit quatre tâches pour
une activité.
(1)
“Les 1001 activités du secrétaire de mairie” - Editions du CNFPT - 1996B- Dégager des priorités
Une fois que l'on a redéfini ses objectifs principaux, il est possible d'améliorer son
organisation personnelle par une analyse de l'occupation du poste. Se consacre-t-on à
l'important, à l'urgent ou au plaisant ?
ä Les tendances naturelles
On remarque que nous faisons d'habitude :
1- Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît.
2- Ce qui va vite avant ce qui prend du temps.
3- Ce qui est facile avant ce qui est difficile.
4- Ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau pour nous.
5- Ce qui est urgent avant ce qui est important.
6- Ce que d'autres nous imposent avant ce que nous avons choisi.
Il n'est donc pas étonnant que la somme de ces attitudes aboutisse à nous lancer
vraiment dans une tâche que le plus tard possible, au plus près du délai limite
prévu, sous la pression des événements.
ä Hiérarchiser ses priorités
Pour éviter cette dérive, une amélioration importante consiste à classer les choses
à faire par ordre de priorité, un peu comme l'arborescence des tâches du référentiel
de métier. Une méthode simple consiste à préciser pour chaque tâche si elle est
importante, urgente ou plaisante selon la définition suivante :
• Les conventions
— 8—
Est important : ce qui est directement lié à ma raison d'être et à mes objectifs
prioritaires.
Est urgent : ce qui ne pourra plus être fait plus tard.
Est plaisant : ce que j'aime faire.
Ensuite, à partir du schéma des “trois cercles”, on pourra dresser un plan de travail :
ä Important
4 Voici les degrés de priorité :
2 1- Ce qui est important et urgent et plaisant.
6 2- Ce qui est important et urgent.
Urgent ä 1 3 3- Ce qui est important et plaisant
5
4- Ce qui est important.
7 5- Ce qui est urgent et plaisant.
6- Ce qui est urgent.
Plaisant
7- Ce qui est plaisant.ä Recommandations
- Traiter d'abord les crises (1 et 2).
- Traiter ensuite les situations 3 et 4, en les fractionnant (une durée d'une heure
et demie apparaît comme le maximum souhaitable pour chaque séquence).
- Traiter ensuite les situations 5 et 6.
- Puis, les 7, s'il reste du temps.
Remarque :
Si votre emploi du temps est à ce point fractionné que vous ne puissiez y préserver,
deux fois par semaine, des séquences ininterrompues de 1 h 30, il est certain que
vous ne pourrez traiter efficacement ce qui révèle du moyen ou du long-terme, que
vous serez amené à résoudre les problèmes en catastrophe en faisant appel à
l'improvisation, et que vous multiplierez ainsi les probabilités de crise.
En résumé, on retiendra qu'il faut toujours privilégier l'important dans la
programmation. L'urgent saura bien s'infiltrer et sera satisfait de toute façon. La
méthode pense aussi au plaisir : à égalité d'importance, en commençant par
l'agréable, on travaillera plus efficacement !
— 9—C- Maîtriser son temps
Ce n'est pas tout d'être capable de dresser un planning, encore faut-il le respecter !
Certes, gérer le temps n'est pas une chose aisée, particulièrement en secrétariat de
mairie, mais des progrès sensibles sont possibles grâce à quelques techniques simples.
ä Respectez vos propres engagements
• Planifiez
Première règle d’or : “Il faut apprendre à se fixer des
objectifs – professionnels ou personnels – et s’imposer
des dates limites”. A l’année, au mois, puis à la journée.
Faites ensuite une liste quotidienne des réalisations à
accomplir. Il est important de noter. Une liste écrite est
beaucoup plus efficace qu’une liste “dans la tête”.
L’objectif doit être concret. Il faut savoir transformer ses
intentions en buts. L’énoncé doit être clair, les résultats à
atteindre mesurables et l’échéance doit être précisée.
• Utilisez un agenda
Il en existe plus de deux cents sur le marché. On indiquera très
clairement les actions prévues à une heure précise (rendez-vous,
réunion, RV téléphoniques, trajets), sans oublier de bloquer
également le temps que l’on se réserve pour travailler, réfléchir,
s’isoler, se détendre. Il ne faut pas hésiter à “prendre des rendez-
vous avec soi-même”.
— 10 — • Prévoir l’imprévu
Augmentez systématiquement de 20 % le temps que vous estimez devoir passer
sur un dossier. Laissez aussi libre une ou deux plages horaires pour l’imprévisible
(un courrier urgent pour le maire, la panne de la photocopieuse, un appel délicat
d’un usager…).
Si votre journée ne compte aucun imprévu, vous profiterez de ce temps pour
rattraper des retards.
Ces marges de manœuvre permettent donc de ne pas se décourager dans l’art
difficile de la maîtrise du temps.
ä Lisez mieux
• Lisez plus vite en vous fixant des objectifs
Vous êtes submergé par les sources d’information qui s’entassent sur votre
bureau : courriers, notes de services, journaux, ouvrages de réflexion ?
Pour rester maître de vos lectures, vous devez vous donner des priorités :
document à survoler (pour un rapport professionnel, par exemple), à écrémer
(pour une revue de presse) ou à repérer (ouvrages professionnels). Il n’est pas
toujours utile de tout lire intégralement. Photocopiez les sommaires des revues
et surlignez un titre qui vous intéresse, que vous classerez dans la documentation
qui s'y rattache.
• Soyez un lecteur actif
Interrogez le texte par rapport à ce que vous savez déjà et à ce que vous voulez
apprendre. Utilisez les repères du texte (chapeaux en début d’articles, intertitres
entre les paragraphes). Lisez à votre rythme (70 % de personnes ne lisent pas
plus de 250 mots par minute), mais en variant votre vitesse de lecture selon
l’intérêt des passages.ä Ne plus perdre son temps au téléphone
• Regroupez vos appels téléphoniques
Comment recevoir des appels sans être envahi ? Pour optimiser son temps, il est
indispensable de grouper ses appels sur deux ou trois plages horaires. N’hésitez
pas, non plus, à utilisez la télécopie lorsqu’il s’agit de transmettre des
informations précises.
• Préparez les appels importants en notant sur un papier les sujets que vous voulez
aborder
Vous devez aussi vous assurer que vous parlez à la personne qualifiée pour
répondre ? Prenez le soin d'écrire les messages importants et reformulez par oral
à votre interlocuteur ce que vous avez écrit pour confirmer le message.
• Limitez les dérangements par le téléphone
Installez un répondeur téléphonique pendant les heures de fermeture de la
mairie (y compris la nuit). Ainsi, vous pourrez traiter ces demandes avec les
autres, regroupées dans un seul temps. C'est vous qui “volerez” le temps des
autres et non plus l'inverse.
Q UELQUES PRINCIPES SUR LE TEMPS
Ê Le temps a une dimension subjective variant selon l’intérêt pour
l’activité exercée
Ù s’efforcer d’être objectif lorsqu’on estime les durées importantes
— 11 —
Ë Au-delà un certain seuil, le temps consacré n’ajoute rien
Ù connaître ses limites, éviter l’obstination
Ì Il y a un moment pour tout et un temps pour chaque chose sous le ciel
Ù ne faire qu’une chose à la fois en s’y donnant totalement
Í L’essentiel prend peu de temps, l’accessoire beaucoup
Ù économiser du temps pour mieux s’occuper du stratégique
Î Le travail interrompu est peu efficace
Ù ce qui compte c’est la quantité de temps ininterrompu consacrée
Ï Le temps investi dépend du temps disponible
Ù se fixer des échéances
Ð Nous sommes tributaires de rythmes biologiques
Ù en tenir compte plutôt que de lutter contre— 12 —
2e partie :
FAIRE VIVRE L'INFORMATION
— 13 —
L'information est la matière première du travail en secrétariat
de mairie. Elle est fragile et volatile, aussi l'organisation
doit se caler sur les différentes phases de son exploitation.
Le traitement des données suit un cycle depuis
l'enregistrement jusqu'au classement en passant
par divers tris et sélections.
Optimiser ce circuit, c'est garantir l'efficacité du
secrétariat. C'est pourquoi trier, actualiser et classer
ne sont pas seulement des opérations manuelles
plus ou moins fastidieuses. Ce sont les activités de base
d'une organisation du travail basée sur la vie de la commune
et la dynamique des dossiers.
Une affaire classée n'est pas une affaire enterrée.
Tout au contraire, rangée à sa place, l'affaire en question
saura répondre au quart de tour à toute sollicitation.
A l'inverse, une affaire non classée a toutes les chances
d'être en réalité un dossier enfoui, des papiers dispersés
non disponibles au moment voulu.
Ranger pour ne pas enterrer :
le classement, c'est la vie !— 14 —
A- Qu'est-ce-qu'une information ?
Dans le cadre du travail administratif, tout est information. En secrétariat de mairie, tout
élément extérieur est porteur de message. Aux courriers et appels téléphoniques
s’ajoutent les visites d’habitants ou d’élus, les réunions et les revues professionnelles. Le
mot information assez flou désigne aussi bien le contenant que le contenu.
Par exemple, une convocation peut prendre la forme d’une lettre, d’un message sur
répondeur ou d’un appel sur bip ; elle comprendra toujours lieu, date, heure et objet.
Pour plus de clarté, on peut distinguer pour chaque information cinq éléments :
ä L’émetteur
C’est le créateur ou le diffuseur de l’information. A la source du message, il en
choisit les différents composants.
ä Le support (ou canal de transmission)
C’est le véhicule qui permet d’acheminer l’idée de l’émetteur. Cela peut être des
ondes, du papier ou un contact direct selon qu’il s’agisse d’oral ou d’écrit. Ce
support (lettre, journal, émission radio, appel téléphonique) habille l’idée de départ,
c’est pourquoi on l’appelle aussi média(-teur).
ä Le code
C’est un ensemble de signes et de symboles qui matérialise l’idée. (exemple :
alphabet, monenclature comptable, pictogrammes, jargon technique ou langues
étrangères...). Il doit être connu du destinataire.
ä Le message — 15 —
C’est l’élément central de l’information, l’idée abstraite de l’émetteur. Dans le
domaine professionnel il s’agit souvent d’instructions, d’ordres déclenchant des
opérations (facturation, paiement, réponse, permis,...)
ä Le récepteur
C’est la cible du message. Il doit reconstituer l’idée en recevant le support et
décodant l’information.
LE CIRCUIT DE L ' INFORMATION
EMETTEUR MESSAGE RÉCEPTEUR
Canal de transmission
CodeB- Les grandes familles d’information
Dans la pratique les informations se présentent sous des formes très variées : journal officiel,
facture, visite d’un fournisseur, fichier informatique, plainte d’un habitant, courrier, demande
d’un élus ou dispositif transitoire et informel comme une réunion.
Dans chaque cas, le support a ses propriétés particulières de même que le code : on
n’interprète pas, on n’empile pas les consignes d’un adjoint comme une circulaire.
Voici les principaux types d’informations reçues en secrétariat de mairie :
ä L’information écrite
Pour l’essentiel, il s’agit du courrier qui présente l’avantage d’arriver groupé une fois
par jour. Déjà la télécopie réussit à contourner le rendez-vous du facteur. Que
recouvre ce type d’information ? :
- des lettres et imprimés liés aux problèmes particuliers ;
- des correspondances des entreprises et des associations ;
- des factures et autres documents à exploiter en comptabilité (en
lien avec la trésorerie) ;
- des correspondances des administrations relatives aux dossiers
communaux ;
- des compte-rendus émanant des structures intercommunales ;
- des circulaires et revues d’informations techniques ;
- des publicités et autres informations commerciales ;
- etc...
— 16 — ä L’information orale
Même si traditionnellement dans l’administration, on note une prédominance de
l’écrit, en commune rurale les relations de proximité font du secrétaire de mairie,
le destinataire de nombreux messages oraux. Ainsi :
- Les visites à l’accueil sont parfois exploitées immédiatement (fiche individuelle d’état
civil) mais demandent souvent un traitement plus long (procédure administrative,
réclamations...).
- De nombreux appels téléphoniques interrompent les séances de
travail lorsque le standard n’est pas basculé sur répondeur aux heures
de fermeture. S’il ne s’agit pas de questions appelant une réponse
instantanée, ces appels font l’objet d’une prise de notes
assimilables à un courrier classique.
- Des rendez-vous et réunions doivent également faire
l’objet de comptes-rendus pour faciliter la circulation et
l’exploitation de l’information
- Des échanges d’information avec les élus et les collègues de travail doivent être
formalisés dès qu’il s’agit de données ou d’instructions à exploiter ultérieurement.
ä Les autres supports
Le développement de l’informatique engendre de nouveaux types d’entrées en
mairie, comme :
- des échanges de disquettes (avec la trésorerie par exemple) ;
- des connexions télématiques (base de données), voire des réseaux numériques...C- Le cycle de traitement des informations
Une information naît, vit et meurt selon un cycle assez similaire, qu'il s'agisse du contenu d'un
courrier, de la teneur d'un appel téléphonique ou de l'objet d'un article. Passons en revue
les étapes successives du traitement des données au secrétariat de mairie.
ä La saisie
La première étape c'est le captage de l'information, autrement dit sa saisie. Quand
il s'agit d'un courrier, cela se résume à son ouverture. La tâche est plus complexe
s'il s'agit d'informations orales qu'il faut fixer par écrit sur un support adapté afin
de les mémoriser et de les intégrer au circuit de traitement.
ä L'enregistrement
Cette deuxième phase peut être différée de manière à être regroupée à un seul
moment de la journée. Au-delà de la notion de registre d'arrivée, cette activité
essentielle consiste à attribuer une identification au document. En donnant son
sens, son destinataire et son lieu de classement au document, on peut sans crainte
le laisser entrer dans les bureaux.
ä Les sélections
Une fois que le document est identifié, le traitement proprement dit peut commencer :
sélectionner, c'est faire preuve de jugement. C'est, selon différents critères, décider de
l'avenir de l'information dans la mairie :
- éliminer d'emblée ce qui est inutile ;
- dissocier les éléments documentaires des instances ;
- distribuer des copies, ventiler les affaires selon les personnes concernées ; — 17 —
- classer par ordre de priorité, par domaines d'activités en fonction d'un planning ;
- actualiser, c'est-à-dire remplacer une donnée ancienne par la dernière arrivée.
Le tri, c'est le moteur du traitement de l'information, chaque donnée est susceptible de
connaître plusieurs tris successifs.
ä L'exploitation
Après décomposition des différentes phases de traitement, il reste à utiliser
l'information : le message commande une action qui transforme la donnée de départ.
Souvent, l'information peut alors être détruite.
Toutes les tâches administratives sont ici concernées : l'affichage, la réponse, la
transmission, la facturation, la rédaction, la mise à jour, la vérification...
ä La conservation
Si, à toutes les phases du processus, le maintien en bon état de l'information doit
être garanti, celui-ci mérite d'être organisé après l'exploitation des données : les
informations non éliminées doivent être rangées dans de bonnes conditions pour un
usage ultérieur ou pour satisfaire une obligation légale. On parle d'archives
courantes, intermédiaires et définitives (voir 3e partie).LE CYCLE DE TRAITEMENT DE L ' INFORMATION
O RAL /E CRIT
Téléphone Télécopies
1. SAISIE Réunions Courriers
(collecte des informations) Visites Rendez-vous Factures Circulaires
Population Elus Autres agents Notes Journaux Revues
Prise de notes Messages
Registres
2. ENREGISTREMENT Cahiers de signalement (accueil)
(repérage des sources et
Photocopies surlignées
de la date)
Cahier navette (maire/SMCR)
— 18 —
3. SÉLECTION
T R I (ventilation)
(selon différents critères)
4. EXPLOITATION Instances Dossiers Dossiers “Bibliothèque”
(différentes utilisations) diverses d'opération permanents ou documentation
Affichage Réponse Transmission
(Ré)expédition Facturation...
5. CONSERVATION D ESTRUCTION C LASSEMENT A RCHIVAGE
(différents stockages) (rangement)
Elimination “P URGE ” SauvegardeB- Concevoir un système de classement
On utilise le classement pour ranger selon un ordre préétabli ou pour retrouver
immédiatement un document. Cette activité manuelle est rendue plus ou moins facile
selon la valeur de l'activité intellectuelle qui l'a précédée : la conception du système de
classement.
ä Partir des missions du secrétariat de mairie
Pour une meilleure lisibilité, il est conseillé de construire le plan de classement des
dossiers d'une commune rurale à partir des missions du secrétariat. Cela permet
notamment de distinguer par des meubles différents les affaires relatives à la
population que l'on rangera près de l'accueil (état civil, scolaire, social, associa-
tions...), les affaires liées au territoire (urbanisme, aménagements et travaux) et les
dossiers relatifs aux moyens nécessaires à l'administration communale (vie
municipale, personnel, intercommunalité).
ä Procéder à un inventaire
Avant toute classification proprement dite, il est nécessaire d'entreprendre un
constat de situation, c'est-à-dire de recenser tous les objets et documents à classer
et prévoir leur évolution aussi bien en quantité qu'en qualité (format et nature).
Chaque utilisateur doit, en fonction du cas qu'il a à traiter, choisir et adapter un
classement comprenant des rubriques pertinentes.
Un inventaire de tous les objets, pièces et documents s'avère nécessaire, ainsi,
d'ailleurs qu'un inventaire des divers supports d'informations à classer, du point de
vue de leurs aspects caractéristiques physiques : dimension, volume, poids, — 19 —
consistance, etc... Ce travail sera fructueux, car cette connaissance concrète oriente
le choix futur des facteurs géographiques et matériels du classement, c'est-à-dire la
localisation, le mobilier, les supports, le mode de logement. Il permettra d'autre part
d'élaborer le programme de mise en place : volume de travail, étalement dans le
temps, etc...
ä Le plan de classification
Le classement consiste à concentrer méthodiquement les objets, pièces, documents
et supports d'informations ayant des caractéristiques communes en divisions ou
classes qui sont déterminées selon un plan logique appelé “plan de classement”.
Parallèlement, se développe l'opération de codification : chaque classe est
distinguée par un signe distinctif que l'on retrouvera au moment de l'indexation,
c'est-à-dire de l'écriture, sur chaque élément, document ou support de classe. Ce
dernier doit aussi être individualisé et “nommé”.
Pour élaborer rationnellement ce plan de classification, il faut choisir un ordre de
classement. Trois repères s'imposent tout naturellement. Ce sont :
- les lettres de l'alphabet
- les nombres
- les couleurs
Ces critères ont l'avantage d'être objectifs et familiers. De plus, ils sont générateurs
pratiquement de tous les autres ordres (géographique, thématique, etc...), mais ils
ne sont pas uniques. Il existe d'autres méthodes de classement : par exemple, le
classement terminal, le classement alphanumérique (ex : Urb12) ou le classement
chronologique (voir tableau page suivante).L ES P R I NCIPALES CLASSIFICATIONS
ORDRE DE CLASSEMENT
DES DOCUMENTS
PRINCIPALES ET RATTACHEMENT AVANTAGES INCONVÉNIENTS E XEMPLES
CLASSIFICATIONS AUX CLASSIFICATIONS D ’ UTILISATION
ALPHABÉTIQUES OU NUMÉRIQUES
- Sur le mot repère sans - Accessible à tous - Nécessités pour - Fichier électoral
1- plan thématique. Le document - Simple les cas particuliers - Fichier personnel
Alphabétique s’identifie d’après le nom de (noms de société, - Courrier
proprement la personne, de l’affaire, particules, etc...)
dit de l’objet qui figure sur son d’emploi de règles.
en-tête ; les dossiers sont
classés par ordre alphabétique.
- Sur le numéro repère - Très facile pour - Nécessite souvent - Documentation
sans plan thématique. le classement un fichier - Fichiers de contrôle
- Sans la classification des noms et le reclassement. alphabétique de fournisseurs
2- selon un ordre numérique, - Permet le contrôle pour renvoi
Numérique on collecte et ordonne de la réception au numéro
proprement les documents sur la base de document
dit de noms qui prennent la forme si l’on est dans une
de numéros croissants continus suite numérique
- Classement
plus précis
— 20 —
- Sur le lieu - Même que - Oblige à - Fichier de la voirie
. Alphabétique : nom du lieu précédemment, la codification du de travaux, par
3- . Numérique : nom du lieu codé suivant le cas s'il lieu de classement quartier, secteurs
Géographique - Le classement s’ordonne n’est pas indiqué - Recensement
sur la base du lieu en clair sur des immeubles et
de résidence de l’intéressé le document de la population
- Concession de
cimetières
- Sur la date alphabétique - Simplicité, rapidité, - Nécessité de se Partiellement utilisé
(ex : mois) ou numérique peu coûteux car souvenir de la date pour :
(ex : quantième du mois) peut être confié à - Recherche - Courrier
- Le document est classé des employés quelquefois - Journaux
4- selon sa date d’émission, sans qualification difficile - Notes de services
Chronologique de fabrication, d’acquisition, - Echéances
d’échéance, de réception, etc... - Activités connaissant
- On place en général celui qui des cycles mensuels
porte la date la plus ancienne trimestriels ou
en bas et celui marqué de annuels (paie,
la plus récente en haut budget : BS, BP...)L ES P R I NCIPALES CLASSIFICATIONS
ORDRE DE CLASSEMENT
DES DOCUMENTS
P RINCIPALES ET RATTACHEMENT AVANTAGES INCONVÉNIENTS E XEMPLES
CLASSIFICATIONS AUX CLASSIFICATIONS D ’ UTILISATION
ALPHABÉTIQUES OU NUMÉRIQUES
- Suppose un plan de classement. - Classement - Oblige à connaître - Documentation
La classification regroupe selon extensible : le plan de
le sujet (ou l’un des sujets) lorsqu’une position classement pour - Bibliothèque
le contenu (ou l’un des éléments donnée comprend coder le document
contenus) qui les distinguent. un dossier important - Dossier de
On entend par “sujet” une de contenu - Entraîne travail
caractéristique déterminée à et de valeur divers, quelquefois des
laquelle on attache une importance il peut être de choix de - Application du
particulière. Une fois réparti entre opportun de classement arbitraire système DEWEY
le sujet, le document peut être procéder à une ou de dédoublement au classement
rangé selon différentes méthodes division par sujet des documents dans les mairies
dont voici les principales : ou références
a) Mise en ordre alphabétique - Interclassement du document,
impossible à plusieurs endroits
des sujets
du plan de
b) Regroupement des sujets
5/6- dans des catégories logiques
- Appréciable classement
Idéologique pour les documents
au moyen d’un dispositif :
d'études et de
et — 21 —
alphanumérique 1°) Numérique de recherches,
Chaque sujet principal reçoit de secrétariat
1. Sujet un numéro et ses subdivisions
en ajoutent un autre au premier
2. Contenu ex : 24-11
2°) Alphanumérique
Chaque sujet se voit affecter
un numéro ou une lettre
ex : C 4
3°) Décimal
Fondé sur le système DEWEY.
La technique de DEWEY
consiste en un regroupement
par catégorie de quelques thèmes
principaux que l'on divise et
subdivise plusieurs fois au moyen
d'une indication numérique ou
alphabétique afin de faciliter la
recherche des différentes positions
Document établi par MM. Tabuteau et Bodie : Délégation Régionale du C.F.P.C. Auvergneä La mise en oeuvre
Le rangement est ensuite assez simple. Il faut identifier chaque
pièce selon la numérotation retenue et les placer dans un support
adapté (dossiers suspendus ou à élastiques, casier ou boîte
d'archives...). Le choix des emplacements se fait en fonction des
lieux et fréquences d'utilisation (des tiroirs du bureau aux sous-
sols). Il faut aussi tenir compte de la durée de conservation de
l'information.
7 CONSEILS POUR BIEN CLASSER
Voici 7 règles à respecter pour conserver ses documents tels qu’ils
puissent être rapidement retrouvés :
Ê Un classement doit être conservatoire et protecteur
C’est-à-dire qu’il faut une technique adaptée à la nature de chaque
document (écriture, calcul, dessin, voix, photo, informatique…).
Ë Un classement doit être stable
L’objet classé ne doit se trouver qu’à un seul endroit et y demeurer
définitivement.
Ì Un classement doit être rapide
— 22 — La clef du succès c’est de pouvoir rapidement trouver et remettre
les pièces demandées. Il faut un repérage facile et explicite.
Í Un classement doit être maniable
Tout nouvel utilisateur doit pouvoir accéder facilement aux
données. Il faut donc un système pratique et une intercalation
aisée.
Î Un classement doit être extensible
Tout système de classement doit pouvoir recevoir des objets
nouveaux sans bouleversements d’aucune sorte. Il doit donc
évoluer naturellement dans l’espace et le temps.
Ï Un classement doit être esthétique
Les volumes, les formes, l’apparence et la couleur doivent être
aussi harmonieux que possible.
Ð Un classement doit être économique
C’est-à-dire concentré en un minimum de place, qu’il s’agisse du
matériel utilisé, de la surface et des volumes occupés.ä Le cas particulier de l'informatique
Les documents informatiques, classés sur le disque dur (ou les disques durs) de
l'ordinateur (ou du réseau) doivent répondre aux mêmes logiques et contraintes que
le classement papier. En effet, les documents stockés doivent être rangés selon
l'arborescence du plan de classement papier. De plus en plus souvent, les données
sous des formes multiples (oral, papier, documentation diverse) sont engrangées
dans l'ordinateur, classées, traitées et peuvent ressortir sous forme papier pour des
points de situation, des résultats, des préparations de réunion, des réponses à des
demandes multiples (particuliers notamment). L'informatique sert donc à la fois de
lieu de stockage peu encombrant, de calculatrice, de trieur...
Q UELQUES CONSEILS POUR UN CL ASSEMENT INFORMATISÉ ADAPTÉ
Ê Ne pas créer un classement informatique dissocié du classement papier : il doit y avoir
une articulation étroite entre eux.
Ë Prévoir un espace pour chaque secteur sur le disque (comme dans une armoire,
chaque élément a sa place).
Ì Attribuer des noms les plus explicites possibles car ici seul le titre parle (alors que pour
les documents papier, le volume, la taille, la place donnent une information
complémentaire).
Í Utiliser toutes les fonctionnalités de l'outil informatique pour classer et rechercher les
fichiers :
- l'enregistrement d'un document dans une application bureautique (fichier/enregistrer — 23 —
ou fichier/enregistrer sous)
- la gestion des fichiers (gestionnaire de fichiers, explorateur, poste de travail)
- l'aide à la recherche (gestionnaire de fichiers, menu démarrer/rechercher ou dans
le menu “ouvrir” des applications bureautiques)
Î En cas de partage de l'ordinateur entre deux agents, préférer le partage vertical de
l'activité (chacun sa partie en entier) au partage horizontal (à l'un la partie exécution,
à l'autre la partie gestion de l'ensembe des informations traitées dans l'informatique).
Ï A la clôture soit d'un dossier, soit d'un cycle (de gestion, de réalisation d'un projet),
enregistrer le ou les document(s) sur une disquette, supprimer les sur le disque dur
et ranger la disquette dans le système de classement papier.C- Des dossiers dynamiques
Par rapport à d'autres documents à classer, le dossier (par exemple : restructuration d'un
centre bourg, création d'une cantine...) a de fortes spécificités. Sa qualité repose sur de
nombreuses informations à intercaler, elles-mêmes reposant sur plusieurs personnes élus
et agents. Elle dépend également de l'enchaînement de phases chronologiques
(conception, mise en oeuvre, suivi, contrôle de l'exécution).
ä 8 conseils pour bien gérer
• Utiliser une signalisation par la couleur pour les thèmes ou les types d’affaires
traités.
• Coller au verso de la couverture un imprimé-type retraçant la vie du dossier : sa
date de création, ses étapes, sa clôture, sa réouverture éventuelle.
• Créer des sous-dossiers par type d’information (ex : textes, comptes rendus de
réunion, notes et études).
• Faire des renvois aux dossiers associés à la couverture.
• Pour les coupures de presse intégrées aux dossiers : ne pas oublier le titre de la
publication, la date.
• Adopter l’ordre chronologique pour le classement interne pour avoir l’information
la plus récente à l’ouverture du dossier.
• Numéroter au crayon les pièces à l’entrée pour reclasser plus facilement le
dossier.
— 24 — ä Composition d’un dossier-type
Quelle que soit la matière abordée, un dossier comporte un classement rationnel
des pièces qui le composent. Divers sous-dossiers constituent le squelette, on
retrouve ainsi généralement :
• Un sous-dossier contenant les textes réglementaires, les instructions, les
directives, se rapportant à l’affaire abordée.
• Un sous-dossier avec les éléments financiers de l'affaire.
• Un sous-dossier de correspondance particulière avec chaque service ou
interlocuteur ayant une part prépondérante dans l’affaire en cours.
• Un sous-dossier relatif soit à l’enquête, à l’expertise, à la décision de justice.
Les pièces de chaque sous-dossier seront numérotées et répertoriées sur la page de
garde de la chemise ou au verso de celle-ci.
Exemple : Composition d’un dossier d’acquisition
d’une parcelle de terrain
pour création d’une voie nouvelle
- Sous-dossier 1 : Correspondance préliminaire avec le vendeur et accord
sur le principe de la vente.
- Sous-dossier 2 : Délibération de principe du Conseil Municipal.
- Sous-dossier 3 : Enquête publique préalable et conclusion du Commissaire enquêteur.
- Sous-dossier 4 : Questions financières - Emprunt auprès de la Caisse des
Dépôts et Consignations - Demandes de subventions.
- Sous-dossier 5 : Géomètre - Documents cadastraux.
- Sous-dossier 6 : Deuxième délibération du conseil municipal
après enquête publique.
- Sous-dossier 7 : Acte de vente à la commune en la forme administrative.
Publicité foncière.S’il existe une législation spécifique pour les documents d’archives, aucune réglemen-
tation ne vous indiquera comment classer les délibérations du Conseil Municipal ou les
arrêtés de voirie. Quelle est donc la solution à adopter ?
Les quelques conseils ci-dessous ne prétendront pas résoudre tous les cas. Cependant,
au plan général, quelle réflexion engager ?
Les dossiers en usage dans le service sont appelés, selon leur nature, à être versés plus
ou moins dans la pièce ou l’armoire d’archives.
Il est donc essentiel d’adopter un classement de ces dossiers assez proche de celui du
cadre officiel d’archivage. Il n’y aura pas, lors du dépôt de dossier, à “ventiler” ou à
“reconstituer” sous une autre forme.
D- Du bon usage des registres et des fichiers
ä Les registres
Il s'agit d'un support d’écriture présenté généralement sous forme de cahier ou sous
une présentation mieux appropriée à l’usage (reliure ou brochage). Son emploi est
fréquent en mairie et répond soit à une obligation soit à une pratique
discrétionnaire de l’agent. L’avantage du registre réside dans la sûreté de
conservation des informations dès lors que les pages sont rattachées à la reliure. En
revanche, il n’est pas évolutif et se prête difficilement selon les usages, à l’insertion
de nouveaux feuillets. C’est l’une des raisons de lui préférer plus souvent le
procédé du fichier.
Le tableau situé page suivante montre que le tenue de certains registres est
obligatoire, la tenue de certains autres est facultative et laissée à la discrétion en — 25 —
fonction des besoins.
ä Les fichiers
Le fichier a pour avantage principal une mise à jour aisée à l’inverse d’un registre
dont les pages déjà complétées se prêtent moins bien à l’adjonction d’informations
nouvelles.
• Différents types de fichiers
- Fichiers papier
- Fichiers informatique
• Principaux fichiers utilisés en mairie
- Fichiers d’Etat-Civil
- Fichiers électoral
- Fichier des concessions du cimetière
- Fichier aide sociale
Il existe en mairie principalement deux types de supports pour les fichiers : le
support papier et l'informatique. Ils servent de base à une décision, une réunion,
ou pour des points réguliers de situation. Ils sont tous datés.
Le fichier informatique a l'avantage pour sa part de permettre des mises à jour en
continu, grâce au traitement quotidien des informations. Le fichier manuel ne doit
plus donc être utilisé que pour les données d'usage occasionnel et celles où l'on
souhaite visualiser les situations antérieures (sur la fiche bristol, on lit sous la rature
l'information précédent celle qui prévaut aujourd'hui).R EGISTRES À CONSERVER
NATURE DES REGISTRES OBLIGATOIRE FACULTATIF
- Registre des délibérations du Conseil Municipal x
- Registre des arrêtés municipaux x
- Registre des “décisions” du Maire x
- Registre d’enregistrement de la correspondance x
- Registre du mobilier et matériel inscrit à l’inventaire x
- Registre d’état civil et tables décennales x
- Liste électorale générale x
- Liste d’émargement pour chaque bureau de vote x
- Registre d’enregistrement des procurations électorales x
- Registre des délibérations de la commission administrative x
chargée de la révision de la liste électorale
- Registre de comptabilité (peut être remplacé x
par un jeu de fiches comptables)
- Registre des traitements du personnel (reliure à anneaux x
contenant les fiches annuelles de salaire des agents communaux)
— 26 — - Registre de sécurité pour chaque établissement communal x
recevant du public (de la 1 ère à la 4 e catégorie)
- Registre d’inscription des demandes de cartes d’identité x
et de passeports
- Registre d’enregistrement des autorisations de sortie x
du territoire métropolitain par les mineurs
- Registre de délivrance des visas et validation x
des permis de chasser
- Registre d’enregistrement des concessions funéraires x
- Registre d’enregistrement des demandes de permis de construire x
- Registre de publicité des demandes de permis de construire x
- Registre d’enregistrement des demandes de certificats d’urbanisme x
déposées par des entrepreneurs (adjudications et appels d’offres) x
- Répertoire des archives communales x
- Répertoire des actes administratifs susceptibles x
de publication auprès du public à défaut de bulletin municipal3 e partie :
LA CONSERVATION DES DONNÉES
— 27 —
Dès que les informations entrent en mairie,
il faut se préoccuper de leur conservation.
Dans la mesure où tout est rangé, le stockage
des données ne concerne en effet pas
uniquement la mémoire des affaires traitées.
Avant, pendant et après l’exploitation des
informations, celles-ci doivent être scrupuleusement
conservées. En ce sens tout document administratif
constitue une archive. La notion de patrimoine ne
se limite pas à la valeur historique des objets.
De ce fait, les techniques de conservation
doivent répondre à différents critères. Certaines
données d’usage permanent comme le cadastre
doivent être particulièrement protégés tout en
étant facilement consultables. D’autres dossiers
demanderont moins de protection, mais
conservés sur la longue durée, il devront
faire l’objet d’un traitement spécifique.— 28 —
A- Ranger les documents
Le vrai rangement n’est pas celui qui donne l’apparence de l’ordre. C’est celui qui
correspond aux réalités du travail d’une équipe : les objets sont là où l’on s’en sert et
tous connaissent leur place.
ä Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place
Si l’on suppose le travail bien réparti et régulièrement coordonné, on sait qui fait
quoi et où cela s’effectue. A partir de là, il faut doter chaque poste de travail de
l’ameublement et des accessoires de classement nécessaires au rangement de tous
les documents liés à son activité.
La bonne définition des postes de travail suppose des activités cohérentes et non
redondantes entre les différents agents. Il est donc possible d’attribuer à chaque
dossier une place unique.
Il ne reste alors qu’à rendre transparent les principes de rangement en veillant à
la clarté et à la mise des étiquettes des dossiers. Le plan de classement doit aussi
être affiché : par exemple sur les portes d’une armoire le détail des dossiers qu’elle
contient.
ä Ranger aussi les dossiers en cours !
Un classement vivant suppose de ne pas ranger uniquement les dossiers clos ou
stables. Les affaires en cours doivent comme les autres avoir leur place sur les
étagères. Ainsi chacun s’y retrouve, même ceux qui ne savent pas que le dossier
vient de se “réveiller”.
Un emplacement spécifique et facile d’accès permet de se saisir aisément du — 29 —
dossier pendant l’heure qu’on y consacre, puis de le remettre à l’endroit connu de
tous, après utilisation. Cette méthode est de loin préférable à celle qui consiste à
étaler les affaires en cours sur un plan de travail. En effet, trop souvent l’étalement
aboutit à un mélange de papiers et neutralise la surface nécessaire au rendez-vous
et à l’exploitation quotidienne des données.
La visualisation des affaires en cours peut s’effectuer plutôt grâce à des plannings
muraux et/ou des agendas personnels.B- Aspects matériels
Le choix du mobilier n'est pas anodin dans le classement des informations. Certains
dossiers sont plus volumineux, d'autres sont souvent consultés par plusieurs personnes...
Il est donc absolument nécessaire de prendre en compte certains critères : le volume des
dossiers, l'accessibilité recherchée, la place disponible, la répartition du travail et des
bureaux. En complément du tableau ci-contre qui dresse les avantages et inconvénients
des différents modes de classement, voici quelques propositions de mobilier et
d'accessoires de classement.
ä Le mobilier
• Une table ou un bureau pas trop grand
En effet, disposer d'une grande surface de travail n'est pas
forcément la solution au classement. Pouvoir multiplier les
piles de dossier en cours ou en instance sur son bureau ou
sur une table à côté n'est pas plus efficace que de les
ranger dans une armoire et de noter les choses à faire sur
son agenda.
• Les armoires
Il faut privilégier les armoires à rideaux, portes à lamelles qui s'encastrent dans
l'armoire, n'encombrant pas ainsi la pièce à l'ouverture. Les armoires sont
préférables aux clapets car une fois ouvertes, elles proposent une vision globale
d'un domaine et non “saucissonnée”, dont on peut alors oublier ou ne pas voir
un aspect complémentaire. Autre avantage à noter : on peut mixer à l'intérieur
— 30 — les modes de classement : vertical (suspendu, données classées, “en sommeil”...),
à côté de l'horizontal (piles, en cours, en attente d'une pièce...).
Inversement, les meubles à clapets ne permettent d'accorder qu'un volume
forfaitaire à une matière. Les dossiers ne peuvent qu'y être rangés horizontale-
ment, excluant la souplesse des suspendus. Enfin, la visualisation se limite aux
étiquettes des clapets et non au profil des chemises...
Pour les informations souvent demandées qu'il faut retrouver rapidement ou pour
les tableaux de bord, on peut avoir sous son bureau à portée de main un caisson
à tiroirs.
ä Les accessoires de classement
Il existe aujourd'hui divers accessoires qui peuvent aider à se
souvenir, à travailler dans un environnement débarrassé d'instan-
ces :
• des trieurs multicases à poser ou à accrocher pour transmet-
tre des informations, des messages, des compte-rendus aux
élus, aux agents...
• pour suivre le déroulement d'un dossier, ne pas en rater une
étape, l'utilisation de plannings à fiches T ou de planning
personnel perpétuel (pour les données d'urbanisme, les
congés, les locations de salle...), est recommandée ainsi que les
boîtes à fiches (pour les concessions de cimetières, la population, les construc-
tions dans un lotissement...).
• un mot enfin sur la méthode du classeur apprécié par certains pour le classement
des données souvent consultées et qui sont souvent sujets à perte ou à
dérangement. De plus, ils obligent à une réelle structuration du dossier.Vous pouvez aussi lire
