Vérification des recettes de Passeport Canada (Droits PPTC) Juin 2008
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Vérification des recettes de Passeport Canada
(Droits PPTC)
Juin 2008
Affaires étrangères et Commerce international Canada
Bureau de l’inspecteur général
Direction de la vérification (ZIV)
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http://www.international.gc.ca/about-a_propos/cae-dv/passport_fees-recettes_passeport08.aspx?lang=fraTABLE DES MATIÈRES
SOMMAIRE..................................................................................................................... 1
1.0 CONTEXTE........................................................................................................... 4
2.0 PORTÉE, OBJECTIF, APPROCHE ET CALENDRIER DE LA VÉRIFICATION ... 4
OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS ................................................................ 5
3.0 CADRE DE CONTRÔLE DE GESTION - BUREAUX DE DÉLIVRANCE.............. 5
4.0 CONTRÔLES DES DÉPÔTS ET DES RECETTES - DIRECTION DES
SERVICES FINANCIERS PPCF ....................................................................... 13
5.0 PROJET DE CADRE DE CONTRÔLE INTERNE ............................................... 27
ANNEXES
Annexe A - Objectifs et portée de la vérificationSOMMAIRE
La Direction de la vérification (ZIV) a effectué la vérification des recettes de
Passeport Canada (PPTC), conformément au Plan de vérification de 2006-2007.
L=objectif de cette évaluation était d=évaluer la pertinence du cadre de contrôle de
gestion lié à la perception et à la production des recettes durant l=exercice 2006-2007.
PPTC a déclaré des recettes totales de 231 millions de dollars pour l=exercice
2006-2007.
Bureaux de délivrance de passeports au Canada
Dans l=ensemble, les rôles et responsabilités sont bien compris par la direction et
par le personnel, et sont mis en pratique de façon uniforme dans tous les bureaux de
délivrance. Les tâches sont, en général, bien réparties parmi le personnel. La
vérification a permis de conclure que, dans l=ensemble, la direction exerce une
surveillance appropriée du processus de rapprochement à l=échelon local.
Les documents décrivant les pratiques de gestion des recettes et de caisse que
les bureaux de délivrance doivent appliquer contiennent des lacunes et n=ont pas été
publiés et distribués à tous ceux les concernés. De plus, aucune formation en finances
portant sur l=exécution de leurs responsabilités de gestion financière n=est offerte aux
gestionnaires de bureau et à leurs adjoints. Cela a eu des conséquences négatives sur
la conformité des bureaux de délivrance, a donné lieu à des lacunes dans les contrôles
internes, a affaibli l=efficacité des contrôles internes existants et a réduit l=efficacité
opérationnelle.
Dans les bureaux de délivrance visités par l=équipe de vérification, on avait mis
en oeuvre des mesures pour améliorer la sécurité des employés et pour favoriser la
protection des actifs. Ces mesures comprenaient l=installation de caméras de sécurité
aux endroits clés du bureau et l=utilisation de tiroirs-caisses doubles avec verrouillage. Il
faut cependant continuer d=améliorer l=efficacité des contrôles liés à la réception des
demandes envoyées par la poste, à la petite caisse et à la caisse d=appoint, et des
contrôles liés au transfert des espèces entre l=agent et le gestionnaire adjoint.
Direction des services financiers
L=équipe de vérification a vérifié les contrôles financiers clés liés aux dépôts
bancaires et aux recettes et a trouvé que, durant l=exercice 2006-2007, ils avaient été
effectivement appliqués par la Direction des services financiers (Direction des services
financiers PPCF). Par conséquent, les résultats de la vérification donnent à la haute
direction de PPTC l=assurance que l=information sur les dépôts bancaires et les recettes
qui est enregistrée dans PASSAP et utilisée pour la présentation de l=information interne
et externe, est exacte et complète.
1Même si les contrôles financiers clés ont été appliqués avec efficacité durant
l=exercice 2006-2007, il est possible d=apporter des améliorations. Il faut définir et
officialiser des normes d=application des contrôles dans la documentation du processus
opérationnel. De plus, les pratiques actuelles de surveillance de la direction peuvent
être élargies. Ces améliorations réduiront le risque d=erreur et d=incohérence,
amélioreront l=efficience opérationnelle et relèveront le moral des employés.
Un contrôle de détection appliqué par les Services ministériels PPTC a mis au
jour 274 cas en 2006-2007 où un passeport1 était entre les mains du requérant sans
qu=aucune écriture de paiement (DZ) et de recettes (RV) n=ait été enregistrée dans
PASSAP (dans le présent document, ces cas seront appelés * sans DZ/RV +). On a
également relevé 628 autres cas où il n=y avait pas d=écriture de recettes (RV) dans
PASSAP (dans le présent document, ces cas seront appelés * sans RV +2). Les cas
* sans DZ/RV + et * sans RV + ont fait l=objet d=une certaine surveillance de gestion par
la haute direction de PPTC.
Toutefois, l=équipe de vérification est d=avis qu=il faut faire plus d=efforts pour
déterminer les causes des cas * sans DZ/RV + et des cas * sans RV +. Les bureaux de
délivrance ont donné une explication insuffisante à la Direction des services financiers
PPCF pour 62 % des cas (171 des 274 cas signalés * sans DZ/RV +). Il se fait
actuellement un suivi des 628 cas signalés * sans RV +, pour trouver les causes
possibles. *****
Les Services ministériels PPTC ont lancé une initiative, le Cadre de contrôle
interne (CCI), en 2006-2007 en prévision de l=adoption, par le Conseil du Trésor, d=une
politique sur le contrôle interne. La portée des recommandations formulées dans ce
rapport par l=équipe de vérification concorde largement avec les objectifs de l=initiative
CCI. C=est pourquoi l=équipe de vérification considère le CCI comme une initiative
ministérielle clé.
1
PPCA, la Direction des services administratifs, s=est assuré qu=il ne s=agissait pas de cas de
délivrance de passeports gratuits.
2
Les cas * sans RV + diffèrent des cas * sans DZ/RV +, car le paiement du client (à savoir DZ) est
enregistré dans PASSAP.
2La Direction des services financiers PPFC a élaboré un plan d=action pour mettre
en oeuvre l=initiative CCI sur trois ans (de 2006-2007 à 2008-2009). Le plan a été
préparé dans les grandes lignes, avec indication des principales tâches par exercice et
forte prise en compte des exigences concernant les ressources. L=équipe de vérification
est d=avis qu=un plan d=action plus détaillé serait requis, étant donné l=importance de
l=initiative CCI (conformité aux exigences de la politique du SCT et réponse aux
observations issues de la vérification).
31.0 CONTEXTE
1.1. En vertu du Décret sur les passeports canadiens, Passeport Canada
(PPTC) a la responsabilité de délivrer des documents d=identité aux Canadiens et aux
résidents du Canada aux fins de voyage à l=étranger. Le Décret sur les passeports
canadiens charge Passeport Canada de l=administration de toutes les questions liées à
la délivrance, à la révocation, à la retenue, à la récupération et à l=utilisation des
passeports canadiens.
1.2 Passeport Canada, dont les activités sont financées à l=aide d=un fonds
renouvelable, s=autofinance grâce aux frais d=utilisation perçus pour divers documents
de voyage. À la différence des autres organismes gouvernementaux, PPTC ne reçoit
pas de crédit annuel du parlement pour financer ses activités et doit générer
suffisamment de recettes pour couvrir ses dépenses. En décembre 2001, les droits
d=obtention d=un passeport pour adulte sont passés à 87 $. Sur ce montant, 62 $
servent à financer les opérations de PPTC au moyen de son fonds renouvelable, et le
reste, 25 $, sert à couvrir les coûts des services consulaires. Les recettes de PPTC
pour l=exercice 2006-2007 se sont élevées à 231 millions de dollars.
1.3 Actuellement, Passeport Canada dispense au Canada des services de
délivrance de passeports en personne dans 33 bureaux régionaux. Il dispense
également des services par l=intermédiaire d=une direction centrale qui reçoit et qui traite
les demandes reçues par la poste.
1.4 Étant donné l=importance, les risques et les sommes élevées liés à la
gestion des droits de services de passeports, le Comité ministériel de vérification et
d=évaluation a approuvé la vérification des recettes dans le Plan de vérification de
2006-2007.
2.0 PORTÉE, OBJECTIF, APPROCHE ET CALENDRIER DE LA VÉRIFICATION
2.1 Objectif et portée de la vérification
2.1.1 Dans l=ensemble, l=objectif de la vérification était d=évaluer le caractère
satisfaisant du cadre de contrôle de gestion lié à la perception et à la déclaration des
recettes durant l=exercice 2006-2007. L=annexe A contient une description détaillée des
objectifs et de la portée de la vérification.
2.2 Approche et calendrier de la vérification
2.2.1 Les tâches principales liées à la vérification consistaient à examiner les
politiques et procédures PPTC pertinentes, à avoir des entrevues avec la direction et le
personnel et à évaluer l=efficacité des contrôles internes clés liés au cycle de recettes,
4qui sont appliqués par un échantillon de bureaux de délivrance3 et la Direction des
services financiers (Direction des services financiers PPCF).
2.2.2 La vérification a eu lieu entre octobre 2006 et mai 2007.
OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS
3.0 CADRE DE CONTRÔLE DE GESTION - BUREAUX DE DÉLIVRANCE
3.1 Rôle, responsabilités et pouvoirs
3.1.1 Dans l=ensemble, les rôles et les responsabilités sont bien compris par la
direction et le personnel et sont exercés avec cohérence dans tous les bureaux de
délivrance. La répartition des tâches est généralement bien respectée. Les rôles et
responsabilités reconnus par le personnel sont conformes aux politiques et procédures
prescrites.
3.1.2 Dans l=ensemble, la surveillance exercée par la direction est appropriée
en ce qui concerne le processus de rapprochement utilisé pour le Rapport sur les fiches
de contrôle du bureau, y compris l=approbation par le gestionnaire de bureau ou la
personne déléguée.
3.1.3 Les situations dans lesquelles les rôles et responsabilités des membres
du personnel n=étaient pas exercés efficacement, s=expliquaient en général par leur
ignorance ou leur manque de compréhension des politiques et procédures financières
ainsi que des conséquences de leurs actions sur d=autres domaines de l=organisation
(p. ex., gestion des fonds d=appoint, suffisance des documents justificatifs).
3.2 Information
3.2.1 Les entrevues avec les gestionnaires et les gestionnaires adjoints ont
révélé des lacunes quant à la compréhension des politiques et procédures financières
s=appliquant au traitement et à la réception des recettes. Les connaissances sont en
général transmises d=un gestionnaire à un autre par la formation sur le tas. Ce manque
de connaissances est surtout notable au Centre de traitement national, où le
rapprochement des fiches de contrôle quotidien de la caisse a été enlevé aux services
de soutien et confié aux gestionnaires adjoints il y a environ deux ans, sans que ceux-ci
bénéficient de la formation ni l=information utile.
3
L=équipe de vérification s=est rendue dans les bureaux de délivrance suivants : Ottawa, Winnipeg,
Toronto, Montréal, Laval et les Services de traitement national.
53.2.2 Les politiques financières n=ont pas été traduites en procédures
opérationnelles. Par conséquent, les procédures à l=appui des exigences
opérationnelles ont été élaborées indépendamment à l=échelon local, et, dans la plupart
des cas, elles satisfont aux besoins du bureau. Toutefois, dans certains cas, les
procédures ne correspondent pas entièrement les exigences des politiques, ce qui
donne lieu à des cas de non-conformité ou à des lacunes dans les contrôles internes.
3.2.3 Les bureaux de délivrance ne font pas systématiquement de
rapprochement selon le mode de paiement. Alors qu=il s=agit là d=un contrôle clé qui
assure l=exactitude des montants déclarés dans le Rapport sur les fiches de contrôle du
bureau et l=exactitude de l=information dans les dossiers des clients, l=exigence de
rapprochement selon le mode de paiement n=a jamais été rendue officielle. Le Manuel
de gestion de caisse et des recettes fournit des lignes directrices sur les exigences en
matière de rapprochement; mais même s=il existe depuis plusieurs années, il n=avait pas
encore été distribué au moment de la vérification.
3.2.4 L=information justifiant les écarts du Rapport sur les fiches de contrôle du
bureau est limitée et de haut niveau. Les documents internes ne fournissent pas de
directives suffisantes sur le type et le niveau d=information requis pour justifier les
excédents et les déficits d=encaisse; ils indiquent simplement qu=il faut une justification.
Par conséquent, les justifications sont fournies sous diverses formes et à des niveaux
d=information variés, l=approbation par le gestionnaire ou son adjoint manque
d=uniformité et, parfois, aucune information n=est fournie.
3.2.5 Les gestionnaires adjoints ont une connaissance limitée de l=information
dont il est question à la section du Rapport sur les fiches de contrôle du bureau traitant
de la Liste des caissiers et des statuts des FEDS (excédent ou déficit de paiement).
Cette section donne une liste des cas où les paiements sont traités pour des services
offerts le jour précédent, ou des cas où le service est vendu le jour même mais où le
paiement n=a pas encore été traité (p. ex., le paiement par carte de crédit a été refusé).
Si l=information contenue dans cette section du Rapport sur les fiches de contrôle du
bureau est utilisée efficacement, elle pourrait être utile aux fins de surveillance.
3.2.6 Les écritures de rajustement sont mal définies. Les lignes directrices sur
les cas nécessitant une écriture de rajustement et la manière de la préparer ne sont pas
disponibles et sont mal comprises par les bureaux de délivrance. Selon le Manuel de
gestion de caisse et des recettes, le gestionnaire de bureau doit préparer une écriture
de rajustement dans les cas d=excédent ou de déficit d=encaisse. D=après nos entrevues
avec les gestionnaires de bureau et nos observations et examens des rapports sur les
fiches de contrôle du bureau, aucun des bureaux de délivrance ayant fait l=objet de cette
vérification ne prépare d=écriture de rajustement parce que, pour le moment, cette tâche
relève de la Direction des services financiers.
3.2.7 Les gestionnaires de bureau, ou leurs délégués, ont la responsabilité
d=autoriser la création et la distribution des codes utilisés pour les appareils de paiement
6par carte de débit ou de crédit. Il n=existe toutefois aucune politique ou procédure sur
l=utilisation et la configuration de ces appareils. Il n=est donc pas possible de savoir
clairement quelles sont les pratiques et les normes en ce qui concerne les aspects
suivants :
$ exigences concernant le code d=utilisateur;
$ rôles, responsabilités et pouvoirs;
$ contrôles d=accès;
$ autorisation des remboursements;
$ traitement des dépôts (p. ex., informatique ou au niveau du bureau);
$ information sur les reçus.
3.2.8 Dans certains cas, le code d=utilisateur demandé pour l=utilisation des
appareils de paiement par carte de débit ou de crédit n=est pas utilisé. Bien que pareille
exigence n=ait pas été officiellement annoncée, l=absence d=un contrôle financier de ce
genre réduit la reddition de comptes pour les transactions traitées par un agent et nuit à
la capacité de la direction d=effectuer un rapprochement efficace et minutieux par type
de paiement et par agent.
3.2.9 Dans l=ensemble, les documents décrivant les pratiques de gestion de
caisse et des recettes qui doivent être appliquées par les bureaux de délivrance
contiennent des lacunes et n=ont pas été publiés et distribués à tous les intéressés. Par
conséquent, les connaissances au sein de PPTC des politiques, procédures et
directives de gestion des recettes et de caisse varient et affectent le niveau de
conformité des bureaux de délivrance.
Recommandation - Directeur des services financiers
3.2.10 En priorité, veiller à ce que les documents financiers actuels
concernant les politiques et procédures opérationnelles de
rapprochement soient valides, à jour et accessibles à tout le
personnel.
3.2.11 Préparer, en consultation avec la Direction générale des opérations,
un document qui décrit entièrement le processus de rapprochement
du Rapport sur les fiches de contrôle du bureau que les bureaux de
délivrance devront adopter, y compris les Services de traitement
national. La documentation sur le processus ministériel doit traiter
au moins des points suivants :
$ le rôle, les responsabilités et les pouvoirs de la direction et du
personnel, notamment les exigences en matière d=examen et
d=approbation;
7$ les normes et procédures à appliquer pour documenter les
excédents ou les déficits d=encaisse, y compris la documentation
justificative;
$ la description de l=objectif de l=information contenue dans le rapport
sur les fiches de contrôle du bureau;
$ les lignes directrices pour résoudre les anomalies, les exigences
pour faire le rapprochement par mode de paiement, et les outils dont
on dispose pour accomplir ces fonctions;
$ la description des rapports disponibles au moyen de MARA et IRIS,
et leur utilisation.
3.2.12 Distribuer la documentation sur le processus ministériel en matière
de Rapport sur les fiches de contrôle du bureau, élaborée selon le
point 3.2.11, aux personnes concernées, et donner aussi la formation
connexe.
3.2.13 Établir les normes à appliquer pour l=utilisation et la configuration
des appareils de paiement par carte de débit ou de crédit.
Mesures prises par la direction et échéanciers
3.2.10 PPCF s=assurera que les politiques appropriées existent, qu=elles
sont à jour et accessibles à tout le personnel. Il s=assurera également
qu=il existe des procédures de rapprochement internes et qu=elles
sont à jour et accessibles à tout son personnel.
3.2.11 PPCF se chargera de créer un groupe de travail conjoint, composé
de représentants des Opérations, des Systèmes, de la Formation RH
et de PPCF, dont l=objectif sera d=élaborer une documentation
complète décrivant le rapprochement et de fournir un cours de
formation avancé sur IRIS (3.3.3) à l=intention des gestionnaires de
bureau et des gestionnaires adjoints.
3.2.12 Durant l=exercice 2007-2008, on créera un nouveau poste FI-02
(liaison opérationnelle) à la Division de comptabilité intégrée et
attestation de la qualité. L=une des responsabilités associées à ce
poste sera de fournir des conseils à la Direction générale des
opérations et à la Formation des RH sur la gestion des droits, afin de
s=assurer que les procédures opérationnelles respectent les
politiques et les règlements. De plus, le titulaire de ce poste aidera la
Direction générale des opérations à concevoir et à approuver les
spécifications des demandes de changement ou de développement
8des systèmes, des rapports et des formulaires qui touchent à la
gestion des droits.
3.2.13 Chaque bureau recevra du fournisseur des instructions sur
l=utilisation et la configuration des terminaux, en plus des normes
internes et des exigences établies par Passeport Canada. En outre,
PPCF recommande que la personne responsable de la liaison
opérationnelle s=assure que cette information soit tenue à jour dans
un manuel des opérations des gestionnaires de bureau.
3.3 Formation
3.3.1 Les agents des passeports sont généralement au courant des procédures
décrites dans le Manuel de formation des agents. Tous les bureaux ont indiqué que la
formation théorique des agents est complétée par la formation sur le tas, y compris par
l=apprentissage des particularités de chaque bureau.
3.3.2 Les gestionnaires de bureau et les gestionnaires adjoints ne reçoivent
aucune formation financière qui pourrait les aider à mieux s=acquitter de leurs tâches de
rapprochement. L=équipe de vérification a constaté que l=on connaissait peu de chose
des causes possibles, des conséquences et de la correction des anomalies trouvées
dans les rapports sur les fiches de contrôle de bureau, qui nécessitent une
connaissance approfondie des fonctions * service vendu + et * traitement des droits +
d=IRIS. Les rapprochements sont effectués avec divers degrés d=efficacité et l=on fait un
usage limité des outils et des rapports qui se trouvent dans IRIS, et surtout, dans
MARA.
Recommandation - Directeur des services financiers
3.3.3 En partenariat avec la Direction de la formation opérationnelle,
concevoir un cours de formation avancé sur IRIS à l=intention des
gestionnaires de bureau et des gestionnaires adjoints, dans le but
précis de leur faire acquérir la formation nécessaire pour remplir
leurs tâches de gestion financière, l=accent étant mis en particulier
sur le processus de rapprochement du Rapport sur les fiches de
contrôle du bureau.
Mesures prises par la direction et échéanciers
3.3.3 PPCF dirigera, en consultation avec Opérations, TI et Formation RH,
l=élaboration du processus de rapprochement du Rapport sur les
fiches de contrôle de bureau, et il offrira un cours avancé sur IRIS à
l=intention des gestionnaires de bureau et des gestionnaires adjoints.
À cette fin, PPCF veillera à ce que les fonctions du nouveau poste FI-
902 (agent de liaison des opérations) prévoient le pouvoir d=intervenir
et d=approuver les sections liées aux droits. La Direction générale
des opérations lancera la formation et en assurera le suivi avec la
Formation RH, une fois que les cours seront conçus (inclus dans le
matériel de formation officiel). Elle s=assurera que les changements
de politique sont communiqués aux bureaux de délivrance.
3.4 Sauvegarde des biens
3.4.1 Des mesures pour améliorer la sécurité des employés et pour favoriser la
sauvegarde des biens ont été mises en place dans tous les bureaux de délivrance
visités. Elles comprenaient entre autres l=installation de caméras de sécurité à des
endroits clés du bureau et l=utilisation de tiroirs-caisses doubles avec verrouillage. *****
3.4.2 Selon les politiques en matière de finances, lorsqu=on reçoit de l=argent
par la poste, l=ouverture du courrier doit toujours se faire par deux employés. Cette
exigence n=est pas toujours respectée dans la zone de réception du courrier.
3.4.3 Dans l=un des bureaux de délivrance, l=équipe de vérification a remarqué
qu=il n=y avait pas d=approbation de l=agent et du gestionnaire adjoint durant le transfert
des espèces. L=absence de ce type de contrôle augmente le risque d=irrégularités et de
problèmes potentiels en cas de perte ou de vol d=argent.
3.4.4 L=équipe de vérification a remarqué des incohérences dans la gestion et le
contrôle des fonds d=appoint. Un seul des six bureaux visités a mis en oeuvre des
processus et des contrôles conformes à la directive sur la petite caisse et les fonds
d=appoint. Les autres bureaux ont établi des procédures internes avec divers degrés
d=efficacité et d=efficience. Voici les problèmes observés:
$ *****
$ La petite caisse et les fonds d=appoint sont utilisés l=un à la place de l=autre;
$ Les fonds d=appoint sont utilisés pour * combler + les déficits ou pour déposer les
excédents;
$ *****
3.4.5 Ces observations découlent des lacunes qui existent dans les lignes
directrices et de l=application non uniforme des normes. *****
Recommandation - Directeur des services financiers
3.4.6 Favoriser une séparation complète entre la petite caisse et les fonds
d=appoint, émettre à nouveau la directive sur la petite caisse et les
fonds d=appoint dans deux documents distincts. À l=occasion de cette
10initiative, réévaluer les procédures de gestion des fonds d=appoint
afin de simplifier les activités de contrôle et d=encourager un plus
grand degré de conformité.
Recommandation - Directeur des opérations générales
3.4.7 Instaurer un contrôle double (présence de deux personnes) pour
l=ouverture des demandes de passeport dans la zone de réception du
courrier.
Mesures prises par la direction et échéanciers
3.4.6 PPCF séparera les directives portant sur la petite caisse de celles
portant sur les fonds d=appoint.
PPCF consultera les bureaux pour savoir ce qui les empêche de
respecter les procédures figurant dans la directive sur les fonds
d=appoint.
3.4.7 La Direction générale des opérations déterminera la faisabilité et
l=impact sur le personnel. L=impact sera considérable puisqu=il faudra
doubler le nombre d=employés présents à l=ouverture du courrier.
3.5 Contrôles des systèmes
3.5.1 Les contrôles et fonctionnalités automatiques d=IRIS servant à
l=enregistrement des paiements en espèces étaient généralement faibles, comme en
témoignent les faits suivants :
$ Les agents utilisent rarement la fonction * montant fourni +, préférant calculer
manuellement la * monnaie à rendre +. Les cas de surplus ou de déficit se
produisent généralement parce qu=on se trompe dans la monnaie rendue au
client, surtout lorsque ce dernier a obtenu plusieurs services;
$ Les contrôles pour traiter et enregistrer les paiements en espèces ne sont pas
suffisants par rapport aux contrôles des paiements par carte de débit ou de crédit,
car les agents ne sont pas tenus de conserver une copie du reçu du paiement
pour les besoins de rapprochement.
3.5.2 Les gestionnaires de bureau examinent régulièrement les profils IRIS, afin
de veiller à la validité des privilèges d=accès. Toutefois, les profils assignés ne cadrent
pas avec les responsabilités opérationnelles du personnel des bureaux de délivrance.
Selon les processus PPTC, on doit attribuer aux préposés à la production les mêmes
privilèges et profils d=utilisateur IRIS que ceux des agents des passeports, ce qui
augmente le risque d=actions non appropriées (p. ex., admissibilité au passeport).
*****
11Recommandations - Directeur des services financiers et DG, Opérations
3.5.3 Chercher à connaître les raisons pour lesquelles le personnel de la
Direction générale des opérations n=utilise pas les fonctionnalités
* montant fourni + et * monnaie à rendre + d=IRIS, dans le but
d=améliorer cette fonction ou d=offrir d=autres types de contrôles.
3.5.4 Exiger qu=un second reçu pour les paiements en espèces soit
imprimé à partir d=IRIS et joint au Rapport sur les fiches contrôle du
bureau.
3.5.5 Établir des profils d=utilisateur qui cadrent avec les responsabilités
opérationnelles du personnel des bureaux de délivrance et attribuent
des privilèges d=agent uniquement aux employés qui ont suivi le
cours de formation et possèdent des privilèges d=admissibilité.
3.5.6 *****
Mesures prises par la direction et échéanciers
3.5.3 La Direction générale des opérations enverra un avis aux
gestionnaires de bureau et aux caissiers pour leur rappeler d=utiliser
les fonctions * montant fourni + et * monnaie à rendre + d=IRIS, en vue
d=améliorer cette fonction ou de proposer d=autres types de contrôles.
3.5.4 PPCF ne voit pas l=utilité ou le contrôle supplémentaire découlant de
l=impression de reçus pour les paiements en espèces, qui sont joints
au Rapport sur les fiches de contrôle du bureau à la fin de chaque
journée. L=impression supplémentaire augmentera le temps de
traitement de chaque FEDS, et chaque reçu devra être sauvegardé et
remis au gestionnaire à la fin de la journée. Une meilleure solution
serait peut-être de fournir une copie du rapport des fiches de contrôle
des espèces de chaque examinateur. La Direction générale des
opérations et PPCF étudieront cette solution.
3.5.5 La Direction générale des opérations se chargera de cette tâche et
travaillera avec Développement des TI et avec la Sécurité pour mettre
en oeuvre cette recommandation.
3.5.6 La Direction générale des opérations travaillera avec Services des TI
et avec la Sécurité pour mettre en oeuvre cette recommandation.
124.0 CONTRÔLES DES DÉPÔTS ET DES RECETTES - DIRECTION DES SERVICES
FINANCIERS PPCF
4.1 Processus de rapprochement des dépôts bancaires
4.1.1 L=unité d=attestation de la qualité financière de PPCF fait le rapprochement
de l=information des dépôts bancaires4 enregistrés dans PASSAP grâce aux interfaces
IRIS/PASSAP et au système de gestion bancaire et de la trésorerie5 (SGBT)/PASSAP,
tous les mois. Le rapprochement des dépôts bancaires (processus de rapprochement)
est un contrôle financier clé, car il fournit à la haute direction PPTC l=assurance que
l=information sur les dépôts PASSAP (à savoir, les reçus), utilisée pour la présentation de
rapports internes et externes, est complète et exacte.
4.1.2 Dans l=ensemble, le contrôle de rapprochement a été fait avec efficacité
par l=unité d=attestation de la qualité financière PPCF durant l=exercice 2006-2007.
$ L=unité d=attestation de la qualité financière PPCF a préparé, en temps opportun,
4256 tableurs de rapprochement Excel, un par bureau de délivrance et par mois
de l=exercice. Ces tableurs ont montré des déficits et des excédents7 par jour et
par mode de paiement8 et ont indiqué des montants nets de déficit et d=excédent
par jour et par mois.
$ Les rajustements pour concilier l=information des dépôts PASSAP avec les
montants enregistrés dans le SGBT sont reportés dans le compte GL 30015 (PPT
comptant excédent/déficit). Le montant net total imputé au compte GL 30015
durant l=exercice 2006-2007 par l=agent de l=unité d=attestation de la qualité
financière équivaut à un déficit net de 9,2 k$9. Après avoir vérifié un échantillon
4
Les dépôts aux fins de rapprochement comprennent les paiements en espèces et par carte de
débit ou de crédit. PASSAP, au moyen d=une structure d=attribution de codes, enregistre séparément les
paiements en espèces ou par carte de débit ou de crédit par bureau, par mois et par date de règlement.
5
L=interface de SGBT enregistre, dans PASSAP, les dépôts effectués à la Banque du Canada par
les bureaux de délivrance.
6
35 bureaux de délivrance x 12 mois = 420 + 4 tableurs de rapprochement associés au Centre de
renouvellement entre les mois d=avril et de juillet 2007 + 1 tableur de rapprochement pour Mississauga
(216).
7
Les excédents et les déficits sont quantifiés par comparaison entre le montant inscrit dans
PASSAP au moyen de l=interface SGBT/PASSAP (à savoir, les dépôts selon la Banque du Canada) et le
montant inscrit dans PASSAP au moyen de l=interface IRIS/PASSAP (à savoir les dépôts selon Passeport
Canada).
8
Les modes de paiement sont en espèces ou par carte de débit et de crédit.
9
Ce chiffre représente un déficit net provenant du total des débits de 112,7 k$ (à savoir, le déficit)
et du total des crédits de 103,5 k$ (à savoir, l=excédent).
13d=écritures de rajustement, l=équipe de vérification a trouvé qu=elles étaient
correctement justifiées et reportées dans PASSAP.
4.1.3 La haute direction PPTC peut être rassurée par les faits suivants :
$ Le processus de rapprochement en place identifie et justifie les rajustements, le
cas échéant;
$ L=examen d=un échantillon de tableurs de rapprochement Excel a indiqué que les
chiffres contenus dans les feuilles de calcul concordent avec l=information de
dépôt enregistrée dans PASSAP et avec les données pertinentes saisies dans les
rapports sur les fiches de contrôle du bureau pertinents (à savoir, des chiffres
exacts ont été utilisés aux fins de rapprochement et d=écritures de rajustement);
$ Le montant net (9,2 k$) des écritures de rajustement indiquées dans PASSAP en
2006-2007 résultant du processus de rapprochement, n=était pas important par
rapport au montant des dépôts des bureaux de délivrance du Canada en
2006-2007 (environ 283 M$). Cela indique qu=en général, le montant des dépôts
inscrit dans PASSAP au moyen de l=interface IRIS/PASSAP concorde avec le
montant des dépôts dans PASSAP, affiché au moyen de l=interface
SGBT/PASSAP. Par conséquent, le processus de rapprochement garantit
l=intégrité de l=information des dépôts bancaires concernant les opérations
canadiennes enregistrées dans PASSAP (à savoir, écritures reportées dans les
comptes GL 62200 et GL 119XX).
4.1.4 Même si le processus de rapprochement a été efficace en 2006-2007, il est
possible d=y apporter quelques améliorations. L=examen des 425 tableurs de
rapprochement préparés en 2006-2007 fait par l=équipe de vérification a fait ressortir les
points suivants :
$ 194 (46 %) des 425 tableurs de rapprochement ont montré un excédent ou un
déficit net par mois dépassant le seuil de 87 $10. 47 (24,2 %) des tableurs ne
contenaient pas d=explication sur l=excédent ou le déficit net, alors que la pratique
d=attestation de la qualité financière PPCF l=exige;
$ 239 (56,2 %) des tableurs de rapprochement n=indiquaient pas si une écriture de
redressement avait été enregistrée dans PASSAP par suite du processus de
rapprochement;
$ 182 (98 %) des 186 tableurs de rapprochement indiquant qu=une écriture de
redressement11 avait été inscrite dans PASSAP ne précisaient pas, à l=exception
10
La Direction des services financiers PPCF a établi un seuil de 87 $ pour déterminer les cas où il
faudrait faire une analyse de l=excédent ou du déficit net du mois. Le seuil est passé à 261 $ pour les mois
de février et de mars 2007.
11
Une écriture de redressement est reportée dans PASSAP, au besoin, afin de redresser le
montant des dépôts utilisé aux fins de rapprochement. Par exemple, le transfert du dossier d=un requérant,
14des transferts, le numéro du document PASSAP pertinent utilisé pour effectuer
l=écriture. L=unité d=attestation de la qualité financière, toutefois, indiquait que cette
information avait été reportée régulièrement dans les dossiers des feuilles de
travail de rapprochement;
$ On a utilisé différentes pratiques pour documenter l=impact des écritures de
redressement sur les montants utilisés aux fins de rapprochement (à savoir, le
rajustement du montant associé à une attribution et à une date de règlement
données versus l=indication de l=impact net de toutes les écritures de
redressement montré en un seul montant sur la feuille de rapprochement);
$ Le degré de détail des explications de l=excédent ou du déficit net pour le mois,
lorsqu=il était supérieur au seuil de 87 $, variait;
$ La présentation ou la conception du tableur de rapprochement variait (à savoir
qu=on a utilisé différentes pratiques pour montrer les écritures de redressement
effectuées et les explications de l=excédent ou du déficit net pour le mois);
$ La * zone de texte + de l=écriture de compensation indiquée sur le tableur de
rapprochement et inscrite dans PASSAP ne montrait pas exactement la raison de
l=écriture (à savoir, qu=elle contient d=habitude une description telle que
* concordance + suivi du nom du bureau de délivrance, sans la mention qu=un
montant a été reporté dans le compte GL 30015 (excédent/déficit);
$ Des pratiques différentes ont été utilisées pour rapprocher les montants inscrits
dans le compte GL 62200 (rapprochement de trésorerie X - Trésor) : il y avait
parfois une écriture de compensation dans PASSAP pour les montants
enregistrés dans le compte GL 62200 associés à un jour, un groupe de jours ou
au mois entier;
$ Les résultats du processus de rapprochement ne sont pas officiellement revus ni
approuvés par le gestionnaire, Opérations financières, ni par la directrice adjointe,
Opérations et systèmes financiers (aucune approbation officielle n=est
documentée dans le tableur de rapprochement);
4.1.5 À l=heure actuelle, il n=y a pas de document qui décrit le processus de
rapprochement opérationnel. Cela explique, en partie, la variation dans la pratique
observée par l=équipe de vérification, signalée plus haut. De plus, l=absence de
accompagné du PPT-218, entraîne une écriture de redressement inscrite dans PASSAP afin de répartir le
transfert du paiement entre les deux bureaux pertinents. (Remarque - à compter du 13 mars 2007, une
nouvelle procédure de transfert élimine la nécessité d=enregistrer une écriture de redressement dans
PASSAP pour transférer les dépôts entre bureaux appropriés).
15documentation du processus opérationnel crée des risques du point de vue de
l=efficience opérationnelle et de la mémoire institutionnelle.
4.1.6 Dans l=ensemble, le processus de rapprochement appliqué par l=agent de
l=unité d=attestation de la qualité financière fait l=objet d=une certaine surveillance par le
gestionnaire, Opérations financières, et par la directrice adjointe, Opérations et systèmes
financiers. Ils exercent cette surveillance à l=occasion de l=examen périodique du tableur
Excel qui montre les bureaux de délivrance et les mois pour lesquels les procédures de
rapprochement ont été appliquées. Ils l=exercent aussi par la tenue de réunions officielles
et officieuses avec l=agent de l=unité d=attestation de la qualité financière afin de discuter
de l=état du processus de rapprochement et de toute autre question pertinente. Il
faudrait, toutefois, renforcer les pratiques de surveillance de la Direction des services
financiers PPCF en demandant à une personne qui s=acquitte des fonctions de
gestionnaire d=examiner officiellement et d=approuver les résultats du processus de
rapprochement mensuel, y compris l=analyse des raisons de l=excédent ou du déficit net
déclaré. On a aussi constaté que la Direction des services financiers n=effectue pas de
surveillance du rapprochement opérationnel et des activités de gestion financière, à
l=échelon local. L=équipe de vérification est d=avis que cette surveillance additionnelle est
justifiée pour les raisons suivantes :
$ Exécuter et documenter le processus de rapprochement est un contrôle financier
clé;
$ Le processus de rapprochement donne souvent lieu à des écritures de
redressement, de rajustement et de compensation enregistrées dans PASSAP;
$ Il n=y a actuellement aucun document décrivant le processus de rapprochement,
ce qui augmente le risque d=incohérences et d=erreurs.
4.1.7 En résumé, les opérations canadiennes de PPTC traitent une grande
quantité de paiements de clients (environ 283 M$ en 2006-2007) qui sont déposés dans
des institutions financières dans tout le pays. La concordance entre le montant des
dépôts déclarés par les institutions financières et le montant des dépôts enregistrés dans
PASSAP devient, donc, un contrôle financier clé. L=équipe de vérification a examiné les
pratiques de rapprochement suivies par la Direction de services financiers PPCF durant
2006-2007 et a trouvé qu=elles étaient appliquées avec efficacité. Par conséquent, les
résultats de la vérification attestent de l=intégrité de l=information sur les dépôts bancaires
concernant les opérations canadiennes enregistrées dans PASSAP (à savoir, les
écritures reportées dans les comptes GL 62200 et GL 119XX).
Même si le processus de rapprochement a été exercé efficacement en
2006-2007, il est possible d=y apporter des améliorations. Il faut définir les normes pour
documenter le processus de rapprochement et officialiser le document du processus
opérationnel. De plus, la Direction des services financiers PPCF devrait déployer de plus
grands efforts en matière de surveillance, étant donné l=importance du processus de
rapprochement du point de vue du contrôle financier.
16Recommandations - Directeur des services financiers
4.1.8 Préparer un document décrivant le processus de rapprochement des
dépôts bancaires. Il faudrait que la documentation sur le processus
traite au moins des aspects suivants :
$ Les objectifs du processus de rapprochement des dépôts bancaires;
$ Le rôle et les responsabilités des intervenants de la Direction des
services financiers PPCF et des bureaux de délivrance, y compris
l=examen et les exigences d=approbation;
$ La fréquence du processus de rapprochement;
$ Les tâches à exécuter et leur échéancier;
$ Les seuils à appliquer pour expliquer l=excédent ou le déficit net du
mois;
$ Les normes à appliquer pour documenter les résultats du processus
de rapprochement;
$ Le contenu, la structure et les pratiques d=archivage des dossiers des
feuilles de travail.
4.1.9 Diffuser le document du processus opérationnel, conformément au
point 4.1.8, auprès des intervenants appropriés de la Direction des
services financiers PPCF et des bureaux de délivrance et offrir la
formation connexe.
4.1.10 Augmenter les pratiques actuelles de surveillance de la gestion en
confiant au gestionnaire, Opérations financières, les tâches
suivantes :
$ Examiner et approuver les résultats du processus de rapprochement
mensuel des dépôts bancaires;
$ Passer en revue un rapport trimestriel qui fournit une analyse des
raisons de l=excédent ou du déficit net signalé durant le mois;
$ Mettre en oeuvre des mesures correctives s selon les résultats de
l=examen du rapport trimestriel, le cas échéant;
$ Effectuer des visites de surveillance périodiques dans les régions.
Mesures prises par la direction et échéanciers
4.1.8 La Direction des systèmes financiers PPCF révise la conception de
l=interface IRIS-PASSAP, ce qui changera considérablement les
procédures de gestion des recettes et de caisse. Une partie de ce
projet consisterait à documenter et à présenter les nouvelles
procédures de rapprochement bancaire à tout le personnel PPCF et à
offrir la formation requise. Il faudrait ajouter des procédures de
17surveillance au projet concernant les exigences de documentation,
notamment l=examen régulier et l=approbation des rapports sur le
rapprochement bancaire en plus de l=analyse et de l=explication des
excédents et déficits et des suivis.
4.1.9 Voir 4.1.8
4.1.10 Voir 4.1.8
4.2 Contrôles financiers des recettes
4.2.1 La Direction des services financiers PPCF suit un certain nombre de
procédures garantissant que les données sur les recettes enregistrées dans PASSAP
sont exactes et complètes. L=équipe de vérification a examiné les procédures concernant
les éléments suivants :
$ Rapprochement des ventes IRIS et de l=information sur les recettes dans PASSAP;
$ Rapprochement des postes non soldés du compte client;
$ Examen des cas de passeports délivrés sans paiement ou écriture de recettes
enregistré dans PASSAP.
4.3 Rapprochement des recettes IRIS/PASSAP
4.3.1 Les recettes, les comptes créditeurs et les comptes débiteurs (RCCCD)
rapprochent les données de vente d=IRIS avec les données des recettes de PASSAP
(rapprochement des recettes). Le rapprochement des recettes se fait dans le cadre des
procédures de fin d=exercice appliquées par la Direction des services financiers PPCF. Il
représente un contrôle financier clé. Il fournit à la haute direction de PPTC l=assurance
que les données sur les recettes enregistrées dans PASSAP, utilisées pour la
présentation des rapports financiers, sont complètes et exactes.
4.3.2 Le RCCCD de PPCF documente l=application des procédures de
rapprochement des recettes à l=aide d=une série de tableurs Excel. Par comparaison, ces
tableurs déterminent les écarts entre les données de vente enregistrées dans IRIS et les
données des recettes inscrites dans PASSAP, au niveau du bureau de délivrance. L=écart
net total entre les données des ventes dans IRIS et les données des recettes dans
PASSAP était de 270 k$ sur des recettes totales de 231 M$ pour l=exercice 2006-2007.
L=écart net total représentant moins de un pour cent des recettes totales déclarées, il est
négligeable. L=équipe de vérification a constaté que les montants figurant sur les tableurs
provenaient d=IRIS ou de PASSAP et a établi que les chiffres utilisés aux fins du
rapprochement des recettes étaient exacts.
4.3.3 Le rapprochement des données de ventes d=IRIS et des données des
recettes de PASSAP donne l=occasion de renforcer le contrôle, de la façon suivante :
18$ Le rapprochement des recettes est fait actuellement tous les ans, dans le cadre
des procédures de fin d=exercice de la Direction des services financiers PPCF. En
augmentant la fréquence des rapprochements, pour la faire passer d=une fois par
an à une fois par trimestre, la direction pourra détecter et examiner les écarts
importants (le cas échéant) et prendre des mesures correctives en temps
opportun. De plus, un rapprochement des recettes plus fréquent s=impose car ce
dernier constitue un contrôle financier clé;
$ L=information IRIS contenue dans les tableurs de rapprochement de 2006-2007
était corroborée par un rapport imprimé IRIS donnant la liste détaillée des droits
pour les services offerts, par bureau de délivrance. Ce n=était pas le cas pour
l=information12 sur les recettes PASSAP inscrite sur les tableurs de
rapprochement. En 2005-2006, le dossier de rapprochement des recettes RCCCD
de PPCF contenait une copie imprimée du rapport de * compte de résultats + qui
justifiait les données PASSAP utilisées aux fins du rapprochement;
$ Les documents utilisés et préparés dans le cadre du processus de rapprochement
des recettes 2006-2007 n=étaient pas regroupés dans un dossier de feuilles de
travail bien organisé;
$ Les seuils en dollars et en pourcentage n=ont pas été officiellement établis pour
guider l=analyse des écarts signalés par le processus de rapprochement des
recettes;
$ Il n=y a pas de preuve documentaire indiquant que les écarts associés au
rapprochement des recettes de 2005-2006 ont fait l=objet d=une analyse. Jusqu=à
présent, la Direction des services financiers PPCF n=a pas examiné les écarts
constatés dans les tableurs de rapprochement des recettes 2006-2007. *****
$ Les résultats du rapprochement des recettes 2006-2007 ont fait l=objet d=une
surveillance par la direction. À savoir que le gestionnaire, Opérations financières,
et la directrice adjointe, Opérations et systèmes financiers, ont tous deux revu les
tableurs de rapprochement des recettes et donné leurs commentaires à l=employé
qui les avait préparés. Cependant, les tableurs ne portent aucune indication
(signatures) de la surveillance exercée par la direction.
12
L=entrevue avec l=employé RCCCD de PPCF qui a préparé les tableurs de rapprochement des
recettes de 2006-2007 a révélé qu=il a accédé à PASSAP et a * copié/collé + les données sur les recettes
dans les tableurs. Cependant, il n=y avait pas de notes insérées à cet effet dans les tableurs, et la source
de l=information sur les recettes de PASSAP n=était donc pas clairement indiquée.
194.3.4 L=équipe de vérification attribue les observations mentionnées ci-dessus à
l=absence de document officiel qui préciserait des normes pour effectuer le processus de
rapprochement des recettes et en documenter l=application. L=absence de normes
augmente le risque d=incohérences et d=erreurs et réduit l=efficience opérationnelle. De
plus, le personnel risque d=être découragé s=il n=a pas de directives précises sur la façon
d=exécuter et de documenter le rapprochement des recettes.
4.3.5 En résumé, rapprocher les données de ventes d=IRIS et les données des
recettes de PASSAP constitue un contrôle financier clé. Ce contrôle a été intégré au
cadre de contrôle de la gestion des services financiers de PPCF et il a été clairement
établi qu=il est appliqué annuellement. Il est cependant possible de renforcer la
conception et l=application du contrôle. On doit élaborer des normes, qui s=appuieront sur
la documentation du processus opérationnel qu=il faudra préparer et diffuser, et on doit
accorder une attention accrue à l=analyse des écarts.
Recommandations - Directeur des services financiers
4.3.6 Préparer un document qui décrit le processus de rapprochement des
recettes IRIS/PASSAP. Il faudrait que la documentation du processus
opérationnel traite au moins des points suivants :
$ Les objectifs du processus de rapprochement des recettes;
$ Les rôles et les responsabilités du personnel de PPCF, y compris les
exigences d=examen et d=approbation;
$ La fréquence du processus de rapprochement;
$ Les tâches à exécuter et leur échéancier;
$ Les rapports à produire pour justifier les données dans IRIS/PASSAP
utilisées aux fins de rapprochement;
$ Les seuils à appliquer aux fins de l=analyse des écarts;
$ Les normes à appliquer pour documenter les résultats du processus
de rapprochement;
$ Le contenu, la structure et les pratiques d=archivage des dossiers des
feuilles de travail.
4.3.7 Diffuser le document sur le processus opérationnel, conformément au
point 4.3.6, auprès des personnes concernées de la Direction des
services financiers PPCF et leur fournir la formation appropriée.
4.3.8 Faire le rapprochement IRIS/PASSAP tous les trimestres.
(Remarque - la fréquence trimestrielle devrait être intégrée dans la documentation du
processus opérationnel, conformément à la recommandation 4.3.6.)
4.3.9 Établir un seuil dans le but d=analyser les écarts choisis, relevés dans
les tableurs de rapprochement des recettes 2006-2007. Les résultats
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