2020 Budget Proposal Proposition de budget 2020 - Lycée Français Denis Diderot 14 December 2019 - Lycée ...

 
2020 Budget Proposal
Proposition de budget 2020
Lycée Français Denis Diderot
14 December 2019

       Lycée Français Denis Diderot
       Comité de Gestion | School Board
       Association des Parents d’Élèves | The Parents Asssociation 2019-2020
Key Objectives of the                                                    Plan de la
       General Assembly                                                         présentation du budget

       1. Present, discuss and vote                                             1. Présenter, discuter et voter le
          the 2020 Budget (January to                                              budget 2020 (janvier à décembre)
          December)
                                                                                2. Présenter les plans d’action pour
       2. Present the action plans for                                             le contrôle de gestion préparé par
          management control prepared                                              les controlleuses de gestion
          by the controllers
          (management auditors)                                                 3. Présenter les préparations pour la
                                                                                   mise en conformité
       3. Provide an update on
          compliance preparation                                                4. Présenter le travail des différentes
                                                                                   commissions
       4. Update on work conducted in
          various commissions

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Outline of the                                                           Plan de la
       Budget Presentation                                                      présentation du budget

       1. Our Mission                                                           1. Notre Mission
       2. School Project                                                        2. Projet de l’établissement
       3. Budget facts for 2020                                                 3. Budget 2020 - les faits
       4. Vision supporting the budget                                          4. Vision en support du budget
       5. Budget decisions                                                      5. Décisions budgétaires
       6. Budget presentation                                                   6. Présentation du budget
       7. Budget results                                                        7. Résultats du budget
       8. Vote                                                                  8. Vote

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Our Mission                                                              Notre Mission

       Define and defend our                                                    Définir et défendre des
       common values                                                            valeurs communes

       Fight together for our school                                            Nous battre pour notre école
       and our children’s education                                             et nos enfants

       Build tomorrow’s school                                                  Construire, ensemble,
       together                                                                 l’école de demain

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Project for                                                              Projet d’établissement
       the school’s future                                                      pour l’avenir de l’école

       • Educational project for the upcoming                                   • Projet pédagogique pour l’année
         2020-2021 school year                                                    scolaire 2020-2021

       • Projects for Arts, Sports, Culture                                     • Projets artistiques, sportifs, culturels
         and Citizenship                                                          et citoyens

       • Discussion of the reforms                                              • Discussion des réformes

       • Long term projects and steps to                                        • Projet long terme de l’école et
         be taken in the upcoming year                                            mesures à prendre dans l’année
                                                                                  2020

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget Facts for 2020                                                    Budget 2020 - les faits
       Support to staff                                                         Soutien au personnel

       • Compliance for 44 local contracts                                      • Conformité de 44 membres du
         (teachers & administration) not                                          personnel en contrats locaux
         paying taxes in Kenya will start in                                      (enseignants et administration) ne
         Jan. 2020                                                                payant pas d’impôts au Kenya
                                                                                  commencera en janvier 2020
       • School will pay for their taxes from
         Jan - Aug. 2020 = KES 42M taken                                        • L’école paiera leurs impôts de janv-
         from the school cash reserve (previous                                   août 2020 = 42 M KES pris des
         years school fees)                                                       réserves de trésorerie (frais de
                                                                                  scolarité des années précédentes)
       • Payment of taxes on benefits for
         local contracts (transport allowance,                                  • Paiement des impôts sur les bénéfices
         scholarship for children, etc.)                                          pour les contrats locaux (allocations
                                                                                  transports, bourses scolaires, etc)

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget Facts for 2020                                                    Budget 2020 - les faits
       Compliance                                                               Mise en conformité

       • The school will be fully compliant                                     • L’école commencera sa mise en
         with Kenyan laws starting Jan. 2020                                      conformité avec les lois kenyanes dès
                                                                                  janv 2020
       • Payment of arrears and penalties to
         local tax authorities estimated at least                               • Paiement des arriérés et pénalités
         KES 60M                                                                  aux autorités fiscales kenyanes,
                                                                                  estimation à minimum 60 M KES
       • With payment of KES 42M for
         the local contracts + KES 60M to                                       • Avec le paiement des 42 M KES
         KRA = School cash reserve will be                                        pour les contrats locaux + 60 M KES
         completely exhausted                                                     a KRA = la réserve de l’école sera
                                                                                  complètement épuisée

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget Facts for 2020                                                    Budget 2020 - les faits
       AEFE support = 2.8M Euros                                                Support de l’AEFE = 2,8 M Euros

       2.5 Million Euros                                                        2,5 Millions d’Euros
       (30% school budget)                                                      (30% du budget de l’école)
       • Salaries of expats and residents                                       • Salaires des expatriés
         (= 50% of teachers + principal,                                          et résidents (= 50% des enseignants
         primary director)                                                        + proviseur, directeur primaire)

       EUR 300,000 in ad hoc subsidies                                          300 000 EUR de subventions ad hoc
       (security infrastructure)                                                (infrastructures sécurité)

       Not included in the                                                      Pas inclus dans le
       school budget                                                            budget de l’école

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Vision                                                                   Vision
       supporting the budget                                                    en support du budget

       Address the short term issues                                            Adresser les problèmes du court terme
       • Ensuring compliance while keeping                                      • Assurer la conformité tout en gardant
         teachers and students                                                    enseignants et élèves

       • Strengthening administrative                                           • Renforcer la gestion administrative de
         management                                                               l’école

       While keeping in mind the long term                                      While keeping in mind the long term
       needs                                                                    needs
       • Continue developing attractiveness                                     • Développer l’attractivité

       • Develop and improve services                                           • Développer et améliorer la qualité
         offering quality                                                         des services

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget Decisions                                                         Décisions budgétaires

       • Increase the HR budget                                                 • Augmenter le budget RH de
         by 5% (inflation) in 2020                                                5% (inflation) pour 2020

       • Increase all salaries                                                  • Augmenter tous
         by 5% beginning                                                          les salaires de 5%
         September 1 2020*                                                        à partir du 1 Septembre
                                                                                  2020*
       • Increase school fees
         by 5% for the 2020-21                                                  • Augmenter de 5%
         school year                                                              les frais de scolarité
                                                                                  pour l’année 2020-2021

       *based on 2019 salary levels                                             *basée sur les niveaux de salaires de 2019

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget Decisions                                                         Décisions budgétaires

       Recruitment of new positions to improve                                  Recrutement des nouveaux postes pour
       management:                                                              améliorer la gestion :
       • HR Consultant (to bring equity & cost-                                 • Consultant RH (pour amener de
         effectiveness in HR structure & costs)                                   l’équité et efficacité à la structure RH)

         Other unbudgeted priorities:                                             Autres priorités non-budgetées :
       • Head of Maintenance (to support                                        • Agent Chef (pour un meilleur
         school infrastructure development                                        développement et maintien de
         and maintenance)                                                         l’infrastructure de l’école)
       • Communications Officer (to support                                     • Communications Officer (pour
         internal and external communication                                      une meilleur communication et
         and fundraising)                                                         développement des fonds)

       Significant cost reductions through                                      Réductions de coûts importantes à
       savings and cost efficiency measures                                     travers des économies et mesures
                                                                                d’efficience

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget 2020 significant savings
       											économies importantes

      INCOME         (KES MILLIONS)                  2019        2020            EXPENSES                                       2019        2020
      School Fees                                      602.1      622.4          Educational expenses                               20.9      33.4
      Subsidies                                          29.2      28.5          Servicing and maintenance                          21.8      18.4
      Other Income                                       15.0        9.0         General Expenses                                   46.3      43.4
      Exceptional Income                                 10.3        6.4         Staff Expenses                                   422.7      421.9
                                                                                 Other expenses                                   102.4       98.4
                                                                                 Depreciation expenses and provisions               33.4      33.4
                                                                                 Attractiveness development fund                     0.0      17.4

      Special Services                                 105.6       96.2          Special Services                                 105.6       96.2

      Total                                            762.1      762.4          Total                                            761.8      762.4

      One-off fund from cash reserves                               42.0         One-off expense from cash reserves                               42.0

      TOTAL INCOME                                    762.1     804.4            TOTAL EXPENSES                                  761.8     804.4

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget 2020 Income Recettes

INCOME            (KES MILLIONS)                         2019            2020            ΔKES                 Δ%
School fees                                                 602.1        622.4               20.3           3.4%              Assumptions Hypothèses

Subsidies                                                     29.2         28.5               (0.7)        -2.3%              Max average school fee
                                                                                                                              increase: 5%
Other Income                                                  15.0         43.4               (6.0)      -40.0%               5% hausse max des frais
                                                                                                                              en moyenne
Exceptional Income                                            10.3           6.4              (3.9)      -38.3%
                                                                                                                              Same number of students
Special Services                                            105.6          96.2               (9.4)        -8.9%              Même nombre d’élèves
                                                                                                                              108 maternelle
Total                                                      762.1         762.4                 0.3        -0.1%               285 primaire
                                                                                                                              171 collège
One-off Fund from cash reserves                                            42.0              42.0       100.0%                96 lycée
                                                                                                                              = 660 in total au totale
TOTAL EXPENSES                                            762.1 804.4                      42.3           5.5%

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget 2020 Income Recettes

                                                                                                                                 AEFE scholarship
                                                                                                                                 Bourses AEFE
INCOME            (KES MILLIONS)                         2019            2020            ΔKES                 Δ%
School fees                                                 602.1        622.4               20.3           3.4%
Subsidies                                                     29.2         28.5               (0.7)        -2.3%
Other Income                                                  15.0         43.4               (6.0)      -40.0%                  Less cash reserve
                                                                                                                                 = less interests
Exceptional Income                                            10.3           6.4              (3.9)      -38.3%                  Moins de réserve
                                                                                                                                 = moins d’intérêts
Special Services                                            105.6          96.2               (9.4)        -8.9%

Total                                                      762.1         762.4                 0.3        -0.1%

One-off Fund from cash reserves                                            42.0              42.0       100.0%
                                                                                                                             AEFE ad hoc subsidies
TOTAL EXPENSES                                            762.1 804.4                      42.3           5.5%               Subventions Divers AEFE

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget 2020 Income Recettes

                                                                                                                             Special services include
INCOME            (KES MILLIONS)                         2019            2020            ΔKES                 Δ%             transport, canteen,
                                                                                                                             Cambridge
School fees                                                 602.1        622.4               20.3           3.4%             Les services spéciaux
                                                                                                                             comprennent le transport,
Subsidies                                                     29.2         28.5               (0.7)        -2.3%             la cantine, Cambridge

Other Income                                                  15.0         43.4               (6.0)      -40.0%
Exceptional Income                                            10.3           6.4              (3.9)      -38.3%

Special Services                                            105.6          96.2               (9.4)        -8.9%             Payment of personal taxes
                                                                                                                             for foreign local contracts
                                                                                                                             from cash reserve
Total                                                      762.1         762.4                 0.3        -0.1%              (Jan - Aug 2020)
                                                                                                                             Paiement des impôts sur
One-off Fund from cash reserves                                            42.0              42.0       100.0%               le revenu des personnels
                                                                                                                             étrangers en contrats locaux
TOTAL EXPENSES                                            762.1 804.4                      42.3           5.5%               pris sur la réserve de
                                                                                                                             trésorerie (janv - août 2020)

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget 2020 Expenses Dépenses
                                                                                                                             Increase investments in
                                                                                                                             education to integrate
EXPENSES              (KES MILLIONS)                     2019            2020            ΔKES                 Δ%             reforms and needs
                                                                                                                             Plus d’investissement
Educational expenses                                          20.9         33.4                3.4        11.5%              en pédagogie pour
                                                                                                                             intégrer réformes et
Servicing and maintenance                                     21.6         18.4               (3.2)      -15.0%              besoins
General Expenses                                              46.3         43.4               (2.9)        -6.3%
Staff Expenses                                              422.7        421.9                (0.8)        -0.2%
Other expenses                                              102.4          98.4               (3.9)        -3.9%
Depreciation expenses and provisions                          33.4         33.4                0.0          0.0%            Savings from improved
                                                                                                                            management
Attractiveness development fund                                 0.0        17.4              17.4          100%             Économies d’une meilleure
                                                                                                                            gestion
Special Services                                            105.6          96.2               (9.4)        -8.9%

Total                                                      761.8         762.4                (0.6)       -0.1%

One-off expense from cash reserves                                         42.0              42.0       100.0%

TOTAL EXPENSES                                            761.8         804.4               42.0           5.6%

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget 2020 Expenses Dépenses

EXPENSES              (KES MILLIONS)                     2019            2020            ΔKES                 Δ%
                                                                                                                             Reduction of costs in fees
Educational expenses                                          20.9         33.4                3.4        11.5%              of service providers
                                                                                                                             Réduction des coûts
Servicing and maintenance                                     21.6         18.4               (3.2)      -15.0%              des honoraires
General Expenses                                              46.3         43.4               (2.9)        -6.3%
Staff Expenses                                              422.7        421.9                (0.8)        -0.2%
Other expenses                                              102.4          98.4               (3.9)        -3.9%             Same costs = new
                                                                                                                             positions created, some
Depreciation expenses and provisions                          33.4         33.4                0.0          0.0%
                                                                                                                             positions cancelled
Attractiveness development fund                                 0.0        17.4              17.4          100%              Même coûts = nouveaux
                                                                                                                             postes, postes annulés
Special Services                                            105.6          96.2               (9.4)        -8.9%

Total                                                      761.8         762.4                (0.6)       -0.1%

One-off expense from cash reserves                                         42.0              42.0       100.0%

TOTAL EXPENSES                                            761.8         804.4               42.0           5.6%

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Budget 2020 Expenses Dépenses

EXPENSES              (KES MILLIONS)                     2019            2020            ΔKES                 Δ%
Educational expenses                                          20.9         33.4                3.4        11.5%
                                                                                                                             Negotiate reduced costs
Servicing and maintenance                                     21.6         18.4               (3.2)      -15.0%              for canteen and transport.
                                                                                                                             Savings on other services
General Expenses                                              46.3         43.4               (2.9)        -6.3%             such as Cambridge
                                                                                                                             Négocier des coûts
Staff Expenses                                              422.7        421.9                (0.8)        -0.2%             réduits pour la cantine et
                                                                                                                             transport. Économies sur
Other expenses                                              102.4          98.4               (3.9)        -3.9%
                                                                                                                             d’autres services comme
Depreciation expenses and provisions                          33.4         33.4                0.0          0.0%             Cambridge

Attractiveness development fund                                 0.0        17.4              17.4          100%

Special Services                                            105.6          96.2               (9.4)        -8.9%              Tax payment for 44
                                                                                                                              local contracts from cash
Total                                                      761.8         762.4                (0.6)       -0.1%               reserve (Jan - Aug 2020)
                                                                                                                              Paiement impôts pour
One-off expense from cash reserves                                         42.0              42.0       100.0%                44 contrats locaux de la
                                                                                                                              réserve (jan-août 2020)
TOTAL EXPENSES                                            761.8         804.4               42.0           5.6%

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget 2020 Expenses Dépenses

EXPENSES              (KES MILLIONS)                     2019            2020            ΔKES                 Δ%
                                                                                                                            Attractiveness Investment
Educational expenses                                          20.9         33.4                3.4        11.5%             Fund to become more
                                                                                                                            attractive as a School
Servicing and maintenance                                     21.6         18.4               (3.2)      -15.0%             and employer
General Expenses                                              46.3         43.4               (2.9)        -6.3%            Fond d’investissement sur
                                                                                                                            l’attractivité de l’école
Staff Expenses                                              422.7        421.9                (0.8)        -0.2%            et comme employeur

Other expenses                                              102.4          98.4               (3.9)        -3.9%            Fundraising Commission
                                                                                                                            created to support this effort
Depreciation expenses and provisions                          33.4         33.4                0.0          0.0%            Une Commission
                                                                                                                            Développement des fonds
Attractiveness development fund                                 0.0        17.4              17.4          100%
                                                                                                                            sera créée pour soutenir
                                                                                                                            cet effort
Special Services                                            105.6          96.2               (9.4)        -8.9%

Total                                                      761.8         762.4                (0.6)       -0.1%

One-off expense from cash reserves                                         42.0              42.0       100.0%

TOTAL EXPENSES                                            761.8         804.4               42.0           5.6%

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget 2020 significant savings
       											économies importantes

      INCOME         (KES MILLIONS)                  2019        2020            EXPENSES                                       2019        2020
      School Fees                                      602.1      622.4          Educational expenses                               20.9      33.4
      Subsidies                                          29.2      28.5          Servicing and maintenance                          21.8      18.4
      Other Income                                       15.0        9.0         General Expenses                                   46.3      43.4
      Exceptional Income                                 10.3        6.4         Staff Expenses                                   422.7      421.9
                                                                                 Other expenses                                   102.4       98.4
                                                                                 Depreciation expenses and provisions               33.4      33.4
                                                                                 Attractiveness development fund                     0.0      17.4

      Special Services                                 105.6       96.2          Special Services                                 105.6       96.2

      Total                                            762.1      762.4          Total                                            761.8      762.4

      One-off fund from cash reserves                               42.0         One-off expense from cash reserves                               42.0

      TOTAL INCOME                                    762.1     804.4            TOTAL EXPENSES                                  761.8     804.4

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget 2020 Results Résultats

                          Increased                                                                 Efficience
                            budget                                                                 budgétaire
                          efficiency                                                          accrue
                               +                                                                 +
                        Cost reductions                                                 Réduction des coûts
                               =                                                                 =
                       Balanced Budget                                                   Budget équilibré

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Budget 2020                                                              Budget 2020
       LFDD Attractiveness                                                      Fond de développement
       Development Fund                                                         de l’attractivité du LFDD

       KES 17.4M will be used to support                                        17,4 M KES sera injecté dans les
       human resources and limit impact of                                      ressources humaines pour limiter
       taxes on local contracts teachers:                                       l’impacte des impôts sur les contrats
                                                                                locaux :
       • Improve personnel salaries and
         benefits based on performance,                                         • Amélioration des salaires et
         experience and diplomas                                                  bénéfices du personnel basée sur
                                                                                  performance, expérience et diplômes
       • Support to raise teachers’ monthly
         net income above 2,000 euros net                                       • Appui pour élever les salaires des
                                                                                  enseignant au dessus de 2.000 euros
       • Investments in human resources                                           net
         where needed
                                                                                • Investissements en ressources
                                                                                  humaines où nécessaire

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Other key actions                                                        Autres actions clés
       beginning January 2020                                                   à partir de janvier 2020

       • Comprehensive review `                                                 • Mise à plat exhaustive
         of the HR structure                                                      de la structure RH

       • Fundraising for long term                                              • Levée des fonds pour le
         development of the school                                                développement long terme
                                                                                  de l’école
       • Ensuring full compliance
                                                                                • Assurer une pleine conformité

Lycée Français Denis Diderot School Board of the Parents Asssociation 2019-2020 || Comité de Gestion de l’Association Parent d’Élèves 2019-2020
Requests                                                                 Demandes
       from some teachers                                                       de certains enseignants
       Proposal to limit the reduction of net                                   Proposition de limiter la perte de
       revenue due to payment of taxes to                                       revenue net dûe aux impôts de 10%
       10% at most (i.e. an increase all 44                                     max. (i.e. une augmentation des
       local contracts salaries by 25%).                                        salaires des 44 contrats locaux par
                                                                                25%).
       This creates more inequities and
       would cost 30M Kes = 10% increase                                        Cela augmente les iniquités et coûtera
       school fees).                                                            30M Kes (= 10% augmentation des
                                                                                frais de scolarité).

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Requests                                                                 Demandes
       from some teachers                                                       de certains enseignants
       Counter-Proposal:                                                        Contre-Proposition :
       Use the Attractiveness Development                                       Utiliser le Fond de développement
       Fund (KES 17.4 M) to the HR structure                                    de l’attractivité (17,4 M KES) dans
       to support salaries and needs on a                                       la structure RH pour augmenter les
       case-by-case basis to ensure fairness,                                   salaires et besoin au cas par cas pour
       equity and efficiency.                                                   assurer de l’équité et de l’efficacité.

       This improves equity, reduces the risk                                   Cela améliore l’équité, réduit le risque
       of losing teachers and students to the                                   de perte des enseignants et élèves au
       minimum, and does not impose on                                          minimum, et n’impose pas le coût de
       parents to pay for compliance.                                           conformité sur les parents.

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Vote                                                                     Vote
       • The School Board will ask parents                                      • Le comité de gestion demandera au
         to vote this budget: 5% increase                                         parents de voter ce budget :
         school fees and salaries &                                               augmentation de 5% de
         savings during the 14 December                                           frais scolaires et salaires, et
         General assembly as the only                                             économies lors de l’Assemblée
         reasonable scenario to ensure                                            Générale du 14 décembre comme
         survival of the school.                                                  seul scénario raisonnable pour
                                                                                  assurer la survie de l’école.

       • We will then ask you to work with us                                   • Nous allons ensuite vous demander
         to continue improving the school in                                      de travailler avec nous pour
         2020 and beyond.                                                         continuer à améliorer l’école en
                                                                                  2020 et au-delà.

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