2020 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE - JURIDIQUE COMMERCIAL COMPTABILITÉ FISCALITÉ INFORMATIQUE - Eurex
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LE GUIDE DU CHEF D’ENTREPRISE 2020 JURIDIQUE COMMERCIAL COMPTABILITÉ FISCALITÉ INFORMATIQUE
NOTRE ACCOMPAGNEMENT
En devenant chef d’entreprise, le créateur obtient un
nouveau statut, mais aussi de nombreuses obligations
et responsabilités d'ordre :
Juridique
Commercial
Comptable
Fiscal
Informatique
Pour qu’il soit plus facile de s’y retrouver, nous mettons à votre
disposition ce guide traitant des principales préoccupations du
chef d’entreprise.
La rédaction se veut volontairement abordable afin de rester
succincte et informative.
LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2020
JURIDIQUE
Fiche 1 La responsabilité du dirigeant 4
Fiche 2 Les baux commerciaux 6
Fiche 3 Le travail dissimulé 8
Fiche 4 Les formalités consécutives à la clôture de l’exercice 10
Fiche 5 Les règles de publication des comptes sociaux annuels 12
Fiche 6 Les délais de conservation des documents pour les entreprises 14
Fiche 7 Les délais de prescription 16
Fiche 8 La protection des données (RGPD) 18
Fiche 9 Le devis 20
COMMERCIAL
Fiche 10 Les mentions obligatoires sur les factures 22
Fiche 11 La facturation électronique 25
Fiche 12 Le commerce électronique 27
Fiche 13 Les modes de règlement 29
Fiche 14 Les délais de paiement 31
COMPTABILITÉ
Fiche 15 L’organisation générale de la comptabilité 33
Fiche 16 Les achats / Fournisseurs 39
Fiche 17 Les ventes / Clients 41
Fiche 18 Les stocks 43
Fiche 19 La trésorerie 44
Fiche 20 La fiscalité 46
Fiche 21 La gestion du personnel 47
Fiche 22 L’imposition des résultats des entreprises 48
FISCALITÉ
Fiche 23 L’impôt sur les sociétés 50
Fiche 24 L’imposition des dividendes 52
Fiche 25 Les régimes de Taxe sur la Valeur Ajoutée 54
Fiche 26 Les échanges intracommunautaires 56
Fiche 27 Bien tenir sa caisse 57
Fiche 28 Les obligations en matière de logiciels de caisse
ou de caisses enregistreuses 59
Fiche 29 Le fichier des écritures Comptables 61
INFORMATIQUE
Fiche 30 Le matériel et les logiciels 63
Fiche 31 La sauvegarde 64
GLOSSAIRE 65
À jour au 1er juin 2020
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LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2020
Juridique
FICHE 1 La responsabilité du dirigeant
CE QU’IL FAUT SAVOIR :
En devenant chef d’entreprise, le créateur change de
statut, il prend la direction de son activité professionnelle,
et s’engage personnellement au bon accomplissement
de ses travaux (ou de ceux effectués par ses salariés). Il
pourra voir sa responsabilité engagée en cas de faute.
LA RESPONSABILITÉ PÉNALE • Les infractions environne- LA RESPONSABILITÉ CIVILE
DU DIRIGEANT mentales, DU DIRIGEANT
La responsabilité pénale du • La tromperie sur la qualité du La responsabilité du dirigeant
dirigeant d’entreprise peut produit vendu. sera engagée s’il est démontré
être engagée dès qu’un texte qu’il a commis une faute,
L’action pénale est toujours
pénal est enfreint, y compris source pour l’entreprise ou
engagée par le ministère
s'il n'a pas personnellement pour les tiers, d’un préjudice
public, qui représente les
participé à l'infraction et réparable. Si plusieurs
intérêts de la société et est
même si aucun préjudice n’est dirigeants ont participé à
incarné par un magistrat
constaté. l’infraction, c’est solidairement
représentant l’État.
que leurs responsabilités
La responsabilité pénale du
individuelles seront engagées.
dirigeant d’entreprise peut
Le tribunal déterminera la part
être mise en cause pour
SANCTION contributive de chacun dans la
plusieurs types d’infractions,
réparation du dommage.
comme par exemple : Parallèlement à l’action pénale, les
victimes (personnes physiques, L’action en responsabilité
• La fraude fiscale,
personnes morales, associations…) civile peut être engagée :
• Le faux et usage de faux en de l’infraction peuvent se constituer
• Par un associé ou un tiers
écriture, parties civiles, c’est-à-dire demander
ayant subi personnellement
la réparation du dommage subi auprès
• Le détournement de fonds, un dommage (action
du juge.
individuelle),
• La négligence des règles de
sécurité, • Par une des personnes qua-
lifiées suivante lorsqu’il s’agit
• Les infractions douanières,
de réparer un préjudice subi
par la société (action de
groupe) :
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LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2020
- un associé agissant • Le fait pour un dirigeant de Le cas échéant, le Comité
individuellement, commettre une « faute de Social et Économique (CSE)
gestion » dont la définition de l’entreprise doit être informé
- des associés, représentant
n’est donnée que par la des poursuites pénales
au moins 10 % du capital,
jurisprudence et qui s’étend engagées contre la société.
- des créanciers, dans le de la simple imprudence
Les sanctions sont adaptées à
cadre d’une procédure jusqu’à des manœuvres
la nature juridique de l’entité :
collective. frauduleuses.
• La dissolution de l’entité,
À l’égard des tiers, la respon-
sabilité civile du dirigeant, • L’interdiction de faire appel
pour faute, ne peut être SANCTION public à l'épargne,
engagée que si sa faute est
Les dirigeants de fait encourent les • D'exercer certaines activités,
séparable de ses fonctions et
mêmes sanctions et responsabilités que
qu’elle peut lui être imputée • Le plafond maximum des
les dirigeants de droit.
personnellement. Et par amendes est 5 fois supérieur
exemple : à celui applicable aux
personnes physiques.
• Le fait pour le dirigeant de
confier à un salarié un véhi- LA RESPONSABILITÉ PÉNALE Chaque entité est dotée d'un
cule dépourvu d’assurance ; DE LA PERSONNE MORALE casier judiciaire qui récapitule
si le salarié avait un accident l'ensemble de ses condamna-
Une personne morale (société
et qu’il blesse quelqu’un, le tions. Il peut être obtenu par
civile ou commerciale, asso-
dirigeant pourrait voir sa certains organismes comme
ciation, GIE, collectivité territo-
responsabilité civile l'Autorité des marchés finan-
riale…) peut être condamnée
personnelle engagée, ciers (AMF) ou l'administration
pénalement lorsqu’une
et les collectivités locales.
• Le fait pour un dirigeant infraction a été commise pour
d’une entreprise du bâtiment son compte par l’un de ses
de ne pas souscrire une organes de direction ou par
assurance décennale, toute personne, au titre d’une SANCTION
délégation de pouvoir. Sa
• Le fait pour un dirigeant La responsabilité des personnes morales
responsabilité peut être
d’une entité de dépasser les n'exclut pas pour autant celle du chef
engagée même si le texte
pouvoirs qui lui sont attribués d'entreprise qui peut être prononcée pour
prévoyant l’infraction ne
par les statuts ou une assem- une même infraction.
l’envisage pas.
blée générale en souscrivant
un emprunt dont le montant
est plus élevé que celui
autorisé,
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Juridique
FICHE 2 Les baux commerciaux
CE QU’IL FAUT SAVOIR :
Les baux sont les contrats par lesquels un propriétaire
loue un immeuble à un locataire. Ils présentent des
avantages considérables pour le locataire, notamment
grâce à la règle du plafonnement du loyer et le droit au
renouvellement du bail. Il n’est pas possible de convenir
de l’application de ce statut en dehors du champ
d’application légal, ni de l’écarter (sauf convention
d’occupation précaire et bail de courte durée).
CHAMP D’APPLICATION DURÉE Le locataire peut également
résilier le bail à tout moment
• Entreprises qui exercent une Minimum 9 ans. Il peut être
en cas de retraite ou
activité industrielle, commer- plus long mais ne peut avoir
d’invalidité.
ciale, artisanale ou libérale, une durée indéterminée.
Le bailleur a la même faculté
• L’immeuble doit servir à
s’il désire construire, recons-
l’exploitation d’un fonds de ATTENTION
truire l’immeuble existant,
commerce ou artisanal ou
Si la durée n’est pas de 9 ans, le surélever ou exécuter
à l’exercice d’une activité
le loyer n’est pas plafonné. des travaux de restauration
libérale.
immobilière.
ATTENTION
ATTENTION
RÉSILIATION
La conclusion d’un bail
Si le bail se poursuit au-delà
commercial n’est possible Le locataire peut, sauf clause
de 12 ans, le loyer n’est plus
que si l’immeuble est affecté contraire du bail, le résilier à
plafonné mais fixé d’après la
administrativement à l’expiration d’une période de
valeur locative du local.
l’exercice d’une activité 3 ans (d’où l’expression
professionnelle. « bail 3-6-9 »).
NB : avertir le bailleur au
moins 6 mois à l’avance par DROIT AU RENOUVELLEMENT
acte d’huissier. Il n’a droit à
FORME DU BAIL Pour qu’il y ait renouvelle-
aucune indemnité.
ment il faut que :
Aucune forme particulière
Si le bail s’est poursuivi après
pour la validité du contrat de • L’ancien bail ait pris fin,
sa date d’expiration (tacite
bail.
prolongation), il prend fin, en • Le locataire soit immatriculé
cas de congé donné avec un au RCS ou au RM.
ATTENTION
préavis de 6 mois, à la fin du
Le bail verbal est totalement trimestre civil.
déconseillé, il pose des
problèmes de preuve
(existence et contenu).
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LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2020
INDEMNITÉ D’ÉVICTION NB : les variations de l’ILC et LA RÉVISION LORS DU
de l’ILAT sont moins impor- RENOUVELLEMENT
En fin de bail, si le propriétaire
tantes que celles de l’ICC.
ne souhaite pas le renouveler, À l’occasion du renouvellement
il doit verser au locataire du bail, le loyer peut être
une indemnité d’éviction. déplafonné si 2 conditions
Son montant est fonction SANCTION sont remplies :
des conséquences pour le
Conséquences du coronavirus • Motif de déplafonnement
locataire (perte de la clientèle
tel qu’une modification des
ou non). En général, elle Si l'entreprise locataire peut bénéficier
caractéristiques du local,
correspond à la valeur vénale du fond de solidarité, elle peut reporter
de l’activité autorisée dans
du fonds de commerce, ou intégralement ou échelonner le paiement
le bail, des obligations des
à la valeur du droit au bail du loyer de ses locaux professionnels et
parties au contrat...,
si elle est supérieure. Le commerciaux.
locataire doit quitter le local • Cette modification a une
Si le bailleur a renoncé ou abandonné les
dans un d’un délai de 3 mois incidence directe sur
loyers entre le 15 avril et le 31 décembre
à compter du versement de l’activité exercée et entraîne
2020, les revenus fonciers concernés ne
l’indemnité. une variation de plus de 10 %
seront pas imposables.
de la valeur locative.
NB : tant que l’indemnité
ne lui a pas été versée, le En vertu de la loi du 18 juin
locataire ne peut pas être 2014, l’augmentation du loyer
contraint de quitter les lieux. LA RÉVISION du bail renouvelé est limitée,
CONTRACTUELLE pour une année, à 10 % du
montant du loyer payé
Le bail peut prévoir une clause
l’année précédente : un
d’indexation des loyers, tout
LOYER lissage s’applique tous les ans
en respectant la règle du
jusqu’à ce que la totalité de
Il est libre et déterminé lors de plafonnement. La révision est
l’augmentation soit intégrée
la conclusion du bail. Il peut calculée par rapport à l’indice
dans le loyer. Cette règle
faire l’objet d’une révision : connu à la date de la signa-
s’applique aux contrats
ture (figurant dans le bail) et
• Légale ou contractuelle, conclus ou renouvelés à
l’indice connu au moment de
compter du 1er septembre
• Lors du renouvellement. la révision.
2014.
PLAFONNEMENT DU LOYER LA RÉVISION TRIENNALE
LA SOUS-LOCATION
Cette règle s’applique lors Indépendamment d’une
Toute sous-location totale ou
de la révision du montant du clause d’indexation, les parties
partielle est interdite sauf :
loyer. Le taux de variation peuvent, lorsque le loyer est
du loyer ne peut excéder la applicable depuis au moins • Lorsqu’une clause du bail
variation intervenue depuis 3 ans, solliciter sa révision. l’autorise expressément,
la fixation du loyer de l’ILC (1)
• Lorsque le propriétaire
(pour les activités commer-
donne son accord ultérieu-
ciales) et l’ILAT (1) (pour les
rement (lettre ou avenant
autres activités).
au bail).
(1)
Indices publiés trimestriellement
par l’INSEE.
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Juridique
FICHE 3 Le travail dissimulé
CE QU’IL FAUT SAVOIR :
Afin de prévenir le travail dissimulé, toute personne qui
conclut un contrat portant sur un montant d’au moins
5 000 € (ou des contrats successifs de moins de 5 000 €)
doit vérifier, lors de la conclusion du contrat et tous les
6 mois jusqu’à la fin de l’exécution du contrat, que son
cocontractant rempli ses obligations légales en matière
de travail dissimulé.
PERSONNES OPÉRATIONS DOCUMENTS À
CONCERNÉES CONCERNÉES PRODUIRE
Les particuliers et les profes- Il s’agit des contrats d’un Lors de la conclusion du
sionnels, personnes physiques montant au moins égal à contrat et tous les 6 mois
ou personnes morales, de 5 000 € TTC portant sur : jusqu’à la fin de l’exécution
droit privé ou de droit public. du contrat, le prestataire (ou
• L’exécution d’un travail,
sous-traitant) doit produire :
Le donneur d’ordre est celui
• La fourniture d’une prestation
qui confie la réalisation d’un • L’attestation de fourniture
de services,
ouvrage à une autre de déclarations sociales et
personne. • L’accomplissement d’un acte de paiement des cotisations
de commerce. et contributions sociales
Il est à l’initiative des opérations
datant de moins de 6 mois
de conception, d’élaboration, Il convient de prendre en
(émanant de l’organisme
de fabrication, de mise en considération le montant
chargé du recouvrement). Il
œuvre d’un ouvrage qu’il global de l’opération même si
s’agit d’une « attestation de
confie à un professionnel et celle-ci fait l’objet de plusieurs
vigilance »,
dont il est le destinataire ou le paiements ou facturations.
bénéficiaire final. • Un extrait Kbis ou justificatif
La fourniture de l’attestation
d’inscription au répertoire
Le prestataire ou sous-traitant de vigilance et sa vérification
des métiers ou récépissé du
est le professionnel concernent donc tous types de
dépôt de déclaration auprès
cocontractant, quelle que prestations, tels les contrats de
d’un centre de formalités des
soit sa nationalité, établi ou production, de fabrication,
entreprises lorsque
domicilié en France ou dans de transformation, de
l’immatriculation au registre
un autre pays, qui réalise réparation, de construction,
du commerce et des
effectivement les travaux ou de fourniture, de vente, de
sociétés ou au répertoire des
exécute la prestation de travaux agricoles, de presta-
métiers n’est pas obligatoire
services objet du contrat. tions de services, matérielles,
ou ne peut être justifiée
intellectuelles ou artistiques,
(ex : société en cours
de transport, de sous-traitance
d’immatriculation),
industrielle ou de travaux.
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• L’habilitation à exercer une CONTRÔLE DE
profession réglementée, L’AUTHENTICITÉ
SANCTION
• Si le sous-traitant emploie Le donneur d’ordre doit
des travailleurs étrangers, il Toute personne qui ne procède pas aux s’assurer de l’authenticité de
communique la liste vérifications exigées engage sa respon- l’attestation de vigilance.
nominative des salariés sabilité. Il est tenu solidairement avec le
Ce contrôle est réalisable sur
étrangers employés en sous-traitant :
la page d’accueil du site
précisant pour chacun :
- Au paiement des impôts, taxes et www.urssaf.fr.
sa date d’embauche, sa
cotisations obligatoires dus au Trésor et
nationalité, le type et le
aux organismes de protection sociale, y
numéro du titre valant
compris pénalités et majorations,
autorisation de travail.
- Au paiement des rémunérations et
NB : Lorsque le donneur
charges dues au titre de l’emploi de
d’ordre est un particulier qui
travailleurs dissimulés,
contracte, pour son usage
personnel, - Le cas échéant, au remboursement des
l’obligation de vigilance sommes correspondant au montant des
est allégée. aides publiques reçues par celui qui est
coupable de travail dissimulé.
Le particulier doit se faire
remettre un seul document De plus, l’Urssaf peut procéder à
parmi ceux énumérés l’annulation des réductions ou exonéra-
ci-dessus. tions des cotisations et contributions dont
a bénéficié le donneur d’ordre qui n’a pas
Le prestataire (ou sous-
vérifié la situation de ses sous-traitants,
traitant) peut recourir à un
alors qu’ils ont recouru au travail
devis, un document publici-
dissimulé.
taire ou une correspondance
professionnelle, plutôt que L’annulation s’applique pour chacun
l’attestation de vigilance. des mois au cours desquels le donneur
d’ordre n’a pas respecté ses obligations,
dans la limite de 15 000 € pour une
personne physique et de 75 000 € pour
une personne morale.
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Juridique
FICHE 4 Les formalités consécutives à la
clôture de l’exercice
CE QU’IL FAUT SAVOIR :
La clôture de l’exercice comptable entraîne de
nombreuses formalités fiscales et juridiques, qui doivent
être exécutées dans des délais très précis.
Ces formalités ne sont pas les mêmes selon la forme
juridique de votre entreprise, la nature de l’impôt sur les
bénéfices (IR ou IS), le résultat bénéficiaire ou déficitaire
de l’exercice.
DÉCLARATION ANNUELLE AFFECTATION DU RÉSULTAT
DE RÉSULTATS
L’assemblée générale
Elle fait apparaître le résultat SANCTION ordinaire doit approuver les
imposable de l’entreprise et comptes de l’exercice écoulé
Conséquences du coronavirus
retrace le passage du résultat et décider de l’affectation du
comptable au résultat fiscal. Exceptionnellement, pour les exercices résultat dans les 6 mois de la
clos au 31 décembre 2019, la date de clôture de l’exercice.
Lorsque le régime d’imposition
dépôt de la déclaration professionnelle
est un régime réel (et non pas Cette décision d’affectation
est repoussée au 30 juin 2020, quelle que
micro), l’entreprise doit figure dans le projet de
soit la nature juridique du déclarant
déclarer son résultat au plus résolutions de l’assemblée
(personne physique, société, association…)
tard : générale ordinaire approuvant
quelle que soit la nature de l’impôt (Impôt
les comptes de l’exercice.
• Dans les 3 mois de sa clôture, société, BA, BIC, BNC).
si l’exercice ne correspond À partir du résultat de l’exer-
NB : La transmission des
pas à l’année civile, cice, tel qu’il ressort des
fichiers contenant les
comptes que l’assemblée
• En mai de chaque année données déclaratives est
vient d’approuver, il convient
(2ème jour ouvré suivant le effectuée et gérée par votre
de déterminer le bénéfice
1er mai) si l’exercice coïncide expert-comptable.
distribuable dont l’assemblée
avec l’année civile (clôture
a la libre disposition et dont
le 31/12).
elle devra choisir l’affectation.
L’entreprise doit télédéclarer
• Bénéfice distribuable : c’est
ses résultats quelle que soit la
le bénéfice de l’exercice
nature de son impôt (IR ou IS).
diminué des éventuelles
Il ne faut pas confondre cette
pertes antérieures ainsi que
déclaration professionnelle
des sommes à porter en
avec la déclaration faite au
réserve en application de la
titre des revenus du foyer
loi ou des statuts et
fiscal.
augmenté des éventuels
reports bénéficiaires,
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• Réserve légale : dans les DÉPÔT DES COMPTES Ce délai est prolongé d’un
SARL et les sociétés par ANNUELS mois en cas de dépôt en ligne
actions, il est fait sur le béné- sur www.infogreffe.fr.
Le dépôt des comptes annuels
fice de l’exercice (diminué
est obligatoire pour : Les documents à déposer au
le cas échéant des pertes
greffe du tribunal de commerce
antérieures) un prélèvement • Toutes les sociétés
d’une entreprise sont
de 5 % affecté à la réserve anonymes (SA, SAS, SASU,
composés :
légale. Ce prélèvement SCA),
cesse d’être obligatoire • Des comptes annuels (bilan,
• Toutes les sociétés à respon-
lorsque la réserve légale compte de résultat et de
sabilité limitée (SARL, EURL),
atteint 10 % du capital social, l’annexe (le cas échéant),
• Les sociétés en nom collectif
• Réserves statutaires : les • De la proposition
(SNC) dont les associés sont
statuts peuvent imposer d’affectation du résultat et
des SARL ou des SA,
d’affecter une certaine part de la résolution votée de
des bénéfices à un ou • Les sociétés d’exercice libéral son affectation,
plusieurs fonds de réserve. (SELAS, SELURL, SELASU),
• Du rapport du commissaire
Sur décision de l’assemblée • Les coopératives agricoles aux comptes pour les
des associés, le bénéfice ou unions coopératives sociétés qui en sont dotées
distribuable pourra alors être agricoles (sous certaines (ou d'une mention de
affecté totalement ou partiel- conditions), l'avis du commissaire aux
lement en réserve, en report comptes - favorable avec
• Et les EIRL.
à nouveau ou distribué aux ou sans observation, avec
associés. Le dépôt des comptes annuels ou sans réserve, de l'avis
s’effectue au greffe du défavorable ou de l'absence
NB : La mise en paiement
Tribunal de commerce où d'avis - lorsque la moyenne
des dividendes doit avoir lieu
est situé leur siège social. entreprise opte pour un
dans les 9 mois au maximum
dépôt de ses comptes
après la clôture de l’exercice. Ce dépôt doit être effectué
annuels simplifiés - cf. fiche
dans un délai d’un mois à
suivante).
compter de leur approbation
par l’assemblée générale Les sociétés non « cotées »
ordinaire, soit 7 mois maximum sont dispensées du dépôt du
après la date de clôture de rapport annuel de gestion.
leur exercice. En cas de Elles doivent seulement tenir
non-dépôt, l’entreprise en le rapport annuel de gestion à
infraction est passible d’une la disposition de toute
amende. personne qui en fait la
demande.
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FICHE 5 Les règles de publication des
comptes sociaux annuels
CE QU’IL FAUT SAVOIR :
L’obligation de dépôt des comptes sociaux annuels est
assortie d’une obligation de publicité.
Cette dernière doit permettre à tout intéressé,
d’apprécier l’évolution dans le temps, de la solvabilité
de l’entreprise et de sa solidité financière.
Un allègement de l’obligation de publication a été mis
en place pour certaines entreprises.
OBLIGATION DE DÉPÔT CAS DES MICRO- ATTENTION
ET DE PUBLICITÉ ENTREPRISES
La confidentialité des
Rappel des éléments faisant Les micro-entreprises, ont comptes annuels ne signifie
l’objet d’un dépôt au Greffe du désormais la possibilité de pas qu’ils ne doivent plus être
Tribunal de commerce. ne pas rendre public leurs déposés auprès du Greffe !
comptes annuels.
En pratique, les micro-
CAS DES PETITES
LES COMPTES SOCIAUX entreprises doivent remplir au
ENTREPRISES
ANNUELS moins 2 des critères suivants :
Depuis le 6 août 2016, les
Après chaque clôture, les • Total de bilan de moins de
petites entreprises, au sens de
entreprises sont tenues 350 000 €,
la Directive européenne, ont
d’adresser au Greffe du
• Chiffre d’affaires net de la possibilité de demander à ce
Tribunal de commerce leurs
moins de 700 000 €, que leur compte de résultat ne
comptes annuels qui sont
soit pas rendu public.
constitués des éléments • Nombre moyen de salariés
suivants : inférieur à 10. Sont considérées comme
des petites entreprises, les
• Le bilan, Pour bénéficier de la non-
entreprises qui ne dépassent
publication des comptes, les
• Le compte de résultat, pas au moins 2 des 3 critères
micro-entreprises doivent
suivants :
• L’annexe. adresser une déclaration de
confidentialité, via un formu- • Total de bilan de 6 M€,
Ces éléments, publiés par le
laire téléchargeable en ligne,
Greffe, deviennent consultables • Chiffre d’affaires net de
au moment du dépôt des
par tout intéressé. Toutefois, moins de 12 M€,
comptes annuels.
certaines entreprises, en
• Moins de 50 salariés.
fonction de leur taille, ont En effet, cette possibilité est
la possibilité de demander une option, elle n’est donc pas Tout comme pour les
la confidentialité (totale ou automatique à partir du micro-entreprises, les petites
partielle) de leurs comptes moment où l’entreprise entreprises qui souhaitent
annuels. remplit les critères requis ! bénéficier de cette option
devront adresser une demande
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de déclaration de confidentia- • S’il s’agit d’établissements de ATTENTION
lité au Greffe, lors du dépôt de crédit et/ou de sociétés de
Les EIRL doivent déposer
leurs comptes annuels. financement,
leurs comptes annuels
• Si ce sont des entreprises auprès du registre où a été
ATTENTION d’assurance et de réassurance, déposée leur déclaration de
patrimoine d’affectation.
Pour les petites entreprises, • Si l’activité de ces entreprises
seul le compte de résultat ne consiste à gérer des titres de
sera pas rendu public ! participations et de valeurs
mobilières (holding). SANCTION
En cas d’oubli ou de retard dans le dépôt
CAS DES MOYENNES
des comptes annuels, des relances sont
ENTREPRISES EN CAS DE DÉCLARATION
faites par le Greffe. Si ces dernières
DE CONFIDENTIALITÉ
Les moyennes entreprises restent sans effet, le Président du Tribunal
peuvent bénéficier de l'option Lorsqu’une micro-entreprise est avisé et met en place une procédure
de publication simplifiée de ou une petite entreprise d’injonction de dépôt des comptes
leurs comptes annuels, à adresse une déclaration de sociaux sous astreintes. La société
condition qu'elles ne confidentialité, le greffier peut ainsi être pénalisée d’une amende
dépassent pas au moins 2 informe les tiers. Une mention pouvant aller de 1 500 € à 3 000 €.
des 3 critères suivants : est alors ajoutée dans l’avis
inséré au BODACC. En paral-
• Total de bilan < à 20 M€,
lèle, un certificat est délivré SPÉCIFICITÉ POUR L'ANNEXE
• Chiffre d'affaires net < à 40 M€, à la société dépositaire, COMPTABLE
attestant que les comptes
• Moins de 250 salariés. L’ordonnance n° 2014-86
annuels ont bien été déposés
du 30 janvier 2014 a allégé
La publication des comptes an- mais qu’ils ne sont pas
les obligations de dépôt des
nuels simplifiés s'accompagne communicables aux tiers.
comptes annuels pour les
simplement d'une mention de
À noter : si la déclaration de entreprises remplissant les
l'avis favorable, avec ou sans
confidentialité a pour effet critères suivants :
réserve, de l'avis défavorable
que les tiers ne peuvent pas
ou de l'absence d'avis des com- • Total bilan < à 350 000 €,
consulter les éléments finan-
missaires aux comptes. En cas
ciers de la société dépositaire, • Chiffre d’affaires < à 700 000 €,
d'avis sans réserve, le fait que
ces informations restent
les commissaires aux comptes • Nombre moyen de salariés
consultables par les adminis-
aient attiré l'attention des diri- inférieur à 10.
trations, les autorités judiciaires
geants sur un point particulier
et la Banque de France. Ces entreprises n’ont plus à
est également mentionné.
déposer l’annexe comptable.
Seuls le bilan et le compte de
DÉPÔT DES COMPTES : résultat doivent être
EXCEPTIONS À LA
À SAVOIR communiqués lors du dépôt
CONFIDENTIALITÉ DES
des comptes annuels.
COMPTES ANNUELS Les entrepreneurs individuels
(commerçants, artisans,
Il existe des exceptions à
professions libérales, auto- ATTENTION
prendre en compte. En effet,
entrepreneurs...) ne sont pas
certaines petites entreprises Certaines informations finan-
concernés par l’obligation de
ne peuvent pas bénéficier de cières nécessitent tout de
dépôt des comptes sociaux
l’option de confidentialité, si : même d’être incluses dans
annuels.
une note annexée au bilan et
• Elles appartiennent à un
au compte de résultat.
groupe,
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Juridique
FICHE 6 Les délais de conservation des
documents pour les entreprises
CE QU’IL FAUT SAVOIR :
Tout document émis ou reçu par une entreprise dans le
cadre de son activité doit être conservé durant certaines
durées minimales.
Ces délais de prescription peuvent varier en fonction de
la nature du document.
DOCUMENTS CIVILS ET COMMERCIAUX
Type de document Durée de conservation
Contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans
10 ans à partir de la livraison ou
Contrat par voie électronique (à partir de 120 €)
de la prestation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Correspondance commerciale 5 ans
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans
Document de transport de marchandises 5 ans
Déclaration en douane 3 ans
2 ans à partir de la résiliation du
Police d’assurance
contrat
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, 5 ans à partir de la fin de la
marque, dessin et modèle) protection
Dossier d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat
PIÈCES COMPTABLES
Type de document Durée de conservation
10 ans à partir de la clôture
Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire…)
de l’exercice
Pièce justificative : bon de commande, bon de livraison ou de 10 ans à partir de la clôture
réception, facture client et fournisseur… de l’exercice
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DOCUMENTS FISCAUX
Type de document Durée de conservation
6 ans (par ex., les éléments concernant les
Impôt sur le revenu et les sociétés revenus de 2013, déclarés en 2014, doivent
être conservés jusqu’à la fin 2019)
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), Bénéfices non 6 ans (par ex., les éléments concernant les
commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime revenus de 2014, déclarés en 2015, doivent
réel être conservés jusqu’à la fin 2020)
Impôt sur les sociétés pour l’EIRL, des SARL (exploitations
6 ans
agricoles, sociétés d’exercice libéral)
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à
6 ans
l’audiovisuel public)
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 6 ans
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt
6 ans
sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)
DOCUMENTS SOCIAUX (SOCIÉTÉS COMMERCIALES)
Type de document Durée de conservation
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas 5 ans à partir de la perte de personnalité
échéant, pièce modificative de statuts) morale (ou radiation du RCS)
Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traité de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la
5 ans
société (+ documents de la société absorbée)
Registre de titres nominatifs, registre des mouvements de
titres, ordre de mouvement, registre des procès-verbaux 5 ans à partir de la fin de leur utilisation
d’assemblées et de conseils d’administration
Feuille de présence et pouvoirs, rapport du gérant ou du conseil
3 derniers exercices
d’administration, rapport des commissaires aux comptes
GESTION DU PERSONNEL
Type de document Durée de conservation
Bulletin de paie (double papier ou forme électronique) 5 ans
5 ans à partir du départ du
Registre unique du personnel
salarié
Documents relatifs aux contrats de travail, salaires, primes, indemnités et
5 ans
soldes de tout compte, régimes de retraite…
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur
1 an
compensation
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, vérification
et contrôle du CSE (ex-CHSCT), déclaration d’accident auprès de la caisse 5 ans
primaire d’assurance maladie
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Juridique
FICHE 7 Les délais de prescription
CE QU’IL FAUT SAVOIR :
La prescription désigne la durée au-delà de laquelle une
action en justice, civile ou pénale, n’est plus recevable. La
prescription est un mode légal d’acquisition (prescription
acquisitive) ou d’extinction (prescription extinctive) de
droits, par le simple fait de leur possession pendant une
certaine durée. La loi du 17 juin 2008, réformant la
prescription en matière civile, a pour objectif d’en
simplifier et d’en moderniser les règles.
LES PRINCIPAUX DÉLAIS 30 ans - Délai de prescription : INTERRUPTION ET
À RETENIR SUSPENSION DU DÉLAI
• Pour les actions réelles
5 ans - Délai de droit commun immobilières, La prescription peut être inter-
pour les actions personnelles rompue ou suspendue.
• La réparation des dommages
ou mobilières.
à l’environnement, En cas d’interruption, un
« Les consommateurs disposent nouveau délai recommence
• Des actions réelles immo-
donc d’un délai de 5 ans pour à courir à compter de la date
bilières (autres que celles,
rechercher la responsabilité de l’acte interruptif (ex. un
imprescriptibles, qui visent
contractuelle ou délictuelle procès-verbal, un acte
un droit de propriété ou ses
des professionnels (à l’excep- de poursuite, un acte
attributs).
tion des dommages corporels d’instruction).
dont la durée de prescription
La suspension de la prescription
est de 10 ans). Ainsi, les actions
en arrête temporairement
entre commerçants ou entre
POINT DE DÉPART le cours sans effacer le délai
commerçants et non-
DES DÉLAIS déjà couru.
commerçants se prescrivent
désormais par 5 ans ». Le délai de droit commun de NB : La suspension est à
5 ans a un point de départ distinguer de l’interruption
10 ans - Délai de prescription :
« flottant ». Le Code civil qui fait courir un nouveau
• En cas de dommages prévoit que c’est « le jour où délai, de même durée que
corporels, (à partir de la le titulaire d’un droit a connu l’ancien.
date de consolidation du ou aurait dû connaître les faits
Deux nouvelles causes de
dommage), permettant de l’exercer ».
suspension des délais de
• Pour exécuter une décision prescription : la médiation et
de justice (judiciaire ou la conciliation qui sont deux
administrative), procédures en matière de
règlement des litiges.
• De la responsabilité des
constructeurs d’ouvrage et
de leurs sous-traitants.
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AMÉNAGEMENT Avocats : Etablissement de crédit :
CONVENTIONNEL DE
L’action en responsabilité se Les actions de l’emprunteur
LA PRESCRIPTION
prescrit par 5 ans à compter sont prescrites dans un délai
Un aménagement conven- de la date de la fin de leur de 5 ans à compter de la date
tionnel de la prescription est mission. de la conclusion définitive du
permis, sauf entre un profes- contrat. Une exception : le
Construction immobilière :
sionnel et un consommateur crédit à la consommation, les
(cf. supra). Les actions d’origines contrac- actions en paiement
tuelles (comme le manque- engagées contre l’emprunteur
Les parties peuvent en
ment à son devoir de conseil doivent être formées dans les
augmenter le délai dans une
- hors garantie biennale et deux ans de l’événement qui
limite fixée à 10 ans ou le
décennale) se prescrivent par leur a donné naissance.
réduire avec une limite fixée
10 ans.
à un an. Téléphone et internet :
Déménageurs :
Les actions en responsabilité
Les actions en responsabilité se prescrivent dans le droit
contre les déménageurs sont commun. En revanche les
LES RÈGLES SPÉCIFIQUES
prescrites au bout d’un an. demandes de remboursement
AU DROIT DE LA
doivent être présentées dans
CONSOMMATION Huissiers et notaires :
le délai d’un an à compter du
2 ans - Délai de prescription Les demandes en taxe et jour du paiement.
pour les actions engagées par les actions en restitution de
les professionnels à l’encontre frais indus se prescrivent par
des consommateurs, pour les 5 ans à compter du jour du
biens et services qu’ils paiement ou du règlement DÉLAI DE PRESCRIPTION OU
fournissent à ces derniers. de l’action en restitution. Une DÉLAI DE FORCLUSION
exception, l’action en respon-
Les aménagements conven- La forclusion est plus
sabilité contre l’huissier pour
tionnels du délai de prescrip- rigoureuse que la prescription,
la perte - ou la destruction -
tion entre un professionnel elle fonctionne de façon
des pièces qui lui avaient été
et un consommateur sont inévitable : lorsqu’un texte
confiées est prescrite au bout
interdits. précise qu’un droit doit être
de deux ans
exercé dans un certain délai,
Garantie légale de conformité :
Locations immobilières : « à peine de forclusion » ou
L’action en garantie de confor- « à peine de déchéance », ce
Toutes les actions du locataire
mité, doit être engagée par le délai ne peut être suspendu
rentrent dans les délais de
consommateur dans les 2 ans, que par une citation en justice
prescription de droit commun
à compter de la délivrance du ou un acte d’exécution forcée.
- 5 ans - à l’exception de la
bien.
réparation des dommages
Assurances : corporels (liés à un vice du
logement) - 10 ans. Autre
Les actions relatives à un contrat
exception, les actions en
d’assurance se prescrivent
nullité et répétition (sommes
au bout de 2 ans à compter
indues versées par le locataire)
de l’événement qui y donne
se prescrivent par 3 ans.
naissance ou à compter du
jour où les intéressés ont
connaissance du sinistre.
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Juridique
FICHE 8 La protection des données
(RGPD)
CE QU’IL FAUT SAVOIR :
Le nouveau Règlement général sur la protection des
données* (RGPD) est entré en vigueur, dans tous les pays
de l’Union européenne, le 25 mai 2018.
Il remplace l’actuelle Directive sur la protection des
données personnelles adoptée en 1995.
*
Règlement 2016/679 du Parlement et du Conseil européens du
27 avril 2016.
À QUI S’ADRESSE LE RGPD ? un identifiant, tel qu’un nom, Exemples de traitement : la
un numéro d’identification, tenue d’un fichier de ses clients,
Ce règlement s’adresse à
des données de localisation, la collecte de coordonnées
l’ensemble des entreprises
un identifiant en ligne, ou de prospects via un ques-
établies dans l’Union euro-
à un ou plusieurs éléments tionnaire, la mise à jour d’un
péenne (UE) ou aux entre-
spécifiques propres à son fichier de fournisseurs, etc.
prises dont les activités de
identité physique, physiolo-
traitement sont liées à l’offre Un traitement de données
gique, génétique, psychique,
de biens ou de services dans personnelles n’est pas néces-
économique, culturelle ou
l’UE, ainsi qu’à leurs sous- sairement informatisé : les
sociale.
traitants, dès lors qu’ils fichiers papier sont également
collectent et traitent des concernés et doivent être
données visant des résidents protégés dans les mêmes
européens. conditions.
QU’EST-CE QU’UN
TRAITEMENT DE DONNÉES À chaque traitement de
PERSONNELLES ? données doit être assigné un
QU’EST-CE QU’UNE DONNÉE objectif, qui doit bien évidem-
Un « traitement de données
À CARACTÈRE PERSONNEL ? ment être légal et légitime
personnelles » est une opéra-
au regard de votre activité
Aux termes de l’article 4.1 du tion, ou un ensemble d’opéra-
professionnelle.
RGPD, on entend par tions, portant sur des données
« données à caractère personnelles, quel que soit Exemple : vous collectez sur
personnel », toute information le procédé utilisé (collecte, vos clients de nombreuses
se rapportant à une personne enregistrement, organisation, informations : lorsque vous
physique identifiée ou conservation, adaptation, effectuez une livraison, éditez
identifiable. modification, extraction, une facture ou proposez une
consultation, utilisation, carte de fidélité. Toutes ces
Une « personne physique
communication par transmis- opérations sur ces données
identifiable » est une personne
sion, diffusion ou toute autre constituent votre traitement
qui peut être identifiée, direc-
forme de mise à disposition, de données personnelles
tement ou indirectement,
rapprochement). ayant pour objectif la gestion
notamment par référence à
de votre clientèle.
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COMMENT METTRE EN À QUOI SERT LA FONCTION QUELLES SONT LES
OEUVRE LE RGPD ? DE DÉLÉGUÉ À LA SANCTIONS ENCOURUES EN
PROTECTION DES DONNÉES CAS DE NON-RESPECT DU
Pour être en conformité
(DPO) ? RGPD ?
avec le RGPD, les entreprises
doivent : Le RGPD rend obligatoire la En cas de contrôle, l’entre-
nomination d’un DPO dans prise doit prouver qu’elle a fait
• Réaliser l’inventaire des
les organismes privés ou le nécessaire pour respecter
traitements de données
publics dont « les activités le RGPD. À défaut, les autorités
personnelles,
de base exigent un suivi de contrôle, dont la CNIL
• Évaluer leurs pratiques régulier et systématique à (Commission nationale infor-
et mettre en place des grande échelle des personnes matique et libertés), peuvent
procédures (notification concernées » ou lorsque « le imposer des sanctions
des violations de données, traitement est effectué par administratives pouvant aller
gestion des réclamations et une autorité publique ou jusqu’à 4 % du CA réalisé au
des plaintes, etc), un organisme public », à niveau mondial (au cours de
l’exception des juridictions. l’exercice précédent) ou
• Identifier les risques associés
20 M€, le montant le plus
aux opérations de traitement Le rôle du DPO est, d’une part,
élevé étant retenu.
et prendre les mesures de garantir la conformité des
nécessaires à leur prévention, traitements de données avec En cas d’incident, une notifica-
les principes de protection de tion d’attaque informatique ou
• Maintenir une documenta-
la sphère privée, tels que fixés de faille de sécurité entraînant
tion assurant la traçabilité
par le RGPD, et, d’autre part, des fuites d’information à
des mesures.
de gérer les relations entre les caractère personnel doit être
personnes concernées réalisée auprès de la CNIL
(employés, clients) et les sous 72 heures.
autorités de contrôle.
L’entreprise victime de cette
fuite de données doit
également avertir tous ses
clients et salariés par lettre
recommandée avec AR.
Pour en savoir plus,
rapprochez-vous de votre
expert-comptable.
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Juridique
FICHE 9 Le devis
CE QU’IL FAUT SAVOIR :
Avant tout achat d'un produit ou d'une prestation de
service, le consommateur doit être informé de ses carac-
téristiques essentielles, du prix, de la date ou du délai de
livraison du produit ou d'exécution du service.
Ces informations précontractuelles peuvent s’avérer
obligatoires dans certains cas et sont alors souvent
présentées dans un devis.
Avant l'achat d'un produit ou • Sur simple demande du - pour les prestations de
d'une prestation de service, le consommateur : location de véhicule, le
consommateur doit être en professionnel remet
- lorsque le prix n’est pas
mesure d'en connaître le prix, systématiquement et
déterminé au préalable
les caractéristiques essentielles, gratuitement au consom-
par le prestataire pour un
la date ou le délai de livraison mateur, sur un support
service donné,
ou d'exécution. C'est pourquoi durable, un devis relatif à
l'affichage des prix est obliga- - lorsque le prix exact ou la toute offre de location qu'il
toire (et en général suffisant). méthode de calcul du prix commercialise (arrêté du
ne peut pas être indiqué. 17 mars 2015),
Il faut noter que le devis,
en tant qu'estimation par le • Pour certains domaines - pour les prestations
professionnel des travaux d’activité : d’optique médicale, remise
envisagés, est juridiquement d’un devis gratuit obligatoire
- pour les prestations de
une offre de contrat, et, à ce (arrêté du 23 juillet 1996),
dépannage, réparation et
titre, il engage fermement le
entretien dans le secteur - pour les prestations de
professionnel de manière très
du bâtiment et de l’équi- déménagement, remise
précise quant à l'étendue des
pement de la maison, quel d’un devis gratuit obligatoire
travaux, à leur coût, mais aussi
que soit le montant estimé (arrêté du 27 avril 2010).
quant aux délais prévus.
des travaux (Art 4 de
l’arrêté du 24 janvier 2017),
- pour les services à la SANCTION
LES CAS DANS LESQUELS LA personne, un devis
Tout manquement à l'obligation
DÉLIVRANCE D’UN DEVIS EST personnalisé gratuit dès
d'information précontractuelle du
OBLIGATOIRE que la prestation est égale
consommateur est passible d'une
ou supérieure à 100 € TTC
La fourniture d’un devis, amende administrative pouvant aller
ou sur simple demande du
suffisamment détaillé par le jusqu'à 3 000 € pour une personne
consommateur dans les
professionnel, est obligatoire physique et 15 000 € pour une personne
autres cas (Art 6 de l’arrêté
dans les cas suivants : morale.
du 17 mars 2015),
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