22 au 24 MARS 2019 Aréna de Repentigny - expo lanaudiere
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22 au 24 MARS 2019
Aréna de Repentigny
Jeudi 23 mars : 18 h à 22 h (VIP exposants)
Vendredi 22 mars : 12 h à 21 h
Samedi 23 mars : 10 h à 18 h
Dimanche 24 mars : 10 h à 17 h
Une présentation
Aréna de Repentigny
Téléphone : (450) 581-7060 poste 234
jhpare@arenarep.caFournisseurs de services
** Formulaires obligatoires à retourner au promoteur
* Formulaires à retourner aux différents fournisseurs, s’il y a lieu
SERVICES FOURNISSEURS OFFICIELS COORDONNÉES
** Accréditation des exposants Aréna de Jean-Hugues Paré (direction & opérations)
** Publicité dans le cahier du Salon Repentigny Tél. : (450) 581-7060 poste 234
* Billets de prévente jhpare@arenarep.ca
* Location de stands, mobilier Mireille Tessier
* Main-d’œuvre temporaire Tessier Tél. : (800) 760-9488
* Production d’affiches et bannières Services d’expositions mireille@brunotessier.com
www.brunotessier.com
* Électricité Jean-Hugues Paré (direction & opérations)
* Nettoyage du stand Aréna de Tél. : (450) 581-7060 poste 234
* Accrochage Repentigny jhpare@arenarep.ca
* Surveillance (sécurité)
* Relations de presse Aréna de Jean-Hugues Paré (direction & opérations)
et communiqués Repentigny Tél. : (450) 581-7060 poste 234
jhpare@arenarep.caTABLES DES MATIERES ADMINISTRATION DU SALON Coordonnées du Promoteur 01 Bureau temporaire du Promoteur pendant le Salon 02 Formulaires importants à retourner 03 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX Interprétation des règles et règlements 04 Assurances 05 Assurance multirisques 06 Prévention des incendies 07 Sécurité 08 Électricité et éclairage 09 Alcool et cigarette 10 Préservation de l’intégrité des lieux 11 Nettoyage et maintenance 12 Entreposage 13 Recyclage – pour un Salon vert ! 14 AMÉNAGEMENT - MONTAGE ET DÉMONTAGE Montage et préparation 15 Sous-location et partage du stand 16 Affectation des stands 17 Portes d’accès pour les exposants 18 Arrivée et accréditation des exposants 19 Occupation du stand 20 Matériel fourni 21 Chariot à main 22 Aménagement des stands 23 Décoration des stands 24 Enseignes, bannières et affiches 25 Recouvrement de sol 26 Hauteur et configuration des stands 27 Démontage 28
POLITIQUES DIVERSES Annulation 29 Personnel 30 Sollicitation et distribution de matériel promotionnel 31 Concours, loteries et jeux 32 INFORMATIONS DIVERSES Horaire complet du Salon 33 Stationnement 34 Service de restauration 35 Publicité dans le cahier du Salon 36 Contacts 37
1. Coordonnées du Promoteur
- Aréna de Repentigny
80, Boulevard Brien, Repentigny (Québec) J6A 5K7
Tél. : (450) 581-7060 poste 234
Courriel : jhpare@arenarep.ca
Site web : www.expohabitation.com
2. Bureau temporaire du Promoteur pendant le Salon
- Le bureau du Promoteur est situé sur le site du Salon (Aréna de Repentigny). Le
numéro de téléphone pour nous joindre durant le Salon est le (450) 917-0904.
3. Formulaires à retourner au promoteur
Cahier du Salon (Un représentant de l’Hebdo Rive-Nord communiquera avec
vous en janvier 2019)
Accréditation des exposants (avant le 1er mars 2019)
Billets de prévente pour vos clients et invités (avant le 1er mars 2019)
Formulaires à retourner à Tessier Services d’expositions (avant le 1er mars 2019)
• Location de stands, mobilier
• Production affiches et bannières4. Interprétation des règlements
- Expo habitation et commerces Lanaudière se réserve la pleine responsabilité et le
plein pouvoir d’application et d’interprétation des règles et règlements.
5. Assurances
- Expo habitation et commerces Lanaudière n’accepte aucune responsabilité pour
tout dommage ou perte de produits ou de stands causés par le feu, le vol, les
accidents ou par toute autre cause. Les exposants doivent s’assurer eux-mêmes
d’une couverture adéquate.
- Expo habitation et commerces Lanaudière ne peut être tenu responsable de toute
blessure dont pourraient être victimes les employés, invités, clients ou toute autre
personne participant au salon.
- Dans l’éventualité d’un incident, les personnes impliquées sont tenues de déclarer
l’événement aux responsables d’Expo habitation et commerces Lanaudière.
6. Assurance multirisques
- En vertu de votre contrat d’inscription, vous devez détenir une police d’assurance
valide pendant toute la durée du Salon pour couvrir vos biens matériels ainsi que la
responsabilité civile générale de votre entreprise et de ses préposés (2 millions
minimum). Nous vous suggérons fortement d’entrer en contact avec votre assureur
au plus tôt pour faire les arrangements nécessaires à cet effet.
7. Prévention des incendies
- Les stands et les étalages ne doivent pas obstruer l’accès aux sorties de secours ainsi
que l’accès au matériel de lutte contre les incendies.
- Tous les matériaux doivent être conformes à la norme CAN/ULC-S-109-M ou avoir
été traités avec du Guardex.
- Il est interdit de produire des flammes, étincelles ou de la chaleur.8. Sécurité
- Expo habitation et commerces Lanaudière ne peut être tenu responsable du vol, du
bris ou d’actes de vandalisme commis sur les stands. L’exposant doit s’assurer de
prendre les mesures nécessaires pour protéger son stand.
- Tous les exposants doivent porter leur laissez-passer d’exposant en tout temps.
- En dehors des heures d’ouverture du Salon, seuls les responsables du Salon peuvent
avoir accès à l’aire d’exposition.
9. Électricité et éclairage
- Pour fins d’inspection et de sécurité, les conducteurs électriques des stands doivent
être facilement accessibles en tout temps.
- L’éclairage des stands doit être utilisé de manière responsable et raisonnable, et ne
doit en aucune façon nuire aux stands environnants.
10. Alcool et cigarette
- Il est strictement interdit de consommer ou d’être en possession de boisson
alcoolisée à l’intérieur de l’aire d’exposition, ainsi qu’à l’extérieur du chapiteau.
- L’utilisation d’articles de fumeurs (cigarettes, vapoteuses, pipes, cigares, etc.) est
strictement interdite à l’intérieur de l’aire d’exposition. Chacun doit se conformer
aux lois et règlements en vigueur au Québec.
11. Préservation de l’intégrité des lieux
- L’exposant doit prendre les mesures nécessaires pour prévenir toute détérioration
des lieux loués ou de la propriété d’autrui, détérioration dont il sera tenu
responsable s’il y a lieu.
12. Nettoyage et maintenance
- L’exposant doit nettoyer son stand à la fin de chaque jour.
- Les boîtes vides ou tout autre déchet doivent être placés à l’intérieur du kiosque à
la fin de chaque jour afin qu’ils soient cueillis par le personnel de maintenance.
13. Entreposage
- Le service des incendies de la Ville de Repentigny interdit l’entreposage des
contenants d’emballage autour des stands. Nous avons donc pris des dispositions
pour faciliter leur entreposage. Tous les contenants d’emballage doivent être retirés
des stands. Lorsque les contenants sont vides et prêts pour l’entreposage,identifiez-les en indiquant le nom de votre compagnie, le numéro de boîte, le
nombre à entreposer (ex : contenant 1 de 3), et finalement le numéro de votre
stand. Nous vous indiquerons lors du montage l’endroit d’entreposage.
14. Recyclage – pour un Salon vert !
- L’environnement et le développement durable est d’une grande importance pour
notre organisation. C’est pourquoi des bennes à déchets (bacs bleus) seront mises à
votre disposition pendant le Salon. Nous demandons la collaboration de tous les
exposants. Chaque petit geste contribue à un environnement sain.15. Montage et préparation
- L’installation et la préparation des stands par l’exposant débuteront 4 jours
précédant le Salon.
- L’exposant assume tous les frais de main-d’œuvre liés au déplacement de son
matériel et de son équipement, ainsi qu’au montage et démantèlement de son
stand.
16. Sous-location et partage du stand
- La sous-location et le partage de stand sont strictement interdits, sauf si autorisation
écrite a été obtenue de Expo habitation et commerces Lanaudière.
17. Affectation des stands
- Dans l’éventualité du réaménagement du salon, Expo habitation et commerces
Lanaudière se réserve le droit de changer l’emplacement du stand d’un exposant.
L’exposant sera avisé de tout changement par écrit dans les meilleurs délais.
- L’affectation des stands par Expo habitation et commerces Lanaudière est finale.
18. Portes d’accès pour les exposants
- Pendant les jours de montage et de démontage, les employés pourront accéder à
l’aire d’exposition aux heures mentionnées (section Informations diverses).
19. Arrivée et accréditation des exposants
- L’accueil des exposants se fera au bureau du Promoteur situé à l’entrée de la glace
1 à compter du lundi 18 mars dès 10 h.
Les exposants pourront y cueillir leur accréditation en tout temps.
- La première journée du Salon (vendredi), les exposants auront accès à leur stand à
partir de 7h, samedi et dimanche dès 9h.
- Nous fournirons les accréditations pour les employés des entreprises qui en auront
fait la demande avant le 1er mars 2019.
- Les accréditations supplémentaires sont au coût de 10 $ + taxes et vous seront
facturées. Tout exposant devra avoir entièrement payé son emplacement pour
recevoir ses cartes d’accréditation.20. Occupation du stand
- L’exposant doit s’assurer que du personnel soit présent dans son stand tout au long
des heures d’ouverture du salon.
- L’exposant et son personnel doivent demeurer dans leur stand, et il leur interdit de
faire de la promotion, de faire circuler ou de distribuer leur matériel promotionnel
dans les allées.
21. Matériel fourni
- Les stands sont fournis avec une prise électrique de 15 ampères (pour ceux qui en
feront la demande).
- Aucun autre matériel ou équipement ne seront fournis.
- Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la rubrique Décoration des
stands du présent guide.
22. Chariot à main
- Des chariots à main seront mis à votre disposition lors du montage et du démontage
du Salon.
23. Aménagement des stands
- Les murs de votre stand, ainsi que tout autre équipement, doivent être autoportants
et conformes aux normes du Service des incendies de la Ville de Repentigny. Il est
très important de respecter la norme CAN/ULC-S-109-M. Veuilles noter qu’il est
strictement interdit d’utiliser des rideaux pour les murs de votre stand.
24. Décoration des stands
- Dans l’éventualité où un exposant installe ses propres panneaux rigides, l’exposant
doit s’assurer d’une apparence uniforme avec les kiosques adjacents au sien.
- Mis à part la prise électrique, aucun autre matériel n’est fourni. Pour tout autre
matériel (tables, chaises, tapis, etc.) l’exposant doit contacter Tessier Services
d’expositions (fournisseur officiel du Salon), ou toute autre compagnie de location
de son choix, et prendre les arrangements nécessaires.
- Si l’exposant souhaite fournir ou installer son propre tapis, il doit utiliser un ruban
adhésif en toile Duct Tape.
- La hauteur du stand de l’exposant ne doit pas excéder huit pieds, à moins d’une
autorisation écrite de la part de Expo habitation et commerces Lanaudière. De plus,
le stand de l’exposant ne doit pas constituer un obstacle visuel au stand d’un
exposant voisin.25. Enseignes, bannières et affiches
- Si l’exposant souhaite afficher une bannière au-dessus de son kiosque, cette
bannière ne peut excéder 8 pieds de hauteur. Sa largeur ne peut excéder la largeur
ou la profondeur de l’espace loué.
- Expo habitation et commerces Lanaudière se réserve le droit de modifier ou
d’enlever toute bannière qui ne répond pas aux critères de qualité de l’événement.
26. Recouvrement de sol
- Il est obligatoire d’avoir un recouvrement de sol (tapis, bois, etc) dans son kiosque.
Veuillez contacter notre fournisseur Tessier Services d’expositions pour en faire la
location, s’il y a lieu.
27. Hauteur et configuration des stands
- À moins d’autorisation écrite de Expo habitation et commerces Lanaudière, la
hauteur maximale des stands est de 8 pieds pour le mur du fond et les murs de côtés.
28. Démontage
- Il est interdit de procéder au démantèlement de votre stand avant la fin du Salon,
c’est-à-dire le dimanche 24 mars à 17 h. Ce délai est important puisqu’il permettra
aux visiteurs de terminer leur visite. Veuillez S.V.P. attendre que le tapis d’allée soit
retiré pour transporter votre matériel.
- Votre matériel doit être sorti de l’aire d’exposition le dimanche 24 mars à 23 h.29. Annulation
- Toute demande d’annulation doit être faite à Expo habitation et commerces
Lanaudière.
- Dans l’éventualité où un exposant annule son contrat, il renonce à tout montant déjà
déboursé, sans préjudice au droit de Expo habitation et commerces Lanaudière de
réclamer tout solde dû en vertu du présent contrat.
30. Personnel
- Les exposants sont responsables et doivent répondre de tous leurs employés et
fournisseurs tout au long du Salon lui-même, ainsi que durant le montage et le
démontage de leur stand.
31. Sollicitation et distribution de matériel promotionnel
- La distribution de souvenirs, échantillons, matériel publicitaire, dépliants ainsi que
toute sollicitation ne doit se faire qu’à l’intérieur des limites de votre stand.
32. Concours, loteries et jeux
- Il est interdit d’organiser des loteries, jeux de hasard, concours ou jeux d’adresse
sans avoir obtenu l’autorisation nécessaire auprès de la direction du Salon et avoir
payé les frais exigés par la Régie des alcools, des courses et des jeux que vous pouvez
joindre au (514) 873-3577.33. Horaire complet du Salon
- Montage
Lundi 18 mars 10 h à 21 h
Mardi 19 mars 06 h à 21 h
Mercredi 20 mars 06 h à 23 h
Jeudi 21 mars Pose tapis d’allé à 7 h
Vendredi 22 mars 12 h (ouverture du salon)
Il est très important d’avoir terminé l’installation de son stand avant
Le mercredi 20 mars à 23 h.
- Événement – Heures d’ouverture au public
Vendredi 22 mars 12 h à 21 h
Samedi 23 mars 10 h à 18 h
Dimanche 24 mars 10 h à 17 h
- Démontage
Dimanche 24 mars 17 h à 23 h
34. Stationnement
- Une aire de stationnement est disponible derrière l’aréna.
35. Service de restauration
- Plusieurs restaurants sur place
36. Publicité dans le cahier du Salon
- Pour tout renseignement sur le cahier du Salon ou pour y placer une annonce
publicitaire, veuillez communiquer avec Expo habitation et commerces Lanaudière
au (450) 581-7060 poste 234.37. Contacts
- Aréna de Repentigny
Expo habitation et commerces Lanaudière
Tél. : (450) 581-7060 poste 234
Courriel : jhpare@arenarep.ca
Site web : www.expohabitation.comVous pouvez aussi lire
