Présentation du lancement du pilote " Office 365 " - CSEC du 12février2021 - Snap Pôle emploi
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Présentation du lancement du pilote « Office 365 »
CSEC du 12 février 2021Avant-propos : contexte
• Le passage à Office 365 s’impose à Pôle emploi du fait de l'obsolescence annoncée de la suite bureautique
Office 2013, de Skype et de notre messagerie Exchange.
A partir de 2022, Teams (application de la dernière suite Microsoft Office 365) remplacera définitivement la
solution de visioconférence Skype qui sera mise hors service (les deux solutions coexistaient jusqu’à
aujourd’hui).
Fin 2022, la messagerie sera migrée vers Office 365.
Enfin la suite bureautique Office 2013 sera remplacée par les services équivalents d’Office 365 d'ici 2023.
Cette orientation fait sens dans notre contexte et s'appuie sur les expérimentations menées en agence qui
ont permis de confirmer que l’utilisation de la suite en ligne était bien appropriée et que les agences
déployaient des usages collaboratifs notamment en contexte de télétravail.
• Nous devons préparer ce changement dès aujourd’hui de façon progressive tout en saisissant l’opportunité
de bénéficier des nouveaux services apportés par la suite collaborative Office 365.
2Avant-propos : Rappel du contenu de la suite Office 365
Office 365 est la nouvelle suite de Microsoft qui regroupe ses outils bureautiques et collaboratifs.
Ces services sont maintenant dits 'On line' c'est à dire accessible via un navigateur, ce qui les rend accessibles de n’importe où.
La suite collaborative s'appuie sur l'outil de visioconférence Teams, déjà utilisé plus largement depuis la période de confinement en
complément de Skype, qui est l'équivalent de Skype pour le tchat, les appels audio, vidéo et les partages d'écran entre les agents et
toujours avec la possibilité d'inviter des externes aux visioconférences.
Teams permet aussi d'habiliter un groupe de personnes ayant un objectif commun et de leur offrir un espace collaboratif avec fils de
discussions et partage de fichiers simplifié.
Le pilote concerne ces essentiels de Teams (cf. slide dédié ci-après)
En outre, Office 365 apporte de nouveaux outils facilitant la collaboration et l'agilité : tableau blanc de brainstorming, outil de
planification visuelle, outil de sondage et plus encore.
La suite bureautique online comporte toujours Word, Excel et Outlook.
Elle apporte en complément PowerPoint (présentation)s et OneNote (classeur de prise de notes) pour tous alors qu'en Office 2013
local actuel nous n'offrons ces deux derniers outils qu'à une partie des agents.
Concernant la messagerie, Office 365 apporte une boîte aux lettres de très haute capacité (50Go) ce qui permet d'avoir à disposition
tout son historique de mails sans avoir à gérer les fichiers d'archive PST.
Enfin, Office 365 offre des espaces de stockage de fichiers personnels et partagés et très grand volume (1To par agent).
3INFORMATION SUR LE PILOTE DU PROJET « OFFICE 365 »
1 Synthèse de l’expérimentation réalisée (présentation au CCE en octobre 2018)
2 Modalités de déploiement du pilote
3 Modalités d’accompagnement du pilote
4INFORMATION SUR LE PILOTE DU PROJET « OFFICE 365 »
1 Synthèse de l’expérimentation réalisée
5Une expérimentation Office 365 menée auprès des populations
représentatives de Pôle Emploi
360 collaborateurs « testeurs » impliqués +170 collaborateurs sollicités en 2020 pour compléter les
sur 7 sites depuis 2018 besoins déjà identifiés chez Pôle Emploi
Lille
80 collabs
Agences Villeneuve les Avignon, Marseille
4 Ateliers
Paradis, Parentis en Born
• DIRCOM • ODS • Pilotes applicatifs
DGA
DSI
• DRH • Stratégie • Chefs de projet
• Réseau • DAF • Contributeurs IT
Poitiers +40 acteurs
Futuroscope rencontrés
44 collabs • DAPE • CDE
Site
Lyon J.Jaurès
48 collabs • CDDE • GDD
Parentis en Born Lyon A.Thomas
38 collabs 56 collabs
Villeneuve Les Avignon + 130 Sondages « usages », enquêtes de satisfaction
29 collabs O365, témoignages spontanés par mail
Marseille Paradis retours
65 collabs
6Office 365 est un facilitateur dans les modes de fonctionnement à
tous les niveaux de l’organisation
Les expérimentations et les rencontres réalisées ont permis d’identifier de nombreux cas D’autres usages plus disruptifs restent
d’usages allant au-delà du périmètre historique de la bureautique encore à identifier
Agence Agence > DT > DR DG Exemples de cas d’usages remontés par
les utilisateurs
• Accompagnement dans le recrutement des profils
• Promotion d’un poste ou métier
Collaboration 11 cas d’usages Productivité 7 cas d’usages • Suivi des plans d’action des métiers en tension
[1 cas] Animation de réunion [2 cas] Production d’un compte rendu • Mise en place de projet
[3 cas] Animation d’un atelier ou d’un événement [1 cas] Accès et modification en mobilité
• Partage des offres ou profils clefs
[2 cas] Suivi projet [2 cas] Préparation et animation d’entretien
• Ecriture de documents stratégiques
[1 cas] Coédition de document [2 cas] Organisation d’un sondage
[1 cas] Consultation et modification de calendrier partagé • Traitement des irritants récurrents
[2 cas] Communication unifiée Communication 3 cas d’usages • Animation des réseaux ou correspondants en région
• Coopération sur des projets transverses (verticaux ou
[3 cas] Partage d’information (formelle / informelle) ou de
horizontaux)
connaissances
Gestion des contenus 3 cas d’usages • Partage des expertises ou des bonnes pratiques
[3 cas] Partage documentaire (interne et externe) RSE 1 cas d’usages • Capitalisation sur des contenus métiers produits ou
arbitrages réalisés
[1 cas] Animation de communauté
7Office 365 a permis pour les populations expérimentatrices de
mieux affronter les effets du confinement
Continuité de service dans un
contexte hors normes Maintien de la communication au sein de
l’équipe Préservation de la QVT dans la durée
malgré la distance
Les équipes ont fait évoluer leur environnement de
travail en situation tendue pour l’utilisation des outils
Les ELD ont bénéficié des nouvelles fonctionnalités Les collaborateurs se sont facilement organisés
traditionnels PE
de la mobilité pour adapter leurs méthodes de pour maintenir la cohésion d’équipe et les
management dans l’animation d’équipe échanges
• Migration des fichiers des lecteurs
partagés vers le cloud pour en
• Conversation d’équipe pour éviter
OneDrive + Teams facilité l’accès • Animation des réunions
l’isolement des collaborateurs
• Suivi et mise à jour en temps réel d’équipes quotidiennes par
• « Pause café virtuelle » pour
des plans d’actions en lien avec la visioconférence
Teams échanger sur des sujets informels
SharePoint Online
situation de crise • Partage rapide et traçabilité
Teams des consignes sur les canaux
d’équipes
Teams (et OneDrive) nous ont réellement facilité
la vie cette semaine car nous ne pouvions plus
O365 nous a permis d’organiser et de répartir On a su maintenir la QVT collective avec des
nous connecter au réseau PE à distance
plus facilement l’activité entre les conseillers choses simples comme le bonjour quotidien ou
mobilisés en télétravail équipés ou non les co-construction facilitées entre
Direction régionale Nouvelle collaborateurs
Aquitaine Agence Marseille
Agence Villeneuve lès Avignon
Paradis
+527 Sur la période de mars à
avril 2020 (soit +25%)
Un intérêt croissant des collaborateurs de Pôle emploi pour la
solution collaborative qui se vérifie en période de crise
utilisateurs
8INFORMATION SUR LE PILOTE DU PROJET « OFFICE 365 »
2 Modalités de déploiement du pilote
9Déploiement office 365 à Pole emploi
PRINCIPES DE DEPLOIEMENT ET D’ACCOMPAGNEMENT
• Deux grandes étapes :
1. Première phase : Un pilote TEAMS les essentiels (visioconférence enrichie, espace de collaboration en équipe, classes à distance) sur la région Occitanie et
sur la Direction Générale. Des tests seront menés en amont sur la fonctionnalité Classes à distance en région Nouvelle Aquitaine et Centre Val de Loire.
2. Deuxième phase : Généralisation de TEAMS les essentiels et enrichissement graduel des cas d’usage s’appuyant sur les autres services Office 365.
• Des résultats du pilote qui conditionneront le planning de démarrage de la phase 2;
• Une généralisation de TEAMS (les essentiels) à la main des régions sur une période de 4 mois;
• Un déploiement progressif des nouveaux usages avec une approche itérative et flexible, s’appuyant sur un pilote TEAMS et des expérimentations ;
• Un effort particulier au bénéfice des managers avec un dispositif d’accompagnement dédié qui sera co-construit en phase de cadrage et au cours du pilote;
• Un diagnostic de maturité des usages collaboratifs et digitaux destinés prioritairement aux managers comme indicateur dans la construction de
l’accompagnement mais aussi comme levier de suivi;
• Une suite collaborative Office 365 en mode SaaS (Web) offrant de constantes évolutions, ouvrant des opportunités d’enrichissement des bénéfices métiers et
nécessitant une veille sur les nouveaux usages.
10Trajectoire Office 365
1 - Construction de l’ambition : La définition d’une trajectoire globale autour de l’environnement numérique collaborateur et du travail à
distance
PHASE 1 - 2 - Cadrage du programme : La priorisation des usages à accompagner et un diagnostic de maturité des usages numériques comme
PILOTE TEAMS base de l’accompagnement du pilote
ESSENTIELS
ET CONSTRUCTION DE
L’ACCOMPAGNEMENT 3 - Déploiement d’un pilote en deux phases (technique et fonctionnelle) : Le déploiement du pilote doit prévoir une phase technique
comme prérequis pour sécuriser l’usage et l’adoption de l’application puis une phase fonctionnelle qui permettra de suivre l’adoption,
de co-construire et valider le modèle d’accompagnement. Le déploiement s’appuiera sur les cas d’usage captés en phase
d’expérimentation. Orientation des utilisateurs d’applications collaboratives grand public vers des solutions incluses dans Teams (fin de
Trello, Padlet, Framadate).
4 - Généralisation TEAMS (les essentiels) à la main des régions sur une période de 4 mois et ouverture technique des autres
services (généralisation de TEAMS-les essentiels pour l’ensemble des utilisateurs Pôle emploi). A la fin de la généralisation Teams
remplacera Skype qui est en fin de vie.
PHASE 2 -
L’ENRICHISSEMENT
GRADUEL DES CAS
5 – Accompagnement itératif adossés à des expérimentations sur des cas d’usage prioritaires et menées par des utilisateurs pionniers.
D’USAGE S’APPUYANT
SUR LES AUTRES
SERVICES OFFICE 365 6 – Déploiement vers les solutions BUREAUTIQUES Office online: Le passage de solutions disponibles sur le poste de travail
individuel (serveurs de partage, messagerie, bureautique) à leurs équivalents Online. Orientation des utilisateurs de Skype vers Teams 11
pour la visio conférence et des utilisateurs d’applications fichiers et bureautique grand public vers des solutions incluses dans Office 365
(fin de Google Drive, WeTransfer, Google Docs)
11Fonctionnalités accompagnées et cartographie des premiers cas
d’usages en phase 1
La liste des usages ci-dessous ne se veut pas exhaustive. Elle a été construite à partir des constats réalisés durant l’expérimentation. Elle sera à compléter et
à prioriser en fonction des ateliers mis en œuvre durant la phase de cadrage pour définir le cadre d’usages socle Pôle emploi.
TEAMS les essentiels : cas d’usages - Pilote
Collaboration
Fonctionnalités COLLABORATION : COMMUNICATION UNIFIÉE :
TEAMS les • Disposer d’un espace numérique de travail unifié par équipe locale • Organiser et contribuer à des fils de discussion internes à l'équipe, réaliser des
essentiels : ou par équipe transversale tchats entre agents PE
ANIMATION DE RÉUNION : PARTAGE D’INFORMATION :
Visioconférence enrichie • Animer une réunion d’équipe ou inter-équipe • Partager / publier des connaissances ou informations au sein d’une équipe ou avec
(Mosaïque de 49 ANIMATION D’UN ATELIER OU D’UN ÉVÉNEMENT : les partenaires (veilles, actualités, offres du jour, offres difficile à pourvoir, …)
participants, lever la main, • Publier une information au sein d’une équipe locale ou d’une équipe transversale
• Animer et organiser un atelier, un brainstorming, un séminaire
partager une vidéo avec
du son, créer des sous
groupes, fil de Gestion des contenus
conversation)
PARTAGE DOCUMENTAIRE :
Site d’équipe • Partager des fichiers au sein d’une l’équipe locale ou d’une équipe transversale
(Regroupement facilitant
le contact de son équipe, Services
fils de discussion, partage FORMATION
de fichiers au sein de
• Organiser et animer des classes à distance (Tests sur CVL et NAQ)
l’équipe)
12Office 365 : planning prévisionnel pilote TEAMS Portage transverse
Portage fonctionnel
Portage IT
Périmètre usages
Décembre Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre
01/12 01/01 01/02 01/03 01/04 01/05 01/06 01/07 01/08 01/09 01/0 01/11 01/12
15/12 15/01 15/02 15/03 15/04 15/05 15/06 15/05 15/08 15/09 15/10 15/11 15/12
Phase 1 Phase 2
Coordination déploiement et animation gouvernance
Construction de Information-Consultation
l’ambition Cadrage du programme
CSEC / CSE
Le calendrier de généralisation sera fonction
Dialogue social Dialogue social des résultats du pilote
Information CSEC
/ CSE pilote
Pilote TEAMS les Généralisation Les essentiels de TEAMS
essentiels - Occitanie
Généralisation TEAMS (les essentiels) à la main des régions
Déploiement technique et
Cadrage IT assistance
sur une période de 4 mois
Eval. et
REX
Préparation pilote
Ateliers recueil de besoin et enquêtes Mise en œuvre plan d’accompagnement et communication optimisé suite à la
maturité phase pilote
Co-construction accompagnement
Mise en œuvre
accompagnement et
communication Expérimentations de nouveaux usages selon les besoins
Construction plan de dé-commissionnement progressif
Cyber sécurité / RGPD
13INFORMATION SUR LE PILOTE DU PROJET « OFFICE 365 »
3 Modalités d’accompagnement du pilote
14Liste des acteurs clés et synthèse des rôles
Prennent les décisions
Sponsors Portent le sens des évolutions
stratégiques Porteurs
(DGARHRS auprès de ses équipes
Portent les messages clés régionaux
/DGASI) Impulsent le portage
managérial (DRAPS/DRAO)
Coordonne le déploiement Accompagnent les ELD / Resp.
Equipe projet services
Forme les ambassadeurs
nationale Suivent le bon déroulement du
Accompagne les agents et managers Chefs de projet
(centralisée et projet
Suit le niveau d’adoption régionaux
multidisciplinaire) Agents / Alertent l’équipe nationale sur les
Anime les réseaux régionaux
Managers éventuelles difficultés identifiées
Informent et contribuent à
Assistance et Pôle Assistent les agents et managers l’accompagnement des agents
d’expertise Office Apportent une expertise Aident à identifier les ambassadeurs Relais locaux
365 Collaborent avec la communauté Soutiennent et encouragent (ELD-resp. Service)
d’entraide l’adoption de nouveaux usages
Accompagnent localement sur site Alimentent la communauté d’entre-
Relais régionaux Ambassadeurs
Appuient les agents sur les aide
DSI (SDP) locaux
problématiques techniques locales Conseillent les agents et managers (de préférence les
Remontent les feedbacks à l’équipe ambassadeurs du
projet nationale numérique)
Portage transverse Portage IT
Portage fonctionnel
15Office 365 : modalités d’accompagnement du pilote
La démarche sera affinée, ajustée et enrichie durant la phase 1 du pilote
PRÉSENTER ET INITIER LA
1 PRISE EN MAIN
Contribution des ambassadeurs
2 DÉCOUVRIR LES USAGES CIBLES
4
Présentation initiale aux
managers : rôle, outils et Réalisation INSTALLER UNE RÉFLEXION
bénéfices d’exercices / cas Q&A
COLLECTIVE SUR LES MODES DE
FONCTIONNEMENT ET LA
d’usage
TRANSFORMATION DES USAGES
Dont kit
d’accompagnement Webinaires
dédié aux managers orientés usages Booster
Office 365
Présentation initiale aux
ambassadeurs : rôle, outils 3 S’AUTO FORMER
et bénéfices Communauté
Remise des guides d’entraide
utilisateurs / Tutoriels vidéo
fiches usages
Sécurisation de
l’installation de l’outil et
démonstration de prise en
main aux agents E-learning
Les managers seront accompagnés en anticipation et en priorité. Le pilote nous permettra de construire un accompagnement dédié à la
population managériale.
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