APPEL À PROJETS 2018 OPEN SOON - Innovons le commerce !

 
APPEL À PROJETS 2018 OPEN SOON - Innovons le commerce !
APPEL À PROJETS 2018

     OPEN SOON
Innovons le commerce !

RÈGLEMENT ET CLAUSES TECHNIQUES
ANNEXE : CLAUSES ADMINISTRATIVES
RÉSUMÉ

                                     600.000 € de budget total
                      afin de favoriser l’ouverture de commerces innovants

    Pour qui ?

    Cet appel à projets est ouvert aux futurs commerçants désirant lancer leur activité commerciale sur le
    territoire de la Région de Bruxelles-Capitale.

    Pour quoi ?

    Tout projet répondant à des critères de viabilité financière originalité et qualité. Ces critères seront
    examinés et évalués par un comité d’avis pluridisciplinaire. Le caractère circulaire d’un projet permettra
    de recevoir une majoration de la subvention.

    Pour recevoir quoi ?

    - Un accompagnement de hub.brussels sur demande consistant en :
           (i) une phase de coaching pour extraire le meilleur projet et le positionner commercialement ;
           (ii) une phase de consultance afin de trouver le lieu le plus approprié pour l’exercice de l’activité
           projetée ;
    - Un soutien financier de maximum 15.000 € spécifique de la Région

    Comment ?
-

    Six comités d’avis (budget : 100.000 EUR) se dérouleront en 2018 et 2019. Les dossiers de
    candidature seront analysés par le Comité d’avis pluridisciplinaire.

    Les dossiers de candidature peuvent être déposés dès lancement officiel de l’appel à projets. Ils
    doivent être introduits au plus tard pour le 21 janvier 2019.

                                       Envoyez votre projet à :

                                    opensoon@hub.brussels
1. Introduction

      1.1 CONTEXTE DU PROJET

Le Ministre de l’Économie et de l’Emploi a décidé de poursuivre le programme Open Soon. Ce programme
était initialement subventionné par le fonds européen de développement régional (en abrégé FEDER) et co-
financé par la Région de Bruxelles-Capitale.

Son objectif est de favoriser l’ouverture de nouveaux commerces, originaux, qualitatifs et générateurs de
dynamique pour les quartiers commerçants de la Région de Bruxelles-Capitale.

Ce soutien se traduit par une offre gratuite d’accompagnement assortie d’une subvention pour les projets qui
répondront à des critères de viabilité financière, d’originalité, de qualité et d’économie circulaire détaillés plus
loin.

Les usagers de la ville (habitants, travailleurs, touristes, étudiants, etc.) ont un lien fort avec le commerce,
auquel ils sont attachés et pour lequel ils nourrissent des attentes élevées. Ils y recherchent à la fois de la
proximité, de l’originalité et du professionnalisme de la part des commerçants.

L’appel à projets Open Soon a été mis en œuvre en 2010 et a permis d’accompagner et de soutenir
financièrement l’ouverture de près de 180 commerces innovants et qualitatifs.

L’objectif stratégique est de soutenir le développement d’un commerce contribuant à différencier l’offre en
place. En vue de renouveler l’offre commerciale pour la faire mieux rencontrer les attentes des usagers, il
convient en effet d’agir sur les nouveaux commerces, en facilitant le parcours des porteurs de projets et en
leur apportant un conseil individualisé.

Pour y parvenir, l’accompagnement consiste en une phase de coaching, pour extraire le meilleur du projet
et le positionner commercialement, suivie d’une phase de consultance, à la recherche du meilleur lieu pour
l’exercice de l’activité projetée.

L’appel à projets Open Soon prolonge cet accompagnement par un soutien financier (subvention) pour les
projets dont les critères de viabilité financière, d’originalité et de qualité auront été reconnus par un comité
d’avis multidisciplinaire.
1.2 DÉFINITIONS

Les termes suivants utilisés dans le présent règlement sont définis comme suit :

                                                                                            er
hub.brussels : Agence Bruxelloise pour l’Accompagnement de l’Entreprise. Lancée le 1 janvier 2018, elle
est issue de la fusion entre Atrium.brussels, Bruxelles Invest & Export et Impulse.brussels. Son siège social
est situé chaussée de Charleroi 110 à 1060 Bruxelles (http://hub.brussels/).

BEE : Bruxelles Économie et Emploi dont le siège social est situé Boulevard du Jardin botanique 20 à 1000
Bruxelles (http://www.werk-economie-emploi.irisnet.be/web/aee/home).

Bénéficiaire : Toute personne physique ou morale qui reçoit une subvention de la part de la Région dont les
modalités font l’objet de la convention entre le bénéficiaire et BEE

Candidat : Personne physique et/ou morale qui sollicite la Région en vue de l’octroi d’une subvention et
dont la candidature fera l’objet d’un examen de recevabilité par hub.brussels et d’éligibilité par le comité
d’avis conformément au présent règlement.

Sont exclus : les administrations et organismes publics ou parapublics, les entreprises et asbl non
autonomes des pouvoirs publics (dans leur conseil d’administration et dans leur financement).

Le candidat doit remplir, le cas échéant, toutes les conditions légales générales pour s’établir comme
commerçant (p.e. disposer de l’attestation de connaissances de base en gestion) ainsi que toutes les
conditions légales spécifiques à son activité (p.e. l’accès à la profession, etc.).

Le candidat doit être en possession d’un numéro d’entreprise valable dès l’introduction de la demande de
subvention auprès de BEE. À défaut, le candidat est exclu de l’appel à projets et perd son droit de demander
la subvention. Aucune indemnité ne peut être réclamée à ce titre.

Cellule commerciale : Immeuble ou partie d’immeuble destiné à l’exercice d’une activité économique et
affecté au commerce dans le respect des règles d’urbanisme en vigueur.

Commerce : ensemble des activités, consistant notamment en la vente au détail de produits, la prestation
de service, ou une activité artisanale directement en contact avec le public. Ne peuvent être considérées
comme commerce, les activités menées par tout titulaire d’une profession libérale, institution
d’enseignement, crèche, halte-garderie ou société de titres-services. Le commerce doit être accessible à la
clientèle au minimum aux heures d’ouverture traditionnelles et quatre jours par semaine. Le commerce
devra répondre à des critères de viabilité financière, d’originalité, de qualité et d’économie circulaire décrits
au pt 4 du présent règlement.

Commerçant : Toute personne physique ou morale qui, dans le cadre de ses activités professionnelles,
vend au détail des produits et/ou des services aux particuliers, dans une cellule commerciale. Est donc visé
ici, l’exploitant de la cellule commerciale.

Convention : Document conclu entre BEE et le bénéficiaire fixant les modalités et les conditions d’octroi de
la subvention relative à un projet d’ouverture de commerce.

Économie circulaire (EC) : Système économique d’échange et de production qui, à tous les stades du
cycle de vie des produits (biens et services), vise à augmenter l’efficacité de l’utilisation des ressources et à
diminuer l’impact sur l’environnement tout en développant le bien-être des individus.
Taille de l’entreprise : Pour déterminer la taille d’une entreprise, il sera tenu compte de trois facteurs :
    1. L’effectif, c’est-à-dire le nombre d’emplois équivalents temps plein (ETP) projetés, tel que repris
       dans le business plan ;
    2. Le chiffre d’affaires ou le total du bilan projeté, tel que repris dans le business plan ;
    3. Les liens éventuels de l’entreprise avec d’autres sociétés.

    Catégorie*                 Effectif (emploi        à   Chiffre d’affaires ou total du bilan**
                               temps plein)
    1. Micro-entreprise        < 10                        ≤ 2 millions €             ≤ 2 millions €
    2. Petite entreprise       < 50                        ≤ 10 millions €            ≤ 10 millions €
    3. Entreprise moyenne      < 250                       ≤ 50 millions €            ≤ 43 millions €
    4. Grande entreprise       ≥ 250                       > 50 millions €            > 43 millions €

Seules les catégories 1,2 et 3 pourront prétendre à la subvention, objet du présent règlement.

*Pour passer d’une catégorie à une autre, il faut que l’un des seuils soit dépassé pendant deux périodes
comptables consécutives.

** Une entreprise peut choisir de se conformer soit au seuil du chiffre d’affaires, soit au seuil du bilan.

Si une entreprise appartient, même partiellement (25 % ou plus) à un groupe, il en sera tenu compte pour
établir la taille réelle. Il en ira de même si l’entreprise détient des parts sociales ou des droits de vote dans
une autre entreprise.

Loyer : montant du loyer de base mensuel hors charge de la cellule commerciale tel que renseigné dans le
contrat de bail conclu avec le propriétaire de la cellule. Les frais liés au pas de porte, à la garantie locative
ou à la reprise du fonds de commerce sont exclus.

Pièces justificatives : dans le cadre de la présente subvention, seuls les frais de loyer du local commercial
sont éligibles. Les preuves de paiement consistent en des copies des extraits de compte en bonne et due
forme démontrant le paiement du loyer depuis un compte de l’entreprise bénéficiaire de la subvention.

Projet : Projet de lancement d’une nouvelle activité de commerce faisant l’objet d’une candidature à l’octroi
d’une subvention conformément au présent règlement.

Projet engagé dans une logique d’économie circulaire (Projet ‘EC’) : Vise tout projet de commerce
intégrant comme une dimension essentielle de son business model des procédés inscrits dans l’économie
circulaire : réduction des déchets, magasins sans emballages, vente en vrac, marchés de producteurs en
circuits courts, logistique inverse impliquant les consommateurs, réemploi et upcycling de matières,….

Région : La Région de Bruxelles-Capitale, dotée de la personnalité juridique en vertu de l’article 3 de la loi
spéciale du 12 janvier 1989 relative aux institutions bruxelloises, représentée par son Gouvernement en la
personne de son Ministre Didier Gosuin ayant l’Économie et l’Emploi dans ses attributions.

Subvention : Montant alloué par le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale à un bénéficiaire afin
de couvrir partiellement le paiement des frais de loyer relatifs au lancement d’une nouvelle activité
commerciale dans une (future) cellule commerciale. Le montant octroyé est soumis au respect du présent
règlement et de la convention établie entre la Région et le bénéficiaire.
1.2. Projets recherchés
L’appel à projets s’adresse aux futurs commerces situés sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale.
Il poursuit les objectifs suivants :

    Renforcer l’appareil commercial bruxellois en facilitant l’apparition sur le marché de concepts
     nouveaux et solides ;

    Offrir aux porteurs de projets qualitatifs et innovants un soutien financier, mais aussi un conseil
     et un support stratégique et opérationnel ;

    Faciliter l’accompagnement des futurs commerçants en Région de Bruxelles-Capitale ;

    Préparer aujourd’hui un tissu commercial ambitieux, orienté clients et résolument tourné vers
     l’avenir ;

    Faciliter la rencontre entre les attentes des clients (tous usagers de la ville) et une offre
     commerciale neuve.

     3. Qui peut déposer un projet ?

L’appel à projets Open Soon est ouvert à :

       tout candidat (suivant la définition donnée au point 1.2) ;
       désirant lancer une activité de commerce (au sens du présent règlement) n’ayant pas encore
         démarrée (ouverture effective du commerce) au moment de l’introduction du dossier de
         candidature auprès de hub.brussels ;

       dans une (future) cellule commerciale située sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale ;
       et pour lequel le montant de la subvention accordée dans le cadre du présent appel à projets ne
         porte pas le montant des aides publiques qui lui ont déjà été accordées selon le principe de
         minimis à un montant supérieur à 200.000 € sur une période de trois exercices fiscaux (voir point
         7. Aides d’État)

                       Ne peuvent pas participer à l’appel à projets :

                           × Les administrations et les organismes publics ou parapublics
                           × Les entreprises et les asbl non autonomes des pouvoirs publics (dont plus
                                de la moitié des membres de l’organe d’administration, de direction ou de
                                surveillance sont désignés par les services du Gouvernement ou des
                                organismes administratifs autonomes)
                           × Les grandes entreprises (suivant la définition donnée au point 1.2)
                           × Les demandeurs disposant déjà d’une implantation commerciale pour une
                                même activité en Belgique (même concept commercial et/ou même
                                dénomination). Les concepts testés de manière provisoire (notamment : pop-
                                up store,…) ne constituent toutefois pas un motif d’exclusion.
4. Critères d’éligibilité et sélection du projet

                          Pour être considéré comme éligible, le projet soumis par le candidat doit répondre aux
                          conditions cumulatives suivantes :

                               Être réalisé en Région de Bruxelles-Capitale
                               Viser des activités économiques relatives à une nouvelle implantation commerciale qui n’a
                                  pas encore été ouverte à la date d’introduction de la demande auprès des services de
                                  hub.brussels
                                 Être introduit dans les délais et dans les formes requises (formulaires, annexes, etc.)

                        Une seule demande de subvention peut être introduite par n° d’entreprise. La demande doit être
                        introduite auprès des services de hub.brussels pour le 21 janvier 2019 au plus tard (date du
                        cachet de la poste ou date de l’envoi de l’e-mail faisant foi)

                                                 La viabilité financière du projet est analysée sur base d’un plan
                           1. Viabilité         financier complet et réaliste, comprenant un plan d’investissement, un
                              financière        plan d’affectation, un compte de résultats prévisionnels et un plan de
                                                trésorerie.

                                                 Le porteur de projet devra démontrer la bonne adéquation entre son
                                                projet et les éléments nécessaires à sa réussite. Il devra en outre
                          2. Qualité et         démontrer que son projet commercial est cohérent dans son
                             originalité
Critères de sélection

                                                positionnement, notamment du point de vue de son aménagement
                                                intérieur et de la politique de communication mise en place par le porteur
                                                de projet.

                                                 La localisation concerne le quartier commerçant (et ses
                                                caractéristiques, notamment en terme de passage et d’accessibilité)
                          3. Localisation       envisagé pour le développement de l’activité commerciale. Elle devra être
                                                en adéquation avec le projet et le commerce apportera une plus-value au
                                                quartier.

                         Critère supplémentaire pouvant donner lieu à une majoration de la subvention

                                                  Le projet s’inscrit dans sa globalité dans une démarche d’économie
                          4. Economie            circulaire (suivant la définition donnée au point 1.2). Ce critère
                             circulaire          d’économie circulaire doit être essentiel et non accessoire au projet
                                                 soumis.
5. Soutien financier

     5.1 PRINCIPES DE LA SUBVENTION FACULTATIVE

Le Ministre de l’Économie et de l’Emploi accorde une subvention facultative à certaines initiatives qui
s’intègrent dans la stratégie politique de la Région de Bruxelles Capitale. Ces subventions sont par définition
facultatives ; la décision sur l’octroi ne dépend pas de critères réglés par une réglementation spécifique
(ordonnance).

Le Ministre de l’Économie et de l’Emploi jugera de l’éligibilité en fonction des axes thématiques qu’il aura
choisis (appels à projets) et de l’opportunité de subventionner un projet introduit.

Ainsi, dans le cadre des subventions facultatives, le Ministre de l’Économie et de l’Emploi émet en 2018 un
appel à projets en vue de stimuler l’ouverture de commerces innovants. Ce soutien se traduit par l’octroi
d’une subvention facultative.

REMARQUES IMPORTANTES :
   L’octroi d’une subvention par la Région ne dispense pas le bénéficiaire d’obtenir toutes les autorisations
    nécessaires à la réalisation de son projet. Ainsi, dans le cas où des interventions (travaux, changement
    d’affectation, placement d’enseigne, etc.) nécessitent l’octroi d’une autorisation administrative et
    notamment un permis d’urbanisme, le bénéficiaire doit entreprendre en temps utile, en son nom et pour
    son propre compte, toutes les démarches nécessaires en vue d’être autorisé à effectuer les travaux
    convenus.
   Par ailleurs, la subvention facultative est destinée au développement et/ou au lancement d’un projet ;
    elle ne peut donc pas avoir pour objet (ou pour effet) d’assurer l’existence du bénéficiaire ni donner lieu
    à un enrichissement du bénéficiaire.

    5.2 DÉPENSES ÉLIGIBLES

Cette subvention facultative couvre uniquement les frais de loyer (hors charges). Elle ne couvre dès lors pas
la garantie locative, les frais liés à la reprise éventuelle du fonds de commerce, ni un éventuel pas-de-porte.
Les frais d’investissements (achat de matériel, etc.) sont également exclus.

Toutes les dépenses s’entendent hors TVA.

    5.3 MONTANT DE LA SUBVENTION ET MODE DE CALCUL

Le montant de la subvention facultative correspond à 9 mois du loyer de base renseigné dans le contrat de
bail commercial.

Une attention particulière sera également accordée à l’ouverture de commerces innovants s’inscrivant dans
une démarche d’économie circulaire (‘EC’). Les porteurs de projet ‘EC’ sélectionnés bénéficieront dans ce
cas d’une majoration de 25 % du montant de la subvention.

ATTENTION : dans tous les cas (tant pour les projets ‘EC’ que les projets ‘non EC’), le montant de la
subvention facultative est plafonné à 15.000 €.
6. Comment participer ?

                              1. Rendez-vous obligatoire avec hub.brussels

Afin de faciliter l’introduction de la demande de subvention et bénéficier d’un accompagnement et de
conseils personnalisés, le candidat contacte impérativement hub.brussels par e-mail à
(opensoon@hub.brussels), pour une première rencontre. Cette rencontre peut être organisée tous les jours
ouvrables pendant les heures de bureau (de 9h à 17h).

                                2. Introduction du dossier de candidature

Le candidat devra ensuite introduire un dossier de qui comprendra obligatoirement les éléments suivants :

   Copie du bail locatif reprenant les informations détaillées sur l’espace commercial visé et le loyer
    mensuel (hors charges). À défaut, le candidat transmettra les informations relatives à la localisation
    précise envisagée pour son activité et le loyer mensuel hors charges demandé.

   Un business plan : ce document a pour objet la description du projet, sa faisabilité technique,
    commerciale et financière. Il est établi conformément au modèle repris en annexe 2. Si le candidat
    établit son business plan sur un autre document, il supporte l’entière responsabilité de la parfaite
    concordance entre les documents qu’il a utilisés et le modèle repris en annexe 2.

   Un plan financier consistant dans la formalisation complète et exhaustive de tous les aspects
    financiers du projet, comprenant quatre parties :
         Un plan d’affectation constitué par un tableau composé de deux colonnes présentant à
                                                                             1
             gauche la nature ainsi que le montant des investissements et la manière dont le candidat
             entend financer (payer) lesdits investissements à droite ;
         Un ‘plan d’investissement’ détaillant l’ensemble des investissements à réaliser et les frais
             encourus en vue de procéder au lancement de l’activité ;
         Un compte de résultat prévisionnel comportant notamment une estimation raisonnable des
             charges fixes et variables, une estimation détaillée du chiffre d’affaires prévisionnel et celle du
             coût moyen unitaire d’une prestation ou du produit ;
         Un tableau de trésorerie indiquant une estimation des liquidités générées par l’activité, le
             moment adéquat de leur production permettant d’honorer tous les engagements et à défaut, de
             recourir à des sources de financement ad hoc. (à faire valider par experts financiers)

   Un moodboard composé au minimum de 8 photos (dont 4 photos servent à décrire le produit et les 4
    autres à décrire l’ambiance) permettant de définir en amont du projet présenté, le style et le thème de
    celui-ci

Le cas échéant, le porteur de projet devra démontrer qu’il dispose de l’accès à la profession et/ou à la
gestion si celui-ci s’avère nécessaire pour la concrétisation du projet.

Le dossier de candidature est à envoyer à l’adresse mail (opensoon@hub.brussels) ou par recommandé
avec accusé de réception (hub.brussels - Agence Bruxelloise pour l’Accompagnement de l’Entreprise -
Chaussée de Charleroi 110 à 1060 Bruxelles).
3.Comité d’avis

hub.brussels vérifie la recevabilité des dossiers de candidature réceptionnés (phase 2) et transfère au
Comité d’avis les dossiers recevables pour analyse. Sont considérés comme « recevables » les dossiers
répondant aux critères d’éligibilité et de sélection définis au point 4.

Le Comité d’avis est seul compétent pour évaluer ces critères et formule, le cas échéant, des
recommandations aux candidats. Ces recommandations doivent être suivies et mises en œuvre par le
candidat dans le délai fixé par le comité d’avis pour pouvoir prétendre à la subvention.

Le Comité d’avis se réunira à 6 reprises. Un budget de 100.000 € sera affecté à chaque Comité d’avis. Il
sera organisé selon les modalités suivantes :

       Composition du Comité d’avis

Le comité d’avis est composé d’un panel varié et complémentaire parmi les suivants :
     représentants des structures accompagnantes partenaires du projet (GELs, Ceraction, Iles,
       Finance Brussels, Village Partenaire, …
     experts privés (notamment en aménagement, architecture d’intérieur, comptabilité, communication)
     représentants de hub.brussels
     un représentant de BEE

Un représentant du ministre et peut également être présent à chaque Comité d’avis en tant qu’observateur.
Le Comité d’avis est présidé et organisé par hub.brussels, qui en assure également le secrétariat.

       Fréquence

Le Comité d’avis se réunira à 6 reprises au cours des années 2018 et 2019, selon le planning suivant :
        er
    o 1 jury : 07/06/2018 (dossier de candidature à remettre pour le 28/05/2018 à 16h00 au plus tard)
        ème
    o 2     jury : 12/07/2018 (dossier de candidature à remettre pour le 02/07/2018 à 16h00 au plus tard)
        ème
    o 3     jury : 30/08/2018 (dossier de candidature à remettre pour le 20/08/2018 à 16h00 au plus tard)
        ème
    o 4     jury : 27/09/2018 (dossier de candidature à remettre pour le 17/09/2018 à 16h00 au plus tard)
        ème
    o 5     jury : 06/12/2018 (dossier de candidature à remettre pour le 26/11/2018 à 16h00 au plus tard)
        ème
    o 6     jury : 31/01/2019 (dossier de candidature à remettre pour le 21/01/2019 à 16h00 au plus tard)

       Méthode de sélection

L’analyse sera réalisée sur base des critères de sélection détaillés dans le point 4, permettant d’apprécier
les différents projets. Le Comité d’avis devra en outre disposer du contrat de bail ou des infos détaillées sur
l’espace commercial. Chaque critère compte pour 10 points :

       viabilité financière - 10 points. La viabilité financière du projet est analysée sur base d’un plan
        financier complet et réaliste, comprenant un plan d’investissement, un plan d’affectation, un
        compte de résultats prévisionnels et un plan de trésorerie.
       qualité et originalité - 10 points. Le porteur de projet devra démontrer la bonne adéquation entre
        son projets et les éléments nécessaires à sa réussite (étude de marché, profil du porteur de projet
        répondant aux conditions de réussite de son activité,…). Il devra en outre démontrer que son projet
        commercial est cohérent dans son positionnement, notamment du point de vue de son
        aménagement intérieur et de la politique de communication mise en place par le porteur de projet.
       localisation - 10 points. La localisation concerne le quartier commerçant (et ses caractéristiques,
        notamment en terme de passage et d’accessibilité) envisagé pour le développement de l’activité
        commerciale. Elle devra être en adéquation avec le projet et le commerce apportera une plus-value
        au quartier.

Pour être considéré comme lauréat de l’appel à projets, le demandeur doit répondre aux trois conditions
cumulatives suivantes :

    1. obtenir une cote globale de minimum 18/30 ;
    2. obtenir un cote minimal de 5/10 pour chacun des critères détaillés ci-dessus. L’absence d’une
       réponse suffisante pour chacun des critères pourra donc être considérée comme élément de
       disqualification du projet : les projets avec une cote inférieure à 5/10 pour l’un des critères seront
donc considérés comme disqualifiés de l’appel à projets, et ce même si leur cote globale est
       supérieure à 18/30 ;
    3. être classé en ordre utile, jusqu’à épuisement du budget disponible : s’agissant d’un concours, la
       sélection se fera sur base des projets qui répondent le mieux aux critères, et ce jusqu’à
       épuisement du budget disponible (100.000 €/jury).

Les décisions sont prises à l’unanimité, l’objectif étant que la composition du comité permette un avis
multidisciplinaire sur les dossiers déposés. Des experts thématiques peuvent être sollicités en amont pour
renforcer le Comité d’avis. Il est à noter que les porteurs de projet ne seront pas invités pour une défense
devant le Comité d’avis.

Tous les projets reçus, analysés, rejetés ou acceptés seront traités en toute confidentialité et ne pourront
faire l’objet d’une divulgation d’information qui pourrait nuire à l’initiative entrepreneuriale du porteur de
projet. Les informations reçues ne pourront servir qu’à l’analyse du projet.

L’avis motivé est transmis par hub.brussels à tous les candidats par la poste poste ainsi que par voie
électronique. Il est à noter qu’il n’est pas prévu de possibilité de recours contre les avis du Comité d’avis.

                                         4.Demande de subvention

BEE effectuera le traitement administratif des dossiers lauréats de l’appel à projets sur base des
informations suivantes :

1° formulaire de demande de subvention facultative spécifique à l’appel à projets ‘Open Soon’ 2018
(disponible sur le site www.economie-emploi.brussels sous la rubrique « Aides et subsides/Appels à
projets/Appels à projets2018 »). Le formulaire complété est à renvoyer :
•       sous format électronique (e-mail : projeteconomie@sprb.brussels)
•       au plus tard aux dates suivantes :
        o 13/07/2018 à 16h00 pour les dossiers passés au jury du 07/06/2018 ;
        o 17/08/2018 à 16h00 pour les dossiers passés au jury du 12/07/2018 ;
        o 05/10/2018 à 16h00 pour les dossiers passés au jury du 30/08/2018 ;
        o 02/11/2018 à 16h00 pour les dossiers passés au jury du 27/09/2018 ;
        o 11/01/2019 à 16h00 pour les dossiers passés au jury du 06/12/2018 ;
        o 08/03/2019 à 16h00 pour les dossiers passés au jury du 31/01/2019
•       signé par une personne légalement autorisée à engager l’entreprise

2° Copie du contrat de bail locatif signé entre le locataire et le propriétaire de la cellule commerciale
visée reprenant les informations détaillées sur l’espace commercial visé et le loyer mensuel (hors charges)

3° informations administratives nécessaires à l’instruction de la demande, en particulier : N°
d’entreprise, preuve de l’immatriculation à la Banque Carrefour des Entreprises, codes NACE et numéro de
compte en Banque de l’entreprise (sur lequel la subvention sera versée)

Le dossier administratif fait ensuite l’objet d’un contrôle par l’Inspection des Finances, par le Ministre du
Budget et par le Ministre en charge de l’Economie.

Il n’est pas prévu de procédure de réclamation ou de voie de recours autres que celles prévues par la loi
contre les décisions finales relatives à la sélection des projets et au montant de la subvention qui en
découle.

Une convention relative à l’octroi de la subvention est établie entre le bénéficiaire et BEE.

BEE procède enfin à l’engagement budgétaire de la subvention. Ce n’est qu’à ce moment que le candidat a
la certitude de la réservation sur le budget de la subvention accordée. Les modalités d’octroi et de
liquidation de la subvention sont précisées en annexe 1 du présent règlement.
7. Aides d’État

La subvention facultative qui sera accordée est soumise au Règlement (UE) n° 1407/2013 de la
commission du 18 décembre 2013 relatif à l’application des articles 107 et 108 du traité sur le
fonctionnement de l’Union européenne aux aides de minimis.

Par conséquent, lors de l’introduction de la demande de subvention, le bénéficiaire reconnaît avoir pris
connaissance de cette réglementation en matière d’aides d’État et que le montant de la subvention
accordée ne porte pas le montant des aides de minimis qui lui ont déjà été accordées à un montant
supérieur à 200.000 euros sur une période de trois exercices fiscaux.

Autrement dit, si le montant de la subvention accordée porte le montant des aides de minimis qui
ont déjà été accordées au bénéficiaire à un montant supérieur à 200.000 euros sur une période de
trois exercices fiscaux, la subvention facultative ne peut pas lui être accordée et il ne peut donc
pas répondre à l’appel à projets.

   8. Besoin d’aide ?

hub.brussels : Agence Bruxelloise pour l’Accompagnement de l’Entreprise - chaussée de Charleroi 110 à
1060 Bruxelles ((http://hub.brussels/ – opensoon@hub.brussels)

BEE : Bruxelles Economie et Emploi - Boulevard du Jardin botanique 20 à 1000 Bruxelles (www.werk-
economie-emploi.brussels - projeteconomie@sprb.brussels)
Annexe 1 – Modalités administratives relatives au financement du projet

      1. Modalités de financement

1.1 Arrêté de subvention
Le document officiel d’octroi de la subvention facultative est un arrêté ministériel. Les modalités de l’arrêté
sont précisées dans une convention signée par le bénéficiaire et la Région.

Après signature de la convention et de l’arrêté, le montant de la subvention accordée sera engagé/réservé
sur le budget de la Région de Bruxelles Capitale. Le bénéficiaire reçoit alors une notification
d’engagement et a dès lors la certitude de la réservation sur le budget du montant accordé.

                 Après la signature, vous avez la
                                                                     Vous recevez alors une notification
                 certitude que le montant de la
                                                                        d'engagement qui le confirme
               subvention est réservé sur le budget

1.2 Modalités de liquidation

                                                                              2
Ces montants engagés seront liquidés/payés en 2018-2019-2020 , selon les modalités suivantes :

               Versement d’une première tranche sur base des informations transmises par le demandeur (voir
                point 6.4 du présent règlement) ;
               Versement du solde de la subvention sur base de la présentation des preuves de paiement
                originales des montants dus des loyers (bail à l’appui - extraits de compte bancaire, depuis
                un compte de l’entreprise). Des copies des preuves de paiement sont également admises.

                                                                                                 3
Ces éléments doivent être adressés au Service Public Régional de Bruxelles, BEE , City Center, Boulevard
du Jardin Botanique, 20 à 1035 Bruxelles ou par mail (à l’adresse projeteconomie@sprb.brussels). Ils
doivent être introduits par une personne légalement autorisée à engager l’entreprise.

Les preuves de paiement originales des montants dus des loyers (pour le versement du solde de la
subvention) doivent être introduites au plus tard le 31/03/2020.

Après vérification de ces documents par BEE, le bénéficiaire recevra un courrier confirmant le montant
éligible accompagné d’une Déclaration de Créance (DC).

2
    En fonction de la date de remise des pièces justificatives.
3
    Conformément aux procédures administratives de la Région, les déclarations de créance sont à adresser à la Direction de la
    Comptabilité. Les pièces justificatives doivent être adressées à BEE.
Où envoyer les DC ?

              Service Public Régional de Bruxelles                    invoice@sprb.brussels (sous format PDF)
              Direction de la Comptabilité
                                             e
                                                                      en copie à projeteconomie@sprb.brussels
              CCN - Rue du Progrès 80, 8 étage
              1035 Bruxelles

Le paiement aura lieu dans les meilleurs délais après réception de la DC et sous réserve des disponibilités
budgétaires.

En cas d’absence de remise de ces documents, le paiement ne sera pas effectué.

REMARQUES IMPORTANTES :

Le contrat de Bail commercial signé par les deux parties doit être libellé au nom du (futur) commerçant et/ou
de sa société. Les loyers doivent avoir été acquittés à l’aide de son compte bancaire professionnel
uniquement. La version électronique doit être envoyée à projeteconomie@sprb.brussels

En cas d’infraction constatée, l’administration refuse la pièce justificative et l’écarte du décompte.

1.3 Fonds disponibles
Dans tous les cas, les demandes d’octroi de la subvention ne pourront être acceptées que dans les limites
des fonds disponibles.

    2. Obligations

2.1 Contrôle des subventions
L’octroi de la subvention implique pour le bénéficiaire l’acceptation de contrôles, sur pièces et sur place, afin
de vérifier si la subvention a effectivement été consacrée à la réalisation du projet et si elle est pleinement
justifiée.

Ces contrôles sont effectués par les autorités mandatées pour le contrôle de l’utilisation des subventions,
notamment le Service Public Régional de Bruxelles, l’Inspection des Finances et la Cour des Comptes
belge.

Les articles 92 à 95 de l’Ordonnance organique du 23 février 2006 portant les dispositions applicables au
budget, à la comptabilité et au contrôle sont d’application immédiate et générale dès qu’il est question d’une
subvention.
Ces articles sont reproduits in extenso ci-dessous :
  Art 92 : Conformément à l’article 11 de la loi du 16 mai 2003, précitée, toute subvention accordée par
  l’entité régionale ou par une personne morale subventionnée directement ou indirectement par l’entité
  régionale, en ce compris toute avance de fonds récupérable consentie par eux sans intérêt, doit être
  utilisée aux fins pour lesquelles elle est accordée.
    Sauf dans les cas où une disposition légale ou réglementaire y pourvoit, toute décision allouant une
    subvention précise la nature, l’étendue et les modalités de l’utilisation et des justifications à fournir par le
    bénéficiaire de la subvention.
    Tout bénéficiaire d’une subvention doit justifier de l’emploi des sommes reçues, à moins qu’une
    ordonnance ne l’en dispense.

    Art 93 : Conformément à l’article 12 de la loi du 16 mai 2003, précitée, par le seul fait de l’acceptation de
    la subvention, le bénéficiaire reconnaît à l’entité régionale le droit de faire procéder sur place au contrôle
    de l’emploi des fonds attribués.
    L’organisation et la coordination des contrôles sont réglées par le Gouvernement. Celui-ci fait appel
    notamment, pour ce contrôle, aux inspecteurs des finances.

    Art 94 : Conformément à l’article 13 de la loi du 16 mai 2003, précitée, est tenu de rembourser sans délai
    le montant de la subvention, le bénéficiaire :
         1°   qui ne respecte pas les conditions d’octroi de la subvention ;
         2°   qui n’utilise pas la subvention aux fins pour lesquelles elle est accordée ;
         3°   qui met obstacle au contrôle visé à l’article 93 ;
         4°   qui perçoit déjà une subvention d’une autre institution pour le même objet, sur la base des
              mêmes pièces justificatives.

    Lorsque le bénéficiaire reste en défaut de fournir les justifications visées à l’article 92, il est tenu au
    remboursement à concurrence de la partie non justifiée.

    Art 95 : Conformément à l’article 14 de la loi du 16 mai 2003, précitée, il peut être sursis au paiement
    des subventions aussi longtemps que, pour des subventions analogues reçues antérieurement, le
    bénéficiaire reste en défaut de produire les justifications visées à l’article 92 ou de se soumettre au
    contrôle prévu par l’article 93.

    Lorsqu’une subvention est payée par fractions, chaque fraction est considérée comme une subvention
    indépendante pour l’application du présent article.

Dans certains cas, la loi sur les marchés publics s’applique.

Si le bénéficiaire emploie du personnel, il est tenu de respecter ses obligations en matière de législation
sociale. L’autorité subsidiante pourra le vérifier.

2.2 Sanctions
Toute dépense non conforme aux réglementations sera écartée des pièces justificatives ainsi que de
dépenses reprises au décompte final.

À défaut de produire les pièces justificatives, la Région demandera le remboursement ou réduira tout ou
partie du montant de la subvention si :
   le bénéficiaire ne respecte pas les conditions d’octroi de celle-ci ;
   le bénéficiaire ne l’utilise pas aux fins pour lesquelles elle est accordée ;
   le bénéficiaire abandonne l’opération en cours ;
   le bénéficiaire modifie de manière significative le projet dans les 2 années qui suivent la date de la
    signature de la convention,
   le bénéficiaire fait obstacle au contrôle par les autorités ;
   le bénéficiaire reçoit déjà une subvention d’une autre institution pour le même objet, sur la base des
    mêmes pièces justificatives ;
   le bénéficiaire ne dispose pas des autorisations administratives et/ou environnementales et/ou
    urbanistiques pour la réalisation de son projet ;
   certaines dépenses sont jugées non conformes.

Les modalités de mise en œuvre de ces sanctions sont les suivantes : la Région informe le bénéficiaire par
courrier recommandé de son intention de demander le remboursement ou la réduction de la subvention. Le
bénéficiaire peut dès lors formuler ses observations par courrier recommandé dans les 15 jours calendrier
de la réception de la lettre de la Région. Enfin, la Région informe le bénéficiaire de sa décision motivée
après réception des observations de ce dernier ou dépassement du délai de réponse.

 Annexe 2 – Modèle business plan

Disponible à l’adresse suivante : http://1819.monbusinessplan.be/main/?locale=fr-BE ou sur simple
demande à hub.brussels.
Vous pouvez aussi lire