ASSURANCES DORMANTES DANS E-DEPO - Belgium.be
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
Contenu Introduction ............................................................................................................................................................. 3 Définitions ................................................................................................................................................................ 3 Comment se connecter à e-DEPO en tant que « Assureur » ? ................................................................. 4 Règles générales pour la création d’un dossier ............................................................................................. 4 Possibilité de dépôt ............................................................................................................................................... 5 Suppression des Dossiers à 0 EUR ................................................................................................................... 6 Disparition de la révocation................................................................................................................................. 6 Ouverture d’un dossier complet ........................................................................................................................ 6 Ouverture d’un dossier incomplet ................................................................................................................... 10 Dossiers de 60 EUR et moins ........................................................................................................................... 14 Analyse de cas ...................................................................................................................................................... 15 2/19
INTRODUCTION La Caisse des Dépôts et Consignations (CDC) a acquis une nouvelle application, e-DEPO, et souhaitait passer du système manuel existant à un système automatique. Pour cela, les informations envoyées par les assureurs doivent être rationalisées et seules les informations pertinentes au remboursement devront encore être envoyées. Nous passons également à un système où le NN est obligatoire pour les ayants droit afin de leur permettre de récupérer leurs fonds en ligne de manière sûre et sécurisée. L’identification des parties prenantes se base sur : • leur numéro TVA/BCE pour les sociétés et les professionnels ; • leur numéro d’identification au Registre national pour les particuliers. Cela permet à chacun de créer des dossiers en ligne, de les consulter, de télécharger des pièces justificatives et de demander des remboursements. e-DEPO est accessible à tout le monde, après identification sur base de l’e-ID, token ou l’application Itsme via notre portail MyMinFin. Ce guide a pour but de fournir une aide aux assureurs en détaillant le projet de transfert des avoirs dormants vers e-DEPO. DÉFINITIONS Assuré Personne dont la vie est concernée par l’assurance Ayant droit Personne qui peut légalement récupérer les fonds des assurances dormantes déposées à la CDC BCE Banque-Carrefour des Entreprises Bénéficiaire Personne en faveur de laquelle l’assurance est souscrite CDC Caisse des Dépôts et Consignations e-DEPO Nouvelle application de la CDC pour la gestion de tous les types de dossier NN Numéro d’identification au Registre national ou au Registre bis Pandora Application actuellement utilisée par la CDC pour la gestion des avoirs dormants Preneur personne qui souscrit le contrat d'assurance et qui en paie les primes 3/19
COMMENT SE CONNECTER À E-DEPO EN TANT QUE « ASSUREUR » ? Les gérants, managers et administrateurs inscrits à la BCE ont automatiquement accès à e-DEPO au nom de la société. Les collaborateurs qui créeront les dossiers dans e-DEPO doivent obtenir un rôle via l’application « Ma gestion des rôles e-gov » pour pouvoir se connecter au nom de leur employeur. Nous avons créé deux rôles pour notre application : « Gestionnaire de dossier » et « Administrateur » : • Le gestionnaire de dossier peut créer et consulter les dossiers, mais il ne peut pas réaliser des actions qui entrainent des paiements sortants d’e-DEPO. Ce rôle est suffisant pour réaliser toutes les actions pour déposer des fonds dormants à la CDC. • L’administrateur peut également créer et consulter les dossiers. Mais en plus, il peut demander des remboursements (quand cette action peut être réalisée par la société – pas le cas pour un dossier d’avoirs dormants – seul l’ayant droit du dossier peut demander son remboursement). Vous trouverez plus d’informations au sujet de la connexion et des rôles dans le guide de l’utilisateur présent sur notre site internet : https://finances.belgium.be/fr/pai/e-depo RÈGLES GÉNÉRALES POUR LA CRÉATION D’UN DOSSIER La règle de base est simple : les assureurs doivent transmettre uniquement les informations utiles à la CDC afin de rembourser correctement les ayants droit. Il y aura donc moins d’informations échangées mais celles- ci seront suffisantes pour permettre à la CDC de faire son travail plus efficacement qu’avant. Dans une situation idéale, les données nécessaires sont : 1. l’identification du contrat d’assurance dormant ; 2. le numéro du registre national du (des) ayant(s) droit ; 3. le montant à verser à la CDC AVANTAGES • Moins d’informations échangées • Identification certaine de chaque ayant droit • Egalité de traitement des citoyens • Résultats robustes et corrects de la recherche • Remboursement en ligne des avoirs • Temps de traitement sensiblement réduit • Elimination des échanges de mails avec l’assureur • Privacy compliant • Gain de temps pour l’assureur qui ne devra plus communiquer des informations supplémentaires • Gain de temps en interne car tout devient automatique Point de départ : au moment où l’assurance devient dormante, l’assureur doit analyser le dossier comme s’il devait le rembourser aux ayants droit, c’est-à-dire qu’il doit s’assurer d’identifier tous les ayants droit et rechercher leur numéro national. Ensuite, il doit mettre tout en œuvre pour prendre contact avec eux. Seulement si cette tentative de contact échoue, l’assureur peut ouvrir un dossier à la CDC. 4/19
Le travail de l’assureur ici n’est donc pas simplement de transmettre le dossier à la CDC avec les informations à disposition de l’assureur au moment où l’assurance devient dormante. Au contraire, l’assureur doit d’abord rechercher tous les ayants droit comme s’il devait lui-même rembourser l’assurance à un ayant droit qui en aurait fait la demande. L’assureur doit donc rechercher, vérifier et identifier le(s) ayant(s) droit effectif(s) afin de le(s) transmettre à la CDC. Donc, si ceux-ci ne sont pas capables d’identifier les ayants droit malgré toutes les informations et moyens dont ils disposent, ce ne sera certainement pas possible non plus pour la CDC qui dispose de moins d’informations. POSSIBILITÉ DE DÉPÔT Pour les assurances dormantes déposées à la CDC, le but est d’avoir des données fiables et définitives et d’enregistrer les ayants droit sur base de leur NN. Pour tous ces dossiers qui représentent l’écrasante majorité des cas, l’assureur devra créer un nouveau dossier dans la catégorie « Avoirs dormants ». Dans cette catégorie, l’assureur peut bien entendu compléter manuellement les différents écrans d’encodage dans e-DEPO. Pour éviter le travail manuel, un web service est en cours de mise en place pour la catégorie « Avoirs dormants ». Cela permettra à l’assureur de créer automatiquement de grandes quantités de dossiers très rapidement. Nous sommes néanmoins conscients que tous les dossiers ne pourront atteindre le niveau de qualité exigé pour entrer dans la catégorie « Avoirs dormants ». Ce pourquoi nous acceptons également des dossiers présentant des lacunes. Par exemple : • des taxes sont encore dues avant de pouvoir procéder au remboursement ; • l’ayant droit ne peut être identifié de façon précise ; • l’ayant droit ne dispose pas d’un NN belge ou celui-ci n’est pas connu. Pour ces cas, qui doivent rester marginaux, la CDC tolère la création d’un dossier dans la catégorie « Autre consignation ». Dans cette dernière catégorie, le travail pour la CDC restera manuel, car l’ayant droit ne pourra être remboursé automatiquement. Comme il s’agit de cas marginaux et peu nombreux, aucun web service ne sera disponible pour cette catégorie. Les assureurs devront donc créer les dossiers via un encodage manuel des données dans e-DEPO. En ce qui concerne les dossiers de 60€ et moins, il ne sera pas nécessaire de fournir les informations des différents dossiers et la procédure actuelle est maintenue avec une nouvelle communication du paiement : « GL188026 ». Nous avons donc trois possibilités pour déposer des avoirs dormants à la CDC : - Dossiers complets avec ayants droit identifiés sur base d’un NN → Catégorie «Avoirs dormants» - Dossiers incomplets → Catégorie «Autre consignation» - Dossiers de 60€ et moins → paiement global 5/19
SUPPRESSION DES DOSSIERS À 0 EUR La législation va être modifiée pour éviter le transfert de dossiers avec un montant de 0 EUR. DISPARITION DE LA RÉVOCATION Le principe de la révocation disparait avec e-DEPO. Cependant, e-DEPO annule automatiquement les dossiers dont les fonds n’ont pas été versés dans les 30 jours qui suivent leur création. Donc, en cas d’erreur dans un dossier, il suffit de ne pas verser les fonds de ce dossier pour qu’il soit automatiquement annulé. Vous pouvez directement créer un nouveau dossier et verser les fonds de ce nouveau dossier. En cas d’erreur constatée après le versement des fonds, les agents de la CDC ont la possibilité d’adapter les dossiers. Vous pouvez contacter la CDC à l’adresse suivante : info.cdcdck@minfin.fed.be. OUVERTURE D’UN DOSSIER COMPLET Nous allons passer en revue les différents écrans à compléter pour créer un dossier dans la catégorie « Avoirs dormants ». 1. Sélectionnez la catégorie 6/19
2. Complétez les informations générales Dans le champ « Montant à verser à la CDC », il faut indiquer le montant du dossier que vous souhaitez transmettre à la CDC. Dans « Votre référence », vous indiquez le numéro de contrat de l’assurance dormante (facultatif). Vous devez ensuite choisir la langue dans laquelle vous souhaitez que soit réalisée la reconnaissance de dépôt (document officiel qui prouve le versement des fonds). Dans « Type de fonds », vous indiquez « assurance » et vous pouvez également indiquer des informations supplémentaires si nécessaire. Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre les conditions particulières du contrat d’assurance ou les mêmes données sous une autre forme. 3. Enregistrez les ayants droit Encodez simplement leur NN. 7/19
4. Enregistrez le déposant Test Test Test Test Test Test Les données sont automatiquement reprises de vos données de connexion. Ajoutez simplement une adresse e-mail pour recevoir les informations de paiement et la confirmation de réception des fonds. 5. Vérifiez et validez les données Test Test Test 8/19
6. Vous recevez une confirmation Cette confirmation contient les instructions de paiement pour verser les fonds à la CDC. Ces instructions sont également envoyées par e-mail et elles sont aussi consultables dans le dossier créé. Attention : le compte relié à e-DEPO n'est pas le même que celui utilisé pour Pandora. Utilisez le nouveau compte (voir ci-dessus). Attention : quand vous payez le montant le dossier est définitif. A partir de ce moment seulement l’ayant droit peux demander le remboursement. Les versements des fonds se font dossier par dossier en utilisant la communication structurée qui vous a été communiquée. Le montant doit correspondre au cent près. En cas de communication et/ou montant différent de celui demandé, le versement sera refusé et renvoyé sur le compte émetteur. Si le compte émetteur a entre-temps été clôturé, notre remboursement sera retourné, et l’assureur devra nous communiquer un autre numéro de compte pour que nous puissions lui renvoyer correctement le montant. Les fonds doivent être versés dans les 30 jours, sinon le dossier est annulé et les fonds ne peuvent plus être versés. 9/19
7. Vous effectuez le paiement Lorsque la CDC reçoit les fonds, ceux-ci sont automatiquement placés dans le dossier, et e-DEPO crée le document « Reconnaissance de dépôt ». e-DEPO vous envoie un nouveau mail pour vous confirmer la bonne réception des fonds. La reconnaissance de dépôt peut être consultée et téléchargée dans le dossier e-DEPO. OUVERTURE D’UN DOSSIER INCOMPLET Nous allons passer en revue les différents écrans à compléter pour créer un dossier dans la catégorie « Autre consignation ». 1. Sélectionnez la catégorie 10/19
2. Complétez les informations générales Dans le champ « Montant à verser à la CDC », il faut indiquer le montant du dossier que vous souhaitez transmettre à la CDC. Dans « Votre référence », vous indiquez le numéro de contrat de l’assurance dormante. Vous devez ensuite choisir la langue dans laquelle vous souhaitez que soit réalisée la reconnaissance de dépôt (document officiel qui prouve le versement des fonds) Dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser », il faut indiquer les données dont la CDC a besoin pour réaliser correctement le remboursement à l’ayant droit (voir contenu en fonction des cas ci- dessous). Comme les données du dossier ne sont pas complètes, il est demandé dans tous les cas de joindre les conditions particulières du contrat d’assurance ou les mêmes données sous une autre forme. 11/19
3. Enregistrez le déposant Test Test Test Test Test Test Les données sont automatiquement reprises de vos données de connexion. Ajoutez simplement une adresse e-mail pour recevoir les informations de paiement et la confirmation de réception des fonds. 4. Enregistrez les parties prenantes identifiées avec un NN Si vous êtes en mesure de fournir le NN de certaines parties prenantes du dossier, veuillez les encoder dans cet écran. Si ce n’est pas le cas, décochez simplement la case «Il y a des parties prenantes autre que le déposant » et passez à l’écran suivant. 12/19
5. Vérifiez et validez les données Test Test 6. Vous recevez une confirmation Cette confirmation contient les instructions de paiement pour verser les fonds à la CDC. Ces instructions sont également envoyées par e-mail et elles sont aussi consultables dans le dossier créé. Attention : le compte relié à e-DEPO n'est pas le même que celui utilisé pour Pandora. Utilisez le nouveau compte (voir ci-dessus). 13/19
Attention : quand vous payez le montant le dossier est définitif. A partir de ce moment seulement l’ayant droit peux demander le remboursement. Les versements des fonds se font dossier par dossier en utilisant la communication structurée qui vous a été communiquée. Le montant doit correspondre au cent près. En cas de communication et/ou montant différent de celui demandé, le versement sera refusé et renvoyé sur le compte émetteur. Si le compte émetteur a entre-temps été clôturé, notre remboursement sera retourné, et l’assureur devra nous communiquer un autre numéro de compte pour que nous puissions lui renvoyer correctement le montant. Les fonds doivent être versés dans les 30 jours, sinon le dossier est annulé et les fonds ne peuvent plus être versés. 7. Vous effectuez le paiement Lorsque la CDC reçoit les fonds, ceux-ci sont automatiquement placés dans le dossier et e-DEPO crée le document « Reconnaissance de dépôt ». e-DEPO vous envoie un nouveau mail pour vous confirmer la bonne réception des fonds. La reconnaissance de dépôt peut être consultée et téléchargée dans le dossier e-DEPO. CONSULTATION D’UN DOSSIER CRÉÉ Dès la confirmation de la création du dossier (que ce soit par les écrans dans e-DEPO ou via le Web Service), le dossier peut être consulté dans e-DEPO. Pour cela, veuillez lire le guide de l’utilisateur disponible sur notre site internet. DOSSIERS DE 60 EUR ET MOINS La procédure actuelle reste applicable. Seule une adaptation au niveau de la communication du paiement est nécessaire. Les fonds peuvent donc encore être versés sur le compte actuel, globalement sans démarche ni information supplémentaire : - Compte pour le versement : BE58 6792 0040 9979 - Nouvelle communication standard : « GL188026 ». Si l’assureur le souhaite, il peut utiliser la suite de la communication libre pour indiquer une référence qui lui est propre (exemple de communication acceptée : GL188026 F2020-00345). 14/19
ANALYSE DE CAS Dans cette partie, nous allons parcourir différents cas rencontrés par les assureurs et fournir une solution pour déposer ces assurances dormantes à la CDC. 1. Le contrat est à terme et le preneur est identifié avec son NN. Dans ce cas, l’ayant droit est le preneur qui doit donc être enregistré dans e-DEPO sur base de son NN. Le dossier doit être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ». 2. Le contrat est à terme et le preneur est identifié sur base de son nom et prénom ainsi que d’autres informations qui permettent son identification dans le Registre national. L’ayant droit est le preneur. L’assureur doit rechercher le NN du preneur dans le Registre national et l’enregistrer dans e-DEPO sur base de son NN. Le dossier doit être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ». 3. Le contrat est à terme et le preneur n’a pas de NN belge ou le NN ne peut être trouvé par l’assureur. L’ayant droit est le preneur. L’assureur, malgré ses recherches, n’a pas pu trouver le NN du preneur. Il doit donc créer le dossier dans la catégorie « Autre consignation ». Dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser », il faut indiquer la nature des fonds déposés ainsi que les données de l’ayant droit en votre possession dans l’ordre suivant séparée par « ; » : Ayant droit : nom ; prénom ; sexe ; date de naissance ; date de décès ; adresse Exemple : Assurance dormante Ayant droit : Delcampe ; Jean ; M ; 15/08/1963 ; 04/02/2016 ; avenue du tilleul 32 – 1000 Bruxelles Si une donnée n’est pas connue, laisser un espace vide. Exemple sans date de décès : Assurance dormante Ayant droit : Delcampe ; Jean ; M ; 15/08/1963 ; ; avenue du tilleul 32 – 1000 Bruxelles 4. L’assuré est décédé et le bénéficiaire est identifié avec son NN. Dans ce cas, l’ayant droit est le bénéficiaire qui doit donc être enregistré dans e-DEPO sur base de son NN. Le dossier doit être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ». 5. L’assuré est décédé et le bénéficiaire est identifié sur base de son nom et prénom ainsi que d’autres informations qui permettent son identification dans le Registre national. L’ayant droit est le bénéficiaire. L’assureur doit rechercher le NN du bénéficiaire dans le Registre national et l’enregistrer dans e-DEPO sur base de son NN. Le dossier doit être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ». 15/19
6. L’assuré est décédé et le bénéficiaire est désigné par une clause générique mais il est possible pour l’assureur de récupérer son identification dans le Registre national. L’ayant droit est le bénéficiaire. L’assureur doit rechercher le bénéficiaire dans le Registre national et l’enregistrer dans e-DEPO sur base de son NN. Le dossier doit être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ». Exemple de clause bénéficiaire : ma femme, mon fils ainé,… 7. L’assuré est décédé et le bénéficiaire n’a pas de NN belge ou le NN ne peut être trouve par l’assureur. L’ayant droit est le bénéficiaire. L’assureur, malgré ses recherches, n’a pas pu trouver le NN du bénéficiaire. Il doit donc créer le dossier dans la catégorie « Autre consignation ». Si l’assureur dispose d’informations sur l’ayant droit, il se réfère à la structure établie dans le point 3 pour l’échange de données Exemple : Assurance dormante Ayant droit : Delcampe ; Jean ; M ; 15/08/1963 ; 04/02/2016 ; avenue du tilleul 32 – 1000 Bruxelles S’il s’agit d’une clause générique et que l’assureur n’a aucune information sur l’ayant droit, alors il convient d’indiquer la clause générique dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser » et introduire les données du preneur ou de l’assuré, en fonction de la formulation de la clause générique : • Soit dans l’écran « autres parties prenantes » si le preneur est identifiable sur base de son NN • Soit dans ce même champ « Informations utiles concernant les fonds à verser » si le preneur n’est pas identifiable sur base de son NN Exemple avec NN du preneur connu : Champ « Informations utiles concernant les fonds à verser » : Clause bénéficiaire : les enfants du preneur Ecran « autres parties prenantes » : NN du preneur identifié dans l’écran Exemple avec NN du preneur inconnu : Tout dans champ « Informations utiles concernant les fonds à verser » : Assurance dormante Clause bénéficiaire : les enfants du preneur Preneur : Delcampe ; Jean ; M ; 15/08/1963 ; 04/02/2016 ; avenue du tilleul 32 – 1000 Bruxelles 16/19
8. L’assuré (preneur) est décédé et il a désigné sa succession comme bénéficiaire. Le preneur est identifiable sur base de son NN. Dans ce cas, pour éviter de léser tout héritier et sachant qu’il est très difficile pour l’assureur de les identifier, il est demandé de renseigner le preneur comme ayant droit. La CDC se chargera de vérifier la répartition équitable du montant entre les différents héritiers. Le dossier peut être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ». 9. L’assuré (preneur) est décédé et il a désigné sa succession comme bénéficiaire. Le preneur n’est pas identifiable sur base de son NN. Dans ce cas, pour éviter de léser tout héritier et sachant qu’il est très difficile pour l’assureur de les identifier, il est demandé de renseigner le preneur comme ayant droit. La CDC se chargera de vérifier la répartition équitable du montant entre les différents héritiers. Comme l’assureur ne dispose pas ici du NN du preneur, il convient de créer le dossier dans la catégorie « Autre consignation ». Le contenu du champ « Informations utiles concernant les fonds à verser » serait : Assurance dormante Clause bénéficiaire : ma succession Preneur : Delcampe ; Jean ; M ; 15/08/1963 ; 04/02/2016 ; avenue du tilleul 32 – 1000 Bruxelles 10. L’assuré (preneur) est décédé et le bénéficiaire est désigné par une clause générique conditionnelle : ma femme, a défaut : mes enfants, a défaut : ma succession. A. L’assuré est marié et l’assureur connait le NN de son épouse qui est en vie. Dans ce cas, l’épouse est le bénéficiaire et elle doit être enregistrée dans le dossier sur base de son NN comme bénéficiaire unique. Le dossier peut être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ». B. L’assuré est marié et l’assureur connait le NN de son épouse qui est décédée après l’assure. L’assureur ne dispose pas d’information au sujet des héritiers de l’épouse. Dans ce cas, la succession de l’épouse est le bénéficiaire. Comme pour toute succession, la CDC n’exige pas de l’assureur qu’il renseigne les héritiers de la personne décédée. Le dossier doit donc être enregistré sur base du NN de l’épouse. La CDC se chargera de vérifier la répartition équitable du montant entre les différents héritiers de celle-ci. Le dossier peut être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ». 11. Il y a plusieurs ayants droit et ils sont tous identifiables avec leur NN. Il n’y a pas de limite au nombre d’ayants droit qu’il est possible d’enregistrer dans un dossier. Le dossier peut donc être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ». 17/19
12. Il y a plusieurs ayants droit et aucun n’est identifiable avec son NN Comme pour chaque cas où il manque des informations, il faut ouvrir le dossier dans la catégorie « Autre consignation ». Pour chaque ayant droit, il convient d’indiquer son type et les informations à disposition dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser » : Assurance dormante Ayant droit : Delcampe ; Jean ; M ; 15/08/1963 ; ; avenue du tilleul 32 – 1000 Bruxelles Ayant droit : Delcampe ; Anne ; F ; 15/06/1967 ; ; rue des pommiers – 1180 Uccle 13. Il y a plusieurs ayants droit et certains sont identifiables avec leur NN, d’autres ne le sont pas. Ici, il manque également des informations, il faut donc ouvrir le dossier dans la catégorie « Autre consignation ». Les ayants droit avec NN doivent être renseignés dans l’écran « autres parties prenantes ». Les ayants droit sans NN doivent être indiqués dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser ». Il faut également indiquer dans ce champ le nombre total d’ayant droit afin de permettre à la CDC de faire son travail correctement : Assurance dormante 3 ayants droit Ayant droit : Delcampe ; Jean ; M ; 15/08/1963 ; ; avenue du tilleul 32 – 1000 Bruxelles 18/19
14. L’assureur n’est pas en mesure de déterminer le montant des taxes à soustraire du montant à verser à la CDC. Dans ce cas, il manque des informations. Le dossier peut être créé avec le montant brut de l’assurance. Comme le dossier n’est pas complet, il doit être créé dans la catégorie « Autre consignation ». Dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser », il faut indiquer que le montant des taxes doit encore être déterminé et soustrait du montant à rembourser à l’ayant droit. Il est également demandé d’ajouter toutes les informations nécessaires disponibles pour permettre à la CDC de réaliser correctement son travail. En cas d’informations insuffisantes, la CDC prendra contact avec l’assureur au moment du remboursement du dossier à l’ayant droit. Exemple de contenu du champ « Informations utiles concernant les fonds à verser » : Assurance dormante Taxes à retenir avant remboursement base taxable : 6.965,63 EUR Nature de la taxe : précompte professionnel Les règles standards concernant les ayants droit s’appliquent : dans ce même champ « Informations utiles concernant les fonds à verser » s’ils ne sont pas identifiables avec un NN, dans l’écran « autres parties prenantes » s’ils sont identifiables avec un NN. 19/19
Vous pouvez aussi lire