Charte et règlement de l'équipe Enactus UHIIC

Charte et règlement de l’équipe
                   Enactus UHIIC
Préambule :
Qui sommes-nous ?
       L’équipe ENACTUS UHIIC (anciennement SIFE) a été fondée en 2006/2007 dans le cadre
d’un projet de promotion de l’entreprenariat citoyen auprès des étudiants piloté par
ENACTUS, organisation internationale non gouvernementale à but non lucratif.
Nous sommes une équipe transversale pluridisciplinaire formée d’étudiant(e)s de
l’Université Hassan II de Casablanca, motivés, engagés, et passionnés par
l’entreprenariat sociale et le volontariat.

Missions et valeurs :
Nos Valeurs :
            Liberté, Egalité, Respect, Persévérance, Autonomie, Discipline, Créativité,
            Tolérance, Générosité et innovation.
Notre Mission :
           • Devenir des acteurs influents dans notre société et accompagner le
             développement durable du Maroc par le biais de l’intégration des dimensions
             environnementale, économique et sociale dans tout projet de
             développement.
           • Contribuer positivement au développement durable du pays et mettre en
             œuvre la responsabilité sociale et sociétale des jeunes marocains (es) et
             particulièrement les étudiants.

   Pertinence :
    Il s’avère nécessaire voire indispensable que l’équipe ENACTUS UHIIC soit dotée d’une
charte qui organise les actions et relations internes autant qu’externes et qui met en place
les « règles du jeu », afin de simplifier la coexistence et faire régner le système de valeur
initialement choisi.

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Règlement :
Organisation Interne :
Bureau Exécutif

    Team-leader :
     Mission :

        • Représenter l'équipe devant l’organisation Enactus et assurer la coordination
          entre les membres de l’équipe, le coordinateur pédagogique et Enactus Maroc.

     Taches :

        • Superviser le fonctionnement de l’équipe.
        • Guider le processus de prise de décision.
        • Coordonner avec les membres du bureau exécutif et le conseiller
          pédagogique afin de fixer les objectifs de l’équipe.
        • Veiller au respect de la charte.
        • Animer les réunions générales et assurer une meilleure circulation de
          l’information.
          Planifier/Organiser/Diriger/Contrôler.

     Vice Team-leader :

    Mission :

        • Épauler le Team Leader et assumer les responsabilités du TL en cas
          d’absence.

     Taches :

        • Participer au processus de prise de décision.
        • Superviser le fonctionnement de l’équipe.
        • Coordonner avec les membres du bureau exécutif et le conseiller
          pédagogique afin de fixer les objectifs de l’équipe.
        • Veiller au respect de la charte
        • Animer les réunions générales et assurer une meilleure circulation de
          l’information.

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Secrétaire Générale :

     Mission :

        • Archiver l’intégralité des travaux de l’équipe et guider le processus de
          rédaction administratif.
        • Participer à la prise de décision.
        • Établir une charte du club (en collaboration avec le reste des membres du
          bureau).
        • Superviser la rédaction des demandes administratives.

     Taches :

        • Superviser l’archivage de toutes les données relatives à l'équipe (photos,
          vidéos, dossiers, PV de bureau, PV de projets, Demandes administratives,
          Propos des passages médiatiques, articles de journaux...).
        • Veiller au respect de la charte.
        • Membre ACTIF au sein des projets.
        • Collecter les propositions et suggestions des membres de l’équipe.

    Responsable financier :

     Mission :

        • Gérer les fonds de l’équipe.

     Taches :

        •   Participer au processus de prise de décision.
        •   Calcul des flux entrants et sortants de la trésorerie.
        •   Gestion de la caisse selon les besoins actuels et futurs de l’équipe.
        •   Coordination avec VP community sur la rentabilité des événements.
        •   La tenue d’une comptabilité complète et accessible pour tous les membres
            dès qu’on le demande.

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Responsable Ressources humaines :
Mission :

   • Gérer l’effectif de l’équipe.

Taches :

   • Participer au processus de prise de décision.
   • Collaborer avec les responsables de cellules lors de l’affectation des
     membres.
   • Déterminer les points forts et les points faibles de l’équipe afin d’améliorer la
     qualité du recrutement.
   • Superviser le recrutement.
   • Établir l’état d’absence des réunions générales et récupérer les états
     d’absences des réunions restreintes auprès des responsables de projets.
   • Gérer les conflits selon la charte.
   • Gérer les points de chaque membre de l’équipe.

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Responsable Communication :
Mission :

    •   Assurer la communication avec l’ensemble des organismes externes.
Taches :

    •   Gérer la page Facebook.
    •   Rédiger les annonces et les publications externes.
    •   Collaborer avec l’équipe technique.
    •   Veiller à faire connaître l’équipe et augmenter sa visibilité.

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Chef de projet :

Mission :

   •      Superviser le déroulement des projets.

Taches :

   •   Superviser le fonctionnement des chefs de projets.
   •   Guider le processus de prise de décision au sein de cellule de projet.
   •   Coordonner avec les membres de la cellule.
   •   Animer les réunions de la cellule.

Les membres :
Rôles :

   • Contribuer à la réalisation des projets.
   • Attester aux événements organisés par ENACTUS MAROC.
   • Prise d’Initiative et propositions de nouvelles idées.

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Règlement des réunions :
Types de réunion :

       Réunion membres du bureau :
Cette réunion s’effectue à la demande du Team Leader/Vice Team Leader et vise
principalement à discuter les décisions majeures concernant les activités de l’équipe.

La fréquence de cette réunion est déterminée selon le besoin de l’équipe.

      Réunion membres cellules :
Cette réunion s’organise à la demande du chef de projet et vise à discuter les détails
d’avancement de la cellule et là répartition/réalisation des taches.

La fréquence de cette réunion est déterminée selon le besoin de la cellule.

      Réunion membres équipe :

Cette réunion regroupe l’intégralité des membres de l’équipe et vise à faire le constat
concernant l’état d’avancement des différentes cellules de l’équipe. L’équipe peut aussi
voter sur un bon nombre de décisions afin de faire participer le maximum d’Enacteurs dans
le processus.

La fréquence de cette réunion est de 2 semaines.

       Réunion avec le CP :

Cette réunion s’organise à la demande du CP et vise à discuter les décisions importantes de
l’équipe ainsi que la validation des décisions déjà prises par l’équipe.

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Modalités des réunions :

Une annonce concernant la réunion (horaire et durée) ainsi que ses objectifs est réalisée au
moins 2 jours à l’avance par le responsable de la réunion (les réunions à caractère urgent
sont exclues de cette règle).
Le responsable de la réunion se charge de la distribution équitable de la parole entre les
membres.
Chaque réunion disposera d’un animateur (généralement le responsable) et d’un
rapporteur.

       Prise de décision :
Les décisions sont généralement prises après être soumises à un vote.
Quand les membres n’arrivent pas à se départager concernant une décision, le TL se garde
le droit de prendre une décision.
L’intégralité des décisions et recommandations figureront sur le rapport de la réunion.
Les décisions importantes prises par l’équipe seront discutés par la suite avec le CP.

       Règlement disciplinaire (pénalités et récompenses) :

       Conseil disciplinaire :

Le conseil disciplinaire est une entité qui a pour but de résoudre les conflits entre les
membres de l’équipe.
Il est constitué des membres suivants :
CP
TL
VTL
SG

RH
Responsable cellule (en cas de conflit entre les membres de la même cellule)

     Concernant les réunions :
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Tout membre ayant raté 3 réunions successives sans excuses valables se présentera devant
le conseil disciplinaire.
Tout membre ayant manqué de respect à un autre membre ou l’équipe devra se présenter
devant le conseil disciplinaire.

       Concernant les taches :

Tout membre n’ayant pas effectué 2 taches consécutives se présentera devant le conseil
disciplinaire.

       Autres règles :

Tout membre ayant agi sans respecter la hiérarchie de l’équipe devra se présenter devant
le conseil disciplinaire.

       Pénalités :
Chaque retard dépassant les 10 min entrainera une pénalité de 5 DH.

      Avantages et privilèges :

La priorité sera donnée au membre les plus actifs ( réalisations des taches,
contributions amenées à l’équipe …) concernant tout activité à trait limité.

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Conditions d’EXCLUSION d’un membre :

           • Tout membre n’appliquant pas une décision votée par l’ensemble de l’équipe
             sera présenté au conseil disciplinaire.

   • Tout membre ayant refusé de se présenter devant le conseil sera exclu de
           l’équipe.

           • Tout membre ayant divulgué les secrets de l’équipe ou ayant trahi sa
             confiance sera exclu de l’équipe.

      Conditions de modification de la charte

Toute modification à la charte devra être réalisée par les membres du bureau, votée par le
reste des membres et validée par le CP avant d’être instaurée.

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