CHARTE FACTURE Formalisme des factures adressées au Groupe Public Unifié - SNCF

CHARTE FACTURE
Formalisme des factures adressées

au Groupe Public Unifié

Janvier 2020

Ce     document      s’adresse   aux
    fournisseurs     et     précise   les
    dispositions et conditions de forme
    des facturations adressées au Groupe
    Public Unifié (GPU).

    Depuis le 01/01/2020, le Groupe Public
    Unifié est constitué de 4 SA (Sociétés
    Anonymes) et 1 SAS (Société par
    Action Simplifiée) distinctes :

•   SNCF
•   SNCF   RESEAU
•   SNCF   VOYAGEURS
•   SNCF   GARES & CONNEXIONS
•   FRET   SNCF

    Les recommandations énoncées ci-
    dessous     visent    à  améliorer   le
    processus de dématérialisation et
    d’acquisition des factures reçues au
    Centre de Comptabilité Fournisseurs
    de    Lyon   et    ainsi faciliter leur
    traitement et leur règlement.

    Nous vous prions de bien vouloir
    prendre connaissance de ce document
    et d’appliquer les consignes qui y sont
    prescrites.

    À    défaut   du    respect   de    ces
    dispositions, le Groupe Public Unifié
    se réserve le droit de ne pas traiter la
    facture.

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FORME DES FACTURES

Depuis que le GPU dématérialise ses factures, certaines
conditions de forme permettent une meilleure lecture automatique
des factures et une optimisation de leur prise en charge pour le
règlement.

1.   Réception de la facture
2.   Émission de la facture
3.   Édition de la facture
4.   Police
5.   Présentation des champs
6.   Contenu des factures
           L’adresse de facturation
           L’en-tête de facture
           Le pied de facture
           Le corps de facture
7.   L’envoi de la facture
8.   Autres recommandations
9.   Formats préconisés

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1. RÉCEPTION DES FACTURES
Le Groupe Public Unifié privilégie la réception de factures sous format
électronique, dématérialisées fiscalement.

Conformément aux dispositions de la directive 2014/55/UE relative à la
facturation électronique dans les marchés publics, le GPU a mis en place
un système lui permettant d’accepter et de traiter les factures électroniques.

Les fournisseurs du GPU s’engagent à utiliser ce dispositif de
dématérialisation proposé par le GPU.

Ce dernier s’inscrit dans la démarche de dématérialisation de la commande
publique et répond à plusieurs objectifs dont l’optimisation des services
comptables, la garantie d’un traitement rapide et fiable des factures
(meilleure traçabilité) et la réalisation d’économies liées aux frais de gestion.
Ce processus satisfait également un objectif de développement durable
auquel le GPU est attaché.

Pour permettre l’effectivité de la facturation électronique, le GPU met à
disposition de ses fournisseurs plusieurs interfaces de dématérialisation :

      un portail internet de saisie des factures,
      une solution d’Échange de Données Informatisées,
      une solution de pdf natif en passant par une plateforme de dépôt

Toute demande d’information ou déploiement doit être adressée
par courriel à l’adresse mafacture@sncf.fr en mettant en objet du
    mail : « Demande pour dématérialisation facture / n° TVA
                  intracommunautaire xxxxxxxxx »

                                                                                    4

Pour la facturation papier (uniquement si
hors périmètre dématérialisation fiscale) :

2. ÉMISSION DE LA FACTURE
    Émettre les factures en un seul exemplaire

3. ÉDITION DE LA FACTURE
    Editer la facture en format « Portrait » plutôt que « paysage »
    Imprimer le document sur des imprimantes type Laser plutôt que
     matricielles
    Utiliser du papier standard (80g/m²) plutôt que du papier glacé ou
     du papier autocopiant

    Éviter les images ou les couleurs en fond de page qui
     peuvent altérer la qualité de la numérisation
    Éviter impérativement les surfaces grisées, qui empêchent
     la capture des champs au moment de la lecture automatique
    N’utiliser aucune agrafe dans les envois

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4. POLICE
         Utiliser si possible la police Arial ou Times New Roman
         La taille de la police doit être comprise entre 10 et 18

         Éviter l’italique et/ou le gras

 5. PRÉSENTATION DES CHAMPS
 Le logo du fournisseur doit figurer en haut de page, de préférence à
 gauche

         Le titre des champs doit être placé à proximité de la valeur, à
          gauche ou au dessus de la valeur. Exemple :

                  Montant HT       TVA 20%        Net à Payer     Dev.
TITRE :

VALEUR :          19 785,00        3957,00        23 742,00       EUR

         L’adresse et la raison sociale doivent apparaître « en clair », de
          préférence en pied de page

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   La date de la facture est présentée en haut de page sous un
    format européen (ex : JJ/MM/AAAA soit 01/01/2020 – Attention
    il ne faut pas d’espace entre les caractères !) et précédée des
    titres : date, date de facture, du, le.

   Le numéro de document doit être précédé du titre « numéro »
    ou « n° » ou « avoir » ou « facture » ou « acompte » avec chiffres
    et/ou lettres et/ou caractères spéciaux (il ne faut surtout pas
    espacer les caractères)
          Il ne peut y avoir deux factures avec même numéro,
          même si exercice fiscal différent.
          Cela est vrai que la facture soit en dématérialisation fiscale
          ou format papier, et cela quelque soit la date de facture

   Le numéro de commande GPU est présenté en haut de page et
    non dans le corps, reprenant obligatoirement 15 caractères
    numériques.

   Le numéro de contrat cadre (si application unique d’un contrat
    cadre - Cf. le deuxième alinéa du paragraphe « L’en-tête de
    facture » ci-après) est présenté en haut de page et non dans le
    corps.
    Le numéro de contrat cadre commence systématiquement par
    ‘CTR’ et comporte 8 caractères numériques.

   Les titres pour les montants doivent être :
       TVA : TVA/ total TVA/ 20%
       Hors Taxe : HT/base HT/montant HT/total HT
       Net à payer : TTC/montant TTC/total TTC.

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6. CONTENU DE LA FACTURE
Outre l’objet détaillé repris sur la facture, des mentions sont
nécessaires et/ou obligatoires pour permettre l’identification de l’entité
du GPU facturée et faciliter ainsi le traitement et la mise en règlement des
factures.

   Un libellé de facture strict et une seule adresse de facturation par
   société du Groupe Public Unifié :

   Si votre facture concerne la SA SNCF :
      SNCF
      TSA 10815
      69908 LYON CEDEX 20

   Si votre facture concerne la SA SNCF RÉSEAU :
      SNCF RÉSEAU
      TSA 80813
      69908 LYON CEDEX 20

   Si votre facture concerne la SA SNCF VOYAGEURS :
      SNCF VOYAGEURS
      TSA 20816
      69908 LYON CEDEX 20

   Si votre facture concerne la SA SNCF GARES & CONNEXIONS :
      SNCF GARES & CONNEXIONS
      TSA 40818
      69908 LYON CEDEX 20

   Si votre facture concerne la SAS FRET SNCF :
      FRET SNCF
      TSA 30817
      69908 LYON CEDEX 20

      Il est indispensable de respecter les règles ci-dessus.
      Leur non-respect entraînera l’impossibilité de traiter la facture.
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L’en-tête de la facture

      Le numéro de commande du GPU de référence est obligatoire
       à partir de 600 euros HT.
       Le numéro de commande est composé de 15 caractères
       numériques du type « 12345-1234567890 » (les 5 premiers
       caractères représentant la BU PO (Business Unit Purchase Order)
       et les 10 derniers le numéro de commande).

      Lorsque la commande n’est pas obligatoire, il est impératif
       d’indiquer le code à 5 chiffres (ou BU PO du type « 12345 »)
       correspondant à l’entité du GPU donneuse d’ordre (à demander à
       l’acheteur qui doit impérativement le communiquer)
       Si cette facturation est réalisée en application d’un contrat cadre,
       le numéro du contrat doit être référencé en plus du numéro de
       la BU PO (en lieu et place du numéro de commande).

      En l’absence de numéro de commande ou de BUPO, la
      facture ne pourra pas être traitée.

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   Votre facture doit impérativement être libellée au nom de la société
    du GPU qui vous a passé commande, c’est à dire :

soit SNCF (n° TVA intracommunautaire : FR35 552 049 447)
soit SNCF Réseau (n° TVA intracommunautaire : FR73 412 280 737)
soit SNCF Voyageurs (n° TVA intracommunautaire : FR88 519 037 584)
soit SNCF Gares & Connexions (n° TVA intracommunautaire : FR51 507 523 801)
soit Fret SNCF (n° TVA intracommunautaire : FR55 518 697 685)

Le nom de la société qui vous a passé commande est toujours repris sur le
bon de commande qui vous a été transmis.
En cas de doute, rapprochez-vous de votre donneur d’ordre.

   Une facture émise doit correspondre à une seule commande. Une
    facture ne doit pas faire référence à plusieurs commandes ou à plusieurs
    sociétés du GPU

   Le code SIREN du site émetteur de la facture est obligatoire (en
    l’absence de code SIREN, la facture ne pourra pas être traitée)

   Le numéro de TVA intracommunautaire de l’entreprise émettrice de la
    facture est obligatoire

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Le pied de la facture

Il est obligatoire d’indiquer :
     Le montant HT,
     Le montant TVA et/ou autres taxes,
     Le montant TTC,
     La devise.

Le corps de la facture

     Le numéro de poste (ou n° de ligne) de la commande doit figurer
      sur la facture.

     Le numéro du bon de livraison doit également figurer ou être
      joint

     Les rabais, remises et ristournes dont le principe est acquis et le
      montant chiffrable lors de la vente ou de la prestation de services
      sont à intégrer en déduction du prix de chaque produit ou
      prestation concerné

     Dans le cadre de marché avec sous-traitance, indiquer sur la
      facture le nom du ou des sous-traitants et le montant TTC à régler
      à chacun d’eux.
      Les copies des factures des sous-traitants libellées à l’ordre du
      titulaire doivent nous parvenir en pièce jointe de la facture
      originale du titulaire

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7. ENVOI DE LA FACTURE
    Ne pas anticiper l’envoi des factures.
     La facture doit être envoyée après la livraison des biens ou la
     réalisation de la prestation (toute facture envoyée prématurément
     sera retournée)

    Ne pas faire de facturation partielle.
     La facture doit être envoyée lorsque la livraison ou la prestation a
     été entièrement réalisée (sont exclues de ce périmètre les
     commandes estimatives annuelles).
          Objectif : 1 commande = 1 facture.

    Respecter les échéanciers prévus au contrat ou à la commande.

    Dissocier vos envois par société destinatrice
     Un même envoi ne doit contenir que des factures destinées à une
     seule et unique société

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8. AUTRES PRÉCONISATIONS
     Toute modification relative à la structure juridique de votre société ou à
      votre adresse ainsi qu’à vos coordonnées bancaires doit impérativement
      être portée à la connaissance de l’acheteur qui procédera aux actions
      nécessaires.

     Le GPU met à la disposition des fournisseurs un portail extranet de
      consultation de leurs factures enregistrées dans les comptes du GPU :
      e-Consult’Factures.
        lien de connexion : https://e-consultations.sncf.com

 Toute réclamation relative au paiement des factures doit obligatoirement se
 faire via ce portail.
     La demande d’habilitation doit être adressée par courriel à l’adresse
     mafacture@sncf.fr en mettant en objet du mail : « Demande pour
        habilitation e-Consult’Factures / n° TVA intracommunautaire
                                xxxxxxxxxxx »

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9. FORMATS PRÉCONISÉS

Retrouvez ci-après les formats préconisés pour les marchés de
fournitures ou de prestations.

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Modèle de facture "fournitures"
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  Logo de l'entreprise
                                                                      N° :         xxxxxx
  Raison Sociale
                                                              Date Facture :                jj/mm/aaaa
  Code SIREN : xxxxxxxxx
  N° de TVA Intraco                 : xxxxxxxxx

  Tel. n° :            xx xx xx xx xx                                              SNCF VOYAGEURS
  Fax n° :             xx xx xx xx xx                                              TSA 20816
  E-Mail :              xxxx@xxxx                                                  69908 LYON CEDEX 20

  Affaire suivie par : XXXXXX                                  Code TVA SNCF Voyageurs :                 FR 388 519 037 584

                       Bordereau livraison :            xxxxxx
                         Lieu de livraison :         adresse du service de SNCF Voyageurs
                        Date d'expédition :         jj/mm/aaaa
                              Code Client :       xxxxxx

                      Référence commande :             xxxxx-xxxxxxxxxx        2
                              Code BU PO :          xxxxx     3

              DESCRIPTION                             Prix unitaire          Quantité           Tx TVA           Total HT

                Objet de la facturation :

                          4
              Acomptes ou cumul des
              situations précédentes        5

                                                                                                 6

     Particularités
     (voir CCCG )

Adresse de l'entreprise
Lieu de règlement : adresse du service de recouvrement
Références bancaires : code BIC/IBAN
                                                                                                                 Page 1/n
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Légende Modèle de facture « Fournitures »

❶Indiquez le type de document : facture, acompte, avoir.

❷Un numéro de commande est indispensable pour les factures > à 600€. Si
vous ne détenez pas cette information, rapprochez-vous de votre donneur
d’ordre.

❸Si vous ne détenez pas cette information, rapprochez-vous de votre
donneur d’ordre.

❹Désignation des articles livrés.

❺Indiquez, le cas échéant, le montant des acomptes facturés
précédemment.

❻Précisez le taux et le montant retenu de garantie contractuelle.

                                                                          16