ANNEXE 1 CODE DE CONDUITE ET DE PRATIQUES RESPONSABLES - inditex.com
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ANNEXE 1
CODE DE CONDUITE ET DE
PRATIQUES RESPONSABLES
RESPECT
TRANSPARENCE
LOYAUTÉ
HONNÊTETÉ
INTÉGRITÉ
RESPONSABILITÉ
2 100% responsible Lettre _ du Président d’Inditex Inditex est composé d’un groupe de professionnels qui partagent un talent créatif, passionnés par la mode et engagés dans le développement de leur travail d’une façon responsable. Nous croyons qu’il est de notre devoir d’ajouter une valeur sociale et environnementale à chaque échelle du modèle d’affaires du Groupe et aussi, de partager des valeurs primordiales comme l’humilité, l’esprit d’entreprise, le travail en équipe et la créativité, et qu’il est possible d’avoir une société plus juste. Le Code de Conduite et de Pratiques Responsables recueille les standards collectifs que nous avons mis en place pour montrer les valeurs d’Inditex, ainsi que notre engagement social, environnemental et éthique, qui dirige la façon dont nous conduisons notre entreprise dans le monde entier. Le Code établit aussi les valeurs et principes qui modulent la manière selon laquelle nous avons une relation les uns avec les autres chez Inditex, mais aussi notre interaction avec les groupes d’intérêt, y compris les clients, investisseur, associés, fournisseurs et les communautés où nous menons nos affaires. Nous avons tous un devoir de défendre les principes du Code, qui nous concernent, quel que soit notre rôle chez Inditex. Merci pour votre engagement. Pablo Isla Président d’Inditex
3 100% responsible Lettre du Directeur Général de _ Zara France Comme vous le savez, notre Société a toujours attaché une grande importance à certaines valeurs fondamentales en matière d’éthique, de durabilité et de responsabilité sociale, formalisées par le Groupe Inditex dans le Code de Conduite et de Pratiques Responsables dont la dernière version a été approuvée en 2012. Le nouveau Code que nous vous présentons aujourd’hui, et qui a fait l’objet d’une consultation auprès du Comité d’Entreprise le 20 avril 2018 a été spécialement revu et adapté pour la France et renforce nos valeurs d'intégrité et d'honnêteté et reflète une politique de tolérance zéro vis-à-vis de la corruption, et ce dans la continuité du programme anti-corruption et de compliance du Groupe. Ce Code régit la manière selon laquelle nous interagissons dans nos relations entre collègues, avec nos prestataires et nos clients. Il reflète notre engagement à respecter les principes fondamentaux de transparence, de loyauté, d’intégrité, d’honnêteté, de responsabilité, de diversité et de respect. Ces règles de conduite contribuent au succès de notre Société fondée sur des bases saines et solides et constituent un engagement pour tous. En adoptant des normes éthiques exigeantes conformes aux valeurs soulignées dans ce Code et en rejetant la corruption sous toutes ses formes, nous agissons dans l’intérêt de la Société et du Groupe, de ses collaborateurs, clients et autres parties prenantes dans tous les domaines dans lesquels ils opèrent, et dans l’intérêt de leur réputation sur le long terme. Je souhaite donc que chacun d’entre vous adopte ce Code comme un guide dans la réalisation de ses fonctions au quotidien. Je compte sur chaque responsable de magasin, chaque responsable de département pour en être le porte-parole au sein de ses équipes, de le partager afin que chaque salarié en ait connaissance et en respecte les grands principes dans sa conduite au quotidien. Bien amicalement. Jean-Jacques Salaün Directeur Général de Zara France
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Le Groupe Inditex (ci-après «Inditex» ou le «Groupe») a approuvé en 2012, par son Conseil d’Administration,
le Code de Conduite et des Pratiques responsables (ci-après «le Code»), qui comprend l’engagement de
tous les salariés à être responsables dans tous les domaines dans lesquels ils agissent, et qui renouvelle le
pacte d’Inditex envers de tels principes tels que l’éthique au travail, le respect des autres et leur diversité,
leur intégrité, leur honnêteté, leur transparence et leur professionnalisme. En 2017, Inditex a adapté le
présent Code aux dispositions de la réglementation française et, en particulier, à la "Loi Sapin II" (n° 2016-
1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation
de la vie économique). En application de la Loi Sapin II, certaines sociétés sont tenues de prendre les
mesures destinées à prévenir et à détecter la commission, en France ou à l'étranger, de faits de corruption
ou de trafic d'influence. Au titre de ces mesures figure l'obligation de définir et d'illustrer, dans un code
de conduite, les différents types de comportements à proscrire comme étant susceptibles de caractériser
des faits de corruption ou de trafic d'influence. Malgré le fait que seules certaines sociétés filiales française
d’Inditex S.A., société mère qui appartient au groupe Inditex en France entrent dans le champ d’application
des obligations de la Loi Sapin II ci-dessus mentionnée, Inditex a décidé volontairement de mettre en
place les mesures requises par cette loi dans toutes les sociétés françaises du Groupe dont fait partie la
société ZARA FRANCE (ci-après «la Société»), afin de renforcer son programme de conformité interne
applicable en France.
À cet égard ce Code fixe le socle commun des engagements des salariés de la Société en matière de
responsabilité dans tous les domaines d’action de la Société envers les clients (normes de qualité Safe
to Wear et Clear to Wear), les fournisseurs (Code de conduite des fabricants et des fournisseurs), la
société et l’environnement (stratégie de RSC et Plan environnemental). En faisant respecter ce Code par
le personnel de la Société, nous entendons renouveler notre pacte sur la base de principes fondamentaux
comme l’éthique professionnelle, le respect des autres et de la diversité, l’honnêteté de tous nos actes, la
transparence et le professionnalisme.
Ces différents mécanismes forment l’ensemble des instruments de régulation de la Société en matière
de responsabilité et de durabilité, et font partie des mesures adoptées par la Société afin de prévenir
et de détecter la commission, en France ou à l’étranger, de faits de corruption ou de trafic d’influence
conformément à la Loi Sapin II.6 100% responsible Dans ce contexte, nous avons également modifié le dispositif d’alerte professionnelle d’Inditex que nous tenons à la disposition de tous les salariés de la Société, et à travers lequel ils peuvent s’adresser au Comité d’éthique pour signaler toute anomalie ou manquement au Code (ci-après le “Dispositif d’alerte”). En aucun cas le Dispositif d’alerte ne remplace les canaux classiques qui régissent les relations contractuelles entre les salariés des filiales françaises d´Inditex et lesdites filiales françaises. Seules les contestations relatives à des manquements aux principes définis au présent Code visés dans la procédure d’alerte professionnelle seront susceptibles d’entrer dans le champ d’application dudit dispositif. Le Code, qui exige que nous respections les préceptes qui y sont énoncés, est un modèle de référence constant, un guide à suivre qui reflète les valeurs sociétales d´Inditex. Ses principes et les comportements qui y sont préconisés sont ceux que nous souhaitons promouvoir en tant qu’entreprise. D’où la grande importance de ce document. C’est la raison pour laquelle nous vous demandons de bien vouloir en prendre connaissance, d’en comprendre le sens et de vous engager à le respecter. Nous le porterons à votre connaissance par différents moyens pour que vous preniez conscience de sa portée dans votre façon de travailler. Toutes les décisions que vous prenez dans le cadre de vos relations avec des clients, des collègues, des fournisseurs, etc. doivent prendre appui sur les six chapitres décrits dans le présent document et sur des concepts tels que l’honnêteté, le respect, la diversité, la discrétion, l’amabilité ou le bon sens. N’oubliez pas que votre comportement est celui de la Société, car vous la représentez tous les jours. C’est pourquoi nous vous demandons d’être responsables à 100 %. Notez enfin que toute violation du présent Code peut donner lieu à une sanction disciplinaire conformément au règlement intérieur en vigueur au sein de la société employeur, étant précisé que le même comportement peut également faire l'objet de sanctions telles que prévues par les lois applicables. Afin de vous permettre de comprendre et d'intégrer nos cultures et engagements de «compliance» dans votre travail, vous bénéficierez d'une formation périodique conformément au dispositif de formation de la Société. En application de la Loi Sapin II, la Société proposera un dispositif de formation spécifique destiné aux cadres et aux personnels les plus exposés aux risques de corruption et de trafic d'influence.
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“Le respect des autres a toujours plus de
valeur que leur admiration.”
Jean-Jacques Rousseau
respect9 100% responsible Index _ Lettre de Pablo Isla Président d'Inditex 2 Lettre de Jean-Jacques Salaün Directeur Général de Zara France 3 be 100% responsible 5 1. Objet du Code 10 2. Champ d’application 10 3. Principes généraux 11 4. Engagements de bonne conduite et pratiques responsables 15 4.1. Respect de la législation applicable et de la réglementation interne 15 4.2. Respect des accords et des conventions collectives 16 4.3. Relations avec les salariés 16 4.4. Relations avec les clients 19 4.5. Pratiques sur le marché 19 4.6. Relations avec les fournisseurs 20 4.7. Relations avec les autorités et l’Administration 22 4.8. Conflits d’intérêt 26 4.9. Exercice d’autres activités 26 4.10. Utilisation des biens et des services de la Société 27 4.11. Confidentialité des informations et protection des données personnelles 27 4.12. Protection de la propriété intellectuelle et industrielle 28 4.13. Enregistrement d’opérations 29 4.14. Engagement social et environnemental 29 5. Respect du Code et Comité d’éthique 32 5.1. Comité d’éthique 32 5.2. Respect du Code 33 6. Publicité du Code et Formation 34 7. Surveillance 35 Annexe I: Liste des Codes et engagements volontaires d’Inditex à l’échelle mondiale 38 Annexe II: Terminologie 41 Annexe III: Liste des principales infractions en matière de corruption, de trafic d’influenceet blanchiment du produit des pratiques corruptives prévues par le Code pénal français 44 Annexe IV: Illustration des comportements prohibés 44
10 100% responsible 1. _ Objet du Code Le Groupe Inditex a adapté le présent Code aux dispositions de la réglementation française et, en particulier, de la “Loi Sapin II” (n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique), qui établit les critères d’action que la Société doit respecter dans la prise en charge de ses responsabilités professionnelles. L’objectif du présent Code est de promouvoir un comportement professionnel, éthique et responsable de la Société et de tous ses salariés, dans le développement de leurs activités à n’importe quel endroit du monde, considéré comme l’élément de base de sa culture d’entreprise qui sous-tend la formation et le développement personnel et professionnel de ses salariés. D’où la définition des principes et des valeurs devant régir les relations de la Société avec les parties prenantes (salariés, clients, actionnaires, partenaires d’affaires, fournisseurs et sociétés dans lesquelles la Société développe son modèle d’affaires). Pour ce faire, le Code: _ Facilite la connaissance et l’application de la culture d’entreprise d´Inditex et de la Société, fermement ancrée dans le respect des droits humains et sociaux, et dans l’intégration effective de l’ensemble des salariés de la Société, en respectant leur diversité. _ Détermine les règles pour la prévention, la détection et la cessation des conduites inappropriées ou illicites, de quelque nature qu’elles soient, y compris sans limitation, de faits de corruption et de trafic d’influence, qui comprend entre autres l’analyse des risques, la définition de responsabilités, la formation des salariés et, le cas échéant, de tiers liés directement à la Société, et la formalisation de procédés, notamment pour la notification et la cessation des conduites inappropriées ou illicites. _ Assure le respect des normes applicables en matière d’intégrité, notamment concernant la lutte contre la corruption et le trafic d’influence en définissant et illustrant les différents types de comportements à proscrire comme étant susceptibles de caractériser des faits de corruption ou de trafic d’influence conformément à la réglementation applicable et en particulier à la Loi Sapin II. _ Et dans ce cadre prend en compte le principe de responsabilité pénale des personnes juridiques, envisagé dans le système judiciaire de diverses juridictions dans lesquelles la Société opère, et notamment le système français conformément à l’article 121-2 du Code pénal français, au titre duquel les personnes morales sont pénalement responsables des infractions commises pour leur compte par leurs organes ou représentants. A cet effet, le Code prévient et proscrit l’existence de comportements susceptibles d’entraîner la responsabilité pénale de la Société. La responsabilité pénale des personnes morales n’exclut pas celle des personnes physiques auteurs ou complices des mêmes faits. 2. _ Champ d’application Le Code est applicable dans la Société et il lie tous les membres du personnel de la Société en France, indépendamment de leur position et de leur fonction.
11 100% responsible L’application du Code, totale ou partielle, pourra s’étendre à n’importe quelle personne physique et/ou morale liée à la Société, aux fins d’atteindre les objectifs visés et, dans la mesure du possible, en fonction de la nature de la relation. Le Code est intégré au règlement intérieur de la Société permettant sa connaissance par tous les dirigeants et salariés de la Société, ainsi que par toute personne le représentant, lorsque la nature de leur relation l’exigera. Il sera également tenu à la disposition des salariés sur l’INET, et affiché sur le tableau d’affichage sur le lieu de travail. Le Code est également disponible pour les tierces parties sur le site Internet d’Inditex. Dans certains cas dûment justifiés, l’exonération du respect du Code ne pourra être autorisée que par le Comité d’éthique, qui devra en référer, dans les plus brefs délais, au Comité d’audit et de contrôle. 3. _ Principes généraux Le Code est défini comme un engagement éthique qui repose sur des principes et des normes de base pour le bon déroulement des relations entre la Société et les principales parties prenantes, dans le cadre de leurs activités commerciales. Le Code est fondé sur les principes suivants: _ Toutes les opérations de la Société seront mises en œuvre de façon éthique et responsable; _ Le respect de la législation en vigueur dans chaque pays est une condition requise du présent Code; _ Le rejet de toute forme de corruption, publique ou privée, dans l’ensemble des pays au sein desquels la Société exerce ses activités. La Société adopte une démarche fondée sur le principe de «tolérance zéro» en matière de lutte contre la corruption et le trafic d’influence et adhère aux normes d’intégrité les plus strictes. La Société respecte toutes les lois applicables en matière de lutte contre la corruption, y compris de manière non exhaustive, la Loi Sapin II et toute loi française relative à la lutte contre la corruption telle que codifiée dans le Code pénal français. _ Les salariés de la Société devront adapter leur comportement à l’esprit et au contenu du présent Code; _ Un traitement juste et digne sera assuré à toutes les personnes, physiques et morales, qui entretiendront de manière directe ou indirecte une relation professionnelle, économique, sociale et/ou industrielle avec la Société. Toutes les activités de la Société seront mises en œuvre dans le plus grand respect de l’environnement, en favorisant la préservation de la biodiversité et la gestion durable des ressources naturelles. Salariés La Société n’emploie que des personnes âgées d’au moins 16 ans. Aucune personne salariée chez la Société ne fera l’objet de discrimination en raison de son origine, de son sexe, de sa situation de famille, de sa grossesse, de son apparence physique, de la particulière vulnérabilité résultant de sa situation économique, apparente ou connue de son auteur, de son patronyme, de son lieu de résidence, de son état de santé, de sa perte d’autonomie, de son handicap, de ses caractéristiques génétiques, de ses mœurs, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son âge, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de sa capacité à s’exprimer dans une langue
12 100% responsible autre que le français, de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une Nation, une prétendue race, une religion déterminée, ou d’un signalement dans le cadre d’une alerte professionnelle. La Société interdit toute forme de harcèlement ou d’abus physique, sexuel, psychologique ou verbal envers ses salariés, ainsi que toute autre conduite susceptible de créer un environnement de travail offensif ou hostile, fondé sur l’intimidation. Les salariés de la Société jouissent du droit d’adhésion à un syndicat, de liberté d’association et de négociation collective. L’horaire de travail hebdomadaire et les heures supplémentaires ne devront pas dépasser la limite légale établie par la législation en vigueur dans chaque pays. Les heures supplémentaires seront toujours rémunérées conformément aux dispositions légales et conventionnelles applicables dans chaque pays. Le salaire perçu par les salariés de la Société dépend de la fonction remplie au sein de la Société, en accord avec les conventions collectives de chaque secteur dans chaque pays. Tous les salariés de la Société exercent leur activité professionnelle dans des lieux de travail sûrs et sains. Clients La Société s’engage à offrir à tous ses clients des produits bénéficiant d’un haut niveau d’excellence, de qualité, de santé et de sécurité, et à établir une communication claire et transparente avec eux. Ces produits sont élaborés de façon éthique et responsable. Actionnaires La Société développe son activité en accord avec l’intérêt social, autrement dit la maximisation de la valeur de la Société et sa viabilité à long terme, dans l’intérêt de tous les actionnaires. Partenaires d’affaires La Société étend à ses partenaires d’affaires l’obligation de respecter les dispositions prévues dans le présent Code. Fournisseurs Les fabricants des produits commercialisés par la Société sont tenus de remplir les conditions prévues par le Code de conduite des fabricants et des fournisseurs, par l’ensemble des documents inclus dans la politique des Exigences Minimales d’Inditex (Inditex Minimum Requirements) ainsi que par celles du présent Code, dans les limites de leur champ d’application. Les autres fournisseurs de biens et de services de la Société devront remplir les conditions requises par les deux codes dans les limites de leur champ d’application. Ils doivent également permettre à la Société ou à des tiers autorisés de faire les contrôles opportuns pour vérifier que lesdits codes sont respectés. Société La Société s’engage à collaborer avec les communautés locales, nationales ou internationales dans lesquelles elle développe ses affaires.
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“Une voix forte ne peut pas rivaliser avec une voix claire,
même si celle-ci n,est qu,un simple murmure.”
Confucius
transparence15 100% responsible 4. Engagements de bonne conduite et pratiques responsables _ 4.1. Respect de la législation applicable et de la réglementation interne _ Le respect de la réglementation est une condition requise du présent Code. Tous les salariés de la Société doivent respecter la législation en vigueur dans tous les pays où la Société développe ses activités de production, de distribution et de commercialisation. L’application du Code ne pourra en aucun cas supposer le non-respect des dispositions légales en vigueur dans les pays où la Société opère. Tous les salariés de la Société sont tenus de respecter les normes et les procédures de la Société, ainsi que les instructions susceptibles d’être approuvées au cours de leur élaboration. Tout autre code de conduite local existant devra s’aligner et s’adapter aux critères établis dans le présent Code, qui prévaudra sur toute autre réglementation interne, sauf si cette dernière est plus exigeante. Lesdits codes locaux et les instruments pour leur application devront être approuvés au préalable par le Comité d’audit et de contrôle d’Inditex. Pour faciliter le contrôle interne, des moyens seront mis en place pour assurer la traçabilité des décisions des salariés de la Société du point de vue du respect de la réglementation, de façon à ce que la conformité des décisions aux normes internes et externes puisse être justifiée, prouvée et vérifiée, en cas de contrôles de la part de tiers compétents ou de la Société elle-même. La Société s’engage à mettre à la disposition de ses salariés les moyens nécessaires pour qu’ils puissent connaître et comprendre la réglementation interne et externe nécessaire à l’exercice de leurs responsabilités. En cas de non-respect du présent Code, la Société offre, en complément des autres moyens d’alerte existant en son sein, la possibilité de recourir à une procédure de consultation et de notification qui permet à toute personne liée à elle, de lui communiquer, de manière confidentielle, toutes attitudes susceptibles d’affecter de manière effective le maintien ou le développement de la relation contractuelle entre la Société ainsi que ses filiales et ses salariés, et constituant des manquements aux principes définis au présent Code. Pour rappel, le Dispositif d’alerte ne remplace pas les canaux classiques qui encadrent les relations contractuelles entre les salariés et les filiales françaises appartenant à Inditex (voie hiérarchique, Commissaires aux comptes, Représentants du personnel, Inspection du travail, etc.). Les modalités de fonctionnement du Dispositif d’alerte ainsi que les modalités du traitement de données personnelles en résultant sont détaillées au sein du document “Norme de Fonctionnement du Dispositif d’Alerte Professionnelle” accessible au siège social de la Société, publié sur l’INET et affiché sur les panneaux d’affichage de chaque magasin de la Société.
16 100% responsible 4.2. Respect des accords et des conventions collectives _ Dans le cadre de sa réglementation interne, la Société assume le contenu des accords et des conventions collectives, tant sur le plan national qu’international, qu’elle a souscrits, et s’engage à les promouvoir et à les respecter. La liste des Codes et engagements volontaires d’Inditex à l’échelle mondiale est affichée sur le lieu de travail jointe au présent Code (cf. Annexe I), qui sera mise à jour régulièrement. 4.3. Relations avec les salariés _ La Société considère les personnes comme un facteur clé, défend et encourage le respect des droits humains et professionnels, et s’engage à appliquer la réglementation et les meilleures pratiques en matière de conditions d’emploi, de santé et de sécurité sur le lieu de travail. Le personnel de la Société veillera au strict respect des normes professionnelles applicables, et à la prévention, la détection et la cessation immédiate de mauvaises pratiques observées dans ce domaine. En particulier, il est strictement interdit aux salariés de la Société de se rendre coupable de tout acte de corruption et/ou de trafic d’influence, concussion, prise illégale d’intérêt, détournement de fonds publics et favoritisme. Tous les salariés sont tenus d’adopter, dans le cadre de leurs relations professionnelles avec d’autres salariés, une attitude en accord avec des critères de respect, de dignité et de justice, en tenant compte de la différente sensibilité culturelle de chaque personne et en ne permettant aucune forme de violence, de harcèlement ou d’abus sur le lieu de travail, ni de discrimination en raison de son origine, de son sexe, de sa situation de famille, de sa grossesse, de son apparence physique, de la particulière vulnérabilité résultant de sa situation économique, apparente ou connue de son auteur, de son patronyme, de son lieu de résidence, de son état de santé, de sa perte d’autonomie, de son handicap, de ses caractéristiques génétiques, de ses mœurs, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son âge, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de sa capacité à s’exprimer dans une langue autre que le français, de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une Nation, une prétendue race, une religion déterminée, ou d’un signalement dans le cadre d’une alerte professionnelle. Tous les salariés sont responsables du strict respect des normes de santé et de sécurité sur le lieu de travail, et doivent veiller à leur propre sécurité et à celle des personnes concernées par leurs activités. Il est interdit de consommer sur le lieu de travail des substances illicites susceptibles d’affecter la performance professionnelle.
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“Loyauté est ce qui conduit aux hommes dans tous leurs
faits, pour qu’ils fassent toujours de son mieux.”
Alphonse X Le Sage
loyauté19 100% responsible 4.4. Relations avec les clients _ Tous les salariés sont tenus d’adopter, dans le cadre de leurs relations avec les clients, une attitude en accord avec des critères de considération, de respect et de dignité, en tenant compte de la différente sensibilité culturelle de chaque personne et en ne permettant aucune discrimination dans le traitement entre les personnes en raison de son origine, de son sexe, de sa situation de famille, de sa grossesse, de son apparence physique, de la particulière vulnérabilité résultant de sa situation économique, apparente ou connue de son auteur, de son patronyme, de son lieu de résidence, de son état de santé, de sa perte d’autonomie, de son handicap, de ses caractéristiques génétiques, de ses mœurs, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son âge, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales mutualistes, de sa capacité à s’exprimer dans une langue autre que le français, de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une Nation, une prétendue race, une religion déterminée, ou d’un signalement dans le cadre d’une alerte professionnelle. La Société a établi et implanté, à l’attention de tous ses fournisseurs, des normes impératives en matière de santé et de sécurité des produits visant la protection de ses clients, afin de garantir que tous les articles qu’elle commercialise ne présentent aucun risque pour la santé et/ou la sécurité des utilisateurs. Les salariés de la Société veilleront à ce que lesdites normes soient respectées, ainsi que les autres normes et procédures établies en matière d’étiquetage, de qualité et de caractéristiques des vêtements. Dans le cadre de leurs activités commerciales, les salariés de la Société feront la promotion des produits de la Société sur la base de qualités objectives, sans falsifier leurs conditions ou caractéristiques. Les activités de promotion de la Société devront se développer de façon transparente afin de ne donner aucune information fausse, trompeuse ou susceptible d’induire des clients ou des tiers en erreur. De même, les contenus utilisés sur tous les supports promotionnels et publicitaires présenteront ou encourageront la promotion d’une image de personne saine, évitant ainsi la création de stéréotypes éloignés de la réalité de la population. L’ensemble du personnel est tenu de veiller à la sécurité des moyens de paiement utilisés dans les magasins physiques ou en ligne de la Société afin de garantir le correct fonctionnement et la traçabilité des procédures de facturation et d’encaissement, la protection des données des clients et la prévention de la fraude. 4.5. Pratiques sur le marché _ La Société pratique une concurrence loyale sur tous ses marchés et n’admet en aucun cas les conduites trompeuses, frauduleuses ou malicieuses. Lorsque les salariés de la Société rechercheront des informations commerciales ou de marché, ils devront toujours le faire sans enfreindre les normes prévues pour leur protection. Les salariés rejetteront les informations sur les concurrents ayant été obtenues de manière irrégulière ou en violant la confidentialité que leurs propriétaires légitimes maintiennent à leur égard. Il faudra aussi faire un effort particulier pour ne pas violer des secrets d’entreprise en cas d’incorporation par la Société de professionnels issus d’autres entreprises du secteur. Les salariés de la Société éviteront également de divulguer des informations malicieuses ou fausses sur des concurrents de la Société.
20 100% responsible En dehors des activités de vente en magasin, dans leurs relations professionnelles ou commerciales avec des tiers, les salariés de la Société éviteront, en règle générale, les paiements en espèces et ceux effectués dans des devises différentes de celles accordées au préalable. Dans tous les cas, les paiements devront être conformes aux politiques définies par le Département de gestion financière. De même, les paiements versés à ou par des tiers non prévus dans les contrats seront soumis à un contrôle spécial et supervisés, ainsi que ceux réalisés dans des comptes différents de ceux utilisés habituellement dans le cadre des relations avec une organisation ou une personne en particulier, et les paiements effectués à ou par des personnes, des entreprises, des sociétés ou sur des comptes ouverts dans des territoires qualifiés de paradis fiscaux, ainsi que des paiements effectués à des organisations dont il est impossible d’identifier le partenaire, le propriétaire ou le bénéficiaire final. Les salariés exigeront le respect de la réglementation relative aux procédures d’enregistrement ou aux déclarations d’origine du produit, supervisant le respect des normes et des processus établis par la Société dans ce domaine. 4.6. Relations avec les fournisseurs _ Les relations des salariés de la Société avec leurs fournisseurs de biens et de services devront être établies de façon licite, éthique et respectueuse. Le choix des fournisseurs se fera selon des critères objectifs et transparents, en fonction des intérêts de la Société: obtenir les meilleures conditions possibles tout en maintenant des relations stables avec des fournisseurs éthiques et responsables. Tous les fournisseurs de la Société devront s’engager à maintenir des relations respectueuses des droits de l’homme et du travail avec tous les salariés engagés par la Société, ainsi qu’à impliquer et à transmettre ces principes à leurs partenaires d’affaires. Le non-respect de l’un de ces principes ne sera accepté en aucun cas par la Société. Les activités en matière d’achats et d’approvisionnements devront se développer dans le strict respect des normes et des procédures de la Société en vigueur et, en particulier, conformément aux procédures internes relatives à la gestion des achats et de l’approvisionnement visant à exclure tout tentative ou acte de corruption ou de trafic d’influence. A titre d’exemple, une même personne ne peut pas mettre en place une procédure de sélection d’un fournisseur, choisir ce fournisseur et n’en retenir qu’un. En outre, la Société aura recours à la technique de traçabilité des décisions adoptées dans ce domaine, en ce sens qu’elles devront pouvoir être justifiées, prouvées et vérifiées, en cas de révision par des tiers ou les propres organes de contrôle de la Société. Les salariés de la Société sont tenus de protéger les informations commercialement sensibles relatives aux conditions établies par la Société en rapport avec sa chaîne d’approvisionnement. Les salariés de la Société ne demanderont ni n’accepteront de la part des fournisseurs aucune information relative aux conditions négociées avec d’autres entreprises concurrentes de la Société. Il est strictement interdit aux salariés de la Société de donner, d’offrir, de solliciter ou de recevoir un pot-de-vin, tel que défini à l’Annexe II. A ce titre aucun salarié de la Société ne pourra, directement ou
21 100% responsible indirectement, donner, faire des offres, des promesses, offrir des dons, des présents ou des avantages, en espèces ou en nature, de quelque nature qu’ils soient, quelle qu’en soit la valeur, à une personne pour qu’elle accomplisse ou s’abstienne d’accomplir (ou parce qu’elle a accompli ou s’est abstenue d’accomplir) un acte lié à son activité ou à sa fonction, ou qui est facilité par son activité ou par sa fonction, en violation de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles ou des politiques ou des procédures de la Société en vigueur, ou pour abuser ou avoir abusé de son influence réelle ou supposée en vue de faire obtenir d’une autorité ou d’une administration publique toute décision favorable. Il est également interdit pour les salariés de la Société de solliciter ou d’agréer, à tout moment, directement ou indirectement, des offres, des promesses, des dons, des présents ou des avantages quelconques, pour eux-mêmes ou pour autrui, pour accomplir ou avoir accompli, pour s’abstenir ou s’être abstenu d’accomplir un acte de son activité ou de sa fonction ou facilité par son activité ou sa fonction, en violation de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles, ou pour abuser ou avoir abusé de son influence réelle ou supposée en vue d’obtenir d’une autorité ou d’une administration publique toute décision favorable. L’infraction de corruption et de trafic d’influence dans le secteur privé vise toute personne qui sans être un agent public, exerce, dans le cadre d’une activité professionnelle ou sociale, une fonction de direction ou un travail pour une personne physique ou morale, ou un organisme quelconque. En conséquence, aussi bien les salariés, que le management, et les membres du Conseil d’Administration d’Inditex sont visés. Dans ce contexte: Tout cadeau ou don reçu allant à l’encontre du présent Code devra être immédiatement rendu et cette circonstance sera communiquée au Comité d’éthique. Dans le cas où il ne serait pas raisonnablement possible de rendre le cadeau ou le présent, celui-ci devra être remis au Département d´Administration et Finances qui, après avoir émis le reçu correspondant, le destinera à des œuvres sociales ou à toute autre fin que ce dernier juge convenable, devant être nonobstant en ligne avec les politiques d’Intégrité de la Société et ayant reçu au préalable l’autorisation du Comité d’ éthique. En particulier, aucun salarié d’Inditex ne pourra offrir, promettre, accorder, solliciter ou accepter de cadeaux, de dons ou de tout autre avantage, d’une personne physique ou morale avec laquelle il entretient des relations dans le cadre de ses fonctions, de quelque nature qu’elles soient, dont la valeur, à l’unité ou au total, serait supérieure à 100 euros ou son équivalent dans la monnaie locale, sur une période d’un an. Les dons d’argent liquide sont formellement interdits. En tout état de cause, tout avantage, quelle qu’en soit la valeur, octroyé avec un objectif d’influencer le comportement de tout membre de la Société, constitue un pot-de-vin et une infraction pénale. Outre le respect des interdictions spécifiques exposées dans la présent Code, ainsi que dans les autres politiques de la Société en vigueur, les salariés de la Société doivent faire preuve de bon sens et de jugement pour déterminer si un arrangement peut être perçu comme un acte de corruption/trafic d’influence ou inapproprié. Chaque salarié doit connaître et prendre en considération les pratiques locales, en tenant compte de l’intérêt et de la bonne réputation de la Société. Les salariés trouveront davantage d’informations sur ce sujet dans les Annexes III et IV de ce Code. Toute incertitude quant à l’application des présentes doit être soumise au Comité d’éthique.
22 100% responsible 4.7. Relations avec les autorités et l’Administration _ Les salariés de la Société maintiendront des relations avec les autorités et les institutions publiques dans les pays où elle développe ses activités, de façon licite, éthique, respectueuse et conforme aux dispositions nationales ou internationales et aux politiques et procédures de la Société en vigueur pour la prévention de la corruption et de la subornation. Les salariés qui établiront, - dans le cadre de leurs fonctions, de leurs missions et/ou de leurs responsabilités confiées par la Société - des relations avec des agents publics devront être spécifiquement autorisés à le faire par la Société. Le personnel qui entretiendra des relations avec les administrations publiques devra documenter les décisions prises et vérifier le respect des normes externes applicables et les politiques et procédures de la Société en vigueur, afin que des tiers et les organes de contrôle de la Société puissent s’assurer que les normes sont bien respectées dans ce domaine. Il est strictement interdit aux salariés de la Société de donner, d’offrir, de solliciter ou de recevoir un pot-de-vin, tel que défini à l’Annexe II. A ce titre, il est rappelé qu’aucun salarié de la Société ne peut dans le cadre de ses fonctions, directement ou indirectement, faire des offres, des promesses, offrir des dons, des présents ou des avantages, de quelque nature qu’ils soient, à un agent public (qu’il soit français, relevant d’un Etat étranger ou exerçant au sein d’une organisation internationale publique, tel que défini à l’Annexe II), pour que celui-ci accomplisse ou s’abstienne d’accomplir (ou parce qu’il a accompli ou s’est abstenu d’accomplir) un acte relevant de - ou facilité par - sa fonction, sa mission ou son mandat, ou pour abuser ou avoir abusé de son influence réelle ou supposée en vue d’ obtenir d’une autorité ou d’une administration publique toute décision favorable. A ce titre, les dispositions concernant l’acceptation de cadeaux mentionnées à la section 4.6 «Relations avec les fournisseurs» s’appliqueront également à la présente section. En outre, cette interdiction s’applique indifféremment du fait de savoir si: _ l’avantage est offert, promis ou accordé à l’agent public ou à une tierce personne, _ l’avantage est offert, promis ou accordé pour un service accompli dans le passé ou à rendre à l’avenir, _ le service rendu ou à rendre par l’agent public sera ou a été accompli en violation de ses fonctions officielles. De manière générale, tout cadeau, présent ou avantage, quelle qu’en soit la valeur, octroyé avec une intention de corrompre constitue un pot-de-vin et une infraction pénale. Seuls sont tolérés par la Société les petits présents et petites attentions de valeur modeste, qui ne visent pas à obtenir un avantage indu comme défini ci-dessus, à condition que leur montant soit en proportion correcte et raisonnable selon les pratiques locales, qu’ils soient transparents, remis pour des motifs d’intérêts légitimes, socialement acceptables, et sporadiques, et cela, afin d’éviter que leur contenu ou fréquence n’incite un tiers indépendant à douter de la bonne foi du salarié ou de la Société. Les dons d’argent liquide sont formellement interdits. Outre le respect des interdictions spécifiques exposées dans la présent Code, ainsi que dans les autres politiques de la Société en vigueur, les salariés de la Société doivent faire preuve de bon sens et de jugement pour déterminer si un arrangement peut être perçu comme un acte de corruption/trafic d’influence ou inapproprié. Chaque salarié doit connaître et prendre en considération les pratiques locales, en tenant compte de l’intérêt et de la bonne réputation de la Société.
23 100% responsible Les salariés trouveront davantage d’informations sur ce sujet dans les Annexes III et IV de ce Code. Toute incertitude quant à l’application des présentes doit être soumise au Comité d’éthique. Ainsi, les salariés de la Société s’abstiendront d’effectuer des paiements visant à faciliter ou à activer certaines démarches, consistant en la remise d’argent ou d’autres effets de valeur, de quelque montant qu’ils soient, et permettant d’assurer ou d’activer en échange le cours d’une démarche ou d’une action, de quelque nature qu’elle soit, auprès d’un organe judiciaire, d’une autorité ou d’une administration publique ou d’un organisme officiel. Les salariés éviteront d’obtenir des avantages fiscaux illicites pour la Société et s’assureront que les informations déclarées aux autorités fiscales sont véridiques et reflètent fidèlement la réalité de l’entreprise. Ils veilleront également à ce que le montant des aides demandées ou reçues des administrations publiques soit utilisé à de bonnes fins et que leur demande s’appuie sur une démarche transparente, évitant en l’occurrence de falsifier les conditions de leur obtention ou d’en faire une utilisation différente de celle pour laquelle elles ont été accordées. Il est strictement interdit aux salariés de la Société de donner, d’offrir, de solliciter ou de recevoir un pot-de-vin, tel que défini à l’Annexe II. A ce titre aucun salarié de la Société ne pourra, directement ou indirectement, donner, faire des offres, des promesses, offrir des dons, des présents ou des avantages, en espèces ou en nature, de quelque nature qu’ils soient, quelle qu’en soit la valeur, à une personne pour qu’elle accomplisse ou s’abstienne d’accomplir (ou parce qu’elle a accompli ou s’est abstenue d’accomplir) un acte lié à son activité ou sa fonction, ou qui est facilité par son activité ou par sa fonction, en violation de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles ou des politiques ou des procédures de la Société en vigueur, ou pour abuser ou avoir abusé de son influence réelle ou supposée en vue d’obtenir d’une autorité ou d’une administration publique toute décision favorable. Il est également interdit pour les salariés de la Société de solliciter ou d’agréer, à tout moment, directement ou indirectement, des offres, des promesses, des dons, des présents ou des avantages quelconques, pour eux-mêmes ou pour autrui, pour accomplir ou avoir accompli, pour s’abstenir ou s’être abstenu d’accomplir un acte de son activité ou de sa fonction ou lié à son activité ou sa fonction, en violation de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles, ou pour abuser ou avoir abusé de son influence réelle ou supposée en vue d’obtenir d’une autorité ou d’une administration publique toute décision favorable. A ce titre, les dispositions concernant l’acceptation de cadeaux mentionnées à la section 4.6 « Relations avec les fournisseurs » s’appliqueront également à la présente section. L’infraction de corruption et de trafic d’influence dans le secteur privé vise toute personne qui sans être un agent public, exerce, dans le cadre d’une activité professionnelle ou sociale, une fonction de direction ou un travail pour une personne physique ou morale, ou un organisme quelconque. En conséquence, aussi bien les salariés, que le management, et les membres du Conseil d’Administration d’Inditex sont visés. Enfin, dans les pays où il existe des conditions et des restrictions en matière de commerce international, les salariés de la Société respecteront scrupuleusement la réglementation en vigueur et présenteront aux autorités qui leur en feront la demande les informations nécessaires sur ses activités.
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“Il n,y a pas d,héritage plus
riche que l,honnêteté.”
William Shakespeare
honnêteté26 100% responsible 4.8 Conflits d’intérêt _ Tout salarié de la Société est susceptible de se trouver confronté à des situations dans lesquelles son intérêt personnel, ou celui de personnes physiques ou morales auxquelles il est lié ou dont il est proche peut entrer en contradiction avec l’intérêt de la Société. Il lui appartiendra, dans une telle hypothèse, de se déterminer en toute conscience, eu égard au devoir de loyauté qu’il a envers la Société, et en cas de doute de consulter sa hiérarchie ou le Comité d’éthique, pour ne pas se trouver en situation de conflit d’intérêts avec la Société. Les salariés de la Société devront éviter les situations susceptibles de créer un conflit entre leurs intérêts personnels et ceux de l’entreprise. Ils devront également s’abstenir de la représenter et d’intervenir ou d’influer sur la prise de décisions dans lesquelles, directement ou indirectement, ils auraient eux-mêmes un intérêt personnel. Ils ne pourront faire valoir leur position dans la Société pour obtenir des avantages patrimoniaux ou personnels, ou des opportunités d’affaires personnelles. Aucun salarié de la Société ne peut offrir de services en tant que consultant, conseiller, dirigeant, salarié, à une entreprise concurrente (sous réserve notamment de l’article 4.9 des présentes), à l’exception des services susceptibles d’être offerts à la demande de la Société ou avec l’autorisation du Comité éthique et ce conformément aux éventuelles dispositions prévues à son contrat de travail. La Société respecte la vie privée de son personnel et, par conséquent, le caractère privé de ses décisions. Dans le cadre de cette politique de respect de leur vie privée, les salariés sont priés, en cas de conflits d’intérêts personnels susceptibles de compromettre l’objectivité ou le professionnalisme nécessaire à leur fonction dans la Société, d’en référer au Comité d’éthique pour que, dans le respect de la confidentialité et de l’intimité des personnes, les mesures pertinentes puissent être adoptées non seulement en faveur de la Société, mais aussi des personnes concernées. Concrètement, voici quelques situations potentielles de conflit qui devront être communiquées au Comité d’éthique: _ La réalisation par le salarié, directement ou indirectement, par lui-même ou à travers une société ou une institution, d’activités constituant le même genre d’activité, ou une activité analogue ou complémentaire à celle développée par la Société; _ La réalisation par le salarié, directement ou indirectement, par lui-même ou à travers une société ou une institution, d’activités générant un échange de biens et/ou de services avec la Société, quel que soit le régime de rémunération convenu. 4.9 Exercice d’autres activités _ Les salariés de la Société, à l’exception de ceux travaillant à temps partiel, ne pourront développer d’autres activités professionnelles en dehors de celles exercées dans la Société à moins qu’elles n’entrainent aucune baisse de l’efficacité qui est attendue d’eux dans l’exercice de leurs fonctions. Toute autre activité professionnelle susceptible d’affecter la journée de travail au sein de la Société devra être autorisée au préalable par le Comité éthique. La Société met en œuvre son modèle d’affaires sans interférer politiquement dans la vie des communautés où elle développe ses activités de fabrication, de distribution et/ou de commercialisation.
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