Code d'éthique et de conduite professionnelle 2018 - RELX Group

 
Code d'éthique et de conduite professionnelle 2018 - RELX Group
Code d’éthique et de
conduite professionnelle
2018
Code d'éthique et de conduite professionnelle 2018 - RELX Group
2   RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle

Table des matières                                             Notre engagement en faveur de l’intégrité
                                                               4 Un message de notre Président Directeur Général
                                                               5 Notre philosophie professionelle et nos valeurs
                                                               6 Notre code d’éthique et de conduite professionelle

                                                               Protection de nos intérêts et actifs
                                                               8 Conflits d’intérêts
                                                               11 Gestion de nos biens et informations
                                                                   11 Gestion des archives de la société
                                                                   12 Systèmes, réseaux, communications électroniques
                                                                   13 Vol ou utilisation abusive de biens
                                                                   14 Propriété intellectuelle et informations confidentielles
                                                                   15 Sécurité des informations
                                                                   16 Contacts avec les médias et la communauté financière
                                                                   16 Perquisitions et demandes d’informations provenant de
                                                                       juristes et d’agences gouvernementales
                                                               17 Fraude et déclarations fausses ou trompeuses
                                                               19 Publicité et activités promotionnelles
                                                               20 Utilisation des médias sociaux

                                                               Protection des données
                                                               22 Confidentialité des données

                                                               Nos relations avec nos partenaires
                                                               commerciaux, clients, fournisseurs et
                                                               concurrents
                                                               24   Lois antitrust et lois sur la concurrence
                                                               26   Pots-de-vin
                                                               27   Offrir ou accepter des cadeaux ou divertissements
                                                               30   Sanctions commerciales
                                                               30   Contrats avec d’autres parties

                                                               Nos transactions avec les gouvernements
                                                               32 Faire des affaires avec les gouvernements
                                                               33 Recruter des employés du gouvernement
                                                               34 Implication politique de la société

                                                               Respect de nos collègues et des collectivités
                                                               36   Pratiques d’emploi équitables
                                                               38   Lieu de travail
                                                               38   Droits de l’homme
                                                               38   L’environnement

                                                               Signalement des préoccupations et enquêtes
                                                               à ce sujet
                                                               40   Importance du signalement
                                                               42   Enquêtes
                                                               42   Confidentialité
                                                               42   Protection contre les représailles

                                                               Ressouces
                                                               44 Foire aux questions (FAQ)

                                                     Retour au sommaire
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Notre engagement en
faveur de l’intégrité
Dans cette section
4 Un message de notre Président Directeur Général
5 Notre philosophie professionelle et nos valeurs
6 Notre code d’éthique et de conduite professionelle

                                                           Retour au sommaire
Code d'éthique et de conduite professionnelle 2018 - RELX Group
4   RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle

Un message de notre
Président Directeur Général
                                                               Notre Code d’éthique et de conduite professionnelle
                                                               représente les normes et politiques suivant lesquelles
                                                               nous travaillons. Le Code s’associe à nos Valeurs et
                                                               à nos engagements en termes de Responsabilité
                                                               d’entreprise de manière à fournir le cadre et les
                                                               directives nécessaires à travailler de manière
                                                               transparente, honnête, éthique et fidèle aux principes.

                                                               Le Code s’applique à chacun d’entre nous. Il explique
                                                               la manière dont nous devons nous comporter sur le
                                                               lieu de travail, sur le marché et dans les collectivités
                                                               dans lesquelles nous sommes présents. Il traite de
                                                               la manière dont chacun d’entre nous doit conduire
                                                               ses activités et reconnaît notre engagement envers
                                                               l’environnement et les communautés dans lesquelles
                                                               nous opérons en tant que signataire du Pacte mondial
                                                               des Nations Unies.

                                                               Veuillez lire attentivement le Code, en prendre
                                                               connaissance et l’utiliser pour vous guider dans vos
                                                               responsabilités. Cela nous aidera à garantir que
                                                               toutes nos actions sont au mieux des intérêts de notre
                                                               société et de nos clients.

                                                               Si vous avez des questions sur le Code ou son
                                                               application, veuillez vous adresser à votre
                                                               responsable, aux ressources humaines, à un juriste de
                                                               la Société ou à un membre de l’un de nos Comités de
                                                               conformité.

Chers Collègues,                                               Je vous demande instamment de poser toute question
                                                               et de signaler tout problème de violation éventuelle
                                                               du Code. Le Code explique comment vous pouvez
En tant qu’employés de RELX                                    le faire. Il explique également que les mesures de
Group, nous sommes fiers des                                   représailles à l’encontre de toute personne qui signale
                                                               un problème, ne seront pas tolérées.
contributions que nous apportons                               Notre comportement définit notre réputation. Je
à notre entreprise et de la manière                            suis certain que nous continuerons de respecter
                                                               les normes d’éthique les plus strictes attendues de
dont nous la dirigeons.                                        l’un des principaux acteurs de la communauté des
                                                               entreprises mondiales.

                                                               Merci.

                                                               Erik Engstrom
                                                               Président Directeur Général

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Notre philosophie
professionnelle et nos valeurs
Nous recherchons toujours                                            Pour nous aider à satisfaire cet engagement, nous:
                                                                         respectons nos Valeurs, qui sont : Souci du client,
l’excellence, que ce soit lors du
                                                                     n

                                                                         Valorisation de nos collaborateurs, Passion pour
                                                                         l’excellence, l’innovation et l’absence de frontières ;
recrutement et de la gestion de
                                                                     n   respectons les lois en vigueur, partout où nous
nos employés, du développement                                           exerçons nos activités ;

de nos produits et services, de                                      n   respectons le Pacte mondial des Nations Unies,
                                                                         une initiative volontaire sur la responsabilité
nos relations avec nos partenaires                                       d’entreprise, visant à garantir la protection des droits
                                                                         de l’homme, des pratiques de travail équitables et
commerciaux, et de la réalisation                                        non discriminatoires, le souci de l’environnement et
                                                                         l’élimination de la corruption ;
de nos objectifs commerciaux de                                      n   nous efforçons de faire des affaires avec des clients
manière transparente, honnête,                                           et fournisseurs de caractère et de réputation solides ;
                                                                         évitons de soutenir toute organisation pratiquant la
éthique et fidèle à nos principes.                                   n

                                                                         discrimination ; et
                                                                     n   nous appuyons sur nos employés pour faire preuve
                                                                         d’honnêteté et d’intégrité dans leur travail.

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Code d'éthique et de conduite professionnelle 2018 - RELX Group
6      RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle

Notre Code d’éthique et de
conduite professionnelle
En lisant et en respectant le Code,                               responsable, aux ressources humaines, à un juriste de
                                                                  la Société ou à un membre d’un Comité de conformité.
en posant des questions et en                                     Nous vous encourageons à poser des questions sur des
                                                                  situations spécifiques au moment où elles surviennent
signalant toute conduite illégale                                 plutôt que de prendre des mesures pouvant enfreindre
                                                                  la loi en vigueur, le Code ou une autre politique.
ou contraire à l’éthique, vous
                                                                  Si vous observez ou prenez connaissance de toute
nous aidez à gérer nos activités                                  conduite illégale ou contraire à l’éthique, vous avez
                                                                  la responsabilité de le signaler. Nous interdisons
conformément à nos normes                                         les représailles contre un employé qui signale une
                                                                  infraction présumée.
éthiques élevées et à notre
                                                                  Le Code ne constitue pas un contrat de travail. Il est
engagement de respecter la loi.                                   soumis à et ne modifie pas les conditions de tout
                                                                  contrat de travail ou convention collective existant et
                                                                  vous concernant. Le Conseil d’administration de RELX
                                                                  Group plc est responsable de l’interprétation finale
Le Code d’éthique et de conduite professionnelle de               du Code, et peut réviser celui-ci à tout moment, sous
RELX Group a pour objet de vous aider à comprendre                réserve des conditions de toute convention collective ou
et à respecter les règles en matière de conformité et             législation locale applicable.
d’éthique qui s’appliquent à vos responsabilités. Il vous
conseille également sur le moment opportun pour
poser vos questions et sur les personnes auxquelles les
adresser. Il s’applique à chaque employé, dirigeant, et
administrateur travaillant dans l’une de nos entités.

Le Code illustre notre engagement vis-à-vis d’un                     Quelles sont mes responsabilités concernant le
comportement éthique et légal. Il ne décrit cependant                Code ?
pas chaque loi et politique susceptible de s’appliquer à
chaque situation. Veillez à suivre les autres politiques             • Lisez-le et comprenez de quelle manière il
de RELX Group et du secteur d’activité dont vous                       s’applique à votre travail
dépendez. Si l’une de ces politiques est plus stricte que            • Respectez les règles de conformité et d’éthique
le Code, vous devez suivre la politique plus stricte.                  décrites dans le Code
Vous êtes tenu de lire et de vous conformer au Code,                 • Familiarisez-vous et respectez les politiques
et d’exécuter votre travail de manière éthique. Si vous                et lois supplémentaires qui s’appliquent à
violez le code ou autres politiques, vous pouvez faire                 votre activité, site ou rôle spécifique. Lorsqu’un
l’objet d’une mesure corrective ou d’une sanction                      problème est couvert par le Code et toute autre
disciplinaire, pouvant aller jusqu’à votre licenciement.               loi ou politique applicable, suivez la directive la
Nous pouvons également renvoyer les affaires                           plus stricte
graves aux autorités publiques, pour des poursuites
                                                                     • Posez des questions si vous avez des doutes
éventuelles.
                                                                       sur la manière dont le Code s’applique à une
RELX Group et chaque secteur d’activité se sont dotés                  situation ou décision spécifique à laquelle vous
de Comités de conformité qui offrent des conseils                      êtes confronté
et surveillent les sujets de conformité. La liste des                • Signalez toute violation ou violation présumée
membres du Comité est indiquée sur les intranets                       sans crainte de représailles
de RELX Group et des secteurs d’activité. Vous devez
adresser vos questions concernant le Code à votre

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Code d'éthique et de conduite professionnelle 2018 - RELX Group
RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle                                             7

Protection de nos
intérêts et actifs
Dans cette section
8 Conflits d’intérêts
11 Gestion de nos biens et informations
   11 Préparation des archives
   12 Systèmes, réseaux, communications électroniques
   13 Vol ou utilisation abusive de biens
   14 Propriété intellectuelle et informations confidentielles
   15 Sécurité des informations
   16 Contacts avec les médias et la communauté financière
   16 Perquisitions et demandes d’informations provenant de juristes et d’agences gouvernementales
17 Fraude et déclarations fausses ou trompeuses
19 Publicité et activités promotionnelles
20 Utilisation des médias sociaux

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Code d'éthique et de conduite professionnelle 2018 - RELX Group
8      RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle

Conflits d’intérêts
Évitez les activités ou intérêts financiers en conflit avec votre
performance professionnelle, votre loyauté envers RELX
Group ou les décisions que vous prenez en notre nom.

Un conflit d’intérêts peut survenir lorsque vous vous             n   nuit à la qualité ou à la quantité du
engagez dans une activité ou que vous avez un intérêt                 travail que vous faites pour nous ;
financier qui vous distrait de, ou entre en conflit avec,         n   est en concurrence avec l’une de nos
votre performance professionnelle en termes de                        activités ;
loyauté et d’opportunité ; ou qui pourrait illégitimement
influencer les décisions que vous prenez dans le cadre            n   promeut les intérêts d’un fournisseur
de vos responsabilités. Il est important d’éviter ce type             ou d’un client avec qui vous traitez
de conflit. Si vous pensez être confronté à un conflit                plutôt que ceux de RELX Group ;
d’intérêts, ou qu’il semble y en avoir un, vous devez             n   implique que nous sponsorisons ou
parler de la situation avec votre responsable ou un                   soutenons votre emploi extérieur
représentant des ressources humaines, qui pourra                      ou l’organisation pour laquelle vous
ensuite consulter le Comité de conformité désigné                     travaillez ;
de votre entité. Certains conflits apparents peuvent
être résolus en les divulguant simplement ; les autres            n   nuit à notre réputation ; ou
doivent être éliminés.                                            n   utilise ou interfère avec notre temps,
                                                                      nos installations, ressources ou
Des conflits d’intérêts peuvent survenir de
                                                                      fournitures.
nombreuses manières. Les exemples fréquents
couvrent :

Les emplois, engagements ou affiliations extérieurs

Si vous travaillez pour, siégez en tant qu’administrateur,
offrez des services de conseil ou sous-traitez auprès
d’une autre personne ou entreprise, un conflit d’intérêts
ou l’apparence d’un conflit peut survenir. Pour éviter
cela, ne menez pas en freelance ou au noir une activité
ou un emploi qui :

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Code d'éthique et de conduite professionnelle 2018 - RELX Group
RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle                                                                          9

                                                                                Marco est un employé de RELX Group qui
                                                                                vend également des produits nutritionnels.
                                                                                Pendant le déjeuner, Marco utilise son
                                                                                ordinateur professionnel et son adresse
                                                                                électronique professionnelle pour faire
                                                                                savoir, à ses clients, qu’il offre des remises
                                                                                sur certains produits. Cela est-il permis ?

                                                                                Réponse: Non. Même s’il peut envoyer des
                                                                                communications durant sa pause, Marco
                                                                                utilise les biens de la société (son ordinateur
                                                                                et son adresse électronique professionnels)
                                                                                pour solliciter une transaction sans lien avec
                                                                                son emploi.

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Code d'éthique et de conduite professionnelle 2018 - RELX Group
10        RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle

Participations dans d’autres entreprises                             Opportunités d’affaires
Nous n’autorisons pas les participations majoritaires                Usted tiene el deber de promover nuestros intereses
dans des sociétés concurrentes, chez des                             legítimos al surgir la oportunidad de hacerlo. Sería
fournisseurs ou clients, excepté en ce qui concerne                  inapropiado aprovecharse de oportunidades que se
les investissements mineurs dans des sociétés cotées                 descubren a través de su posición o con el uso de
en bourse.                                                           propiedad, información o tiempo de la compañía.

Investir dans ou prêter de l’argent à un concurrent
constitue un conflit d’intérêts interdit. Il est également           Népotisme
interdit d’avoir un intérêt managérial ou financier chez
l’un de nos clients ou fournisseurs avec lesquels vous-              Superviser, ou prendre des décisions contractuelles
même ou l’un de vos subordonnés collaborez.                          ou liées à l’emploi, dans le cadre d’une situation qui
                                                                     implique un individu avec lequel vous avez d’étroites
La seule exception à cette interdiction est que nous                 relations personnelles, engendre un conflit.
autorisons les investissements mineurs dans les
actions cotées en bourse des concurrents, fournisseurs               Nous n’interdisons pas l’emploi ou le recrutement de
et clients. On entend par investissement « mineur », un              proches, et nous ne souhaitons pas être impliqués
investissement dont le montant :                                     dans des relations consensuelles entre collègues.
                                                                     Cependant, il est important de s’assurer que les
n    n’influence ou ne semble pas influencer vos décisions           personnes ne sont pas et ne semblent pas indûment
     en notre nom, en tenant compte de votre autorité                influencées par l’existence de relations personnelles
     discrétionnaire concernant nos transactions avec                étroites. Vous ne pouvez directement superviser,
     cette société, votre rémunération annuelle et d’autres          négocier, approuver ou autrement participer à des
     facteurs pertinents ; ou                                        décisions concernant le recrutement, le maintien
n   n’influence pas les décisions de la société dans                 en poste, la promotion, l’engagement contractuel
    laquelle vous avez investi.                                      ou la rémunération de votre conjoint, partenaire
                                                                     domestique, parent proche ou autres personnes avec
En toute hypothèse, vous ne pouvez détenir plus de                   lesquelles vous avez le type de relation personnelle
1% des actions en circulation de toute société cotée en              qui pourrait raisonnablement être perçu comme
bourse. Si vos avoirs sont (ou deviennent) supérieurs                compromettant votre capacité à prendre des décisions
à ces limites, vous devez en aviser votre responsable                professionnelles indépendantes et impartiales.
sans tarder et prendre des mesures pour réduire votre
participation à un niveau inférieur ou égal au maximum
permis.

Ces limites ne s’appliquent pas aux investissements
par l’intermédiaire de fonds mutuels, qui sont autorisés
quelle que soit la valeur de l’investissement.

Lorsque votre conjoint, partenaire domestique, ou
autre membre de la famille proche travaille pour,
propose des services de conseil ou possède un
intérêt financier dans l’un de nos concurrents, ou un
client ou fournisseur avec lequel vous effectuez des
transactions, un conflit potentiel existe. Vous devez
déclarer tout intérêt de ce genre à votre responsable
ou à un représentant des ressources humaines, qui
consultera ensuite le Comité de conformité de votre
entité pour s’assurer qu’il n’y ait aucune apparence
de communication inappropriée ou de loyauté
conflictuelle.

                                                           Retour au sommaire
RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle                                                                          11

Gestion de nos biens
et informations
Vous êtes tenu de traiter nos biens et informations de manière
responsable, sans en abuser ou les gaspiller. Nos ressources sont
destinées à vous aider à atteindre vos objectifs professionnels
personnels, ainsi que nos objectifs d’entreprise généraux. Nous ne
tolérerons pas l’utilisation illégale, négligente ou autrement inappropriée
des biens ou informations de la Société.

Gestion des archives de la société
Les archives doivent être exactes, exhaustives,
opportunes, et conservées conformément à la
Politique de gestion des archives, au Programme de                              Au cours de la dernière semaine du
conservation des archives de RELX Group et à toute                              trimestre, Ian pense attendre une semaine
exigence de suspension de destruction d’archives en                             afin d’enregistrer les dépenses pour des
vigueur.                                                                        fournitures qu’il a reçues un peu plus tôt
                                                                                dans le mois, de manière à ce que cela
                                                                                n’affecte pas la profitabilité de ce trimestre.
Préparation des archives
                                                                                Puis-je procéder ainsi ?
L’intégrité de nos registres et archives est essentielle
pour notre crédibilité. Nous nous appuyons sur vous                             Réponse: Non. Ian doit préparer tous les
afin de conserver des registres et archives qui illustrent                      rapports et documents internes en toute
correctement et sincèrement toutes les transactions.                            honnêteté et avec exactitude. Notre crédibilité
Cela nous permet de fournir aux actionnaires et au                              et notre réputation dépendent de l’exactitude
public des informations financières exhaustives,                                de nos documents, registres et déclarations.
exactes, en temps opportun, et compréhensibles. De                              Toutes les dépenses doivent être enregistrées
même, toutes les archives non financières que vous                              au cours de la période où elles sont
créez doivent être exactes, exhaustives et faites en                            encourues.
temps opportun. Cela comprend, par exemple, les
archives des coûts, ventes, relevés d’heures, notes de
frais, archives de paie et des avantages sociaux, dépôts
réglementaires, contrats et acquisitions.

                                                           Retour au sommaire
12       RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle

Conservation des archives
Légalement, nous devons conserver certaines archives                archives. Pour en savoir plus sur la façon de classer,
commerciales, pendant des périodes spécifiées. Afin                 stocker, transmettre ou supprimer des archives de
de satisfaire à ces exigences, vous devez conserver et/             manière appropriée, consultez les Procédures de
ou supprimer les archives, conformément à ce qui est                classification de l’information en fonction de sa valeur
requis par la Politique de gestion des archives et au               de RELX Group.
Programme de conservation des archives de RELX
Group. Cela comprend les courriers électroniques, les
données électroniques stockées de quelque manière
que ce soit, les copies papier des documents et les
archives conservées sur tout autre support.
Parfois, vous devez conserver certaines archives au-delà                Maintenant que de nombreux sites de RELX
de la période de conservation normale. Cela peut se                     Group ont des capacités de stockage quasi-
produire, par exemple, lorsque vous avez des documents                  illimitées pour le courrier électronique dans le
concernant un litige, une enquête gouvernementale ou                    cloud, Frieda suppose qu’elle n’a plus besoin de
une assignation à comparaître confirmée, menacée ou                     supprimer les courriers électroniques. A-t-elle
raisonnablement prévue, pour obtenir des documents                      raison ?
ou des informations. Lorsque de telles situations se
produisent, vous devez conserver toutes les archives                    Réponse: Non. De nombreux types d’archives
potentiellement pertinentes sous toute forme, en                        ne doivent pas être conservés indéfiniment ;
stoppant immédiatement toute forme de destruction ou                    et la plupart des archives qui ne doivent pas
d’altération programmée des documents relatifs aux                      être conservées pendant de longues périodes
sujets. Un juriste de la société vous contactera si nous                ne doivent pas être conservées sous forme de
prenons connaissance de toute action juridique ou du                    fichiers de courrier électronique. Disposer d’une
gouvernement, réelle ou anticipée, exigeant le maintien                 capacité de stockage illimitée ne diminue pas
de la conservation des archives.                                        la nécessité de gérer activement les courriers
                                                                        électroniques et de supprimer ceux qui doivent
En plus de conserver les archives pendant la durée
                                                                        être supprimés conformément à la Politique
nécessaire, vous devez stocker, transférer et supprimer
                                                                        de gestion des archives et au Programme de
les archives d’une manière compatible avec l’importance
                                                                        conservation des archives.
ou la valeur des informations contenues dans ces

Systèmes, réseaux, communications électroniques

Utilisez les systèmes de RELX Group à des fins                      n   créer, envoyer, recevoir intentionnellement, accéder
professionnelles, prenez connaissance des règles                        à, télécharger ou stocker du matériel sexuellement
limitant l’utilisation des systèmes personnels à des                    explicite, abusif, blessant ou blasphématoire ;
fins professionnelles et sachez que l’utilisation que               n   des jeux d’argent ;
vous en faites n’est pas privée.
                                                                    n   conduire des activités professionnelles en concurrence
                                                                        ou sans lien avec la Société ;
Utilisation acceptable
Nos systèmes sont destinés à des fins professionnelles.             n   introduire des programmes malveillants sur le réseau
Bien que vous puissiez utiliser ces systèmes pour des                   ou les serveurs de RELX Group (p. ex. des virus, vers
raisons personnelles limitées, notamment celles qui                     ou chevaux de Troie) ;
sont protégées par la loi, cette utilisation ne doit pas            n   enfreindre les droits d’auteur, secrets professionnels,
interférer avec vos tâches ni perturber vos collègues                   brevets ou autres droits de propriété intellectuelle de
ou nos activités professionnelles courantes. Vous ne                    la Société ou de toute autre partie ; ou
pouvez jamais utiliser les systèmes ou l’équipement de
la société pour :                                                   n   vous engager dans d’autres activités en violation
                                                                        de la loi applicable, du Code, d’autres politiques de
n   harceler ou intimider autrui ou formuler des                        l’entreprise, ou pouvant entraîner une responsabilité
    remarques discriminatoires ou diffamatoires à                       ou causer un préjudice à l’entreprise.
    l’encontre d’autrui ;

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RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle                                                                          13

Respect de la vie privée                                             des systèmes personnels et ceux de la Société et pour
Ne présumez pas que l’utilisation que vous faites                    en savoir plus sur l’utilisation appropriée des systèmes,
des systèmes de la Société est privée. Lorsque la loi                des réseaux et de l’information numérique.
le permet, la Société est susceptible de surveiller,
enregistrer et examiner l’utilisation que vous faites des            Vol ou utilisation abusive de biens
systèmes de la Société ou faire des copies des dossiers
sur lesquels vous travaillez sur les systèmes de la                  Nous interdisons le vol effectif ou la tentative de
Société, soit à distance, soit en accédant à l’équipement,           vol ou d’utilisation abusive des biens de la société
à des fins commerciales légitimes comme une enquête,                 ou des biens personnels des autres employés. Cela
une procédure judiciaire (au cours de laquelle nous                  comprend l’utilisation excessive ou non autorisée des
pouvons être légalement contraints de communiquer                    biens de la société.
les dossiers de la Société aux autorités compétentes),
pour détecter ou empêcher tout accès, utilisation ou                 El robo o mal uso de propiedad de la compañía pueden
divulgation non autorisés ou pour obtenir les dossiers               tomar muchas formas, incluidas las siguientes:
nécessaires de l’entreprise en votre absence. Sauf si la             n   le vol de fournitures, d’équipement, de documents,
loi l’exige, vous ne serez pas préalablement informé de                  d’espèces, ou autres biens corporels ;
ces activités. Si vous travaillez aux États-Unis, vous ne
devez avoir aucune attente concernant la confidentialité             n   l’utilisation abusive d’une carte de crédit ou d’une
de tout ce que vous créez, stockez ou recevez sur                        carte d’achat de la Société ;
nos systèmes. Chaque entité suivra les processus                     n   l’utilisation excessive du téléphone, des ordinateurs,
d’approbation établis avant de surveiller, d’enregistrer                 photocopieuses, systèmes de la Société (y compris le
ou d’examiner l’utilisation des systèmes de la Société.                  réseau ou l’accès sans fil) ou autres équipements à
                                                                         des fins non professionnelles ;
Systèmes personnels                                                  n   la soumission de fiches horaires ou notes de frais
                                                                         falsifiées ;
Il y a également des limites à votre capacité d’utiliser
vos systèmes personnels pour conduire les activités                  n   l’utilisation de nos logos, noms de marque, autres
de la Société. Vous ne pouvez utiliser vos systèmes                      marques de commerce ou nos informations
personnels pour conduire les activités de la Société                     exclusives, secrets commerciaux, inventions, droits
que si vous y êtes explicitement autorisé par la Société                 d’auteur ou autres actifs de propriété commerciale
et si votre utilisation est conforme aux politiques de la                sans y être autorisé ; et
Société.                                                             n   la conservation de tout avantage personnel provenant
Reportez-vous à la Politique relative à l’informatique                   d’un client, fournisseur ou autres personnes avec
sur le lieu de travail de RELX Group pour les définitions                lesquelles nous collaborons et qui nous appartiennent
                                                                         légitimement.

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14        RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle

Propriété intellectuelle et informations
confidentielles
Comme tout bien de la Société, la propriété                          n   les produits et services en cours de développement ; et
intellectuelle, les informations confidentielles et celles           n   les acquisitions ou cessions futures.
à diffusion restreinte doivent être protégées.
                                                                     Tous les documents, fichiers, archives et rapports que
Propriété intellectuelle, informations confidentielles               vous obtenez ou créez dans le cadre de votre emploi
et à diffusion restreinte                                            appartiennent à RELX Group. Les employés ne peuvent
Vous devez protéger nos informations confidentielles et              pas accéder à ces documents ni les soustraire de nos
à diffusion restreinte et autre propriété intellectuelle (y          bureaux s’ils ne sont pas autorisés à le faire.
compris les droits d’auteur, marques commerciales et                 Si vous participez à une acquisition ou toute autre
brevets) avec autant de soin que celui que vous employez             transaction commerciale sensible, vous pourriez être
pour protéger tous les autres biens principaux de la                 tenu de signer une clause de confidentialité.
société. Cela signifie utiliser et protéger correctement
la confidentialité des informations, y compris certaines             Nous avons occasionnellement accès à des éléments
informations confidentielles ayant une valeur                        de propriété intellectuelle ou des informations
commerciale, souvent appelées secrets commerciaux,                   confidentielles ou à diffusion limitée appartenant à
conformément aux Directives sur les secrets                          quelqu’un d’autre. Cela peut inclure des matériels sous
commerciaux de RELX Group et aux lois applicables.                   licence et soumis au droit d’auteur ou des informations
Voici des exemples du type d’informations considérées                apprises dans le cadre d’une proposition d’acquisition.
comme confidentielles et pouvant constituer des secrets              Ne copiez et n’utilisez ces informations que si
commerciaux :                                                        l’utilisation que vous en faites est conforme aux lois et
                                                                     accords applicables avec leur propriétaire.
n   les relations clients et plans de tarification ;
n   les projections financières et les rapports ;

     Olivia et ses collègues de RELX Group
     développent des algorithmes exclusifs afin
     d’améliorer la pertinence des résultats de
     recherche. L’un de ses algorithmes n’a pas
     été sélectionné pour être mis en œuvre, c’est
     pourquoi elle a décidé de donner le produit de ce
     travail à une université. Peut-elle faire cela ?

     Réponse: Non. Le travail d’Olivia est une propriété
     intellectuelle appartenant à la société. Elle
     ne peut partager le travail avec personne, à
     moins qu’elle ne dispose de l’autorité spécifique
     pour le faire, même si la société ne prévoit pas
     actuellement de l’utiliser.

                                                           Retour au sommaire
RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle                                                                          15

  Sécurité des informations
  Nous devons tous protéger les informations qui nous                n   le fait de ne pas charger des logiciels personnels ou
  sont confiées dans le cadre de nos responsabilités.                    non autorisés sur les ordinateurs de la société ou
  Nous devons être diligents dans la prévention de                       les appareils mobiles fournis par la société, tels que
  l’accès non autorisé à nos systèmes et données.                        les smartphones ou tablettes ;
  Si vos responsabilités impliquent l’accès à des                    n   garantir la sécurité physique et la protection par
  informations personnelles, archives publiques, ou
                                                                         mot de passe de tous les appareils portables
  autres informations à diffusion restreinte comme
                                                                         (ordinateurs portables, tablettes ou smartphones) et
  défini dans les Procédures de classification de
                                                                         dispositifs de stockage ;
  l’information en fonction de sa valeur de RELX
  Group, veillez à prendre connaissance et à respecter               n   le maintien des informations sensibles en dehors du
  toutes les politiques et lois applicables concernant                   bureau et des espaces de travail ; et
  ces informations.                                                  n   n’accéder, utiliser ou envoyer d’informations
  Vous êtes tenu de connaître et de respecter toutes les                 confidentielles ou à diffusion restreinte que si vous
  politiques et pratiques conçues pour la protection de                  y êtes autorisé et avec les mesures de protection
  nos informations. Cela comprend, par exemple :                         appropriées pour protéger les informations.

  n   le maintien de la confidentialité et la non-                   Si vous avez des questions ou préoccupations
      communication des ID d’utilisateur ou mots de                  sur la sécurité des informations, contactez votre
      passe ;                                                        responsable, votre responsable de la sécurité des
                                                                     informations ou un juriste de la Société. Si vous
  n   le signalement adéquat des tentatives d’accès ou
                                                                     prenez connaissance d’un incident de sécurité
      de corruption de nos systèmes par l’intermédiaire
                                                                     pouvant impliquer des informations personnelles,
      de stratagèmes tels que l’hameçonnage, le faux-
                                                                     signalez-le immédiatement à l’adresse
      semblant ou l’ingénierie sociale ;
                                                                     security@relx.com.
  n   la lecture et le suivi des communications diffusées
      par la société, et des directives pour la sauvegarde
      des informations ;

   Un interlocuteur qui s’identifie comme directeur
   de la sécurité des informations demande à
   Audrey ses identifiants de connexion afin de
   vérifier que le dernier antivirus est téléchargé
   sur son ordinateur. Audrey doit-elle donner ces
   informations à l’interlocuteur ?

   Réponse: Non. Vous ne devez jamais donner vos
   identifiants de connexion à quiconque.

                                                           Retour au sommaire
16          RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle

     Contacts avec les médias et la communauté                         Perquisitions et demandes d’informations
     financière                                                        provenant de juristes et d’agences
                                                                       gouvernementales
     Seuls les employés autorisés peuvent communiquer
     avec les médias ou la communauté financière.                      Si Si vous êtes contacté par un juriste qui ne nous
                                                                       représente pas, des représentants gouvernementaux,
     Notre politique indique que seules les personnes
                                                                       enquêteurs ou autres tierces parties cherchant à
     autorisées peuvent s’exprimer devant les médias
                                                                       obtenir des informations ou des documents de la
     en tant que porte-parole au nom de toute société
                                                                       Société concernant un litige potentiel ou confirmé
     de RELX Group. Si vous êtes contacté pour faire des
                                                                       ou des enquêtes, vous devez immédiatement avertir
     commentaires au nom d’une société de RELX Group,
                                                                       un juriste de la Société. Cela est nécessaire, même
     veuillez transmettre ces demandes comme suit :
                                                                       si la demande ne concerne pas une affaire nous
     n   transmettez les demandes des médias                           impliquant. Le renvoi immédiat à un juriste de la
         concernant notre Société mère à la Direction de la            Société est critique si vous recevez une citation
         communication de RELX Group ;                                 à comparaître, injonction ou autre document
                                                                       légal exigeant une comparution ou réponse à une
     n   adressez les demandes des médias concernant
                                                                       date spécifiée. Un juriste de la Société évaluera
         votre secteur d’activité spécifique, conformément
                                                                       la situation, déterminera la réponse appropriée
         à ce qui est requis aux termes des politiques et
                                                                       et conseillera les employés qui doivent avoir
         procédures de votre entité ; et
                                                                       connaissance de la situation.
     n   adressez les demandes d’informations ou visites
         de site provenant d’établissements financiers,                Dans certains pays, les représentants du
         courtiers, analystes, commentateurs, actionnaires             gouvernement ont le pouvoir de se rendre dans les
         ou autres membres de la communauté financière                 locaux de la Société pour effectuer des perquisitions
         ou d’investissement au Département Finance                    surprises (connues sous le nom de « raids éclairs
         d’entreprise de RELX Group.                                   ») afin de recueillir des preuves dans le cadre d’une
                                                                       enquête sur des infractions présumées de la loi. Ces
                                                                       autorités peuvent entrer dans nos bureaux ou, dans
                                                                       certaines régions, votre domicile pour examiner et
                                                                       prendre des copies de documents commerciaux,
                                                                       apposer des scellés sur nos bureaux et nos dossiers,
                                                                       interroger les employés et prendre des notes sur les
     L’unité commerciale de Francis vient d’annoncer                   faits ou les documents se rapportant au sujet et à la
     une acquisition susceptible d’avoir un impact                     finalité de l’inspection. Vous devez vous familiariser
     positif sur la collectivité locale. Un blogueur                   avec la Politique en matière de perquisition de RELX
     professionnel a envoyé un texte à Francis lui                     Group et toute politique et procédures relatives aux
     demandant son avis sur l’acquisition. Que doit                    perquisitions de votre entité ou votre site, afin de
     faire Francis ?                                                   savoir comment réagir si vos bureaux font l’objet
     Réponse: Francis doit poliment refuser de                         d’une perquisition. Contactez un juriste de la Société
     répondre à la question et doit adresser le                        si vous avez des questions.
     blogueur au département des communications
     de sa société. Seules les personnes autorisées
     à parler au nom de la société doivent répondre
     à une demande de toute personne des médias.
     Les réponses non autorisées ou inexactes
     peuvent avoir des conséquences dévastatrices ou
     indésirables pour la société.

                                                             Retour au sommaire
RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle                                                                          17

                      Fraude et déclarations
                      fausses ou trompeuses
                      Tous les rapports et déclarations écrites ou orales concernant
                      notre activité doivent être exacts et non trompeurs.

                      Notre crédibilité et notre réputation
                      dépendent de l’exactitude de nos
                      documents, registres et déclarations.
                      Nous interdisons strictement toute
                      tentative de tromper un client,                           Tasha fait une présentation à un client
                      fournisseur, actionnaire, auditeur ou                     potentiel, qui pose plusieurs questions
                      autre personne avec laquelle nous                         sur nos produits. Sans certitude sur l’une
                      communiquons ou collaborons. Cela                         des réponses, Tasha souhaite laisser une
                      inclut le fait de faire des déclarations                  bonne impression et donne une réponse qui
                      ou omissions orales ou écrites                            semble raisonnable. Cette approche était-
                      intentionnellement ou imprudemment                        elle correcte ?
                      fausses ou trompeuses sur nos
                      produits, services, notre situation                       Réponse: Non. Il vaut toujours mieux être
                      financière, nos politiques, nos pratiques                 honnête et maintenir notre réputation et
                      en matière de sécurité, confidentialité                   crédibilité, plutôt que de contourner les faits
                      ou conformité.                                            et présenter des informations qui risquent
                                                                                d’être inexactes. Tasha aurait mieux servi
                      Si vous communiquez avec nos                              RELX Group et le client potentiel en proposant
                      auditeurs internes ou externes,                           d’effectuer des recherches à propos des
                      vous devez transmettre toutes les                         questions problématiques et, à titre de suivi,
                      informations nécessaires en relation                      en fournissant rapidement des réponses
                      avec l’établissement des rapports                         exactes.
                      d’audit, et corriger toute erreur
                      d’interprétation apparente, de ces
                      informations, avant la publication des
                      rapports correspondants.

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18        RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle

Fraude sur titres
Les employés doivent respecter le Code de négociation                n   rendre publiques des informations importantes
de titres (Code de négociation) de RELX Group. Les                       fausses ou trompeuses nous concernant ou
principales dispositions du Code de négociation sont                     concernant une autre société cotée en bourse ; et
reprises ci-dessous.                                                 n   ne pas communiquer au public des informations
Il est illégal et/ou contraire au Code de négociation                    importantes dont il devrait avoir connaissance (sous
de prendre certaines mesures si vous disposez                            réserve des exigences de notre politique sur les
d’informations privilégiées (matérielles et non                          contacts avec les médias et la communauté financière,
publiques) en rapport avec les titres de RELX Group ou                   comme décrit ci-dessus).
les titres de toute autre société que vous rencontrez
                                                                     Les informations sont « importantes » si elles sont
dans le cadre de vos responsabilités chez RELX Group.
                                                                     susceptibles d’avoir une incidence significative sur le
Plus particulièrement, il est illégal et/ou contraire au             cours des titres ou si un investisseur raisonnable les
Code de négociation de :                                             considérerait comme importantes pour décider de
                                                                     l’achat ou de la vente de ces titres. Les informations sont
n    négocier des titres ou des instruments qui leur sont            « non publiques » si elles n’ont pas été communiquées
     associés si vous disposez d’informations privilégiées ;         dans un rapport annuel ou périodique aux actionnaires,
n    divulguer de telles informations à d’autres personnes,          dans un communiqué de presse ou réglementaire, ou
     sauf lorsque la divulgation est faite strictement dans          des dépôts publics obligatoires auprès des autorités
     le cadre de vos tâches ou responsabilités habituelles           réglementaires. En cas de doute, vous devez présumer
     et que le destinataire est tenu à une obligation de             que les informations que vous obtenez en tant
     confidentialité ;                                               qu’employé de RELX Group sont importantes et non
                                                                     publiques.
n    recommander, encourager ou inciter une autre
     personne à négocier des titres ou instruments qui               Si vous avez des questions sur l’achat et la vente de
     leur sont associés si vous disposez d’informations              titres lorsque des informations privilégiées peuvent être
     privilégiées ;                                                  (ou semblent être) impliquées, vous devez demander
                                                                     l’avis du directeur du secrétariat de RELX Group avant
                                                                     d’échanger ces titres. Le cas échéant, vous devez
                                                                     respecter les périodes de fermeture durant lesquelles
                                                                     il vous est interdit de négocier des titres de RELX Group
                                                                     ou des instruments associés à ceux-ci. Vous serez
     Jorge découvre que sa société va acquérir                       informé directement par le Secrétariat de la Société si
     un concurrent, ce qui peut provoquer                            des périodes de fermeture s’appliquent à vous.
     une augmentation du cours de l’action du
     concurrent. Il décide d’acheter une partie des
     actions du concurrent et suggère à sa sœur de
     faire de même. Est-ce autorisé ?

     Réponse: Non. Jorge ne peut faire de transaction
     en utilisant ces informations privilégiées, ni
     communiquer ces informations à d’autres afin
     qu’ils puissent faire de même. Cela s’applique aux
     transactions sur les titres de RELX Group ou de
     ceux de toute autre société. Les « Informations
     privilégiées » sont des informations importantes,
     non publiques, susceptibles d’affecter le prix
     des titres ou qu’un investisseur raisonnable
     considérerait comme importantes pour décider de
     l’achat ou de la vente des titres.

                                                           Retour au sommaire
RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle                        19

Publicité et activités promotionnelles
Des pratiques publicitaires et commerciales
équitables et justes sont légalement requises. Elles
aident à préserver notre fonds de commerce et notre
réputation.

Toutes les revendications publicitaires et autres
déclarations sur tout support imprimé, électronique
ou autre support non imprimé doivent être sincères
et reposer sur une base raisonnable. Elles doivent
être étayées avant leur publication ou diffusion. Cela
s’applique également aux présentations orales ou
aux conversations informelles lorsque vous faites
des commentaires objectifs, factuels ou quantifiables
concernant nos produits ou services ou ceux d’autres
sociétés.

                                                           Retour au sommaire
20       RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle

Utilisation des
médias sociaux
Les plates-formes et services de médias sociaux sont                Ces précautions s’appliquent à l’activité de médias
des outils qui nous permettent d’assurer la croissance              sociaux validée ou sponsorisée par la société. Elles
de nos marques, de promouvoir nos produits et                       s’appliquent également à votre utilisation personnelle
services et d’établir des relations avec nos clients et les         des médias sociaux, lorsque vous :
prospects. Cependant, lors de l’utilisation des médias              n   vous identifiez en tant qu’employé d’une société RELX
sociaux, vous devez :
                                                                        Group ;
n   faire preuve d’intégrité personnelle et de                      n   publiez sur vos responsabilités, nos entités, produits,
    responsabilité ;                                                    services ou concurrents ; ou
n   respecter nos droits de propriété intellectuelle et ceux        n   discutez ou vous connectez avec d’autres employés ou
    des tiers ;                                                         nos auteurs, éditeurs, clients, agents, fournisseurs ou
                                                                        autres partenaires.
n   ne faire de déclaration ou parler au nom de RELX
    Group que si vous êtes autorisé à le faire ;
n   protéger les informations confidentielles en ne
    partageant pas d’informations confidentielles ou
    autres informations protégées ; et
                                                                         Jon est un employé de RELX Group qui aime
n   respecter par ailleurs la Politique relative aux médias             donner des informations et des avis basés sur
    sociaux de RELX Group                                               ses expériences professionnelles, dans des
                                                                        groupes de discussion sur LinkedIn. Un collègue
                                                                        a dit à Jon que ses actions étaient soumises à la
                                                                        Politique sur les médias sociaux de la Société.
                                                                        Jon n’est pas d’accord avec son collègue car il le
                                                                        fait sur son temps personnel et sur son propre
                                                                        compte LinkedIn. Qui a raison ?

                                                                        Réponse: Le collègue de Jon a raison. Il n’est pas
                                                                        interdit à Jon de pratiquer cette activité, mais il
                                                                        est soumis à la politique car il est probablement
                                                                        identifiable en tant qu’employé de RELX Group, et
                                                                        par conséquent, peut être perçu comme parlant
                                                                        au nom de la société. S’il publie sur des produits,
                                                                        services, concurrents de RELX Group, ou s’il se
                                                                        connecte avec d’autres contacts liés au travail, il
                                                                        est soumis à la politique. En conséquence, il doit
                                                                        connaître et suivre la Politique sur les médias
                                                                        sociaux de RELX Group ainsi que toute politique
                                                                        ou directive supplémentaire fournie par son
                                                                        entreprise.

                                                          Retour au sommaire
RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle                        21

Protection des données
Nous avons pris l’engagement de protéger la confidentialité des
informations personnelles concernant nos clients, employés et autres,
et de nous conformer à toutes les lois qui régissent la manière dont nous
gérons ces informations.

Dans cette section
22 Confidentialité des données

                                                           Retour au sommaire
22        RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle

Confidentialité des données
Les informations personnelles correspondent aux
informations pouvant être utilisées afin d’identifier
une personne. Il peut s’agir d’informations relatives
à la personne telles que le nom, l’adresse, le
                                                                                Une personne qui dit appeler d’une
numéro de téléphone, un numéro d’identification
                                                                                administration fiscale demande l’adresse et
émis par le gouvernement ou autre identifiant. Dans
                                                                                le numéro de téléphone d’un autre employé.
le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir,
                                                                                Devez-vous lui donner les informations ?
conserver et utiliser les informations personnelles
de nos clients, fournisseurs, employés, candidats à                             Réponse: Non. Vous ne devez jamais fournir
l’emploi et actionnaires. Nous voulons que les autres                           d’informations concernant un autre employé
personnes aient confiance en nous lorsqu’elles                                  ou autres informations personnelles ou sur
partagent des informations qui nous aident à fournir                            la Société à moins d’être habilité à le faire.
des informations, services et produits de qualité                               Même dans ce cas, ne donnez pas de telles
supérieure.                                                                     informations par téléphone à moins d’être
                                                                                absolument certain de savoir avec qui vous
Pour ce faire, vous devez :
                                                                                parlez. Cela comprend les informations sur
n   respecter les lois en vigueur et toute politique de la                      d’autres employés, clients, fournisseurs ou
    société relative à la protection et à l’utilisation des                     toute autre personne sur qui vous avez accès
    informations personnelles ;                                                 aux informations personnelles.
n   ne pas recueillir, traiter, utiliser, divulguer ou stocker                  Si vous n’êtes pas certain d’être autorisé
    d’informations personnelles à moins que vous n’ayez                         à communiquer des informations, vérifiez
    une raison professionnelle légitime de le faire et                          auprès de votre responsable et demandez
    que toutes les notifications nécessaires aient été                          l’avis d’un juriste de la Société au besoin.
    transmises aux personnes concernées ; et
                                                                                Si l’on vous demande une référence sur un
n   respecter rigoureusement les Procédures de
                                                                                employé, vérifiez auprès des ressources
    classification de l’information en fonction de sa valeur
                                                                                humaines ou d’un juriste de la Société
    de RELX Group concernant la classification, la collecte,
                                                                                pour connaître et respecter les politiques
    le traitement, l’utilisation, la divulgation, le stockage,
                                                                                applicables avant de fournir des informations.
    le transfert et la suppression en bonne et due forme
    des informations personnelles. vous efforcer de
    protéger ces informations, comme si elles vous
    concernaient. LX con respedatoda l

Les Principes de confidentialité de RELX Group guident
notre approche en matière de protection des données et
de confidentialité dans toute l’organisation.

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