Code d'éthique et de conduite professionnelle 2018 - RELX Group
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
Code d’éthique et de conduite professionnelle 2018
2 RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle
Table des matières Notre engagement en faveur de l’intégrité
4 Un message de notre Président Directeur Général
5 Notre philosophie professionelle et nos valeurs
6 Notre code d’éthique et de conduite professionelle
Protection de nos intérêts et actifs
8 Conflits d’intérêts
11 Gestion de nos biens et informations
11 Gestion des archives de la société
12 Systèmes, réseaux, communications électroniques
13 Vol ou utilisation abusive de biens
14 Propriété intellectuelle et informations confidentielles
15 Sécurité des informations
16 Contacts avec les médias et la communauté financière
16 Perquisitions et demandes d’informations provenant de
juristes et d’agences gouvernementales
17 Fraude et déclarations fausses ou trompeuses
19 Publicité et activités promotionnelles
20 Utilisation des médias sociaux
Protection des données
22 Confidentialité des données
Nos relations avec nos partenaires
commerciaux, clients, fournisseurs et
concurrents
24 Lois antitrust et lois sur la concurrence
26 Pots-de-vin
27 Offrir ou accepter des cadeaux ou divertissements
30 Sanctions commerciales
30 Contrats avec d’autres parties
Nos transactions avec les gouvernements
32 Faire des affaires avec les gouvernements
33 Recruter des employés du gouvernement
34 Implication politique de la société
Respect de nos collègues et des collectivités
36 Pratiques d’emploi équitables
38 Lieu de travail
38 Droits de l’homme
38 L’environnement
Signalement des préoccupations et enquêtes
à ce sujet
40 Importance du signalement
42 Enquêtes
42 Confidentialité
42 Protection contre les représailles
Ressouces
44 Foire aux questions (FAQ)
Retour au sommaire
RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle 3
Notre engagement en
faveur de l’intégrité
Dans cette section
4 Un message de notre Président Directeur Général
5 Notre philosophie professionelle et nos valeurs
6 Notre code d’éthique et de conduite professionelle
Retour au sommaire
4 RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle
Un message de notre
Président Directeur Général
Notre Code d’éthique et de conduite professionnelle
représente les normes et politiques suivant lesquelles
nous travaillons. Le Code s’associe à nos Valeurs et
à nos engagements en termes de Responsabilité
d’entreprise de manière à fournir le cadre et les
directives nécessaires à travailler de manière
transparente, honnête, éthique et fidèle aux principes.
Le Code s’applique à chacun d’entre nous. Il explique
la manière dont nous devons nous comporter sur le
lieu de travail, sur le marché et dans les collectivités
dans lesquelles nous sommes présents. Il traite de
la manière dont chacun d’entre nous doit conduire
ses activités et reconnaît notre engagement envers
l’environnement et les communautés dans lesquelles
nous opérons en tant que signataire du Pacte mondial
des Nations Unies.
Veuillez lire attentivement le Code, en prendre
connaissance et l’utiliser pour vous guider dans vos
responsabilités. Cela nous aidera à garantir que
toutes nos actions sont au mieux des intérêts de notre
société et de nos clients.
Si vous avez des questions sur le Code ou son
application, veuillez vous adresser à votre
responsable, aux ressources humaines, à un juriste de
la Société ou à un membre de l’un de nos Comités de
conformité.
Chers Collègues, Je vous demande instamment de poser toute question
et de signaler tout problème de violation éventuelle
du Code. Le Code explique comment vous pouvez
En tant qu’employés de RELX le faire. Il explique également que les mesures de
Group, nous sommes fiers des représailles à l’encontre de toute personne qui signale
un problème, ne seront pas tolérées.
contributions que nous apportons Notre comportement définit notre réputation. Je
à notre entreprise et de la manière suis certain que nous continuerons de respecter
les normes d’éthique les plus strictes attendues de
dont nous la dirigeons. l’un des principaux acteurs de la communauté des
entreprises mondiales.
Merci.
Erik Engstrom
Président Directeur Général
Retour au sommaire
RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle 5
Notre philosophie
professionnelle et nos valeurs
Nous recherchons toujours Pour nous aider à satisfaire cet engagement, nous:
respectons nos Valeurs, qui sont : Souci du client,
l’excellence, que ce soit lors du
n
Valorisation de nos collaborateurs, Passion pour
l’excellence, l’innovation et l’absence de frontières ;
recrutement et de la gestion de
n respectons les lois en vigueur, partout où nous
nos employés, du développement exerçons nos activités ;
de nos produits et services, de n respectons le Pacte mondial des Nations Unies,
une initiative volontaire sur la responsabilité
nos relations avec nos partenaires d’entreprise, visant à garantir la protection des droits
de l’homme, des pratiques de travail équitables et
commerciaux, et de la réalisation non discriminatoires, le souci de l’environnement et
l’élimination de la corruption ;
de nos objectifs commerciaux de n nous efforçons de faire des affaires avec des clients
manière transparente, honnête, et fournisseurs de caractère et de réputation solides ;
évitons de soutenir toute organisation pratiquant la
éthique et fidèle à nos principes. n
discrimination ; et
n nous appuyons sur nos employés pour faire preuve
d’honnêteté et d’intégrité dans leur travail.
Retour au sommaire
6 RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle
Notre Code d’éthique et de
conduite professionnelle
En lisant et en respectant le Code, responsable, aux ressources humaines, à un juriste de
la Société ou à un membre d’un Comité de conformité.
en posant des questions et en Nous vous encourageons à poser des questions sur des
situations spécifiques au moment où elles surviennent
signalant toute conduite illégale plutôt que de prendre des mesures pouvant enfreindre
la loi en vigueur, le Code ou une autre politique.
ou contraire à l’éthique, vous
Si vous observez ou prenez connaissance de toute
nous aidez à gérer nos activités conduite illégale ou contraire à l’éthique, vous avez
la responsabilité de le signaler. Nous interdisons
conformément à nos normes les représailles contre un employé qui signale une
infraction présumée.
éthiques élevées et à notre
Le Code ne constitue pas un contrat de travail. Il est
engagement de respecter la loi. soumis à et ne modifie pas les conditions de tout
contrat de travail ou convention collective existant et
vous concernant. Le Conseil d’administration de RELX
Group plc est responsable de l’interprétation finale
Le Code d’éthique et de conduite professionnelle de du Code, et peut réviser celui-ci à tout moment, sous
RELX Group a pour objet de vous aider à comprendre réserve des conditions de toute convention collective ou
et à respecter les règles en matière de conformité et législation locale applicable.
d’éthique qui s’appliquent à vos responsabilités. Il vous
conseille également sur le moment opportun pour
poser vos questions et sur les personnes auxquelles les
adresser. Il s’applique à chaque employé, dirigeant, et
administrateur travaillant dans l’une de nos entités.
Le Code illustre notre engagement vis-à-vis d’un Quelles sont mes responsabilités concernant le
comportement éthique et légal. Il ne décrit cependant Code ?
pas chaque loi et politique susceptible de s’appliquer à
chaque situation. Veillez à suivre les autres politiques • Lisez-le et comprenez de quelle manière il
de RELX Group et du secteur d’activité dont vous s’applique à votre travail
dépendez. Si l’une de ces politiques est plus stricte que • Respectez les règles de conformité et d’éthique
le Code, vous devez suivre la politique plus stricte. décrites dans le Code
Vous êtes tenu de lire et de vous conformer au Code, • Familiarisez-vous et respectez les politiques
et d’exécuter votre travail de manière éthique. Si vous et lois supplémentaires qui s’appliquent à
violez le code ou autres politiques, vous pouvez faire votre activité, site ou rôle spécifique. Lorsqu’un
l’objet d’une mesure corrective ou d’une sanction problème est couvert par le Code et toute autre
disciplinaire, pouvant aller jusqu’à votre licenciement. loi ou politique applicable, suivez la directive la
Nous pouvons également renvoyer les affaires plus stricte
graves aux autorités publiques, pour des poursuites
• Posez des questions si vous avez des doutes
éventuelles.
sur la manière dont le Code s’applique à une
RELX Group et chaque secteur d’activité se sont dotés situation ou décision spécifique à laquelle vous
de Comités de conformité qui offrent des conseils êtes confronté
et surveillent les sujets de conformité. La liste des • Signalez toute violation ou violation présumée
membres du Comité est indiquée sur les intranets sans crainte de représailles
de RELX Group et des secteurs d’activité. Vous devez
adresser vos questions concernant le Code à votre
Retour au sommaire
RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle 7
Protection de nos
intérêts et actifs
Dans cette section
8 Conflits d’intérêts
11 Gestion de nos biens et informations
11 Préparation des archives
12 Systèmes, réseaux, communications électroniques
13 Vol ou utilisation abusive de biens
14 Propriété intellectuelle et informations confidentielles
15 Sécurité des informations
16 Contacts avec les médias et la communauté financière
16 Perquisitions et demandes d’informations provenant de juristes et d’agences gouvernementales
17 Fraude et déclarations fausses ou trompeuses
19 Publicité et activités promotionnelles
20 Utilisation des médias sociaux
Retour au sommaire
8 RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle
Conflits d’intérêts
Évitez les activités ou intérêts financiers en conflit avec votre
performance professionnelle, votre loyauté envers RELX
Group ou les décisions que vous prenez en notre nom.
Un conflit d’intérêts peut survenir lorsque vous vous n nuit à la qualité ou à la quantité du
engagez dans une activité ou que vous avez un intérêt travail que vous faites pour nous ;
financier qui vous distrait de, ou entre en conflit avec, n est en concurrence avec l’une de nos
votre performance professionnelle en termes de activités ;
loyauté et d’opportunité ; ou qui pourrait illégitimement
influencer les décisions que vous prenez dans le cadre n promeut les intérêts d’un fournisseur
de vos responsabilités. Il est important d’éviter ce type ou d’un client avec qui vous traitez
de conflit. Si vous pensez être confronté à un conflit plutôt que ceux de RELX Group ;
d’intérêts, ou qu’il semble y en avoir un, vous devez n implique que nous sponsorisons ou
parler de la situation avec votre responsable ou un soutenons votre emploi extérieur
représentant des ressources humaines, qui pourra ou l’organisation pour laquelle vous
ensuite consulter le Comité de conformité désigné travaillez ;
de votre entité. Certains conflits apparents peuvent
être résolus en les divulguant simplement ; les autres n nuit à notre réputation ; ou
doivent être éliminés. n utilise ou interfère avec notre temps,
nos installations, ressources ou
Des conflits d’intérêts peuvent survenir de
fournitures.
nombreuses manières. Les exemples fréquents
couvrent :
Les emplois, engagements ou affiliations extérieurs
Si vous travaillez pour, siégez en tant qu’administrateur,
offrez des services de conseil ou sous-traitez auprès
d’une autre personne ou entreprise, un conflit d’intérêts
ou l’apparence d’un conflit peut survenir. Pour éviter
cela, ne menez pas en freelance ou au noir une activité
ou un emploi qui :
Retour au sommaire
RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle 9
Marco est un employé de RELX Group qui
vend également des produits nutritionnels.
Pendant le déjeuner, Marco utilise son
ordinateur professionnel et son adresse
électronique professionnelle pour faire
savoir, à ses clients, qu’il offre des remises
sur certains produits. Cela est-il permis ?
Réponse: Non. Même s’il peut envoyer des
communications durant sa pause, Marco
utilise les biens de la société (son ordinateur
et son adresse électronique professionnels)
pour solliciter une transaction sans lien avec
son emploi.
Retour au sommaire
10 RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle
Participations dans d’autres entreprises Opportunités d’affaires
Nous n’autorisons pas les participations majoritaires Usted tiene el deber de promover nuestros intereses
dans des sociétés concurrentes, chez des legítimos al surgir la oportunidad de hacerlo. Sería
fournisseurs ou clients, excepté en ce qui concerne inapropiado aprovecharse de oportunidades que se
les investissements mineurs dans des sociétés cotées descubren a través de su posición o con el uso de
en bourse. propiedad, información o tiempo de la compañía.
Investir dans ou prêter de l’argent à un concurrent
constitue un conflit d’intérêts interdit. Il est également Népotisme
interdit d’avoir un intérêt managérial ou financier chez
l’un de nos clients ou fournisseurs avec lesquels vous- Superviser, ou prendre des décisions contractuelles
même ou l’un de vos subordonnés collaborez. ou liées à l’emploi, dans le cadre d’une situation qui
implique un individu avec lequel vous avez d’étroites
La seule exception à cette interdiction est que nous relations personnelles, engendre un conflit.
autorisons les investissements mineurs dans les
actions cotées en bourse des concurrents, fournisseurs Nous n’interdisons pas l’emploi ou le recrutement de
et clients. On entend par investissement « mineur », un proches, et nous ne souhaitons pas être impliqués
investissement dont le montant : dans des relations consensuelles entre collègues.
Cependant, il est important de s’assurer que les
n n’influence ou ne semble pas influencer vos décisions personnes ne sont pas et ne semblent pas indûment
en notre nom, en tenant compte de votre autorité influencées par l’existence de relations personnelles
discrétionnaire concernant nos transactions avec étroites. Vous ne pouvez directement superviser,
cette société, votre rémunération annuelle et d’autres négocier, approuver ou autrement participer à des
facteurs pertinents ; ou décisions concernant le recrutement, le maintien
n n’influence pas les décisions de la société dans en poste, la promotion, l’engagement contractuel
laquelle vous avez investi. ou la rémunération de votre conjoint, partenaire
domestique, parent proche ou autres personnes avec
En toute hypothèse, vous ne pouvez détenir plus de lesquelles vous avez le type de relation personnelle
1% des actions en circulation de toute société cotée en qui pourrait raisonnablement être perçu comme
bourse. Si vos avoirs sont (ou deviennent) supérieurs compromettant votre capacité à prendre des décisions
à ces limites, vous devez en aviser votre responsable professionnelles indépendantes et impartiales.
sans tarder et prendre des mesures pour réduire votre
participation à un niveau inférieur ou égal au maximum
permis.
Ces limites ne s’appliquent pas aux investissements
par l’intermédiaire de fonds mutuels, qui sont autorisés
quelle que soit la valeur de l’investissement.
Lorsque votre conjoint, partenaire domestique, ou
autre membre de la famille proche travaille pour,
propose des services de conseil ou possède un
intérêt financier dans l’un de nos concurrents, ou un
client ou fournisseur avec lequel vous effectuez des
transactions, un conflit potentiel existe. Vous devez
déclarer tout intérêt de ce genre à votre responsable
ou à un représentant des ressources humaines, qui
consultera ensuite le Comité de conformité de votre
entité pour s’assurer qu’il n’y ait aucune apparence
de communication inappropriée ou de loyauté
conflictuelle.
Retour au sommaireRELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle 11
Gestion de nos biens
et informations
Vous êtes tenu de traiter nos biens et informations de manière
responsable, sans en abuser ou les gaspiller. Nos ressources sont
destinées à vous aider à atteindre vos objectifs professionnels
personnels, ainsi que nos objectifs d’entreprise généraux. Nous ne
tolérerons pas l’utilisation illégale, négligente ou autrement inappropriée
des biens ou informations de la Société.
Gestion des archives de la société
Les archives doivent être exactes, exhaustives,
opportunes, et conservées conformément à la
Politique de gestion des archives, au Programme de Au cours de la dernière semaine du
conservation des archives de RELX Group et à toute trimestre, Ian pense attendre une semaine
exigence de suspension de destruction d’archives en afin d’enregistrer les dépenses pour des
vigueur. fournitures qu’il a reçues un peu plus tôt
dans le mois, de manière à ce que cela
n’affecte pas la profitabilité de ce trimestre.
Préparation des archives
Puis-je procéder ainsi ?
L’intégrité de nos registres et archives est essentielle
pour notre crédibilité. Nous nous appuyons sur vous Réponse: Non. Ian doit préparer tous les
afin de conserver des registres et archives qui illustrent rapports et documents internes en toute
correctement et sincèrement toutes les transactions. honnêteté et avec exactitude. Notre crédibilité
Cela nous permet de fournir aux actionnaires et au et notre réputation dépendent de l’exactitude
public des informations financières exhaustives, de nos documents, registres et déclarations.
exactes, en temps opportun, et compréhensibles. De Toutes les dépenses doivent être enregistrées
même, toutes les archives non financières que vous au cours de la période où elles sont
créez doivent être exactes, exhaustives et faites en encourues.
temps opportun. Cela comprend, par exemple, les
archives des coûts, ventes, relevés d’heures, notes de
frais, archives de paie et des avantages sociaux, dépôts
réglementaires, contrats et acquisitions.
Retour au sommaire12 RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle
Conservation des archives
Légalement, nous devons conserver certaines archives archives. Pour en savoir plus sur la façon de classer,
commerciales, pendant des périodes spécifiées. Afin stocker, transmettre ou supprimer des archives de
de satisfaire à ces exigences, vous devez conserver et/ manière appropriée, consultez les Procédures de
ou supprimer les archives, conformément à ce qui est classification de l’information en fonction de sa valeur
requis par la Politique de gestion des archives et au de RELX Group.
Programme de conservation des archives de RELX
Group. Cela comprend les courriers électroniques, les
données électroniques stockées de quelque manière
que ce soit, les copies papier des documents et les
archives conservées sur tout autre support.
Parfois, vous devez conserver certaines archives au-delà Maintenant que de nombreux sites de RELX
de la période de conservation normale. Cela peut se Group ont des capacités de stockage quasi-
produire, par exemple, lorsque vous avez des documents illimitées pour le courrier électronique dans le
concernant un litige, une enquête gouvernementale ou cloud, Frieda suppose qu’elle n’a plus besoin de
une assignation à comparaître confirmée, menacée ou supprimer les courriers électroniques. A-t-elle
raisonnablement prévue, pour obtenir des documents raison ?
ou des informations. Lorsque de telles situations se
produisent, vous devez conserver toutes les archives Réponse: Non. De nombreux types d’archives
potentiellement pertinentes sous toute forme, en ne doivent pas être conservés indéfiniment ;
stoppant immédiatement toute forme de destruction ou et la plupart des archives qui ne doivent pas
d’altération programmée des documents relatifs aux être conservées pendant de longues périodes
sujets. Un juriste de la société vous contactera si nous ne doivent pas être conservées sous forme de
prenons connaissance de toute action juridique ou du fichiers de courrier électronique. Disposer d’une
gouvernement, réelle ou anticipée, exigeant le maintien capacité de stockage illimitée ne diminue pas
de la conservation des archives. la nécessité de gérer activement les courriers
électroniques et de supprimer ceux qui doivent
En plus de conserver les archives pendant la durée
être supprimés conformément à la Politique
nécessaire, vous devez stocker, transférer et supprimer
de gestion des archives et au Programme de
les archives d’une manière compatible avec l’importance
conservation des archives.
ou la valeur des informations contenues dans ces
Systèmes, réseaux, communications électroniques
Utilisez les systèmes de RELX Group à des fins n créer, envoyer, recevoir intentionnellement, accéder
professionnelles, prenez connaissance des règles à, télécharger ou stocker du matériel sexuellement
limitant l’utilisation des systèmes personnels à des explicite, abusif, blessant ou blasphématoire ;
fins professionnelles et sachez que l’utilisation que n des jeux d’argent ;
vous en faites n’est pas privée.
n conduire des activités professionnelles en concurrence
ou sans lien avec la Société ;
Utilisation acceptable
Nos systèmes sont destinés à des fins professionnelles. n introduire des programmes malveillants sur le réseau
Bien que vous puissiez utiliser ces systèmes pour des ou les serveurs de RELX Group (p. ex. des virus, vers
raisons personnelles limitées, notamment celles qui ou chevaux de Troie) ;
sont protégées par la loi, cette utilisation ne doit pas n enfreindre les droits d’auteur, secrets professionnels,
interférer avec vos tâches ni perturber vos collègues brevets ou autres droits de propriété intellectuelle de
ou nos activités professionnelles courantes. Vous ne la Société ou de toute autre partie ; ou
pouvez jamais utiliser les systèmes ou l’équipement de
la société pour : n vous engager dans d’autres activités en violation
de la loi applicable, du Code, d’autres politiques de
n harceler ou intimider autrui ou formuler des l’entreprise, ou pouvant entraîner une responsabilité
remarques discriminatoires ou diffamatoires à ou causer un préjudice à l’entreprise.
l’encontre d’autrui ;
Retour au sommaireRELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle 13
Respect de la vie privée des systèmes personnels et ceux de la Société et pour
Ne présumez pas que l’utilisation que vous faites en savoir plus sur l’utilisation appropriée des systèmes,
des systèmes de la Société est privée. Lorsque la loi des réseaux et de l’information numérique.
le permet, la Société est susceptible de surveiller,
enregistrer et examiner l’utilisation que vous faites des Vol ou utilisation abusive de biens
systèmes de la Société ou faire des copies des dossiers
sur lesquels vous travaillez sur les systèmes de la Nous interdisons le vol effectif ou la tentative de
Société, soit à distance, soit en accédant à l’équipement, vol ou d’utilisation abusive des biens de la société
à des fins commerciales légitimes comme une enquête, ou des biens personnels des autres employés. Cela
une procédure judiciaire (au cours de laquelle nous comprend l’utilisation excessive ou non autorisée des
pouvons être légalement contraints de communiquer biens de la société.
les dossiers de la Société aux autorités compétentes),
pour détecter ou empêcher tout accès, utilisation ou El robo o mal uso de propiedad de la compañía pueden
divulgation non autorisés ou pour obtenir les dossiers tomar muchas formas, incluidas las siguientes:
nécessaires de l’entreprise en votre absence. Sauf si la n le vol de fournitures, d’équipement, de documents,
loi l’exige, vous ne serez pas préalablement informé de d’espèces, ou autres biens corporels ;
ces activités. Si vous travaillez aux États-Unis, vous ne
devez avoir aucune attente concernant la confidentialité n l’utilisation abusive d’une carte de crédit ou d’une
de tout ce que vous créez, stockez ou recevez sur carte d’achat de la Société ;
nos systèmes. Chaque entité suivra les processus n l’utilisation excessive du téléphone, des ordinateurs,
d’approbation établis avant de surveiller, d’enregistrer photocopieuses, systèmes de la Société (y compris le
ou d’examiner l’utilisation des systèmes de la Société. réseau ou l’accès sans fil) ou autres équipements à
des fins non professionnelles ;
Systèmes personnels n la soumission de fiches horaires ou notes de frais
falsifiées ;
Il y a également des limites à votre capacité d’utiliser
vos systèmes personnels pour conduire les activités n l’utilisation de nos logos, noms de marque, autres
de la Société. Vous ne pouvez utiliser vos systèmes marques de commerce ou nos informations
personnels pour conduire les activités de la Société exclusives, secrets commerciaux, inventions, droits
que si vous y êtes explicitement autorisé par la Société d’auteur ou autres actifs de propriété commerciale
et si votre utilisation est conforme aux politiques de la sans y être autorisé ; et
Société. n la conservation de tout avantage personnel provenant
Reportez-vous à la Politique relative à l’informatique d’un client, fournisseur ou autres personnes avec
sur le lieu de travail de RELX Group pour les définitions lesquelles nous collaborons et qui nous appartiennent
légitimement.
Retour au sommaire14 RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle
Propriété intellectuelle et informations
confidentielles
Comme tout bien de la Société, la propriété n les produits et services en cours de développement ; et
intellectuelle, les informations confidentielles et celles n les acquisitions ou cessions futures.
à diffusion restreinte doivent être protégées.
Tous les documents, fichiers, archives et rapports que
Propriété intellectuelle, informations confidentielles vous obtenez ou créez dans le cadre de votre emploi
et à diffusion restreinte appartiennent à RELX Group. Les employés ne peuvent
Vous devez protéger nos informations confidentielles et pas accéder à ces documents ni les soustraire de nos
à diffusion restreinte et autre propriété intellectuelle (y bureaux s’ils ne sont pas autorisés à le faire.
compris les droits d’auteur, marques commerciales et Si vous participez à une acquisition ou toute autre
brevets) avec autant de soin que celui que vous employez transaction commerciale sensible, vous pourriez être
pour protéger tous les autres biens principaux de la tenu de signer une clause de confidentialité.
société. Cela signifie utiliser et protéger correctement
la confidentialité des informations, y compris certaines Nous avons occasionnellement accès à des éléments
informations confidentielles ayant une valeur de propriété intellectuelle ou des informations
commerciale, souvent appelées secrets commerciaux, confidentielles ou à diffusion limitée appartenant à
conformément aux Directives sur les secrets quelqu’un d’autre. Cela peut inclure des matériels sous
commerciaux de RELX Group et aux lois applicables. licence et soumis au droit d’auteur ou des informations
Voici des exemples du type d’informations considérées apprises dans le cadre d’une proposition d’acquisition.
comme confidentielles et pouvant constituer des secrets Ne copiez et n’utilisez ces informations que si
commerciaux : l’utilisation que vous en faites est conforme aux lois et
accords applicables avec leur propriétaire.
n les relations clients et plans de tarification ;
n les projections financières et les rapports ;
Olivia et ses collègues de RELX Group
développent des algorithmes exclusifs afin
d’améliorer la pertinence des résultats de
recherche. L’un de ses algorithmes n’a pas
été sélectionné pour être mis en œuvre, c’est
pourquoi elle a décidé de donner le produit de ce
travail à une université. Peut-elle faire cela ?
Réponse: Non. Le travail d’Olivia est une propriété
intellectuelle appartenant à la société. Elle
ne peut partager le travail avec personne, à
moins qu’elle ne dispose de l’autorité spécifique
pour le faire, même si la société ne prévoit pas
actuellement de l’utiliser.
Retour au sommaireRELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle 15
Sécurité des informations
Nous devons tous protéger les informations qui nous n le fait de ne pas charger des logiciels personnels ou
sont confiées dans le cadre de nos responsabilités. non autorisés sur les ordinateurs de la société ou
Nous devons être diligents dans la prévention de les appareils mobiles fournis par la société, tels que
l’accès non autorisé à nos systèmes et données. les smartphones ou tablettes ;
Si vos responsabilités impliquent l’accès à des n garantir la sécurité physique et la protection par
informations personnelles, archives publiques, ou
mot de passe de tous les appareils portables
autres informations à diffusion restreinte comme
(ordinateurs portables, tablettes ou smartphones) et
défini dans les Procédures de classification de
dispositifs de stockage ;
l’information en fonction de sa valeur de RELX
Group, veillez à prendre connaissance et à respecter n le maintien des informations sensibles en dehors du
toutes les politiques et lois applicables concernant bureau et des espaces de travail ; et
ces informations. n n’accéder, utiliser ou envoyer d’informations
Vous êtes tenu de connaître et de respecter toutes les confidentielles ou à diffusion restreinte que si vous
politiques et pratiques conçues pour la protection de y êtes autorisé et avec les mesures de protection
nos informations. Cela comprend, par exemple : appropriées pour protéger les informations.
n le maintien de la confidentialité et la non- Si vous avez des questions ou préoccupations
communication des ID d’utilisateur ou mots de sur la sécurité des informations, contactez votre
passe ; responsable, votre responsable de la sécurité des
informations ou un juriste de la Société. Si vous
n le signalement adéquat des tentatives d’accès ou
prenez connaissance d’un incident de sécurité
de corruption de nos systèmes par l’intermédiaire
pouvant impliquer des informations personnelles,
de stratagèmes tels que l’hameçonnage, le faux-
signalez-le immédiatement à l’adresse
semblant ou l’ingénierie sociale ;
security@relx.com.
n la lecture et le suivi des communications diffusées
par la société, et des directives pour la sauvegarde
des informations ;
Un interlocuteur qui s’identifie comme directeur
de la sécurité des informations demande à
Audrey ses identifiants de connexion afin de
vérifier que le dernier antivirus est téléchargé
sur son ordinateur. Audrey doit-elle donner ces
informations à l’interlocuteur ?
Réponse: Non. Vous ne devez jamais donner vos
identifiants de connexion à quiconque.
Retour au sommaire16 RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle
Contacts avec les médias et la communauté Perquisitions et demandes d’informations
financière provenant de juristes et d’agences
gouvernementales
Seuls les employés autorisés peuvent communiquer
avec les médias ou la communauté financière. Si Si vous êtes contacté par un juriste qui ne nous
représente pas, des représentants gouvernementaux,
Notre politique indique que seules les personnes
enquêteurs ou autres tierces parties cherchant à
autorisées peuvent s’exprimer devant les médias
obtenir des informations ou des documents de la
en tant que porte-parole au nom de toute société
Société concernant un litige potentiel ou confirmé
de RELX Group. Si vous êtes contacté pour faire des
ou des enquêtes, vous devez immédiatement avertir
commentaires au nom d’une société de RELX Group,
un juriste de la Société. Cela est nécessaire, même
veuillez transmettre ces demandes comme suit :
si la demande ne concerne pas une affaire nous
n transmettez les demandes des médias impliquant. Le renvoi immédiat à un juriste de la
concernant notre Société mère à la Direction de la Société est critique si vous recevez une citation
communication de RELX Group ; à comparaître, injonction ou autre document
légal exigeant une comparution ou réponse à une
n adressez les demandes des médias concernant
date spécifiée. Un juriste de la Société évaluera
votre secteur d’activité spécifique, conformément
la situation, déterminera la réponse appropriée
à ce qui est requis aux termes des politiques et
et conseillera les employés qui doivent avoir
procédures de votre entité ; et
connaissance de la situation.
n adressez les demandes d’informations ou visites
de site provenant d’établissements financiers, Dans certains pays, les représentants du
courtiers, analystes, commentateurs, actionnaires gouvernement ont le pouvoir de se rendre dans les
ou autres membres de la communauté financière locaux de la Société pour effectuer des perquisitions
ou d’investissement au Département Finance surprises (connues sous le nom de « raids éclairs
d’entreprise de RELX Group. ») afin de recueillir des preuves dans le cadre d’une
enquête sur des infractions présumées de la loi. Ces
autorités peuvent entrer dans nos bureaux ou, dans
certaines régions, votre domicile pour examiner et
prendre des copies de documents commerciaux,
apposer des scellés sur nos bureaux et nos dossiers,
interroger les employés et prendre des notes sur les
L’unité commerciale de Francis vient d’annoncer faits ou les documents se rapportant au sujet et à la
une acquisition susceptible d’avoir un impact finalité de l’inspection. Vous devez vous familiariser
positif sur la collectivité locale. Un blogueur avec la Politique en matière de perquisition de RELX
professionnel a envoyé un texte à Francis lui Group et toute politique et procédures relatives aux
demandant son avis sur l’acquisition. Que doit perquisitions de votre entité ou votre site, afin de
faire Francis ? savoir comment réagir si vos bureaux font l’objet
Réponse: Francis doit poliment refuser de d’une perquisition. Contactez un juriste de la Société
répondre à la question et doit adresser le si vous avez des questions.
blogueur au département des communications
de sa société. Seules les personnes autorisées
à parler au nom de la société doivent répondre
à une demande de toute personne des médias.
Les réponses non autorisées ou inexactes
peuvent avoir des conséquences dévastatrices ou
indésirables pour la société.
Retour au sommaireRELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle 17
Fraude et déclarations
fausses ou trompeuses
Tous les rapports et déclarations écrites ou orales concernant
notre activité doivent être exacts et non trompeurs.
Notre crédibilité et notre réputation
dépendent de l’exactitude de nos
documents, registres et déclarations.
Nous interdisons strictement toute
tentative de tromper un client, Tasha fait une présentation à un client
fournisseur, actionnaire, auditeur ou potentiel, qui pose plusieurs questions
autre personne avec laquelle nous sur nos produits. Sans certitude sur l’une
communiquons ou collaborons. Cela des réponses, Tasha souhaite laisser une
inclut le fait de faire des déclarations bonne impression et donne une réponse qui
ou omissions orales ou écrites semble raisonnable. Cette approche était-
intentionnellement ou imprudemment elle correcte ?
fausses ou trompeuses sur nos
produits, services, notre situation Réponse: Non. Il vaut toujours mieux être
financière, nos politiques, nos pratiques honnête et maintenir notre réputation et
en matière de sécurité, confidentialité crédibilité, plutôt que de contourner les faits
ou conformité. et présenter des informations qui risquent
d’être inexactes. Tasha aurait mieux servi
Si vous communiquez avec nos RELX Group et le client potentiel en proposant
auditeurs internes ou externes, d’effectuer des recherches à propos des
vous devez transmettre toutes les questions problématiques et, à titre de suivi,
informations nécessaires en relation en fournissant rapidement des réponses
avec l’établissement des rapports exactes.
d’audit, et corriger toute erreur
d’interprétation apparente, de ces
informations, avant la publication des
rapports correspondants.
Retour au sommaire18 RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle
Fraude sur titres
Les employés doivent respecter le Code de négociation n rendre publiques des informations importantes
de titres (Code de négociation) de RELX Group. Les fausses ou trompeuses nous concernant ou
principales dispositions du Code de négociation sont concernant une autre société cotée en bourse ; et
reprises ci-dessous. n ne pas communiquer au public des informations
Il est illégal et/ou contraire au Code de négociation importantes dont il devrait avoir connaissance (sous
de prendre certaines mesures si vous disposez réserve des exigences de notre politique sur les
d’informations privilégiées (matérielles et non contacts avec les médias et la communauté financière,
publiques) en rapport avec les titres de RELX Group ou comme décrit ci-dessus).
les titres de toute autre société que vous rencontrez
Les informations sont « importantes » si elles sont
dans le cadre de vos responsabilités chez RELX Group.
susceptibles d’avoir une incidence significative sur le
Plus particulièrement, il est illégal et/ou contraire au cours des titres ou si un investisseur raisonnable les
Code de négociation de : considérerait comme importantes pour décider de
l’achat ou de la vente de ces titres. Les informations sont
n négocier des titres ou des instruments qui leur sont « non publiques » si elles n’ont pas été communiquées
associés si vous disposez d’informations privilégiées ; dans un rapport annuel ou périodique aux actionnaires,
n divulguer de telles informations à d’autres personnes, dans un communiqué de presse ou réglementaire, ou
sauf lorsque la divulgation est faite strictement dans des dépôts publics obligatoires auprès des autorités
le cadre de vos tâches ou responsabilités habituelles réglementaires. En cas de doute, vous devez présumer
et que le destinataire est tenu à une obligation de que les informations que vous obtenez en tant
confidentialité ; qu’employé de RELX Group sont importantes et non
publiques.
n recommander, encourager ou inciter une autre
personne à négocier des titres ou instruments qui Si vous avez des questions sur l’achat et la vente de
leur sont associés si vous disposez d’informations titres lorsque des informations privilégiées peuvent être
privilégiées ; (ou semblent être) impliquées, vous devez demander
l’avis du directeur du secrétariat de RELX Group avant
d’échanger ces titres. Le cas échéant, vous devez
respecter les périodes de fermeture durant lesquelles
il vous est interdit de négocier des titres de RELX Group
ou des instruments associés à ceux-ci. Vous serez
Jorge découvre que sa société va acquérir informé directement par le Secrétariat de la Société si
un concurrent, ce qui peut provoquer des périodes de fermeture s’appliquent à vous.
une augmentation du cours de l’action du
concurrent. Il décide d’acheter une partie des
actions du concurrent et suggère à sa sœur de
faire de même. Est-ce autorisé ?
Réponse: Non. Jorge ne peut faire de transaction
en utilisant ces informations privilégiées, ni
communiquer ces informations à d’autres afin
qu’ils puissent faire de même. Cela s’applique aux
transactions sur les titres de RELX Group ou de
ceux de toute autre société. Les « Informations
privilégiées » sont des informations importantes,
non publiques, susceptibles d’affecter le prix
des titres ou qu’un investisseur raisonnable
considérerait comme importantes pour décider de
l’achat ou de la vente des titres.
Retour au sommaireRELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle 19
Publicité et activités promotionnelles
Des pratiques publicitaires et commerciales
équitables et justes sont légalement requises. Elles
aident à préserver notre fonds de commerce et notre
réputation.
Toutes les revendications publicitaires et autres
déclarations sur tout support imprimé, électronique
ou autre support non imprimé doivent être sincères
et reposer sur une base raisonnable. Elles doivent
être étayées avant leur publication ou diffusion. Cela
s’applique également aux présentations orales ou
aux conversations informelles lorsque vous faites
des commentaires objectifs, factuels ou quantifiables
concernant nos produits ou services ou ceux d’autres
sociétés.
Retour au sommaire20 RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle
Utilisation des
médias sociaux
Les plates-formes et services de médias sociaux sont Ces précautions s’appliquent à l’activité de médias
des outils qui nous permettent d’assurer la croissance sociaux validée ou sponsorisée par la société. Elles
de nos marques, de promouvoir nos produits et s’appliquent également à votre utilisation personnelle
services et d’établir des relations avec nos clients et les des médias sociaux, lorsque vous :
prospects. Cependant, lors de l’utilisation des médias n vous identifiez en tant qu’employé d’une société RELX
sociaux, vous devez :
Group ;
n faire preuve d’intégrité personnelle et de n publiez sur vos responsabilités, nos entités, produits,
responsabilité ; services ou concurrents ; ou
n respecter nos droits de propriété intellectuelle et ceux n discutez ou vous connectez avec d’autres employés ou
des tiers ; nos auteurs, éditeurs, clients, agents, fournisseurs ou
autres partenaires.
n ne faire de déclaration ou parler au nom de RELX
Group que si vous êtes autorisé à le faire ;
n protéger les informations confidentielles en ne
partageant pas d’informations confidentielles ou
autres informations protégées ; et
Jon est un employé de RELX Group qui aime
n respecter par ailleurs la Politique relative aux médias donner des informations et des avis basés sur
sociaux de RELX Group ses expériences professionnelles, dans des
groupes de discussion sur LinkedIn. Un collègue
a dit à Jon que ses actions étaient soumises à la
Politique sur les médias sociaux de la Société.
Jon n’est pas d’accord avec son collègue car il le
fait sur son temps personnel et sur son propre
compte LinkedIn. Qui a raison ?
Réponse: Le collègue de Jon a raison. Il n’est pas
interdit à Jon de pratiquer cette activité, mais il
est soumis à la politique car il est probablement
identifiable en tant qu’employé de RELX Group, et
par conséquent, peut être perçu comme parlant
au nom de la société. S’il publie sur des produits,
services, concurrents de RELX Group, ou s’il se
connecte avec d’autres contacts liés au travail, il
est soumis à la politique. En conséquence, il doit
connaître et suivre la Politique sur les médias
sociaux de RELX Group ainsi que toute politique
ou directive supplémentaire fournie par son
entreprise.
Retour au sommaireRELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle 21
Protection des données
Nous avons pris l’engagement de protéger la confidentialité des
informations personnelles concernant nos clients, employés et autres,
et de nous conformer à toutes les lois qui régissent la manière dont nous
gérons ces informations.
Dans cette section
22 Confidentialité des données
Retour au sommaire22 RELX Group Code d’éthique et de conduite professionnelle
Confidentialité des données
Les informations personnelles correspondent aux
informations pouvant être utilisées afin d’identifier
une personne. Il peut s’agir d’informations relatives
à la personne telles que le nom, l’adresse, le
Une personne qui dit appeler d’une
numéro de téléphone, un numéro d’identification
administration fiscale demande l’adresse et
émis par le gouvernement ou autre identifiant. Dans
le numéro de téléphone d’un autre employé.
le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir,
Devez-vous lui donner les informations ?
conserver et utiliser les informations personnelles
de nos clients, fournisseurs, employés, candidats à Réponse: Non. Vous ne devez jamais fournir
l’emploi et actionnaires. Nous voulons que les autres d’informations concernant un autre employé
personnes aient confiance en nous lorsqu’elles ou autres informations personnelles ou sur
partagent des informations qui nous aident à fournir la Société à moins d’être habilité à le faire.
des informations, services et produits de qualité Même dans ce cas, ne donnez pas de telles
supérieure. informations par téléphone à moins d’être
absolument certain de savoir avec qui vous
Pour ce faire, vous devez :
parlez. Cela comprend les informations sur
n respecter les lois en vigueur et toute politique de la d’autres employés, clients, fournisseurs ou
société relative à la protection et à l’utilisation des toute autre personne sur qui vous avez accès
informations personnelles ; aux informations personnelles.
n ne pas recueillir, traiter, utiliser, divulguer ou stocker Si vous n’êtes pas certain d’être autorisé
d’informations personnelles à moins que vous n’ayez à communiquer des informations, vérifiez
une raison professionnelle légitime de le faire et auprès de votre responsable et demandez
que toutes les notifications nécessaires aient été l’avis d’un juriste de la Société au besoin.
transmises aux personnes concernées ; et
Si l’on vous demande une référence sur un
n respecter rigoureusement les Procédures de
employé, vérifiez auprès des ressources
classification de l’information en fonction de sa valeur
humaines ou d’un juriste de la Société
de RELX Group concernant la classification, la collecte,
pour connaître et respecter les politiques
le traitement, l’utilisation, la divulgation, le stockage,
applicables avant de fournir des informations.
le transfert et la suppression en bonne et due forme
des informations personnelles. vous efforcer de
protéger ces informations, comme si elles vous
concernaient. LX con respedatoda l
Les Principes de confidentialité de RELX Group guident
notre approche en matière de protection des données et
de confidentialité dans toute l’organisation.
Retour au sommaireVous pouvez aussi lire
