Collab : bâtir un réseau collaboratif d'entreprise - Christian Roy Conseiller - centre d'expertise en collaboration Desjardins
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Collab : bâtir un réseau collaboratif d’entreprise
Christian Roy
Conseiller – centre d’expertise en collaboration
Desjardins
1Christian Roy
Responsable du centre d’expertise en collaboration
Formation
Gestion de changement
Communication
Analyse d’affaires
Mise en place des sites personnels et de collaboration
Prise en charge techno et collaboration
Chez Desjardins depuis 2006
Auteur de plusieurs blogues de littérature, mais aussi
d’assurance auto, de SEO, personnel, etc.
Présent sur les médias sociaux depuis les débuts (Facebook:
2007; Twitter: 2007; Youtube: 2006; Blogger: 2006; LinkedIn:
2004)
2Desjardins en quelques lignes
Le Mouvement Desjardins, c’est...
5 900 dirigeants élus
5,8 millions de membres et de clients particuliers
451 caisses au Québec et en Ontario, 924 points de service
48 centres financiers aux entreprises desservant
400 000 entreprises
2 652 guichets automatiques
Une vingtaine de sociétés filiales, plusieurs actives
dans tout le Canada
Un réseau virtuel à la fine pointe de la technologie
Le plus gros joueur du monde coopératif au Canada,
tous secteurs confondus
4Le plus important employeur privé au Québec,
présent au Canada et ailleurs
2010
Québec 39 786
Ontario 2 684
Autres provinces 139
Hors Canada 32
Total 42 641
5Une offre de services très diversifiée
Services aux particuliers
Services aux entreprises
Gestion du patrimoine et Assurance de personnes
Assurance de dommages
6Des reconnaissances prestigieuses
Bank of the Year 2010 — Canada
20e au classement 2011 World’s Safest Banks
91e du Top 1000 World Banks pour la solidité
de la capitalisation
Parmi les 100 meilleurs employeurs Canada en 2012
Parmi les meilleurs employeurs Pro-famille au Canada en 2012
Parmi les 10 meilleures entreprises où travailler au Canada en
2012
7Desjardins : vers un réseau collaboratif d’entreprise
Cheminement vers un réseau collaboratif d’entreprise
9Nos premiers pas
10Pourquoi un réseau collaboratif d’entreprise ?
Pour coopérer, c’est dans notre nature
Parce que nous sommes très décentralisés
(environ 1 500 lieux de travail)
Pour être plus efficace
Pour favoriser la créativité et l’innovation
Pour mobiliser nos employés (notamment les jeunes)
Pour atteindre nos objectifs d’affaires
11Réponses aux attentes des employés
Innovation et performance
Des outils adaptés à la réalité
d’aujourd’hui
Des outils permettant des gains de
productivité
Gestion participative
Les employés veulent prendre part
au succès de l’entreprise
Capital humain
Mobilisation
Les gens veulent s’exprimer
Source: Flickr, The Commons
12Résultats escomptés
Gains de productivité
Communication ciblée sur des
gens et communautés
Rend la communication
instantanée et « traçable »
Recentre les utilisateurs sur
l‘intranet
Permet l'identification des
experts, par la valorisation des
contributions de chacun
Accroît la motivation et
l'engagement des employés
Renforce les liens
personne-personne et
personne-organisation
Source: Flickr, The Commons
13Les conditions de succès
Un appui solide de la haute direction
Un partenariat étroit TI – Communications
Une interface conviviale, ressemblant à ce
qu’on voit sur Facebook ou LinkedIn
Un accompagnement adapté, testé
lors de la phase d’expérimentation
14réseau collaboratif d’entreprise = plateforme de collaboration
Sites personnels Sites de collaboration
Coordonnées, place dans la Sites d’équipe :
hiérarchie, expertises, intérêts organiser
centraliser
Projets, réalisations échanger de l’information
dynamiquement
Abonnement à des sites
d’équipe, mes communautés, Sites de projet :
partager des documents
mes projets favoriser l’interaction et le
Mes collègues, réseautage suivi des progrès
entreprise Sites de communautés de
pratique :
Mur d’échanges dynamiques à experts e-learning
la Facebook/LinkedIn vigie
marketing
Sites de comité :
gestion
coordination
15Illustration d’un bénéfice
16Circulation de l’information = agilité
17L’environnement de travail de l’employé (cible)
LÉGENDE :
Composantes dans la portée du projet Sites de collaboration
o Composantes déjà en place, certaines en révision
Sites personnel
Sites d’équipe
Communications unifiées Projets
Communautés
o Messagerie instantanée Comités, unités administratives
o Présence Réseautage entreprise
o Web conférence Blogue, forum, sondage, calendrier
o Téléphonie IP Recherche
o Boite vocale
o Audio conférence
Gestion de l’actif
o Vidéo conférence
documentaire
Outils bureautiques o Contenu documentaire
d’entreprise
o Office (Word, Excel, PowerPoint) o Structure de classification
o Courrier électronique o Règles d’archivage et
o Agenda d’épuration
18L’entreprise sociale, une vision à concrétiser
Dialogue Desjardins
Dialogue interne, Zone Dialogue avec
dirigeants et de les membres
employés rencontre et clients
(collaboration) (médias sociaux)Les grandes étapes du projet Collab de l’idéation à la mise en place d’un réseau collaboratif d’entreprise
Le déclic du projet
Audit de tous les sites de
collaboration qui existaient au
Mouvement Desjardins:
plus de 20 sites de collaboration
hébergés dans les composantes
environnements technologiques
différents:
SharePoint
Drupal
Autres systèmes
Source: Flickr, The Commons
Aucune entente de prise en charge
en cas de crash
« DSF Lab » : laboratoire
d’apprentissage des médias
sociaux
21Pré-requis au projet pilote de collaboration
Technologique
Utilisation de la plateforme
SharePoint 2010
Mon site
Newsgator Social Site
Peu de personnalisation – out of
the box
Gouvernance
Gouvernance technologique
complète Source: Flickr, The Commons
Gouvernance utilisateur
Souple et ouverte
Basée sur l’aspect humain et non
technologique
Approbation par les ressources
humaines
22Pré-requis au projet pilote de collaboration
Formation
Objectif espace personnel –
Formation à zéro
Petit guide 4 pages en PDF
Formation virale – Champions
vers l’utilisateur
Vidéo en cours de réalisation pour
le déploiement massif
Communication
Plan de communication
Activités ciblées vers les
gestionnaires
Activités ciblées vers les
employés
23Pré-requis au projet pilote de collaboration
Faisabilité
Choix des produits/outils
SharePoint déjà utilisé dans
plusieurs composantes de
l’entreprise
Source: Socialnomics.com
24Les grandes étapes du projet de collaboration
Conception Réalisation
Architecture Développement
Maquettes et prototypes Peu de développement
Stratégies personnalisé
Gestion de changement Ajustement pré-pilote
Communication Installation de
Formation l’infrastructure
Arborescence et contenu En continu
du site du centre Gestion de
d’expertise changement
Communication
Formation
25Les grandes étapes du projet de collaboration
Pilote « composantes » Pilote « réseau des
27 sites de collaboration caisses »
(site d’équipe, site de Juin à nov. 2012
projet, site de Déploiement progressif à
communauté) tous les employés des
1 171 utilisateurs (site caisses de Desjardins
personnel) (2013, env. 23 000 pers.)
Déploiement progressif à
tous les employés des
composantes de
Desjardins (env. 17 500
pers.)
quelques restrictions
Source: Flickr, The CommonsL’événement animateurs kick-off du projet de collaboration
Événement animateurs en bref Une journée complète avec toute l’équipe du projet (côté Affaires) 60 animateurs de site invités à en apprendre plus sur la collaboration en entreprise, en général, et chez Desjardins, en particulier Activités de speed networking Les bonnes pratiques pour dynamiser une communauté en ligne Présentation du projet par un membre de la haute direction lors de la pause du dîner
Qu’est-ce que la collaboration en entreprise?
Quelques mythes: les bons outils nous aideront à
collaborer
Pourquoi et comment utiliser un blogue?
Pourquoi et comment utiliser un wiki?
Pourquoi et comment utiliser un forum?
Source : Gartner
Gartner Identifies Five Collaboration MythsQu’est-ce que la collaboration en entreprise? Les blogues Pas besoin d’être Animer un existent depuis un acrobate forum, c’est plus plus de 10 ans, pour utiliser un facile que faire ce n’est pas de wiki du bobsleigh la science- fiction.
Trois règles d’utilisation d’un mur en entreprise
Publiez des mises
à jour fréquentes
Publiez des mises
à jour
pertinentes
Publiez des mises
à jour ciblées qui
concernent votre
groupe de travail
Source : Kevin Lau
FBandBusiness, Why Aren’t You Using Your
Facebook Wall to Promote Your Business?Et les courriels dans tout ça?
De 2009 à 2010, l’utilisation du courriel par les
adolescents a diminué de 59 % !SharePoint + Newsgator
les sites de collaboration et personnel chez
DesjardinsLe site personnel - accueil
Le site du centre d’expertise
Le site du centre d’expertise
Les maîtres d’œuvres du projet des agents de collaboration, des agents de changement
La structure collaborative
Propriétaires de site
Appuyer son animateur dans le site de collaboration
Animateurs de site
Animer les échanges entre internautes, en utilisant des services
Web tels que les réseaux sociaux et autres médias sociaux
Organisation, vigie, transfert de connaissance, promotion
Collaborateurs
Partager, communiquer et collaborer via les outils de la plateforme
Centre d’expertise
Experts en collaboration par le web
Soutien aux propriétaires, animateurs et collaborateurs
38Le vrai défi : l’adhésion des employés
comment mobiliser les gens de l’organisationApproche marketing
40Transformation des modèles d’influence
Base de communication définie par l’entreprise
« J’entends le message »
41Transformation des modèles d’influence
Base de communication définie par l’audience
« Je propage, j’interprète et je modifie le message »
42Bilan des pilotes
Un bilan positif des pilotes
Composantes Réseau des caisses
Durée : 3 mois Durée : 6 mois
1 171 utilisateurs 383 utilisateurs en caisse
Formation de 50 animateurs Formation de 20 animateurs
Création de contenu de référence et de documentation
Sondages
Identifier leurs besoins d’affaires
+ Rétroaction du service à la clientèle du CE
Suivis téléphoniques et accompagnement personnalisé avec
les animateurs:
Comprendre les enjeux rencontrés
Stimuler la participation
Rencontrer les clients et peaufiner leur site
44Facteurs de succès
Le temps
Le profil de l’animateur
L’implication du propriétaire (gestionnaire)
L’accompagnement
L’adhésion
45Les avantages
En laissant une (plus grande) place à l’individu dans
l’organisation, le réseau collaboratif d’entreprise renforce
le sentiment d’appartenance de chacun, ce qui
constitue un indéniable levier de motivation.
Le temps réel et le partage de documents réduit les
processus de décisions
Les projets avancent plus vite
L’entreprise peut :
mieux identifier les compétences
mieux repérer les ressources
46Histoires à succès: des bénéfices tangibles et intangibles Reconnaissance
Histoires à succès: des bénéfices tangibles et intangibles Reconnaissance
Histoires à succès: des bénéfices tangibles et intangibles Partage de bonnes pratiques
Histoires à succès: des bénéfices tangibles et intangibles
Diminution de courriels
« Depuis le lancement du site, je n’ai expédié qu’un
courriel de groupe; ce qui est une réduction
importante »
Linda Morin, animatriceDepuis les pilotes...
Au total, nous avons reçu 153 demandes de site de
collaboration :
89 sites sont créés, dont:
50 sites autonomes
28 sites en chantier
64 demandes de sites à traiter, dont:
7 demandes à prioriser
5 demandes fusionnées
2013-02-21Les avantages
Collab permet :
de catalyser les connaissances individuelles
de les consolider
de capitaliser les savoirs, y compris les savoirs
informels qui résultent de la pratique sur le terrain.
L’information à jour est rendue disponible sur une plate-
forme unique facile à utiliser.
Il permet de formaliser le know how (les connaissances)
et le know who (le répertoire) de l'entreprise.
52Conclusion
Créer un réseau collaboratif d’entreprise :
• Avant tout, un changement de culture
L’entreprise sociale
Une question de cohérence entre nos façons de faire
avec nos membres, nos clients et nos employés
Une approche toute naturelle pour un groupe coopératif...
qu’il faut rendre intuitive et spontanée pour les personnes!
53Questions?
Merci ☺
Twitter: @cmroy
christian.w.roy@desjardins.com
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