Collaboration MRS (MRPA) - Pharmacie - 5 mars 2015 Laurent Lamard Sales Manager Care Pharmacien Tom Claes BU Manager Corilus Pharma Pharmacien ...

Collaboration
MRS (MRPA) - Pharmacie

5 mars 2015

Laurent Lamard
Sales Manager Care

Pharmacien Tom Claes
BU Manager Corilus Pharma

Pharmacien Hugues Florquin

Agenda
• Le cadre de la TUH
• Comment démarrer?
   – Le schéma d’administration
   – La participation du pharmacien
• Comment automatiser
   – Communications électroniques
   – Communications sécurisées
   – D’autres évolutions possibles (stocks)
• Les applications
   – Pour les Maisons de Repos
   – Pour les Pharmacies
• Par où faut-il commencer?
• Questions

Cadre général de la TUH

Principes de base
• Résidents MRS-MRPA
• Patients INAMI
• Médication Orale Solide

• Facturation par 7 jours sur base du Schéma de médication
• Prix par pilule sur base du plus grand conditionnement

• Le principe de base de la prescription reste
• Prescription par boîte
• La substitution n’est pas autorisée pour le pharmacien (excep.
  AB, AM)

• Economies sur “les restes de médication”

Principes de base
•   TUH                        ≠ PMI
•   Tarification à l’unité     ≠ Livraison par unité
•   Facturation par semaine ≠ Livraison par semaine
•   Produits - TUH             ≠ Produits - PMI
          => Suivi complexe de ce qui est livré et de ce qui doit être
          facturé

• Qui est un patient MRS-MRPA
    – MyCareNet pas d’information pour l’instant (Au plus tôt le 1/1/2016)

• Suivi administratif de la pilule
    – De quelle ordonnance (N°)
    – De quelle boîte (CBU)
    – Evolution des prix

• Conditionnement prescrit ≠ conditionnement utilisé

Principes de base
• Frais pour la livraison en TUH
   – € 3,00 (ex. TVA) / semaine / résident
      – Quel que soit le nombre de médicaments
   – Mais suppression de l’honoraire de délivrance et autres
     prestations
      – Chapitre IV, DCI, ….
   – En conclusion : la marge par conditionnement n’est plus que de
     6%

• Le prix TUH est basé sur le “plus grand conditionnement
  disponible”
   –   Ce « conditionnement » doit servir pour la délivrance
   –   Peut être différent de la prescription (petit conditionnement)
   –   1 conditionnement peut être utilisé pour plusieurs résidents
   –   Si le conditionnement de référence est remplacé par un plus
       grand conditionnement, la perte est au final pour le pharmacien

Principes de base
• Deux types d’exceptions
   – Au niveau du « patient »
      – Flag 1
          – Patient TUH de passage (occasionnel), tarification par
            boîte
   – Au niveau du « produit »
      – Flag 2
          – Incorporé à une magistrale
          – Posologie à la demande
          – Pour ce produit tarification de la boîte, mais bien au prix
            par pilule
      – Gestion de l’attribution ou non d’un honoraire de préparation

• L’objectif est d’avoir 95% de délivrance sans “Flag”
   – Plus cet objectif est élevé, plus c’est compliqué à gérer pour le
     pharmacien (et plus c’est rentable).

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Livraison MRS avant 1/4/2015                               9

• Prescription
   – Nom de spécialité
   ou
   – DCI

                   Facturation = conditionnement complet

Livraison MRS après 1/4/2015                                                     10

• Prescription                               • Posologie
   – Nom de la spécialité                          – à chaque moment
   ou                                              – = schéma d’administration
   – DCI

                                   +

       Facturation = Nombre de pilules du conditionnement suivant la posologie

Posologie actuellement                                       11

• Posologie non connue                            Règle

   – Le plus souvent
      – Boîte complète au “Prix de la boîte”

• Posologie connue sur base d’une prescription
   – Parfois
      – Boîte complète au “Prix de la boîte”

• Posologie connue sur base d’un schéma d’administration
   – Rarement                                    Exception
      – Boîte complète au “Prix de la boîte”

La posologie “exacte”, à tout moment ?                       12

• Posologie non connue                           Exception

   – Pas de posologie

• Posologie connue sur base d’une prescription
   – Historique de la posologie

• Posologie connue sur base d’un schéma d’administration
   – Posologie actuelle
                                                  Règle

Quel calcul ?                                             13

• Posologie non connue
   – Boîte complète au “prix-pilule”
      – Ex: Simvastatine EG 98 comp. 5 mg
              => 1 x 98 comp.

• Posologie connue sur base d’une prescription
   – Historique de la posologie
      – Ex: Simvastatine EG 98 comp. 5 mg 1 x /jour
               => 14 x 7 comp.

• Posologie connue sur base d’un schéma d’administration
   – Posologie actuelle
      – Ex. 1 avril : 1 x Simvastatine EG 98 comp. 5 mg
            8 avril : 2 x Simvastatine EG 98 comp.5 mg
               => (1 x 7 comp.) + (1 x 14 comp.) + (….)

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Exemple de prix
• Amlodipine labo “X” 98 tabl. 5 mg
   – Prix TUH 1/4/2015
      – Prix vente € 8,35
      – Achat au jour 1
      – Facturé par tranches de 7 jours (Ex. 1/jour)
      – Facturation terminée après 98 jours
      – Marge du pharmacien : 6% soit € 0,50

Les exceptions à la règle                                                 15

Patient       A la demande         Exception 2   TUH / boîte / 1 Hon
habituel
              Magistrale                         TUH / boîte / 1 Hon
                                   Exception 2
              Posologie complexe

              Posologie connue                   Arrêt
                                   TUH /         • Exception (si autorisé)
                                   Semaine         • TUH « fin boîte » / 0 Hon

Patient                            Exception 1   Pas TUH
occasionnel

Que faire lors de l’arrêt d’une thérapie ?                        16

• Délivrance en TUH et “arrêt” du traitement
   – Pas de reprise du reste du conditionnement (AFMPS / Insp.
     Pharm.)

   – Gestion des excédents
      – Dans le cas PMI
          – Le stock se trouve à la pharmacie
              » Reste dans le circuit de la pharmacie.
      – Dans le cas de la livraison par boîte
          – Le stock se trouve dans la MRS
              » Au niveau de la MRS redistribuer et prévenir le
                pharmacien
                  • TRES COMPLEXE (CBU, N° lot, Date de péremption,
                    N° Prescription …)
                      • Gestion manuelle

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Les points clés pour la réussite de la TUH
• Le schéma d’administration

   – Mise à jour journalière

   – Communication journalière à la pharmacie

• Limiter les exceptions

   – Sinon suppression des exceptions

Comment démarrer?

Plan des étapes pour la TUH                                                 19

•   1) Faire un formularium
     – Maximum de conditionnements économiques (TUH)(MàJ mensuelle)

•   2) Mise en place du schéma d’administration (digital)
     – Pharmacien partenaire (donner accès au soft MRS au pharmacien)

•   3) Mettre en place une méthode de travail
     – PMI ou boîtes/blisters

•   4) Envoi du schéma d’administration d’une manière digitale ou gestion
    manuelle
     – Via une plateforme e-Health sécurisé

•   5) Retravailler le schéma d’administration jusque …
     – Livraison, facturation, tarification, gestion des CBU

•   6) Valider ensemble la première facture
     – Est-ce que tout s’est bien passé?

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21

2) Coopération autour du schéma
d’administration
• Rôle actif du pharmacien
   – Il connaît les produits
        – Disponibilité et prix
        – Fonctionnement, contre-indications, effets secondaires, …
        – ….

• Actions pour la MRS
   – Fournir un accès à distance pour le pharmacien sur le schéma de
     médication

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4) Envoi du schéma de médication
• Envoi numérique
   – 1 x par jour
   – envoi via “thérapie-link”
   – Le pharmacien vérifie et gère les « ajustements »

• Envoi par fax/mail
   – Idem mais travail manuel

• Actions pour le Pharmacien et la MRS
   – S’équiper de HomeLink Secure pour l’envoi sécurisé des fichiers
      – ! MRS: ajouter un accès à e-Health !

Votre situation                                                       23

Pharmacie
• Mise à jour à partir du 1 avril
   – Prix par unité des pilules
   – Liste des médicaments TUH                    Formations
   – Facturation et tarification par unité

• Si vous comptez migrer sur “Greenock”
   – Effectuez d’abord la migration en ensuite démarrez avec la TUH
   – ! Migration des données !

Votre situation                                                 24

MRS
• Gestion du schéma de médication sur “papier”
   – Basculer vers une gestion « numérique »
   – Participation du pharmacien à la validation du schéma
     d’administration

• Gestion numérique du schéma de médication à la MRS
   – Activer une communication électronique avec la pharmacie
   – Via HomeLink Secure et Hector

• HomeLink version 1 fonctionne avec un FTP
   – Demander à e-Health votre certificat
   – Upgrader vers HomeLink Secure via le contrat de maintenance
   – Activer une communication via eHealthbox (commander Hector)

Déploiement progressif                                                          25

               Les autorités ne prévoient aucune phase de test
  Changement législatif trop profond pour oser démarrer toutes les pharmacies
         et toutes les MRS le même jour, le risque est trop important!

                                   Discussions entre
           Mars                   pharmaciens et MRS

                                Démarrage pharmacies
            Avril                pilotes + formations

                                  Feed-back 1er facture /
            Mai                  tarification + formations

            Juin               Démarrages + formations

          Juillet            Démarrages + formations

Comment automatiser?

Le schéma de médication comme base de
travail
• Communication intensive du schéma de médication

• Sécurisation (des données médicales) nécessaire

• Le schéma de médication est la base pour:
   –   Les soins pharmaceutiques
   –   Facturation (à l’unité)
   –   Délivrance (PMI ou autre)
   –   Ordonnances

             Homelink             Homelink Secure

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Automatisation à 2 niveaux
• Envoi numérique du schéma
   – Fichier Thérapie-link
   – Sécurisation !

• Accès à distance pour le pharmacien
   – Collaboration pour le schéma de médication, attestations,
     formularium

• Vous ne pourrez commencer avec la TUH qu’après avoir
  suivi une formation sur l’utilisation dans l’application
   – Après la formation, activation du module

Communication Pharmacie - MRS
                                                       Commandes (Rx)

                           HOME-LINK secure

                           -   commande (Rx)
                           -   facturation
                                                       Software PHA
Software CARE              -   thérapie
                           -   production
                        Thérapie: Schéma médication

                           - Stock
                                                       Prêt (PMI)

-   Schéma médication
-   Formularium
-   Prescriptions
                                                        MULTIDOSE

                  MRS                      PHARMACIE

Homelink Secure

• Home Link Pharmacien Secure
   – Home Link sécurisé avec la pharmacie
   – Via la plateforme e-Health
      – Messages adressés / pas de serveurs intermédiaires
   – Valable pour tous les types de fichiers
      – Fichier de commande
      – Fichier de facturation
      – Fichier de production PMI
      – Fichier thérapie
      – Fichier stock
      – Fichier formularium
   – Recevoir + transmettre (cas de production par un tiers)
• Implémentation
   – Formations & configuration
   – Mise à niveau des installations existantes : ex : eHealthbox extra
     (Hector)

Sécurité
• Quelle sécurité?
   –   Qui             (messages adressés)
   –   Quoi            (messages structurés)
   –   Quand           (date d’envoi)
   –   Encrypté        (contenu)
• eHealth box standard
   – Initiative du gouvernement
   – Protocole pour les professionnels de la santé cf “e-mail”
   – Adressé et sécurisé
   – Standard ouvert à toutes les professions de la santé et aux
     patients
   – Opportunité pour se professionnaliser

Applications de la eHealthbox pour les MRS
 • Communication externe sécurisée avec tous les acteurs
   des soins de santé :
    – Pharmaciens
    – Médecins (80% médecins néerlandophone sont sur Hector)
    – Hôpitaux (80% des hôpitaux néerlandophones sont sur Hector)

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Accès à distance pour le pharmacien
• Accès Remote Desktop
   – = .rdp lié au serveur Windows
   – Connection VPN sécurisée

• Teamviewer / LogMeIn / PC Anywhere software
   – Prise en charge d’un écran

Software Corilus

   Pharmacies                             Maisons de repos

   • Greenock                             Cerussa suite

   • Offigest                             • HomePlus / CarePlus

                                          • Geracc / Gernis

Aussi compatible avec d’autres software   Aussi compatible avec d’autres software
                 MRS                                   Pharmacie

Applications logiciels
“MRS”

Applications MRS
1.   Schéma de médication
2.   La préparation et la distribution
3.   Substitution de médicaments
4.   Ajustements
5.   Suivi des attestations
6.   Faire une prescription
7.   Envoi commande
8.   Envoi des fichiers Dosage et Thérapie
9.   Solution transitoire : liste

Applications MRS
Gestion du schéma de médication

Applications MRS
Gestion de la préparation, de la vérification et de la
distribution

Applications MRS
Substitution de médications

Applications MRS
Suivi des accords (attestations)

Applications MRS
Faire une prescription

Applications MRS
Passage de commandes

Applications MRS
Envoi des fichiers Dosage et Thérapie + e Health box

Applications MRS
Solution transitoire: la liste de médications

Le rôle du pharmacien

Application logiciel
“Pharmacie”

Etapes dans le programme pharmacie                                    47

A. Configuration
    – Facturation client = MRS = TUH (Pas d’info MyCareNet avant le
      1/1/2016)
    – Méthodes de travail :
        – Boîtes ou PMI

B. Réception d’une prescription
    – Résident = TUH ?
    – Médicament = TUH ?

C. Saisie ou lecture d’un schéma d’administration
    – Saisie manuelle ou lecture via fichier électronique sécurisé

D. Livraison / Facturation / Tarification par pilule
    –   N° prescription originale ?
    –   Code CBU par pilule ?
    –   Prix du jour ?
    –   Déjà livré ? / Crédit pour le résident ?

Complexité de la facturation
• R/ = autorisation de délivrance
   – Quantité prescrite = la quantité maximale qui peut
     être délivrée
• Chaque boîte a :
   – Un CBU + un prix et un remboursement
• Chaque pilule a :
   – Un CBU (idem à la boîte)
   – Un prix et un remboursement                          +
      – Peuvent être différents d’une semaine à l’autre
      – ! Peuvent être différents de la boîte prescrite   +
• Le pharmacien achète par BOITE mais livre par PILULE
   – Risques possibles dans le temps
      – Diminution de prix
      – Retrait du marché
      – Arrêt de la thérapie
      – Plus remboursé, plus le
      «meilleur marché»,…

49

A. Configuration
• Ecran:
  – Fiche “institution”
     – Activation TUH
     – Remplir N°INAMI

50

A. Configuration
•   Comment livrer
•   Comment gérer le stock
•   Comment gérer les CBU
•   Comment gérer le schéma d’administration

51

A. Configuration
• Au niveau patient
   – TUH
   – Hospitalisé
   – Pas de TUH
      – Séjour court

52

B. Encoder d’une prescription
  – Patient avec indication TUH
     – Mettre ou retirer le Flag 1

      – Délivrance TUH normale

53

  Délivrance occasionnelle
Cliquer sur l’icône

Si on répond Oui, dans ce cas pas de TUH - flag 1 – facturation par boîte

54

• Retirer la TUH pour un produit, cliquer sur l’icône
• = Flag2

55

B. Encoder d’une prescription
• Déviation TUH
  – Activer/désactiver

  – Produit

  – Patient

56

Délivrance occasionnelle (Flag 1)

57

B. Encoder une prescription
• Appliquer le Flag 2: facturation par boîte

58

• Nombre facturé = nombre prescrit (Flag 2)

59

C. Lire ou encoder le schéma de médication
• Ecran
  – Entrer la posologie dans le schéma d’administration/schéma de
    médication
     – Schéma d’administration
     – Schéma de médication

60

C. Lire ou encoder le schéma de médication
• Ecran
  – Entrer la posologie dans le schéma d’administration/schéma de
    médication
     – Schéma d’administration
     – Schéma de médication

61

C. Lire ou encoder le schéma de médication
• Lecture du fichier de thérapie
   – Comparaison avec le fichier précédent

62

D. Livraison / Facturation / Tarification*
  – Introduction d’une quantité supplémentaire livrée
      – Via l’écran
  – Introduction du reste à facturer (flag2)

63

D. Livraison / Facturation / Tarification
• Aperçu du calendrier avec les quantités qui seront facturées
• Onglet avec les différents problèmes administratifs

64

D. Livraison / Facturation / Tarification
• Facture
   – 1 x par mois
   – 1 ligne par boîte
   – 1 ligne par pilule avec le nombre de pilules

• Tarification
   – 2 fichiers
      – Fichier 1 (tarification classique)
           – Boîtes
           – Mois calendrier
      – Fichier 2 (tarification TUH)
           – Pilules
           – 4 semaines complètes

FAQ

66

Questions fréquentes
•   Que faire avec les ½ et ¼ de comprimé?
•   Que faire avec les médications TUH qui ne sont pas PMI?
•   Dois-je appliquer la PMI pour faire la TUH?
•   Que faire avec les tournantes?
•   Est-ce que je peux reprendre une médication?
•   Que faire avec les médications restantes dans les MRS?

67
Questions fréquentes
• Que faire avec les ½ et ¼ de comprimé?
   – Posologie simple (ex 1 x 0,5 / jour)
      – Transformer en semaine 1 : 4 comprimés / Semaine 2: 3 ….
   – Posologie complexe
      – Flag 2

• Que faire avec les médications TUH qui ne sont pas PMI?
   – Livraison par boîte et facturation semaine par semaine
   – Arrêt de Traitement : Flag 2 ou manipulation complexe pour pouvoir
     réutiliser le reste

• Dois-je appliquer la PMI pour faire la TUH?
   – non

68
Questions fréquentes
• Est-ce que je peux reprendre une médication?
   – Ceci n’est pas autorisé par l’inspection

• Que faire avec les médications restantes dans les MRS?
   – Complexité des règles pour la redistribution
      – La médication est encore la propriété de la pharmacie
      – Flag 2 “pour le résident A” et en interne dans la MRS le
        redistribuer au résident B qui prend la même médication

• Que faire avec les tournantes?
   – Ce n’est plus possible
   – Option, se répartir les départements au niveau de la MRS
      – En pratique, extrêmement compliqué

Par où commencer?

70

Commençons par se préparer
• Discussions pharmacien - MRS
• Recherche de la meilleur manière de travailler
   – Mise en place d’une procédure en interne.
• Éléments clés
   – Schéma d’administration
   – Communication électronique sécurisée
      – Activation des certificats
      – Activation de eHealthbox (Hector)
   – Accès à distance pour le pharmacien sur le software de la MRS
• S’abonner à HomeLink Secure et réservez une formation
• Les étapes se feront par phases
   – Une formation sera nécessaire

Plus d’informations sur …
• www.corilus.be
   – Présentation
   – FAQ’s Corilus
   – Calendrier des formations

72

Merci