COMITE DE CONCERTATION 08.07.2021 - CIRB.Brussels
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COMITE DE CONCERTATION
SOCIAL
08.07.2021
COMITE DE CONCERTATION SOCIAL
AGENDA
Programme WePulse
Gouvernance du Programme
Rôle du Comité de Concertation
Organisation des Travaux
Statut du domaine Social
Etapes Suivantes
Points d’actions
Questions/Réponses
2 08.07.21
PROGRAMME WEPULSE
OBJECTIFS STRATÉGIQUES DU PROGRAMME
Soutenir les Communes et les CPAS afin de :
Moderniser leurs outils informatiques ;
Diminuer la charge administrative liée à la gestion de
ceux-ci ;
Digitaliser la relation avec les usagers (citoyens,
entreprises et partenaires) ;
Améliorer et faciliter l’accès à l’information pour les
usagers ;
Valoriser une image plus orientée services des Pouvoirs
locaux ;
Réduire à terme la complexité des systèmes
d’information ;
Limiter les coûts de ces systèmes d’information en
réalisant des économies d’échelle.
4 08.07.21
EN QUELQUES MOTS
Remplacement des systèmes
vieillissants/défaillants par une nouvelle Mutualisation des efforts, des expériences, des
génération de logiciels formant une suite applicative contrats au bénéfice de tous
unifiée pour les volets Finances, Social et GRH ;
mise en place d’un outil transversal GRC commun
Utilisation d’un contrat cadre de la Chancellerie pour
Déploiement en 5 ans (de 2021 à 2025) choisir un intégrateur de services ; imposition d’une
Une feuille de route individuelle par Commune et par obligation de résultats à l’intégrateur de services
CPAS sélectionné (option opt-out)
Mise en place par le CIRB d’une équipe dédiée au
service des communes et des CPAS pour la gestion
Estimation budgétaire : 69,8 millions d’euros; globale et le suivi du programme. Gouvernance
participation de la Région à hauteur de 61 millions inclusive et participative : un programme pour les
d’euros dans le projet Pouvoirs locaux par les Pouvoirs locaux !
5 08.07.21
GOUVERNANCE DU PROGRAMME
7 08.07.21
GOUVERANCE OPÉRATIONNELLE
MISSION
L a gouvernance a
autorité sur le planning
GOUVERNANCE et l’exécution générale
OPERATIONNELLE des projets, m a i s
n ’effectue aucune
activité d e micro-
planning
(celle-ci est sous
l’autorité des chefs d e
projets)
8 08.07.21
NIVEAU OPÉRATIONNEL
COPL COPL
FIN C FIN T&R GRH GRC FIN SOC GRH GRC
PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR
COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE
PROJET PROJET PROJET PROJET P R O J ET P R O J ET P R O J ET P R O J ET
9 08.07.21
GOUVERNANCE TACTIQUE
Fournir un ensemble de processus, d’outils et
artefacts aux organes de gouvernance stratégiques
leur permettant de :
Sur veiller et contrôler les projets
1 sous-jace nts e n te r m e s d e budge t,
plannings, périmètre, risques,
c h a n g e m e n t s et incidents,
bénéfices
GOUVERNANCE
2 Consolide r le statut d u d o m a i n e TACTIQUE
Escalader les informations utiles à
3
t e m p s a u n i ve a u stratégique p o u r
prise de décision
10 08.07.21NIVEAU TACTIQUE
DOMAINE FINANCE DOMAINE SOCIAL DOMAINE GRH DOMAINE GRC
COC FINANCE COC SOCIAL COC GRH C OC GR C
GESTIONNAIRE GESTIONNAIRE GESTIONNAIRE GESTIONNAIRE
TACTIQUE
DOMAINE FINANCE DOMAINE SOCIAL DOMAINE GRH DOMAINE GRC
OPERATIONNEL
SOCIAL SOCIAL
... PM INTÉGRATEUR
SOCIA L
COMITÉS DE
P R OJETS
PM INTÉGRATEUR
SOCIA L
COMITÉS DE
P R OJETS
... ...
...
11 08.07.21GOUVERNANCE STRATÉGIQUE
Fournir un ensemble de processus, d’outils et artefacts aux organes de
gouvernance stratégiques leur permettant de :
Sur veiller et contrôler les G a r a n t i r la t r a n s pa ren c e d e
budgets, le planning, le l'information et la
1 4
périmètre, les communication avec les
risques et la réalisation d es d if f érentes pa r t ies
GOUVERNANCE
bénéfices des d om a i n es d u prenantes
STRATEGIQUE programme
Consolider le statut d u Assurer l'adhésion des
2 5 par ties p r e n a n t e s
p r o g r a m m e et d e sa feuille d e
route
Suivre la qualité des
3 6 prestations d e s
Gérer les c ha ng ement s d 'une
f a ç on cohérente a u n i vea u fournisseur s
programme
12 08.07.21NIVEAU STRATÉGIQUE
COMITÉ
COMIGOV COMEX
D’ARCHITECTURE
NIVEAU
S T R AT É G I Q U E
COMITES DE DIRECTEUR DE ARCHITECTE
CONCERTATION PROGRAMME
PROGRAMME
13 08.07.21COMIGOV
OBJECTIFS MEMBRES RÔLE
PRÉSIDENCE Valide la politique du
L 'assemblée gén ér ale des Un binôme composé de : p r o g r a m m e à lo n g ter me,
« actionnaires » , tous les P L 's s e s g r a n d e s o r ien t a t io n s
1 représentant (e) des C o m m u n e s + 1 représentant (e) des
ainsi q u e les autres
C PA S (c h a n g e m e n t s i m p o r t a n t s
st a keh o ld er s d u p r o g r a m m e d u périmètre, d es priorités,
dans la Rég io n y sont Ils siègent également dans le C O M E X , et défendent les
intérêts d e l'ensemble des PL’s. etc)
représentés.
S 'assure q u e les b eso in s
LEADER
d es différents P L’s sont pris
Directeur d e p r o g r a m m e en compte de manière
équilibrée et equitable
MEMBRES
Tous les PL’s (Communes + CPAS) Exerce un suivi du
p r o g r a m m e a u n iveau
m a c ro .
MEMBRES OBSERVATEURS
Brulocalis, Co n féren ce des Bo u rgmest res, Fédération d es
Secrétaires C o m m u n a u x , Fédération des Secrétaires G én ér au x
des C PA S , E asy. Brussels
14 08.07.21COMEX
OBJECTIFS MEMBRES RÔLE
PRÉSIDENCE C o n t rô le l'a va n c e m e n t d u
A u to r ise et déter min e la priorisation
A d intérim. Désignation lors de la 1 ère p r o g r a m m e (budgets, planning,
d es b u d g et s d a n s les limites d e
réunion. action & issues)
l’en veloppe attribuée par le pouvoir
d e tutelle.
E ffect u e les arbitrages, p r e n d les
A u to rise et déter min e la priorisation LEADER
décisions q u i en g a g en t d es
d e s p ro jet s Directeur d e p ro gr amme b u d g et s , o u d e s c h a n g e m e n t s
S o u s la gestion d u directeur d e i m p o r t a n t s a u niveau d u planning
p r o g r a m m e , il se positionne par MEMBRES o u d u périmètre d u p r o g r a m m e
rappor t a u x risques identifiés. Les co-présidents du COM I G OV, et/o u d e ses d o m a i n es .
Sur veille et contrôle le suivi des Bruxelles Pouvoirs Locaux, Cabinet du
projets pa r r a p p o r t a u m a n d a t Ministre, CI R B, Directeur de programme,
va l i d é (périmètre, budget, planning). Architecte p r o g r a m m e , Directeu r d e
p r o g r a m m e i n té g r a te u r.
15 08.07.21Support Programme
Rapportage
GESTION DU PROGRAMME Change office
Gestion des risques
Gestion financière (coûts,
bénéfices, synergies)
Communication
Assurance qualité projet
Facilitateur
DIRECTEUR DE ARCHITECTE ARCHITECTE
DIRECTEUR DE
PROGRAMME
PROGRAMME PROGRAMME INTEGRATEUR
INTÉGRATEUR
PGMO
GESTION
DEFINITION DES PROJET PROJET DOMAINE
PORTEFEUILLE DES DOMAINE
EXIGENCES** DEVELOPPEMENT* IMPLEMENTATION* OPERATIONNALISA
SERVICES/PRODUITS** ARCHITECTURE
TION
QUICK WINS
EXPLOITATION / MIGRATION
GESTION DES GESTION DE
DOMAINES L’INTEGRATEUR GESTION TRANSVERSE
* : le nombre de projets varie dans le temps en fonction des
demandes
**: Instances à pérenniser une fois le programme clôturé
16 08.07.21PGMO
OBJECTIFS MEMBRES RÔLE
Planifie, contrôle ou exécute toutes les missions
Pilo te le p ro gramme dan s le cadre PRÉSIDENCE qui touchent au programme dans son ensemble
d u ma n d a t d éfin i co u vr ant le D i r e c te u r d e p r o g r a m m e
b u d g et , le p lan n ing, le p ér imètre. Valide la planification des projets afin d'assurer
G ère les r isq u es et y ap p o r te les la convergence du programme.
LEADER
répo nses adéqu ates. Program Manager Officer
G ère et a p p rouve les ch an gements Surveille l'exécution de chaque initiative (track/
projet d’implémentation) - en coordonnant
p ro posé.
MEMBRES l'appel mensuel aux KPI’s et aux RIC’s (risques,
Gestionnaires de domaine, Directeur de incidents, changements), et en consolidant tous
les indicateurs au niveau du programme.
programme intégrateur, Architecte
programme, Architecte intégrateur Prend la majorité des décisions qui ne doivent
pas être prises au niveau du COMEX
Membres invités : Chefs de projet en
fonction des besoins Coordonne la gestion de l'adoption
(communication, accompagnement au
changement, formation)
17 08.07.21MONITORING DU PROGRAMME
Gestion des
projets
Outils de monitoring :
Plan projet, séquence,
Dashboard Exceptions
Follow meeting
Documentation
Gestion du Consolidation des
programme résultats
Périmètre, risques, planning, Statut des domaines, ROI, CA
budget, changement Suivi des synergies
18 08.07.21GESTION DES RISQUES
Objectifs Modèle de consolidation et
d’escalation
• Déterminer, évaluer et réduire les risques liés au programme sur une base continue selon les
niveaux de tolérance fixés
• Intégrer la gestion des risques liés aux projets dans la gestion des risques du programme afin COMEX
d’équilibrer les coûts et les bénéfices de la gestion des risques. Réponse Risque / plan
• Identifier les catégories de risque risque de mitigation
programme
• Programme : financier, intégrateur (delivery), synergies
• Projet individuel (COPL) : coût, périmètre, planning, qualité
PGMO
• Rapporter l’état des lieux et actions de mitigation au COMEX pour décision
Réponse Risque / plan
risque de mitigation
domaine
Gestion de domaine
Réponse Risque / plan
risque de mitigation
projet
COMITE PROJET
19 08.07.21GARTNER, LE LEADER MONDIAL EN RECHERCHE ET
CONSEIL STRATÉGIQUE TIC
Clients dans plus de 15 000 organisations distinctes dans plus de 100 pays
Recherche Indépendante Conseil (Consulting)
La plus grande base de données du secteur Un accompagnement qui mène à des résultats
135 793 publications sur 1 372 domaines 2000 engagements personnalisés par an alimentés par
technologiques et commerciaux des benchmarks et de la recherche indépendante
Support Décisionnel (Advisory) Evenements
Perspective du Client Réseautage avec des pairs
Plus de 2 000 analystes mènent plus de 380 55 000 professionnels assistent chaque année à
000 interactions individuelles avec les clients plus de 75 événements dans le monde
chaque année
20 08.07.21LE RÔLE DE GARTNER DANS LE PROGRAMME
WEPULSE: FACILITATEUR DE PRISE DE DÉCISIONS
Conseiller et expert indépendant au bénéfice des institutions bruxelloises
uniquement
• Strictement séparé des solutions et des services
d’implémentation et d’intégration
Disponible pour évaluer et valider les décisions proposées par les organes COMIGOV COMEX
de gouvernance de WePulse
• Basé sur les bonnes pratiques, les observations du marché belge
et international, et les objectifs de WePulse
Facilitateur de prise de décisions pendant les réunions clés de gouvernance
• Présence en réunion à la demande pour clarifier des sujets et
expliquer les propositions émises
Exemples de potentiels sujets typique à traiter ....
COC COC
• Stratégie d’implémentation
• Validation des plans de l’intégrateur
• Validation d’un budget de programme
• .... Périmètre d’action
Gartner
21 08.07.21RÔLE DU COMITE DE CONCERTATION - COC
COMITE DE CONCERTATION
OBJECTIFS MEMBRES RÔLE
Valide les DI P (Dossiers d ’Initiation PRÉSIDENCE Re g r o u p e les par ties p ren an tes e n
des Projets) fonction d e leur s intérêts
M an daté (e)s par les P L
co mmu n s dans un domaine
D o n n e so n appréciation
d o n n é ; c'est d a n s le C O C q u e le
éco n o miq u e / fonctionnelle sur les LEADER projet se construit et q u e
projets d u d o main e.
G estio nnaire d e d o m a i n e l'adhésion prend forme;
E st i n f o r m é et co n su lté su r l'état
d 'a va n c e m e n t d u d o m a i n e 1 C O C par domaine fonctionnel + 1
(bu dgets, planning, action et MEMBRES
C O C ICT
issues). les rep résen tan ts m é t i e r s d é s i g n é s p a r
les P L qui par ticipent à ce d o m a i n e
D o m a i n e s fonctionnels couver ts :
métier
Finance (C o m p t a ), F in a n ce
(Recettes et taxes), HR , Social, G R C .
Remarque : Les Gestionnaires de domaines des
différents COC’s siègent dans le PGMO
23 08.07.21LE COMITE DE CONCERTATION INTERAGIT AVEC
PGMO
Statut du projet.
Modèle d’escalation
Valide Design (1er niveau)
Comité d’Architecture (via PGMO) COMEX
Gestion des données référentielles Réponse Risque / plan
risque de mitigation
Valide Design (2ème nveau)
programme
COMEX PGMO
Réponse Risque / plan
Arbitre les impacts timing/budget/scope risque de mitigation
Suit les risques impactant le Domaine domaine
Comité de Concertation
COMIGOV
Réponse Risque / plan
Sera consulté pour avis risque de mitigation
domaine
Arbitrera les décisions impactant l’équité
Chef de Projet
Comité de Projet
24 03.06.21STATUT COC SOCIAL CPAS
C P A S AYANT COMMUNIQUE LES COORDONNEES DE
LEURS REPRESENTANT.ES DANS LES COMITES DE
CONCERTATION
Représentants CPAS manquants à ce
13 CPAS ONT COMMUNIQUE jour :
- Auderghem
- Etterbeek
CPAS N’ONT PAS ENCORE
4 COMMUNIQUE
-
-
Ganshoren
Watermael-Boitsfort
2 CPAS N’ONT PAS ADHERE AU
DOMAINE SOCIAL
25 08.07.21ORGANISATION DES TRAVAUX
MISE EN PLACE DU COC SOCIAL
Proposition
• Etablir un Règlement d’ordre intérieur qui fixera les conditions dans lesquelles seront
organisés les travaux et comment les avis seront élaborés et les décisions prises. En
particulier : fixer le mode de désignation des Co-Président.es .
• Créer un groupe de travail à cette fin qui fera rapport lors de la prochaine réunion,
avec envoi préalable aux membres. Composition du groupe : 3 représentant.es des
CPAS ?
• Désignation du/de la Président.e lors de cette prochaine réunion.
• Calendrier des réunions du COC en 2021 : fréquence mensuelle; par exemple :
chaque 1er jeudi du mois (COMIGOV) à partir de 15h00 ; envoi d’un mail de rappel 2
semaines avant la réunion ; envoi de l’invitation (Teams) avec l’agenda proposé 1
semaine avant la réunion.
• Prochaine réunion COC : 5 août
27 08.07.21IDENTIFICATION DE DEMANDES QUICK WINS SOCIAL
# Domaine Solution Bénéficiaires Avantages Source Impact Commentaire(s)
Solution générique
1 SOC Gestion de dettes CPAS disponible pour les CPAS Bxl
CPAS et ASBL Besoins décrits
Élevée A valider
Formation électronique
2 SOC CPAS
CPAS Bxl ? Demande à valider
Faciliter ad hoc le
3 SOC Reporting CPAS reporting sur les
applications existantes CPAS Ixelles ? Demande à valider
Proposition
1. Proposition de la demande lors du COC
2. Analyse détaillée de WePulse sur la demande (Business case) avec rapport de la faisabilité technico-fonctionnelle, du coût/bénéfice, de l’adéquation avec l’architecture cible et
de la pérennité de la solution envisagée.
3. Validation au COC
4. Validation au COMEX
5. Ajout de l’initiative à la roadmap du programme et exécution
28 08.07.21DEMANDE QUICK WIN : GESTION DE DETTES
Travail en cours
Les besoins du CPAS de la Ville de Bruxelles sont décrits
Proposition :
• Préparer les besoins avec les inputs Cocom
• Créer un groupe de travail pour compléter les besoins (3 représentant.es des CPAS) :
Juillet
• Valider les besoins lors du prochain COC
Échéance proposée : Juillet
29 08.07.21LISTE DES PROCESSUS CIBLES SOCIAL
Définition des besoins
Il est important de définir les processus que l’on souhaite prendre en compte par la
solution cible, indépendamment des applications en place. Cela permettra de cadrer les
besoins et d’organiser par phase les implémentations.
(Le domaine GRC pourrait reprendre quelques services dans son scope plus tard,
dépendant de l’architecture et de l’output fonctionnel du domaine Social)
Proposition :
• Créer une groupe de travail à cette fin qui dressera une première ébauche des
besoins à couvrir par processus. Composition des groupes : 3 représentant.es des
CPAS ?
• Valider les besoins dans le CoC prochain
Échéance proposée : Durant le mois de juillet
30 08.07.21STATUT DU DOMAINE SOCIAL
STATUT QUESTIONNAIRES
But des questionnaires :
- Cartographier les systèmes en place
- Lister les processus que devra couvrir la solution finale
- Préparer le travail pour l’analyse détaillée de l’intégrateur
Il est donc important de :
- Vérifier la complétude des questionnaires
- Se mettre d’accord sur les processus à couvrir en cible et les fonctionnalités à maintenir
A terme, cela permettra de :
- Définir les besoins fonctionnels
- Fixer l’architecture cible
- Evaluer le trajet de migration (de la source vers la cible) pour chaque AC/CPAS.
32 08.07.21STATUT ADHÉSIONS, ATELIERS & QUESTIONNAIRES
CPAS Adhésions Atelier Social Questionnaires
Anderlecht V V V
Auderghem V V V
Berchem-Sainte-Agathe V V V
Bruxelles V V V
Evere V V V
Forest V V V
Ganshoren V
Ixelles V
Jette V V V
Koekelberg V V V
Molenbeek-Saint-Jean V V V
C PA S
Saint-Gilles V V V
Saint-Josse V V V
Schaerbeek V V V
Watermael-Boitsfort V V V
Woluwe-Saint-Pierre V V
Total 16 + 1 attente 14 / 16 12 / 16
33 08.07.21ATELIERS & QUESTIONNAIRES NEXT STEPS
Organisation des ateliers n’ayant pas encore eu lieu :
- Ganshoren
- Ixelles
Rappel pour les questionnaires non reçus :
- Ganshoren
Nous proposons d’organiser une
- Ixelles réunion de travail afin d’avoir
les réponses aux questionnaires
- Woluwe-Saint-Pierre manquants
A terme, cela permettra de :
- Définir les besoins fonctionnels
- Décrire le as-is
- Fixer l’architecture cible
- Evaluer le trajet de migration (de la source vers la cible) pour chaque CPAS
34 08.07.21ETAPES SUIVANTES
ETAPES SUIVANTES
• Suivi Ateliers / Questionnaires
• Finalisation desreprésentants dansles Comités de concertation (1représentant.e par domaine)
• Échéance proposée : juillet
• Organisation des travaux du groupe de travail réglementaire d’ordre
• Envoi d’une proposition aux membres du COC
• Échéance proposée : juillet
• Organisation des travaux du groupe de travail Gestion de Dettes
• Envoi d’une première vision aux membres du COC
• Échéance proposée : juillet
• Organisation des travaux du groupe de travail processus Social
• Envoi d’une première liste aux membres du COC
• Échéance proposée : juillet
• Prochaine réunion : 5 août à 15H00
36 08.07.21ANNEXES
INFORMATIONS UTILES
Site web pour le projet WePulse:
https://cirb.brussels/fr/wepulse
https://cibg.brussels/nl/wepulse
Contacts
Si vous avez des questions/remarques, n’hésitez pas à contacter
Domaine Social: Cornelis Brink
cbrink@cirb.brussels
+32 479 84 51 48
Programme WePulse: Rudy Therasse
rtherasse@cirb.brussels
+32 475 21 13 95
38 08.07.21M ER C I
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