COVID-19 Vaccination Policy Template - Grey Bruce Health Unit

Revised: August 27, 2021

COVID-19 Vaccination Policy Template
Template for Workplace Guidance Only

The COVID-19 Vaccination Policy Template was developed to help guide workplaces as they craft their
own COVID-19 vaccination policies. The Policy Template should not be considered legal advice and
employers and persons responsible for a business that is open are encouraged to seek legal advice or
assistance in developing their vaccination policy. Each organization should evaluate risks associated with
COVID-19 when considering and adapting the template. Employers have a general duty under the
Occupational Health and Safety Act to take every reasonable precaution to protect their workers.
Ontario regulation 364/20 and sector-specific legislation, as applicable, should also be followed.

A workplace COVID-19 vaccination policy does not replace ongoing public health and individual
protective measures required for COVID-19 prevention, however, increasing vaccine coverage rates
assists with case and outbreak prevention and management.

Recommended components of a vaccination policy may change as the status of the pandemic changes,
including any changes to applicable legislation, scientific or public health advice and direction.

Policy Template
Background – statement on the importance of vaccines in the fight against COVID-19
Sample:
On March 11, 2020, the World Health Organization declared COVID-19 a pandemic virus. The first case
in the Public Health Sudbury & Districts service area was reported on March 10, 2020. Globally, within
Ontario and in the PHSD service area, variants of the virus have circulated, including the current
dominance of the Delta variant with increased transmissibility and disease severity compared with
previous COVID-19 virus strains.

Regardless of which SARS-CoV-2 variant is predominating in an area, vaccination, in combination with
public health and individual measures, continue to work to reduce disease spread and severe outcomes.
In particular, evidence continues to demonstrate that a complete two-dose series of Health
Canada-approved COVID-19 vaccines provides substantial protection. Based on current data only a
fraction of fully vaccinated people became infected, with the majority of recent cases and
hospitalizations occurring in unvaccinated or partially vaccinated people.

COVID-19 is an acute respiratory illness caused by severe acute respiratory syndrome coronavirus (SARS-
CoV-2). It may be characterized by fever, cough, shortness of breath, and other symptoms.
Asymptomatic infection is also possible. The risk of severe disease increases with age, however, is not
limited to the elderly and is elevated in those with underlying medical conditions.

Revised: August 27, 2021

Purpose – statement of the reasons for which the policy is created
Sample:
The purpose of this policy is to outline organizational expectations with regards to COVID-19
immunization of employees, staff, contractors, volunteers, and students.

Contingent upon vaccine availability and unless medically contraindicated, it is the expectation that all
eligible employees, staff, contractors, volunteers, and students are fully vaccinated against COVID-19
(i.e. against infections caused by SARS-CoV-2).

Legislative framework – statement of legislation that is considered as part of the policy
Sample:
This policy is aligned with the employer’s general duty under the Occupational Health and Safety Act to
take every reasonable precaution to protect its workers (broadly defined) and the responsibility to
assess the workplace for risks, including that of COVID-19 transmission.

This policy is applied in accordance with the Ontario Human Rights Code, Occupational Health and
Safety Act and any other applicable legislation and/or collective agreement.

Information collected under this policy and procedure is in compliance with relevant legislation
including but not limited to the Personal Health Information Protection Act and the Ontario Human
Rights Code.

Application – statement of to whom the policies applies
Sample:
The employer can reasonably inquire in the vaccination status of its workers if its workers work in a
location with common areas or its workers could have contact with clients, customers, or the public.

Regardless of how often or how much time spent in their respective workplace, this policy applies to:

    •   Employees and staff
    •   Contractors
    •   Students
    •   Volunteers

Requirements – statement of the actions required per the policy
Sample:
All employees, staff, contractors, volunteers and students will be required to provide one of the
following:

    1. Proof of COVID-19 vaccine administration as per the following requirements:
          a. If the individual has only received the first dose of a two-dose COVID-19 vaccination
               series approved by Health Canada, proof that the first dose was administered and, as
               soon as reasonably possible, proof of administration of the second dose; or
          b. Proof of all required doses of a COVID-19 vaccine approved by Health Canada.

Revised: August 27, 2021

    2. Written proof of a medical reason, provided by either a physician or nurse practitioner that sets
       out:
           a. that the person cannot be vaccinated against COVID-19; and
           b. the effective time period for the medical reason (i.e., permanent or time-limited).
    3. Proof that the individual has completed an educational program approved by the organization.

Policy implications - statement of potential responses to requirements of the policy
Sample:
Implications will vary depending on employer’s risk assessment and general duty under OHSA.

Employees, staff, contractors, volunteers and students who elect not to provide proof of COVID-19
vaccination per 1 above, and rely on 2 or 3, may be subject to additional requirements such as COVID-19
testing, redeployment, personal and public health protective measures, work exclusion/leave of
absence, termination, etc., based on assessment by the employer of factors including for example, the
work/role of the individual, the type of workplace, local epidemiology, etc., and in consideration of the
duty to accommodate, as applicable.

Acknowledgements – additional context for policy
Sample:
Acknowledgement that the policy will be applied in accordance with the Ontario Human Rights Code.

Acknowledgement that the policy may change as the status of the pandemic changes and/or legislation
or public health advice changes.

Procedure – workplace relevant procedures (steps) to action the above policy
As applicable to workplace setting and culture.

Resources
Provincial guidance for COVID-19 safety plan
Sample of educational program

Modifié : 27 août 2021

Modèle de politique de vaccination
contre la COVID-19
Modèle pour guider les milieux de travail

Ce modèle de politique de vaccination contre la COVID-19 a été élaboré dans le but de guider les milieux
de travail qui préparent leurs propres politiques de vaccination. Ce modèle n’a pas de valeur juridique,
mais les employeurs et les responsables d’entreprises en fonctionnement devraient obtenir des conseils
juridiques et de l’aide lorsqu’ils l’utiliseront et l’adapteront. Chaque organisme devrait mesurer les
risques associés à la COVID-19 pendant la préparation de sa politique de vaccination. En vertu de la Loi
sur la santé et la sécurité au travail, les employeurs ont l’obligation générale de prendre toutes les
précautions raisonnables pour assurer la protection de leurs employés. Les employeurs devraient aussi
tenir compte de Règlement de l'Ontario 364/20 et des lois qui touchent leur secteur d’activité en
particulier, le cas échéant.

Une politique de vaccination contre la COVID-19 dans un lieu de travail ne remplace pas les mesures de
santé publique et de protection personnelle qui servent à prévenir la propagation de la COVID-19.
Toutefois, le fait d’augmenter le taux de couverture vaccinale facilite la prévention et la gestion des cas
et des éclosions de la maladie.

Les éléments d’une politique de vaccination proposés ici peuvent changer dans la mesure où la situation
de la pandémie évoluera, notamment dans le domaine législatif et scientifique, ainsi qu’au niveau des
conseils et des directives de la santé publique.

Modèle de politique
Contexte – énoncé sur l’importance des vaccins dans la lutte contre la COVID-19
Exemple :
Le 11 mars 2020, l’Organisation mondiale de la Santé a déclaré que le virus de la COVID-19 avait
déclenché une pandémie. Le premier cas d’infection dans la région de service de Santé publique
Sudbury et districts a été signalé le 10 mars 2020. Sur l’ensemble de la province et localement, les
variants du virus se sont manifestés, y compris l’actuel variant Delta qui se transmet plus facilement et
cause une maladie plus sérieuse comparativement aux souches précédentes du virus.

Quel que soit le variant prédominant du SARS-CoV-2 dans un secteur, il reste que la vaccination,
combinée aux mesures individuelles et aux directives de santé publique, continue de réduire la
propagation et la sévérité de la maladie. En particulier, les données scientifiques montrent qu’une série
complète de deux vaccins approuvés par Santé Canada offre une excellente protection contre la COVID-
19, la preuve étant qu’une faible proportion de personnes complètement vaccinées est susceptible
d’être infectée. À l’inverse, la majorité des récents cas d’infection et d’hospitalisation se rencontre
parmi les personnes qui n’ont pas été vaccinées ou qui l’ont été partiellement.

La COVID-19 est une maladie respiratoire aiguë causée par le coronavirus SARS-CoV-2 (Severe Accute
Respiratory Syndrome). Elle peut provoquer une fière, une toux, des troubles respiratoires et d’autres

Modifié : 27 août 2021

types de symptômes. Une infection asymptomatique est aussi possible. Le risque de maladie grave
augmente avec l’âge, mais ce risque ne se limite pas à cette tranche d’âge; il est également élevé chez
les personnes souffrant d’états de santé latents.

But – énoncé des raisons motivant la création de la politique
Exemple :
Le but de cette politique est de préciser les attentes de l’organisme concernant l’immunisation des
employés, du personnel, des entrepreneurs, des bénévoles et des étudiants contre la COVID-19.

Sous réserve de la disponibilité des vaccins et d’une contre-indication d’ordre médical, l’entreprise
s’attend à ce que ses employés, son personnel, ses entrepreneurs, ses bénévoles et ses étudiants
admissibles soient complètement vaccinés contre la COVID-19 (c’est-à-dire, contre les infections causées
par le SARS-CoV-2).

Cadre législatif – énoncé des lois sur lesquelles s’appuie l’établissement de la politique
Exemple :
Cette politique s’aligne sur l’obligation générale de l’employeur en vertu de la Loi sur la santé et la
sécurité au travail. Celui-ci doit prendre toutes les précautions raisonnables afin d’assurer la protection
de ses travailleurs (pris au sens large du terme), et il doit mesurer les risques dans le lieu de travail,
notamment les risques de transmission de la COVID-19.

La mise en œuvre de cette politique se fait en accord avec le Code des droits de la personne de l’Ontario
et les autres lois applicables et/ou la Convention collective.

La cueillette de renseignements personnels respecte les lois pertinentes, notamment et sans s’y limiter,
la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé et le Code des droits de la personne de
l’Ontario.

Mise en œuvre – énoncé ses catégories de personnes visées par cette politique
Exemple :
L’employeur peut s’informer de manière raisonnable sur l’état de la vaccination de ses travailleurs si ces
derniers travaillent dans un endroit comportant des lieux utilisés en commun, ou qui pourraient avoir
des contacts avec les clients, les consommateurs ou le public.

Quelle que soit la fréquence ou la durée de leur présence dans le lieu de travail, cette politique
s’applique aux personnes suivantes :

    •   Les employés et les membres du personnel
    •   Les entrepreneurs
    •   Les étudiants
    •   Les bénévoles

Exigences – énoncé des actions exigées par cette politique
Exemple :
Tous les employés, les membres du personnel, les entrepreneurs, les bénévoles et les étudiants devront
fournir l’une des preuves suivantes :

Modifié : 27 août 2021

    1. La preuve de vaccination contre la COVID-19 rendue de la manière suivante :
           a. si la personne n’a reçu que la première d’une série de deux doses d’un vaccin contre la
               COVID-19 approuvé Santé Canada, elle doit fournir la preuve de l’administration de la
               première dose et, dès qu’il sera raisonnablement possible de l’obtenir, la preuve de
               l’administration de la deuxième dose; ou
           b. la preuve de l’administration des deux doses d’un vaccin contre la COVID-19 approuvé
               par Santé Canada.
    2. La preuve écrite d’une raison médicale, pourvu qu’un médecin ou une infirmière praticienne
       indique :
           a. la raison médicale pour laquelle la personne ne peut pas être vaccinée contre la COVID-
               19; et
           b. la durée de la raison médicale (permanente ou pour un certain temps).
    3. La preuve que la personne a terminé un programme d’information approuvé par l’organisme.

Conséquences de la politique – énoncé des réactions potentielles face aux exigences de la
politique
Exemple :
Ces conséquences varieront en fonction de l’évaluation des risques que fera l’employeur et de son
obligation générale en vertu de la LSST.

Les employés, les membres du personnel, les entrepreneurs, les bénévoles et les étudiants qui décident
de ne pas présenter les preuves de vaccination contre la COVID-19 conformément au point 1 ci-dessus,
et qui optent plutôt pour les dispositions prévues aux points 2 et 3, pourraient se voir imposées d’autres
exigences comme le fait de passer un test de COVID-19, la réaffectation, des mesures de protection
individuelle et de santé publique, l’exclusion du lieu de travail, la mise en congé, le renvoi, etc., selon
l’analyse de certains facteurs dont l’employeur pourra tenir compte, par exemple le genre de travail/le
rôle de l’employé, le genre de milieu de travail, la situation épidémiologique locale, etc., et sans oublier
son devoir d’accommoder les gens, le cas échéant.

Reconnaissance – contexte additionnel de la politique
Exemple :
Reconnaitre que la politique sera mise en œuvre conformément au Code des droits de la personne de
l’Ontario.

Reconnaitre que la politique pourrait changer dans la mesure où l’état de la pandémie, les lois ou les
conseils de santé publique évolueront.

Processus – processus pertinent au milieu de travail (étapes) visant l’application de la
politique
Le processus respectera la nature et la culture du milieu de travail.

Ressources
Guide de la province pour l’élaboration d’un plan de sécurité lié à la COVID-19
Exemple d’un programme d’information