DÉVELOPPER L'EFFECTIF - Votre plan d'action ÉCHANGER DES IDÉES : www.rotary.orgfr/membership
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DÉVELOPPER
L’EFFECTIF
Votre plan d’action
ÉCHANGER DES IDÉES : www.rotary.org/fr/membership
COMMENT UTILISER CE GUIDE ? Vous avez entre les mains la version 2015 du guide Développer l’effectif – Votre plan d’action, destiné aux présidents de clubs, responsables Effectif de district et commissions Effectif de club. Il vous explique la procédure à suivre pour élaborer un plan d’action Effectif ainsi que les stratégies et outils à utiliser pour attirer et impliquer les nouveaux membres. Il comprend également des informations sur le parrainage de nouveaux clubs et le récapitulatif des ressources Effectif mises à votre disposition par le Rotary. Ce guide vous donnera toutes les informations nécessaires pour évaluer les tendances Effectif de votre club, créer des stratégies pour attirer des nouveaux membres et mettre en œuvre des programmes sachant impliquer les membres et les fidéliser. Enfin, nous avons inclus des listes de contrôle comprenant des étapes concrètes à franchir pour renforcer durablement l’effectif du club.
TABLE DES MATIÈRES
INTRODUCTION
CHAPITRE 1 Évaluer le club 5
CHAPITRE 2 Formuler une vision 11
pour le club
CHAPITRE 3 Attirer de 12
nouveaux membres
CHAPITRE 4 Impliquer nos membres 17
CHAPITRE 5 Accompagner un 21
nouveau club
CHAPITRE 6 Ressources 23
ANNEXE P lan d’action Effectif – 26
Feuille de travail
INTRODUCTION
Un plan d’action Effectif est un document qui souligne les objectifs et les
stratégies du club en matière de recrutement et de fidélisation des membres. Ce
document vous servira par la suite de guide alors que vous travaillez à atteindre
vos objectifs Effectif et vous permettra d’assurer le suivi des progrès accomplis.
Créer un plan d’action Effectif est une étape importante pour le club. Il est donc
nécessaire que tous les membres y adhèrent et participent à sa mise en œuvre.
À travers le monde rotarien, les clubs abordent la question de l’effectif sous des
angles différents. Prendre en compte et agir en fonction des besoins, coutumes
et changements de votre ville ou quartier augmenteront vos chances d’attirer
de nouveaux membres et de motiver ceux déjà présents. Avant d’établir vos
objectifs, nous vous conseillons vivement de consulter votre plan Effectif
régional sur www.rotary.org/fr/membershipplans ou de le demander à votre
gouverneur ou responsable Effectif de district.
Un effectif solide donnera les moyens à votre club de faire le bien dans votre
ville, votre région et dans le monde. Un effectif solide permettra aussi au
Rotary d’améliorer son image publique et d’augmenter les dons en faveur de la
Fondation Rotary et de ses programmes.
L’effectif est une des priorités de notre organisation. Il est également la priorité
de nos administrateurs, coordinateurs du Rotary et dirigeants de district (voir
chapitre 6). Mais c’est avant tout au niveau du club que tout se joue.
4 STRENGTHENING YOUR MEMBERSHIP INTRODUCTION
CHAPITRE 1
ÉVALUER
LE CLUB
Il s’agit d’une démarche essentielle Quelques questions à prendre en
pour garder les membres impliqués considération lors de l’évaluation du
et actifs, et ainsi permettre au club club.
de rester attrayant pour les membres
potentiels. Cet exercice apportera VOTRE CLUB EST-IL
•D
es enquêtes
également un regard objectif sur les
anonymes vous DIVERSIFIÉ ?
donneront des forces et les faiblesses du club. Il est
Les clubs les plus dynamiques sont
réponses franches donc nécessaire d’impliquer tous
le reflet exact de la collectivité qu’ils
vos membres. Il vous sera également
• S oyez ouvert à toutes desservent. Recruter davantage de
possible de demander à une personne
les suggestions. femmes, de jeunes professionnels et
externe, comme l’adjoint du gouverneur
de membres de différentes origines
• P renez en compte ou le responsable effectif de district,
devrait être l’objectif de tout club.
tous les points de de vous aider dans ce processus. Pour
vue. Ainsi, s’appuyant sur des angles
obtenir un bon feedback des membres
de vue divers et variés, le club sera
• Recueillez tous de votre club :
davantage en mesure de répondre
les résultats de • Organisez des entretiens individuels
aux problématiques locales, et de
l’enquête avant de • Réalisez des enquêtes auprès des
les divulguer aux surcroît avec plus de créativité. Des
membres
membres. clubs diversifiés auront également
• Organisez des réunions informelles,
plus de légitimité au niveau local et
• S oyez créatifs et de tailles variables, dans un endroit
disposeront d’un éventail plus étendu
amusez-vous. diffèrent que celui utilisé pour les
de compétences, d’un réseau de
réunions de club
bénévoles plus important, d’un vivier
• Créez des groupes de réflexion
élargi de futurs dirigeants et enfin
composés de membres, de membres
d’une capacité accrue à collecter des
potentiels et de non-Rotariens de
fonds. Voici des exemples de questions
votre ville ou quartier.
à vous poser pour déterminer si vous
disposez d’un effectif diversifié.
Après avoir écouté vos membres,
Elles sont extraites de l’évaluation
appliquez dans le club les mesures
de la diversité de l’effectif tirée de la
correctives. L’évaluation sera
publication Outils d’évaluation de
plus efficace si vous la faites
l’effectif (anciennement appelé Outils
immédiatement car les membres
d’évaluation du club). Cette ressource
du club auront le sentiment d’avoir
peut être téléchargée au format pdf
être écoutés et compris. Si rien
sur www.rotary.org ou commandée
n’est fait, il est fort possible qu’ils se
sur shop.rotary.org.
sentent démotivés, voire désavoués,
• Quel est le ratio hommes/femmes
et qu’à l’avenir, ils ne souhaitent plus
dans votre club ?
participer à un tel exercice.
DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 1 : ÉVALUER LE CLUB 5• Combien de membres du club ont vos membres et impliquez-les dans
moins de 40 ans ? les commissions et les projets. Des
• La diversité ethnique de votre ville responsabilités et un rôle actif dans
ou quartier est-elle représentée le club sont la clé pour impliquer vos
Dans le monde, 68 % dans le club ? membres et leur donner envie de rester.
des membres de
• Les dirigeants du club reflètent-ils
Rotary clubs ont entre
50 et 70 ans. Disposez- également cette diversité ? ÉVALUER LA VIABILITÉ ET
• Les différences de points de vue
vous dans votre club
CROISSANCE DU CLUB
de programmes sont-elles les bienvenues ?
susceptibles d’attirer Saviez-vous que même si l’effectif de
des membres plus votre club ne diminue pas année après
jeunes ? L’EFFECTIF DU CLUB année, vous avez peut-être quand
REFLÈTE-T-IL TOUTES LES même un problème de fidélisation des
CLASSIFICATIONS ? membres ? Lorsqu’un club gagne et
Bien comprendre la répartition par perd des membres continuellement, il
classification de votre effectif pourra devient difficile au club de fonctionner
vous permettre d’identifier des d’une manière efficace, de monter
Au niveau mondial,
stratégies pour tendre à un effectif des actions réussies ou d’attirer des
près de 80 % des
équilibré, miroir de la population membres potentiels.
membres de club sont
professionnellement active de votre ville ou quartier. Le
actifs, alors que 20 % Rotary Code of Policies demande à Les données du club sur 3 ou 5 ans
sont à la retraite. En
cet effet aux clubs d’avoir en leur sein disponibles sur Rotary Club Central
quoi l’âge moyen des
une grande variété de professions et vous permettent véritablement
membres de votre club
a-t-il une incidence d’utiliser un système de classification d’analyser les tendances Effectif et de
sur votre stratégie de des membres selon leur emploi actuel prendre du recul.
recrutement ?
ou passé, profession ou type d’activité
citoyenne. Utilisez l’étude annuelle Également, nous vous recommandons
sur les classifications figurant dans de remplir le modèle de fidélisation
la publication Outils d’évaluation dans Outils d’évaluation de l’effectif
de l’effectif pour identifier des avec lequel vous pourrez analyser
professions et compétences présentes l’activité Effectif du club sur une
dans votre localité mais non période donnée et identifier une
représentées dans votre club. rotation des membres trop importante.
Votre club possède-t-il par exemple ÉTABLIR UN MODÈLE
des membres dans le domaine de RADIATION
la conception de logiciels ou de la Afin d’évaluer pleinement les forces et
création de sites Web ? Dans les faiblesses de votre club en matière de
relations publiques ou la recherche fidélisation et d’adapter sa stratégie,
de fonds ? Mettre à profit l’expertise il est nécessaire de savoir combien de
professionnelle des membres sera un temps les membres sont restés dans le
atout pour votre club et ses activités. club avant de le quitter. Avec le modèle
Aussi, n’oubliez pas les personnes Radiation d’Outils d’évaluation de
travaillant à leur compte et les acteurs l’effectif vous pourrez classer les
de la société civile. Familiarisez- anciens membres par catégories
vous avec les talents uniques de précises en fonction de l’ancienneté
6 DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 1 : ÉVALUER LE CLUBau sein du club. Par exemple, si Pour des conseils pratiques sur
vous découvrez que la majorité des les façons de rendre votre club
départs se produisent durant les deux innovant et dynamique, consultez
premières années, votre club doit alors Gouvernance d’un club dynamique :
concentrer ses efforts sur ce problème. le plan de leadership de votre club.
La rubrique Relations
publiques de Votre stratégie pourra alors inclure
Rotary.org vous donne une formation pour les nouveaux VOTRE CLUB EST-IL
des informations et leur implication rapide dans les
pour créer des CONNU ET RECONNU POUR
programmes et actions du club.
alertes médias et des SON TRAVAIL ?
communiqués de
presse à envoyer aux Après une première évaluation par La visibilité de votre club dans votre
journaux locaux sur les un dirigeant de club, la commission ville ou quartier est une composante
évènements de votre
Effectif devra se pencher sur les essentielle de son succès. Votre club
club. Très souvent,
résultats et en discuter avec tous les est-il visible et reconnu ? Vos membres
ceux-ci parleront de
votre club sans que membres lors d’une réunion ou d’une mettent-ils en avant leur appartenance
cela ne vous coûte un assemblée de club afin de recueillir au club auprès de leur famille, voisins
centime.
des stratégies et des activités pour et collègues ? Comment votre club est-
renforcer la fidélisation. il perçu au niveau local ? Pourquoi ne
pas inviter des prospects à participer
à une de vos actions afin de rencontrer
S’ADAPTER ET INNOVER
des membres du club et découvrir votre
Dans un monde qui change très vite, la travail ?
réussite de votre club dépend avant tout
de sa faculté à s’adapter et à innover. Nos Des enquêtes ont révélé qu’on a
études et groupes de réflexion montrent tendance à donner plus facilement
que les prospects et les membres plus temps et argent à des organisations
jeunes tendent à rester au Rotary. Il faut dont les résultats sont connus et
pour cela que leur club soit prêt prendre tangibles. Faites en sorte que votre club
en compte leurs centres d’intérêt et fasse la promotion de ses actions de
leur vie familiale ou professionnelle et proximité dans l’optique d’attirer à la
qu’il offre un produit répondant à leurs fois les dons et les membres potentiels.
besoins.
La rubrique Relations publiques
Les activités et traditions du club sur Rotary.org est une mine
sont-elles le reflet des priorités de d’informations et d’outils pour faire
notre époque ? Quelles modifications connaître votre club et ses actions.
pouvez-vous apporter pour le
rendre attractif pour les membres
potentiels ? Un simple changement PROMOUVOIR LE CLUB
des horaires ou lieu de réunion, une SUR LE WEB
baisse des cotisations ou la mise en Votre club dispose-t-il d’un site Web ?
œuvre d’un menu varié d’actions ou Une page Facebook ? Si oui, sont-ils
de programmes de réunions pourront régulièrement mis à jour ? Utilisez-
avoir un impact profond. vous Twitter pour parler de vos
évènements de club et de vos actions
phares ? Avez-vous des contacts sur
Internet avec des Rotariens du
DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 1 : ÉVALUER LE CLUB 7monde entier et des personnes ou à des manifestations de collectes de
organisations partageant vos centres fonds ou encore pour présenter leurs
d’intérêt ? Participez-vous à des actions et le travail du Rotary dans
discussions sur LinkedIn ? Les réseaux le monde. Vous avez également la
sociaux sont un outil formidable pour possibilité d’y inclure des liens pour
Consultez notre
rubrique Réseaux sensibiliser le public local à votre effectuer des dons en ligne.
sociaux sur Rotary.org club, attirer des nouveaux membres,
pour une liste acquérir de nouvelles ressources et LinkedIn
complète des pages
garder votre effectif bien informé. Étendez votre réseau avec d’autres
officielles du Rotary
sur les réseaux Rotariens et supporters du Rotary
sociaux. Dans toutes vos communications sur LinkedIn, le réseau professionnel
en ligne, faites preuve de créativité, le plus important au monde. Les
ayez un message consistent, clair, Rotariens peuvent rejoindre sur cette
pertinent et professionnel. Au travers plate-forme des groupes dans leur
de vidéos, podcasts et blogs, vous région ou dans le monde entier afin
serez en mesure de diffuser des d’échanger des idées et trouver des
informations de qualité sur le Rotary réponses à leurs questions sur les
et votre club. Reprenez des articles sujets rotariens. La page officielle du
ou contenus publiés sur Rotary.org Rotary sur LinkedIn vous ouvre un
et notre blog Rotary Voices pour réseau de plus 50 000 personnes.
les publier sur votre site Web ou
newsletter de club. Enfin, consultez Twitter
notre Brand Center pour apprendre Grâce au compte officiel Twitter
comment diffuser des messages sur le du Rotary (twitter.com/rotaryFR),
Rotary clairs et engageants. restez en contact avec d’autres
Rotariens et supporters du Rotary
Si votre club est plutôt « vieille école » avec des messages de 140 caractères
et n’est pas habitué à utiliser ces maximum. Participez en direct à la
nouveaux médias, demandez à des convention du Rotary en dialoguant
professionnels de la communication avec ses participants. Vous pouvez
de venir à une réunion de club vous aussi utiliser Twitter pour rester en
donner des conseils. Voici certaines contact avec vos médias locaux et leur
des plates-formes utilisées avec envoyer des liens d’articles sur vos
succès par les membres de Rotary à actions de proximité.
travers le monde afin d’accroître la
visibilité de leur club et impliquer YouTube
davantage leurs membres. La chaîne Rotary sur YouTube (www.
youtube.com/rotaryinternational)
Facebook propose de nombreuses vidéos à
La page Officielle du Rotary sur partager sur votre site Web de club,
Facebook (www.facebook.com/ les réseaux sociaux et dans vos
rotary) propose des liens vers des newsletters. Si un membre de votre
articles, manifestations et vidéos du club a des talents de réalisateur ou
Rotary. Les clubs peuvent utiliser que vous avez les fonds pour recruter
Facebook pour recruter, solliciter les un professionnel, une bonne vidéo
dons, inviter des donateurs potentiels pourra constituer un outil efficace de
8 DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 1 : ÉVALUER LE CLUBrecrutement et d’information sur votre • Le format de la réunion est-il varié
travail pour les donateurs potentiels. d’une semaine sur l’autre ?
ÉVALUER LE CLUB DE Votre club pourra même, s’il le souhaite,
avoir recours à un « faux invité » pour
L’EXTÉRIEUR
évaluer sa réunion. Demandez pour
Avant la réunion cela à un ami non rotarien ou à une
Un visiteur ou invité pourra-t-il connaissance d’un autre club de jouer
facilement trouver des informations les invités lors d’une de vos réunions
sur la prochaine réunion de votre de club et recueillez son feedback. Vous
club ? Demandez à un ami ou à un disposerez alors d’un jugement externe
membre de votre famille d’essayer de parfaitement objectif.
collecter les informations suivantes
sur le club : Actions
• Horaire de la réunion Passez en revue les actions du club.
• Lieu Sont-elles motivantes et agréables
• Nom de la personne à contacter pour toutes les personnes impliquées ?
avant la visite • Votre club a-t-il une action phare en
• Frais éventuels liés à la visite cours à laquelle tous participent ?
• Un repas est-il servi ? • Invitez-vous des non-membres (amis,
• Format de la réunion membres des familles de Rotariens,
• Heure de fin de réunion collègues, Anciens du Rotary,
Rotaractiens, etc.) à participer à vos
Si ces informations sont difficiles à actions et à découvrir votre club ?
trouver sur votre page Facebook, site • Vos actions répondent-elles à des
Web de club ou l’application Localiser besoins locaux et sont-elles en
un club sur le site du Rotary, vous phase avec les centres d’intérêt des
passez peut-être à côté d’une membres du club ?
opportunité de vous rapprocher de • Les membres du club rencontrent-
membres potentiels. ils les bénéficiaires directs de leur
travail ?
La réunion
Passez en revue votre programme Groupes de réflexion
pour être certain qu’il est distrayant Chaque club est différent, tout
et inclusif. comme les besoins de la localité qu’il
• Quelqu’un est-t-il chargé d’accueillir dessert. Des groupes de réflexion
les membres et les invités à leur constituent une ressource très utile
arrivée ? pour rencontrer des non-Rotariens
• Les horaires des réunions sont-ils locaux, leur présenter le Rotary et
respectés ? obtenir un retour d’information
• Existe-t-il un ordre du jour ? précieux sur la façon de renforcer
• Les intervenants sont-ils votre club. Recruter un professionnel
intéressants et pertinents ? externe pour animer le groupe de
• Le programme est-il varié ? réflexion renforcera l’objectivité des
• Des activités conviviales sont-elles résultats. Certains clubs ont même eu
prévues ? recours à une agence de publicité qui
DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 1 : ÉVALUER LE CLUB 9a organisé gratuitement cette activité. 3. DISCUSSION
S’il est impossible de recourir à un Préparez un ordre du jour avec une
professionnel pour cette activité, faites liste de questions ouvertes que vous
en sorte de recruter un animateur souhaiteriez poser telles que :
ouvert d’esprit et objectif. Quelques • Pourquoi vous êtes-vous installé dans
conseils : cette ville ou quartier ?
• Si vous disposiez d’une heure par jour à
1. INVITATIONS consacrer à des activités bénévoles, que
Tout d’abord, dressez une liste feriez-vous ?
d’acteurs locaux que vous souhaitez • Quels problèmes recensez-vous dans la
inviter. Efforcez-vous d’atteindre un localité ?
groupe équilibré et divers (hommes • Que faire pour les résoudre ?
et femmes d’âges et de professions • Si vous pouviez vous impliquer pour
différents). N’oubliez pas les membres une cause dans n’importe quelle partie
potentiels, les Rotaractiens, les du monde, que feriez-vous et où ?
Anciens du Rotary et toutes les autres • Que pensez-vous du Rotary ?
personnes qui connaissent un peu • Qu’elle est selon vous la perception –
notre organisation. positive ou négative – que le public a du
Rotary ?
2. ATMOSPHÈRE PROPICE
Afin que les participants puissent Donnez la parole à tous les participants
s’exprimer librement et en toute et ne laissez pas quelques personnes
franchise, une atmosphère propice s’approprier la conversation. Expliquez
s’impose. La séance Questions- qu’il vous sera utile de recueillir le
Réponses doit être détendue, à plus de commentaires possibles. Il est
l’image d’une discussion entre amis. important que les questions ne guident
Commencez par vous présenter, pas le cheminement de la discussion
expliquez pourquoi vous avez rejoint et que l’animateur reste impartial et
le Rotary et ce que vous attendez de objectif. Interrogez les personnes qui
ce groupe de réflexion. Demandez tendent à être discrètes et silencieuses
ensuite aux participants de se en prenant soin cependant de ne pas les
présenter et encouragez-les à faire mettre mal à l’aise.
mention de quelque chose qu’ils
aimeraient partager avec l’ensemble 4. RÉSULTATS
du groupe, comme par exemple Rédigez les cinq conclusions majeures
des informations sur leur activité de la discussion. Vous pourrez présenter
professionnelle, la date à laquelle ces informations aux membres du club
ils sont arrivés dans la localité et au cours d’une réunion ou d’un atelier
leur éventuelle appartenance à des organisé pour l’occasion et leur distribuer
associations professionnelles ou une synthèse d’une page des résultats
caritatives. du groupe de réflexion. Lorsque vous
présentez les résultats, demandez aux
membres de suggérer des manifestations
susceptibles d’intéresser les prospects.
Vous leur montrerez ainsi que leur
opinion compte.
10 DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 1 : ÉVALUER LE CLUBCHAPITRE 2
FORMULER UNE VISION
POUR LE CLUB
Après avoir réalisé les évaluations Questions à prendre en compte durant
présentées lors de la première partie, cet exercice :
l’étape suivante consiste désormais • Quels sont les atouts du club et
à doter le club d’une vision pour les comment les capitaliser ?
trois ou cinq années à venir. Cet • Quels sont ses points faibles ?
Pourquoi ne
pas déplacer les exercice a pour mérite de rendre • Pour quel point particulier voulez-
réunions de réflexion le club plus solide et plus actif, et vous que votre club soit connu ?
stratégique dans un donc plus attractif. Au sentiment • Quel poids ont les atouts et
lieu atypique pour
d’appartenance ressenti par les faiblesses du club dans la
stimuler l’innovation ?
Dans tous les cas, il membres du club qui s’impliqueront hiérarchisation des stratégies ?
s’agira d’un endroit dans ce processus s’ajouteront une • Quels sont vos objectifs à court et
confortable, spacieux meilleure compréhension des objectifs long termes ?
et pratique pour tous.
à long terme et la volonté de travailler • Avez-vous un plan pour les
Demandez l’aide
d’un professionnel ensemble vers leur réalisation. atteindre ?
ou utilisez l’outil • Disposez-vous d’une équipe
pour formuler qui contrôle l’évolution du plan
une vision de club
stratégique et formule des
disponible à www.
rivisionfacilitation. recommandations si nécessaire ?
org (en anglais).
Le plan stratégique vous permettra
ensuite de déterminer les moyens
nécessaires pour concrétiser cette
vision. Utile pour exprimer ou
modifier cette orientation, le Guide de
réflexion stratégique vous aidera aussi
à fixer les objectifs à long terme ainsi
que les objectifs annuels.
DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 2 : FORMULER UNE VISION POUR LE CLUB 11CHAPITRE 3
ATTIRER DE
NOUVEAUX MEMBRES
Il est parfaitement impossible pour familles ayant accueilli ces personnes
les clubs d’être dynamiques et actifs font également de bons candidats.
sans nouveaux membres. Ils apportent
des idées fraîches, une nouvelle Une fois par an, demandez aux
On rejoint un Rotary perspective et élargissent le champ membres du club d’effectuer le sondage
club avant tout pour
d’action du club dans la localité. pour identifier des prospects (Outils
avoir un impact positif
dans sa localité au d’évaluation de l’effectif). Cet exercice,
travers d’actions Après l’évaluation du club et très simple, invite les Rotariens
caritatives. la formulation d’une vision, la à réfléchir aux personnes de leur
troisième étape consiste à développer entourage qui réunissent toutes les
des stratégies pour résoudre les qualités pour devenir membres du club.
problèmes identifiés. Pour beaucoup, il
s’agira d’attirer de nouveaux membres. En vous appuyant sur les résultats
Pour élaborer vos stratégies de de l’enquête, déterminez avec les
recrutement, capitalisez sur les forces Rotariens du club si le profil de ces
Contactez les
du club et tenez compte des points prospects correspond à celui du club.
organisations locales
(réseaux de jeunes faibles mis en lumière par l’évaluation Travaillent-ils dans les environs ? Les
professionnels ou sur la diversité et les classifications. heures de réunion leur conviennent-
de femmes chefs elles ? Sont-ils des décideurs ?
d’entreprise, etc.)
QUI SONT LES MEMBRES Apportent-ils de la diversité ? Un
pour identifier des
processus de sélection minutieux vous
prospects. POTENTIELS ?
permettra de trouver des Rotariens
Outre les amis, voisins et relations engagés sur le long terme, plutôt que
professionnelles, d’autres groupes des membres inactifs qui risquent de
doivent être ciblés : bénévoles ayant quitter le club trop rapidement.
participé à vos actions, personnes
ayant présenté un intérêt pour le Si l’un des prospects correspond à
Selon l’enquête club sans être invitées à le rejoindre,
effectuée en 2011 vos critères mais ne peut être retenu
anciens membres du club ou d’un
auprès des membres, pour des raisons d’horaires ou de lieu
club de la région, ou encore jeunes
86 % des Rotariens par exemple, recommandez-le à un
ont rejoint leur club professionnels ayant participé à un autre club.
par l’intermédiaire programme du Rotary (membres d’un
d’un membre de leur
EGE ou d’une action professionnelle,
famille, d’un ami Enfin, ces membres potentiels, même
boursiers, diplômés des Centres du
ou d’une relation s’ils n’intègrent pas le club, feront
professionnelle. Rotary, Rotaractiens, parents/grands- toujours d’excellents bénévoles,
Intégrez cette variable parents d’Interactiens, ryliens ou
dans votre plan de donateurs ou amis du club.
participants Youth Exchange). Les
recrutement.
12 DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 3 : ATTIRER DE NOUVEAUX MEMBRESAPPROCHER UN PROSPECT d’événements, prise de parole en
Amis, relations professionnelles, public, collectes de fonds, etc.) ou
Rotaractiens, Anciens du Rotary (y trouver un mentor.
compris les participants à un échange • Inclure les membres de sa famille
de jeunes), membres de votre famille, dans les actions et événements du
Invitez un bénévole
non-rotarien à une voire nouvelles connaissances : tous club, et permettre à ses enfants
action ou à un constituent des membres potentiels. de participer aux programmes du
événement rotarien Rotary en faveur des jeunes, que ce
pour qu’il constate
Le message doit être simple. Plutôt soit dans la commune ou à l’étranger.
le dynamisme et
l’implication du club que de s’égarer dans les détails du • Créer un réseau mondial d’amis,
dans la localité. C’est fonctionnement du Rotary, lancez une notamment lors des voyages.
un excellent moyen
conversation sur l’impact qu’a eu le
d’attirer les plus
Rotary sur votre vie, votre carrière ou Les scénarios ci-après montrent
jeunes. Demandez
ensuite à un membre votre vie sociale. Les expériences et comment utiliser les intérêts d’un
du club d’effectuer le anecdotes personnelles ont ce pouvoir prospect comme point de départ pour
suivi auprès de cette
de rapprocher les personnes au plan présenter le Rotary.
personne.
affectif. Demandez ensuite au prospect
ce qu’il recherche dans un Rotary club : Action d’intérêt public
se faire de nouveaux amis, agir sur une L’un de vos concitoyens est réputé
problématique locale ou élargir son pour ses actions caritatives dans votre
réseau professionnel. Vous pourrez ville. Invitez-le avec plusieurs de ses
ensuite lui expliquer comment le Rotary amis bénévoles à participer à votre
peut répondre à ces attentes. prochaine action. Cette aide sera
Demandez aux
membres du club de certainement utile à votre projet et ces
réfléchir en groupe Viendra ensuite le moment de l’inviter bénévoles peuvent être d’excellents
sur les avantages
à un événement rotarien. Réunion de membres potentiels.
d’être Rotarien. Partez
de ces informations club, événement social, participation à
pour développer des une action ou à une collecte de fond ; le Amitiés et relations
messages types qu’ils choix dépendra de la personne. professionnelles
pourront adapter L’un de vos collègues vient de prendre
en fonction du
sa retraite et se sent isolé. Expliquez-
prospect auquel ils COMMUNIQUER SUR LES
lui comment votre adhésion au Rotary
s’adresseront.
AVANTAGES DE L’ADHÉSION vous a permis de rester actif et en
Lorsque vous expliquez à un prospect contact avec des décideurs, et vous a
les avantages d’être membre du permis de tisser de nouvelles amitiés.
Rotary, tenez compte de ses intérêts et Invitez-le au prochain événement
de ses besoins. Voici les avantages les social du club, à une action ou à une
plus cités par les Rotariens : réunion.
• Avoir un impact positif sur la
collectivité au travers d’actions Participation de la famille
caritatives. Votre voisin recherche des activités de
• Établir des relations bénévolat pour ses enfants. Parlez-lui
professionnelles et des amitiés des activités auxquelles les familles
durables. rotariennes participent dans leur club
• Développer ses compétences et des aides aux étudiants (bourses,
professionnelles (planification échanges, etc.).
DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 3 : ATTIRER DE NOUVEAUX MEMBRES 13Action internationale Les recommandations de prospects
Un habitant de votre ville est prêt peuvent aussi se faire en ligne
à s’investir financièrement et sur le site www.rotary.org/
personnellement en faveur d’une membershipreferral. Dans ce cas,
cause internationale ? Expliquez-lui le Rotary assure la mise en relation.
comment les Rotary clubs à travers
le monde s’allient pour apporter FAVORISER LA DIVERSITÉ
eau, soins de santé ou éducation aux DE L’EFFECTIF
populations les plus démunies.
Vous le savez, la diversité est importante
et, à cet effet, vous avez évalué celle
FORMER UN PROSPECT de votre club dans la première partie
Des études ont montré que ceux qui de ce guide. Voici quelques conseils
rejoignent un club sans avoir reçu un pour attirer des jeunes et des femmes,
minimum de formation sur le Rotary deux catégories particulièrement
tendent à le quitter un ou deux ans recherchées, car sous-représentées au
après. Quelques séances d’information Rotary.
suffiront pour couvrir la vie du club,
ses activités, les avantages d’être 10 idées pour attirer les jeunes
membre mais aussi les cotisations, les professionnels
horaires de réunion, le parrainage et Souvent très pris par leur travail
la participation aux activités du club. et leur famille mais aussi limités
Demandez à des membres du club de financièrement, les jeunes
partager leur expérience de Rotarien. Et professionnels ont du mal à s’engager
n’oubliez pas que ce n’est pas parce qu’ils dans une organisation telle que la nôtre.
sont Rotaractiens, diplômés des Centres Voici quelques suggestions pour que ces
du Rotary pour la paix ou Anciens contraintes ne soient pas un obstacle à
du Rotary qu’ils connaissent tout de leur adhésion :
l’organisation et surtout de votre club. 1. Réduire ou annuler les cotisations
pendant une certaine période.
RECOMMANDER UN 2. Créer un club Satellite au format et
PROSPECT aux horaires mieux adaptés à cette
tranche de population (réunion
Vous connaissez une personne qualifiée
le samedi matin ou cyberclub
mais qui est dans l’impossibilité de
satellite, par ex.).
rejoindre votre club ? Recommandez-
3. Réduire les frais de repas ou les
la à un autre club de la région et
rendre optionnels. Proposez que
accompagnez-la à la réunion pour
chacun apporte quelque chose ou
la présenter. Dans le doute sur le
qu’une personne soit chargée à
club le mieux adapté, contactez le
tour de rôle de la collation.
président de la commission Effectif
4. Développer des activités de
de votre district ou le gouverneur.
club adaptées aux jeunes
D’ailleurs ces deux personnes peuvent
professionnels.
également transmettre à votre club
5. Recruter plusieurs jeunes au
recommandations, demandes de
même moment pour qu’ils se
transfert ou demandes d’information
sentent plus à l’aise.
via Rotary.org.
14 DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 3 : ATTIRER DE NOUVEAUX MEMBRES6. Faire en sorte que les absences OUTILS POUR PROMOUVOIR
soient acceptées. L’assiduité LE CLUB
parfaite est difficilement réalisable Sur le site du club ou sa page
pour ce type de membre. Cela
N’oubliez pas les Facebook, créez un onglet dédié
impliquera peut-être de modifier
Anciens du Rotary aux documents et autres ressources
les habitudes ou statuts du club.
et de la Fondation : qu’utiliseront les membres du
boursiers, membres 7. Souligner les possibilités de club pour présenter le Rotary
des équipes s’investir dans des actions locales.
EGE/formation aux prospects. Autres ressources
8. Confier à un Rotarien expérimenté
professionnelle, produites par le Rotary :
participants Youth la mission de veiller à ce que
Exchange, Rotaractiens ces nouveaux membres se Brand Center : Pour créer des
et Interactiens. sentent bien accueillis. Pour
Conviez-les aux brochures et affiches personnalisées à
plus d’informations à ce sujet, se
activités du Rotary distribuer aux prospects invités à une
reporter au document Orientation
et demandez-leur de réunion ou mettre en valeur l’action
devenir Rotariens. des nouveaux : Guide pour les locale du club.
clubs.
9. Inciter ces jeunes membres à Rotary en bref, à commander
agir ! Ils font souvent preuve sur shop.rotary.org : Des cartes à
de créativité pour résoudre les distribuer aux personnes à qui vous
problèmes. parlez du Rotary.
10. Proposer des activités variées.
Sur une page Identifiez leurs capacités et
Facebook, faites la
intérêts et trouvez des missions RENDRE HOMMAGE AUX
promotion d’une
action ou activité qui leur correspondent. PARRAINS DE NOUVEAUX
sociale à venir. MEMBRES
C’est un bon moyen Les femmes au Rotary Le nouveau programme Insigne
de s’adresser aux
Selon une étude démographique du Parrain de nouveaux membres
habitants de votre
ville qui connaissent Rotary menée en 2013, les femmes entend saluer les efforts des
mal le Rotary et qui représentent 19 % de notre effectif Rotariens qui ont recruté de
pourraient souhaiter s’y dans le monde, ce pourcentage étant nouveaux membres. Tout Rotarien
impliquer.
bien inférieur dans certains pays. qui parraine un nouveau membre
L’étude montre également qu’hommes reçoit un insigne, spécialement conçu
et femmes rejoignent le Rotary pour pour ce programme, sur un support
les mêmes raisons : avoir un impact bleu. D’autres supports de couleur
dans leur localité et se faire des différente peuvent s’ajouter selon
relations. Si votre club compte moins le nombre de Rotariens parrainés.
de 50 % de femmes, envisagez d’en Ne manquez pas de les décerner à la
recruter ; votre club n’en reflétera que réunion du club pour rendre hommage
mieux la démographie locale. au parrain et rappeler l’importance du
recrutement pour la vitalité du club.
Obtenir des données
démographiques Vous pouvez aussi développer votre
Consultez la page www.rotary.org/ propre programme de reconnaissance
membership-resources pour obtenir selon les traditions et la culture de
les données démographiques de votre votre club.
région (y compris le sexe et âge).
DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 3 : ATTIRER DE NOUVEAUX MEMBRES 15CHAPITRE 4
IMPLIQUER NOS
MEMBRES
Certes, on s’attachera à recruter de • Établir un programme de mentorat
nouveaux membres, mais il faudra pour que les Rotariens actifs
aussi se concentrer sur la fidélisation. puissent encourager les moins actifs
Quelle que soit la situation de votre à s’investir davantage.
club, votre plan Effectif doit favoriser • Veiller à ce que le club leur offre
Proposez aux Rotariens
de lire la brochure l’engagement actif des nouveaux ce qu’ils pensaient y trouver en
Le Rotary, des membres ET des plus anciens. Par l’intégrant.
décideurs solidaires. « Rotariens engagés », on entend • Les encourager à participer à des
Ils y découvriront
des Rotariens qui participent commissions correspondant à leurs
plusieurs façons de
s’impliquer dans le aux activités, aux réunions, aux intérêts et compétences.
club : participation événements, aux actions et à la gestion • Proposer des objectifs et des
aux actions, à la du club. L’attachement que portent missions portant sur le long terme.
Convention du Rotary
ces Rotariens à leur club est aussi dû • Les inviter à assister à une
ou accueil d’un
étudiant du Youth à l’amitié et à la camaraderie qu’ils conférence ou un séminaire de
Exchange. y trouvent. Ils sont motivés par les district.
actions de leur club et sont fiers de les • Tenir une liste d’actions et leur
partager avec les autres. demander de s’investir à tour de rôle
dans leur gestion.
IMPLIQUER LES MEMBRES • Sonder les intérêts au sein du club
et inviter des intervenants qui
ACTUELS
La première raison insuffleront une motivation nouvelle
Imaginez un instant que les membres
pour laquelle on reste chez les membres.
de votre club soient des clients que
au Rotary : les amitiés • Sur le site Web du club, sa page
et les relations durables vous êtes en train de perdre. Le Facebook ou son bulletin, insérer
qu’ils y ont nouées. principe est le même : vous devez des photos des membres lors
leur proposer une expérience qui leur d’actions ou d’événements du club
donne envie de revenir, de s’investir pour saluer leur participation.
et donc de rester au club. Pour cela, • Communiquer régulièrement sur
ils doivent pouvoir contribuer à la vie la progression des objectifs afin
du club de façons multiples. À vous de renforcer le sentiment de fierté
de leur offrir un éventail d’options et de rappeler l’importance de
et, également, de leur montrer l’engagement à long terme.
régulièrement votre reconnaissance.
• S’assurer que leurs efforts sont
reconnus, par des marques de
reconnaissance ou la célébration
de dates importantes pour eux
(anniversaires, etc.).
DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 4 : IMPLIQUER NOS MEMBRES 17Tous les avis comptent • Possibilités d’actions
Interviewer les membres – anciens internationales
et actuels – permet de déterminer les • Dernières publications du Rotary
raisons pour lesquelles ils décident • Actualité du Rotary
50 % des membres de rester ou de quitter le Rotary.
démissionnaires
Demandez à ceux qui partent de Les membres doivent être
déclarent ne jamais
avoir été consultés par remplir le formulaire inclus dans les régulièrement informés sur les
les dirigeants du club Outils d’évaluation de l’effectif afin éléments suivants :
sur les raisons de leur d’éviter les départs ultérieurs. Une • Possibilités :
départ.
conversation avec un Rotarien de —d
’assumer un rôle de leader
confiance permet souvent de recueillir —d
’assister aux assemblées de
des informations complémentaires. club et séminaires de district
—d
e participer aux réunions
Demandez aux membres qui multidistricts
déménagent, ou quittent le club —d
e s’impliquer dans les actions
De nombreux membres pour des raisons logistiques, mais et activités du club et du
démissionnaires
qui souhaitent rester Rotariens de district
déclarent ne pas avoir
été suffisamment remplir le formulaire de changement • Programmes, actions et activités du
informés sur leur d’adresse ou recommandez-les Rotary
club. Plus de la moitié directement à d’autres clubs. • Manifestations rotariennes
d’entre eux expliquent
(convention internationale et
avoir dû trouver ces
informations dans Le questionnaire sur la satisfaction conférence de district)
The Rotarian ou leur des membres (Outils d’évaluation de • Stratégies de recrutement
magazine régional. l’effectif) sert à identifier les aspects • Objectifs et initiatives du club et de
positifs et négatifs du club selon ses la commission Effectif du district
membres. Effectuez ce sondage, et • Progrès vers la réalisation des
débattez des résultats et des mesures objectifs en matière d’effectif
correctrices lors d’une réunion du • Programmes de reconnaissance et
club. Chacun devrait prendre part à récompenses liés à l’effectif
leur mise en œuvre. • Parrainage de nouveaux clubs
Communiquer avec le club ORIENTATION DES
Des études montrent qu’une NOUVEAUX MEMBRES
communication régulière avec
Devenir Rotarien est un moment
les membres augmente le taux
particulier pour cette personne
de fidélisation. Avec le plan de
mais aussi le club. Cette entrée dans
communication, plusieurs vecteurs
la famille rotarienne mérite donc
vous seront utiles selon la situation du
d’être célébrée de la manière la mieux
club et les préférences des membres :
adaptée. Cérémonie ou intronisation
e-bulletins, site Internet ou réseaux
lors de la réunion hebdomadaire,
sociaux. Parmi les informations à
quelle que soit la méthode choisie,
couvrir, citons :
invitez sa famille et encouragez tous
• Informations liées au club (actions,
les membres du club à lui réserver un
activités, événements)
accueil chaleureux.
• Rapports financiers
18 DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 4 : IMPLIQUER NOS MEMBRESLors d’une séance d’orientation Amicales et Amicales d’action
faisant suite à l’intronisation, du Rotary
expliquez les avantages d’avoir Les nouveaux membres seront peut-
intégré votre club, les possibilités être intéressés par une Amicale ou
Incluez une des vidéos d’actions locales et internationales une Amicale d’action où ils pourront :
Faire le bien dans ainsi que vos dernières réalisations, • Partager leurs passions avec
le monde (vimeo. sans omettre les actions et activités d’autres Rotariens
com/rotary) dans
à venir. Ensuite, demandez au • Passer à l’action avec des personnes
votre orientation. Elle
montre le potentiel nouveau membre comment il souhaite de même profession
d’action du Rotary et s’investir. Le document Orientation • Se faire des amis partout dans le
la façon d’apporter sa des nouveaux membres : Guide pour monde
pierre à l’édifice.
les clubs vous aidera à préparer les • Explorer de nouvelles possibilités
cérémonies d’intronisation. d’action
FAVORISER L’ENGAGEMENT Découvrez les Amicales et les
Amicales d’action sur Rotary.org.
DES NOUVEAUX MEMBRES
Toutes les études le montrent : plus
Le message de
Événements rotariens
bienvenue envoyé par les Rotariens sont actifs, plus les
le Rotary invite les Outre les réunions hebdomadaires,
liens qui les unissent aux autres
nouveaux membres à : invitez les nouveaux membres à ces
Rotariens, au club et à l’organisation événements :
• Lire Rotary en bref sont forts. Confiez aux nouveaux • Assemblée du club
membres un rôle actif correspondant
•M
ettre à jour leur • Conférence du district
aux activités qui les intéressent afin
profil de membre • Formations du district
qu’ils ressentent immédiatement cet • Séminaires de district sur l’effectif
•R
ejoindre une attachement au club. Ne vous limitez et la Fondation Rotary
conversation du pas à leurs capacités professionnelles :
Rotary sur un réseau • Institutes du Rotary
un comptable ne sera pas
social • Convention du Rotary
nécessairement intéressé par le poste
de trésorier !
Une façon de s’impli-
quer immédiatement
Favoriser les liens
Pour les Rotariens, les relations qui
dans la vie du Rotary.
Des actions de valeur se tissent au sein des clubs ont une
Le Rotary attire les personnes de grande valeur. C’est aussi un facteur
bonne volonté par ses possibilités de rétention. Encouragez les membres
d’actions de valeur, que ce soit à de votre club à mieux se connaître et
l’échelle locale ou internationale. Les intéressez-vous à leurs parcours et à
clubs qui mènent des actions multiples leurs centres d’intérêts :
offrent donc plus d’occasions d’agir, • Faites une enquête sur le
instillant chez leurs membres un type d’action/activité qui les
sentiment de satisfaction et de fierté. intéresserait.
• Présentez un membre différent dans
Demandez au club de commander le chaque édition de votre bulletin.
guide Comment monter une action. Il • Invitez les familles aux réunions,
vous aidera à planifier et à conduire des activités et actions.
actions efficaces qui répondent à des
besoins importants dans votre ville.
DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 4 : IMPLIQUER NOS MEMBRES 19• Invitez les membres à parler de leur Responsabilités de la commission :
expérience rotarienne à la réunion • Définir les objectifs du club en
hebdomadaire. matière d’effectif pour l’année.
• Informer les membres de
Parmi les membres coutez leurs suggestions et
É l’importance du recrutement et de la
démissionnaires, 48 %
préoccupations. Faites-leur remplir le fidélisation.
ne se sentaient pas à
l’aise pour parler de questionnaire de satisfaction (Outils • Établir un plan d’action pour
leurs préoccupations d’évaluation de l’effectif) pour leur renforcer le degré de satisfaction des
avec les dirigeants du montrer qu’ils ont voix au chapitre. membres (avec enquêtes suivis de
club.
Et agissez rapidement pour que leur plans d’action).
expérience dans le club soit toujours • Évaluer le club pour s’assurer que
positive. les efforts de recrutement et de
fidélisation portent leurs fruits.
COMMISSION EFFECTIF • Collaborer avec la commission
Relations publiques pour créer une
DU CLUB
image du club attractive pour les
Pour atteindre vos buts en matière membres actuels, les prospects et
d’effectif, vous aurez besoin d’une votre localité.
solide équipe qui vous aidera à rédiger • Parrainer de nouveaux clubs dans le
et à mettre en œuvre votre plan district, si applicable.
d’action. Ensemble, vous pourrez
appliquer vos stratégies, suivre leur
évolution et impliquer les membres du
club dans cet effort.
20 DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 4 : IMPLIQUER NOS MEMBRESCHAPITRE 5
ACCOMPAGNER UN
NOUVEAU CLUB
Les gouverneurs sont les seuls RESPONSABILITÉS
responsables de la création de DU CLUB PARRAIN
nouveaux clubs mais votre club
• Aider le représentant spécial à
peut jouer un rôle important dans
organiser et mettre en place les
ce domaine. Avant de vous lancer,
structures du nouveau club
vérifiez bien, que les membres du
• Conseiller les dirigeants du nouveau
club sont en phase avec ce projet et
club et rendre compte au gouverneur
informés des attentes.
durant la première année
• Aider le nouveau club à se
QUALIFICATIONS familiariser avec les règles et
DU CLUB PARRAIN procédures du Rotary
Le parrainage n’est pas obligatoire • Organiser des collectes de fonds
mais fortement recommandé. communes
Dans leur choix d’un club parrain, • Le président du club peut assister
le gouverneur et la commission à la première réunion du comité du
Expansion de district prendront en nouveau club avec le représentant
compte les critères suivants : spécial
• Assurer pendant au moins un an • Aider le nouveau club à organiser
après la création du nouveau club le ses programmes et actions durant la
rôle de mentor première année
• Être en règle vis-à-vis du Rotary
• Avoir au moins 20 membres La plus forte perte d’effectif et la
• Avoir un programme d’activités plupart des radiations de club se
équilibré produisent la deuxième année. Un
nouveau club bénéficiant d’un soutien
La réussite d’un nouveau club actif pendant les deux premières
dépend de son organisation et de son années a une plus grande chance de
fonctionnement les premiers mois devenir un club solide, dynamique et
suivant sa création. Le club parrain indépendant.
commence son rôle de mentor dès la
création du nouveau club et pour une
durée d’un à deux ans. Retrouvez
plus de détails sur la procédure dans
La création de nouveaux clubs –
Manuel destiné aux gouverneurs
et à leurs représentants.
DÉVELOPPER L’EFFECTIF CHAPITRE 5 : ACCOMPAGNER UN NOUVEAU CLUB 21Vous pouvez aussi lire
